commit to user
FUNGSI MEDIA RELATIONS SEBAGAI INPUT KEBIJAKAN
DPRD SURAKARTA
Disusun Oleh :
DEDY PURBOLAKSITO
NIM : D1608018
TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Melengkapi Tugas-Tugas Dan Melengkapi Syarat-Syarat Guna
Memperoleh Sebutan Ahli Madya Bidang Komunikasi Terapan
PROGRAM DIPLOMA III KOMUNIKASI TERAPAN
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
commit to user
Tugas Akhir Berjudul :
FUNGSI MEDIA RELATIONS SEBAGAI INPUT KEBIJAKAN
DPRD SURAKARTA
Karya :
Nama
: Dedy Purbolaksito
NIM
: D1608018
Konsentrasi
: Public Relations
Disetujui untuk dipertahankan di hadapan Panitia Penguji Tugas Akhir
Program DIII Komunikasi Terapan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret
Surakarta
Surakarta, 2011
Menyetujui
Dosen Pembimbing,
commit to user
·
Jangan berjalan di depanku, aku mungkin tidak akan mengikutimu.Jangan berjalan di belakangku, aku mungkin tidak akan memimpin.
Jalanlah di sebelahku, dan jadilah temanku.
·
Janganlah pernah merasa gagal, sesungguhnya kegagalan yang palingbesar adalah perasaan gagal itu sendiri
·
Hai orang-orang yang beriman, jadikanlah sabar dan shalat sebagaipenolongmu, sesungguhnya Allah bersama orang-orang yang sabar
(Q.S Al-Baqarah ; 153)
·
Waktu adalah barang yang paling berharga untuk kujaga, karenaadalah barang yang paling mudah hilang dariku, orang bodoh adalah
orang yang diberi modal hidup berupa waktu kemudian ia sia-siakan
commit to user
Karya ini kupersembahkan untuk :
ü
Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya sehingga peulis
dapat menyelesaikan karya ini.
ü
Bapak, ibu dan saudara-saudara (dani, luki) yang senantiasa selalu mendoakan
aku.
ü
Markaresti Maulidya atas doronganya.
ü
Teman-teman D3 Public Relations 2008, Thanks for your support
ü
Fisip Fotografi Club
commit to user
Alhamdulillah, dengan mengucap puji dan syukur kehadirat Allah SWT yang
telah melimpahkan rahmat dan hidayah-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan
Kuliah Kerja Media di DPRD Surakarta. Laporan Tugas Akhir ini disusun sebagai
salah satu persyaratan guna memperoleh gelar Ahli Madya (AMd) bidang
Komunikasi Terapan pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas
Maret Surakarta.
Adapun judul Tugas Akhir ini adalah FUNGSI MEDIA INTERNAL
SEBAGAI INPUT KEBIJAKAN DPRD SURAKARTA. Atas terselesainya Kuliah
Kerja Media (KKM) dan tersusunya TA (tugas akhir) ini, penulis juga tak lepas dari
berbagai kesulitan dan kendala. Namun berkat bantuan dari berbagai pihak, maka
penulis dapat melalui kesulitan-kesulitan tersebut. Untuk itu penulis mengucapkan
terima kasih yang sebesar-besarnya atas bantuan saran dan petunjuk yang diberikan
kepada penulis.
Dan dalam kesempatan ini perkenankan penulis mengucapkan terima kasih
kepada :
1.
Allah AWT , yang telah melimpahkan segala rahmat dan hidayah-Nya kepada
penulis sehingga penulis secara sehat wal-afiat dapat menyelesaikan Tugas
Akhir ini dengan sebaik-baiknya.
2.
Drs. Prof. Drs. Parwito, Ph.D selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu
Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta
commit to user
Akhir, atas waktu dan saran yang diberikan beliau sehingga penulis dapat
menyelesaikan Tugas Akhir dengan lancer.
5.
Humas DPRD Kota Surakarta atas bimbinganya selama KKM
6.
Keluarga besarku yang selalu memberi semangat baik suka maupun duka
selama ini.
7.
Dan berbagai pihak yang tidak dapat saya sebutkan satu persatu yang telah
ikut andil dalam penyusunan Tugas Akhir ini.
Sebagai penulis tahu betul bahwa dalam penyusunan laporan Tugas Akhir
ini masih banyak kekurangan dan kesalahan. Untuk itu penulis memohon kepada
pembaca sekalian sekiranya berkenan memberikan kritik dan saran yang bersifat
membangun dan akhirnya dapat menjadi hal yang berguna bagi para pembaca.
Semoga laporan ini bermanfaat bagi pembaca serta kita semua dan dapat
dipergunakan dengan sebaik-baiknya, Amin.
Surakarta, Juni 2011
commit to user
JUDUL
...
i
PERSETUJUAN
...
ii
PENGESAHAN
...
iii
MOTTO
...
iv
PERSEMBAHAN
...
v
KATA PENGANTAR
...
vi
DAFTAR ISI
...
vii
BAB I PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang ...
1
B.
Tujuan ...
3
BAB II LANDASAN TEORI
A. Komunikasi ...
5
1.
Definisi Komunikasi ...
5
2.
Proses Komunikasi ...
6
3.
Unsur-Unsur Komunikasi ...
7
B. Hubungan Masyarakat (HUMAS) ...
10
1.
Definisi Humas (Public Relations) ...
10
2.
Fungsi Public Relations ...
13
3.
Humas dalam Instansi Pemerintah ...
18
BAB III GAMBARAN UMUM DPRD KOTA SURAKARTA
A.
Sejarah Singkat Berdirinya DPRD Kota Surakarta ...
22
B.
Dasar Hukum DPRD Surakarta...
23
C.
Visi dan Misi DPRD Kota Surakarta ...
23
D.
Strategi dan Kebijakan Pencapaian Visi dan Misi ...
24
E.
Sekretariat DPRD Kota Surakarta ...
25
F.
Kedudukan dan Tugas Pokok Sekretariat DPRD Kota Surakarta ...
26
G.
Struktur Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat DPRD
Kota Surakarta ...
28
commit to user
D.
Fungsi Media Relations Sebagai Input Kebijakan
DPRD Surakarta ...
39
E.
Kebijakan DPRD Surakarta dalam Menyikapi
Media Relations ...
40
BAB V PENUTUP
A.
Kesimpulan ...
42
B.
Saran ...
43
commit to user
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Alasan penulis melaksanakan Kuliah Kerja Media (KKM) di DPRD
Surakarta divisi Humas dan Protokoler, karena pada instansi tersebut divisi
Humas dan Protokoler baru dibentuk kurang lebih 2 tahun yang lalu. Dengan
harapan menjadi orang baru yang berperan sebagai humas untuk membantu
instansi mengaplikasikan tugas-tugas humas. Selain itu penulis juga ingin
mengemban ilmu sebanyak-banyaknya pada divisi baru tersebut, dan ingin
berkecimpung di dunia politik dan pemerintahan.
commit to user
interaksi dan penyebaran informasi antara instansi dengan masyarakat
mengenai perkembangan intern dan aspirasi masyarakat.
Tanggapan masyarakat merupakan umpan balik atas kebijakan suatu
instansi pemerintah baik yang bersifat positif maupun bersifat negative.
Tanggapan atau aspirasi masyarakat juga sangat berpengaruh besar terhadap
kinerja dalam pemerintahan dan dapat menjadi gangguan operasional instansi
pemerintah bila tidak ditanggapi dengan serius. Besarnya aspirasi terhadap
instansi
pemerintahan,
mengharuskan
instansi
pemerintah
mampu
memonitoring isu yang berkembang di masyarakat terutama yang berkait
dengan kepemerintahan.
Tingginya tuntutan masyarakat akan pemenuhan informasi, dan
kritisnya masyarakat dalam menanggapi isu-isu di pemerintahan, menjadi
alasan DPRD kota Surakarta untuk membentuk divisi Humas dan Protokoler
pada tahun 2009 yang lalu. Seorang humas di pemerintahan dituntut untuk
membangun dan mempertahankan image positif serta menjalin komunikasi
yang baik dengan masyarakat maupun media. Dengan begitu seorang humas
DPRD di kota Surakarta menjadi ujung tombak dalam kelangsungan jalannya
pemerintahan dalam menyikapi aspirasi masyarakat.
commit to user
harus mempunyai kepekaan, kemampuan analisis yang tinggi sehingga
tanggap akan keluhan-keluhan atau informasi melalui aspirasi masyarakat.
Dalam mengelola tanggapan masyarakat tersebut, seorang humas di
DPRD bukan hanya harus mampu menanalisis apakah bersifat negatif atau
bersifat positif, tetapi juga harus mampu menyampaikan dan mendiskusikan
dengan bagian-bagian yang terkait. Sehingga keluhan dan informasi dari
masyarakat tidak hanya berhenti untuk sekedar diketahui oleh DPRD, tetapi
juga diolah agar dapat bermanfaat bagi masyarakat banyak.
Melalui pengawasan media tentang tanggapan masyarakat ini seorang
humas DPRD harus menjadi yang pertama kali dan mengetahui apa yang
terjadi di pemerintahan. Untuk itulah kepekaan sangat dibutuhkan oleh
seorang humas bukan hanya untuk menanggapi permasalahan namum juga
kepekaan dalam perkembangan keadaan DPRD Surakarta.
Di DPRD Surakarta bagian humas melaksanakan tugas pemantauan
bertia
“clemongan”
masyarakat adalah melalui media cetak dan media
televisi. Berita yang mengenai anggota dewan atau kegiatan-kegiatan dan
fenomena kejadian yang terjadi di kantor DPRD kota Surakarta dirangkum
dalam bentuk kliping, dianalisis isi beritanya, selanjutnya dikonsultasikan
dengan komisi terkait.
commit to user
KEBIJAKAN DPRD SURAKARTA”. Penulis tertarik untuk mengangkat
topik ini yang berisikan tentang hubungan media dan masyarakat, karena
penulis menyadari pentingnya fungsi dan dampak berita masyarakat bagi
penyusunan strategi di DPRD Surakarta.
B. Tujuan
Selain sebagai salah satu syarat guna memperoleh gelar ahli madya
bidang Komunikasi Terapan, tujuan yang ingin dicapai penulis dalam proses
Kuliah Kerja Madya (KKM) dan pembuatan Tugas Akhir antara lain :
1.
Mengaplikasikan ilmu Public Relations yang diperoleh penulis di dunia
perkuliahan pada dunia kerja yang nyata.
2.
Mempelajari cara meningkatkan kemampuan Humas pemerintah daerah
tentang teknik-teknik membangun citra, serta meningkatkan kemampuan
Humas pemerintah daerah tentang media relation sebagai salah satu
pendukung upaya membangun citra.
3.
Menambah pengalaman yang bersifat praktik guna memperdalam ilmu
kehumasan supaya kedepannya mempunyai bekal yang cukup terampil
untuk menghadapi dunia kerja yang semakin ketat persaingannya.
commit to user
5.
Penulis ingin terjun langsung untuk mempelajari dan mengemban ilmu
tentang tugas dan peran humas di DPRD kota Surakarta yang merupakan
instansi pemerintah.
6.
Penulis ingin mengetahui kendala-kendala yang dialami oleh seorang
humas dan cara mengatasi kendala tersebut.
commit to user
BAB II
LANDASAN TEORI
A. Komunikasi
1. Definisi Komunikasi
Komunikasi berasal dari akar kata dalam bahasa Latin Communico yang artinya membagi. Istilah komunikasi juga berpangkal pada perkataan lain yaitu Communis yang artinya membuat kebersamaan atau membangun kebersamaan antara dua orang atau lebih. Dalam kaitan definisi komunikasi, Rogers dan D. Lawrence Kincaid menyatakan:
”...komunikasi adalah suatu proses ketika dua orang atau lebih membentuk atau melakukan pertukaran informasi dengan satu sama lainnya, yang pada gilirannya akan muncul saling pengertian yang mendalam”.1
William Albig dalam bukunya
Public Opinion
sebagaimana yang dikutip oleh
Siahaan mengemukakan definisi komunikasi sebagai berikut:
”...communication is the process of transmitting meaningfull symbols between
individuals”.
Secara bebas dapat diartikan bahwa komunikasi adalah proses penyampaian
lambang-lambang yang berarti antara individu. Selanjutnya Carl I. Hovland
dalam buku
Social Communication
menyatakan hal berikut mengenai komunikasi:
”...communication is the process by which an individual (the communicator)
transmits stimuli (usually verbal symbols) to modify the behavior of other
individuals communicant”.
Pendapat di atas menjelaskan komunikasi adalah proses di mana seseorang individu (komunikator) menyampaikan rangsangan (biasanya lambang kata-kata) untuk mengubah tingkah laku individu lainnya (komunikan). Kemudian Siahaan menyatakan bahwa arti komunikasi adalah:
1
commit to user
”...seni penyampaian informasi (pesan, ide, sikap atau gagasan) dari komunikator untuk mengubah serta membentuk perilaku komunikan (pola, sikap, pandangan, dan pemahamannya) ke pola dan pemahaman yang dikehendaki komunikator. Jadi proses penyampaian informasi itu berdaya guna (berefek) terhadap komunikan maupun komunikator”.2
Definisi – definisi yang dikemukakan di atas, tentu belum mewakili semua definisi komunikasi yang telah dibuat oleh para ahli. Namun, paling tidak kita telah memperoleh gambaran tentang apa yang dimaksud dengan komunikasi. Secara ringkas peneliti menyimpulkan bahwa komunikasi adalah proses penyampaian pesan dari komunikator kepada komunikan berupa lambang atau kata-kata untuk tujuan tertentu.
2. Proses Komunikasi
a. Proses Komunikasi Secara Primer
Proses komunikasi secara primer (
primary process
) adalah proses
penyampaian pikiran oleh komunikator kepada komunikan dengan menggunakan
suatu lambang (
symbol
) sebagai media atau saluran. Lambang ini umumnya
bahasa, tetapi dalam situasi-situasi tertentu lambang-lambang yang dipergunakan
dapat berupa kial (
gesture
), yakni gerak anggota tubuh, gambar, warna, dan lain
sebagainya.
b. Proses Komunikasi Secara Sekunder
Proses komunikasi secara sekunder adalah proses penyampaian pesan oleh komunikator kepada komunikan dengan menggunakan alat atau sarana sebagai media kedua setelah memakai lambang sebagai media pertama.
Komunikator menggunakan media kedua ini karena komunikan yang dijadikan sasaran komunikasinya tempatnya jauh atau banyak jumlahnya atau kedua-duanya, jauh
2
commit to user
dan banyak. Kalau komunikan jauh, dipergunakan surat atau telepon; jika banyak dipakailah pengeras suara; apabila jauh dan banyak; dipergunakan surat kabar, radio atau televisi.
Komunikasi dalam proses sekunder ini semakin lama semakin efektif dan efisien karena didukung oleh teknologi komunikasi yang semakin canggih, yang ditopang pula oleh teknologi-teknologi lainnya yang bukan teknologi komunikasi.3
Pentingnya peranan media, khususnya media sekunder dalam proses
komunikasi, disebabkan oleh efisiensinya dalam mencapai komunikan. Jelas
efisien, karena dengan menyiarkan sebuah pesan satu kali saja, sudah dapat
tersebar luas terhadap khalayak yang begitu banyak jumlahnya.
3 Unsur–Unsur Komunikasi
Dari pengertian komunikasi yang telah dikemukakan sebelumnya, maka jelas bahwa komunikasi antar manusia hanya bisa terjadi jika ada seseorang yang menyampaikan pesan kepada orang lain dengan tujuan tertentu, artinya komunikasi bisa terjadi kalau didukung oleh adanya sumber, pesan, media, penerima dan efek. Unsur – unsur ini juga bisa disebut komponen atau elemen komunikasi. Hafied Cangara menguraikan unsur-unsur komunikasi sebagai berikut:
a. Sumber
Dalam komunikasi antarmanusia, sumber bisa terdiri dari satu orang, tetapi bisa juga dalam bentuk kelompok. Sumber sering disebut sebagai pengirim, komunikator atau dalam bahasa Inggrisnya disebut source, sender, atau encoder.
b. Pesan
3
commit to user
Pesan dapat disampaikan dengan cara tatap muka atau melalui media komunikasi. Isinya berupa ilmu pengetahuan, hiburan, informasi, nasihat atau propaganda. Dalam bahasa Inggris biasanya diterjemahkan dengan kata
message, content atau information.
c. Media
Dalam komunikasi massa, media adalah alat yang dapat menghubungkan antara sumber dan penerima yang sifatnya terbuka, dalam hal ini setiap orang dapat melihat membaca, dan mendengarnya. Media dalam komunikasi massa dapat dibedakan atas dua macam yaitu media cetak dan elektronik.
d. Penerima
Penerima adalah pihak yang menjadi sasaran pesan yang dikirim oleh sumber. Penerima bisa terdiri dari satu orang atau lebih, bisa dalam bentuk kelompok, partai atau negara. Penerima biasa disebut dengan berbagai macam istilah, seperti khalayak, sasaran, komunikan atau dalam bahasa Inggris disebut audience atau receiver.
e. Pengaruh
Pengaruh atau efek adalah perbedaan antara apa yang dipikirkan,
dirasakan dan dilakukan oleh penerima sebelum dan sesudah
menerima pesan. Pengaruh ini bisa terjadi pada pengetahuan, sikap dan
tingkah laku seseorang.
f. Tanggapan Balik
commit to user
sebenarnya umpan balik bisa juga berasal dari unsur lain seperti pesan
dan media, meski pesan belum sampai pada penerima.
g. Lingkungan
Lingkungan atau situasi ialah faktor-faktor tertentu yang dapat mempengaruhi jalannya komunikasi. Faktor ini dapat digolongkan atas empat macam, yakni lingkungan fisik, lingkungan sosial budaya, lingkungan psikologis, dan dimensi waktu. Lingkungan fisik menunjukkan bahwa suatu proses komunikasi hanya bisa terjadi kalau tidak terdapat rintangan fisik, misalnya geografis. Lingkungan sosial menunjukkan faktor sosial budaya, ekonomi dan politik yang bisa menjadi kendala terjadinya komunikasi, misalnya kesamaan bahasa, kepercayaan, adat istiadat dan status sosial. Dimensi psikologis adalah pertimbangan kejiwaan yang digunakan dalam berkomunikasi, misalnya menyajikan materi yang sesuai dengan usia khalayak. Dimensi waktu menunjukkan situasi yang tepat untuk melakukan kegiatan komunikasi.4
Jadi setiap unsur memiliki peranan yang sangat penting dalam
membangun proses komunikasi. Bahkan ketujuh unsur ini saling bergantung satu
sama lainnya. Artinya tanpa keikutsertaan satu unsur akan memberi pengaruh
pada jalannya komunikasi.
B. Hubungan Masyarakat (HUMAS)
1. Definisi Humas (Public Relations)
4
commit to user
“Public Relations” berasal dari bahasa Inggris dan apabila dilihat dari sudut
etimologi kata, maka istilah Public Relations merupakan gabungan dari dua kata yaitu
“Public” dan “Relations”. Istilah “Public” dalam bahasa Indonesia diterjemahkan
sebagai “Publik”, yaitu sebagai salah satu kelompok dalam masyarakat yang bersifat heterogen terdapat sekelompok orang yang sifatnya homogen. Sedangkan arti publik secara universal ialah “Sekelompok orang yang mempunyai minat dan perhatian yang sama terhadap sesuatu hal”.
Dalam kaitannya dengan Public Relations maka kata “publik” dapat diartikan sebagai “sejumlah orang yang terlibat dalam suatu kelompok yang mempunyai minat, perhatian dan kepentingan yang sama terhadap suatu hal yang menyangkut masalah organisasi, perusahaan atau lembaga tertentu”. Kata Relations tanpa huruf “s” dibelakangnya (jamak) diterjemahkan ke dalam bahasa Indonesia sebagai “hubungan”, terjemahan Relations yang tepat seharusnya adalah “hubungan-hubungan” dalam arti kata kegiatan Public Relations pada pelaksanaannya melibatkan berbagai macam hubungan yang perlu dijalin dan dibina hubungan baiknya. (Neni Yulianita, 1999:34), pada hakekatnya berfungsi untuk menunjukkan kepada identitas, ciri-ciri karakteristik dari Public Relations yaitu :
a. Hubungan atau relasi antar publik.
b. Sifat komunikasi timbal balik (two way communication).
Kegiatan Public Relations atau Kehumasan bersifat dinamis dan fleksibel terhadap perkembangan dinamika kehidupan masyarakat yang mengikuti kemajuan zaman. Hal ini membuat para pakar professional dan para praktisi Public Relations memiliki sudut pandang tersendiri tentang definisi Public Relations.
commit to user
“ Public Relations activity is management of communications between an
organization and its publics. Public Relations practice is deliberate, planed
and substain effort to establish and maintain mutual understanding
between an organization and its public.”
Aktivitas Public Relations adalah mengelola komunikasi antara organisasi dan publiknya. Praktik Public Relations adalah memikirkan, merencanakan dan mencurahkan daya untuk membangun dan menjaga saling pengertian antar organisasi dan publiknya. (Rosady Ruslan, 2005:16)
International Public Relations Association (IPRA) memberikan definisi
humas karena pada tahun 1960 sudah muncul ribuan definisi. Jumlahnya tidak
kurang dari 2000 buah definisi yang tercatat. Justru karena begitu banyak
definisi akan bisa mengaburkan pengertian humas itu sendiri. Sehingga pada
bulan Mei 1960 anggota IPRA berkumpul di Den Haag Belanda. Mereka
bersepakat untuk menerima rumusan definisi humas (Public Relations) sebagai
berikut :
“Public Relations in a management function, of a continuing and
planned character, through which public and private organizations
and institutions seek to win and retain the understanding, sympathy
and support of those with whom there are or maybe cocerned by
evaluating public opinion about themselves, in order to correlate, as
far as possible their own policies and procedures, to achieve by
planned and widespread information more productive cooperation
commit to user
Humas merupakan fungsi manajemen dari sikap budi yang
direncanakan dan dijalankan secara berkesinambungan oleh
organisasi-organisasi,
lembaga-lembaga
umum
dan
pribadi
dipergunakan untuk memperoleh dan membina saling pengertian,
simpati, dan dukungan dari mereka yang ada hubungan dan diduga
akan ada kaitannya, dengan cara menilai pendapat masyarakat
mereka,
dengan
tujuan
sedapat
mungkin
menghubungkan
kebijaksanaan dan ketatalaksanaan, guna mencapai kerjasama yang
lebih efisien, dengan kegiatan penerangan yang terencana dan
tersebar luas. (Maria Assumpta Rumanti. Dasar-Dasar Public
Relations Teori dan Praktik, Jakarta: PT Grasindo, 2004, Hal. 12)
Public Relations hakikatnya adalah kegiatan komunikasi, kendati agak lain dengan kegiatan komunikasi lainnya, karena ciri hakiki dari komunikasi Public Relations adalah two way communications (komunikasi dua arah / timbal balik). Arus komunikasi timbal balik ini yang harus dilakukan kegiatan Public Relations yang merupakan prinsip pokok dalam Public Relations. (Rachmadi, 1994:7)
commit to user
intinya ialah good image, good will, mutual confidence, mutual understanding,
mutual appretion dan tolerance.
2.
Fungsi Public Relations
Berdasarkan ciri khas kegiatan Public Relations menurut pakar Humas Intenational, Cutlip and Center, and Canfield (1982) merumuskan fungsi Public Relations sebagai berikut :
1. Menunjang aktivitas utama manajemen dalam mencapai tujuan bersama (fungsi melekat pada manajemen lembaga/organisasi).
2. Membina hubungan yang harmonnis antara badan/organisasi dengan publiknya yang merupakan khalayak sasaran.
3. Mengidentifikasikan segala sesuatu yang berkaitan dengan opini, persepsi, dan tanggapan masyarakat terhadap badan/organisasi yang diwakilinya dan sebaliknya.
4. Melayani keinginan publiknya dan memberikan sumbangsaran kepada pimpinan manajemen demi tujuan dan manfaat bersama.
5. Menciptakan komunikasi dua arah timbal balik dan mengatur arus informasi, publikasi serta pesan dari badan/organisasi ke publiknya atau sebaliknya demi tercapai citra positif bagi keduabelah pihak.
Aktivitas Public Relations sebagai salah satu fungsi manajemen organisasi melalui bentuk 3 unsur. ( L.F Urwick, 1976) yang berkaitan dengan fungsi tersebut adalah sebagai berikut :
1. MecanicManagement
commit to user
2. Dynamic Management
Terdiri dari unsur-unsur commanding and directing ( komando dan pengarahan
), coordination (koordinasi), dan controlling (pengawasan).
3. RelationsManagement
Merupakan salah satu tugas utama Public Relations dalam sebuah perusahaan atau lembaga, yaitu untuk melaksanakan :
a. Mendengarkan pendapat dan aspirasi publik serta mampu untuk mengidentifikasikan keinginan-keinginan publik khalayak sasarannya. b. Menyampaikan sumbang saran atau ide dan gagasan kreatif tertentu
yang positif kepada pimpinan organisasi demi manfaat bersama dan bagi perusahan dan publik.
c. Mampu menciptakan suasana atau iklim perusahaan yang kondusif, dan menciptakan hubungan yang harmonis serta positif untuk kalangan internal perusahaan.
Fungsi Public Relations dalam suatu organisasi dapat dibagi empat katagori (Dozier & Broom, 1995) :
1. Penasehat Ahli (Expert prescriber)
Seorang praktisi pakar public relations yang berpengalaman dan memiliki kemampuan tinggi dapat membantu mencarikan solusi dalam penyelesaian masalah hubungan dengan publiknya (public relationship). Hubungan praktisi pakar PR dengan menejemen organisasi seperti hubungan antara dokter dan pasiennya. Artinya, pihak menejemen bertindak pasif untuk menerima atau mempercayai apa yang telah disarankan atau usulan dari pakar PR (Expert
prescriber) tersebut dalam memecahkan dan mengatasi persoalan public
commit to user
2. Fasilitator Komunikasi (communication fasilitator)
Dalam hal ini, praktisi PR bertindak sebagai komunikator atau mediator untuk membantu pihak menejemen dalam hal untuk mendengar apa yang diinginkan dan diharapkan oleh publiknya. Dipihak lain, dia juga di tuntut mampu menjelaskan kembali keinginan, kebijakan dan harapan organisasi kepada pihak publiknya. Sehingga dengan komunikasi timbale balik tersebut dapat tercipta saling pengertian, mempercayai, menghargai, mendukung dan toleransi yang baik dari kedua belah pihak.
3. Fasilitator Proses Pemecahan Masalah (Problem solving process fasilitator) Peranan praktisi PR dalam proses pemecahan persoalan public relations ini merupakan bagian dari tim manajemen. Hal ini dimaksudkan untuk membantu pimpinan organisasi baik sebagai penasihat (adviser) hingga mengambil tindakan eksekusi (keputusan) dalam mengatasi persoalan atau krisis yang tengah dihadapi secra rasional dan professional. Biasanya dalam menghadapi suatu tim posko yang dikoordinir praktisi ahli PR dengan melibatkan berbagai departemen dan keahlian dalam suatu tim khusus untuk membantu organisasi, perusahaan dan produk yang tengah menghadapi atau mengatasi persoalan krisis tertentu.
4. Teknisi Komunikasi (Communication technician)
Berbeda dengan tiga peranan praktisi PR professional sebelumnya yang terkait erat dengan fungsi dan peranan manajemen organisasi. Peranan
Communication technician ini menjadikan praktisi PR sebagai journalist in
resident yang hanya menyediakan layanan teknis komunikasi atau dikenal
commit to user
secara teknis komunikasi, baik arus maupun media komunikasi yang dipergunakan dari tingkat pimpinan dengan bawahan akan berbeda dari bawahan ketingkat atasan. Hal yang sama juga berlaku pada arus dan media komunikasi antara satu level, misalnya komunikasi antar karyawan suatu departemen dengan lainnya (employee relations and communication media
model).
Dari pemaparan fungsi Public Relations diatas maka dapat disimpulkan bahwa ciri khas proses dan fungsi Public Realtions adalah sebagai berikut :
a. Menunjukan kegiatan tertentu (action) b. Kegiatan yang jelas (activities)
c. adanya perbedaan khas dengan kegiatan lain (different) d. terdapat suatu kepentingan tertentu (important)
e. adanya kepentingan bersama (common interst)
3. Humas dalam Instansi Pemerintah
Keberadaan unit kehumasan (Hubungan Masyarakat) di sebuah lembaga atau instansi milik pemerintah merupakan keharusan secara fungsional dan operasional dalam upaya menyebarluarkan atau untuk mempublikasikan tentang suatu kegiatan atau aktivitas instansi bersangkutan yang ditujukan baik untuk masyarakat kedalam, maupun kepada masyarakat luar pada umumnya.
· Fungsi Pokok Humas Instansi Pemerintah
Humas pada instansi Pemerintah di Negara kita ini dapat merupakan suatu alat atau saluran (The PR as tools or channels of government
commit to user
kerja sama dengan pihak pers, media cetak, media elektronik dan hingga menggunakan media tradisional lainnya.
Tugas pokok Humas adalah bertindak sebagai komunikastor, membantu (back up) mencapai tujuan dan sasaran bagi instansi/lembaga keperintahan bersangkutan, membangun hubungan baik dengan berbagai publik dan hingga menciptakan citra serta opini masyarakat yang menguntungkan. Secara garis besar Humas harus memiliki peran ganda yaitu :
1. Peran Internal, yaitu dengan melakukan kegiatan yang intinya menyerap reakdi, aspirasi atau opini khalayak dan diserasikan demi kepentingan instansinya atau untuk tujuan bersama.
2. Peran Eksternal, yaitu berupa pemberian informasi atau pesan-pesan sesuai dengan tujuan dan kebijakan instansi/lembaga kepada masyarakat sebagai khalayak sasaran.
Fungsi pokok Humas Pemerintah Indonesia pada dasarnya, antara lain sebagai berikut :
a. Mengamankan kebijakan pemerintah.
b. Memberikan pelayanan, dan menyebarluaskan pesan atau informasi mengenai kebijaksanaan dan hingga program-program kerja secara nasional kepada masyarakat.
commit to user
d. Berperan serta dalam menciptakan iklim yang kondusif dan dinamis demi mengamankan stabilitas dan keamanan politik pembangunan nasional, baik jangka pendek maupun jangka panjang.
Sebagaimana telah digariskan oleh SK Menpen No. 31/1971, yaitu tugas dan fungsi Bakohumas (Badan Koordinasi Kehumasan Pemerintah), antara lain sebagai berikut :
1. Membantu menetapkan kebijaksanaan pembinaan hubungan yang lancer dan harmonis antara masyarakat dan pemerintah.
2. Mengadakan koordinasi, integrasi, sinkronasi dan kerjasama antara PR/Humas Departemen dan Lembaga Pemerintah.
3. Merencanakan dan melaksanakan kegiatan-kegiatan kehumasan sesuai dengan kebijakan pemerintah.
· Media Informasi Humas pada Instansi Pemerintah
Media dapat diartikan alat, perantara, atau benda-benda yang digunakan untuk menyambungkan sesuatu agar menyatu (Drs.A.Z Jaffrie, 1997:12) atau dapat juga diartikan sebagai sarana atau saluran.
Drs. Riyono Pratikto dalam bukunya Berbagai Aspek Ilmu Komunikasi, membagi media menjadi 3 bagian, yaitu :
1. Media Umum, meliputi : telephone, teleks, telegram, handphone dll. 2. Media Khusus, meliputi : surat tertutup, warkat pos, kartu pos. 3. Media Massa, meliputi : surat kabar, majalah, televisi, radio dan film.
Drs.A.Z Jaffrie dalam Himpunan Hand Out Government Relations,
commit to user
1. Umum (Generalizee Media), yaitu semua media yang banyak digunakan untuk melakukan hubungan dengan orang banyak, seperti pameran, spanduk, papan reklame dll.
2. Media Khusus ( Specilaized Media ), yaitu yang digunakan untuk melakukan komukasi interpersonal atau komunikasi tatap muka, ini meliputi :
a. Korespodensi ( surat-menyurat ) b. Pertemuan-pertemuan
c. Penggunaan alat praga d. Penggunaan kartu pos e. Penggunaan Memo f. Penggunaan balon g. Penggunaan stiker h. Penggunaan badge, dll
Penggunaan media antara lain untuk mensukseskan penyampaian pesan kepada komunikan, sehingga komunikan menjadi terespon terhadap isi pesan yang disampaikan komunikator. Untuk melakukan komunikasi atau hubungan dengan pihak pemerintah atau pihak pemerintah dengan masyarakatnya dapat menggunakan media lisan, tradisional, media umum maupun media massa.
Media yang digunakan oleh pemerintah untuk menginformasikan pesan kepada masyarakatnya (media eksternal) diantaranya :
commit to user
e. Perpustakaan f. Pendidikan g. Seminar h. Pameran i. Wawancara
commit to user
BAB IIIGAMBARAN UMUM DPRD KOTA SURAKARTA
A. Sejarah Singkat Berdirinya DPRD Kota Surakarta
Dewan Perwakilan Rakyat (DPR) berdiri pada tanggal 29 Agustus 1945. Pada mulanya Presiden RI (Ir. Soekarno) membentuk Komite Nasional Indonesia Pusat (KNIP) di Gedung Kesenian, Pasar Baru Jakarta. Kemudian tanggal peresmian KNIP tersebut dijadikan sebagai hari lahir Dewan Perwakilan Rakyat.
Karena keterbatasan kemampuan DPR untuk mengurus fungsi legislasi, anggaran, dan pengawasan negara Indonesia secara menyeluruh, maka pemerintah pusat memberikan wewenangnya kepada pemerintah daerah untuk menyelenggarakan pemerintahanya sendiri di masing-masing daerah. Pemerintahan sendiri di berbagai daerah pun mulai terbentuk satu persatu. Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) merupakan mitra kerja walikota (eksekutif) dan sejak diberlakukanya Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah, walikota tidak lagi bertanggung jawab kepada DPRD Kota, karena dipilih langsung oleh rakyat melalui Pilkada.
DPRD Kota Surakarta berdiri semenjak berdirinya pemerintah kota Surakarta yakni disebutkan bahwa Undang-Undang nomor 16 tahun 1950 tentang pembentukan daerah-daerah kota besar dalam lingkungan propinsi Jawa Timur, Jawa Tengah, Jawa Barat, dan Daerah Istimewa Yogyakarta, maka dibentuklah DPRD Kota Surakarta
B. Dasar Hukum DPRD Surakarta
commit to user
2. Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 Tentang Pemerintah Daerah, yang menjadi dasar hukum keberadaan, kedudukan, dan tugas DPRD Kota Surakarta 3. Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 Pasal 40 yang secara tegas tertulis
“DPRD merupakan Lembaga Perwakilan Rakyat Daerah dan berkedudukan sebagai unsure penyelenggaraan pemerintah daerah.”
4. Undang-Undang Nomor 22 Tahun 2003 Pasal 76 secara eksplisit tertulis, “DPRD Kabupaten Kota merupakan Lembaga Perwakilan Rakyat Daerah yang berkedudukan sebagai Lembaga Pemerintah Daerah Kabupaten / Kota.”
C. Visi dan Misi DPRD Kota Surakarta
Visi dan Misi DPRD Kota Surakarta tertuang dalam rencana kerja DPRD pada setiap masa bhakti 5 tahun sekali adalah sebagai berikut :
Ø Visi DPRD Kota Surakarta
a. Aspiratif, adalah keberpihakan kepada masyarakat, mengutamakan dan memperjuangkan kepentingan masyarakat kota Surakarta
b. Responsif, adalah cepat dan tanggap dalam menjawab permasalahan-permasalahan yang terjadi di masyarakat
c. Profesional, adalah dalam melaksanakan tugas dan fungsi sesuai dengan keahlian dan kewenangan yang dimiliki.
d. Bertanggung jawab, adalah berani dan konsekuen melaksanakan fungsi yang diemban sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
commit to user
Ø Misi DPRD Kota Surakartaa. Memperjuangkan keadilan dan kesejahteraan masyarakat kota Surakarta dalam penyelenggaraan pemerintah dan pembangunan b. Meningkatkan kepekaan dan kepedulian dalam menyelesaikan
permasalahan-permasalahan yang terjadi di masyarakat kota Surakarta
c. Meningkatkan profesionalisme DPRD kota Surakarta sesuai tugas dan fungsi
d. Membangun komunikasi dan kemitraan DPRD dengan pemerintah kota Surakarta, masyarakat, akademisi, pers, dan lembaga lainya. e. Meningkatkan daya piker, nilai rasa, perilaku yang bermartabat dan
hasil karya yang berguna untuk kesejahteraan masyarakat kota Surakarta
D. Strategi dan Kebijakan Pencapaian Visi dan Misi
Strategi dan kebijakan yang dilaksanakan dalam rangka pencapaian visi dan misi DPRD Surakarta masa bhakti 2009-2014 adalah sebagai berikut :
a. Konsiliasi, yaitu menyatukan langkah seluruh anggota DPRD yang berasal dari beberapa partai, latar belakang pendidikan dan profesi dalam rangka mewujudkan tujuan kelembagaan DPRD
commit to user
c. Pemanfaatan teknologi informasi, yaitu anggota DPRD memanfaatkan teknologi informasi dalam meningkatkan kapasitasnya di bidang legislasi, penganggaran, maupun pengawasan.
d. Penguatan kelembagaan, yaitu memperluas akses penjaringan aspirasi masyarakat sebagai bentuk manifestasi Lembaga Perwakilan Rakyat Daerah yang aspiratif, responsive, dan professional.
e. Eksistensi, yaitu menjaga dan berupaya meningkatkan kinerja pelaksanaan tugas dan fungsi, serta memelihara hubungan yang sinergis dengan seluruh stakeholder hingga akhir masa jabatan.
f. Pembentukan kepribadian, yaitu membentuk kecerdasan berfikir dan emosional serta perilaku yang bermartabat sehingga mampu menghasilkan karya yang bermanfaat bagi kesejahteraan masyarakat.
E.. Sekretariat DPRD Kota Surakarta
Sekretariat DPRD Surakarta mulai berdiri pada tanggal 22 Februari 1992, yang beralamatkan di jalan Adisucipto no.143 A Jajar, kecamatan Laweyan, kota Surakarta. Sekretaris DPRD adalah unsur staf yang membantu pimpinan DPRD kota Surakarta dalam menyelenggarakan tugas dan kewajibannya. Untuk membantu kelancaran tugas-tugas tersebut, Sekretariat DPRD dibantu oleh staf DPRD dari Pegawai Negri Sipil (PNS)
F. Kedudukan dan Tugas Pokok Sekretariat DPRD kota Surakarta
commit to user
legislasif sebagai mitra kerja yang sejajar dengan badan eksekutif. Dengan demikian telah terjadi perubahan yang signifikan dengan peran dan fungsi DPRD. Dengan adanya perubahan tersebut, proses kegiatan kesekretariatan dewan mengharuskan adanya mekanisme yang sangat intens agar senantiasa tercipta kesatuan gerak dan langkah dalam mata rantai kerja yang harmonis. Dengan demikian kegiatan pelayanan yang menjadi tugas pokok dari skretariat dewan yang dilaksanakan dengan optimal.
Sekretariat DPRD kota Surakarta mempunyai kedudukan, tugas pokok dan fungsi yang diatur dalam Peraturan Daerah Nomor 6 Tahun 2008 pasal 5. Dalam peraturan tersebut dijelaskan bahwa, Sekretariat DPRD merupakan unsur pelayanan terhadap DPRD yang dipimpin oleh seorang sekretaris DPRD yang berkududukan secara teknis operasional berada di bawah dan bertanggung jawab kepada walikota melalui Sekretaris Daerah.
Tugas-tugas pokok sekretariat DPRD : 1. Menyelenggarakan administrasi kesekretariatan 2. Menyelenggarakan administrasi keuangan 3. Mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD
4. Menyediakan serta mengkoordinasikan tenaga ahli yang diperlukan DPRD sesuai dengan kemampuan keuangan daerah.
Untuk melaksanakan tugas pokok sebagaimana hal tersebut di atas, secretariat DPRD menyelenggarakan fungsi :
commit to user
b. Penyelenggaraan keuangan DPRD c. Penyelenggaraan rapat-rapat DPRD
d. Penyediaan dan pengoordinasi tenaga ahli yang diperlukan oleh DPRD
Dalam upaya meningkatkan kinerja DPRD sebagai unsur perwakilan rakyat daerah dalam menjalankan fungsi penganggaran, fungsi perundangan, fungsi pengawasan dan fungsi keterwakilannya. Sekretariat DPRD dituntut untuk mampu berperan sebagai fasilitator dan mediator. Untuk itu sekretariat DPRD harus mampu dan harus professional dalam menjalankan tugas dan fungsinya serta mampu memberikan dukungan yang optimal kepada DPRD agar dapat menjalankan tugas dan wewenangnya dapat melaksanakan secara efektif dan efisien.
Visi dan Misi Sekretariat DPRD
§ Visi : Terwujudnya pelayanan prima bagi DPRD dalam melaksanakan tugas dan wewenangnya
§ Misi:
1. Meningkatkan profesionalisme pejabat dan sekretariat DPRD 2. Meningkatkan sarana dan prasaranan kerja
3. Meningkatkan pelayanan kepada anggota DPRD dalam melaksanakan tugas dan wewenangnya
G. Struktur Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat DPRD Kota Surakarta
commit to user
Walikota Surakarta Nomor 19-A Tahunh 2009 tentang Pedoman Uraian Jabatan Struktural pada Sekretariat DPRD adalah sebagai berikut :
a. Sekretaris DPRD
b. Bagian Legislasi, membawahkan :
§ Sub bagian rapat dan risalah
§ Sub bagian penyusunan peraturan
§ Sub bagian evaluasi dan pelaporan c. Bagian Keuangan, membawahkan :
§ Sub bagian anggaran
§ Sub bagian perbendaharaan
§ Sub bagian akuntansi
d. Bagian Humas dan Protokol, membawahkan :
§ Sub bagian humas dan dokumentasi
§ Sub bagian protokol e. Bagian Umum, membawahkan :
§ Sub bagian Tata Usaha
§ Sub bagian Rumah Tangga dan Perlengkapan f. Kelompok Jabatan Fungsional
Uraian tugas-tugas jabatan structural di secretariat DPRD Surakarta : 1. Sekretaris DPRD
commit to user
a. Menyusun rencana strategis dan rencana kerja secretariat DPRD
b. Memberikan petunjuk, arahan, dan mendistribusikan tugas kepada bawahan
c. Mempelajari, menelaah peraturan perundang-undangan, keputusan, petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis program kegiatan badan sesuai dengan bidang tugas.
d. Menyelenggarakan sistem pengendalian intern pelaksanaan kegiatan agar efektif dan efisien sesuai peraturan prundang-undangan yang berlaku. e. Menerapkan standar pelayanan prima
f. Melaksanakan pengelolaan kesekretariatan, meliputi : perencanaan, evaluasi, pelaporan, keuangan, umum, dan kepegawaian.
g. Menyusun laporan hasil pelaksanaan rencana strategis, rencana kerja, LAKIP, LKPJ, dan EKPPD Sekretariat DPRD
h. Menyusun kebijaksanaan teknis di bidang legislasi, keuangan, humas dan protocol, dan umum.
i. Menyusun rencana, penelaah dan pengkoordinasi perumusan kebijakan pimpinan DPRD
j. Menyelenggarakan pengawasan dan pengendalian teknis urusan kesekretariatan DPRD
2. Bagian Legislasi
Mempunyai tugas melaksanakan penyiapan pelaksanaan dan pelayanan administrasi di bidang rapat dan risalah, penyusunan peraturan, evaluasi, dan pelaporan peraturan.
commit to user
Mempunyai tugas penyiapan pelaksanaan dan pelayanan administrasi di bidang rapat dan risalah, meliputi : pelaksanaan persiapan rapat-rapat dan penyusunan risalah guna mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD
§ Sub Bagian Penyusunan Peraturan
Mempunyai tugas melakukan penyiapan konsep pelaksanaan dan pelayanan administrasi di bidang penyusunan perundang-undangan, meliputi : menyiapkan bahan peraturan perundang-undangan, menyusun rancangan keputusan, pimpinan DPRS dan keputusan DPRD serta rancangan peraturan daerah inisiatif DPRD dan pengelolaan sistem jaringan dokumentasi dan informasi hukum.
§ Sub Bagian Evaluasi dan Pelaporan
Mempunyai tugas melakukan penyiapan penyusunan konsep rencana kerja dan penyusunan evaluasi dan pelaporan peraturan, meliputi : menyiapkan bahan-bahan raperda yang akan dilakukan pembahasan dan pelaksanaan pengkajian terhadap produk hukum dan pelaporan perda-perda yang sudah ditetapkan.
3. Bagian Keuangan
Mempunyai tugas melaksanakan penyiapan pelaksanaan dan pelayanan administrasi di bidang perencanaan dan anggaran, akuntansi, dan perbendaharaan, untuk mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD
§ Sub Bagian Anggaran
Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan pelaksanaan dan pelayanan administrasi di bidang perencanaan dan anggaran, meliputi : penyusunan program kerja, penyusunan anggaran dan penyusunan LAKIP.
commit to user
Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan pelaksanaan dan pelayanan administrasi di bidang perbendaharaan, meliputi : pembayaran keuangan pegawai, pimpinan dan anggota DPRD, dan kegiatan operasional sekretariat dewan serta verifikasi atas pertanggung jawaban keuangan
§ Sub Bagian Akuntansi
Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan pelaksanaan dan pelaksanaan administrasi di bidang akuntansi, meliputi : pengendalian keuangan dan pembukuan keuangan.
4. Bagian Humas dan Protokol
Mempunyai tugas melaksanakan penyiapan pelaksanaan dan pelayanan administrasi di bidang Humas, Dokumentasi dan Protokol, penyerapan aspirasi masyarakat dan perjalanan dinas.
§ Sub Bagian Humas dan Dokumentasi
Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan pelaksanaan dan pelayanan administrasi di bidang Humas dan Dokumentasi, meliputi : pelaksanaan kegiatan kehumasan, hubungan antar lembaga, penyerapan aspirasi masyarakat, dokumentasi dan perjalanan dinas.
§ Sub Bagian Protokol
Mempunyai tugas melakukan penyiapan pelaksanaan dan pelayanan administrasi di bidang protokol, meliputi : menyiapkan pelayanan kegiatan keprotokolan dan penerimaan tamu dan penyiapan sambutan-sambutan. 5. Bagian Umum
commit to user
§ Sub Bagian Tata UsahaMempunyai tugas melakukan penyiapan bahan pelaksanaan dan pelayanan administrasi di bidang tata usaha, meliputi : organisasi dan tata laksana, ketatausahaan, kearsipan dan kepegawaian.
§ Sub Bagian Rumah Tangga dan Perlengkapan
Mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan pelaksanaan dan pelayanan administrasi di bidang rumah tangga dan perlengkapan, meliputi : pelaksanaan dan pelayanan teknis penyelenggaraan rapat, pemeliharaan, perawatan gedung dan kantor, kesehatan dan olahraga, dan keamanan lingkungan gedung dan kantor, dan analisis kebutuhan dan pengadaan, inventarisasi, perlengkapan, pemeliharaan dinas.
6. Kelompok Jabatan Fungsional
Pegawai yang bekerja di sekretariat DPRD kota Surakarta terdiri dari 59 orang dengan rincian sebagai berikut :
§ Pegawai Negeri Sipil sejumlah 44 orang
§ Pegawai Honorer / administrasi sejumlah 9 orang
commit to user
BAB IVANALISIS DAN PEMBAHASAN
A. Materi Kuliah Kerja Media
Salah satu syarat untuk memperoleh gelar profesional mahasiswa tingkat akhir adalah Kuliah Kerja Media (KKM). Praktek Kuliah Kerja Media merupakan salah satu sarana untuk mengenal lebih jauh dunia kerja nyata bagi mahasiswa. Proses Kuliah Kerja Media di Dewan Perwakilan Rakyat Daerah kota Surakarta dilakukan oleh penulis khususnya untuk divisi Humas dan Protokol. Berbagai aspek tugas dan tanggung jawab seorang Humas di DPRD Surakarta.
B. Peran Humas di DPRD Surakarta
Peran humas sangat penting dalam perusahaan atau instansi. Humas menghubungkan antara perusahaan atau instansi dengan lingkungan luar (masyarakat), bahkan masyarakat yang ada di dalam perusahaan itu sendiri. DPRD Surakarta menyadari akan pentingnya peran humas di dalamnya sebagai penghubung komunikasi yang efisien untuk kelancaran sebuah perusahaan supaya dapat terus berkembang.
Kegiatan humas DPRD Surakarta itu sendiri di kategorikan menjadi 2 bagian, yaitu komunikasi intern dan ekstern :
· Intern
commit to user
dengan rutin meng up-date berita-berita mengenai seputar anggota dewan dan seputar tentang DPRD Surakarta itu sendiri, pemberitahuan kebijakan-kebijakan baru, undangan, tips, dan lain sebagainya. Berita-berita tersebut di
up-date melalui majalah dinding (mading) yang rutin diganti setiap satu
minggu sekali. Selain itu informasi-informasi penting, misalnya rencana-rencana minggu ke depan atau jadwal rapat yang masih grambyangan selalu dibicarakan bersama pada waktu apel pagi, yaitu setiap hari senin sampai kamis, pukul 07.15-07.30 WIB. Terkadang juga menginformasikan masalah kebijakan-kebijakan baru yang harus diketahui oleh semua karyawan DPRD Surakarta. Apel pagi dipimpin oleh kepala sub bagian secara bergantian yang sudah dijadwalkan.
· Ekstern
commit to user
Instansi dan media saling memberi dan menerima. Jadi tidak hanya DPRD yang memberi informasi kepada media, tetapi media juga memberikan informasi kepada instansi berupa aspirasi rakyat. Media menampung semua aspirasi rakyat, yang kemudian akan diterbitkan baik melalui media cetak maupun media elektronik. Disini peran humas sangat dibutuhkan, yaitu untuk mengontrol input data yang masuk dan kemudian bertindak untuk menanggapi input (masukan) dari media tersebut. Berita-berita yang diliput oleh media akan didokumentasikan berupa kliping, yang kemudian kliping-kliping tersebut akan dijadikan sebagai dokumen untuk memonitor tanggapan masyarakat tentang DPRD Surakarta supaya humas dapat ambil sikap untuk membuat citra DPRD Surakarta yang terus membaik.
C. Kegiatan Kuliah Kerja Media
Pelaksanaan Kuliah Kerja Media yang dilaksanakan oleh penulis adalah tanggal 1 Februari – 31 Maret 2011 (2 bulan). Kuliah Kerja Media diadakan di kantor Dewan Perwakilan Rakyat Daerah kota Surakarta di bagian Humas dan Protokol. Pada saat pelaksanaan Kuliah Kerja Media, penulis masuk mulai hari Selasa tanggal 1 Februari 2011 dengan 5 hari kerja pada hari senin – jum’at mulai pukul 07.15 – 14.00 WIB.
Untuk lebih jelasnya penulis akan menguraikan secara detil tentang segala sesuatu yang telah penulis kerjakan dalam pelaksanaan Kuliah Kerja Media di Dewan Perwakilan Rakyat Daerah kota Surakarta.
1. Pengenalan Perusahaan dan staf DPRD Surakarta
commit to user
ruangan humas dan protokol, penulis merasa kurang percaya diri dengan bekal ketrampilan yang telah penulis miliki. Hari pertama mulai ada penyesuaian dengan situasi dan kondisi di kantor DPRD Surakarta baik dengan karyawan maupun dengan kepala bagianya, yaitu Drs. Bambang Sariwahono.
Pada rentang waktu kira-kira 1 minggu, penulis diberi pengarahan tentang apakah sebenarnya Humas dan Protokol itu, bagaimana sistem kerjanya, kita harus bagaimana jika berperan sebagai humas, dan lain sebagainya. Penulis bersama dengan rekan melaksanakan Kuliah Kerja Media di kantor DPRD Surakarta ini benar-benar diberi pengarahan yang jelas tentang seluk beluk kinerja seorang humas dalam menjalankan tugsanya.
2. Meliput Acara yang Berlangsung di DPRD Surakarta
Kegiatan berikutnya penulis lakukan adalah meliput semua acara-acara yang berlangsung di DPRD Surakarta. Penulis wajib mengikuti setiap acara, misalnya rapat paripurna, rapat pansus, rapat peraturan daerah, acara ulang tahun kota Solo di Kota Barat, dan lain sebagainya. Yang dilakukan penulis adalah mengabadikan kejadian-kejadian dengan gambar (mem-potret dengan kamera) dan membuat press release tentang acara tersebut. Setelah itu, press release dan gambar-gambar yang telah diabadikan ditempel pada majalah dinding setiap hari senin (berulang-ulang).
3. Membuat Power Point dan Mengoperasikanya
commit to user
langsung mengoperasikan power point dihadapan para anggota dewan saat rapat berlangsung baik anggota dewan dari DPRD Surakarta sendiri maupun tamu dari luar kota.
4. Membuat Kliping dan Analisa Berita
Membuat kliping adalah kegiatan yang paling menambah wawasan. Karena mau tidak mau sebelum membuat kliping penulis diharuskan untuk membaca koran setiap hari yang otomatis wawasan kita akan bertambah. Mengkliping artikel yang ada hubunganya dengan DPRD kota Surakarta ataupun anggota dewan bertujuan untuk mendokumentasikan kejadian-kejadian untuk disimpan dan dianalisa oleh seorang humas. Setelah dianalisa kliping bisa dijadikan sebagai input kebijakan instansi (DPRD Surakarta) yang berfungsi untuk alat pengontrol tentang aspirasi rakyat mengenai DPRD.
D. Fungsi Media Relations Sebagai Input Kebijakan DPRD Surakarta
Media relations sebagai input kebijakan DPRD Surakarta adalah fungsi sebuah media sebagai pemberitahuan tentang tanggapan dari lingkungan luar mengenai instansi yang kemudian menjadi pedoman untuk ditidaklanjuti sebagaimana mestinya. Jadi seorang humas mengontrol, memonitor, dan mengawasi tentang apa-apa yang diberitakan oleh media mengenai DPRD kota Surakarta atau anggota dewannya. Selama KKM penulis ditugaskan untuk membuat kliping secara rutin. Kliping yang dibuat adalah berita mengenai atau yang berhubungan dengan DPRD kota Surakarta dan anggota dewan. Media cetak yang dijadikan sebagai sumbernya antara lain Solopos, Jawapos, Joglo Semar, dan Suara Merdeka.
commit to user
anggota dewan. Banyak sekali berbagai aspirasi masyarakat berupa pro dan kontra yang ditampung oleh media. Tanggapan masyarakat tersebut berupa saran, kritik, pengaduan, tanggapan, masukan, perasaan kecewa, dan lain sebagainya. Tetapi tidak hanya masyarakat biasa yang ikut mengaspirasikan tanggapan di media, sering juga walikota, anggota dewan, dan lain sebagainya juga ikut mengaspirasikan tanggapan mengenai DPRD Surakarta dan anggota dewan itu sendiri. Biasanya berita–berita tersebut mengenai seputar pemberitahuan kebijakan baru dan fenomena yang terjadi di DPRD Surakarta.
Kliping-kliping yang sudah jadi dan didokumentasikan sangat berguna untuk mengetahui dan memonitor perkembangan-perkembangan yang dialami kantor DPRD Surakarta, apakah berita di media sedang menjatuhkan image instansi, atau malah sebaliknya (mengangkat citra instansi). Dari situ penulis diajarkan oleh tim humas DPRD cara memonitor perkembangan yang sedang terjadi. Tidak hanya memonitor berita aspirasi masyarakat saja, tetapi humas DPRD Surakarta juga mengikuti dan memonitor perkembangan pemerintahan secara global.
E. Kebijakan DPRD Surakarta dalam Menyikapi Media Relations
Dalam melaksanakan tugas mengontrol media (input dari media) atas aspirasi masyarakat, seorang humas tidak berhenti sampai dokumentasi kliping saja, tetapi tetap harus berfikir tentang apa tindak lanjut yang harus dikerjakan setelah menerima aspirasi masyarakat (berita) tentang DPRD Surakarta tersebut. Jadi kliping berita harus di follow-up untuk menjaga supaya aspirasi masyarakat dapat ditampung dan ditindaklanjuti sebagaimana mestinya.
commit to user
kliping yang dilakukan oleh penulis antara lain seputar sumber berita tersebut, poin penting berita serta tanggapan atas berita tersebut. Analisa tersebut bertujuan bertujuan untuk dapat lebih memahami berita dan dapat menentukan langkah (sikap) dalam menanggapi berita tersebut.
Pada awalnya penulis dijelaskan terlebih dahulu mengenai pengetahuan seputar pemerintahan dan DPRD Surakarta. Pengetahuan seputar DPRD antara lain seperti tugas dan fungsi anggota dewan, serta wewenang dan kegiatan anggota dewan. Pembekalan materi ini bermanfaat untuk memahami berita yang biasanya berhubungan dengan tugas dan fungsi anggota dewan.
Setelah penulis menyelesaikan analisis berita, penulis menyerahkannya kepada tim kehumasan yang kemudian diadakan rapat pembahasan atas berita yang masuk. Pada saat rapat pembahasan berlangsung, bagian humas banyak memberikan klarifikasi mengenai berita yang mungkin karena kesalahpahaman serta menjelaskan berita yang kurang dipahami oleh penulis.
Humas DPRD Surakarta menjelaskan bahwa aspirasi masyarakat yang ditampung oleh media harus ditindaklanjuti dengan benar. Apabila berita-berita dan aspirasi masyarakat tersebut tidak ditanggapi biasanya akan muncul lagi di media yang sangat berpengaruh pada citra instansi.
commit to user
BAB VPENUTUP
A. Kesimpulan
Dilihat dari peran dan fungsi humas bagi instansi, DPRD kota Surakarta menyadari bahwa pada instansi pemerintahan ini sangat dibutuhkan peran humas tersebut. Kemudian DPRD Surakarta membentuk divisi baru yaitu bagian Humas dan Protokoler, yang memiliki peran dan fungsi sebagai berikut.
Peran dan fungsi humas DPRD Surakarta adalah :
1. Menerapkan prinsip dasar fungsi hubungan masyarakat dan secara objektif menanggapi pendapat dan sikap publik.
2. Membina hubungan baik dan memelihara komunikasi timbal balik yang lancar dengan masyarakatnya
3. Memantau media relations yang berisikan tentang berita tanggapan masyarakat, humas DPRD kota Surakarta menyadari besarnya pengaruh isu masyarakat bagi kelangsungan perusahaan. Maka DPRD kota Surakarta sangat menanggapi serius setiap masukan dari masyarakat.
Humas DPRD Surakarta mengumpulkan berita dari media massa dengan kliping. Sebagai sikap tindak lanjut dari hasil pengklipingan, humas DPRD kota Surakarta menganalisa isi berita tersebut dan menyampaikan masukan kepada masing-masing divisi yang bersangkutan.
commit to user
melalui media cetak. Dalam hal ini humas DPRD Surakarta juga memperhatikan pentingnya membangun hubungan baik dengan pers.
Berbagai usaha yang dilakukan humas DPRD kota Surakarta adalah menjaga dan meningkatkan kepercayaan masyarakat. Melalui setiap keterbukaan yang diberikan oleh DPRD kota Surakarta, maka akan mendapat tanggapan dari masyarakat yang benar-benar membangun kerja instansi.
B. Saran
Pelaksanaan KKM sangat bermanfaat bagi mahasiswa untuk lebih mengenal, mengetahui, beradaptasi dan mengembangkan interaksi pada dunia kerja yang nyata sehingga dapat menyiapkan mahasiswa menjadi tenaga ahli yang handal dan professional pada bidang Humas (Public Relations)
Namun dalam pelaksanaan KKM tidak terlepas dari berbagai kekurangan. Sebagai akhir dari penulisan Tugas Akhir ini, perkenankanlah penulis memberikan saran yang baik dan bersifat membangun kepada DPRD kota Surakarta dan kepada panitia KKM.
1. Saran bagi DPRD kota Surakarta
v Masalah pembagian tugas bagian Humas dan Protokoler harus lebih dikonsep lagi, karena selama penulis melakukan Kuliah Kerja Media di kantor DPRD kota Surakarta penulis masih melihat adanya tugas-tugas yang terbengkelai karena hanya dikerjakan oleh satu orang.
commit to user
v Penataan ruangan di ruang kantor DPRD kota Surakarta harus lebih diperhatikan, terutama penataan ruang di bagian humas, dimana sering digunakan untuk menerima tamu baik dari pers maupun dari klien. Kondisi yang seperti itu (meja dan kursi kadang-kadang tidak rapi) dapat menghilangkan image yang tidak baik yang sering melekat pada instansi milik Negara.
v Menyediakan tempat tambahan (lemmari) untuk menyimpan arsip-arsip yang ada sehingga memudahkan proses filling.Karena penulis merasa selama KKM hanya meletakkan arsip yang dibuat penulis diatas meja sehingga terlihat kurang rapi dan besar kemungkinan mencegah hilangnya arsip yang ada.
2. Saran bagi panitia KKM
v Kerjasama antara panitia dan peserta KKM dirasa sudah cukup kompak dan membantu dengan mengembalikan sistem penentuan tempat magang pada masing-masing jurusan. Untuk panitia KKM yang selanjutnya dapat belajar dari kekurangan-kekurangan setiap angkatan, sehingga kedepannya bisa semakin baik dan baik.
v Untuk panitia KKM supaya tidak gegabah melaksanakan tugas, dan harus ada saling bantu membantu antara sesame panitia, selain itu untuk peserta KKM juga jangan sampai menyulitkan panitia dengan hal-hal yang tidak terlalu penting.
