FINANCE
Ketentuan Pembayaran dan Penerimaan Dana
Definisi
Definisi
Unit Kerja yang dimaksud yaitu Kantor Branch/Regional atau kantor lainnya selain Kantor Pusat yang dapat melakukan proses pengajuan pembayaran.
Pembayaran di Unit Kerja
Pembayaran di Kantor Pusat yaitu pembayaran yang dilakukan oleh Finance & Cash Management.
Pembayaran di Kantor Pusat
Proses pembayaran atas pengajuan dana dari Unit Kerja dan Kantor Pusat yang dilakukan oleh Finance & Cash Management langsung ke rekening tujuan melalui internet banking (e-banking).
Sentralisasi
Definisi
Definisi
Proses pembayaran atas pengajuan dana dari Unit Kerja dan Kantor Pusat yang dilakukan oleh Finance & Cash Management ke rekening Regional terlebih dahulu, selanjutnya diteruskan pembayaran ke pihak ketiga
Desentralisasi
dapat didefinisikan sebagai jasa dan produk bank secara langsung kepada nasabah melalui elektronik, meliputi sistem yang
memungkinkan Perusahaan untuk mengakses rekening dan melakukan transaksi bisnis.
E-Banking
adalah alat yang digunakan untuk melakukan transaksi keuangan melalui layanan e-Banking
Token
Definisi
Definisi
Mekanisme pemindahbukuan secara system di Bank dari rekening Bank In Regional ke rekening Kantor Pusat.
Automatic Transfer System (ATS)
Rekening Virtual Account untuk Kantor Branch difungsikan untuk penampung sementara dana atas transaksi yang berhubungan dengan pembiayaan konsumen. Contoh : Angsuran Konsumen
Rekening Bank Virtual Account untuk Kantor Branch
Jenis Pembayaran yang Dilakukan Oleh Finance & Cash Management dan Unit Kerja
Tunai
Kas Kecil
Ketentuan mengenai Kas kecil adalah sebagai berikut :
a. Ketentuan pembentukan dan pengeluaran dana kas kecil di unit kerja diatur melalui Memo Internal No. MI-018S/OPR/OPS/XI/2017
tertanggal 1 November 2017 prihal :” Pelaksanaan Withdrawal untuk Penggantian Petty Cash di Branch/Satellite dan Kantor Regional yang Telah Menjalankan Sentralisasi Operation”
b. PIC yang mengelola Kas Kecil antara lain : a) Unit Kerja
• Kantor Branch : Service Head
• Regional : Operation Support Head
b) Kantor Pusat : Finance & Cash Management qq Treasury c) Pemberi persetujuan pembayaran dengan kas kecil
mengacu kepada Memo Internal No MI-
003/FIN/FCM/VII/2018 tertanggal 02 Juli 2018 perihal
“Plafon Otorisasi untuk Transaksi Utility Dan Operasional”
d) . Persetujuan pengeluaran dana melalui Kas Kecil
e) Mekanisme Pembayaran Secara Tunai Dengan Dana Kas Kecil dapat dilihat pada Lampiran 2 No. MI-005/FIN/FCM/IX/2018 perihalKetentuan Pembayaran Dan Penerimaan Dana Bab 1 Withdrawal
Metode pencairan dana yang menggunakan sumber dana dari kas angsuran yang ada pada Teller. Fungsi dan batasan transaksi yang dapat menggunakan Withdrawal akan diatur oleh masing-masing bagian terkait
Cheque dan Bilyet Giro
Withdrawal
Ketentuan Pembayaran Dengan Cheque dan atau Bilyet Giro :
a. Cheque dan Bilyet Giro yang dikeluarkan harus atas nama Pihak Penerima Pembayaran sesuai dengan dokumen penagihan (invoice, faktur, ataupun kuitansi) yang sah.
b. Untuk persetujuan Cheque dan Bilyet Giro, harus dilengkapi dengan Payment Voucher (PV) dan dokumen pembayaran yang menjadi dasar pembayarannya. Cheque, Bilyet Giro dan PV harus ditandatangani oleh pejabat berwenang sesuai ketentuan pada MI-
001S/FIN/FCM/X/2017 tertanggal 02 Oktober 2017 perihal
“Ketentuan Pengelolaan Rekening Bank”.
c. Penanggungjawab pembayaran dapat menyertakan surat Konfirmasi Bank pada saat pembukaan spesimen atau disusulkan ke bank yang bersangkutan. Format surat Konfirmasi Bank dapat dilihat pada Lampiran 1_MI_005_FIN_FCM_IX_2018_ Format Surat konfirmasi Bank.
Adapun penanggungjawab pembayaran adalah sebagai berikut:
Mekanisme Pembayaran Dengan Cheque dan atau Bilyet Giro dapat dilihat pada Lampiran 2 MI_005_FIN_FCM_IX_2018_Mekanisme Pembayaran dan Penerimaan Dana Bab 2
Lokasi Kantor Penanggungjawab Pembayaran Kantor Regional Regional Operation Support Manager Kantor Pusat Head of Joint Financing & Treasury
E - Banking
Pembayaran e-Banking di Kantor Pusat
Pembayaran melalui e-banking terbagi menjadi 2 cara yaitu Auto e-banking dan manual e-banking yang dapat dilihat pada Lampiran 2 Bab 3.
Pembayaran e-Banking di Kantor Regional
a. Pengajuan atau permintaan untuk mendapatkan layanan e-Banking Cash@Work dapat dilakukan oleh Regional melalui email yang dikirimkan ke Operation Support qq Branch Operation Support pada mailing list [email protected] dengan melampirkan data-data yang terdapat dalam lampiran 3. MI_005_FIN_FCM_IX_2018_Form Pengajuan atau permintaan layanan e-Banking Cash@Work
b. Alamat akses e-banking : https://icashatwork.danamon.co.id/
c. Kantor Regional yang sudah memiliki Layanan E-Banking Cash@Work Bank Danamon tidak diperkenankan melakukan transaksi dengan mempergunakan Cheque/Bilyet Giro kecuali untuk transaksi penarikan tunai, dan jika terjadi kendala e-banking.
Jenis pembayaran yang dilakukan melalui e-Banking
a. Pindah Buku (PB) Dilakukan untuk pembayaran dengan rekening tujuan yang berada pada bank yang sama dengan bank operasional yang digunakan untuk pembayaran, misalnya: dari BCA ke BCA, dari BDI ke BDI, dari BNI ke BNI. Tidak ada biaya yang dikenakan
sehubungan dengan pembayaran menggunakan mekanisme pindah buku.
b. Lalu Lintas Giro (LLG) & Real Time Gross Settlement (RTGS) Dilakukan untuk pembayaran kepada rekening yang berada pada Bank selain bank operasional yang digunakan untuk pembayaran, dengan nilai tertentu dan diatur oleh peraturan Bank Indonesia. Jenis Pembayaran dengan menggunakan LLG maupun RTGS di peruntukkan untuk
pembayaran Lintas Bank, Misalkan dari BCA ke Non BCA, dan dari BDI ke Non BDI.
E - Banking
Pengaturan Pemegang Token
a. Pengaturan pemegang token di Kantor Pusat dilakukan oleh Finance &
Cash Management qq Head of Joint Financing & Treasury dan disetujui oleh Head of Finance & Cash Management.
b. Pengaturan pemegang token di Unit Kerja diputuskan melalui Surat Penunjukan Pemegang Token sesuai format pada Lampiran 4
MI_005_FIN_FCM_IX_2018_Format Surat Penunjukan Pemegang Token. Terkait surat penunjukan yang digunakan di Unit Kerja, berikut Matrix PIC yang melakukan persetujuan pada Surat Penunjukan
Pemegang Token.
Diberikan & Disetujui Oleh Pemegang Token
Head Of Branch SSD Service Head
Regional Operation Support Manager
Payment Processor Staff &
Operation Support Head Head Of Operation Support Regional Operation Support
Manager Keterangan :
- Apabila terjadi pergantian dari Pejabat berwenang yang memberikan persetujuan, maka surat penunjukkan tidak perlu dilakukan perubahan.
- Apabila terjadi pengantian PIC Pemegang Token, ketentuan serah terima mengikuti Memo Internal No. MI029S/HCMC/HCGA/XI/2017 tertanggal 6 November 2017 perihal ”Ketentuan Serah Terima Jabatan untuk Karyawan Level Officer sampai dengan Level AVP di ADIRA FINANCE” .
E - Banking
c. Perubahan pemegang dan peminjaman Token
- Untuk setiap perubahan nama pemegang token dan peminjaman token, maka harus disertai dengan Surat Perubahan Pemegang Token Dan Peminjaman Token sesuai format pada Lampiran 5
MI_005_FIN_FCM_IX_2018_Format Surat Perubahan Pemegang Token Dan Peminjaman Token
- Persetujuan mengacu pada point Pengaturan Pemegang Token bagian b. diatas
- Apabila terjadi pergantian dari Pejabat berwenang yang memberikan persetujuan, maka surat perubahan nama pemegang token
danpeminjaman token tidak perlu dilakukan perubahan.
d. PIC Pemegang token bertanggungjawab atas pengunaannya.
Berikut tabel PIC Pemegang Token dan tugas nya sebagai berikut :
Fungsi Tugas PIC
Maker Melakukan pengecekan
mutasi pada rekening kantor Pusat (Khusus yang telah difungsikan sebagai rekening VA (Virtual Account) Branch atas setoran angsuran Konsumen)
Service Head 1. Kantor Branch
E - Banking
2. Kantor Regional
Fungsi Tugas PIC
Maker Mempersiapkan
transaksi pembayaran dalam Layanan
EBanking, membuat Rekapitulasi PV dan input data transaksi
Payment Processor Staff
Releaser 1 Melakukan pemeriksaan kesesuaian antara
nominal pembayaran dengan dokumen pembayaran dan menyetujui transaksi pembayaran yang dibuat oleh Maker
Operation Support Head / Regional Operation Support Manager *
Releaser 2 Melakukan persetujuan atas transaksi
pembayaran dan sekaligus mengirimkan data transaksi yang sudah di setujui oleh Releaser 1 (transmit to Bank)
Operation Support Head / Regional Operation Support Manager *
Catatan :
• Jika salah satu Releaser berhalangan, maka PIC Releaser akan digantikan kepada PIC yang ditunjuk oleh Pejabat yang berwenang dan dilengkapi dengan surat penunjukan pemegang token
• Releaser 1 dan 2 dilakukan oleh PIC yang berbeda minimal level Operation Support Head
E - Banking
3. Kantor Pusat
Fungsi Tugas PIC
Maker Mempersiapkan
transaksi pembayaran dalam fasilitas e- Banking, baik dengan cara upload txt file, upload rekap, ataupun input nilai pembayaran
Treasury Officer (Level Staff)
Releaser 1 Melakukan persetujuan atas transaksi
pembayaran
Head of Treasury dan Head of JF & Treasury Releaser 2 Melakukan persetujuan
atas transaksi pembayaran dan sekaligus melakukan transmit ke bank.
a. Pembayaran Non CAPEX
E - Banking
Catatan:
- Jika salah satu Releaser berhalangan, maka PIC Releaser akan digantikan oleh salah satu pejabat yang berwenang sesuai dengan ketentuan yang tercantum pada spesimen Bank / surat penunjukan pemegang token.
- Ketentuan PIC pembayaran ini dengan pertimbangan
- Persetujuan biaya telah dilakukan di depan sesuai dengan Memo Internal No MI-003/FIN/FCM/VII/2018 tertanggal 02 Juli 2018 perihal “Plafon Otorisasi untuk Transaksi Utility Dan Operasional”.
- SLA pembayaran sesuai dengan Memo Internal
MI004/FIN/FCM/VII/2018 tertanggal 31 Juli 2018 perihal
“Ketentuan Pengajuan Dana dan Pemeriksaan atas Biaya yang Diajukan ke Finance & Cash Management”.
b. Pembayaran CAPEX
Fungsi Tugas PIC
Maker Mempersiapkan
transaksi pembayaran dalam fasilitas e- Banking, baik dengan cara upload txt file, upload rekap, ataupun input nilai pembayaran
Treasury Officer (Level Staff)
Releaser 1 Melakukan persetujuan atas transaksi
pembayaran
Head of Treasury dan Head of JF & Treasury Releaser 2 Melakukan persetujuan
atas transaksi pembayaran dan sekaligus melakukan transmit ke bank.
E - Banking
Ketentuan Kegagalan Pembayaran melalui e-Banking a. Kantor Regional
1. Pembayaran yang tidak berhasil dilakukan ditandai dengan adanya pengembalian uang (retur) ke rekening Bank Out Kantor Regional.
2. Selanjutnya Payment Processor Staff meminta keterangan kepada Bank melalui email berupa nama pemilik rekening dan alasan kegagalan atas pembayaran yang tidak berhasil dilakukan.
3. Berdasarkan keterangan dari Bank, Payment Processor Staff akan menginformasikan kepada PIC yang mengajukan pembayaran perihal kegagalan pembayaran dan memberikan data konfirmasi pembayaran e-Banking detail yang diproses oleh Payment Processor Staff serta kemudian meminta PIC tersebut memberikan nomor rekening koreksi secara tertulis atau melalui e-mail. Kemudian Payment Processor Staff akan melakukan pembayaran ulang ke nomor rekening koreksi.
b. Kantor Pusat
1. Kegagalan pembayaran ditandai dengan adanya pengembalian uang (retur) ke rekening ADIRA FINANCE atau tidak ada transaksi uang keluar pada Mutasi.
2. Finance & Cash Management qq Treasury meminta keterangan kepada Bank berupa nama pemilik rekening dan alasan kegagalan pembayaran tersebut
3. Berdasarkan keterangan dari bank, Finance & Cash Management qq Payment dan Acquisition Control akan menginformasikan kepada PIC yang mengajukan pembayaran perihal kegagalan pembayaran.
a. Khusus untuk pengajuan yang berasal dari Pengaju di Kantor Pusat, Finance & Cash Management qq Payment dan Acquisition Control akan menginformasikan kepada PIC yang mengajukan untuk segera mengirimkan kembali melalui e-mail data pembayaran detail yang diajukan serta memberikan nomor rekening koreksi sehingga pembayaran dapat dilakukan kembali ke rekening koreksi yang diterima.
b. Khusus untuk pengajuan yang berasal dari Pengaju di Kantor
Regional, Finance & Cash Management qq Payment dan Acquisition Control akan melakukan pembayaran ke rekening Bank Out Kantor Regional untuk dilanjutkan pembayarannya ke rekening pihak ke III, dan selanjutnya menginformasikan kepada PIC Regional bahwa :
“Terjadi kegagalan pembayaran ke rekening pihak ke-3”
E - Banking
4. Jika PIC yang mengajukan pembayaran tidak melakukan konfirmasi balasan selambat-lambatnya 3 (tiga) bulan terhitung sejak kegagalan pembayaran, maka pengembalian uang di rekening ADIRA FINANCE tersebut akan mengkoreksi pembayaran yang telah dilakukan oleh Finance & Cash Management qq Treasury.
5. Jika konfirmasi dilakukan oleh PIC yang mengajukan pembayaran melebihi batas waktu 3 (tiga) bulan, PIC yang mengajukan
pembayaran harus melengkapi dengan surat permintaan pembayaran yang dibuat oleh pihak ketiga (misalnya : dealer, vendor, dll) yang sudah distempel dan ditanda tangani oleh pejabat yang berwenang dari Pihak ketiga. Format surat Permintaan
Pembayaran Ulang dapat dilihat pada Lampiran 6
MI_005_FIN_FCM_IX_2018_ Format Surat Permintaan Pembayaran ulang
Ketentuan Pelaksanaan Business
Continuity Plan (BCP) Atas Pembayaran Melalui E -Banking
a. BCP hanya dapat dijalankan dalam kondisi :
1. Adanya kegagalan pada internal sistem ADIRA FINANCE yang digunakan untuk pengajuan pembayaran.
2. Adanya proses e-Banking tidak dapat diakses untuk melakukan proses pembayaran.
3. Adanya kegagalan pembayaran melalui e-Banking dari Bank operasional.
b. Mekanisme Pembayaran Melalui e-Banking yang dijalankan terkait Pelaksanaan BCP :
1. Jika permasalahan terjadi pada sistem ADIRA FINANCE, pelaksanaan BCP sesuai ketentuan pada MI-001/RIM/ORM/IV/2018 tertanggal 06 April 2018 perihal “Mekanisme Kerja dan Pelaksanaan Business Continuity Plan (BCP) Branch dan Regional”
2. Jika e-banking tidak dapat diakses maka pembayaran menggunakan cek/bilyet giro.
3. Jika permasalahan terjadi pada system e-Banking pihak Bank, mekanisme pembayaran melalui e-Banking mengacu kepada contingency plan masing- masing Bank yang digunakan.
c. Ketentuan Penerimaan Dana
Ketentuan atas penerimaan dana yang terjadi di kantor Pusat dibedakan atas : C.1 Pengembalian dana mencakup penerimaan Angsuran maupun akibat adanya
kelebihan atau pembatalan pembayaran. ketentuan pengembalian berlaku sebagai berikut :
1. Pengembalian dana dari Kantor Branch
a. Atas penerimaan dana Angsuran Konsumen (baik tunai yang diterima di Teller maupun Cheqe/Bilyet Giro (PDC) dari Konsumen) di Kantor Branch/Satellite harus dilakukan penyetoran ke rekening Virtual Account Kantor Branch.
b. Pengembalian dana atas transaksi non Angsuran Konsumen (seperti : Pengembalian atas transaksi Produk, Acquisition Cost, Opex, Capex dll) harus disetorkan ke
rekening Bank In Regional.
c. Mekanisme penyetoran dana melalui Virtual Account (VA) dapat di lihat pada di Lampiran 2 MI_005_FIN_FCM_IX_2018_Mekanisme Pembayaran dan Penerimaan Dana
2. Pengembalian dana dari Kantor Regional
a. Pengembalian dana atas transaksi Opex dan Capex Regional wajib disetorkan ke rekening Bank In Regional.
b. Seluruh penerimaan dana baik atas transaksi dari Kantor Branch maupun Regional yang ada di rekening Bank In Regional secara otomatis akan dilakukan pemindah bukuan setiap harinya melalui Automatic Transfer System (ATS)
Ketentuan Penerimaan Dana
3. Pengembalian dana dari Pengaju di Kantor Pusat : Pengembalian dananya wajib disetorkan melalui rekening Virtual Account Bank Danamon (VA) Karyawan yaitu :
- Nomor Rekening : 7337 – 0000 – NIK Karyawan (8 digit) - Nama Rekening : NIK – Nama Karyawan
Contoh :
- Nomor Rekening : 7337000010003864 - Nama Rekening : 10003864 – Wisnu Tito F
C.2 Penerimaan dana dari Pihak Ke III / Vendor
• Penerimaan dana harus berdasarkan Invoice yang telah di keluarkan dari Finance & Cash Management qq Cash Management. Format Invoice dapat dilihat pada lampiran7MI_005_FIN_FCM_IX_2018_Permintaan Penerbitan Invoice.
Proses untuk memperoleh invoice tersebut adalah sebagai berikut:
a. Project Owner atas penerimaan tersebut harus menginformasikan melalui email ke [email protected] untuk dapat di identifikasi class code serta indikasi perpajakannya. Apabila penerimaan ini atas Kerjasama yang baru dan secara pencatatannya perlu dikaji lebih dalam, maka Accounting Helpdesk akan meneruskan email ke
b. Untuk selanjutnya mengirimkan Form Permohonan penerbitan Invoice ke Finance & Cash Management qq Cash Management untuk mengeluarkan Invoicenya.
c. Jika invoice menagihkan PPN, Project Owner setelah menerima invoice komersial dari Finance & Cash Management harus mengirim email invoice tersebut ke [email protected] untuk dibuatkan faktur pajak.
Ketentuan Penerimaan Dana
Dana yang telah diterima harus segera diinformasikan melalui email ke PIC Finance & Cash Management qq Cash Management dengan informasi
sebagai berikut :
o Subject Email : Penerimaan Invoice No: ...
o Amount : XXX
o Tanggal Transfer : XXX
Ketentuan Tambahan
1. Finance & Cash Management akan memberikan e-mail konfirmasi atas pembayaran yang sudah dilakukan, ke Kantor Regional kepada Operational Support Head, dan Kantor Pusat kepada Pengaju
(Initiator). Operational Support Head dapat meneruskan informasi pembayaran tersebut sesuai dengan detail yang dibutuhkan oleh PIC di kantor Branch ataupun pihak ke III.
2. Transaksi pembayaran yang di tujukan ke rekening Regional sebelum di teruskan ke pihak ke III pembayarannya terdiri atas :
a. Transaksi yang memang di tujukan pembayarannya ke rekening regional
b. Transaksi atas gagal transfer karena rekening pihak ke III yang bermasalah sehingga pembayaran di alihkan kerekening Regional terlebih dahulu. Atas transaksi tersebut, PIC Penanggungjawab pembayaran di Regional harus memastikan setiap dana
pembayaran yang sudah tersedia di rekening Bank Out, sesegera mungkin dibayarkan ke penerima pembayaran sesuai pengajuan pembayaran.
3. Monitoring harus dilakukan agar tidak ada dana pembayaran yang mengendap di rekening masing-masing oleh PIC Penanggungjawab pembayaran sesuai tabel pada butir B.2.c selambat-lambatnya 3 bulan sejak tanggal pembayaran.
4. Operational Support Head atau Payment Processor Staff juga harus menginformasikan kepada pengaju atas transaksi yang memiliki rekening bermasalah, harus segera dilakukan perubahan pada
parameter rekening pihak ke III. Mekanisme perubahan rekening pada parameter pihak ke III mengacu pada Memo Internal MI-
004/FIN/FCM/VII/2018 tertanggal 31 Juli 2018 perihal “Ketentuan Pengajuan Dana dan Pemeriksaan atas Biaya yang Diajukan ke Finance
& Cash Management”.
5. Seluruh pembayaran melalui E-Banking di kantor Regional harus dilakukan kontrol yaitu dengan membuat Rekonsiliasi Bank secara harian sesuai dengan ketentuan Memo Internal No. MI-
004S/OPR/OPS/XI/2017 tertanggal 1 November 2017 perihal
“Ketentuan Pelaksanaan Rekonsiliasi Bank Harian di Kantor Regional “.
Ketentuan Tambahan
6. Ketentuan atas rekonsiliasi rekening bankkantor pusat dapat dilihat pada Lampiran 8 MI_005_FIN_FCM_IX_2018_Mekanisme Rekonsiliasi Rekening Bank Kantor Pusat.
7. Penjelasan Class Code mengenai Pembayaran dan Pengembalian Dana mengacu kepada Memo Internal No. MI- 001/FIN/VII/2013 Tanggal 1 Juli perihal “Penerbitan Accounting Manual Divisi Accounting”
