Buku Panduan. Administrasi & Operasional

(1)

Buku Panduan

(2)

(3)

Deposit/Saldo

• Deposit/Saldo yaitu dana yang telah masuk ke MAS Kargo yang dipergunakan

untuk biaya pengiriman.

• Deposit/Saldo akan dipotong untuk biaya pengiriman sebesar 79% dr biaya kirim.

• Deposit/Saldo wajib di top up jika sudah sampai batas minimum.

• Batas minimum Deposit/Saldo Rp 200.000,-.

• Top up Deposit/Saldo melalui transfer ke rekening MAS Kargo.

(4)

Perhitungan Komisi

• Komisi sebesar

21%

dari harga penjualan.

(5)

Simulasi keuntungan

Investasi Cash Counter : Rp 4.950.000

*Contoh asumsi pengiriman hanya ke Surabaya dan Bandung

*Perhitungan di atas jika kiriman stabil 10 kg dalam 1 bulan (25 Hari) *Break Even Point 4 Bulan 23 hari

Penghasilan/Bulan

Asal Tujuan Tarif/Kg Berat

Omset Kiriman/Hari Pemasukan/Hari (21% dr Tarif) Omset Kiriman/Bulan Pemasukan/Bulan (21% dr Tarif) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp) (Rp)

Ujungpandang Surabaya_Bandung 29.000_25.000 5₅ 145.000_125.000 30.450_26.250 3.625.000_3.150.000 761.250_656.250

(6)

System Referral

21% 21% 21% _21% 21% 21% 21% 21% 21% 21% 21% 21% 21% 1% 1%

(7)

(8)

Operasional

• SOP (Standart Operasional Prosedur) Penerimaan paket di Outlet Cash

Counter.

• SOP (Standart Operasional Prosedur) Penjemputan oleh tim Pick up

.

• Alur Operasional

.

(9)

SOP (Standart Operasional Prosedur)

Penerimaan paket di Outlet Cash Counter.

• Tanyakan isi kiriman, tujuan dan nilai kiriman tsb. Pastikan paket yang dikirim bukan kategori DG/Dangerous Good dan dilarangkirim

• Pastikan alamat di paket dan di system sesuai dan lengkap.

• Input data by system dan print resi, pastikan data yang di isi sesuai dengan identitas pengirim dan penerima sesuai point 2.

• Selanjutnya print resi 3 rangkap kemudian masukkan ke plastik resi dan tempel di paket dengan rapi.

• Pastikan alamat di resi sesuai dengan yang di paket.

• Tawarkan penggunaan kemasan tambahan berupa packing kayu, wraping, bubble wrapatau penanganan khusus lainnya, kategori packing tambahan sebagai berikut:

• Perhitungan biaya packing.

• Lakukan penimbangan berat aktual/volumetrik.

• Tawarkan layanan pengiriman (Reguler, Express dan serta asuransi jika diperlukan).

• Tanyakan isi kiriman, tujuan dan nilai kiriman tsb. Pastikan paket yang dikirim bukan kategori DG/Dangerous Good dan dilarangkirim

• Pastikan alamat di paket dan di system sesuai dan lengkap.

• Input data by system dan print resi, pastikan data yang di isi sesuai dengan identitas pengirim dan penerima sesuai point 2.

• Selanjutnya print resi 3 rangkap kemudian masukkan ke plastik resi dan tempel di paket dengan rapi.

• Pastikan alamat di resi sesuai dengan yang di paket.

• Tawarkan penggunaan kemasan tambahan berupa packing kayu, wraping, bubble wrap atau penanganan khusus lainnya, kategori packing tambahan sebagai berikut:

• Perhitungan biaya packing.

• Lakukan penimbangan berat aktual/volumetrik.

(10)

Barang kategori DG/Dangerous Good

• Batrei.

• Cairan.

(11)

Barang yang dilarang

• Dilarang memasukan warkatpos atau uang

kedalam bungkusan yang dikirim.

• Dilarang mengirim barang yang mudah

meledak, mudah menyala atau terbakar sendiri

atau barang apapun yang dapat membahayakan

keselamatan umum.

• Dilarang mengirim barang-barang yang

dilarang oleh pemerintah atau melanggar

hukum

.

(12)

PT. MERPATI ALAM

SEMESTA

(13)

(14)

Klik module, cash counter lalu data entry CC

(15)

Kemudian pilih ADD

(16)

Untuk memunculkan no AWB Klik Auto Connote

Kemudian klik simpan jika sudah mengisi data dengan lengkap

(17)

Lalu pilih Oke

(18)

(19)

Pilih E-AWB

Jika pilihan E-AWB di slide 16 tidak muncul maka klik Menu “Print AWB CC”

Pilih menu Print AWB CC

(20)

Pilih menu Manifest CC

Pilih Print

Manifest berfungsi untuk bukti serah terima antara pihak Agent dengan Team Pickup

(21)

(22)

Menu “Report CC”, kemudian pilih “Report

Komisi CC”

Edit tanggal periode yg ingin dilihat reportnya

Kemudian klik “Export Excell”

(23)

(24)

Menu “History Pemakaian Deposit”

(25)

Menu “Topup Saldo”

(26)

Isi nominal Topup yg diinginkan

Kemudian klik “Submit”

Transfer ke Nomor Virtual Account yg ada di kolom ini ( BNI Syariah)

(27)

Menu “Reports” kemudian pilih “Reports

Customer” kemudian “Detail Shipment Status”

Kemudian masukan No AWB yg akan di Tracing

(28)

(29)

(30)

(31)

(32)

(33)

(34)

Kategori Packing Tambahan

• Barang pecah belah/mudah patah/rapuh.

• Barang elektronik.

(35)

Perhitungan biaya packing kayu

Panjang x Lebar x Tingggi X 400.000 = Rp...

1.000.000

Minimum biaya packing : Rp 50.000 *Berlaku pembulatan, contoh :

53 x 53 x 53 x 400.000 = Rp 59.551 (dibulatkan menjadi Rp 60.000) 1.000.000

(36)

Volumetrik

• Rumus Volumetrik (P x L x T): 6000 = Berat (Udara)

• Rumus Volumetrik (P x L x T): 4000 = Berat (Darat)

• Untuk jenis kiriman dokumen/surat tidak perlu dilakukan volumetrik.

• Penentuan berat kiriman dilakukan setelah ditimbang dan volumetrik dan diambil dari nilai

terbesar

.

(37)

Asuransi

• Asuransi dilakukan apabila barang yang dikirim bernilai diatas 1 juta rupiah dan

sesuai persetujuan customer untuk diasuransikan.

• Nilai minimun premi 0,08% dari harga barang.

• Data-data yang harus dipenuhi apabila barang diasuransikan antara lain : NO AWB,

jenis barang, harga barang, rute pengiriman, moda land/air dengan detail

penerbangan atau no plat mobil.

• Penerbitan polis sekitar 2-3 hari setelah pembuatan permintaan penutupan asuransi.

• Polis akan keluar 2 rangkap ( polis asli tanpa kwitansi untuk customer dan lembar

(38)

Persyaratan klaim barang yang di

asuransikan

• Berita acara kehilangan atau kerusakan yang ditanda tangani oleh pihak

penerima dan petugas pengiriman di tempat tujuan.

• Dokumen pendukung seperti AWB/POD atau DO asli dan faktur kwitansi.

• Pengajuan surat klaim barang selambat-lambatnya 3x24 jam setelah barang

diterima.

• Melampirkan penutupan asuransi.

• Fotobarang apabila terjadi kerusakan.

(39)

Barang-barang non Asuransi

• Barang pecah belah

• Barang cairan

(40)

SOP (Standart Operasional Prosedur)

Penjemputan oleh tim Pick up

•

Petugas pick up datang ke outlet Cash Counter sesuai jadwal yang ditentukan.

•

Info penjemputan sebelum jam 16.00.

•

Petugas pick up memastikan semua paket/dokumen sudah rapi dikemas.

•

Petugas pick up menyiapkan form pick up.

•

Petugas pick up mengecek kembali berat dan menimbang ulang.

•

Petugas pick up melakukan perhitungan jumlah paket/dokumen sengan disaksikan oleh pemilik/petugas outlet Cash Counter.

•

Selanjutnya petugas pick up memastikan jumlah perhitungan paket/dokumen di Manifest dan ditanda tangani oleh pemilik/petugas outlet Cash Counter.

(41)

MAS KARGO Cash Counter Warehouse MAS Via darat/udara Warehouse MAS (cabang) Penerima Pick up Barang

Alur Operasional

(42)

PT Merpati Alam Semesta ( MAS KARGO ) Infinia Park Pergudangan No 89

Manggarai - Jakarta Selatan m: 021 722 5056 e: [email protected] w: www.mas-kargo.co.id CASH COUNTER ALFIAN CUSTOMER SERVICE WHATSAPP : 085814328950 RATNASARI LEADER CUSTOMER SERVICE WHATSAPP : 081808816031 ASTRY FINANCE ACCOUNTING WHATSAPP :089505519290 MIRADHI LEADER FINANCE ACCOUNTING WHATSAPP : 081383070218 AGUS SHANDI IT SUPPORT WHATSAPP : 08818062029 Note :

•Apabila Ingin Menginformasikan Jika Ada Pick Up

Barang Di Outlet, Dan Menanyakan Mengenai Pengiriman Bisa Personal Chat Ke Team Kita ‘’Alfian’’

•Apabila Ingin Melakukan Pengisian Saldo Bisa Personal

Chat Via Whastapp Ke ‘’Astri

•Apabila Sudah Kontak ‘’Alfian’’ Namun Lebih Dari 1 Jam

Tidak Ada Jawaban Bisa Kontak ‘’Ratnasari’’

ALUR KOORDINASI DENGAN

(43)

1) Customer Request

2) Create Ticket /Remedy for dispatch order (To engineer on site/remotes office operation By email

Order & Dispatch

Warehouse & Distribution Support

Customer Provider

Remotes

3) Admin Log Implant: Release Stock, Pick-up Order & Handover of Label (awe & PR,Item Part) Input to VL System

CE Calls Vendor

Warehouse

5) Inventory

Implant: Pick & pack item part from Bin Location, return part..etc..

4) Admin Log Shipment Monitoring Update ETD & ETA to Customers by email, Input data to VL System Work Flow Operational

Remotes 6) Operation Handling: Packing,Splitting , Bagging, Confirmation to gateway

7) Gateway Handling: SMU Confirm,coordination with Airport Staff,loading

8) Cargo Transferto Airlines’ W/H : Domestic & Int’l Shipment

9) Admin Log Remotes: Receiveid Inbound & Coordination with CE ,Realease email remedy,update ETD&ETA,Inventory Status,Report NTS,Return AWB (Input to VL System)

Mini Warehouse

10) Inventory Implant: Pick & pack item part from Bin Location

11) Bikers : Delivery Proccess after confirm time with CE /Office on site & Pick Bad Part After Instalation/ Repair

12) CE : Received & repair /handling in site area-CE confirmation to

Customer/Vendor for WO

Closing. 13) Received Part & Office Staff : waiting confirmation from CE Order Fulfillment Monitoring Inventory Monitoring Shipment Progress Monitoring Shipment Progress Monitoring & DO Return Monitoring

(44)

(45)

(46)

(47)