BAB II
GAMBARAN PELAYANAN SKPD
Badan Kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan Kabupaten Kutai Timur merupakan institusi pelaksana kebijakan Daerah di bidang Kepegawaian Daerah sesuai yang diamanatkan pada Peraturan Daerah Nomor 5 Tahun 2013 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Inspektorat Wilayah Kabupaten, Badan Perencanaan Pembangunan Daerah, Lembaga Teknis Daerah dan Lembaga Teknis Daerah Lainnya Kabupaten Kutai Timur, kedudukan, tugas dan fungsi Badan Kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan Kabupaten Kutai Timur, sebagai berikut :
1. Kedudukan
1. Badan Kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan Kabupaten Kutai Timur merupakan unsur pendukung tugas Bupati;
2. Badan Kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan Kabupaten Kutai Timur dipimpin oleh Kepala Badan;
3. Kepala Badan berkedudukan dibawah dan bertanggung jawab kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah.
2. Tugas
Badan Kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan Kabupaten Kutai Timur mempunyai tugas melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah di Bidang Kepegawaian daerah.
3. Fungsi
Badan Kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan Kabupaten Kutai Timur dalam melaksanakan tugas berfungsi :
1. Perumusan Kebijakan Kepegawaian Daerah;
2. Pemberian dukungan atas penyelenggaraan Pemerintah Daerah di Bidang Kepegawaian Daerah;
3. Pembinaan dan Pelaksanaan Kepegawaian Daerah;
4. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati sesuai dengan tugas dan fungsinya.
2.1. Tugas Pokok dan Fungsi serta Struktur Organisasi Badan Kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan Kabupaten Kutai Timur
Peraturan Daerah Nomor 5 Tahun 2013 Pasal 22 menyatakan bahwa Badan Kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan Kabupaten Kutai Timur termasuk Lembaga Teknis Daerah dengan susunan organisasi sebagai berikut :
1. Kepala membawahi Sekretaris dan Bidang-bidang 2. Sekretaris membawahi:
a. Sub Bagian Perencanaan Program b. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian c. Sub Bagian Keuangan
3. Bidang Mutasi Pegawai membawahi:
a. Sub Bidang Mutasi Dalam Daerah, Antar daerah dan Pusat b. Sub Bidang Mutasi Kepangkatan
4. Bidang Pengembangan membawahi:
a. Sub Bidang Pengembangan dan Tugas Belajar b. Sub Bidang Prajabatan dan Fungsional
5. Bidang Dokumentasi dan Informasi membawahi:
a. Sub Bidang Informasi
b. Sub Bidang Dokumentasi dan Pelaporan 6. Bidang Pembinaan dan Pensiun membawahi:
a. Sub Bidang Pembinaan dan Penghargaan b. Sub Bidang Pensiun dan Kesejahteraan 7. Kelompok Jabatan Fungsional
Struktur organisasi Badan Kepegawaian Pendidikan dan Pelaihan (BKPP )Kabupaten Kutai Timur secara lebih jelas dapat dilihat pada gambar 2.1. Pada bagan struktur organisasi tersebut menunjukkan hubungan kerja antar satuan kerja eselon, didasarkan pada pelaksanaan pembagian fungsi dan peran masing-masing bidang dan sub bidangnya.
Badan Kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan merupakan organisasi birokrasi dengan tugas-tugas operasi yang sangat rutin yang dicapai melalui spesialisasi, aturan dan ketentuan yang sangat formal, tugas- tugas yang dikelompokkan ke dalam berbagai bidang fungsional, wewenang terpusat, rentang kendali yang sempit, dan pengambilan keputusan yang mengikuti rantai komando.
Kekuatan utama sebagai organisasi birokrasi ada kemampuan menjalankan kegiatan-kegiatan yang terstandar secara sangat efisien, sedangkan kelemahannya adalah dengan spesialisasi yang diciptakan bisa menimbulkan konflik-konflik sub unit, yang diakibatkan kekurang jelasan pembagian tugas.
Kelemahan besar lainnnya adalah ketika ada aktifitas yang tidak sesuai sedikit saja dengan aturan, ruang untuk modifikasi struktur perlu proses yang panjang karena birokrasi hanya efisien sepanjang personil pelaksana tertib sehingga tidak muncul permasalahn organisasi dan sudah ada aturan keputusan terprogram yang mapan.
Struktur Organisasi BKPP memiliki peran yang besar terhadap jalannya roda Pemerintahan Daerah terutama berkenaan dengan pengelolaan pegawai baik pada aspek rekrutmen, penempatan, pengembangan karir dan pemberhentian kerja. Kesemua fungsi tersebut dijalankan untuk mengelola seluruh pegawai di Pemerintah Kabupaten Kutai Timur yang terdiri dari PNS dan Non PNS. Dengan demikian dapat dijelaskan bahwa :
Besarnya tanggung jawab pengelolaan personil dari sisi orang yang harus dilayani dengan tahapan yang relatif panjang hal ini menjadi bertambah beban kerja, hal ini dikarenakan secara kontinyu dilakukan rekrutmen pegawai maupun mutasi pegawai.
Gambar 2.1
Struktur Organisasi Badan Kepegawaian Pendidikan dan Pelaihan ( BKPP )
Kabupaten Kutai Timur
SUB BAGIAN KEUANGAN
K E P A L A B A D A N
SUB BIDANG MDD, MAD, DAN PUSAT
BIDANG PEMBINAAN DAN PENSIUN BIDANG
PENGEM BANGAN BIDANG
MUTASI PEGAWAI
SUB BIDANG INFORMASI SUB BIDANG
PENGEMBANGA N DAN TUGAS BELAJAR
SEKRETARIS
SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIA N
SUB BAGIAN PERENCANAA N
PROGRAM
KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL
DOKUMEN TASI DAN INFORMASI
SUB BIDANG PEMBINAAN DAN
PENGHARGAA N
Sumber : Struktur Organisasi BKPPmenurut Perda Nomor 05 Tahun 2013
2.2. Sumber Daya SKPD
2.2.1. Sumberdaya (Resources) Badan Kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan Kutai Timur
Sumberdaya (resources) merupakan segala sesuatu yang dimiliki oleh suatu organisasi yang dipergunakan/dimanfaatkan dalam rangka mencapai tujuan organisasi. BKPPKutai Timur memiliki SDM sebanyak 170 Orang yang terdiri dari PNS 82 Orang dan TK2D sebanyak 88 Orang, Adapun SDM tersebut dapat diuraikan sebagai berikut :
Tabel 2.1
Komposisi Tenaga Struktural
No Eselon Jumlah Formasi
Tingkat Pendidikan
Jumlah S2 S1 Diploma SLTA SLTP
1 II 1 1 - - - - 1
2 III 5 2 3 - - - 5
3 IV 11 3 8 - - - 11
Tabel 2.2
Komposisi Tenaga Staf dengan Status Pegawai Negeri Sipil
No Unit Kerja Tingkat Pendidikan Jumlah
S2 S1 Diplom SLTA SLTP SD
SUB BIDANG DOKUMENTA SI DAN PELAPORAN SUB BIDANG
KEPANGKATAN
SUB BIDANG PRAJABATAN DAN
FUNSIONAL
SUB BIDANG PENSIUN DAN KESEJAHTERA AN
a
1 Bid. Sekretariat 2 11 1 9 - - 23
2 Bid.Mutasi Pegawai
2 8 1 7 - - 18
3 Bid. Pemb &
Pensiun
- 8 1 4 - - 13
4 Bid.
Pengembangan
2 9 1 3 - - 15
5 Bid. Dok. & info 1 7 1 4 - - 13
Jumlah 7 43 5 27 - - 82
Tabel 2.3
Jumlah Pegawai Negeri Sipil Berdasarkan Golongan
No Unit Kerja
Pangkat dan Golongan
Jumlah
Gol.IV Gol.III Gol.II Gol.I
a b c d A b c D a b c d a b c d 1 Bidang
- 1 - - 6 4 2 1 1 3 5 - - - 23 Sekretariat
2
Bidang
1 - - - 4 1 2 1 - 1 3 - - - 13 Pemb &
Pensiun 3 Bidang
1 - - - 9 1 1 1 2 1 - - - 16 Pengemban
g 4 Bidang
- - - - 2 3 2 2 1 3 3 1 - - - - 17 Mutasi
Pegawai 5 Bidang
2 - - - 2 3 1 1 1 1 1 1 - - - - 13 Dok & Info
Jumlah 4 1 0 0 23 12 8 6 5 9 12 2 - - - - 82
Tabel 2.4
Jumlah Tenaga Honorer dan TK2D
No Unit Kerja Tingkat Pendidikan Jumlah
S2 S1 Diploma SLTA SLTP SD
1 Bid. Sekretariat - 8 2 21 1 - 32
2 Bid. Mutasi Pegawai - 7 - 6 - - 13
3 Bid. Pemb & Pensiun - 4 - 12 - - 16
4 Bid. Pengembangan - 6 - 11 - - 17
5 Bid. Dok. & info - 2 - 8 - - 10
Jumlah - 27 2 58 1 - 88
Berdasarkan data Sumber Daya Aparatur yang dimiliki Badan Kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan sebanyak 27 orang berpendidikan SLTA secara komposisi sebesar 33 persen. Pegawai dengan jenjang pendidikan SLTA secara umum belum memiliki kemampuan teknis manajerial yang cukup.
Sedangkan yang dikategorikan pegawai yang memiliki kemampuan manajerial yang cukup adalah pegawai dengan strata sarjana. Ditilik dari segi jumlah pegawai berstrata sarjana di BKPPsebanyak 43 orang atau 52 persen.
Kemampuan manajerial pada pegawai BKPPsangat diperlukan mengingat fungsi koordinasi pelayanan kepada SKPD lebih menonjol pada semua bidang. Oleh karena itu bagi pegawai yang berpendidikan SLTA perlu dilakukan pembekalan teknis guna melakukan upgrading kemampuan dan juga bagi personil sarjana harus dijaga konsistensi dan semangat kinerjanya serta perlu peningkatan berkenaan dengan pengelolaan kebijakan terutama kebijakan kepegawaian.
Selain itu dilihat dari perbandingan pelayanan yang harus dilakukan dengan secara operasional melayani seluruh pegawai kabupaten sebanyak 6732 Aparatur maka beban yang harus dihadapi rata-rata 1 orang pegawai di BKPPsebanyak 82 orang. Beban ini relatif cukup besar terutama pada kondisi-kondisi tertentu berkenaan dengan proses mutasi jabatan, ataupun mutasi kepangkatan.
Oleh karena iku dapat disimpulkan sebagai berikut:
Adanya beban tugas yang cukup tinggi
Penempatan pejabat struktural masih terdapat yang belum sesuai dengan kompetensi dan keahliannya;
Kurangnya staf golongan III yang memiliki kemampuan dalam mendukung bidang tugas yang ditangani;
Masih kurangnya kemampuan sebagian aparatur dalam hal administrasi dan teknis.
2.2.2. Sarana dan Prasarana
Sarana adalah benda fisik yang bersifat dapat bergerak/dipindahkan (mobile), sedangkan prasarana adalah benda fisik yang bersifat tidak dapat dipindahkan/bergerak (immobile). Secara umum keadaan sarana dan prasarana yang dimiliki oleh BKPPKabupaten Kutai Timur relatif memadai. Adapun garis besar kondisi sarana dan prasarana BKPPKabupaten Kutai Timur adalah sebagai berikut :
Tabel 2.5
Keadaan/Kondisi Sarana dan Prasarana
Badan Kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan Kab. Kutai Timur
No. Sarana/
Prasarana
Kondis
i Keterangan 1. Mobilitas (Roda 4 dan
2) Baik Mamadai/ Cukup
2. Mebeulair (Meje,
Kursi, dan lainnya) Baik Mamadai/ Cukup 3. Peralatan Audio
Visual Baik Kurang
4. Notebook, PC dan
Printer Baik Memadai/ Cukup
5. Peralatan ATK Baik Memadai/ Cukup
6. Gedung Baik Belum Memadai
(Menggunakan Gedung
Sementara)
2.3. Kinerja Pelayanan Badan Kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan (BKPP)
Sehubungan dengan kinerja pelayanan pemerintah daerah, Undang- Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah sebagaimana telah diubah kedua kalinya dengan Undang- Undang Nomor 12 Tahun 2008, di dalam Pasal 11 ayat (4) menyatakan bahwa penyelenggaraan urusan pemerintahan yang bersifat wajib berpedoman pada standar pelayanan minimal dilaksanakan secara bertahap dan ditetapkan oleh Pemerintah.
Sebagaimana diketahui bahwa SPM adalah ketentuan tentang mutu pelayanan yang secara minimal harus disediakan oleh Pemerintah Daerah dalam rangka penyelengaraan urusan wajib dalam kurun waktu tertentu. Untuk urusan kepegawaian sebagaimana telah ditentukan dalam PP Nomor 38 Tahun 2007, sampai saat ini belum ada indikator urusan kepegawaian yang ditetapkan dalam bentuk SPM yang di atur dalam Peraturan Perundang- undangan.
Sehubungan dengan hal tersebut sampai dengan saat ini BKPPKabupaten Kutai Timur belum memiliki Standar Pelayanan Minimal (SPM) bagi kegiatan bidang kepegawaian meskipun kegiatan tersebut tidak termasuk dalam kategori pelayanan dasar. Namun demikian perlu kiranya ada suatu standar yang formal dalam pelayanan terhadap aparatur khususnya dan masyarakat pada umumnya sehingga pada gilirannya akan berdampak terhadap optimalisasi kinerja pelayanan organisasi.
Oleh karena itu, Badan Kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan Kabupaten Kutai Timur dalam menentukan indikator kinerjanya guna memenuhi kinerja pelayanan yang telah ditentukan sebagaimana tersebut di atas, didasarkan pada tupoksi yang telah ditetapkan dalam Perda Pembentukan BKPPserta melaksanakan kegiatan- kegiatan yang berhubungan dengan masalah kepegawaian yang telah ditetapkan dalam Permendagri Nomor 13
Tahun 2006 sebagaimana telah diubah dengan Permendagri Nomor 59 Tahun 2007. Dalam mengimplementasikan perencanaan strategis Badan Kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan Tahun 2016 – 2021 guna mencapai sasaran yang tertuang dalam Visi dan Misi Bupati - Wakil Bupati Kabupaten Kutai Timur Tahun 2016 - 2021, maka sasaran prioritas pembangunan bidang kepegawaian adalah pemenuhan jumlah pegawai dan pengisian jabatan sehubungan dengan penerapan Peraturan Pemerintah Nomor 41 Tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat Daerah.
Untuk melaksanakan sasaran prioritas tersebut, maka sebagaimana yang telah ditetapkan dalam Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 tentang Pembagian Urusan Daerah, ada beberapa kebijakan dalam urusan kepegawaian, yaitu Kebijakan Peningkatan Pelayanan Publik yang berbasis Good Governance dan Clean Goverment, Kebijakan memperkuat akuntabilitas dan audit kinerja pemerintah daerah guna terselenggaranya sistem reward and punishment yang mendorong akselerasi penyelenggaran pemerintahan dan pembangunan daerah Berdasarkan tufoksi yang ada serta indikator yang telah ditetapkan, kinerja pelayanan yang diselenggarakan oleh BKPPpada dasarnya dapat dikatakan terlaksana dengan baik, hal ini dapat dilihat dari pencapaian indikator kinerja yang telah ditetapkan dalam renstra BKPPKabupaten Kutai Timur tahun 2011- 2015 .
Kinerja Pelayanan BKPPKabupaten Kutai Timur yang telah dilakukan 5 Tahun terakhir, diuraikan berdasarkan :
a. Perumusan kebijakan Bidang Kepegawaian Daerah sesuai dengan Renstra yang telah ditetapkan;
b. Pemberian dukungan atas perencanaan, pembinaan dan pengendalian kebijakan Bidang Kepegawaian Daerah;
c. Perumusan, Perencanaan, Pembinaan, Koordinasi dan Pengendalian Bidang Mutasi Pegawai;
d. Perumusan, Perencanaan, Pembinaan, Koordinasi dan Pengendalian Bidang Pengembangan;
e. Perumusan, Perencanaan, Pembinaan, Koordinasi dan Pengendalian Bidang Mutasi Pegawai;
f. Perumusan, Perencanaan, Pembinaan, Koordinasi dan Pengendalian Bidang Pembinaan dan Pensiun;
g. Penyelenggaraan Urusan Kesekretariatan;
Berdasarkan capaian kinerja pelayanan yang dilaksanakan oleh Badan Kepegawaian Pendidikan dan Pelaihan ( BKPP )Kabupaten Kutai Timur dan Realisasi Anggaran Pendanaan Pelayanan Badan Kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan Kabupaten Kutai Timur sebagai mana terperinci pada Tabel 2.1 dan Tabel 2.2 dapat dilihati sebagai berikut :
Pencapaian Kinerja Pelayanan Badan Kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan Kabupaten Kutai Timur
2011 2012 2013 2014 2015 2011 2012 2013 2014 2015 2011 2012 2013 2014 2015
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13) (14) (15) (16) (17) (18) (19)
1
Persentasi Pegawai yang mengikuti tugas belajar
10 10 10 10 10 10 6 10 14 16 7 60% 100% 140% 160% 70%
2
Persentase Surat keputusan kepegawaian yang diselesaikan tepat waktu
2000 2000 2000 2000 2000 2000 1966 2266 1869 2360 1706 98% 113% 93% 118% 85%
3
Persentase formasi jabatan struktural dan fungsional yang terisi
99 99 99 99 99 99 22 30 33 32 26 22% 30% 33% 32% 26%
4
Persentase usulan formasi CPNS kabupaten Kutai Timur
1000 1000 1000 1000 1000 1000 146 148 202 142 - 15% 15% 20% 14% 0%
5
Persentase pejabat yang telah memenuhi persyaratan
kepangakatan
200 200 200 200 200 200 108 202 109 285 201 54% 101% 55% 143% 101%
6
Persentase penurunan kasus- kasus disiplin PNS
10 10 10 10 10 10 - 1 1 - 2 0% 10% 10% 0% 20%
7
Persentase pemberian penghargaan PNS yang berprestasi
276 276 276 276 276 276 156 270 275 271 168 57% 98% 100% 98% 61%
Rasio Capaian pada Tahun NO Indikator Kinerja
susuai Tugas dan
Target SPM
Target IKU
Target Renstra SKPD Tahun Realisasi Capaian Tahun
Anggaran dan Realisasi Pendanaan Pelayanan Badan Kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan Kabupaten Kutai Timur
2011 2012 2013 2014 2015 2011 2012 2013 2014 2015 2011 2012 2013 2014 2015 AnggaranRealisasi
(1) (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13) (14) (15) (16) (17) (18)
1
Program Pelayanan Administrasi Perkantoran
2,291,300,000
2,723,962,950 3,520,179,850 2,967,585,800 2,971,840,000 2,202,558,897 2,469,213,067 3,338,199,050 2,434,560,535 2,607,887,690 0.96 0.91 0.95 0.82 0.88
2 Program Peningkatan Sarana dan Prasarana Aparatur
888,999,400
3,261,332,950 1,682,868,000 1,896,000,000 1,366,854,800 794,033,493 3,036,751,343 1,634,259,875 1,812,340,975 1,320,608,087 0.96 0.93 0.97 0.96 0.97
3 Program Peningkatan Kapasitas Sumber Daya Aparatur
5,127,804,400
472,000,000 1,012,525,350 1,050,000,000 1,050,000,000 4,778,914,067 436,677,400 710,827,050 964,247,157 899,973,600 0.89 0.93 0.70 0.92 0.86
4 Program Peningkatan Pengembangan Sistem Pelaporan Capaian Kinerja dan Keuangan
625,000,000
1,307,130,350 695,000,000 579,426,200 529,831,900 341,795,200 1,130,781,150 646,181,500 498,381,200 522,078,500 0.93 0.87 0.93 0.86 0.99
5 Program Pembinaan dan Pengembangan Aparatur
11,196,896,200 20,735,573,750 11,737,698,150 8,077,988,000 6,641,473,300 10,312,345,044 18,993,466,760 10,561,466,488 6,523,066,740 5,842,078,964 0.55 0.92 0.90 0.81 0.88
NO
Rata rata Pertumbuhan
Uraian Anggaran pada Tahun Realisasi Anggaran pada Tahun Rasio antara Realisasi dan
Anggaran Taahun
