Dokumen ini akan memandu anda cara menggunakan modul E-Letter untuk aktivitas surat menyurat di PT GARAM (PERSERO)

(1)

Dokumen ini akan memandu anda cara menggunakan modul E-Letter untuk aktivitas surat menyurat di PT GARAM (PERSERO)

(2)

P a g e 1 | 30

P T G A R A M ( P e r s e r o )

ERP SHARING KNOWLEDGE

Judul

Manual Guide E-Letter

Document ID Klasifikasi

Publik/Internal/Rahasia*

Version 1.0.0 Owner

Tanggal terbit

Prepared by Suviani Ningrum

*pilih salah satu

Distribution List

Persetujuan dan Penetapan

GM Divisi IT

Review dan Update Team Bagian IT Application PT.Garam Pemahaman dan

Implementasi

Kantor Pusat/Kantor Pegaraman/Cabang Pemasaran

(3)

P a g e 2 | 30

Lembar Pengesahan

Verifikasi Kecukupan Data

Review

Penetapan dan Pengesahan

Fefbrico Wardono Manager Corporate

Communication

Iwan Andyanto Manager IT Application

Hario Junianto GM Corporate Secretary

Chandra Putra P GM IT

Arif Haendra Direktur Pengembangan

Tgl :

(4)

P a g e 3 | 30

Daftar Perubahan Dokumen

No Versi Tanggal Rev Rincian Perubahan PIC

1. 1.0.0 17 Januari 2020 Release Pertama Suviani Ningrum &

Eka Lestari Nengseh

(5)

P a g e 4 | 30

DAFTAR ISI

BAB I PENGANTAR ... 5

1.1 Latar Belakang ... 5

1.2 Maksud dan Tujuan ... 5

1.3 Ruang Lingkup ... 5

1.4 Key Success Factors ... 5

BAB II MANUAL GUIDE ... 6

2.1 Overview ... 6

2.2 Job Description ... 6

2.3 Capability System ... 7

2.4 Test Case ... 7

2.4.1 Login ... 7

2.4.2 Tulis Surat ... 8

2.4.3 Approve Surat ... 11

2.4.4 Revisi Surat ... 13

2.4.5 Surat Masuk ... 16

2.4.6 Tulis Disposisi ... 18

2.4.7 Disposisi Keluar ... 20

2.4.8 Disposisi Masuk ... 21

2.4.9 Report Monitoring Surat Internal ... 23

2.4.10 Balas Surat ... 25

2.4.11 Report Monitoring Surat Eksternal ... 26

2.4.12 Input Surat Eksternal ... 27

(6)

P a g e 5 | 30

BAB I PENGANTAR

1.1 Latar Belakang

a. MOU antara PT. Garam dengan PT. Telkom No. 04/KS/IV/2016; K.TEL183/ HK.840/dr5- 1000000/2016 tanggal 25 April 2016 oleh EVP Telkom Regional 5 Jatim Bali & Nusra dan Direktur Keuangan PT. Garam perihal sinergy BUMN terkait pemanfaatan sumber daya perusahaan.

b. 3737/HK.810/DES-00/2016 tanggal 28 Mei 2016 tentang Penyediaan Enterprise Resource Planning (ERP) dan ICT Solution untuk PT.GARAM

c. RKAP Divisi IT Tahun 2019 mengenai Pengadaan E-Office

d. Perlunya dokumen SOP untuk membantu kesuksesan implementasi E-Letter di PT.Garam

1.2 Maksud dan Tujuan

1. Dokumen ini disusun dengan maksud sebagai panduan dalam mengoperasikan modul E- Letter bagi seluruh karyawan

2. Tujuan :

a. User memiliki pemahaman yang baik tentang E-Letter dan tujuannya

b. User mampu mengoperasikan dengan baik modul E-Letter mulai dari cara membuat surat, membalas surat, disposisi hingga memonitor surat.

1.3 Ruang Lingkup

Area Penerapan PT GARAM – Nasional

Modul E-Letter

Capability 1. Tulis Surat

2. Approve Surat 3. Revisi Surat 4. Disposisi Surat 5. Balas Surat

6. Input Surat Eksternal

1.4 Key Success Factors

Indikator keberhasilan implementasi E-Letter adalah :

a. Masing – masing karyawan baik yang menjabat sebagai General Manager, Manager, Supervisor, hingga Staf mampu menggunakan modul E-Letter.

b. Setiap user dapat memonitor pergerakan surat internal yang dibuatnya

(7)

P a g e 6 | 30

BAB II MANUAL GUIDE

2.1 Overview

E-Letter adalah modul yang digunakan untuk aktivitas surat menyurat internal PT. GARAM.

Penggunaan modul E-Letter adalah untuk seluruh karyawan dan dapat digunakan dimanapun dan kapanpun. Laporan yang ditampilkan terkait pergerakan surat dapat dimonitor secara real- time.

2.2 Job Description

2.2.1 DIREKSI

Beberapa tugas yang harus dilakukan oleh Direksi terkait dengan modul E-Letter adalah : 1. Melakukan review terhadap surat yang dibuatkan oleh bawahannya jika surat itu dibuat

atas nama Direksi

2. Menyetujui surat yang dibuatkan oleh bawahannya 3. Mendisposisi surat yang diterima oleh Direksi 4. Membuat surat

2.2.2 GENERAL MANAGER

Beberapa tugas yang harus dilakukan oleh General Manager di modul E-Letter adalah : 1. Melakukan review terhadap surat yang dibuatkan oleh bawahannya jika surat itu dibuat

atas nama General Manager

2. Menyetujui surat yang dibuatkan oleh bawahannya 3. Mendisposisi surat yang diterima / surat masuk 4. Membuat surat dan membalas surat masuk

2.2.3 MANAGER

Beberapa tugas yang harus dilakukan oleh General Manager di modul E-Letter adalah : 1. Melakukan review terhadap surat yang dibuatkan oleh bawahannya jika surat itu dibuat

atas nama Manager

5. Mengedit atau merevisi draft surat yang direvisi oleh atasannya / pemeriksa

2.2.4 SUPERVISOR

1. Melakukan review terhadap surat yang dibuatkan oleh bawahannya jika surat itu dibuat atas nama Supervisor

5. Mengedit atau merevisi draft surat yang direvisi oleh atasannya / pemeriksa 6. Menginput surat masuk dari eksternal

7. Khusus supervisor tertentu, maka bertugas pula memonitor pergerakan surat

2.2.5 STAF

1. Membuat surat dan membalas surat masuk

(8)

P a g e 7 | 30

P T G A R A M ( P e r s e r o ) 2. Mengedit atau merevisi draft surat yang direvisi oleh atasannya / pemeriksa

2.2.6 SECRETARY OF DIRECTOR

1. Melakukan review terhadap surat yang dibuatkan oleh bawahannya jika surat itu dibuat atas nama Sekretaris Direksi

5. Mengedit atau merevisi draft surat yang direvisi oleh atasannya / pemeriksa 6. Memonitor posisi surat internal PT GARAM (PERSERO)

2.3 Capability System

Secara umum menu yang disediakan dalam modul E-Letter adalah : 1. Tulis Surat

2. Surat Masuk 3. Disposisi Masuk 4. Disposisi Keluar 5. Approve Surat 6. Revisi Surat

2.4 Test Case 2.4.1 Login

Overview

Untuk bisa mengoperasikan modul E-Letter di ERP, user harus melakukan login dulu ke ERP.

Login dilakukan dengan menginputkan username dan password yang terdaftar. Setelah login, ERP akan menampilkan halaman utama sesuai dengan priviledge user.

Test Case ID : TC-001 Function : Login

Data Assumption : Employee user Flow Proses : Standard Deskripsi :

User melakukan login dan berhasil melihat menu sesuai dengan priviledgenya User Guide :

Langkah yang harus dilakukan oleh user untuk login adalah sebagai berikut :

a. Akses ke url https://garamina.com dan akan tampil halaman seperti dibawah ini.

(9)

P a g e 8 | 30

P T G A R A M ( P e r s e r o ) b. Masukkan username dan password di Text Box Login, kemudian klik tombol Login.

c. Apabila username dan password sudah valid dan terdaftar, maka akan muncul tampilan home website.

d. Pilih modul E-Letter untuk mulai menggunakan.

2.4.2 Tulis Surat

Overview

Sesuai dengan namanya, menu tulis surat dipergunakan untuk menulis surat internal PT Garam (Persero).

Test Case ID : TC-002 Function :

Membuat surat baru Data Assumption : Employee User Flow Proses : Standard Deskripsi :

User masuk ke modul E-Letter kemudian memilih menu Tulis Surat User Guide :

Langkah-langkah untuk membuat surat sebagai berikut :

a. Pada modul E-Letter, klik menu Tulis Surat. Maka akan muncul halaman seperti gambar dibawah. Pilih pengirim surat untuk memulai menulis surat

(10)

P a g e 9 | 30

P T G A R A M ( P e r s e r o ) b. Setelah itu klik Daftar Penerima untuk memilih penerima surat. Penerima surat dapat

lebih dari 1 orang. Pada modal List Penerima, pilih tipe penerima  Pilih cost center

 Pilih Jabatan  Klik tombol Add.

Klik tombol Close jika sudah memilih penerima surat.

c. Setelah itu klik Daftar Tembusan untuk memilih penerima tembusan. Penerima tembusan dapat lebih dari 1 orang. Pada modal Cari Penerima Tembusan, pilih Pilih cost center  Pilih Jabatan  Klik tombol Add.

Klik tombol Close jika sudah memilih penerima tembusan.

(11)

P a g e 10 | 30

P T G A R A M ( P e r s e r o ) d. Setelah itu klik Daftar Pemeriksa untuk memilih pemeriksa surat. Pengirim surat

otomatis akan menjadi pemeriksa surat. Pemeriksa surat dapat lebih dari 1 orang. Pada modal Cari Pemeriksa, Pilih User  Klik tombol Add.

Klik tombol Close jika sudah memilih pemeriksa surat.

e. Isi field perihal, sifat, dan juga field yang tersedia sesuai dengan surat yang akan dikirimkan.

(12)

P a g e 11 | 30

P T G A R A M ( P e r s e r o ) f. Klik simpan untuk menyimpan surat yang sudah ditulis.

2.4.3 Approve Surat

Overview

Surat yang sudah dibuat maka akan masuk ke menu Approve Surat.

Menu ini dipergunakan untuk mereview draft surat keluar oleh pemeriksa. Pemeriksa dapat merevisi ataupun menyetujui draft surat keluar sebelum dikirimkan.

Data Assumption : Draft surat keluar Flow Proses : Standard Deskripsi :

Hanya pemeriksa yang dipilih saat membuat surat yang dapat melakukan approve surat.

User Guide :

Berikut langkah-langkah approve surat :

a. Buka menu approve surat, kemudian akan tampil halaman seperti gambar dibawah.

(13)

P a g e 12 | 30

P T G A R A M ( P e r s e r o ) b. Klik tombol Lihat pada salah satu surat yang akan diperiksa suratnya. Setelah itu akan

muncul halaman yang menampilkan detail surat. Seperti gambar dibawah.

c. Jika pemeriksa merasa ada yang perlu diperbaiki suratnya, maka klik tombol Revisi.

Kemudian akan muncul dialog box seperti gambar dibawah. Klik tombol “Ya, tolak permintaan ini” untuk mengembalikan surat kepada pembuat surat agar direvisi.

d. Isi catatan penolakan. Kemudian klik tombol OK.

(14)

P a g e 13 | 30

P T G A R A M ( P e r s e r o ) e. Surat yang direvisi berhasil dikembalikan.

2.4.4 Revisi Surat

Overview

Surat yang ditolak oleh pemeriksa surat selanjutnya akan kembali ke pembuat surat.

Merevisi atau mengedit surat yang direvisi oleh pemeriksa.

Data Assumption : Surat yang direvisi Flow Proses : Standard Deskripsi :

Surat direvisi sesuai dengan catatan yang dituliskan pemeriksa saat menolak surat.

User Guide :

Langkah-langkah merevisi surat sebagai berikut :

a. Buka menu Revisi Surat. Lalu klik tombol Lihat pada surat yang akan direvisi.

(15)

P a g e 14 | 30

P T G A R A M ( P e r s e r o ) b. Selanjutnya, akan muncul halaman detail surat seperti gambar dibawah ini. Klik pada

judul (tulisan berwarna biru) yang akan direvisi.

c. Kemudian akan muncul form yang dapat diedit sesuai dengan perbaikan surat. Jika sudah, klik tombol Simpan.

(16)

P a g e 15 | 30

P T G A R A M ( P e r s e r o ) d. Selanjutnya akan muncul dialog box seperti gambar dibawah ini. Klik tombol “Ya,

Saya Yakin Benar” untuk menyimpan perubahan.

e. Selanjutnya tetap pada halaman yang sama, klik tombol Submit untuk mengirim surat yang telah direvisi.

(17)

P a g e 16 | 30

P T G A R A M ( P e r s e r o ) f. Surat yang telah direvisi, maka akan masuk ke menu Approve Surat pemeriksa yang

menolak surat tersebut. Langkahnya sama dengan Approve Surat. Jika sudah benar, maka klik tombol Approve.

2.4.5 Surat Masuk

Overview

Draft surat keluar yang telah disetujui pemeriksa kemudian akan masuk ke menu surat masuk penerima.

(18)

P a g e 17 | 30

P T G A R A M ( P e r s e r o ) Test Case ID :

TC-005 Function :

Menerima dan membaca surat masuk Data Assumption :

Surat masuk Flow Proses : Standard Deskripsi :

Saat pertama kali membuka modul E-Letter, menu yang pertama kali ditampilkan adalah surat masuk.

User Guide :

Langkah – langkah untuk melihat surat masuk sebagai berikut :

a. Buka menu Surat Masuk. Kemudian klik 2 kali pada salah satu surat masuk yang ingin dibaca.

b. Selanjutnya akan muncul halaman detail surat seperti gambar dibawah. Pada halaman detail surat, user dapat mengunduh surat masuk dalam bentuk pdf dengan cara klik tombol Download Surat.

(19)

P a g e 18 | 30

2.4.6 Tulis Disposisi

Overview

Tulis disposisi dapat dilakukan setelah user membuka detail surat masuk kemudian menekan tombol disposisi.

Digunakan untuk meneruskan surat dalam bentuk disposisi kepada bawahan Data Assumption :

(20)

P a g e 19 | 30

P T G A R A M ( P e r s e r o ) Surat Masuk

Flow Proses : Standard Deskripsi :

Disposisi adalah proses menginstruksikan suatu arahan/perintah kepada bawahannya berdasarkan surat yang diterima oleh atasan. Disposisi dapat dilakukan pada surat yang masuk dan juga dapat dilakukan oleh atasan kepada bawahannya.

User Guide :

Langkah-langkah membuat disposisi sebagai berikut :

a. Setelah membuka halaman detail surat masuk, maka klik tombol Disposisi.

b. Selanjutnya pada form Tulis Disposisi, di field isi disposisi tulislah disposisi yang akan dikirimkan dengan cara sebelumnya centang kotak lainnya maka akan muncul textarea yang dapat digunakan untuk mengetikkan disposisi. Atau bisa juga dengan memilih isi disposisi default pada dropdown “Pilih Disposisi”.

c. Kemudian klik Disposisi Kepada untuk memilih penerima disposisi. Klik tombol pilih pada Daftar Penerima Disposisi untuk memilih penerima disposisi. Jika sudah, klik tombol Close untuk menutup Daftar tersebut.

(21)

P a g e 20 | 30

P T G A R A M ( P e r s e r o ) d. Jika ada kesalahan saat memilih penerima disposisi, maka penerima disposisi dapat

dihapus dengan cara klik icon tempat sampah yang ada di sebelah kiri nama.

e. Jika sudah yakin benar, kirim disposisi dengan cara klik tombol Kirim.

2.4.7 Disposisi Keluar

Overview

Menu untuk melihat daftar disposisi yang pernah dibuat Test Case ID :

TC-007 Function :

Berfungsi sebagai menu yang menampilkan disposisi – disposisi yang pernah dibuat Data Assumption :

Disposisi keluar Flow Proses : Standard Deskripsi :

Disposisi yang sudah dibuat selanjutnya akan masuk ke menu Disposisi Keluar.

User Guide :

Langkah – langkah untuk melihat disposisi keluar sebagai berikut :

a. Buka menu Disposisi Keluar maka akan tampil halaman yang berisi Daftar Disposisi Keluar seperti gambar dibawah.

(22)

P a g e 21 | 30

P T G A R A M ( P e r s e r o ) b. Klik 2 kali pada salah satu disposisi yang ingin dilihat. Kemudian akan muncul halaman

Detail Disposisi. Jika ingin mencetak disposisi, maka klik tombol Cetak yang ada di sebelah kanan table Disposisi.

2.4.8 Disposisi Masuk

Overview

Surat yang telah di-disposisi kemudian akan masuk ke halaman Disposisi Masuk penerima.

Berfungsi sebagai menu yang menampilkan daftar disposisi dan membaca isi dari disposisi yang masuk.

Data Assumption : Disposisi masuk Flow Proses Standard Deskripsi :

Disposisi masuk hanya muncul di meu user yang dikirimkan disposisi User Guide :

Langkah – langkah untuk melihat disposisi masuk sebagai berikut :

(23)

P a g e 22 | 30

P T G A R A M ( P e r s e r o ) a. Buka menu Disposisi Masuk. Kemudian akan tampil halaman yang menampilkan

daftar disposisi masuk seperti gambar dibawah.

b. Untuk membaca disposisi, klik dua kali pada disposisi yang ingin dibaca. Kemudian akan muncul halaman Detail Disposisi Masuk seperti gambar dibawah.

(24)

P a g e 23 | 30

2.4.9 Report Monitoring Surat Internal

Overview

Semua pergerakan atau posisi surat dapat dimonitor melalui menu japoran ini.

Test Case ID : TC-009

(25)

P a g e 24 | 30

P T G A R A M ( P e r s e r o ) Function :

Berfungsi untuk memonitor posisi surat internal Data Assumption :

Employee user Flow Proses : Standard Deskripsi :

Menu untuk memonitor posisi surat User Guide :

Langkah – langkah untuk memonitor surat internal sebagai berikut :

a. Buka modul Report  Monitoring Surat  Monitoring Surat Internal. Kemudian akan tampil halaman seperti gambar dibawah ini.

(26)

P a g e 25 | 30

2.4.10 Balas Surat

Overview

Setiap surat masuk yang diterima user dapat dibalas dengan cara Klik tombol Balas Surat yang ada di halaman Detail Surat Masuk.

Berfungsi untuk membalas surat masuk yang diterima user Data Assumption :

Employee user Flow Proses : Standard Deskripsi :

Halaman untuk membalas surat masuk User Guide :

Langkah – langkah untuk membalas surat sebagai berikut :

a. Pada halaman detail surat masuk, klik tombol Balas Surat. Kemudian akan mucul halaman seperti gambar dibawah ini.

(27)

P a g e 26 | 30

P T G A R A M ( P e r s e r o ) b. Penerima surat otomatis default pengirim surat sebelumnya seperti gambar di bawah.

c. Selanjutnya isi form balas surat seperti saat tulis surat. Jika sudah, klik tombol Simpan.

2.4.11 Report Monitoring Surat Eksternal

Overview

Semua pergerakan atau posisi surat dari eksternal dapat dimonitor melalui menu japoran ini.

Berfungsi untuk memonitor posisi surat eksternal Data Assumption :

Employee user

(28)

P a g e 27 | 30

P T G A R A M ( P e r s e r o ) Flow Proses :

Standard Deskripsi :

Menu untuk memonitor posisi surat User Guide :

Langkah – langkah untuk memonitor surat internal sebagai berikut :

a. Buka modul Report  Monitoring Surat  Monitoring Surat Eksternal. Kemudian akan tampil halaman seperti gambar dibawah ini.

b. Klik icon mata untuk melihat detailnya. Kemudian akan muncul tampilan seperti dibawah ini.

2.4.12 Input Surat Eksternal

Overview

Sesuai dengan namanya, menu input surat dipergunakan untuk memasukkan surat yang berasal dari eksternal PT Garam (Persero).

(29)

P a g e 28 | 30

P T G A R A M ( P e r s e r o ) Input surat dari eksternal

Data Assumption : Employee User Flow Proses : Standard Deskripsi :

User masuk ke modul E-Letter kemudian memilih menu Input Surat Eksternal User Guide :

Langkah-langkah untuk membuat surat sebagai berikut :

a. Pada modul E-Letter, klik menu Surat Eksternal  Input Surat Eksternal. Maka akan muncul halaman seperti gambar dibawah. Ketik pengirim surat untuk memulai menulis surat

b. Setelah itu klik Daftar Penerima untuk memilih penerima surat. Penerima surat dapat lebih dari 1 orang. Pada modal List Penerima, pilih tipe penerima  Pilih cost center

 Pilih Jabatan  Klik tombol Add.

Klik tombol Close jika sudah memilih penerima surat.

(30)

P a g e 29 | 30

P T G A R A M ( P e r s e r o ) c. Setelah itu klik Daftar Tembusan untuk memilih penerima tembusan. Penerima

tembusan dapat lebih dari 1 orang. Pada modal Cari Penerima Tembusan, pilih Pilih cost center  Pilih Jabatan  Klik tombol Add.

Klik tombol Close jika sudah memilih penerima tembusan.

d. Isi field nomor, sifat, dan juga field yang tersedia sesuai dengan surat yang akan dikirimkan.

Jangan lupa untuk men-scan surat dari eksternal kemudian mengupload hasil scan tersebut ke menu Input Surat Eksternal, dengan cara klik tombol Choose File pada field upload surat masuk.

(31)

P a g e 30 | 30

P T G A R A M ( P e r s e r o ) e. Klik simpan untuk menyimpan surat yang sudah ditulis.