vi
ABSTRACT
This now, there is so many corporation to get profit with fight other corporation. Corporation must know how to have any information. To help corporation so corporation must know their resources. So there is so many analysis to help corporation like Zachman, Business System Planning (BSP), and many more. It will help for advance corporation in the future.This report work practice will use BSP for help corporation in this time and for the future.This situation will be different with another corporation with result if compares with another corporation. With analysis BSP in this corporation, hope can help problem in this corporation and can make more strategy for this corporation and good strategy for help condition corporation in the future to take survive, get more profit, and many more.
vii BAB I PENDAHULUAN………. I-1 I.1. Latar Belakang………... I-1 I.2. Perumusan Masalah………....I-2
I.3. Tujuan……… I-2
I.4. Pembatasan Batasan………... I-2 I.5. Sistematika Penulisan……… I-3 BAB II LANDASAN TEORI……….. II-1 II.1. Definisi Sistem Informasi……….. II-1 II.1.1. Sistem………. II-1 II.1.2. Informasi……… II-1 II.1.3. Sistem Informasi……… II-2 II.2. Business Systems Planning (BSP)………. II-3
viii
II.3. Sasaran dan Manfaat BSP………...………. II-24 II.3.1. Sasaran………... II-24 II.3.2. Manfaat……….. II-24 BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN ………. ………... III-1 III.1. Mendapatkan Persetujuan……….. III-1 III.1.1. Menetapkan Ruang Lingkup Studi ……….III-1 III.1.2. Mempersiapkan Sasaran Hasil Studi ………..III-2 III.1.3. Mengembangkan Alasan Bisnis Untuk Studi ………….…...III-2 III.1.4. Memilih Pemimpin Tim Studi………... III-3 III.1.5. Memilih Tim Studi….. ……… III-4 III.1.6. Briefing Tim Studi ………..III-4 III.1.7. Memberi Pembelajaran Kepada Tim Studi ………III-5 III.2. Persiapan Studi ………...III-5 III.2.1. Memilih dan Mempersiapkan Ruangan Kontrol ………….. III-5 III.2.2. Tinjauan Ulang Sasaran Hasil Studi ………. III-6 III.2.3. Garis Besar Laporan Akhir …………... III-6 III.2.4. Menentukan Fakta Yang Harus Dikumpulkan………….…. III-7 III.2.5. Fakta Umum Bisnis………. …………... III-7 III.2.6. Fakta Sistem Informasi………... III-22 III.2.7. Memilih Orang Yang Akan Diwawancara Dan Penjadwalan.III-24 III.2.8. Mengembangkan Orientasi Eksekutif ……..…………... III-24 III.2.9. Pelaksanaan Orientasi………..…………... III-25 III.2.10. Mengembangkan Rencana Kerja Studi………...…………. III-26 III.2.11. Menyelesaikan Task Control Sheets ………... III-29 III.2.12. Menyediakan File Kontrol Studi ………... III-30 III.2.13. Menetapkan Administratif Pendukung……… III-30 III.2.14. Tinjauan Ulang Status Dengan Sponsor……….. III-30 III.2.15. Mempersiapkan Untuk Memulai Studi…….. ………. III-31 III.3. Memulai Studi.. ………. III-32
ix
III.4.1. Prasyarat Untuk Menggambarkan Proses ………. ………... III-35 III.4.2. Daur Hidup Produk dan Sumber Daya ………....…………. III-36 III.4.3. Langkah Dasar Dalam Menggambarkan Proses ………III-37 III.4.4. Perencanaan Dan Proses Kontrol ……...………..…………. III-39
III.4.4.1. Menggambarkan Proses Dari Strategic Planning dan Management Control …………. ………... III-39
III.4.5. Proses Produk/Jasa ……….………... III-40 III.4.5.1. Identifikasi Produk/ Jasa Di Organisasi …………. III-40 III.4.5.2. Identifikasi Proses Di Tiap Langkah Daur Hidup Produk/Jasa ……… III-40 III.4.5.3. Membuat Flowchart Umum Dari Proses
x
III.9.3. Identifikasi Subsistem ……...……… III-102
BAB IV PENUTUP……….……….. IV-1
IV.1. Kesimpulan……… IV-1
IV.2. Saran……….. IV-2
DAFTAR REFERENSI ……… xiii
xi
DAFTAR GAMBAR
Gambar III.1 Struktur Organisasi Delta Engineering………... III-9
Gambar III.2 BSP Study Control Points ………... III-28
Gambar III.3 Rencana Kerja Dari Studi BSP ……….. III-29
Gambar III.4 Definisi Proses Bisnis …..………... III-38
Gambar III.5 Flowchart Proses Bisnis …..……….. III-43
Gambar III.6 Group Process Delta Engineering …..………... III-49
xii
DAFTAR TABEL
Tabel III.1 Tabel Planning and Control Process ………. III-40
Tabel III-2 Tabel Product/ Service Processes……….. III-41
Tabel III-3 Proses Sumber Daya Pendukung ………... III-47
Tabel III-4 Process/ Organization Matrix ……… III-51
Tabel III-5 Data type/business resource matrix identifiying data classes … III-57
Tabel III-6 Tabel Validasi Data Class ……….……. III-58
Tabel III-7 Data classes arranged by creating process matrix ……… III-63
Tabel III-8 System/ process matrix ………... III-66
Tabel III-9 Proces/ organization/current system matrix ………III-67
Tabel III-10 Present system/ data class matrix ……….III-69
Tabel III-11 Problem Analysis Sheet ………...………. III-78
Tabel III-12 Process/ data class grouping ………III-95
Tabel III-13 Data Flow ……….……… III-97
Tabel III-14 Arsitektur Informasi ………. III-99
I - 1
Universitas Kristen Maranatha
BAB I
PENDAHULUAN
I.1. Latar Belakang
Kebutuhan akan teknologi dan sistem informasi saat ini semakin pesat dan berkembang. Pada saat ini agar perusahaan dapat bersaing dengan perusahaan lainnya, baik perusahaan besar, menengah maupun perusahaan kecil sebuah perusahaan harus mempunyai sistem informasi yang baik.
Setiap perusahaan yang bergerak di dunia bisnis pasti mengutamakan keuntungan sebagai sebuah pencapaian utama yang harus dicapai. Strategi bisnis yang diterapkan harus tepat dan pemahaman akan definisi dan proses bisnis akan sangat menentukan keberhasilan dari usaha yang dikelola oleh perusahaan.
Dalam penyusunan tugas akhir ini, penelitian dilakukan pada perusahaan Delta Engineering Bandung. Delta Engineering merupakan suatu perusahaan yang bergerak dalam bidang penjualan mesin tekstil second dan juga melayani jasa pemasangan dan perbaikan mesin tekstil yang beralamat di Kopo Permai II blok A4 no 10. Seluruh aktivitas/ proses bisnis yang dilakukan di Delta Engineering akan menjadi suatu aliran aktivitas pemodelan sistem informasi.
I - 2
Universitas Kristen Maranatha I.2. Perumusan Masalah
Untuk menganalisa kebutuhan teknologi dan sistem informasi yang ada pada perusahaan Delta Engineering, permasalahan yang akan dibahas adalah sebagai berikut:
1. Bagaimana mengetahui proses dan fungsionalitas dari sistem informasi yang ada sekarang?
2. Bagaimana mengetahui hubungan antara aliran data yang ada?
3. Bagaimana peran/ tugas dan aliran kerja antara sumber daya manusia (SDM) dalam kelangsungan perusahaan?
I.3. Tujuan
Tujuan dari pembuatan pemodelan sistem ini adalah untuk membantu perusahaan dalam mengetahui alur dan peranan keseluruhan sistem informasi yang ada pada perusahaan. Tujuan yang ingin dilakukan dalam melakukan pemodelan sistem informasi adalah sebagai berikut:
1. Mengetahui integritas keseluruhan data dan mengimplementasikan pemodelan sistem informasi menggunakan metode pemodelan Business Systems Planning (BSP)
2. Mengetahui keseluruhan proses yang terjadi didalam perusahaan.
3. Mengetahui pembagian kerja dan tugas antara masing-masing sumber daya manusia (SDM) yang berperan sesuai dengan divisinya.
I.4. Pembatasan Masalah
Adapun beberapa hal yang perlu dibatasi dalam melakukan pemodelan sistem informasi pada Delta Engineering sebagai berikut:
1. Hasil dari tugas akhir penulis adalah berupa dokumentasi hasil dari pemodelan sistem informasi pada perusahaan Delta Engineering.
2. Metodologi pemodelan yang digunakan penulis adalah pemodelan Business Systems Planning (BSP).
3. Analisis yang dibahas dengan pemodelan Business Systems Planning (BSP) adalah mulai dari gaining commitment sampai dengan pembuatan
I - 3
Universitas Kristen Maranatha I.5. Sistematika Penulisan
Dalam sistematika laporan ini akan dibahas mengenai pokok dari setiap bab yang terdapat pada laporan tugas akhir penulis.
• BAB I PENDAHULUAN, berisikan pembahasan mengenai latar belakang perusahaan, perumusan masalah, tujuan, batasan masalah, dan sistematika penulisan.
• BAB II LANDASAN TEORI, berisikan pembahasan mengenai teori-teori yang digunakan berkaitan dengan proses analisa sistem pada perusahaan. • BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN, berisikan pembahasan
mengenai uraian penerapan terhadap dokumentasi sistem dengan metodologi Business Systems Planning (BSP) pada Delta Engineering mulai dari struktur organisasi , flow procces, data type, primary resources proses, support resources, matriks vs organisasi, matriks vs data class,
create using data , dan Defining Information Architecture.
IV - 1
Universitas Kristen Maranatha
BAB IV
PENUTUP
IV.1 Kesimpulan
Dengan menggunakan BSP dapat diketahui bagaimana alur proses bisnis dari perusahaan Delta Engineering dengan dibuatnya flowchart proses dan deskripsi dari masing-masing prosesnya. Proses bisnis dari Delta Engineering terdiri dari: rencana bisnis, penentuan supplier, kepegawaian, pencarian staff karyawan, pelatihan karyawan, perencanaan keuangan, pembayaran gaji, transaksi keuangan, penerimaan mesin, inventory control, pengiriman mesin, administrasi umum, administrasi
bagian jasa, administrasi bagian penjualan, perbaikan mesin, riset pasar, perencanaan marketing, penjualan mesin.
Dengan menggunakan BSP dapat diketahui bagaimana hubungan antar keseluruhan aliran data yang ada dengan dibuatnya penjelasan tentang data class. Pada arsitektur informasi yang sudah dibuat diperoleh subsistem yaitu Manajemen, HR, Marketing, Finance, Jasa, Gudang, dan Administrasi. Dapat terlihat bahwa aliran data pertama kali berasal dari Manajemen lalu ke HR, Finance, Gudang, Administrasi, Jasa dan Marketing selanjutnya dari HR menuju Finance, Administrasi dan Jasa.
Setelah dari subsistem HR, Finance menuju Gudang dan Administrasi sedangkan Gudang langsung menuju Administrasi. Semua subsistem menuju ke Administrasi dan juga semua menuju ke Manajemen dan juga semua subsistem saling terhubung. Dapat disimpukan bahwa subsistem yang paling berpengaruh yaitu Manajemen dan Administrasi, karena semua aliran data pasti menuju ke subsistem Manajemen dan Administrasi.
IV - 2
Universitas Kristen Maranatha mempunyai wewenang untuk menetapkan kebijakan-kebijakan, menetapkan aturan, dan sebagai pengambil keputusan utama. Dibawah owner adalah supervisor, memiliki wewenang yang lebih dibandingkan
unit kerja lainnya seperti memberi masukan kepada owner, mengatur pegawai-pegawai, dan tugasnya adalah sebagai wakil dari owner. Dibawah supervisor terdiri dari bagian gudang, bagian finance, bagian marketing,
bagian administrasi, bagian jasa, dan bagian HR yang posisinya sejajar dalam struktur organisasi. Pada perusahaan Delta Engineering, tanggung jawab, wewenang dan tugas dari masing-masing unit tergantung dari tingkatan/ level dari struktur organisasi.
V.2 Saran
Melakukan pemodelan sistem yang mendefinisikan perusahaan secara lengkap merupakan hal yang sangat bermanfaat. Oleh karena itu penulis menyarankan kepada pengembang selanjutnya untuk menerapkan hal yang sama bagi perusahaan-perusahaan lainnya.
Pada saat ini, penulis melakukan studi BSP hanya sampai pada menentukan arsitektur informasi, diharapkan pada pengembang selanjutnya untuk meneruskan semua tahap studi BSP secara lengkap seperti architecture priorities, review information resource management,developing recommendations and plan.
xiii
Universitas Kristen Maranatha
DAFTAR REFERENSI
[1] Business System Planning – Information System Planning Guide.
Application, GE20-0527, IBM Corporation, 1981.
[2] Imbar, R.V. (2006). ‘Diktat Mata Kuliah Pemodelan Sistem Informasi’.
Universitas Kristen Maranatha, Bandung.
[3] Oetomo, B.S.D. Perencanaan dan Pembangunan Sistem Informasi.
Penerbit ANDI, 2002.
[4] McLean, E.R. And Chair, S. ‘IBM’s BUSINESS SYSTEM PLANNING’.
Information Systems Robinson College of Business Georgia State
University Atlanta, GA.
[5] IBM. Business Systems Planning and Business Information Control
Study: A comparison.
[Tanggal Akses: 4 Agustus 2008].
[http://www.research.ibm.com/journal/sj/211/ibmsj2101D.pdf].
[6] Department of Energy's (DOE) Information Bridge: DOE Scientific and
Technical Information. Business System Planning Project,
Alternatives Analysis.
[Tanggal Akses: 4 Agustus 2008].
