Manual Prosedur Pengendalian Dokumen dan Rekaman

(1)

Manual Prosedur

Pengendalian Dokumen dan

Rekaman

Unit Jaminan Mutu

Jurusan Akuntansi

Fakultas Ekonomi Dan Bisnis

Universitas Brawijaya

Malang

2011

(2)

i

Manual Prosedur

Pengendalian Dokumen Dan

Rekaman

Kode Dokumen : 00203 06001

Revisi : 2

Tanggal : 5 Mei 2011

Diajukan oleh _{: Sekretaris Jurusan Akuntansi}

Helmy Adam, SE., MSA., Ak., CPMA

Dikendalikan oleh : Unit Jaminan Mutu

Ali Djamhuri, Ph.D, Ak.

Disetujui oleh : Ketua Jurusan Akuntansi

(3)

i Daftar Isi Tujuan ... 1 Ruang Lingkup ... 1 Definisi ... 1 Rujukan ... 2

Garis Besar Prosedur ... 2

Bagan Alir ... 6

1. Prosedur Pengendalian Dokumen ... 6

2. Prosedur Pengendalian Rekaman ... 7

Lampiran ... 8

1. Daftar Nomor Dokumen ... 8

2. Daftar Distribusi Dokumen... 9

3. Daftar Revisi Dokumen ... 10

(4)

Tujuan

1. Menetapkan dan memelihara sistem pengendalian semua

dokumen maupun rekaman yang berhubungan dengan sistem mutu organisasi.

2. Memastikan bahwa semua dokumen mutu terkait telah

dikaji dan disetujui secara memadai.

Ruang Lingkup

Pengendalian Dokumen dan Rekaman harus diterapkan pada semua dokumen mutu, seperti Manual Mutu (MM), Manual Prosedur (MP), Instruksi Kerja (IK), Struktur Organisasi, Job Description, Rencana Mutu, Spesifikasi Produk dan semua dokumen standar eksternal yang berkaitan dengan mutu.

Definisi

1. Manual Mutu (MM) adalah Pedoman mendokumentasikan

sistem mutu Organisasi Jurusan Akuntansi UB untuk

menunjukkan kemampuan organisasi dalam

menghasilkan produk secara konsisten sesuai dengan persyaratan pelanggan dan peraturan yang berlaku.

2. Rencana Mutu (Quality Plan) adalah Pedoman yang

menjadi acuan target pencapaian Rencana strategis Unit Jaminan Mutu Jurusan Akuntansi UB UB dan sasaran mutu UJM Jurusan Akuntansi UB.

3. Dokumen Mutu adalah dokumen dalam bentuk hardcopy

maupun softcopy yang digunakan sebagai alat (sarana)

(5)

2

4. Instruksi Kerja (IK) adalah urut-urutan instruksi yang

dilakukan untuk suatu pekerjaan tertentu untuk menjamin pekerjaan berjalan berjalan sesuai standar

Rujukan

1. Manual Prosedur Pengendalian Dokumen dan Rekaman

PJM UB

2. Manual Prosedur Pengendalian Dokumen dan Rekaman

GJM Fakultas Ekonomi UB

3. Standar Nasional Indonesia (SNI) Sistem Manajemen

Mutu (SMM) – Persyaratan ISO 9001:2008, Badan Standardisasi Nasional

Garis Besar Prosedur

1. Pengendalian Dokumen. Dokumen yang baru atau

dokumen yang direvisi harus disyahkan oleh Ketua urusan Akuntansi UB, setelah disiapkan oleh Sekretaris Unit Jaminan Mutu UJM, dan dikaji ulang oleh Ketua UJM. Dengan menanda-tangani kolom tanda-tangan yang disiapkan.

2. Sekretaris UJM Jurusan Jurusan Akuntansi UB

menerbitkan dan menggandakan dokumen.

3. Pendistribusian dokumen dilakukan staf UJM Jurusan

Akuntansi UB dengan mengacu pada Daftar Distribusi Dokumen dan Daftar Perubahan Dokumen.

4. Penerima dokumen bertanggung jawab untuk mengganti

dokumen lama dan memusnahkannya, atau jika dianggap

perlu menyimpannya dengan memberi stempel

(6)

dan MP harus bertanggung jawab untuk memperbarui dokumen tersebut apabila terjadi perubahan.

5. Instruksi Kerja disiapkan oleh staf yang relevan, ditinjau

untuk disetujui oleh Wakil ketua bidang. Jika dalam penerapannya mengkaitkan bidang lain, dokumen tersebut harus dikaji oleh MR, bila perlu dengan bagian pengguna dokumen, untuk mencapai kesepakatan. Apabila pembuatan dokumen telah selesai, MR mengusulkan pengesahan dokumen tersebut dengan stempel DOKUMEN TERKENDALI. Belum ada dokumen terkendali. Semua dokumen dapat diunggah dalam halaman web Fakultas Ekonomi UB untuk mendukung program paperless community.

6. Dokumen level I dan level II dibuat oleh MR dan sebelum

diterbitkan harus disetujui oleh Ketua UJM UB. Dokumen Level I ialah Manual Mutu. Dokumen Level II ialah Dokumen Manual Prosedur dan Instruksi Kerja.

7. Perubahan pada dokumen dan/atau data jika diperlukan

dapat dilakukan dan harus dikaji ulang setelah satu tahun dari tanggal penerbitan. Peninjauan dan persetujuan perubahan harus dilakukan oleh peninjau (reviewer) sebelumnya.

8. Masing-masing Wakil ketua bidang harus memberi

identitas sebagai berikut:

 Judul/Nama

 Nomor

 Tanggal penerbitan

 Persetujuan yang berwenang

(7)

4

9. Identifikasi revisi dokumen dibedakan dengan nomor

revisi dan tanda DOKUMEN KADALUARSA.

10. Masing-masing unit pelaksana harus mengendalikan data

dengan cara sebagai berikut:

 Peta lokasi file dokumen (site map)

 Peta lokasi file dokumen yang ada pada

masing-masing bidang.

11. Prosedur pengendalian perubahan harus ditetapkan

untuk identifikasi revisi dokumen terbaru guna mencegah penggunaan dokumen yang tidak digunakan lagi.

12. Dokumen harus diterbitkan kembali setelah sejumlah

perubahan dibuat dan data terkait diperbarui.

13. Dokumen Terkendali/Tidak Terkendali

Semua Dokumen Terkendali harus disahkan dengan penggunaan stempel tinta merah atau dicetak dengan tinta berwarna. Jika Dokumen Terkendali di fotokopi maka dokumen tersebut dianggap sebagai Dokumen Tidak Terkendali. Membuat salinan dokumen (fotokopi) dari dokumen terkendali tidak diijinkan.

14. Prosedur pengendalian rekaman dilakukan sesuai dengan

Bagan Alir Pengendalian Rekaman. Masing-masing unit pelaksana harus menyimpan daftar distribusi dokumen yang ada di bagiannya dan secara periodik akan ditinjau oleh MR.

15. Dalam pengendalian rekaman, masing-masing unit

pelaksana harus memberi identitas sebagai berikut:

 Judul/Nama

 Nomor

(8)

 Persetujuan yang berwenang

 Status perubahan (Revisi)

16. Identifikasi revisi rekaman tidak dibedakan dengan warna

sampul, tetapi menggunakan perubahan nomor revisi dan tanda DOKUMEN KADALUARSA.

17. Masing-masing staf UJM harus mengendalikan rekaman

dengan cara sebagai berikut:

 Peta lokasi file (site map) Rekaman atau Borang

 Peta lokasi file Rekaman atau Borang yang ada pada

masing-masing bidang

18. Prosedur pengendalian perubahan harus ditetapkan

untuk identifikasi revisi Rekaman atau Borang terbaru guna mencegah penggunaan Rekaman atau Borang yang tidak digunakan lagi.

Tiap enam bulan sekali Tenaga Kependidikan melakukan tinjauan rekaman/catatan kadaluarsa pada Daftar Rekaman/ Catatan Mutu sesuai waktu retensinya. Apabila ditemukan rekaman/ catatan kadaluarsa Tenaga Kependidikan melakukan pemusnahan dengan disaksikan salah satu civititas Jurusan Akuntansi UB sesuai dengan metode pemusnahannya.

(9)

6

1. Prosedur Pengendalian Dokumen

Ketua UJM UB 

Sekretaris UJM Jurusan Akuntansi UB Staf UJM Jurusan Akuntansi UB Staf UJM Jurusan

Akuntansi UB 

Penerima Dokumen Staf UJM Jurusan

Akuntansi UB 

Selesai

Daftar Revisi Dokumen 00203 06000 03

Mengendalikan data Mengganti dokumen lama dengan dokumen

yang baru

Daftar Distribusi Dokumen 00203 06000 02

Mendistribusikan dokumen Menggandakan dokumen

Menerbitkan dokumen

Daftar Nomor Dokumen 00203 06000 01

Mengesahkan dokumen

(10)

2. Prosedur Pengendalian Rekaman

Staf UJM Jurusan Akuntansi UB Staf UJM Jurusan

Akuntansi UB 

Staf UJM Jurusan Akuntansi UB Sekretaris UJM Jurusan Akuntansi UB  Sekretaris UJM Jurusan Akuntansi UB  Laporan

Menyusun laporan dan tinjauan manajemen

Data Terolah

Selesai

Menganalisa data Melakukan tabulasi data

Daftar Rekaman Mutu 00203 06000 04

Melaksanakan kegiatan pengendalian rekaman

Menyimpan daftar distribusi dan memberi identitas

(11)

8

Lampiran 1: Daftar Nomor Dokumen (00203 06000 01)

No Dokumen Tingkat Kode

1. Manual Mutu Jurusan Akuntansi UB Jurusan 00203 05000 2. MP Pengendalian Dokumen dan Rekaman Jurusan _{Akuntansi UB} Jurusan 00203 06001 3. MP Pengendalian Produk yang Tidak Sesuai Jurusan _{Akuntansi UB} Jurusan 00203 06002 4. MP Tindakan Korektif dan Pencegahan Jurusan _{Akuntansi UB} Jurusan 00203 06003 5. MP Audit Internal Jurusan Akuntansi UB Jurusan 00203 06004 6. MP Standar Mutu Akademik Jurusan Akuntansi UB Jurusan 00203 06005 7. MP Pengembangan Kurikulum Jurusan Akuntansi UB Jurusan 00203 06006 8. MP Pemrograman KRS dan Bimbingan Akademis Jurusan _{Akuntansi UB} Jurusan 00203 06007 9. MP Penentuan Dosen Pengasuh Mata Kuliah Jurusan _{Akuntansi UB} Jurusan 00203 06008 10. MP Penjadwalan Kuliah Jurusan Akuntansi UB Jurusan 00203 06009 11. MP Pengajaran Jurusan Akuntansi UB Jurusan 00203 06010 12. MP KKNP Jurusan Akuntansi UB Jurusan 00203 06011 13. MP Skripsi dan Ujian Akhir Jurusan Akuntansi UB Jurusan 00203 06012 14. MP Evaluasi Kinerja Tenaga Pengajar Jurusan Akuntansi _UB Jurusan 00203 06013 15. MP SAC Jurusan Akuntansi UB Jurusan 00203 06014 16. MP Perekrutan Asisten Dosen Jurusan Akuntansi UB Jurusan 00203 06014 17. MP Penelitian Dana PNBP Jurusan Akuntansi UB Jurusan 00203 06016 18. MP Pengabdian Masyarakat Jurusan Akuntansi UB Jurusan 00203 06017 19. MP Disertasi Jurusan Akuntansi UB Jurusan 00203 06018 20. MP Thesis Jurusan Akuntansi UB Jurusan 00203 06019

21. Instruksi Kerja Jurusan 00203 07001

(12)

Lampiran 2: Daftar Distribusi Dokumen (00203 06001 02)

Nama Dokumen/Borang :

Nomor/Kode :

Revisi ke- :

Copy ke- Penerima Tanggal Tanda Tangan

1 2 3 4 5 6 7 8

(13)

10

Lampiran 3: Daftar Revisi Dokumen (00203 06001 03)

No. Nama/Jenis Dokumen Revisi ke- Tanggal Keterangan 1. Visi, Misi dan Tujuan _{Jurusan Akuntansi UB}

2. Rencana Strategis Jurusan _{Akuntansi UB} 3. Program Kerja Jurusan _{Akuntansi UB} 4. Pedoman Pendidikan _{Jurusan Akuntansi UB} 5. Manual Mutu Jurusan _{Akuntansi UB} 6. MP Pengendalian Dokumen _{dan Rekaman Jurusan}

Akuntansi UB

7. MP Pengendalian Produk _{yang Tidak Sesuai Jurusan} Akuntansi UB

8. MP Tindakan Korektif dan _{Pencegahan Jurusan} Akuntansi UB 9. MP Audit Internal Jurusan _{Akuntansi UB} 10. MP Standar Mutu Akademik _{Jurusan Akuntansi UB} 11. MP Pengembangan _{Kurikulum Jurusan}

Akuntansi UB 12. MP Pemrograman KRS dan _{Bimbingan Akademis}

Jurusan Akuntansi UB 13. MP Penentuan Dosen _{Pengasuh Mata Kuliah} Jurusan Akuntansi UB 14. MP Penjadwalan Kuliah _{Jurusan Akuntansi UB} 15. MP Pengajaran Jurusan _{Akuntansi UB} 16. MP KKNP Jurusan Akuntansi _UB 17. MP Skripsi dan Ujian Akhir _{Jurusan Akuntansi UB} 18. MP Evaluasi Kinerja Tenaga _{Pengajar Jurusan Akuntansi}

UB

19. MP SAC Jurusan Akuntansi _UB 20. MP Perekrutan Asisten _{Dosen Jurusan Akuntansi}

UB

21. MP Penelitian Dana PNBP _{Jurusan Akuntansi UB} 22. MP Pengabdian Masyarakat _{Jurusan Akuntansi UB} 23. Instruksi Kerja

(14)

Lampiran 4: Daftar Rekaman Mutu (00203 06001 04)

Nama/Judul Kode Revisi Filing Retensi _PemusnahanMetode Visi, Misi dan Tujuan

Jurusan Akuntansi UB 00203 01000 Rencana Strategis

Jurusan Akuntansi UB 00203 02000 Program Kerja Jurusan

Akuntansi UB 00203 03000 Pedoman Pendidikan

Jurusan Akuntansi UB 00203 04000 Manual Mutu Jurusan

Akuntansi UB 00203 05000 MP Pengendalian

Dokumen dan Rekaman

Jurusan Akuntansi UB 00203 06001 MP Pengendalian Produk

yang Tidak Sesuai

Jurusan Akuntansi UB 00203 06002 MP Tindakan Korektif

dan Pencegahan Jurusan

Akuntansi UB 00203 06003 MP Audit Internal Jurusan Akuntansi UB 00203 06004 MP Standar Mutu Akademik Jurusan Akuntansi UB 00203 06005 MP Pengembangan Kurikulum Jurusan Akuntansi UB 00203 06006 MP Pemrograman KRS

dan Bimbingan Akademis

Jurusan Akuntansi UB 00203 06007 MP Penentuan Dosen

Pengasuh Mata Kuliah

Jurusan Akuntansi UB 00203 06008 MP Penjadwalan Kuliah Jurusan Akuntansi UB 00203 06009 MP Pengajaran Jurusan Akuntansi UB 00203 06010 MP KKNP Jurusan Akuntansi UB 00203 06011 MP Skripsi dan Ujian

Akhir Jurusan Akuntansi

UB 00203 06012 MP Evaluasi Kinerja Tenaga Pengajar Jurusan Akuntansi UB 00203 06013 MP SAC Jurusan Akuntansi UB 00203 06014 MP Perekrutan Asisten

Dosen Jurusan Akuntansi

UB 00203 06014 MP Penelitian Dana

PNBP Jurusan Akuntansi