BISNIS PROSES | 1
Draft Awal Rancangan Sistem SMS Gateway
Kelompok Bisnis Proses
Draft yang telah disepakati (5/4/2011, 12/4/2011 dan 19/4/2011)
Ketua : Herman SuhemanAnggota : AndryYani Iskandar, Novia Kusdiani Asep Setiawan, Harmawan
1. Mudah dalam pengoprasian dan dapat diintegrasikan dengan system informasi yang sudah ada, yaitu System Informasi Kepegawaian.
Cakupan system SMS Gateway :
Tujuan :
Untuk memudahkan pegawai mendapatkan informasi tentang data kepegawaian yang yang bersangkutan, dan meningkatkan pelayanan pemberian informasi sesuai kebutuhan dengan cepat dan akurat dimanapun pengguna informasi berada dan diharapkan dengan adanya sistem ini data base lebih mempunyai data yang akurat karena pegawai bisa mengecek secara rutin atau berkala data data dirinya.
Manfaat dan Keuntungan :
2. Diperlukan hanya satu komputer + satu modem GSM. 3. Dapat dimodifikasi dan dikembangkan sesuai kebutuhan.
Secara khusus, sistem ini akan memiliki fungsi-fungsi sebagai berikut, Message Management dan Delivery :
Pengaturan pesan yang meliputi manajemen prioritas pesan, manajemen pengiriman pesan, dan manajemen antrian.
Pesan yang dilalukan harus sedapat mungkin fail safe. Artinya, jika terdapat gangguan pada jaringan telekomunikasi, maka system secara otomatis akan mengirim ulang pesan tersebut.
Fitur dan Mekanisme:
Fitur umum penyampaian lewat SMS Gateway : SMS Interatif
Pengguna HP (PNS) yang sudah terdaftar meminta atau memberikan informasi dengan mengirim SMS ke nomer yang sudah ditentukan, setelah data SMS dari modem diproses oleh server modem GSM akan mengirim SMS jawaban berupa informasi yang tepat ke pengguna HP (PNS).
BISNIS PROSES | 2
Mekanisme SMS Gateway
1. Menerima SMS sesuai dengan keyword yang ditentukan.
2. Melakukan fungsi logik tertentu terhadap data-data yang diterima dari SMS gateway. 3. Mengirimkan informasi kepada user berdasarkan keyword sesuai dengan permintaan.
1. Sistem yang dipakai bersifat Komuniti Base, untuk rencana awal hanya dipakai untuk di kelas ber 20 orang saja dan tiap orang berkewajiban mendaftarkan lima orang.
Point-point yang disepakati :
2. Data yang disepakati yaitu: - Nama - NIP - Jenis kelamin - Pangkat/Golongan - Unit Kerja - Instansi - No. HP
3. Info yang bisa diminta atau yang disediakan yaitu: - Info pegawai
4. Batasan masalah
- Yang dapat mengakses hanya PNS yang sudah terdaftar
- PNS yang sudah terdaftar tidak bisa mengakses data orang lain 5. Keterangan:
a. User adalah PNS yang sudah terdaftar dan mempunyai data yang lengkap di data base (termasuk NO_TLP), user pertama adalah 20 orang (kelas Kerma Pemprop), b. TEMAN adalah PNS yang didaftarkan Oleh User dan untuk tahap awal, 1 user
mendaftarkan temannya sebanyak 5 orang. TEMAN didatabase tidak mempunyai data NO_TLP dan proses ini merupakan proses untuk mengisi data NO_TLP di data base yang masih kosong selain proses pendaftaran.
c. Sistem SMS getaway merupakan sistem pelengkap atau aseksoris tambahan dari sistem yang sudah ada yaitu Sistem Informasi Kepegawaian (SIMPEG).
BISNIS PROSES | 3
6. Implementasi SMS (Cara Mendaftarkan Teman)
NO SMS DARI USER SMS BALASAN DARI SYSTEM 1 DAFTAR
Kirim ke xxxx
Selamat datang di menu registrasi sistem aplikasi sms gateway kepegawaian.
Saya akan melakukan registrasi dg memberikan identitas secara benar&lengkap.
Ketik T untuk mendaftarkan Teman, A untuk mendaftarkan Atasan
2 T
Kirim ke xxxx
Ketik TEMAN<spasi>NIP_TEMAN#No_TLP_TEMAN kirim ke xxxx. Format harus sesuai Contoh.
Contoh : TEMAN 197504202007011005#081320313258 3 TEMAN 197312242008012003#081321187744 Kirim ke xxxx
Terima kasih anda telah mendaftarkan teman anda. Konfirmasi akan dilakukan langsung kepada teman anda.
Anda telah terdaftar dalam system sms gateway kepegawaian. Silahkan nikmati layanan kami,
Ketik CEKPEGAWAI<spasi>NIP untuk info data pegawai
Contoh : CEKPEGAWAI 195504102007011002 4 CEKPEG 197504202007011005
Kirim ke xxxx
Nip : 197504202007011005
Nama : Herman Han-han, Dip.HE. Instansi/Unit kerja: PEMPROV. JAWA BARAT Gol / Pangkat : II/b – Pengaturmuda TK1 Jabatan : Pelaksana
BISNIS PROSES | 4
7. Implementasi SMS (Cara Mendaftarkan Atasan)
NO SMS DARI USER SMS BALASAN DARI SYSTEM 1 DAFTAR
Kirim ke xxxx
Selamat datang di menu registrasi sistem aplikasi sms gateway kepegawaian.
Saya akan melakukan registrasi dg memberikan identitas secara benar&lengkap. .
Ketik T untuk mendaftarkan Teman, A untuk mendaftarkan Atasan 2 A Kirim ke xxxx Ketik ATASAN<spasi>NIP_ATASAN#No_TLP_ATASAN kirim ke xxxx. Format harus sesuai Contoh.
Contoh : ATASAN 197504202007011005#081320313258 3 ATASAN 197312242008012003#081321187744 Kirim ke xxxx
Terima Kasih Anda Telah Mendaftarkan Atasan Anda. Konfirmasi Akan Dilakukan Langsung Kepada Atasan Anda.
Anda telah terdaftar dalam system sms gateway kepegawaian. Silahkan nikmati layanan kami,
Ketik CEKPEGAWAI<spasi>NIP untuk info data pegawai
Contoh : CEKPEGAWAI 195504102007011002 4 CEKPEGAWAI 197504202007011005
Kirim ke xxxx
Nip : 197504202007011005
Nama : Herman Han-han, Dip.HE. Instansi/Unit kerja: PEMPROV. JAWA BARAT Gol / Pangkat : IV/a
BISNIS PROSES | 5
Proses pendaftaran dilakukan oleh User yang sudah terdaftar, dan semua user yang sudah terdaftar berkewajiban mendaftarkan atasan langsungnya.
Dari kedua proses tersebut diatas diperoleh data teman dan atasan yang terdiri dari NIP dan No TLP, NIP merupakan data yang unik dan hanya dimiliki oleh satu PNS, dan No TLP dipilih karena di database belum ada No TLP.
Actor-actor yang terdapat dalam sistem ini adalah:
Administrator: mempunyai hak akses untuk melakukan input, update dan delete data pegawai, data pengguna.
PNS : mempunyai hak akses register dan unregister nomor handphone, melihat dan mengetahui info format SMS.
Sistem: menerima dan membalas SMS secara otomatis sesuai dengan command yang di minta oleh User (PNS).
8. Cek info pegawai
PNS mengirim sms CEKPEGAWAI<spasi>NIP
System membalas dengan mengeluarkan data sebagai berikut:
Nip : 123456789123456789
Nama : Ir. Lex Laksamana Zainal Lan, Dip.HE.
Instansi/Unit kerja : PEMPROV. JAWA BARAT
Gol / Pangkat : IV/e - Pembina Utama
BISNIS PROSES | 6 KAMUS DATA
Pada data yang disepakati terdiri dari :
1. Nama yaitu Nama pegawai yang bersangkutan
NAMA
Nama Nama lengkap pegawai
Format Input (gelar)-namadepan_namabelakang-(gelar) Disimpan sbb Gelar Abcd Efgh Gelar
Contoh Ir.- Lex_Laksamana_Zainal-Lan, Dip.HE
Simpan sebagai berikut
Ir. Lex Laksamana Zainal Lan, Dip.HE
2. NIP yaitu Nomor Induk Pegawai yang bersangkutan
NIP
Nama Nomer induk pegawai
Format Input Tahun_lahir-Bulan_lahir-tgl_lahir-TMT_PNS-JK- No_Urut
(Jenis kelamin: 1=Laki-laki, 2=Wanita) Disimpan sbb 12340326-432112-1-007
Contoh 19550505-198501-1-005
Simpan sebagai berikut
195505051985011005
3. Pangkat/Golongan yaitu pangkat/golongan ruang pegawai terakhir
Gol/Pangkat
Nama Golongan/Pangkat
Format Input Gol Ia sd Id, IIa s/d IId, IIIa s/d IIId, IVa s/d IVe. -Pangkat
Disimpan sbb IVe – Pembina Utama Contoh IVe / Pembina Utama
Simpan sebagai berikut
IVe-Pembina Utama
4. Instansi/Unit kerja yaitu tempat atau bagian pegawai bekerja
Instansi/Unit Kerja/
Nama Instansi/Unit Kerja Format Input
Disimpan sbb Contoh
5. No HP yaitu nomor handpone pegawai yang bersangkutan
No_Hp
Nama Nomer Hp pegawai
Format Input +6281320313255 Disimpan sbb 081320313255
Contoh +6283821511782
Simpan sebagai berikut
BISNIS PROSES | 7
6. Jenis Kelamin yaitu jenis kelamin pegawai yang bersangkutan (Pria/wanita)
Jenis Kelamin
Nama Jenis Kelamin
Format Input Laki-laki “1” Perempuan “2” Disimpan sbb
Contoh
Keterangan Jenis kelamin di input di NIP
Pada format SMS Get Away :
1. T singkatan dari Teman yaitu teman/PNS yang didaftarkan oleh pegawai yang sudah terdaftar
2. A singkatan dari Atasan yaitu atasan pegawai yang didaftarkan oleh pegawai/bawahan dari atasan tersebut.
3. CEKPEG yaitu cek data pegawai yang terdaftar pada DataBase
4. NIP_TEMAN yaitu Nomor Induk Pegawai Teman/PNS yang akan didaftarkan oleh pegawai/PNS yang sudah terdaftar
5. No_TLP_TEMAN yaitu Nomor telepon atau hendpone teman/PNS yang akan didaftarkan oleh pegawai/PNS yang sudah terdaftar
6. NIP_ATASAN yaitu Nomor Induk Pegawai Atasan yang akan didaftarkan oleh pegawai/bawahan dari atasan tersebut yang telah terdaftar
7. NO_TLP_ATASAN yaitu Nomor telepon atau handpone atasan yang akan didaftarkan oleh pegawai/bawahan atasan tersebut yang telah terdaftar
Diagram BusinessProcessDiagram_1 Data Pegawai Konfirmasi mendaftarkan teman informasi 1
Proses Aplikasi (Sistem_Informasi) User
Teman
BISNIS PROSES | 8
S pecifications
Model information
C ard of the model DF D-G ateway
Name DFD-Gateway
Code DFD_Gateway
Author Version
B P M Diagrams
Model level diagrams
Diagram BusinessProcessDiagram_1
I.1 P roces s P ros es Aplikas i (S is tem Informas i)
I.1.1 Diagram BusinessProcessDiagram_1
mendaftarkan teman informasi
konfirmasi
1
Proses Aplikasi (Sistem Informasi)
User Teman database pegawai User Teman 1.1 Sistem Informasi 1 server (memory)
BISNIS PROSES | 9
Organization Units
Organization Units lis t
Name Code Parent
Organization
Teman Teman <None>
User User <None>
Organization Unit Teman
Card of the Organization Unit Teman
Name Teman
Code Teman
Parent Business Process Model 'DFD-Gateway' Stereotype External Entity
Parent Organization <None>
Description of Organization Unit Teman
Teman adalah orang yang di daftarkan oleh user (Pegawai)
Organization Unit Us er
Card of the Organization Unit User
Name User
Code User
Parent Business Process Model 'DFD-Gateway' Stereotype External Entity
Parent Organization <None>
Description of Organization Unit User
User yaitu sebagai pengguna (Pegawai) yang mendaftarkan temannya . User juga bertindak selaku pegawai yang bersangkutan yang ingin mengetahui informasi mengenai kepegawaian untuk dirinya dan temannya.
BISNIS PROSES | 10
R es ources
R es ources lis t
Name Code
server (memory) server__memory_
R es ource s erver (memory)
Card of the Resource server (memory)
Name server (memory)
Code server__memory_
Stereotype Data Store
Resource Flow list of Resource server (memory)
Name Process
Data Base Pegawai Sistem Informasi
R es ource F lows
P roces s P ros es Aplikas i (S is tem Informas i)
Resource Flows list
Resource Process Message Format
server (memory) Sistem Informasi <Undefined>
Resource Flow Data Base Pegawai
Card of resource flow Data Base Pegawai
Name Data Base Pegawai
Code Data_Base_Pegawai
Comment Stereotype
BISNIS PROSES | 11 Resource server (memory)
Create Access FALSE Update Access TRUE Delete Access FALSE Read Access FALSE
fD LEVEL
1. Daftar :
Keterangan Gambar:
- Format Daftar : DAFTAR (untuk diri sendiri)
- Format mendaftarkan Teman : TEMAN NIP_TEMAN#NO_TLP_TEMAN - Format mendaftar Atasan : ATASAN NIP_ATASAN#NO_TLP_ATASAN 2. Informasi :
- Dari Sistem ke User : ada di tabel penjelasan di atas 3. Konfirmasi :
- Konfirmasi dari system : menanyakan apakah betul nomer ini no yang didaftarkan (penjelasannya ada di tabel di atas)
4. Konfirmasi :
- Konfirmasi dari Teman yang didaftarkan : - mempunyai tenggang waktu sampai 1x24 jam (penjelasan ada di tabel di atas)
5. Konfirmasi :
Data Base (Memory) User Teman Proses Aplikasi (Sistem Informasi) (1) Daftar (2) Konfirmasi (3) Konfirmasi Konfirmasi (5) Konfirmasi(4) Data (6) Cek Pegawai (7) Informasi
BISNIS PROSES | 12
- Konfirmasi dari system yang memberikan pilihan menu yang akan dipilih oleh User
6. Cek Pegawai :
- Untuk mengecek pegawai yang bersangkutan Formatnya CEKPEG NIP (penjelasan ada di tabel di atas)
7. Informasi :
- Informasi dari System tentang Data Pegawai -
Gambar Keterangan
Entitas eksternal, dapat berupa orang/unit kerja yang berinteraksi dengan sistem
Orang, unit yang mempergunakan atau melakukan tranformasi data. Komponen fisik tidak diidentifikasi
Aliran Data
Penyimpanan Data
Pengujian dan Analisis
Melalui tahap pengujian atau testing diharapkan dapat diketahui kekurangan-kekurangan dari sistem, untuk selanjutnya dilakukan perbaikan sehingga kesalahan-kesalahan tersebut dapat diminimalisasi atau bahkan dihilangkan. Pengujian atau testing terhadap sistem ini bertujuan agar mendapatkan hasil sebuah sistem yang akurat dan berdaya guna. Pengujian dilakukan dengan mengisi form-form masukan, yaitu dengan mengisikan data atau mengirim format SMS yang salah kepada SMS Getaway agar dapat diketahui balasan apa yang dikirimkan sistem. Berdasarkan pengujian yang telah dilakukan, maka dapat diambil kesimpulan atas kinerja dari sistem informasi kepegawaian berbasis SMS Getaway ini, hasil analisis atau pengujian/testing yang telah didapat, yaitu:
1. Dari sisi user , sistem telah mampu mengenali format SMS yang dikirimkan user. Apabila user tidak mengirimkan SMS sesuai format, baik disengaja ataupun tidak maka sistem akan mengirimkan pesan kesalahan. Sedangkan dari sisi user admin sistem juga telah mampu menampilkan pesan kesalahan berupa dialog box apabila admin melakukan kesalahan baik kesalahan input atau kurang tepat dalam mengisikan data.
2. Dilihat dari sisi SMS server nya, sistem telah mampu menampilkan informasi yang diisikan oleh admin berupa tabel. Sedangkan dari sisi user, sistem telah mampu mengirimkan SMS secara langsung mengirimkan permintaan, sistem juga dapat
BISNIS PROSES | 13
membalas SMS sesuai kode perintah yang dikirimkan oleh user berupa pesan balasan yang tepat.
Berdasarkan pengujian dan analisis kinerja sistem baik berupa penanganan kesalahan ataupun pengujian sistem, dapat diperoleh beberapa kekurangan dan kelebihan sistem, diantaranya:
Kelebihan Sistem:
a. Format SMS sudah dapat dibatasi tiap blok SMSnya menggunakan “#” sesuai dengan aturan yang telah ditentukan (tidak sembarang).
b. Pesan balasan dari sistem diterima dengan cepat, apabila tidak ada gangguan jaringan
provider SMS.
c. Sudah dilengkapi fasilitas cari data.
d. Setelah user mendaftar, sebelum ada balasan sistem gangguan user tidak usah mendaftar ulang, sistem akan membalas setelah sistem normal kembali.
Kekurangan sistem:
a. Telepon atau modem yang digunakan untuk koneksi dengan sistem belum bersifat dinamis atau belum dapat diganti-ganti modem atau telepon untuk server nya.
b. Belum adanya fasilitas cetak laporan sebagai bentuk pelaporan berkala kepada pihak yang bersangkutan.
c. Fasilitas pencarian hanya menggunakan satu parameter.
d. Daftar dengan 2 nomor Hp berbeda hasilnya salah satu (nomer HP yang sudah terdaftar) terhapus.
e. Mendaftarkan orang lain dengan HP yang belum terdaftar masih bisa dilakukan
f. Sistem belum bisa memberikan informasi secara online selama 24 jam (hanya jam kerja)
