Pusat Data dan Teknologi Informasi Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia

(1)

(2)

(3)

Pusat Data dan Teknologi Informasi Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia

Republik Indonesia 2019

(4)

There is no other greater source of inspiration and motivation than to walk into

work every morning and be greeted by smiles of friendly and supportive team

members like you. Thanks.

“Pusdatin”

(5)

Panduan Pengguna

Surel Dinas @kemenkumham.go.id

(6)

(7)

Panduan Pengguna

Surel Dinas @kemenkumham.go.id

1. Pengantar

Surel kemenkumham.go.id dapat diakses melalui perangkat komputer destop, laptop, komputer tablet ataupun ponsel pintar (smartphone). Aplikasi yang dapat digunakan yaitu Aplikasi Klien Surel (mail client) ataupun Peramban Web (web browser). Berikut ini tabel perbandingan perangkat, sistem operasi dan aplikasi untuk mengakses surel kemenkumham.go.id:

No Perangkat Sistem Operasi Aplikasi Surel Aplikasi Peramban Web 1 Destop

Laptop

GNU/Linux Mac OS X

Zimbra Desktop Mozilla Thunderbird

Google Chrome Mozilla Firefox Opera

Safari (Mac OS X & iOS) 2 Destop

Laptop Microsoft Windows

Zimbra Desktop Mozilla Thunderbird Microsoft Outlook 3 Komputer Tablet

Ponsel Pintar

Android

iOS (iPhone) Gmail

2. Akses Surel Menggunakan Peramban Web 2.1. Masuk Surel

1. Jalankan aplikasi peramban web (Google Chrome/Mozilla Firefox / Opera) 2. Akses ke alamat: https://mail.kemenkumham.go.id

3. Masukkan username dan password dan jika diinginkan pilih versi tampilan pada peramban:

○ Default: peramban web akan otomatis menyesuaikan dengan sistem operasi yang digunakan

○ Advanced (Ajax): Jika mengakses surel dengan kecepatan jaringan yang tinggi.

misal akses dari dalam kantor Kemenkumham.

○ Standard (HTML): Jika mengakses surel dengan kecepatan jaringan yang lambat dari internet.

○ Mobile: Jika mengakses surel menggunakan peramban web pada komputer tablet atau ponsel pintar.

(8)

4. Klik .

5. Jika username dan password yang dimasukkan benar, anda akan masuk ke halaman Surel yang tampilannya seperti gambar berikut:

Catatan:

Mail folder lama anda mungkin belum ada di Mail folder baru selama proses migrasi server surel.

Mail folder lama akan muncul di Mail folder masing-masing pengguna setelah proses migrasi selesai. Jika anda perlu mengakses Mail folder lama selama proses migrasi, anda dapat mengakses ke http://mailarsip.kemenkumham.go.id, namun silahkan tetap lakukan pengiriman surel di Mail folder baru (https://mail.kemenkumham.go.id). Surel baru yang ditujukan untuk anda juga akan diterima di Mail folder baru.

2.2. Keluar Surel

1. Klik nama pengguna di pojok kanan atas kemudian klik Sign Out.

2. Anda akan kembali ke halaman masuk surel.

2.3. Mengirim Surel 1. Klik

(9)

2. Isikan To (alamat tujuan), CC (salinan karbon, opsional), Subject (subjek surel), Attach (lampiran dokumen, opsional), dan isi surel. Klik untuk mengirim surel.

2.4. Mengganti Password

1. Klik nama pengguna di pojok kanan atas kemudian klik Change Password.

2. Akan muncul jendela peramban baru. Isikan password lama anda dan password penggantinya dua kali. Password harus berisi minimal 6 karakter. Kemudian klik

(10)

Jika ganti password berhasil akan muncul tampilan seperti gambar berikut.

3. Tutup jendela ganti password dan uji password baru anda dengan keluar dan masuk kembali ke dalam surel.

3. Akses Surel Menggunakan Zimbra Desktop

3.1. Unduh dan Pasang Zimbra Desktop

1. Unduh dan pasang Java Runtime Environment (JRE) jika belum dipasang di destop/laptop anda. JRE dapat diunduh di tautan http://www.java.com/en/download/manual.jsp.

2. Unduh Zimbra Desktop di tautan https://www.zimbra.com/downloads/zimbra-desktop/.

Pilih berkas (file) yang sesuai dengan sistem operasi yang anda gunakan.

3. Eksekusi berkas Zimbra Desktop yang sudah diunduh untuk melakukan pemasangan.

(11)

4. Jalankan aplikasi Zimbra Desktop.

5. Klik . Isikan parameter konfigurasi sebagai berikut:

a. Account type: Zimbra

b. Account name: nama akun pengguna [alamat.surel@kemenkumham.go.id]

c. Email address: alamat surel [alamat.surel@kemenkumham.go.id]

d. Password: kata kunci surel

e. Incoming server: mail.kemenkumham.go.id f. Security: SSL

g. Check messages: as new mail arrives h. Mail Sync: Sync all messages

Setelah selesai klik .

(12)

6. Jika parameter yang diisikan benar, selanjutnya akan muncul tampilan seperti gambar

berikut. Klik untuk membuka Surel.

7. Tampilan Surel akan seperti gambar berikut.

(13)

4. Akses Surel Menggunakan Microsoft Outlook

4.1. Konfigurasi Microsoft Outlook

1. Jalankan aplikasi Microsoft Outlook.

2. Pilih menu Tools > Account Settings. Akan muncul jendela Account Settings seperti berikut:

(14)

3. Pada tab E-mail, pilih

4. Pilih kemudian klik

5. Pilih kemudian klik .

6. Isikan parameter akun surel:

a. Your name: Nama Lengkap

b. Email address: alamat surel [alamat.surel@kemenkumham.go.id]

c. Account Type: POP3

d. Incoming mail server: mail.kemenkumham.go.id

e. Outgoing mail server (SMTP): mail.kemenkumham.go.id f. User Name: nama.akun

g. Password: kata kunci surel h. Remenber password: ceklis

(15)

Kemudian klik dan pilih tab Advanced.

7. Isikan parameter E-mail Settings:

a. Incoming server (POP3): 995 b. This server requires SSL: Ceklis c. Outgoing server (SMTP): 25

d. Use type encrypted connection: TLS

e. Leave a copy of messages on the server: Ceklis

Kemudian klik

8. Klik untuk menguji konfigurasi akun. Jika konfigurasi benar, jendela uji setelan akun akan tampil seperti berikut:

Klik untuk menutup jendela uji akun.

9. Klik untuk melanjutkan konfigurasi.

10. Klik untuk mengakhiri konfigurasi.

(16)

11. Klik untuk menutup jendela Account Settings.

12. Klik untuk memulai mengunduh surel.

5. Akses Surel Menggunakan Klien Surel Mozilla Thunderbird 5.1. Unduh dan Pasang Mozilla Thunderbird

(17)

1. Unduh Mozilla Thunderbird di tautan https://www.mozilla.org/en-US/thunderbird/all/.

2. Pilih berkas (file) yang sesuai dengan sistem operasi yang anda gunakan.

3. Eksekusi berkas Mozilla Thunderbird yang sudah diunduh untuk melakukan pemasangan.

4. Jalankan aplikasi Mozilla Thunderbird.

5. Klik . Isikan parameter akun surel:

a. Your name: Nama Lengkap

b. Email address: alamat surel [alamat.surel@kemenkumham.go.id]

c. Password: kata kunci surel Setelah selesai klik .

6. Klik . Isikan parameter akun surel:

a. Incoming: POP3

b. Incoming Server hostname: mail.kemenkumham.go.id

(18)

d. Incoming SSL: STARTTLS

e. Incoming Authentication: Normal password f. Outgoing: SMTP

g. Outgoing Server hostname: mail.kemenkumham.go.id h. Outgoing Port: 587

i. Outgoing SSL: STARTTLS

j. Outgoing Authentication: Normal password k. Incoming Username: nama.akun

l. Outgoing Username: nama.akun 7. Setelah selesai klik .

8. Selanjutnya akan muncul tampilan surel seperti gambar berikut.

(19)

6. Akses Surel Menggunakan Aplikasi Gmail di Tablet/Ponsel 6.1. Unduh dan Konfigurasi Gmail

1. Jika aplikasi Gmail belum terpasang di tablet/ponsel anda, unduh dan pasang dari Google Play (Android) atau Apple App Store (iOS) sesuai jenis tablet/ponsel anda.

2. Jalankan aplikasi Gmail.

3. Pilih kemudian pilih

(20)

4. Pilih Set up email: Personal (IMAP/POP). Kemudian pilih NEXT.

(21)

5. Isi enter your email dengan alamat.email@kemenkumhan.go.id. Kemudian pilih Manual setup.

6. Pilih tipe akun: Personal (IMAP). Kemudian pilih NEXT.

(22)

7. Isikan password akun. Kemudian pilih NEXT.

8. Pada bagian Incoming server settings, isikan parameter berikut:

a. USERNAME: alamat.surel@kemenkumham.go.id b. PASSWORD: kata kunci akun surel

c. SERVER: mail.kemenkumham.go.id d. PORT: 143

e. SECURITY TYPE: STARTTLS Kemudian pilih NEXT.

(23)

Pada bagian Outgoing server settings, isikan parameter berikut:

a. SMTP SERVER: mail.kemenkumham.go.id b. PORT: 587

c. SECURITY TYPE: STARTTLS

d. USERNAME: alamat.surel@kemenkumham.go.id e. PASSWORD: kata kunci akun surel

i. Kemudian pilih NEXT.

9. Pada bagian Account options, isikan parameter berikut atau sesuaikan dengan keinginan anda

a. Sync frequency: Every 15 minutes b. Notify me when email arrives:

c. Sync email from this account:

d. Automatically download attachments when connected to Wi-Fi:

(24)

10. Pada bagian terakhir, isikan parameter berikut atau sesuaikan dengan keinginan anda a. Account name: alamat.surel@kemenkumham.go.id

b. Your name: Nama Lengkap

11. Email anda sudah siap diakses di tablet/ponsel anda.

6.2. Mengirim Surel

1. Pilih kemudian pilih akun surel kemenkumham.go.id.

(25)

2. Pada tampilan Inbox akun, pilih

3. Isikan To (alamat tujuan), CC (salinan karbon, opsional), Subject (subjek surel), (lampiran dokumen, opsional), dan isi surel. Pilih untuk mengirim surel.

(26)

7. Akses Surel Menggunakan Aplikasi Microsoft Outlook di Tablet/Ponsel

7.1. Unduh dan Konfigurasi Microsoft Outlook

1. Jika aplikasi Microsoft Outlook belum terpasang di tablet/ponsel anda, unduh dan pasang dari Google Play (Android) atau Apple App Store (iOS) sesuai jenis tablet/ponsel anda.

2. Jalankan aplikasi Microsoft Outlook. Sentuh tombol

3. Pada tampilan Add Account, maskukkan alamat surel alamat.surel@kemenkumham.go.id kemudian sentuh tombol .

4. Pada tampilan Choose account type, pilih .

(27)

5. Pada tampilan Connect IMAP, sentuh menu . Isikan parameter berikut. Setelah selesai sentuh tombol

a. Email Address: alamat.surel@kemenkumham.go.id b. Display Nama: Nama Lengkap

c. Description: Kemenkumham

d. IMAP Incoming Mail Server: mail.kemenkumham.go.id e. IMAP Username: alamat.surel@kemenkumham.go.id f. IMAP Password: kata kunci akun surel

g. SMTP Outgoing Mail Server: mail.kemenkumham.go.id h. SMTP Username: alamat.surel@kemenkumham.go.id i. SMTP Password: kata kunci akun surel

6. Jika muncul pesan kesalahan invalid certificate, lanjutkan dengan tetap milih

7. Email anda sudah siap diakses di tablet/ponsel anda.

(28)

(29)

(30)