ِيِحَّرل ٱ ِنه ْحَّْرل ٱ ِ هٰللّ ٱ ِم ْسِب
Standar Operasi
Umum
Untuk Semua Karyawan
0. Definisi
1. LQ yang dimaksud di dokumen ini adalah Learn Quran, yaitu sebuah organisasi dengan visi menciptakan solusi teknologi terbaik di dunia untuk belajar Al-Quran. Termasuk di dalam LQ adalah Yayasan Learn Quran, yaitu sebuah badan hukum dengan nomor daftar AHU-0000529.AH.01.12.Tahun 2018 di Republik Indonesia. 2. Karyawan yang dimaksud di dokumen ini adalah setiap orang yang bekerja secara
langsung untuk LQ.
3. Line manager yang dimaksud di dokumen ini adalah karyawan yang memimpin karyawan lain yang posisinya langsung di bawahnya pada struktur organisasi LQ.
4. Subordinate yang dimaksud di dokumen ini adalah karyawan yang dipimpin karyawan lain di LQ.
5. EME yang dimaksud di dokumen ini adalah evaluasi bulanan karyawan sebagaimana yang dijelaskan di sub judul II.
6. ybs yang dimaksud di dokumen ini adalah “yang bersangkutan”. 7. tsb yang dimaksud di dokumen ini adalah “tersebut”.
8. Surel yang dimaksud di dokumen ini adalah “surat elektronik” (email). 9. Bulan yang dimaksud di dokumen ini memakai standar kalender Masehi.
I. Umum
1. LQ dan karyawan tunduk pada dan memakai nilai-nilai dan syariat Islam dalam seluruh operasi dan pekerjaannya.
2. Jika seorang karyawan peserta agenda bersama (contoh: musyawarah) berhalangan pada agenda yang sudah ditetapkan jadwalnya, ia yang bertanggung jawab mencarikan jadwal yang baru yang disetujui oleh anggota agenda yang lainnya.
a. Jadwal agenda tsb tidak berubah sampai disepakati jadwal baru.
3. Karyawan yang tak hadir pada pertemuan dimana ia seharusnya hadir wajib mencari tahu bahasan di pertemuan tsb sehingga ia tak ketinggalan informasi yang mengakibatkan dirinya menjadi kendala bagi timnya.
4. Akun atau akses digital yang terkait dengan LQ harus bisa diakses oleh administrator LQ.
a. Barang siapa yang menguasai akun atau akses digital tsb wajib mengirimkan surel ke admin@learn-quran.co informasi cara mengakses akun atau akses digital tsb.
b. Jika terdapat pembaruan/perubahan pada suatu akun dan akses digital tsb, balas surel poin 4.a sebelumnya.
II. Employee Monthly Evaluation (EME)
1. Di hari terakhir setiap bulanA, line manager mengirimkan EME setiap subordinate
langsungnya ke seluruh orang yang bekerja secara langsung dengan masing-masing subordinatenya tsb.
2. Karyawan wajib mengisi EME dalam 2 hari.
3. Karyawan wajib mengisi EME secara jujur, serta seobjektif dan seadil mungkin.
4. Setiap orang yang bekerja di LQ pada suatu bulan wajib untuk mengisi EME bulan tsb yang dikirimkan kepadanya.
5. Pengurusan EME merupakan tanggung jawab masing-masing line manager.
6. Line manager diharapkan mengirimkan laporan EMEB kepada karyawan yang bertugas
mentransfer gaji secepat mungkin dan wajib dalam 3 hari setelah semua orang yang bertugas mengisi EME subordinatenya mengisinya.
7. Line manager wajib mengirimkan laporan EME setiap subordinatenya kepada subordinatenya tsb paling lambat 3 hari setelah semua orang yang bertugas mengisi EME tsb mengisinya.
III. Penggajian
1. Berikut adalah konversi evaluasi EME ke PenilaianEMEKuantitatif (PEMEK)-nya:
PEMEK Evaluasi EME
150% performance always exceeds job requirements and roles with no detected preventable/controllable errors
137.5% performance usually exceeds job requirements and roles 125% performance often exceeds job requirements and roles 112.5% performance sometimes exceeds job requirements and roles
100% performance meets job requirements and roles
87.5% performance sometimes fails to adequately meet job requirements and roles
75% performance often fails to adequately meet job requirements and roles 62.5% performance usually fails to adequately meet job requirements and roles
50% performance always fails to adequately meet job requirements and roles with no good at all
A didefinisikan di poin V.3 dan V.4.a
B LQ mempunyai sistem laporan EME. Jika Anda belum memilikinya dan memerlukannya, mintalah
2. PengaliGaji = nΣ
i (PEMEKi x Proporsii); dimana n = jumlah orang yang mengisi
EME.
3. Proporsi line manager dalam perhitungan PengaliGaji di atas adalah: a. 50% jika n > 3
b. 62% jika n = 3 c. 75% jika n = 2 d. 100% jika n = 1
4. Proporsi penilai EME selain line manager adalah sama rata.
a. Jumlah Proporsi semuanya selain line manager = 100% – Proporsi line manager.
5. LQ akan membayar kelebihan jam kerja (BonusLembur) karyawan sebesar JumlahJamLembur x StandarPerJamGaji x PengaliGaji.
6. LQ akan mentransfer penghasilan karyawan sebesar (GajiDasar x PengaliGaji) + BonusLembur – DendaTelat – DendaAbsen – PPh
a. PPh = Pajak Penghasilan yang pemerintah wajibkan dibayar oleh pekerja. LQ akan mengurus penyetorannya ke pemerintah.
7. LQ akan mentransfer penghasilan karyawan secepat mungkin dan paling lambat 3 hari kerja setelah menerima laporan EME karyawan ybs.
8. Karyawan wajib memakai bank syariah untuk keperluan perbankannya.
a. Karyawan yang belum memiliki rekening bank syariah, diwajibkan untuk membuka rekening bank syariah yang bekerja sama dengan LQ paling lambat 1 bulan sejak menjadi karyawan.
9. LQ akan menyalurkan zakat penghasilan karyawan ke Yayasan Learn Quran bagi karyawan yang mengamalkan zakat penghasilan dan sebelum 1 Januari 2020 tidak punya tempat penyaluran zakat penghasilan khusus.
10. LQ memberikan tunjangan kesehatan kepada karyawan dengan jam kerja 20 jam/pekan atau lebih berupa tunjangan untuk BPJS Kesehatan kelas 2 yang akan LQ berikan di antara tanggal 15 – 25 tiap bulannya.
a. Karyawan diperbolehkan meng-upgrade tunjangan kesehatannya dengan biaya sendiri.
b. Karyawan diperbolehkan men-downgrade tunjangan kesehatannya. Kelebihan dana yang diberikan LQ silakan dipergunakan untuk peningkatan kesehatan ybs.
IV. Komunikasi
1. Demi kemaslahatan bersama, karyawan diwajibkan untuk bersikap sangat terbuka, jujur, akurat dan transparan dalam hal-hal yang menyangkut pekerjaan di LQ.
a. Karyawan tidak boleh segan/menahan menyampaikan masukan dan kritik yang bersifat membangun.
b. Karyawan wajib menyampaikan masukan dan kritik dengan cara yang baik. c. Setiap orang yang bekerja di LQ tidak boleh merasa tersinggung, apalagi
marah, terhadap masukan dan kritik yang bersifat membangun.
d. LQ wajib melindungi karyawan dari dampak negatif akibat ia menyampaikan masukan atau kritik.
2. Karyawan diharapkan menanggapi surel dan komunikasi elektronik lainnya (contoh: WhatsApp chat) secepat mungkin, dan wajib dalam 1 hari (24 jam) kerja.
a. kecuali direlakan oleh yang minta ditanggapi untuk ditanggapi lebih lama. 3. Apabila karyawan tidak memberikan kabar apa pun selama 7 hari berturut-turut ketika
LQ meminta respons karyawan secara langsung atau pun melalui media elektronik, sebanyak minimal 3 kali kepada karyawan, maka karyawan dianggap telah mengundurkan diri dari LQ.
4. Karyawan wajib memberitahukan line managernya secepat mungkin jika terjadi perubahan informasi mengenai karyawan berikut:
a. KTP atau data-data yang ada padanya b. nomor telepon seluler yang dipakai c. alamat tempat tinggal
d. jumlah tanggungan karyawan yang mempengaruhi perhitungan pajak penghasilannya
e. kontak ahli waris untuk menuntaskan hak karyawan jika ybs wafat
f. kontak orang yang tinggal terdekat dengan karyawan yang bisa dihubungi jika karyawan dalam situasi darurat
5. Komunikasi surel dan akun yang terkait dengan urusan LQ wajib menggunakan surel @learn-quran.co. C
a. kecuali jika ada masalah pada sistem surel @learn-quran.co
b. Agar komunikasi surel lebih cepat, karyawan sangat dianjurkan menambahkan akun @learn-quran.co-nya di HP-nya. D
6. Karyawan wajib menjaga kerahasiaan data dan informasi terkait LQ yang berpotensi, apalagi yang jelas, merugikan LQ jika didapatkan orang lain.
7. Komunikasi yang butuh pembuktian wajib dilakukan menggunakan surel atau media lain yang bisa dipertanggungjawabkan validitasnya.
a. contoh: dokumen tertulis, dokumen elektronik dengan tanda tangan digital, dll. b. contoh salah: perkataan lisan
8. LQ dapat mengakhiri hubungan dan perjanjian kerja dengan karyawan dengan memberitahukan karyawan paling lambat 1 bulan sebelumnya atau dengan memberikan pesangon sesuai aturan hukum di Indonesia.
9. Agar ada waktu yang cukup bagi LQ agar operasi LQ tak terganggu akibat kehilangan personil, karyawan yang ingin mengundurkan dirinya dari LQ wajib memberitahukannya paling lambat 2 bulan sebelumnya, kecuali diizinkan lain oleh LQ.
C Akun @learn-quran.co adalah akun G Suite, pelajari lebih lanjut di https://gsuite.google.com
D Cara menambahkan akun @learn-quran.co di Android dan sistem lainnya mirip seperti menambahkan
V. Waktu Kerja
1. Karyawan yang memiliki skema jam kerja pekanan wajib memenuhi minimal sebanyak jam kerja yang telah disepakati tsb.
a. Karyawan yang tidak memenuhinya dihukum dengan pengurangan penghasilan sebanyak 2 x JumlahJamYangKurang x StandarPerJamGaji x PengaliGaji.E
2. Jam kerja karyawan bersifat pekanan, tidak bisa dipindahkan ke pekan berikutnya. a. kecuali disepakati bersama dengan line managernya.
3. Setiap pekan dimulai di hari Senin dan berakhir di hari Minggu.
4. Jika suatu pekan berada pada 2 bulan yang berbeda, agar tidak bingung apakah pekan tsb termasuk pekan terakhir bulan X atau pekan pertama bulan Y, pekan tsb masuk pada bulan yang memiliki jumlah hari paling banyak di pekan tsb.
a. Agar konsisten, definisi bulan untuk perhitungan jam kerja dan penggajian juga sesuai dengan ketetapan di atas, yaitu kumpulan pekan yang termasuk pada bulan tsb. F
5. Karyawan bebas memilih untuk bekerja kapan pun dan dimana pun yang menurutnya paling produktif kecuali ditentukan lain oleh line managernya.
a. Bekerja di hari libur pun bisa dimasukkan ke dalam jam kerja. 6. Karyawan dengan jam kerja 20 jam/pekan atau lebih wajib mengikuti:
a. Hari Kerja Bersama yang dilaksanakan setiap hari Senin pukul 11:00 s.d. 18:00, kecuali ditentukan lain oleh LQ.
b. LQTime yang dilaksanakan setiap hari Kamis selama waktu zhuhur, kecuali ditentukan lain oleh LQ.
7. Karyawan yang jam kerjanya 20 jam/pekan atau lebih wajib bisa jika dibutuhkan LQ pada waktu kerja umum (Senin s.d. Jumat pukul 9:00 s.d. 18:00).
8. Karyawan yang tak menghitung secara akurat jam kerjanya diberikan keringanan untuk melaporkan jam kerjanya tidak akurat 100%, yaitu dengan melaporkan sejumlah yang ia yakin 100% bahwa jumlah tsb tidak kurang. G
9. Karyawan yang sakit berhak untuk mendapatkan pemindahan jam kerja ke masa depan dengan memberitahukan perihal sakitnya kepada line managernya.
a. Selanjutnya, karyawan yang sakit menyepakati dengan line managernya berapa jam kerja yang akan ditangguhkan dan ke pekan kapan.
E Untuk memudahkan mengetahui sisa jam kerja di pekan yang sedang berjalan, karyawan bisa menggunakan
spreadsheet yang digunakan line manager untuk merekap jam kerja
F artinya, 1 bulan terdiri dari 4 pekan (28 hari) atau 5 pekan (35 hari) G Saran cara menghitung jam kerja:
1. memakai aplikasi https://toggl.com (ada web & mobile app nya)
2. memakai stopwatch, biasanya sudah tersedia aplikasinya di gawai Android/iOS dan di komputer 3. mempunyai jadwal rutin, misalnya merutinkan setiap pukul 8–12 setiap hari adalah jadwal untuk bekerja
tanpa diganggu aktivitas lain
b. Jika sakitnya dalam tempo waktu yang lama, line manager ybs dapat memberikan pengurangan jam kerja sejumlah yang bijaksana dan dengan persetujuan line managernya line manager ybs.
VI. Hal-Hal yang Termasuk Pekerjaan
1. Yang terhitung jam kerja adalah waktu bersih yang digunakan untuk bekerja untuk LQ. H
a. Istirahat, makan, sholat, buang air, dan sejenisnya tidak termasuk jam kerja. 2. Karyawan wajib mengisi jam kerjanya dengan pekerjaan yang paling banyak
manfaatnya bagi LQ sesuai konteksnya atau pekerjaan yang diminta oleh line managernya.
3. Pada pekerjaan-pekerjaan yang bercampur di dalamnya kepentingan selain LQ, yang boleh dihitung jam kerja hanya sebanyak persentase kepentingan murni LQ di dalamnya.
a. Contoh: seorang karyawan membaca buku Software Engineering selama 2 jam. Berdasarkan penilaian terbaiknya, ia merasa ½-nya adalah untuk LQ dan ½ sisanya adalah untuk dirinya sendiri. Maka yang termasuk jam kerja adalah 1 jam.
4. Hanya 50% dari waktu perjalanan dalam rangka untuk LQ (termasuk: pergi ke/pulang dari kantor) yang terhitung jam kerja, kecuali selama perjalanan sambil melakukan pekerjaan lainnya untuk LQ.
5. LQ mendorong seluruh karyawan untuk meningkatkan ilmu dan kompetensinya. a. Karyawan bisa menggunakan jam kerjanya untuk belajar hal-hal yang
berhubungan dengan pekerjaannya di LQ paling banyak 1/
5 dari jam kerjanya.
VII. Hari Libur dan Cuti
1. Hari libur yang ditetapkan pemerintah pada hari Senin s.d. Jumat mengurangi jam kerja karyawan di pekan dimana hari libur tsb berada sebanyak 20% per hari libur. 2. Karyawan bebas untuk tidak mengambil cuti di hari Cuti Bersama (tidak mengurangi
jatah cuti pribadi), kecuali diumumkan lain oleh LQ.
a. Karyawan yang ingin cuti di hari Cuti Bersama harap memberitahukan line managernya sebelum hari cuti tsb.
3. Bagi karyawan yang itikaf di 10 hari terakhir Romadhon, LQ memberikan kredit cuti (cuti spesial itikaf Romadhon) sejumlah hari dimana ybs itikaf penuh di masjid.
4. Karyawan mendapatkan 1 hari kredit cuti pribadi setiap setelah bekerja di LQ 1 bulan. 5. Cuti karyawan harus melalui persetujuan antara ybs dan line managernya.
H Pastikan jam kerja yang Anda laporkan bersih karena gaji/upah dihitung dari laporan tsb, kesalahan laporan
6. Cuti mengurangi jam kerja karyawan ybs di pekan dimana hari cuti tsb berada sebanyak 20% per hari cuti.
7. Tidak seperti di banyak lembaga lain, di LQ cuti tidak hangus meski telah berganti tahun.
8. Karyawan berhak untuk tidak bekerja di hari libur dan di hari cuti dengan syarat tidak melalaikan tanggung jawabnya.
9. Pencatatan dan pengaturan cuti karyawan merupakan tanggung jawab line managernya. I
VIII. Log Kerja
1. Demi keakuratan log kerja & kecepatan informasi, karyawan wajib mengirimkan log kerjanya paling lambat 3 hari setelah hari log kerja yang dilaporkan tsb ke surel line manager ybs.
a. Dianjurkan untuk mempunyai kebiasaan mengirim log kerja setiap hari, terutama bagi karyawan yang jam kerjanya 20 jam/pekan atau lebih. J
2. Agar mudah, 1 surel log kerja melaporkan pekerjaan karyawan di 1 hari.
a. Jangan merekap log kerja beberapa hari dalam 1 surel dan jangan mengirim surel terpisah untuk hari kerja yang sama.
3. Format judul surel log kerja adalah Log Kerja [NamaPanggilan] [tanggal] a. Contoh: Log Kerja Denny 2019-5-31
4. Di badan surel log kerja, karyawan menuliskan:
a. Jumlah jam kerjanya di tanggal tsb di judul dalam satuan menit b. Pukul mulai bekerja dan pukul terakhir bekerja*
c. Pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan d. Catatan lainnya jika ada*
Contoh:
528 menit (08.30 – 20.45):
- Memperbaiki bug di fitur A
- Mengembangkan fitur B
- Testing
- Review meeting
NB: fitur B blm selesai, tidak usah dites dulu
5. Setelah pekan terakhir di setiap bulan, line manager merekap jam kerja setiap subordinatenya.
I LQ mempunyai sistem pencatatan cuti. Jika Anda belum memilikinya, mintalah template-nya pada yang
punya
J Saran agar tidak lupa mengirim log kerja: buat reminder (misalnya di aplikasi alarm di HP) setiap hari
(misalnya setiap pukul 5 pagi)
a. Tenggat waktu (deadline) rekap jam kerja ini sama dengan deadline laporan EME kepada karyawan yang bertugas mentransfer gaji.
6. Merevisi log kerja hukumnya makruh, dan jika terpaksa dilakukan dengan cara membalas surel log kerja yang ingin direvisi.
a. Deadline revisi log kerja adalah sama dengan deadline log kerja tsb.
IX. Tugas
1. Karyawan wajib menyelesaikan tugas yang diamanahkan kepadanya sebelum deadline-nya.
a. Jika tak mampu, maka ia wajib mengabarkannya beserta alasannya dan menawarkan alternatif solusinya.
2. Jika timnya memakai Trello, karyawan hendaknya memperbaharui status pekerjaannya di Trello yang dipakai timnya secepat mungkin, dan wajib paling lambat 24 jam sejak terjadinya perubahan. K
3. Semua hasil pekerjaan yang dikerjakan karyawan untuk LQ adalah milik LQ.
4. Karyawan bertanggung jawab penuh terhadap kerugian LQ yang ia akibatkan secara sengaja.
X. Keterlambatan
1. Setiap keterlambatan dalam pekerjaan (telat hadir musyawarah atau Hari Kerja Bersama, telat melaporkan log kerja, telat menyelesaikan pekerjaan, dan sejenisnya) dihukum dengan pengurangan 3% (DendaTelat) dari gaji (GajiDasar x PengaliGaji) si pelaku bulan tsb.
2. Absen (tidak hadir, tidak menyerahkan pekerjaan, dan sejenisnya) tanpa uzur sudah selayaknya lebih tercela dan lebih tinggi hukumannya, yaitu pengurangan 5% (DendaAbsen) dari gaji (GajiDasar x PengaliGaji) si pelaku bulan tsb.
3. Pemimpin ybs punya hak prerogatif untuk memutuskan apakah keterlambatan/absen ybs uzur (syar'i) atau tidak. Uzur tentu saja tidak tercela dan tidak dikenakan hukuman. a. Dalam banyak kasus, pemimpin ybs kemungkinan adalah line manager, tapi dalam grup ad hoc (contoh: rombongan perjalanan) bisa jadi berbeda. Dalam hal ini pemimpin dimohon berkomunikasi dengan line manager ybs.
4. Line manager bertugas mencatat keterlambatan dan absen setiap subordinate langsungnya serta melaporkannya di laporan EME setiap bulannya.
K LQ banyak menggunakan Trello dalam bekerja, Anda sangat disarankan untuk belajar menggunakan Trello
XI. Aset dan Fasilitas LQ
1. Seluruh karyawan dianjurkan memanfaatkan fasilitas-fasilitas berikut dengan baik: a. Hanya akun surel @learn-quran.co yang bisa mengirim ke
quran.co. Setiap surel yang dikirim ke allteam@learn-quran.co akan terkirim ke semua alamat surel @learn-allteam@learn-quran.co yang aktif. b. LQ memiliki penyimpanan cloud bersama yang bisa diakses di Google Drive akun @learn-quran.co setiap karyawan di bagian Shared Drive. Di sana terdapat banyak file yang bisa dimanfaatkan.
i. Setiap karyawan diharapkan untuk mengeksplorasinya dan menyimpan file-file terkait LQ yang bisa dimanfaatkan oleh karyawan lain di sini. 2. Karyawan tidak boleh menggunakan aset atau fasilitas LQ secara berlebihan.
3. Karyawan wajib mengupayakan semaksimal mungkin agar tidak mengganggu orang lain dalam memakai fasilitas bersama (misalnya: barang-barang kantor).
4. Karyawan diperbolehkan memakai aset LQ untuk keperluan pribadinya.
a. Jika berbenturan dengan keperluan LQ, maka [tentu saja] keperluan LQ didahulukan.
5. Ketika LQ minta, karyawan wajib mengembalikan aset LQ yang dipegangnya dalam kondisi sebagaimana ia dapatkan di awal.
a. Depresiasi akibat bekas pakai yang wajar dimaklumi.
6. Karyawan yang merusak atau menghilangkan aset LQ yang dipegangnya wajib mengganti senilai kerusakan/kehilangan tersebut.
a. Penggantian bisa dilakukan dengan cara memperbaiki, mengganti barang baru, atau mengganti nilai uangnya sesuai dengan musyawarah dengan LQ. b. Penggantian juga bisa karyawan lakukan dengan mencicil yang nilai dan
tenggat waktunya sesuai dengan musyawarah dengan LQ.
XII. Reimburse
1. Karyawan me-reimburse dengan cara mengirimkan surel ke petugas keuangan LQ yang berisi:
a. peruntukan pengeluaran, b. tanggal pengeluaran, dan c. bukti pengeluaran.
2. LQ wajib mengganti pengeluaran yang disetujui oleh petugas keuangan LQ dalam 30 hari sejak dilaporkan.
a. LQ berhak untuk tidak mengganti pengeluaran yang dilaporkan lebih dari 30 hari sejak tanggal pengeluarannya.
disahkan oleh
Direktur PT TEKNOLOGI INTERNASIONAL QURAN dan Ketua YAYASAN LEARN QURAN
Denny Yusuf, M.T.I.
Direktur Utama PT TEKNOLOGI INTERNASIONAL QURAN dan Pembina YAYASAN LEARN QURAN
