PROSEDUR USUL CALON PENERIMA BEASISWA
DIBUAT OLEH MENYETUJUI MENGETAHUI
Penyusun SOP Kepala Bagian Tata Usaha Wakil Dekan III
Januari 2012 Januari 2012 Januari 2012
DAFTAR ISI
Lembar Pengesahan 1
Daftar Isi 2
1. Pendahuluan 3
2. Maksud dan Tujuan 3
3. Definisi 3
4. Referensi 3
5. Prosedur Operasional 4
6. Petunjuk Operasional 5
6.1. Mahasiswa 5
6.2. Pimpinan Fakultas 5
6.3. Bagian Tata Usaha 5
6.4. Sub Bagian Kemahasiswaan 5
6.5. Sub Bagian Umum dan Perlengkapan...5
7. Waktu Penyelesaian 6
8. Daftar Dokumen 6
9. Daftar Distribusi 7
10. Lampiran Dokumen 7
11. Lembar Revisi 7
1. Pendahuluan
Tawaran beasiswa dari berbagai sumber memberikan peluang bagi mahasiswa untuk mengajukan permohonan besiswa. Proses pengajuan permohonan dari mahasiswa melibatkan staf administrasi untuk mendukung kelancaran pengajuan permohonan untuk sampai pada sumber pemberi beasiswa.
Sehubungan dengan itu perlu menetapkan prosedur pemberian layanan permohonan beasiswa agar pelaksanaan tugas dapat berjalan lancar dan tertib.
2. Maksud dan Tujuan
a. Agar proses pemberian layanan permohonan beasiswa akan dapat diselesaikan tepat waktu;
b. Agar seluruh civitas akademika dapat mengetahui dan memahami prosedur pemberian layanan permohonan beasiswa;
c. Terkordinasinya staf administrasi yang terlibat dalam layanan permohonan besiswa;
d. Agar dapat dilakukan evaluasi pelaksanaan tugas yang terkait dengan layanan permohonan pemberian beasiswa;
e. Tertibnya pengarsipan berkas permohonan beasiswa.
3 Defenisi
Beasiswa adalah bantuan dana yang diberikan kepada mahasiswa yang memenuhi syarat sesuai dengan ketentuan yang diatur oleh sumber beasiswa untuk mendukung kelancaran penyelesaian studi pada program studi yang diikuti.
4. Referensi
a. Surat permintaan dari Wakil Rektor Bidang Kemahasiswaan dan alumni tentang tawaran beasiswa
hasiswa Usaha Kemahasiswaan Perlengkapan
Setuju
Koreksi
Setuju
Koreksi
6. Petunjuk Operasional (Uraian Tugas) harus sesuai dgn bagan di atas.
6.1. Mahasiswa
6.1.1 Mengajukan permohonan beasiswa ; 6.1.2. Melengkapi berkas persaratan.
6.2. Pimpinan Fakultas
6.2.1. Menerima dan membaca surat permohonan beasiswa;
6.2.2. Mendisposisi surat permohonan beasiswa kepada Kabag. Tata Usaha;
6.2.3. Menandatangani berkas permohonan beasiswa.
6.3. Bagian Tata Usaha
6.3.1. Menerima disposisi permohonan beasiswa dari pempinan fakultas;
6.3.2. Memeriksa berkas permohonan beasiswa;
6.3.3. Mendisposisi ke Sub Bagian Kemahasiswa;
6.3.4. Mengoreksi surat pengantar berkas permohonan beasiswa;
6.3.5. Mamaraf surat pengantar berkas permohonan.
6.4. Sub Bagian Kemahasiswaan
6.4.1. Menerima disposisi dari pimpinan fakultas ; 6.4.2. Membaca disposisi surat permohonan beasiswa;
6.4.3. Menyiapkan format isian kelengkapan berkas permohonan beasiswa;
6.4.4. Melayani mahasiswa untuk pengambilan format isian kelengkapan berkas permohonan beasiswa;
6.4.5. Menerima dan memeriksa berkas permohonan beasiswa;
6.4.6. Menyusun daftar Skor dan tabulasi data pemohon beasiswa;
6.4.7. Membuat surat pengantar berkas permohonan beasiswa;
6.4.8. Mengajukan berkas permohonan beasiswa kepada pimpina fakultas untuk mendapatkan persetujuan ;
6.4.9. Menyampaikan surat pengantar berkas permohonan beasiswa ke Subbag. Umum dan Perlengkapan untuk diagenda dan dikirim ke Biro Adm. Kemahasiswaan;
7. Waktu Penyelesaian
Penyelesaian pemberian layanan permohonan beasiswa membutuhkan waktu 1-2 minggu.
8. Daftar Dokumen
NO NAMA DOKUMEN FUNGSI PENANGGUNG
JAWAB
PENANDA
TANGAN DISTRIBUSI
1. Permohonan mahasiswa
Sebagai dasar melayani mahasiswa untuk didaftar sebagai pemohon beasiswa
Mahasiswa Mahasiswa Fakultas
2.
Format isian aktif kuliah , format isian tidak menerima beasiswa dan transkrif nilai mahasiswa
- Untuk memberi informasi bahwa mahasiswa aktif mengikuti kuliah - Memberi Informasi
prestasi belajar yang dicapai mahasiswa - Untuk memberi
informasi bahwa mahasiswa tidak sedang menerima beasiswa.
Wakil Dekan III, Wakil Dekan I dan pimpinan jurusan
- Wakil Dekan I - Ketua/Seretaris
Jurusan
- Mahasiswa
4 Berkas usul calon penerima beasiswa
Sebagai dasar penilaian untuk seleksi calon penerima beasiswa
Pimpinan fakultas Dekan/ Wakil Dekan III
Wakil Rektor Bidang
Kemahasiswaan dan Alumni
9. Daftar Distribusi
Dikirim ke Wakil Rektor Bidang Kemahsiswaan dan Alumni dan tembusannya sesuai kebutuhan unit kerja.
10. Lampiran Dokumen
- Keterangan berkelakuan baik - Keterangan tidak mampu - Kopy kartu mahasiswa
- Kopy rekening listrik - Kopi kartu keluarga
- Slip Gaji Orang Tua/Wali mahasiswa 11. Lembar Revisi
No. Uraian Tanggal Tanda Tangan
