. Surat
Berikut ini pengertian dan definisi surat menurut : a. J.WAJONG
Surat adalah pernyataan / ucapan tertulis terhadap satu atau beberapa orang yang tidak hadir. b. S. HIDAYAT
Surat adalah sehelai kertas atau lebih dimana di tuliskan satu persatu pernyataan atau berita atau sesuatu yang hendak orang menyatakan, beritakan, atau tanyakan pada orang lain.
c. PRAJUDI ATMOSUDIRDJO berkomunikasi secara tidak langsung dalam bentuk tertulis yang mudah dilakukan baik dari jarak jauh maupun jarak dekat, dengan biaya mudah.
Dibandingkan dengan media lisan, penyampaian melalui surat lebih mudah karena isi surat dapat dikoreksi atau teliti kembali sebelum surat itu disampaikan kepada alamat yang di tuju. 3. Jenis surat
Surat secara umum digolongkan menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat dines, dan surat niaga apabila di tinjau dari segi bentuk, isi, dan bahasanya. Sedangkan apabila digolongkan berdasarkan pemakainya dapat di bagi menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat resmi, dan surat dinas.
4. Pengelolaan
Proses melakukan kegiataan tertentu dengan menggunakan tenaga orang lain, pengelolaan bearti menyelenggarakan, mengelola berarti mengurus perusahaan atau pemerintah. ( Poerwodarminto, 1998 :409 )
5. Surat Masuk
Surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain maupun dari perorangan, baik yang diterima melalui pos ( kantor pos ) maupun yang diterima dari kulir ( penerima surat ) dengan mempergunakan buku pengiriman ( ekspedisi ). ( Wursanto, 1991: 108).
6. Surat Keluar
Surat keluar adalah segala komunikasi tertulis yang diterima oleh suatu badan usaha dari instansi lain atau perorangan ( Wursanto, 1991 :144 ). Dari pendapat para ahli tersebut penulis mengambil kesimpulan bahwa prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar adalah pekerjaan surat menyurat yang harus dilakukan secara tertata dan berurutan dengan kegiatan yang utama yaitu mengelola, mengatur, dan mengurus surat menyurat agar dapat mempelancar administrasi instansi tersebut.
Bila mendengar atau melihat kata ‘disposisi” tentulah tidak asing lagi bagi kita, baik di lingkungan birokrat maupun swasta. Kita adalah subjek , objek atau bahkan keduanya dari sebuah disposisi. Anda adalah pembuat, penerima atau bahkan pelaku keduanya dalam suatu proses administrasi perkantoran. Pertanyaannya apakah kita paham makna dari sebuah disposisi dan implikasi dari sebuah disposisi?
Disposisi menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia dari sudut pandang administrasi berarti pendapat seorang pejabat mengenai urusan yang termuat dalam suatu surat dinas, yang langsung dituliskan pada surat yang bersangkutan atau pada lembar khusus. Melihat defenisi tersebut jelas sekali bahwa disposisi haruslah memberikan informasi yang jelas berupa instruksi, petunjuk dan arahan dari pejabat lebih tinggi apa yang harus dilakukan kepada bawahannya.
Berdasarkan defenisi tersebut di atas, maka disposisi yang hanya berupa “selesaikan” atau “sesuai disposisi (pejabat yang lebih tinggi)” tidak lah memenuhi syarat untuk disebut sebagai sebuah disposisi. Pertanyaannya adalah bagaimana bila hal ini terjadi pada Anda? Maka berharaplah agar hal itu tidak terulang. Dan jika terulang? Maka banyak-banyaklah berdoa agar segera terjadi REPOSISI!!!
Pentingnya Arsip Bagi
Pemerintahan
Written by Administrator
Wednesday, 03 August 2011 02:00
Dalam menjalankan pelaksanaan tugas lembaga-lembaga pemerintah/swasta maupun perorangan tak bisa lepas dari kegiatan surat menyurat sebagai pendukung pelaksanaan tugas, baik yang diciptakan maupun yang diterima. Surat dan dokumen yang disebut arsip tersebut merupakan bahan kerja dalam rangka pencapaian tujuan organisasi.
Namun sampai saat ini masih ada atau bahkan banyak yang kurang perhatian terhadap masalah arsip. Arsip dianggap sebagai barang yang tidak beharga sehingga dibiarkan teronggok disudut ruangan kantor.
Bila kita mendengar kata arsip tentu yang terbayang pada benak kita adalah tumpukan tumpukan kertas yang memenuhi ruang kerja dan meja kantor, bahkan ada sebagian kantor yang menyimpan arsip dengan cara memasukkannya kedalam karung, penuh dengan debu dan kotor.Janganlah anda menganggap remeh sebuah arsip, meskipun itu hanya selembar kertas.
Tentunya anda pernah mendengar arsip bisa menyelamatkan negara!. Ingat akan kasus tuduhan suap atas dua pimpinan KPK (Komisi Pemberantasan Korupsi) Bibit Samad Riyanto dan Candra M Hamzah. Ketika itu Bibit dituduh menerima uang suap dari Ary Muladi di Belagio Residence Jakarta pada tanggal 18 Agustus 2008, tuduhan itu bisa dengan mudah dimentahkan. Alibinya adalah adanya surat undangan dari Pemerintah Peru, paspor dengan stempel dari Kantor Imigrasi, surat jalan KPK untuk tanggal 11 sd. 18 Agustus 2008 dan tiket penerbangan.
orang, kecuali arsip negara yang memang dijadikan sebagai obyek wisata. Pengertian Arsip
Banyak definisi tentang arsip, namun disini penulis hanya akan memberikan 3 (tiga) pengertian tentang arsip. Kata “arsip” merupakan kata serapan dari bahasa Belanda archief yang berarti tempat penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip : bahan-bahan tertulis, piagam, surat, keputusan, akte, daftar, dokumen, dan peta (Atomosudirjo : 1982).
Menurut UU No 7 tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan, arsip adalah naskah-naskah yang dibuat atau diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah/swasta ataupun perorangan dalam bentuk dan corak apapun baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Sedangkan menurut International Standars Organization (ISO/DIS 15489) arsip adalah informasi yang disimpan dalam berbagai bentuk, termasuk data dalam komputer, dibuat atau diterima serta dikelola oleh organisasi maupun orang dalam transaksi bisnis dan menyimpannya sebagai bukti aktivitas. Yang menjadi pertanyaan sekarang adalah bagimana cara menyimpan arsip yang mudah sehingga arsip yang kita butuhkan bisa dengan cepat kita temukan.kembali.
Cara mudah menyimpan arsip
Kesadaran akan arti pentingnya arsip harus tertanam pada semua karyawan baik atasan maupun bawahan. Apa jadinya kalau kita tidak perhatian pada masalah arsip. Jika arsip dibiarkan maka akan menimbulkan permasalahan baru yaitu akan dikemanakan arsip tersebut dan tentunya kita akan kesulitan dalam pencarian suatu dokumen yang diperlukan, yang lebih berbahaya apabila surat atau dokumen tersebut tersebut hilang atau jatuh ke tangan orang yang tidak bertanggungjawab.
Untuk itu kita harus menyadari dan perlu kita tanamkan pada diri kita sendiri sebagai karyawan betapa pentingnya sebuah arsip, sehingga nantinya kita akan memperlakukan arsip dengan baik dengan cara menyimpan sebagaimana mestinya sebuah arsip. Untuk menghindari tumpukan arsip dimeja dan ruang kerja hendaknya sebuah arsip tersebut dipilah terlebih dahulu dengan mengidentifikasi kegunaan arsip tersebut apakah termasuk arsip aktif atau arsip inaktif .
Jika dalam kategori arsip aktif sebaiknya arsip tersebut disimpan dekat meja kita guna memudahkan penggunaannya, disamping itu penyimpanan arsip harus berdasarkan sistem kearsipan, yaitu cepat ditemukan kembali apabila diperlukan, dengan cara mengklasifikasi berdasarkan abjad, subyek, numeric, dan kode klasifikasi. Arsip aktif merupakan bagian penting dalam mendukung kelancaran pelaksanaan kegiatan, dan juga mendukung proses pengambilan keputusan, untuk itu arsip aktif harus selalu tersedia pada saat diperlukan maka kita simpan dekat dengan meja kita.
Arsip inaktif adalah arsip aktif yang telah selesai prosesnya dan telah menurun frekuensi pemakaiannya, dan jika dibiarkan akan memenuhi meja dan ruang kerja, untuk itu penyimpanannya lita serahkan pada unit kearsipan (central arsip ) organisasi atau dapat dimusnahkan dengan memperhatikanb karakteristik dan nilai guna dari arsip tersebut.
Apabila kita telah memahami arsip, memilah dan menyimpan arsip dengan mengidentifikasikan arsip aktif atau arsip inaktif akan menghindari bertumpuknya arsip di meja dan ruang kerja, juga kita terhindarkan dari permasal;ahan yang timbul karena hilangnya sebuah dokumen atau arsip.
pimpinan KPK akan kosong.
Sumber : Gema Bersemi Edisi 02 Tahun 2011
PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT
KELUAR
A. Pengertian Prosedur, Pengelolaan , surat masuk dan keluar
1. Prosedur adalah serangkaian tugas yang saling berhubungan, yang merupakan Prosedur
urutan menurut waktu dan cara tertentu untuk melaksanakan pekerjaan yang harus diselesaikan, prosedur merupakan rencana yang penting dalam tiap bagian perusahaan.
2. Pengelolaan
Pengelolaan adalah proses yang membantu merumuskan kebijakan dan tujuan organisasi atau proses yang memberikan pengawasan pada suatu hal yang terlibat dalam pelaksanaan kebijakan dan pencapaian tujuan .
3. Surat masuk
Surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain dari
perorangan, baik yang diterima melalui pos (kantor pos), maupun yang diterima melalui kurir (pengiriman surat).
4. Surat keluar
Surat keluar adalah segala komunikasi tertulis yang diterima oleh suatu badan usaha dari intansi lain
perorangan.
Bahwa prosedur pengolahan surat masuk dan surat keluar adalah pekerjaan surat menyurat yang harus dilakukan secara tertata dan berurutan dengan kegiatan yang utama yaitu mengelola, mengatur, dan mengurus surat menyurat agar dapat memperlancar administrasi intansi tersebut.
B. Fungsi Surat
Surat berfungsi sebagai berikut:
1. Wakil dari pengiriman / penulisan.
2. Bahan Pembuktian.
4. Alat pengukur kegiatan organisasi
5. Bahan pengingat, surat mengingatkan seseorang dalam kegiatan atau aktivitasnya di masa lalu yang bisa dipergunakannya untuk melakukan kegiatan selanjutnya baginya.
C. PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN KELUAR
1. Prosedur Pengelolan surat masuk
Prosedur pengelolaan surat yang baik hendaknya menggunakan langkah-langkah sebagai berikut:
a. Penerimaan
Tugas penerimaan adalah :
1) Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk,
2) Meneliti ketepatan alamat sipengirim surat,
3) Menggolongkan surat sesuai dengan urgensi penyelesaian,
4) Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah diterima.
b. Penyortiran
Penyortiran dapat dilakukan berdasarkan atas golongan surat biasa, rutin dan rahasia. Penyortiran adalah kegiatan memisah-misahkan surat untuk pengolahan lebih lanjut.
c. Pencatatan
Setelah surat dicatat distempel (cap) serta memeriksa ketepatan jenis ataupun jumlah lampiran yang harus diterima maka langkah berikutnya adalah
melakukan pencatatan.
d. Mengagendakan surat masuk.
Mengagendakan surat adalah kegiatan mencatat surat masuk dan surat keluar kedalam buku agenda (buku harian). Buku ini bisa disebut BukuAgenda Masuk (Daily Mail Record). Petugasnya dinamakan agendaris(mail clerk). Setiap surat masuk dicatat dan diberi nomor agenda suratmasuk
e. Pengarahan dan penerusan
Surat-surat yang perlu diproses lebih lanjut, harus diarahkan danditeruskan kepada pejabat yang berhak mengolahnya.
f. Penyampaian surat
1) Surat yang sudah berdisposisi terlebih dahulu dicatat dalam buku Ekspedisi Intern.
2) Menyampaikan surat terlebih dahulu melalui buku ekspedisi kepada pejabat yang bersangkutan.
3) Petugas pengarah atau ekspedisi mengembalikannya kepada urusan agenda untuk dicatat dalam buku pengarahan.
g. Penyimpanan berkas atau arsip surat masuk
Penyimpanan berkas atau arsip surat dari pimpinan dilakukan oleh unit pengolah dengan mempergunakan metode kearsipan yang berlaku untuk kantor tersebut. (Ating Tedjasutisna, dkk, 2000:167).
2. Prosedur Pengelolaan Surat Keluar
Prosedur pengelolaan surat keluar yang baik hendaknya menggunakan langkah-langkah sebagai berikut:
a. Pembuatan konsep surat
Disusun sesuai bentuk surat yang benar atau yang dikehendaki pimpinan.
b. Pengetikan
Apabila konsep surat telah mendapat persetujuan dan memperoleh kode atau nomor surat, diserahkan kepada unit pengolah. Kemudian kepala unit pengolah harus tekun dan teliti mentaklik hasil pengetikan konsep surat hingga konsep surat itu menjadi bentuk surat (Net Surat),setelah melalui koreksi kesalahan.
c. Mengetik surat dalam bentuk akhir
Konsep yang telah disetujui pimpinan kemudian diketik dalam bentuk akhir pada kertas berkepala surat atau kop surat.
d. Penandatanganan
Net surat itu kemudian disampaikan kepada pimpinan, atau pejabat yang berwenang untuk menandatangani.
e. Pencatatan
Dalam pencatatan ini, kegiatan – kegiatan yang dilakukan yaitu sebagai berikut :
1) Net surat yang telah ditandatangani, dicap disertai kelengkapan lainnya, seperto (Lampiran dan amplop)
3) Surat dinas setelah selesai dicatat dalam buku verbal, kemudiansurat tersebut siap untuk dikirim.
Dilihat dari pengelolaan surat yang yang diterima oleh instansi(surat masuk) dan yang keluar (surat keluar) dari instansi harusmemperhatikan beberapa prosedur untuk mencapai efsiensi kerja dankelancaran administrasi surat menyurat. Adapun prosedur pengelolaan suratmasuk dan surat keluar menurut (Sutarto,1981:238) adalah sebagai berikut :
1. Prosedur Pengelolaan Surat Masuk
Surat masuk dalam keadaan tertutup dapat dibedakan menjadi suratpribadi, surat dinas dan surat rahasia.
a. Surat pribadi adalah surat dari perseorangan kepada orang lain ataukepada organisasi. Dilihat dari isinya surat pribadi dapat dibedakanmenjadi :
1) Surat pribadi yang bersifat resmi, yaitu surat yang dikirim kepada pejabat instansi atau kepada organisasi, contoh surat permohonandan surat lamaran pekerjaan. Surat pribadi yang bersifat resmi harus menggunakan bahasa yang standar atau bahasa remi.
2) Surat yang bersifat pribadi (prive) contoh nya adalah surat kepada teman, kerabat atau keluarga. Surat pribadi memiliki kebebasandan suasana yang akrab serta santai.
b. Surat dinas dibagi menjadi beberapa antara lain :
1) Surat dinas pemerintah adalah surat resmi yang digunakan oleh instansi pemerintah untuk kepentingan administrasi pemerintahan.
2) Surat niaga adalah surat yang terutama dipakai oleh perusahaan niaga untuk urusan perniagaan /bisnis atau jual beli.
c. Surat rahasia
Surat rahasia adalah surat yang boleh dibuka dan diketahui isinya oleh orang yang dituju. Untuk menjaga keamanan isinya, surat rahasia
harusmemakai sampul lebih dari satu, dan pada sampul dituliskan kata RAHASIA (Confdensial) atau RHS. Sehubungan dengan adanya perbedaan tersebut, maka dalampenanganan surat-surat masuk harus dilakukan langkah-langkah sebagai berikut:
a. Menyortir atau memisahkan
b. Membuka surat
c. Mengeluarkan dan mumbuka isi surat
d. Membaca dan memberi catatan
f. Membagikan surat.
2. Prosedur Pengelolaan Surat keluar
Langkah-langakah atau konsep tertulis dari atasan:
a. Menerima pendektean surat atau konsep tertulis dari atasan secaralangsung dan tidak langsung.
b. Membuat konsep dengan tulisan tangan.
c. Mencatat pada buku registrasi surat keluar (buku agenda surat keluar).
d. Mengetik konsep surat.
e. Mengetik surat dalam bentuk akhir
f. Meminta tanda tangan pada pimpinan
g. Mengecek surat yang akan dikirim
h. Mendistribudikan surat.
D. MENGARSIP SURAT (Filling)
Filing menurut Basir Barthos ( 2005 : 43 ) adalah proses pengaturan dan penyimpanan bahan –bahan secara sistematis, sehingga bahan-bahan tersebut dengan mudah dan cepat dapat ditemukan kembali setiap kali diperlukan. Ada lima sistem diantaranya :
a. Sistem Abjad
Sistem Abjad adalah suatu sistem penyimpanan yang didasarkan atas urutan abjad, jadi pemberian kode warkat yang akan disimpan dalam arsip dengan menggunakan abjad A – Z. Kode abjad tersebut diindeks dari nama orang, organisasi atau badan lain yang sejenis.
b. Sistem Pokok Soal ( Subyek )
Sistem pokok soal ( subyek) adalah penyimpanan arsip yang didasarkan atas perihal surat ( pokok soal isi surat ).
c. Sistem Tanggal (Kronologis )
Sistem tanggal ( kronologis ) adalah penyimpanan yang didasarkan atas tanggal surat atau tanggal penerimaan surat.
d. Sistem Nomor ( numeric flling )
Sistem Nomor dalam penyimpanan arsip dimasudkan, bahwa arsip yang akan disimpan di beri Nomor kode dengan angka – angka.
Penimpanan arsip yang didasrkan atas sistem wilayah adalah penimpanan yang dikelompokan atas wilayah – wilayah tertentu.
http://tiayustianawati.blogspot.com/2013/05/pengelolaan-surat-masuk-dan-surat-keluar.html
BAB II
DASAR TEORI
2.1.PENGERTIAN SURAT
Surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan pernyataan-pernyataan atau informasi secara tertulis dari pihak yang satu kepada pihak yang lain, baik atas nama sendiri, maupun atas nama jabatannya dalam sebuah organisasi, instansi ataupun perusahaan. Informasi-informasi ini dapat beberapa permintaan, laporan, pemikiran, saran-saran dan sebagainya.
2.2.PENGERTIAN SURAT MENYURAT
Seperti telah dikatakan bahwa mengadakan hubungan dengan surat apalagi dalam sebuah organisasi, instansi atau sebuah perusahaan untuk hal-hal yang tertentu memerlukan persiapan-persiapan yang meliputi :
1.Persiapan pendiktean atau pengimlaan. 2.Penulisan steno dan pengetikannya. 3.Kertas-kertas dan alat-alat tulis. 4.Pengiriman surat.
5.Pengarsipan.
6.Pemakaian tenaga kerja manusia seperti juru tik, konseptor, ahli membuat surat dan sebagainya.
Dengan demikian surat menyurat dalam sebuah organisasi mempunyai kaitan dengan bidang-bidang kegiatan perkantoran lainnya yang menyangkut tata usaha. Kegiatan perkantoran yang berhubungan dengan surat adalah :
1. Surat menyurat/korespondensi yaitu bagaimana mengonsep surat yang baik, membuat surat yang baik dan juga memperbaiki surat.
2. Pengetikan/typing yaitu bagaimana mengetik konsep surat yang sebaik-baiknya, sehingga, menjadi surat yang siap untuk dikirimkan.
3.Pengurusan surat/mail handing yaitu bagaimana menangani surat-surat yang masuk dan keluar yang sebaik-baiknya dengan prosedur yang efektif dan efisien.
4.Kearsipan/fiking yaitu bagaimana menyimpan dan menemukan kembali surat atau warkat dengan cepat dan tepat setiap saat diperlukan menurut sistem tertentu.
servise staff, tetapi kegiatan surat menyurat hampir melibatkan seluruh pejabat organisasi. Dengan demikian yang perlu mengerti surat adalah :
1. Seluruh pejabat atau pegawai baik dalam organisasi swasta, maupun instansi pemerintah maupun perusahaan.
2.Pejabat staff maupun pejabat lini terlibat dalam pemeriksaan surat, seperti surat-surat yang dikirimkan keluar Negeri dari suatu organisasi, konssepnya selalu dibuat oleh pejabat lini sesuai dengan tugasnya masing-masing.
3.Para pemimpin organisasi atau perusahaan dalam hal surat-surat tertentu, karena sesuatu alasan terpaksa membuat surat sendiri.
Sedangkan yang perlu menguasai surat adalah :
1. Koresponden, para ahli pembuat surat dalam berbagai bahasa dan memeriksa konsep-konsep surat.
2.Para konseptor, pembuat dan pengonsep surat.
3.Sekretaris, apakah dia sebagai sekretaris pejabat maupun sekretaris organisasi atau unit organisasi.
4. Juru tik, harus menguasai tehnik pengetikannya, terutama menguasai bentuk-bentuk surat.
2.2.1 TUJUAN PENULISAN SURAT.
Setiap kegiatan yang dilakukan oleh setiap orang atau organisasi pasti mempunyai tujuan, demikian juga penulisan surat mempunyai tujuan-tujuan tertentu, diantaranya :
2. Ingin mendapat balasan atau tanggapan dari penerima atau pihak yang dikirim tentang informasi yang disampaikan tersebut.
3.Memperlancar arus informasi, sehingga informasi yang diterima jelas dan tidak salah tanggap.
Pada umumnya, pengirim surat menginginkan dari pembaca surat adalah hal-hal sebagai berikut :
1.Pembaca atau penerima surat, percaya tentang hal atau masalah yang ditulis.
2.Pembaca mau menerima pandangan-pandangan, gagasan dan keputusan-keputusan dari pengirim.
3.Pembaca membalas surat dan meminta informasi lebih lanjut. 4.Pembaca memberi penjelasan atau informasi kepada pengirim. 5.Pembaca memenuhi segala permintaan kita atau pengirim.
6.Pembaca atau penerima dapat memahami segala pengaduan pengirim. 7.Pembaca selalu ingin mengadakan komunikasi dan menjadi relasi kita.
2.2.2. FUNGSI SURAT
1.Surat sebagai duta atau wakil atau utusan dari organisasi.
Surat merupakan duta, wakil secara tertulis dari organisasi atau instansi ataupun perusahaan misalnya : perusahaan akan memesan barang, cukup dengan menulis surat pesanan, untuk dikirim kepada perusahaan penjual atau seorang pelamar kerja, cukup dengan melayangkan sebuah surat lamaran kerja kepada sebuah perusahaan atau instansi.
dimengerti oleh penerima surat, sehingga penerima surat memberikan jawaban atau balasan sesuai dengan yang dikehendaki pengirim.
2.Surat sebagai alat pengingat, yaitu dimana surat-surat yang telah diterima harus disimpan atau diarsipkan pada arsip surat yang diterima, sehingga bila diperlukan atau ada sesuatu masalah yang diperlukan surat dapat dicari dan dibaca kembali. 3. Surat sebagai dokumen historis, dimana surat yang telah diarsipkan juga dapat
menjelaskan perkembangan-perkembangan masa lalu. Contoh neraca perusahaan dapat menjelaskan rugi laba perusahaan, teks Proklamasi Kemerdekaan Republik Indonesia dan sebagainya.
4.Jaminan keamanan, umpama surat keterangan jalan, ktp, dan sebagainya.
5. Sebagai pedoman atau pegangan untuk melaksanakan sesuatu, contoh surat keputusan, surat intruksi, surat perintah dan sebagainya.
6.Surat sebagai media komunikasi.
Sebagaimana kita ketahui bahwa setiap organisasi perlu mempunyai tujuan, untuk mencapai tujuan tersebut organisasi harus mengadakan kerjasama, baik antara sesama mereka dalam organisasi maupun dengan pihak luar. Sedangkan untuk melaksanakan kerjasam harus ada komunikasi. Komunikasi ini dapat dilakukan dengan lisan maupun tulisan, ataupun dengan syarat-syarat, gambar-gambar yang dipancarkan pesawat televisi, radio, telegram dan sebagainya.
7.Surat sebagai alat bukti tertulis. Dimana sipembuat surat ataupun orang-orang yang terkait dapat membuktikan kebenarannya kepada pihak-pihak yang memintanya, karena dalam surat telah diperinci dengan jelas setiap permasalahannya. Contohnya surat perjanjian, kuitansi, dan sebagainya.
ketatausahaan berkaitan dengan surat, mulai dari mencatat, menghimpun, mengolah, memperbanyak, menyimpan dan mendistribusikan informasi-informasi. Surat merupakan alat untuk memperlancar setiap kegiatan dan setiap pekerjaan.
9.Surat sebagai barometer kemajuan kantor.
Surat dapat menjadi tolak ukur mundur majunya perusahaan, atau organisasi, bila organisasi atau perusahaan makin banyak menerima surat dan mengirimkan surat-surat berarti perusahaan atau organisasi tersebut maju, karena sering dan selalu mengadakan komunikasi secara terus menerus.
Cara apapun yang digunakan dalam berkomunikasi ini tetap saja tujuannya untuk menyampaikan informasi-informasi dari pengirim kepada penerima. Dalam menyampaikan informasi ini, mungkin saja banyak gangguan-gangguan, baik gangguan lingkungan, fisik, bahasa ataupun gangguan lainnya yang timbul karena perbedaan latar belakang antara pengirim dengan penerima informasi.
Karena adanya gangguan-gangguan tersebut, maka akibatnya terhadap proses komunikasi dapat berupa :
1.Informasi yang disampaikan tidak diterima atau terlambat datang ditempat tujuan. 2.Informasi warta tersebut tidak dipahami oleh pihak penerima.
3.Penerima salah menafsirkan akibatnya jadi salah mengambil keputusan. 4.Informasi atau warta tidak ditanggapi sebagaimana mestinya.
Dengan demikian surat sebagai alat komunikasi dapat dianggap efektif, bila informasi yang diasampaikan, sampai kepada tujuan yang diketahui.
Tuesday, November 2, 2010
Pentingnya Surat-menyurat
18:49 AriFieNs
Dalam memenuhi kebutuhan komunikasi, kegiatan interaksi berkomunikasi dapat dilakukan secara lisan dan tulisan. Surat menyurat merupakan salah satu kegiatan bahasa yang dilakukan dengan interaksi tulis. Dengan demikian kegiatan surat menyurat mempunyai peranan sebagai alat berkomunikasi tertulis yang dirasakan semakin penting dalam kehidupan bermasyarakat dewasa ini. Hal ini karena banyak persoalan kehidupan yang hanya dapat diselesaikan secara efektif dan efsien melalui komunikasi tertulis. Demikian pula bagi instansi pemerintah, swasta, serta lembaga keorganisasian. Kegiatan surat menyurat merupakan salah satu kegiatan keadministrasian yang penting. Oleh karena itu, jika suatu lembaga pemerintah, swasta, maupun organisasi mengabaikan ketentuan surat menyurat adalah suatu kerugian besar. Banyak perorangan maupun kelompok yang mendapat keuntungan dari kegiatan surat menyurat dan banyak pula di antara mereka yang mengalami kerugian akbiat kesalahan dalam melakukan surat menyurat dengan baik dan efektif.
Kegiatan surat menyurat dapat berlangsung jika terdapat tiga kompunen, yaitu: penulis, pesan dan pembaca surat. Supaya kegiatan ini dapat mencapai tujuan atau sasaran secara efektif, maka bahasa yang digunakan harus dapat mengungkap pesan surat sesuai dengan sifat surat, kedudukan penulis dan pembaca surat. Disamping itu penulis surat juga perlu memperhatikan kaidah-kaidah surat menyurat. Oleh karena surat merupakan salah satu bentuk karangan juga berlaku pada penulisan surat, termasuk di dalamnya penggunaan Ejaan Yang Disempurnakan (EYD). Kegiatan surat menyurat sebagai salah satu sarana komunikasi tertulis banyak dilakukan orang, sebab berkomunikasi melalui surat memiliki beberapa faktor yang memudahkan manusia untuk berkomunikasi. Faktor-faktor kemudahan yang dimaksud adalah sebagai berikut: 1. Biaya relatif murah
Oleh karena kemudahna itulah pada akhirnya surat menyurat merupakan kegiatan yang penting dalam berkomunikasi. Namun kenyataanya, berkomunikasi melalui surat masih banyak ditemui kesulitan oleh pemakainya, terutama dalam penggunaan atruan surat menyurat yang umum, baik dari segi bahasa maupun bentuknya. Kesulitan yang ada pada umumnya diungkapkan oleh penulis surat diantaranya dalam beberapa hal, yaitu:
1. Bagaimana penggunaan bentuk surat yang tepat
2. Bagaimana menyusun bagian-bagian surat secara cermat
3. Bagaimana menggunakan EYD dalam surat
Dari kesulitan-kesulitan di atas, sebaiknya dalam menyusun surat harus memperhatikan ketentuan pembuatan surat yang baik agar tujuan yang diinginkan dan pesan yang disampaikan dapat mencapai sasaran. Tidak jarang surat yang dibuat seseorang atau instansi tidak beroleh jawaban yang dikehendaki. Hal ini mungkin salah satu akibat kurang tepat di dalam penyusunan bentuk dan bahasa surat sehingga pesan yang ingin disampaikan melalui surat tidak tercapai.
Oleh karena itu untuk menulis surat yang baik setidaknya dibutuhkan:
1. Wawasan (schemata) tentang surat menyurat dan administrasi
2. Penguasaan bahasa tulis yang memadai
3. Penguasaan lingkup permasalahan yang hendak ditulis atau permasalahan yang dibicarakan dalam surat
4. Adab sopan santun surat 5. Konten surat yang layak 6. Obyektivitas
7. Keefektifan kata
