POLICY COLLECTION
REFRESHMENT DISERBU
(DISKUSI SERU DI HARI SABTU)
Mengapa seseorang harus mengetahui MI?
Agar memahami prosedur dan ketentuan yang HARUS
DIJALANKAN dalam melakukan aktifitas pekerjaan sehari-hari Agar memahami apa yang menjadi TUGAS & KEWAJIBAN
menjadi seorang remedial/PAO maupun AR Head
Agar mengetahui Do & Don’t dalam melaksanakan tugas sehari-hari
MENGHINDARI aktifitas/pekerjaan yang TIDAK SESUAI
dengan ATURAN yang berlaku sehingga terhindar dari FRAUD
Mapping Account &
Officer
Ketentuan Dokumen, Penanganan dan Quality Assurance Collection
PERLU DIKETAHUI…
Kapan waktu wajib melakukan mapping account / officer :
1. Kontrak sudah PPD,
2. Perpindahan account baru dari zona lain,
3. Alamat kunjungan tidak sesuai dengan area penagihan (salah kode pos/sub kode pos/pemekaran wilayah)
4. Rotasi Officer, 5. Officer baru,
Mapping dilakukan tgl 1 sampai dengan tanggal 20 setiap Bulan oleh ARH.
Monitoring Kontrak Belum Termapping
Mapping Account &
Officer
Ketentuan Dokumen, Penanganan dan Quality Assurance Collection
Perpindahan alamat tagih diluar zona kode pos handling dilakukan melalui WF Perpindahan alamat tagih dengan persetujuan sampai RCH, lengkapi dokumen pendukung.
APA AKIBAT JIKA TIDAK DIMAPPING ACCOUNT/OFFICER ? Account tidak bisa ditangani sampai WO
(unhandling)
Pengiriman SP, cetak DKH, ST, SK tidak bisa dilakukan
Nama Officer tidak masuk di aging, insentif tidak bisa dihitung & dibayarkan
1
2
3
Strategi Penanganan Konsumen
Ketentuan Dokumen, Penanganan dan Quality Assurance Collection
Penanganan
Berdasarkan Karakter Konsumen
Penanganan Berdasarkan Rekomendasi Collection
Scoring*
Keputusanan Penanganan Collection oleh ARH Penanganan Konsumen
Pembiayaan Multiflexi
Strategi Penanganan Konsumen
Ketentuan Dokumen, Penanganan dan Quality Assurance Collection
Penanganan Berdasarkan Karakter Konsumen
Strategi Penanganan Konsumen
Ketentuan Dokumen, Penanganan dan Quality Assurance Collection
Penanganan Rekomendasi Collection Scoring
LOW
MEDIUM
HIGH Tingkatan Kategori Resiko Low Risk
dengan skala prioritas Rendah Tingkatan Kategori Resiko Medium
Risk dengan skala prioritas Sedang Tingkatan Kategori resiko High Risk
dengan skala prioritas Tinggi
Catatan :
1. Rekomendasi penetapan kategori resiko untuk setiap Konsumen diperbaharui setiap tanggal 2 oleh Bagian Risk Analytics & MIS cq Risk Modelling and Analytics Support2 2. Apabila terdapat perubahan strategi penanganan, maka akan diajukan Proposal Persetujuan oleh Collection Development kepada Bagian Risk Analytics & MIS cq Risk Modelling and Analytics Support2
Strategi Penanganan Konsumen
Ketentuan Dokumen, Penanganan dan Quality Assurance Collection
Penanganan Konsumen Pembiayaan Multiflexi
Konsumen yang mendapatkan fasilitas pembiayaan Multiflexi akan memiliki
kode (ID) CL yang sama untuk semua kontrak pembiayaannya
Zona handling masing-masing kontrak CL dengan ID yang sama akan mengikuti alamat tagih yang diinput pada kontrak awal
(kontrak yang menjadi collateral jaminan)
Rule collection scoring yang berlaku untuk semua kontrak CL mengikuti overdue terkecil
Dalam penangan collection sejak penanganan Deskcoll sampai dengan penerimaan unit/pelunasan/write off, berlaku sekaligus untuk semua kontrak CL
Khusus untuk pembiayaan multi flexi atau credit limit/multi unit, kontrak payung (kontrak
dengan unit jaminan collateral), akan di mapping ke zona kode pos sesuai objek jaminan.
Sehingga dimungkinkan zona tsb akan menghandling selain objek jaminan
(misal : motor/mobil, sekaligus handling durable).
KETENTUAN PENANGANAN COLLECTION
Ketentuan Dokumen, Penanganan dan Quality Assurance Collection
Apabila saat penagihan, nasabah mengaku dan bisa
membuktikan sudah melakukan pembayaran namun belum terbuku-kan, lakukan :
1. Identifikasi bayar dari mana : PT
POS/INDOMART/ALFAMART/VA KONSUMEN/BRILINK,…..
2. Foto bukti pembayaran
3. Info ke bagian ARH , SRH untuk melakukan pengecekan ke HO : OPR Support, Collection Development
KUNJUNGAN QUALITY ASSURANCE – SIDAK
FUNGSI MENGETAHUI KEBENARAN HASIL PENANGANAN OFFICER DI SETIAP BUCKET PENANGANAN
PIC
ARH sebagai atasan Officer yang sudah mendapatkan akses aplikasi MCS.
Diperbolehkan ARH lain melakukan SIDAK atas Officer yang
bukan dibawah koordinasinya atau sesuai instruksi dari CCH/RCH.
DATA KUNJUN
GAN SIDAK
1. Data account sudah overude,
2. Tersedia pada menu Quality Assurance kategori SIDAK.
3. Apabila diperlukan kunjungan account diluar data yang tersedia
pada menu Quality Assurance kategori SIDAK, dapat melakukan tambah data (add contract)
TEKNIS SIDAK
Dilakukan dengan monitoring tracking GPS-MCS, yaitu membandingkan antara posisi actual arah kunjungan (saat
tracking) dengan arah alamat penagihan yang ada di DKH dengan tetap memeriksa hasil kunjungan Officer berdasarkan
Laporan Monitoring Kunjungan dan Penerimaan Angsuran
PENGINP UTAN SIDAK
1. Daftar kunjungan dan hasil SIDAK dapat dilakukan melalui aplikasi AD1Clar menu Aktivitas ARH – menu Quality Assurance kategori SIDAK.
2. Penginputan hasil SIDAK dapat dilakukan secara upload bundle atau per kontrak.
3. Dapat dilakukan oleh ARH yang melakukan SIDAK atau di rekap oleh salah satu ARH.
4. Tidak boleh lewat bulan dari bulan kunjungan.
Kriteria Revisit
Kunjungan Ulang Collection (REVISIT)
Setiap Officer yang melakukan kunjungan Konsumen Revisit, wajib
melakukan input hasil kunjungan sesuai kondisi saat kunjungan
Apabila ditemukan hasil input delinquency berupa A4 – Indikasi Fraud
(Pra Kredit Tidak Benar), atasan Officer baik ARH/CCH segera melakukan tindak lanjut
sebagaimana yang sudah diatur dalam ketentuan yang berlaku
Teknis Pelaksanaan Revisit
Kunjungan Ulang Collection (REVISIT)
Melakukan revisit ke alamat tagih atau alamat
usaha/Kantor/KTP
1 Mengisi lembar Survey
Kepuasaan Pelanggan pada saat
melakukan kunjungan 2
Apabila narasumber tidak bersedia memberikan tanda tangan pada Lembar Survey,
maka ARH/Rem Off dapat menuliskan nama jelas narasumber dan identitas
lainnya 3
Pada saat revisit, yang harus diperhatikan diantaranya kesesuaian alamat penagihan
dan keberadaan Konsumen, identitas unit dan
keberadaanya, kesesuain pekerjaan/penghasilan 4
FORM SURVEY KEPUASAN PELANGGAN (NEW)
Terdapat perubahan Form Survey kepuasan pelanggan dari yang sebelumnya
FORM SURVEY KEPUASAN PELANGGAN (NEW)
Terdapat perubahan Form Survey kepuasan pelanggan dari yang sebelumnya
PELAPORAN INDIKASI / TERBUKTI FRAUD
Officer yang setelah melakukan revisit, bila menemukan yang teridentifikasi Fraud maka akan mendapatkan insentif sesuai kebijakan yang berlaku
Pengajuan insentif temuan FRAUD atas revisit/visit Collection dapat diajukan dari Zona kepada Collection Performance Monitoring Officer dengan melampirkan PPSJ manual sampai Head of Collection, yang berisi:
1. Kronologis hasil kunjungan dan bukti FRAUD serta pelaporan ke ORMS
2. Bukti email konfirmasi dari CCH kepada :
- Head of Branch SSD atas Branch booking terkait untuk kasus Prakredit cc RCH,
- RCH terkait kasus Lapping Angsuran/Unit.
3. Nomor work flow hasil penginputan revisit yang dilakukan melalui aplikasi Ad1Clar, sedangkan untuk Lapping nomor DKH atau ST/SK dengan Hasil Kunjungan
4. Nama dan NIK dari Officer dan ARH atasan Officer
Insentif akan dibayarkan bersamaan dengan pembayaran insentif performance sesuai dengan jadwal pembayaran insentif di bulan berikutnya (diajukan bulan N, dibayarkan bulan N+1).
Tanda Terima Angsuran
Ketentuan Penggunaan Tanda Terima Agsuran
Fungsi
sebagai bukti serah terima pembayaran dari Konsumen/pihak yang mewakili Konsumen kepada Petugas ADIRA FINANCE
Pembayaran melalui cek/tunai/giro dengan komponen pembayaran :
Angsuran Denda/sanksi keterlambatan Biaya administrasi penagihan
Biaya administrasi pembayaran
Titipan/Deposit Biaya
Reschedule/Restruktur Atau penerimaan
pembayaran lainnya
sesuai yang diatur dalam BCP
Monitoring Tanda Terima Angsuran
Ketentuan Penggunaan Tanda Terima Agsuran
HAL PENTING YANG HARUS DIKETAHUI
Penerimaan diluar komponen pembayaran
dicatat pada lembar kosong TTA dan dibuat
keterangannya
1 Apabila ada kesalahan
penulisan, maka bagian yang salah
cukup dicoret dan dikoreksi tanpa perlu paraf dari pihak yang melakukan pembayaran ke
ADIRA FINANCE 2
Khusus untuk koreksi pada nominal uang dan jumlah
angsuran ke-, tetap mendapatkan paraf dari
atasan PIC penerima
3 Untuk TTA VOID, wajib di paraf
sepengetahuan atasan penerima pembayaran ADIRA
FINANCE 4
Monitoring Tanda Terima Angsuran
Ketentuan Penggunaan Tanda Terima Agsuran
HAL PENTING YANG HARUS DIKETAHUI
Penggunaan TTA wajib foto TTA yang sudah dituliskan
nominal pembayaran menunjukkan lembar 1 dan lembar 2 bersama penerima
TTA dan fisik uang
5 Foto TTA disimpan ya, untuk
pemeriksaan QA/audit 6
Stok opname TTA ARH dan SRH minimal 1 kali sebulan,
sesuai Ad1Clar
7 Maksimal TTA dibawa Officer
5 lembar per hari kecuali yang sudah dibekali MP maksimal 1 4
Mobile Collection System
Ketentuan Penggunaan Mobile Collection System
Fitur yang digunakan sebagai sarana distribusi Daftar Kunjungan Harian (DKH), penginputan hasil penanganan, serta penerimaan pembayaran
PIC
Officer Collection
Handset/Handphone MCS
Handphone (HP) yang untuk meng-akses aplikasi MCS dan wajib dilengkapi dengan fasilitas paket data internet
Mobile Printer
Alat berupa printer thermal portable untuk mencetak bukti tanda terima pembayaran dari Konsumen. Mobile printer ini harus diintegrasikan dengan handset MCS
Mobile Printer
Ketentuan Penggunaan Mobile Collection System
1. Pastikan hitung dulu fisik uang, input MCS lalu cetak struk MP.
2. Jika blank spot saat input MCS, struk tidak bisa di cetak, lakukan penggantian dengan Tanda Terima Angsuran 3. Penggunaan Tanda Terima Angsuran, wajib input no TTA
sesuai format register
(4 digit kode cabang 2 digit terakhir tahun 6 digit no TTA tanpa tanda (-) .
Contoh : 020121000010
4. Jika ada struk MP void, wajib mendapatkan bukti persetujuan dari Nasabah & atasan ARH/CCH.
5. Mobile printer akan dilakukan stock opname oleh Admin collection setiap bulannya
Perangkat untuk mencetak struk pembayaran
(pengganti TTA)
PERLU DIKETAHUI
Diskusi
APA KELUH KESAH PENGGUNAAN MCS
DAN MP ?
Ketentuan Penggunaan
Mobile Collection System
Ketentuan Penyerahan Unit Ke Warehouse
Ketentuan Penerimaan Unit ke Warehouse
Maksimal 1x24 jam (1 hari) sejak unit diterima oleh Officer. Apabila
“terpaksa” sehingga baru bisa diserahkan lebih dari 1 hari misal jarak unit diterima Officer > 60 km dari Warehouse, Officer membuat berita acara yang menyebutkan identitas unit
Dokumen Penting yang dipersiapkan
Otomotif & Durable BAST lembar ke-2 atau copy lembar ke-2.
STNK
Kunci kontak (jika ada)
Charger / pengisi daya/ adaptor (jika ada), Kelengkapan lainnya
Property
Riwayat penanganan yang menunjukkan analisa kasus/delenquency
Copy/duplikat Surat Peringatan (jika diminta) Copy Perjanjian Pembiayaan
Copy Surat Kuasa Jual (jika ada) Copy Sertifikat Hak Tanggungan
Program Restructure
Program Restructure Retail
Pembiayaan Konvensional & Syariah
Usaha penyelamatan asset dengan pemberian fasilitas kepada Konsumen yang memiliki kendala dalam membayar angsuran, dengan melakukan perubahan struktur kredit
RESTRUCTURE REGULAR RESTRUCTURE BENCANA
Kelengkapan Dokumen
Program Restructure Retail Pembiayaan Konvensional & Syariah
Kelompok
Dokumen Jenis Pembiayaan Konvensional
Kelengkapan dokumen Restructure
• FC KTP
• Memo Restructure (dicetak di Ad1Clar)
• Surat Permohonan Restructure (khusus Bencana)
• Surat Kesepakatan Restructure (khusus Bencana)
Perjanjian Pembiayaan
• Perjanjian Pembiayaan dan Dokumen pendukung na(surat kuasa fidusia, surat persetujuan dan kuasa)
sesuai dengan jenis pembiayaan & ditera seperti pembiayaan baru. Akan diajukan pendaftaran fidusia baru atas kontrak baru.
• Menggunakan map PP pembiayaan bekas, kecualidurable
Dokumen
Persyaratan Kredit
• Bukti Penghasilan khusus bencana, menggunakan dokumen penghasilan yang sederhana yang mudah, atau disesuaikan pada saat awal pembiayaan
Bukti Unit
• Foto Unit atau
• Foto tagging nopol
Kelengkapan Dokumen
Program Restructure Retail Pembiayaan Konvensional & Syariah
Jeniembiayaan Syariah
• FC KTP
• Memo Restructure (dicetak di Ad1Clar)
• Surat Permohonan Restructure (khusus Bencana)
• Surat Kesepakatan Restructure (khusus Bencana)
• ·Addendum Perjanjian Pembiayaan Kontrak Lama yang dicetak dari
Ad1Clar menu Restructure , menggunakan materai tempel. Disetujui oleh CCH/Head of Branch SSD jika dilakukan di non KCUS.
• Nomor PK kontrak baru di tuliskan di sampaing no PK kontrak lama di halaman depan map PP kontrak lama
• Bukti Penghasilan, khusus bencana, menggunakan dokumen
penghasilan yang sederhana yang mudah, atau disesuaikan pada saat awal pembiayaan
• Foto Unit atau
• Foto tagging nopol
