Penaung
Prof Madya Dr.Abdul Rahman Abdul Razak Shaik
Hajah Rahimah Abdul Samad
* Rujukan setiap artikel boleh diperoleh daripada penulisSIDANG REDAKSI
DIMENSI KOOP BIL.54
Sidang Editor
Hari Koperasi disambut meriah di setiap negeri denganpelbagai penganjuran acara dilakukan termasuklah pameran serta jualan produk dan perkhidmatan koperasi. Tidak ketinggalan pelbagai penganugerahan diberikan kepada koperasi dan koperator yang cemerlang.
Keluaran DIMENSI KOOP kali ini berkesempatan menemu ramah Tokoh Koperasi Negeri Perak, Encik Zol Kepli Samuri, Pengerusi Koperasi Peserta-peserta Rancangan FELCRA Seberang Perak Berhad. Sememangnya kejayaan sesebuah koperasi itu tidak hanya bergantung kepada peranan seorang individu sahaja tetapi kerjasama dari semua pihak yang menjadi antara faktor kejayaan koperasi ini yang turut dinobatkan sebagai Koperasi Cemerlang Kategori Hartanah 2017.
Kejayaan sesebuah koperasi banyak bergantung kepada kewibawaan dan kredibiliti Lembaga serta kakitangan yang menguruskan aktiviti perniagaan koperasi. Bagi memastikan koperasi terus maju, Lembaga perlulah meningkatkan diri mereka dengan ciri-ciri usahawan. Rencana Tingkatkan Ciri-ciri Keusahawanan bagi
Memajukan Koperasi menerangkan bagaimana Lembaga
boleh meningkatkan kemahiran mereka sebagai usahawan. Malah, artikel Anggota Lembaga Koperasi
Perlu Kreatif dan Inovatif Kembangkan Perniagaan Koperasi menegaskan Lembaga perlu berfikir luar dari
kebiasaan supaya perniagaan koperasi lebih berdaya saing dan berdaya tahan.
membuka mata koperasi akan kedudukan mereka dalam Sektor Pemborongan dan Peruncitan. Rencana Koperasi
PKS Pemangkin Sosioekonomi Anggota diharapkan
dapat membuka minda usahawan PKS memikirkan usaha untuk mewujudkan Koperasi PKS kerana ia pasti dapat membantu mereka mengatasi beberapa masalah secara bersama.
Walau bagaimanapun, hal ehwal koperasi hendaklah selalu dikawal dan dipantau. Oleh itu DIMENSI KOOP kali ini juga mengetengahkan empat perkara bagi memastikan tadbir urus koperasi dilaksanakan dengan berkesan. Antaranya adalah kaedah COSO dalam Konsep
SKD yang berpandukan pengurusan risiko, kawalan
dalaman dan mencegah daripada penipuan. Enhancing
Workplace Culture pula dapat membantu meningkatkan
semangat berkoperasi dalam memajukan koperasi. Beberapa tip juga diberikan bagi mengendalikan
Mesyuarat Agung yang Berjaya serta kepentingan
menyediakan Aturan Aktiviti Koperasi dan bagaimana ianya boleh dilakukan.
Akhir sekali, keluaran kali ini membentangkan rencana yang berkaitan dengan budaya kerja positif untuk kejayaan koperasi. Semoga ia dapat memberi manfaat kepada semua koperator dan pembaca.
Wawancara Tokoh Koperasi 2017
2
8
Enhancing Workplace Culture in
Cooperatives
Tingkatkan Ciri-ciri Keusahawanan untuk
Memajukan Sesebuah Koperasi
16
24
Anggota Lembaga Koperasi (ALK)
Perlu Kreatif dan Inovatif Kembangkan
Perniagaan Koperasi
Keberkesanan Sistem Kawalan Dalaman
kepada Koperasi
32
44
Penting atau Remeh : Aturan Aktiviti
Koperasi
Kesan Kewujudan Pasar Raya Besar
Terhadap Peruncit Tempatan dan Kedai
Koperasi
56
64
Koperasi PKS Pemangkin Sosioekonomi
Anggota
WAWANCARA
TOKOH KOPERASI 2017
Temu Ramah bersama Tokoh Koperasi Negeri
Perak sempena Hari Koperasi Negara peringkat
Negeri Perak 2017 - En. Zol Kepli bin Samuri,
Pengerusi Koperasi Peserta-peserta Rancangan
Hari Koperasi Negara (HKN) merupakan tarikh yang ditunggu-tunggu oleh semua koperator di Malaysia. Pada tahun 2017, HKN disambut di peringkat negeri seluruh negara. Sempena HKN 2017 pelbagai penganugerahan diberikan kepada koperasi dan koperator di setiap negeri seperti Tokoh Koperasi Negeri, Anugerah Koperasi Perdana, Anugerah Koperasi Cemerlang Kategori Perkhidmatan Kewangan, Anugerah Koperasi Cemerlang Kategori Pemborongan dan Peruncitan, Anugerah Koperasi Cemerlang Kategori Pelancongan, Penjagaan Diri dan Kesihatan, Anugerah Koperasi Cemerlang Kategori Perladangan, Anugerah Koperasi Cemerlang Kategori Hartanah, Anugerah Koperasi Cemerlang Kategori Pertanian dan Asas Tani, Anugerah Koperasi Cemerlang Kategori Komuniti, Anugerah Koperasi Cemerlang Kategori Sekolah.
Melihat buku-buku yang tersusun rapi di rak di dalam pejabatnya, serta piala dan bingkai gambar yang diatur kemas, jelas menunjukkan beliau seorang yang sukakan kekemasan. Tatkala kehadiran saya disambut mesra oleh sapaan dan senyumannya, terlupa seketika beliau adalah
Pengerusi Koperasi Peserta-peserta Rancangan FELCRA Seberang Perak Berhad (KPRFSPB)
yang merupakan penerima anugerah Tokoh Koperasi Negeri Perak sempena Hari Koperasi Negara (HKN) 2017. Sepanjang sesi temu ramah dengan beliau, sangat banyak pengalaman, pengetahuan dan kejayaan yang dikongsikan bersama Tokoh Koperasi Negeri Perak 2017. Temu ramah telah diadakan di pejabat KPRFSPB. Terima kasih kepada En. Zol Kepli bin Samuri kerana sudi untuk ditemu ramah oleh pihak Maktab Koperasi Malaysia (MKM).
Soalan 1 :
Tidak terlambat bagi pihak MKM untuk mengucapkan tahniah di atas kejayaan En. Zol Kepli bin Samuri menerima Anugerah Tokoh Koperasi Negeri Perak bagi Hari Koperasi Negara Tahun 2017 yang telah diadakan pada 21-23 Julai di Selama, Perak. Walaupun tuan dan Koperasi Peserta-peserta Rancangan FELCRA Seberang Perak Berhad (KPRFSPB) sudah terkenal dalam kalangan koperasi, bolehkah tuan menceritakan latar belakang diri tuan dan koperasi?Jawapan :
Ibu bapa saya merupakan peneroka generasipertama di FELCRA Bandar Seberang Perak dahulunya dikenali dengan FELCRA Changkat Lada. Saya mula bergiat dalam koperasi pada tahun 1975 sebagai ahli Koperasi Pos Nasional (KOPONAS). Pada ketika itu saya sedang berkhidmat di dalam Pos Malaysia Berhad sebagai Posmen. Kemudian menjadi ahli KPRFSPB pada tahun 1986. Pada Mei 2006 saya telah bersara sebagai posmen dan bertanding sebagai Anggota Lembaga Koperasi (ALK) KPRFSPB. Pada ketika itu saya hanyalah sebagai ALK biasa. Bermula pada tahun
2009 sehingga kini saya telah dipilih dan diberi kepercayaan oleh semua ALK untuk menjadi Pengerusi Koperasi. Selain itu, saya juga menjadi anggota koperasi lain seperti Koperasi Peserta-Peserta Rancangan FELCRA Titi Gantong dan Koperasi Peserta-Peserta Rancangan FELCRA Pasir Kubu. KPRFSPB merupakan koperasi bersaiz sederhana dan
beroperasi di luar bandar serta telah tersenarai dalam direktori indeks 100 koperasi terbaik oleh Suruhanjaya Koperasi Malaysia (SKM) di tangga ke 32 (2017). Selain daripada itu, koperasi ini
juga telah menerima Anugerah
Koperasi Cemerlang Kategori Hartanah 2017 HKN Negeri
Perak. Secara amnya, cadangan penubuhan KPFSPB mula diperkenalkan oleh Pengurusan FELCRA Berhad melalui pengalaman menubuhkan Koperasi Peserta FELCRA Berhad (KPFB) pada tahun 1979. Pada awalnya, cadangan tersebut kurang mendapat sambutan daripada peserta dan caruman saham adalah dibuat secara paksa melalui potongan hasil padi peserta FELCRA Seberang Perak 1, 2 dan 16.
Bagi merealisasikan penubuhan dan pelaksanaan aktiviti gerakan koperasi ini, pihak pengurusan FELCRA Berhad juga merupakan tunggak utama pengurusan koperasi mulai awal operasi 1986 hingga pertengahan tahun 1997 telah melantik jawatan utama Pengerusi dan Bendahari dalam kalangan kakitangan FELCRA. Namun setelah
pengkorporatan FELCRA Berhad
Projek Pembangunan Bersepadu (AIDA) Seberang Perak, Bandar Seberang Perak Kg. Gajah, 54km dari Bandar Teluk Intan dan operasi pejabat di Lot 4217, Coop Business Center, Bandar Seberang Perak, 36800 Kampung Gajah, Perak.
Aktiviti utama KPRFSPB ialah aktiviti perniagaan dan perkhidmatan. Koperasi juga bergiat dalam projek-projek FELCRA Berhad dan juga projek Jabatan Pengairan dan Saliran (JPS). Di samping itu, koperasi juga bergiat dalam bidang perdagangan runcit iaitu coopmart dan coop cafe, membekal baja dan racun, menguruskan stesen minyak Shell, menguruskan pemasaran padi, menjual barang-barang perkakasan di kedai bekalan, perladangan, penghantaran minyak sawit mentah, projek teknikal, pelaburan dan hartanah.
Kini, koperasi telah berusia lebih 30 tahun dan mempunyai anggota koperasi seramai 1,855 orang dengan syer saham terkumpul sebanyak RM4,373,478.43. Nilai urusniaga pula sebanyak RM34,295,651.69 dan mencatatkan keuntungan bagi tahun kewangan 2016 sebanyak RM2,131,120.82.
Soalan 2:
Pada pandangan tuan, apakah faktor yang telah menyebabkan tuan mencapai kejayaan sehingga memenangiLembaga Koperasi (ALK), Jawatan kuasa Audit Dalam (JKAD), anggota koperasi dan pasukan pihak pengurusan koperasi yang cekap dan komited. Pada pandangan saya faktor kepercayaan, sokongan dan kerjasama anggota koperasi yang sentiasa menyokong setiap aktiviti yang dijalankan merupakan perkara yang utama. Pihak SKM Negeri Perak juga telah memberikan sokongan dengan pelbagai bantuan dari segi khidmat nasihat dan panduan untuk KPRFSPB terus maju dan berjaya. Tidak dilupakan juga kepada pihak FELCRA Berhad Wilayah Perak dan FELCRA Berhad Ibu Pejabat yang sentiasa menyokong apa jua aktiviti koperasi di samping sentiasa mendahulukan KPRFSPB di dalam apa jua bidang yang diceburi. Begitu juga dengan kerajaan Negeri Perak yang sentiasa membantu KPRFSPB.
Selain itu, sepanjang saya menerajui KPRFSPB ini, pelbagai pengiktirafan dan anugerah telah diterima
membuktikan kejayaan KPRFSPB ini di peringkat negeri dan kebangsaan. Antaranya ialah Anugerah Koperasi Terbaik Kementerian Luar Bandar dan Wilayah (KKLW) – Tempat pertama tahun (2010, 2011,2012, 2013, 2014, 2015), menerima Penarafan Koperasi – 5 bintang (SKM) iaitu pada tahun 2012 & 2015 dan pelbagai anugerah lagi.
ekonomi negeri dan FELCRA Seberang Perak serta anggota koperasi KPRFSPB . Mungkin atas faktor tersebut saya dipilih menerima anugerah Tokoh Koperasi (Negeri Perak).
Soalan 3 :
Kejayaan sesebuah organisasi banyak bergantung kepada budaya kerja positif yang diamalkan di organisasi itu. Apakah budaya kerja yang diamalkan oleh tuan di KPRFSPB?Jawapan :
KPRFSPB telahmengamalkan budaya kerja positif dalam operasi harian dan perniagaan. Budaya kerja tersebut berdasarkan kepada nilai-nilai bersama atau shared
values yang perlu diterapkan
oleh semua warga KPRFSPB, iaitu amalan budaya integriti, jujur, amanah, setia, telus, berdedikasi, inovatif, proaktif sentiasa bekerja sebagai satu pasukan dan hormat-menghormati antara ALK, JKAD dan kakitangan koperasi. KPRFSPB juga mewujudkan satu slogan iaitu ‘Cekap, Berkualiti dan Menguntungkan’. Tanggungjawab yang telah diamanahkan kepada saya perlu dilakukan dengan telus kerana ia melibatkan aset kepunyaan KPRFSPB yang bernilai jutaan ringgit. Saya sentiasa berpesan kepada diri saya bahawa saya bekerja untuk 1,885 orang anggota dan bukan untuk diri sendiri. Wujudnya hubungan dan kerjasama yang baik antara pihak pengurusan dan komponen pentadbiran koperasi yang lain juga merupakan ramuan terbaik pencapaian kejayaan KPRFSPB.
Selain itu, bagi terus menyemai budaya kerja positif, pihak KPRFSPB berusaha untuk membangunkan modal insan
serta menyatukan semua ALK, JKAD dan kakitangan dari segi fizikal juga rohani seperti berikut:
• Mengadakan bacaan Yassin & Al-Mathurat bulanan di pejabat koperasi.
• Pengajian kelas agama diadakan dua kali sebulan di pejabat koperasi.
• Kelas pengajian Al-Quran dan Tajwid.
• Perjumpaan bulanan yang melibatkan semua ALK, JKAD dan kakitangan. • Mengadakan aktiviti
gotong-royong di dalam penganjuran program sambutan hari raya,
memasak bubur lambuk dan lain-lain.
• Program hari keluarga, team
building dan motivasi untuk
ALK, JKAD dan kakitangan. • Kursus dan latihan bersama
Maktab Koperasi Malaysia (MKM), ANGKASA, SKM, agensi kerajaan dan badan swasta lain bagi meningkatkan kebolehan dan menambah ilmu pengetahuan ALK, JKAD, anggota koperasi dan kakitangan.
Soalan 4 :
Semua jenis perniagaan kini menghadapi cabaran globalisasi. Pada pendapat tuan, apakahcabaran utama yang terpaksa dihadapi oleh KPRFSPB dan bagaimanakah tuan menangani cabaran ini?
Jawapan :
Setiap organisasiterpaksa menghadapi cabaran tertentu dan setiap perniagaan ada risikonya. Cabaran utama yang dihadapi KPRFSPB ketika ini ialah faktor kenaikan harga barang-barang keperluan dan kos sara hidup yang semakin tinggi. Apabila perkara ini terjadi, maka pihak KPRFSPB tidak boleh menawarkan harga yang rendah kepada anggota dan pelanggan kerana terpaksa menanggung kos yang tinggi daripada pembekal.
Selain itu, kos bahan mentah yang semakin tinggi juga merupakan salah satu cabaran kepada KPRFSPB. Pihak KPRFSPB ada terlibat di dalam aktiviti pembinaan dan hartanah. Sudah tentu kenaikan kos bahan mentah ini akan menjejaskan margin keuntungan daripada aktiviti berkenaan.
Seterusnya ialah faktor tenaga kerja berpengalaman. Tidak semua koperasi di negara ini mampu untuk melantik dan mencari tenaga kerja berpengalaman. Sudah tentu tenaga kerja berpengalaman ini perlu dibayar dengan kadar gaji yang tinggi dan jarang sekali
tawaran yang lebih tinggi di tempat lain, sudah tentu mereka akan berpindah dan berhenti bekerja di koperasi.
Bagi menangani perkara ini, pelbagai usaha telah dibuat dengan menjalinkan kerjasama bersama agensi kerajaan serta koperasi lain untuk membuat jaringan rantaian pembekalan supaya harga barangan dan kos bahan mentah dapat dikawal. Selain itu, bagi mendapatkan harga pembekalan barangan yang lebih baik, pihak KPRFSPB juga membuat belian secara pukal terus dari kilang atau pembekal utama di dalam negara ini.
Untuk faktor tenaga kerja berpengalaman, KPRFSPB ada menawarkan skim gaji yang baik dan kemudahan-kemudahan tambahan seperti kenaikan gaji tahunan yang menarik, bonus, insentif berdasarkan pencapaian sasaran, tanggungan rawatan hospital, caruman Kumpulan Wang Simpanan Pekerja (KWSP), Pertubuhan Keselamatan Sosial (PERKESO) dan lain-lain.
Soalan 5 :
Prestasi koperasi seringkali dikaitkan dengan maklumat seperti pertambahan dalam bilangan keanggotaan, peningkatan dalam jumlah nilai syer dan jumlah nilai aset yang dimiliki oleh koperasi. Pada pandangan tuan, adakah petunjuk ini cukup untuk mencerminkan kejayaan yangJawapan :
Mempunyaibilangan anggota yang ramai, syer saham yang meningkat dan aset yang banyak dimiliki oleh koperasi bukanlah lambang mutlak yang mencerminkan kejayaan sesebuah koperasi. Perkara yang paling penting ialah kerjasama yang kukuh di kalangan ALK, anggota koperasi dan kakitangan yang berwibawa akan membawa kepada kejayaan sesebuah koperasi. Kami di KPRFSPB ini sentiasa mengelak serta tidak mengutamakan kepentingan peribadi semata-mata. Semua aktiviti di KPRFSPB ini dilakukan hanyalah untuk kepentingan bersama. Faktor ‘kebersamaan’ inilah yang menjadi rencah dan asam garam untuk mencapai kejayaan cemerlang koperasi ini.
Soalan 6 :
Pada pendapat tuan, bagaimanakah gerakan koperasi di negara kita boleh memberi sumbangan yang bermakna kepada pembangunan negara?suatu medium yang mampu mengubah kehidupan dengan mengurangkan kadar kemiskinan sekaligus menjadi peneraju ekonomi di dalam pembangunan negara serta menambah peluang pekerjaan. Selain itu koperasi dapat memberikan sumbangan kepada negara melalui
pembayaran cukai tahunan dan zakat perniagaan.
Untuk makluman, bagi tahun kewangan berakhir 31 Disember 2016, pihak KPRFSPB telah membayar cukai sebanyak RM252,878.00 kepada Lembaga Hasil Dalam Negeri (LHDN) dan zakat perniagaan kepada Majlis Agama Islam dan Adat Melayu Negeri Perak sebanyak RM289,594.66.
Soalan 7 :
Sememangnya isu dan permasalahan sering kali berlegar dalam gerakan koperasi. Pada pandangan tuan, apakah masalah utama yang dihadapi oleh gerakan koperasi di negara kita dan bagaimanakah masalah ini dapat ditangani?pihak SKM bersama-sama Kementerian Perdagangan Dalam Negeri, Koperasi dan Kepenggunaan (KPDNKK) sendiri sedang berusaha untuk menyusun semula Akta Koperasi supaya ianya lebih relevan dan sesuai dengan cabaran serta peluang niaga hari ini. Masalah utama lain ialah kekurangan kepakaran untuk mengenalpasti dan mengendalikan perniagaan, kerenah birokrasi serta kurang kemampuan untuk memimpin koperasi secara profesional. Untuk mengatasi masalah tersebut, pemimpin koperasi seharusnya mewujudkan dan mengamalkan budaya korporat yang dinamik dan positif dalam mentadbir dan mengurus koperasi. Amalan budaya kerja positif ini akan membolehkan warga koperasi mempunyai persefahaman dan bekerjasama untuk mencapai matlamat koperasi.
Untuk memastikan
persefahaman dan hubungan yang baik antara ALK dan tenaga pengurusan di koperasi, perlu ada pembahagian tugas yang jelas antara ALK dengan pihak pengurusan. ALK mempunyai tanggungjawab untuk merancang dan membuat keputusan mengenai dasar koperasi. Sementara tenaga pengurusan lebih berfungsi sebagai pelaksana dasar dan memastikan operasi harian koperasi berjalan lancar. Dengan pembahagian tugas, masalah birokrasi dapat diatasi dan kedua-dua pihak dapat berpadu tenaga untuk menjaga kepentingan anggota dan koperasi.
Selain itu, untuk memastikan kemahiran dan kepakaran memimpin koperasi serta
perniagaan koperasi secara profesional, latihan berterusan dalam bidang yang relevan mesti diberikan kepada ALK, tenaga pengurusan dan kakitangan lain. Koperasi perlu menggalakkan para anggotanya dan
pengurusan menghadiri kursus yang berkaitan. Tertubuhnya Maktab Koperasi Malaysia (MKM) salah satu contoh usaha kerajaan dalam memberi latihan dan pendidikan kepada gerakan koperasi. Peluang ini harus diambil oleh koperasi untuk tujuan tersebut.
Soalan 8 :
Bolehkah tuan berkongsi apakah perancangan dan hala tuju tuan serta KPRFSPB dalam tempoh 5 - 10 tahun akan datang?Jawapan :
KPRFSPBmensasarkan nilai urus niaga mencapai RM50 – RM70 juta setahun dengan pulangan keuntungan sebanyak RM6.5 – RM8.0 juta setahun dalam tempoh 5 – 10 tahun akan datang. Selain itu KPRFSPB bercadang mengukuhkan perniagaan sedia ada dan menambah perniagaan baharu dengan melibatkan diri dalam bidang atau aktiviti seperti berikut :
i) Ar Rahnu
ii) Homestay – Agro Pelancongan iii) Penghasilan Produk
Makanan dan Perkhidmatan iv) Sektor Pembinaan &
Hartanah
v) Pemborongan Gas Memasak (LPG)
Soalan 9 :
Sebelum ke soalan yang terakhir, apakah harapan tuan terhadap gerakan koperasi di negara kita?Jawapan :
Harapan sayaterhadap gerakan koperasi di negara kita ini agar koperasi terus berperanan dalam agenda pembasmian kemiskinan dan boleh terus bergerak maju menjadi satu entiti perniagaan yang lebih efisien dan mampu meningkatkan pendapatan anggotanya serta penyumbang utama dalam peningkatan ekonomi negara dan menjadikan gerakan koperasi sebahagian dari keperluan kehidupan rakyat Malaysia. Dengan penglibatan seperti ini, saya mengharapkan agar gerakan koperasi di negara kita akan bertambah maju dan setaraf dengan pencapaian gerakan koperasi di negara-negara maju.
Soalan 10 :
Akhir sekali sebelum kita mengakhiri wawancara ini, bolehkah tuan berikan kata-kata perangsang kepada koperator di negara ini agar mereka dapat berperanan dengan lebih berkesan untuk memajukan koperasi.Jawapan :
Saya berharap kepada koperator di negara ini dapat meneruskan usaha dengan memberi sokongan yang padu dan komitmen yang tinggi dalam mempertingkatkan perniagaan koperasi dengan baik. Sentiasa berusaha mencari peluang perniagaan yang boleh menjana pendapatan koperasi agar dapat menjadi penyumbang yang bermakna kepadapembangunan ekonomi negara. Secara keseluruhan, saya melihat bahawa koperasi merupakan satu mekanisme yang relevan ke arah pencapaian matlamat pembangunan ekonomi negara. Untuk mencapai matlamat ini, koperasi mesti dilihat sebagai sebuah entiti perniagaan dan bukan hanya sebagai satu
also creates a work environment that either strengthens or weakens employee engagement and retention. Strong workplace culture may well drives employees’ happiness and satisfaction. Next, by employing the cooperation among members, the execution of healthy workplace culture can be carrying out when a task is being done collaboratively. This scenario eventually promotes teamwork among employees in making critical business decisions or solving an issue together. Finally, a good workplace culture may possibly affect performance. Organizations with sturdy cultures outperform their competitors in financial performance and are generally more successful. Here’s an overview of workplace culture and how it can be enhanced in cooperatives.
Workplace culture is as important as a business strategy. It is an incredibly powerful factor in an organization’s long-term success. Culture could either strengthen or undermine a business and the objectives it is trying to achieve. No matter how good a strategy is, workplace culture embedded in its people always makes the difference. It can be intimidating and frustrating when too often a business’s strategy, imposed from above, is at odds with the ingrained practices and attitudes of its workplace culture. On the other hand, culture is significant because it is able to attract talent. Potential job applicants evaluate organization and its climate before they actually apply for a position. A strong, positive, clearly defined and well-communicated culture attracts the right fit and talent. Similarly, workplace culture
Table 1: The Common Type of Workplace Culture Normative
Culture • The norms and procedures of the organization are predefined and the rules and regulations are set as per the existing guidelines. • The employees behave in an ideal way and strictly adhere to the policies of the
organization.
• No employee dares to break the rules and sticks to the already laid policies.
Pragmatic
Culture • In a pragmatic culture, more emphasis is placed on the clients and the external parties. • Customer satisfaction is the main motive of the employees in a pragmatic culture. • Such organizations treat their clients as Gods and do not follow any set rules.
Every employee strives hard to satisfy his clients to expect maximum business from their side.
Academy
Culture • Organizations following academy culture hire skilled individuals. • The roles and responsibilities are delegated according to the back ground, educational qualification and work experience of the employees.
• Organizations following academy culture are very particular about training the existing employees.
Tough Guy
Culture • In a tough guy culture, feedbacks are essential. • The performance of the employees is reviewed from time to time and their work is thoroughly monitored.
• Team managers are appointed to discuss queries with the team members and guide them whenever required.
• The employees are under constant watch in such a culture. Culture is the character and personality of an
organization. It’s what makes organization unique and is the sum of its values, traditions, beliefs, interactions, behaviors, and attitudes. Like any other organization, cooperative too plays a vital role in developing not just a competitive workplace culture but as well as a healthy one too. This will allow employees in cooperatives to create and provide a substantial platform for the cooperatives to perform its business processes as duly assigned. The practices, principles, policies and values of an organization form its culture. These cultures
influences how thing are being done in an organization. This is why sometimes we can observe that one cooperative can performs its processes faster or slower than the other. Let us understand the various types of culture that can be seen in various cooperatives and other organization:
Having known the several types of common workplace culture we can say that a culture is best derived from the outcome of the interaction that takes place among the employees or employers or members of a certain organization or cooperatives. The behaviours of each workplace culture works its way around the behaviour of an individual with his fellow workers as well as external parties forms the culture. The management style of dealing with the employees in its own way also contributes to the culture of the organization. Some employees in an organization can be seen to make their respective
A new management, a new team leader, a new boss brings a change
in the culture. If a cooperative would like to embrace a change agent in a cooperative it is always best to fork out for a batch of employees or a new manager with fresh sets of skills. The ideas and concepts suggested by the subordinate should be least given a consideration. One may say that, in a cooperative, the board of members that does the decision making while managers and employees have the least say about something. If a cooperative wish to bring about a change its culture, it should remember that the efficiency of a workplace culture directly affects the outcome for the cooperative.
1
2
3
4
Financial loss, bankruptcy, market fluctuations also lead to change in
the work culture of the organization. When an organization runs into losses, it fails to give rewards and appraisals to the employees as it used to give earlier. As consequences, the workplace culture turns depressing and surrounded by low-spirited.
rules and follow some policies that are convenient and promotes mutual understanding. Such policies and procedures practiced by the employees for a long time to make the workplace a happier place form the culture. The culture often gives the employees a sense of direction at the workplace. Workplace culture however can never be constant. It changes with time.
There are several reasons why a workplace cultures changes and some of them are as follows;
Acquiring new clients might cause a change in the work culture. The
employees might have to bring about a change in their style of working to meet the expectations of the new clients.
The employees on their own might realize that they need to bring a change in their attitude, perception and style of working to achieve the targets at a much faster rate. Such
self-realization also changes the work culture.
Tim Kuppler from his research on the Booz & Company culture study suggests that there are three main core ways to create a workplace culture change. Tim (2013) managed to identify the three major sectors in creating the change agent which is via defining, managing and aligning the workplace cultures. The steps for creating a newer workplace culture as follows;
Step 1: Evaluate your current culture and performance:
• Define your 1-3 critical performance priorities – e.g. growth, profitability, customer satisfaction, etc.;
• Identify your 3-5 value/behavior strengths and
• Identify no more than 1-3 value/behavior weaknesses that are holding back your organization from achieving its full potential with the performance priorities you defined.
Step 2: Clarify your initial vision:
• Define your vision for improving results with only one or two of the performance priorities from step No. 1 and how you will build a culture advantage by leveraging the value/behavior strengths and improving the weaknesses.
• Clearly communicate how you will work together to improve the weak areas since they are holding your organization back from supporting your purpose and stakeholders.
Step 3: Clarify values and expected behaviors:
• Define supporting expected behaviors for the 1-3 weaknesses that you
Step 4: Clarify strategic priorities:
• Define and clearly share the 3-5 actionable strategic priorities that your organization will focus on to support the 1-2 performance priorities included in your initial vision from the Define steps.
• If the performance priority is growth, will it be achieved through new products or services, revised sales strategies, growth with current customers, or other strategies. Employees want and need to understand the big picture.
Step 5: Engage your team in defining
*SMART goals: (Refer def for SMART goals Cit)
• Engage your organization and utilize extensive feedback and prioritization to define the objectives that support each strategic priority.
• These goals need defined in a way to support the expected behaviors for the 1-2 weaknesses you identified from the Define steps.
• Goals also need translated to all levels in larger organizations so people understand how work on their goals and measures impacts the broader organization.
Step 6: Clarify and track key measures:
• Identify a small number of overall measures that support the one or two top performance priorities from the Define steps.
• It may help to have one highly visible “unifying metric” even if some employees don’t directly influence it.
Align:
Manage:
Step 7: Maintain a management system for priorities and goals: • Most organizations have a system to track or monitor the status of priorities and goals.• These reviews need adjusted to focus additional time and attention on the top performance priorities and value/behavior shifts identified in the Define steps.
• The focus must be on results and supporting the behavior shift through recognition, coaching, removing barriers, etc.
Step 8: Manage communication habits and routines:
• Transparent, genuine and consistent communication is needed about your performance improvement journey and the role of culture so all employees feel part of the process.
• Regularly scheduled sessions with two-way communication and extensive informal approaches are needed to emphasize expected behaviors and results.
• Use these sessions to clarify plans, answer questions, expose rumors and reduce drama.
Step 9: Build motivation throughout the process:
• Feedback and recognition are critical to the process.
• Share and celebrate progress in a transparent manner as a standard part of regular communication activities.
• Confront reality when improvements don’t go as planned and re-engage your team to prioritize adjustments.
Quoting from anonymous quotes that resound something like “great things never came from your comfort zones”. This quote best describes someone who prefers to be in their comfort zone and in this case their workplace culture. Employees who are introduced to a certain cultures often finds themselves to be wedged with the same culture for a quite some time. This makes them not be able to accept any changes when there’s a change of process of doing thing. Cooperatives these days are facing many challenges from the economic sectors to sociology of its members. Thus, having
a substantially efficient workplace culture is very important as survival is their main goal. As we all know, cooperatives are made out of several layers of management which makes up the threshold of their movement. This layering sometimes doesn’t allow transparency in decision making or critical thinking. To avoid this, cooperatives are encouraged to take the following steps to ensure a newer workplace culture could be created from time to time and not to have a fixed culture for a long time. The best practices for cooperatives in creating a newer workplace culture are as follows.
Embed values in everything
• Being employee or a member in cooperative, the shared values must be upheld as high as possible;
• Any decision made by either member or an employee must portray their respective values.
Recruit and hire to fit
• Once a proper culture has been established in cooperative, it is easier to hire new staffs that whom can best suits that culture.
Be clear about expectations
• New hires should be able to quickly and easily understand what is expected within the cooperative culture – from why you do and what you do, to how
they should present themselves to clients and how they should interact with colleagues.
Follow through
• Either a member or an employee, they must pay attention to the path where the cooperative is heading while stipulating the appropriate culture. If something is heading off the path or back to the previous culture, quickly re-direct it.
Conclusion
In a well-established and maintained workplace culture, every action is taken toward a common goal, rooted in shared core values. Members and employees can be easily screened for cultural fit and able quickly adopt expected behaviors. The team remains cohesive, allowing them to adapt to necessary change and compete more proactively. Without any reasonable doubt, investing in strong workplace culture is an investment that would help to restore the cooperative spirit back in one’s self.
SMART is an acronym for the 5 elements
of specific, measurable, achievable,
relevant, and time-based goals. It’s a
simple tool used by businesses to go
beyond the realm of fuzzy goal-setting
into an actionable plan for results.
SMART business goals
Nor Fadhilah Mohd
[email protected] Pusat Pembangunan Komuniti
Tingkatkan
Ciri-ciri
Keusahawanan
untuk
Memajukan
Usahawan ialah individu yang mengusahakan sesuatu perusahaan manakala peniaga pula orang yang berniaga. Carland et al (1984) mendefinisikan usahawan sebagai individu yang menubuhkan perniagaan dan menguruskannya untuk mendapatkan untung dan terus berkembang.. Terdapat pelbagai definisi telah diberikan kepada usahawan dan keusahawanan. Kao (2002) percaya bahawa keusahawanan adalah satu proses penciptaan kekayaan dan usahawan-usahawan tersebut merupakan individu-individu yang terlibat dalam proses tersebut. Beliau mendefinisikan keusahawanan sebagai satu proses mencipta sesuatu yang baru (kreatif) dan berbeza (inovatif) bagi tujuan mencipta kekayaan untuk individu dan menambah nilai kepada masyarakat.
Konsep keusahawanan ini juga boleh diterapkan di dalam pengurusan koperasi khususnya kerana tujuan utama penubuhan koperasi itu sendiri adalah untuk meningkatkan taraf sosioekonomi anggotanya. Anggota Lembaga Koperasi (ALK) atau pengurus merupakan perancang untuk menggerakkan koperasi dalam mencapai visi dan misi koperasi. Jadi, mereka haruslah meningkatkan ciri-ciri keusahawanan bagi mengembangkan dan meningkatkan pendapatan koperasi. Apabila koperasi maju dan berdaya saing secara tidak langsung dapat membuka minda masyarakat bahawa koperasi merupakan tempat utama untuk membuat pelaburan dan seterusnya dapat meningkatkan taraf sosioekonomi anggotanya.
i. Keusahawanan daripada Perspektif Ekonomi
Teori awal menyentuh soal fungsi dan peranan usahawan dan keusahawanan dalam pembangunan ekonomi. Keuntungan dan kekayaan mendorong seseorang untuk melibatkan diri dalam aktiviti keusahawanan dengan mencari peluang bagi mendapatkan keuntungan. Antara ahli ekonomi yang banyak memberi sumbangan dalam bidang keusahawanan ialah Joseph Schumpeter (2006) di mana beliau memperkenalkan inovasi sebagai asas keusahawanan dan berani mengambil risiko. Menurut Schumpeter, kegiatan keusahawanan merangkumi semua usaha yang membawa kepada satu bentuk pembaharuan termasuklah kepada proses produk atau teknologi baharu.
Selain itu, Kirzner (1997) telah menghubungkan keusahawanan dengan soal ketidaktentuan, apabila beliau cuba menerangkan elemen keuntungan yang terdapat dalam kegiatan ekonomi. Menurutnya, seorang usahawan berperanan sebagai orang tengah iaitu segala peluang yang dilihat akan diambil kesempatan sepenuhnya untuk meraih keuntungan.
ii. Keusahawanan daripada Perspektif Sosiologi
Keusahawanan juga sering kali berkait rapat dengan perspektif sosiologi. Pendekatan sosiologi menerangkan keadaan sosial yang mempengaruhi kemunculan seorang usahawan dan faktor- faktor sosial yang mempengaruhi keputusan untuk menjadi usahawan.
Seorang ahli sosiologi, Max Weber (1958) mengaitkan keusahawanan dengan elemen keagamaan yang dijadikan landasan untuk mencapai kejayaan dalam aktiviti ekonomi. Menurut Weber, nilai-nilai keagamaan yang universal seperti kejujuran menjadi faktor
beragama ini melahirkan sikap tekun dan bertanggungjawab dalam bekerja lalu menjadi pendorong kepada pengumpulan aset-aset yang produktif. Pegangan yang kuat terhadap agama telah menjadi dorongan kepada mereka untuk mencapai kejayaan dalam bidang ekonomi. Gibbs (1987) pula mengemukakan model keusahawanan yang dikenali sebagai model pembangunan sosial. Model ini
menerangkan proses dan perhubungan sosial yang dilakukan oleh seseorang dan memaksa diri mereka untuk melakukan perubahan dengan mengambil keputusan untuk menceburi diri dalam perniagaan. Model ini memerlukan kesungguhan persiapan mental, fizikal dan kewangan serta personaliti yang tertentu. Secara tidak langsung faktor dorongan dalaman dan luaran amat penting bagi menjadikan seseorang itu usahawan yang berjaya.
iii. Keusahawanan daripada Perspektif Psikologi
Salah satu pendekatan yang digunakan oleh pengkaji untuk mengkaji bidang keusahawanan adalah dengan melakukan kajian terhadap ciri dan sifat serta personaliti seseorang yang ingin memulakan perniagaan yang baharu. Pengkaji mendapati bahawa terdapat perbezaan cara seseorang usahawan bertindak balas dan perbezaan ini ialah hasil kajian mereka secara intrinsik. Kajian keusahawanan yang berabad-abad yang lalu telah mengenal pasti beberapa ciri personaliti yang membezakan usahawan dengan bukan usahawan.
Menurut McClelland (1961) Teori kehendak pada pencapaian akan menjadikan individu yang mempunyai kehendak dan pencapaian yang tinggi lebih suka mengambil tanggungjawab ke arah mencapai sesuatu matlamat dengan usaha dan daya mereka sendiri. Jadi, usahawan yang berjaya mempunyai sifat kehendak dan pencapaian yang
iv. Keusahawanan daripada Perpektif Islam
Nabi Muhammad S.A.W. juga pernah menggembala kambing sewaktu Baginda S.A.W. masih kecil lagi. Baginda juga terlibat dalam perniagaan semenjak zaman kanak-kanak lagi sebagai pembantu kepada bapa saudaranya yang merupakan seorang pedagang pada ketika itu. Setelah meningkat dewasa, baginda telah diberi kepercayaan daripada Saidatina Khadijah R.A. untuk menguruskan perniagaan beliau. Kecekapan dan kejujuran Rasullullah S.A.W. dalam menguruskan perniagaan begitu terserlah sehingga baginda diberi gelaran al- Amin (orang yang amanah) di kalangan penduduk Mekah pada ketika itu.
Islam menganjurkan konsep keusahawanan yang luas di mana ia merangkumi aspek kehidupan di dunia dan akhirat. Ini bermakna aktiviti
keusahawanan yang dijalankan di dunia mempunyai hubungan dengan agama juga kehidupan di Akhirat.
Menurut pandangan Islam, perniagaan melibatkan aktiviti jual beli iaitu pertukaran barang yang dilaksanakan oleh manusia untuk memenuhi keperluan kehidupan seharian serta memberi keselesaan hidup.
Menjalankan perniagaan juga merupakan sebahagian daripada tugas khalifah Allah. Manusia diciptakan oleh Allah untuk beribadat kepadaNya dan juga menjadi khalifah Allah di muka bumi. Peranan khalifah ialah mentadbir dan menguruskan alam ini. Dengan kata lain, manusia diberi tanggungjawab untuk membangunkan kehidupan yang baik dan sejahtera kepada manusia sejagat dan seluruh alam. Oleh itu, keusahawanan merupakan salah satu cara membina kehidupan yang baik. Ia dapat membantu manusia memenuhi keperluan dan memberi keselesaan kepada kehidupan mereka.
Berdasarkan keempat-empat teori ini, pihak ALK dan pengurusan koperasi boleh jadikan ia sebagai garis panduan dalam mencapai visi dan misi koperasi. Secara tidak langsung ia dapat meningkatkan taraf sosioekonomi anggota koperasi. Selain itu, mereka juga haruslah meningkatkan ciri keusahawanan dalam
memajukan koperasi dengan melakukan beberapa perubahan agar koperasi tidak berada di takuk yang lama. Antara ciri-ciri keusahawanan yang perlu ditingkatkan oleh anggota Lembaga dan pengurusan koperasi adalah seperti berikut:
✓
1. Proaktif
Sebagai seorang anggota Lembaga atau pihak pengurusan koperasi, mereka mestilah mempunyai sifat proaktif dan akan bertindak lebih agresif dalam segala tingkah laku dan tindakan dalam dunia perniagaan untuk kepentingan koperasi. Mereka perlu memiliki matlamat, wawasan dan sentiasa mahu maju ke hadapan. Mereka juga akan lebih kreatif dan mahir dalam menghasilkan produk dan perkhidmatan serta melibatkan pencarian peluang baru untuk kepentingan koperasi.
Selain itu, mereka perlu mencari maklum balas terutamanya daripada pelanggan dan bukan menunggu pelanggan membuat aduan. Sekiranya terdapat aduan pelanggan mengenai produk ataupun perkhidmatan yang ditawarkan, mereka seharusnya tidak cepat melatah tetapi sebaliknya bersifat terbuka dan menerima aduan tersebut dengan senang hati untuk membuat penambahbaikan jika ada. Ini kerana, melalui maklum balas tersebut, ALK atau pengurus dapat memperbaiki kelemahan yang ada dan seterusnya mencapai kejayaan cemerlang dalam perniagaan. Tambahan lagi ALK atau pihak pengurusan yang proaktif akan bertindak mengambil peluang untuk membentuk sesuatu persekitaran baru. Tindakan ini selalunya menyebabkan koperasi menjadi pemimpin di dalam pasaran bagi memenuhi permintaan baru.
✓
3. Mengambil Risiko Terbuka
Mengambil risiko terbuka bermaksud risiko tersebut berkemungkinan akan mengalami kerugian ataupun keuntungan. Banyak kajian mendapati kecenderungan mengambil risiko adalah sebahagian daripada ciri keperibadian usahawan berjaya. Setiap perniagaan sama ada perniagaan kecil ataupun besar perlu mengambil risiko untuk mendapatkan hasil yang lumayan serta membuat sesuatu perubahan dalam memantapkan lagi perniagaan tersebut. Namun begitu, ciri mengambil risiko terbuka ini hendaklah dirancang dengan teliti dan selamat serta perlu diimbangi dengan pengetahuan dan kefahaman supaya risiko tersebut tidak mendatangkan masalah kepada perniagaan dalam koperasi khususnya.
✓
2. Berwawasan
Berwawasan bermaksud seseorang ALK atau pengurus mesti menetapkan hala tuju untuk masa hadapan. Wawasan perlu dibentuk bagi kedua-dua jangka masa, iaitu jangka masa pendek dan jangka masa panjang. Dengan adanya hala tuju atau wawasan yang jelas, segala usaha yang diambil disasarkan ke arah pencapaian wawasan yang ditetapkan.
Wawasan adalah keupayaan untuk membayangkan bagaimana sesuatu yang akan berkembang di masa akan datang. Tambahan lagi, seseorang yang berwawasan juga mampu menjadikan seseorang itu lebih jelas, tersendiri, mempunyai matlamat tertentu di masa depan yang mempunyai kaitan dengan teknologi yang lebih maju. Dengan kata lain, berwawasan bermakna seseorang boleh melihat sesuatu yang akan berlaku lebih jauh sebelum ia benar-benar terjadi.
✓
✓
4. Berorientasikan Hasil
Berorientasikan hasil bermaksud tindakan yang berfokus kepada hasil dan impak. Seseorang itu akan membuka perniagaan untuk mendapatkan keuntungan yang lumayan. Malahan, mereka akan berusaha untuk mendapatkan hasil yang berterusan dengan cara memajukan lagi perniagaan mereka.
Dalam perniagaan, seorang pengurus yang berorientasikan hasil akan menganalisis produktiviti pekerja berdasarkan bilangan tugasan yang mereka siapkan dalam tempoh yang ditetapkan dan kualiti produk serta perkhidmatan yang diberikan olehnya. Pekerja adalah bebas untuk menggunakan proses peribadi dalam usaha untuk mencapai sasaran yang ditetapkan di organisasi ataupun koperasi. Matlamat utama individu yang berorientasikan hasil adalah untuk memenuhi objektif dan inginkan perkembangan yang positif.
Selain itu, mereka sentiasa mencari jalan melakukan sesuatu dengan kos yang lebih rendah atau dengan masa yang lebih singkat daripada kebiasaannya. Disamping itu, mereka sentiasa mengambil berat tentang perkiraan kos dan keuntungan dari sesuatu pembaharuan dengan menggunakan maklumat-maklumat perniagaan atau kaedah pengurusan bagi meningkatkan kecekapan dalam perniagaan.
5. Fleksibel
ALK atau pihak pengurusan yang fleksibel adalah seorang yang sanggup menolak idea sendiri jika idea tersebut tidak sesuai dan bersedia menerima cadangan orang lain tanpa terlalu terikat dengan cadangan awal. Mereka juga harus bijak menyesuaikan diri dengan keadaan persekitaran yang dinamik dan sentiasa berubah bagi memenuhi permintaan pelanggan. Secara tidak langsung ia akan memberi impak yang positif terhadap kemajuan koperasi.
Apabila koperasi mempunyai ALK atau pihak pengurusan yang mempunyai ciri-ciri usahawan yang tinggi secara tidak langsung mereka boleh meningkatkan pendapatan koperasi serta dapat menyumbang kepada Keluaran Dalam Negara Kasar (KDNK) khususnya. Menurut statistik Suruhanjaya Koperasi Malaysia (SKM) sehingga Jun 2016, Malaysia mempunyai sebanyak 13,247 buah koperasi dengan keanggotaan yang seramai hampir 7 juta orang dan aset bernilai 125 bilion. Melalui statistik tersebut telah menunjukkan koperasi mampu untuk sama-sama membangunkan ekonomi negara melalui kepelbagaian perniagaan yang dilakukan. Bidang perniagaan adalah sangat luas, ianya tidak hanya terhad di dalam negara kita saja malah ianya boleh dilakukan di peringkat antarabangsa dengan sesiapa saja walau di mana mereka berada. Antara bidang yang perlu diberi perhatian oleh koperasi ialah lima bidang keberhasilan utama iaitu:
i) Perkhidmatan Kewangan dan Perbankan
ii) Pelancongan, Penjagaan Diri & Kesihatan
iii) Pemborongan dan Peruncitan
iv) Hartanah (Perumahan) dan Industri
Pembinaan dan
v) Perladangan dan Asas Tani
Bidang–bidang ini telah terbukti kejayaannya di mana mengikut sumber daripada SKM sehingga Jun 2016 antara tiga koperasi yang terbaik di Malaysia adalah Bank Kerjasama Rakyat Malaysia Berhad yang menjalankan aktiviti utama adalah perbankan, manakala bagi Koperasi Permodalan Felda Malaysia Berhad pula menjalankan aktiviti pelaburan dan pemborongan serta Koperasi Angkatan Tentera Malaysia Berhad menjalankan aktiviti utamanya adalah kredit. Sempena Hari Koperasi Negara (HKN) 2016 Peringkat Wilayah Persekutuan yang lalu Koperasi Tentera telah dianugerahkan dengan dua anugerah iaitu Anugerah Koperasi Terbaik: Sektor Perkhidmatan Kewangan dan Profil Koperasi Terbaik. Selain itu, Koperasi Warga USM Kelantan Berhad (KWUSMKB) telah menempa kejayaan apabila telah menerima dua anugerah iaitu Anugerah Koperasi Terbaik Kategori Pelancongan, Penjagaan Diri dan Kesihatan pada Hari Koperasi Negara 2016 Peringkat Negeri Kelantan. Manakala pengerusi KWUSMB Dr Mohamed Saat Ismail pula telah menerima Anugerah Tokoh Koperasi Negara Peringkat Negeri Kelantan 2016. Secara tidak langsung ia telah membuktikan koperasi di Malaysia mampu menceburkan diri dalam bidang keusahawanan dan seterusnya dapat membuka peluang pekerjaan bagi mengurangkan kadar pengangguran di Malaysia khususnya. Selain itu, koperasi lain juga boleh jadikan ia sebagai motivasi untuk turut serta mencapai kejayaan bagi merancakkan lagi gerakan koperasi di negara kita pada masa akan datang.
Frank Me-ol Abdullah
Maktab Koperasi Malaysia Sarawak
Anggota
Lembaga
Koperasi
(ALK)
Perlu
Kreatif
dan
Inovatif
Kembangkan
Perniagaan
Koperasi
Pengenalan
Kreatif dan inovatif merupakan dua suku kata yang sangat sinonim apabila dikaitkan dengan pembentukan ataupun pengenalan sesuatu yang baharu atau tidak pernah wujud sebelum ini. Bahkan, bagi usahawan ataupun masyarakat niaga, kedua-dua perkataan tersebut memainkan peranan yang signifikan agar terus mendahului pesaing dan memastikan kelangsungan perniagaan mereka. Namun, dalam pengertian ringkas setiap individu terhadap maksud kreatif dan inovatif tersebut, tidak ramai yang mengetahui dengan lebih mendalam tentang kreatif dan inovatif dan pelaksanaan kedua-duanya yang boleh menjadi inspirasi untuk terus memastikan pertumbuhan perniagaan kepada koperasi khususnya.
sesuatu idea baharu dan asli (Kamus Dewan Edisi Keempat). Viktor & William (1975), pula menyatakan bahawa kreatif adalah naluri semula jadi yang terdapat pada seseorang individu sejak lahir. Naluri itu adalah faktor pertama digunakan bagi menyelesaikan atau membuat pernyataan mengenai masalah kehidupan. Keinginan pula menjadi asas yang mendorong seseorang, untuk berupaya menyelidik dan meneroka sesuatu. Tanpa naluri dan keinginan, manusia tidak akan bertindak melakukan sesuatu perkara. Robert E. Franken (1982), di dalam buku “Human Motivation’ menyatakan kreatif sebagai kecenderungan untuk menghasilkan atau mengiktiraf idea-idea, lain-lain pilihan, atau kemungkinan-kemungkinan yang berguna untuk menyelesaikan masalah, berkomunikasi dan menghiburkan diri kita dan orang lain.
Inovatif ataupun sesuatu yang bersifat inovasi pula merujuk kepada sesuatu yang baharu diperkenalkan seperti kaedah, sistem, adat dan lain-lain (Kamus Dewan Edisi Keempat). Menurut Ronger E. Miller (1971), inovasi merupakan idea, amalan atau objek yang dianggap baharu oleh seseorang. Spencer (1994), menjelaskan inovasi ialah sesuatu yang dianggap baharu dan lebih baik daripada yang lama oleh seseorang individu manakala Glosari Teknologi Pendidikan (1995) pula merujuk inovasi sebagai idea, konsep atau strategi baharu yang boleh mempertingkatkan sesuatu amalan.
Melihat kepada takrifan yang diberikan terhadap kedua-dua perkataan kreatif dan inovatif tersebut maka dapatlah disimpulkan bahawa kreatif merupakan satu proses untuk mendapatkan idea manakala inovasi itu sendiri merupakan satu proses mengaplikasikan idea-idea tersebut. Ringkasnya inovasi membawa kepada hasil tindakan yang telah diambil ke atas idea-idea kreatif tersebut tadi.
Kreatif dan Inovatif di
Malaysia
Di Malaysia, penekanan kedua-dua idea kreatif dan inovatif di dalam pembangunan negara telah lama dilaksanakan. Umpamanya, dengan pengenalan kepada kerajaan elektronik pada sekitar 90-an apabila teknologi giat mengambil alih mata dunia. Pada tahun 1993 dan 1994 pula, tema Hari Guru adalah bersempena dengan inovasi dan kreatif iaitu “ Guru Inovatif dan Kreatif Menjayakan Wawasan”. Ini menunjukkan bahawa kerajaan mula nampak kepentingan idea kreatif dan inovatif dalam kalangan masyarakat Malaysia lebih-lebih lagi dalam sektor awam. Bagi memperkasakan lagi inovasi dan kreativiti, kerajaan telah memperkenalkan Anugerah Inovasi Perdana Menteri atau AIPM bermula tahun 2010 untuk mengiktiraf penghasilan inovasi yang signifikan dan berimpak tinggi dalam sektor awam.
Selain itu, kerajaan juga mula mengadaptasi Konsep ‘Design Thinking’ yang menekankan kepada percambahan idea-idea baharu ke arah mencapai hasil akhir ataupun ‘outcome’ yang dikehendaki. Sejajar dengan pandangan YBhg. Dato’ Sri Zainal Rahim bin Seman, Ketua Pengarah MAMPU sempena Majlis Anugerah Inovasi Perdana Menteri (AIPM) 2015, yang menyatakan bahawa “persaingan hebat dunia tanpa sempadan menjadikan kreativiti dan inovasi sebagai faktor kritikal dan platform utama dalam menentukan kelangsungan kecekapan sektor awam. Menyedari hakikat bahawa kreativiti dan inovasi adalah the
Perkara yang sama juga tidak kurang ditekankan dalam sektor koperasi. Kerajaan telah menekankan pentingnya idea kreatif dan inovatif dalam
terus memacu sektor tersebut untuk menjadi penyumbang ketiga terbesar kepada ekonomi negara. Melalui Dasar Koperasi Negara (DKN) 2011-2020, kerajaan telah meletakkan harapan yang cukup tinggi kepada sektor tersebut. . Selain itu, DKN 2011 – 2020 yang diketengahkan ini akan memberi nafas baharu kepada gerakan koperasi untuk menarik koperasi keluar daripada perangkap kitaran zon selesa ke tahap baharu. Koperasi tidak seharusnya mengharapkan pemberian dan anugerah daripadakerajaan sahaja tetapi berupaya terlibat dengan aktiviti baharu dengan skala lebih besar, mengembangkan rantaian nilai, mengaplikasikan teknologi moden dan berani menerokai bidang-bidang baharu yang bernilai tinggi.
Bagi mencapai sasaran tersebut, kerajaan telah menekankan elemen di dalam teras strategik ketiga bahawa perlunya meningkatkan keupayaan modal insan dalam koperasi melalui pemupukan idea kreatif dan inovatif dalam kalangan Anggota Lembaga Koperasi (ALK) dan anggota agar terus menceburi bidang perniagaan baharu dan bernilai tinggi. Mereka seharusnya mempunyai
kesungguhan untuk menerokai keseluruhan peluang di sekeliling mereka dan sentiasa berfikir dan mencari idea baharu untuk mengembangkan lagi perniagaan koperasi sedia ada tanpa terlalu bergantung kepada persepsi ataupun teori semata-mata. Ainon dan Abdullah (1994), menyatakan bahawa kemahiran berfikir adalah proses di mana maklumat yang diperoleh itu di gunakan bagi tujuan kegiatan aktif. Sudah tiba masanya anggota dan ALK koperasi bertindak lebih jauh dan berani mengambil risiko untuk mengubah untung nasib koperasi.
Abdul Aziz Yusof (2000), menyatakan organisasi merupakan satu entiti yang memerlukan perubahan bagi membolehkannya untuk terus hidup, membangun, dan berkembang. Kegagalannya melakukan atau bertindak terhadap perubahan akan menyebabkannya menempah kegagalan dan yang pasti akan memendekkan jangka hayat kewujudannya. Melakukan perubahan juga dianggap sebagai menempuh ketidakpastian serta akan mendedahkan organisasi kepada pelbagai risiko. Pengambilan risiko yang sederhana dan setelah melalui perkiraan yang logik memastikan koperasi mampu berada pada kedudukan yang lebih baik berbanding keadaan sebelumnya.
Terdapat banyak peluang perniagaan yang boleh direbut oleh koperasi untuk memperkasakan lagi perniagaan koperasi. Salah satu kaedah kreatif dan inovatif yang boleh di laksanakan oleh ALK dan anggota ialah dengan menggalakkan keusahawanan dalam koperasi. Ia merupakan salah satu idea mudah bagaimana koperasi boleh mendapat pendapatan melalui penglibatan aktif anggota di dalam perniagaan yang mereka minati. Ahmad Daud (2007) menyatakan faktor motivasi merupakan faktor utama yang mendorong kreativiti. McClelland (1978) pula menyatakan bahawa motivasi akan meningkat jika individu tersebut diberi motivasi dan memahami unsur-unsur motivasi serta melibatkan diri secara aktif dalam usaha itu. Hal ini dengan sendirinya menjelaskan proses motivasi itu bertindak secara dua hala, dan kedua-dua pihak pula mestilah saling memberi dan menerima. Ini bermaksud ALK, pengurusan dan anggota koperasi perlu keluar daripada takuk rutin harian, mencuba dan turut terlibat di dalam pelaksanaan sesuatu yang baharu jika mereka ingin memberi pulangan terbaik kepada koperasi mereka. Hanya dengan cara itu mereka dapat menghayati dan menjalankan perniagaan koperasi dengan penuh kesungguhan.
Koperasi yang berminat untuk terlibat dengan perniagaan homestay misalnya boleh menggunakan kekuatan anggota yang memang berminat dalam menjalankan perniagaan
tersebut untuk memulakan perniagaan tanpa perlu mengeluarkan kos yang besar. Mereka juga seterusnya boleh mengembangkan perniagaan lain misalnya perniagaan peruncitan, perkhidmatan spa dan kecantikan dan sebagainya yang boleh dijalankan dan diuruskan oleh anggota tetapi menggunakan asas koperasi untuk bermula. Secara tidak langsung koperasi telah membangunkan usahawan dalaman koperasi. Idea kreatif tersebut merupakan salah satu kaedah kepintaran sintetikal di dalam Teori Kreativiti Sternberg di mana seseorang itu menggabungkan maklumat sedia ada dengan pendekatan yang baharu (Mohd Azhar, 2004).
Melalui konsep tersebut koperasi boleh meluaskan lagi empayar perniagaan menggunakan sumber yang ada dengan menjadi agen pembelian tiket penerbangan ataupun sebagai agen pengangkutan dan menceburkan diri di dalam perniagaan
kedai makan atau kraf tangan. Daripada sekadar menjalankan hanya satu perniagaan kini dengan bertindak secara kreatif, koperasi telah menceburi lebih daripada lima perniagaan dan dalam masa yang sama telah membantu meningkatkan sosioekonomi anggota mereka. Melalui kaedah tersebut proses untuk mencapai visi dan tujuan penubuhan koperasi dapat dicapai pada kadar yang lebih segera.
sepenuhnya ICT ataupun teknologi moden untuk mendapatkan idea baharu. Pemilik Virgin Group, Richard Branson (2015), menyatakan beliau sering mendapatkan idea baharu dengan melontarkan ideanya menerusi laman sosial seperti Facebook ataupun twitter dan mendapat reaksi pembaca yang seterusnya akan menambah baik idea tersebut melalui maklum balas yang diterima. Idea tersebut kemudiannya akan dipraktikkan untuk melihat sejauh mana keberkesanannya. Koperasi juga boleh menggunakan kemudahan media sosial untuk sentiasa berhubung dengan pelanggan mereka selain mempromosikan barangan dan perkhidmatan yang dijual dari semasa ke semasa. Pandangan dan komen pelanggan akan diambil untuk terus memperbaiki mutu perkhidmatan dan produk koperasi.
Idea kreatif dan inovatif turut sama boleh dipraktikkan di dalam koperasi yang menjalankan aktiviti pertanian. Isu ketiadaan idea perniagaan ditambah lagi dengan alasan koperasi yang sering meletakkan masalah ketiadaan tanah sebagai alasan tidak mempunyai aktiviti perniagaan merupakan perkara lapuk dan sinonim yang sering didengari. Dengan kemajuan teknologi masa kini, aktiviti pertanian kini boleh dijalankan di kawasan yang cukup kecil dengan adanya idea kreatif seperti penggunaan konsep hidroponik.
Ketiadaan idea kreatif dan inovatif juga
menyebabkan ramai pihak berpendapat bahawa perniagaan pembelian buah tandan segar kelapa sawit oleh koperasi adalah perniagaan yang sudah sinonim dan sudah lama dipraktikkan namun tidak banyak yang melihat perkhidmatan sampingan daripada perniagaan itu mampu menjana lebih banyak pendapatan. Perniagaan sampingan seperti pengurusan ladang yang melibatkan kerja-kerja pembersihan, meracun, merumpai dan mengutip buah gugur merupakan perniagaan yang sangat menguntungkan namun kurang direbut peluang oleh koperasi. Selain itu, koperasi juga boleh terlibat dengan kerja-kerja pembekalan tenaga kerja mahir dan separuh mahir ke ladang-ladang
Kesimpulan
Sudah tiba masanya ALK mengambil serius pendekatan kreatif dan inovatif di dalam membangunkan koperasi masing-masing. Sebagai ALK, seksyen 45 Akta Koperasi 1993 telah menyatakan bahawa salah satu tanggungjawab ALK adalah untuk membangunkan dan menjalankan perniagaan koperasi seperti perniagaan sendiri. Walau bagaimanapun, kurangnya tindakan dan idea kreatif menyebabkan koperasi gagal mengambil kesempatan ke atas kepesatan ekonomi masa kini dan sering menyalahkan pihak lain di atas kegagalan tersebut. Sesungguhnya idea kreatif dan inovatif itu berada di mana- mana dan kadangkala berlaku secara spontan tanpa disedari oleh ALK. Namun, tindakan ke atas idea tersebut boleh membawa perubahan besar terhadap kedudukan dan reputasi perniagaan koperasi.
Penanaman sayur-sayuran secara konsep hidroponik antara bidang perniagaan yang boleh diceburi oleh koperasi dengan penggunaan tanah yang minimum
Julizah Sabstu
Maktab Koperasi Malaysia Zon Tengah
KEBERKESANAN
SISTEM
KAWALAN
DALAMAN
Kita seringkali melihat di ruangan akhbar terdapat banyak kes penipuan penyata kewangan (Klynveld Peat Marwick Goerdeler (KPMG) Malaysia Fraud Survey Report 2009), rasuah, salah guna kuasa dan pecah amanah (Aminah 2009) yang dikenalpasti sebagai penyumbang masalah utama bukan sahaja kepada perniagaan malah negara. Kes-kes ini bukan sahaja merujuk kepada perniagaan dalam sektor swasta tetapi juga dalam gerakan koperasi yang turut melibatkan kes-kes jenayah seperti penyelewengan wang, one man show dan membuat keputusan di luar Mesyuarat Agung Tahunan (MAT). Dengan pelbagai kes yang berlaku dalam gerakan koperasi itu sendiri dan tempoh masa yang agak singkat, menjadi cabaran besar bagi koperasi untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan dalam Dasar Koperasi Negara sebanyak RM50 bilion pada tahun 2020. Bukan itu sahaja, koperasi yang tidak patuh terhadap peraturan dan perundangan akan mencerminkan kelemahan pengurusan organisasi tersebut seperti hilang kepercayaan daripada pihak berkepentingan terutamanya anggota.
Kes-kes ini berlaku disebabkan oleh masalah tadbir urus dan akauntabiliti dalam sesebuah koperasi. Walau bagaimanapun, kes-kes ini dapat diatasi oleh koperasi sekiranya terdapat sistem kawalan dalaman (SKD) yang cekap dan berkesan.
Kenyataan ini turut disokong oleh KPMG Malaysia
Fraud Survey Report 2009, Normah & Katerina 2012, Radu 2012 dimana menyatakan SKD
merupakan elemen penting yang dapat mengesan ketidakpatuhan dalam organisasi dan merupakan salah satu faktor kejayaan koperasi. SKD adalah proses di mana organisasi mengurus aktiviti untuk mencapai misinya dengan cara yang cekap dan berkesan (Guidelines for Internal Control Standards, INTOSAI).
SKD yang baik dapat memberikan jaminan yang munasabah kepada anggota bahawa koperasi telah menjalankan perniagaan dengan cekap dan berkesan (Cosmin 2011, Ninlaphay 2012, Popescu & Omran 2011, Verdina 2011, Vijayakumar & Nagaraja 2012). SKD tidak akan berkesan sekiranya tiada semangat kerjasama antara semua pihak iaitu Anggota Lembaga Koperasi (ALK), pengurusan, anggota dan Jawatankuasa Audit Dalaman yang baik (JAD). Bagi mencapai matlamat koperasi, SKD yang dibentuk perlulah merangkumi beberapa komponen yang dikeluarkan oleh Committee
Of Sponsoring Organizations Of The Treadway Commission (COSO). Ini terbukti apabila Koperasi
Permodalan Felda Berhad (KPF) telah mengguna pakai komponen yang dikeluarkan oleh COSO dan tersenarai dalam 100 Indeks Koperasi Terbaik 2016.
Apakah itu COSO? COSO merupakan inisiatif lima organisasi dari sektor swasta untuk
membangunkan rangka kerja konsep SKD dengan berpandukan pengurusan risiko, kawalan dalaman dan mencegah daripada penipuan seperti
rasuah yang sering terjadi di Amerika Syarikat pada tahun 1970-an di mana ia memberikan kesan utama kepada negara. Lima organisasi profesional tersebut adalah American Institute of Certified Public Accountants (AICPA), American Accounting Association (AAA), Financial Executives International (FEI), Institute of Internal Auditors (IIA) dan Institute of Management Accountants (IMA).
Kepentingan COSO ini selaras dengan garis panduan yang dikeluarkan oleh Suruhanjaya Koperasi Malaysia (SKM) berkaitan dengan kepentingan tadbir urus koperasi yang baik (Garis Panduan (GP):27). Komponen COSO merupakan salah satu sub-item yang dapat mengaplikasikan tadbir urus dengan berkesan. Tadbir urus didefinisikan sebagai proses dan struktur yang diguna pakai oleh koperasi bagi mentadbir dan menguruskan perniagaan. Ia bertujuan untuk meningkatkan kemakmuran perniagaan dan akauntabiliti korporat di mana objektif utama adalah menjaga kepentingan anggota dalam jangka masa yang panjang (GP 27).
Bagi mencapai objektif utama dalam tadbir urus ini bukanlah suatu perkara yang mudah. Ia menggabungkan di antara pengurusan dalam organisasi dengan satu sistem yang paling berkesan untuk mencapai matlamat organisasi. SKD yang dibentuk perlu lengkap dan menyeluruh bagi mengawal sumber, meningkatkan kecekapan dan mencapai kualiti yang ideal supaya pengurusan berjalan dengan lancar. Ini kerana SKD adalah salah satu sistem aliran maklumat yang akan digunakan oleh setiap individu untuk membuat keputusan dalam menjalankan tugas masing-masing.
OPER ASI PEMA TUHA N LAPOR AN Kawalan persekitaran Penilaian Risiko Entit y Lev el Di vision Oper
ating Unit Function
Kawalan aktiviti
Objektif COSO
Bagi membangunkan SKD yang cekap dan berkesan, koperasi perlu memastikan terlebih dahulu apakah objektif SKD yang ingin dicapai. Objektif SKD perlu selari dengan objektif koperasi bagi menjaga kepentingan anggota dan seterusnya dapat mencapai visi dan misi koperasi. Objektif SKD yang dibentuk mestilah merangkumi kecekapan operasi, ketepatan pelaporan dan pematuhan perundangan.
Kecekapan Operasi
ALK dan pengurusan perlu memastikan operasi dalaman mestilah dijalankan secara ekonomi, cekap dan berkesan. Ekonomi bermaksud koperasi beroperasi dengan menggunakan sumber yang baik iaitu kos rendah, kualiti baik dan tidak berlakunya pembaziran. Sumber merangkumi 5M iaitu money (wang), manpower (sumber manusia), machine (jentera), material (bahan mentah) dan method (kaedah).
Kecekapan pula boleh dizahirkan apabila koperasi dapat memaksimumkan pengeluaran dengan sumber yang terhad dan memenuhi spesifikasi pelanggan. Manakala, keberkesanan sesuatu operasi yang dijalankan itu dapat memenuhi objektif, misi dan visi koperasi. Pengurusan perlu mempunyai perancangan dalaman yang teliti termasuk membuat keputusan berdasarkan strategi dan objektif koperasi, pengagihan sumber kepada unit-unit tertentu, penjadualan dan penyediaan kawalan dalaman.
a
Ketepatan PelaporanPelaporan dalam koperasi merangkumi laporan kewangan dan bukan kewangan. Laporan kewangan seperti kunci kira-kira, akaun perdagangan dan untung rugi, akaun pembahagian keuntungan, penyata aliran tunai dan nota kepada akaun yang dikeluarkan kepada anggota mestilah dipercayai kesahihannya dan boleh diguna pakai bagi pembuatan keputusan. Perekodan dan pelaporan mestilah menepati masa dan telus. Sebagai contoh, Kumpulan Wang Rizab Statutori (KWRS) yang dilaporkan dalam kunci kira-kira mestilah betul dan disimpan mengikut perundangan yang ditetapkan. KWRS hanya boleh digunakan untuk membayar syer atau yuran yang dikeluarkan oleh anggota koperasi dan menerbitkan syer bonus dengan kelulusan SKM (Seksyen 57(1,1B) Akta Koperasi 1993).
Laporan bukan kewangan digunakan bagi menyokong laporan kewangan seperti laporan JAD, Juruaudit Luar dan Laporan Lembaga. Laporan ini hendaklah dikemukakan secara berkala bagi menambah baik operasi koperasi dan mengurangkan risiko yang ketara. Laporan ini dikemukakan kepada ALK, pengurusan, SKM dan anggota tanpa menyembunyikan sebarang fakta yang boleh menjejaskan ketelusan laporan kepada pihak berkepentingan.
Ketepatan Pelaporan
b
Pematuhan Perundangan
Kawalan dalaman yang cekap dan berkesan dapat dibuktikan apabila koperasi mematuhi struktur perundangan koperasi di Malaysia. Struktur perundangan koperasi di Malaysia mempunyai lima (5) lapisan iaitu Akta Koperasi 1993, Peraturan-peraturan koperasi 2010, Garis Panduan/Arahan/Pekeliling, Undang-undang kecil koperasi dan Aturan aktiviti. Struktur perundangan koperasi ini perlu dipatuhi oleh semua pihak dalaman koperasi dan sekiranya terdapat salah satu pihak dalaman koperasi yang mengingkari akan dikenakan tindakan. ALK dan pengurusan hendaklah peka dengan perubahan struktur perundangan dan sesuaikan dengan perkembangan semasa.
Terdapat lima komponen utama COSO iaitu:
1) Kawalan Persekitaran
Kawalan persekitaran dapat dibentuk dengan pembentukan piawaian, proses dan struktur oleh pengurusan di mana ia menjadi keperluan asas untuk menjalankan kawalan dalaman koperasi. Kawalan persekitaran ini penting untuk menerapkan integriti dan nilai-nilai koperasi seperti membantu diri sendiri, bertanggungjawab atas diri sendiri, demokrasi, kesamarataan, keadilan dan perpaduan. Piawaian yang dibangunkan oleh pengurusan perlu mendapatkan persetujuan dan cadangan daripada ALK terlebih dahulu serta didokumentasikan. Ia selari dengan Seksyen 45(3) Akta Koperasi 1993, di mana masih menjadi liabiliti ALK ke atas segala tindak tanduk yang dilakukan oleh pengurusan walaupun ALK boleh menurunkan kuasa kepada pihak pengurusan.
Persekitaran koperasi dapat dikawal apabila pihak atasan iaitu ALK dan pengurusan dapat membudayakan piawaian yang dibangunkan, pemantauan berterusan ke atas kawalan dalaman dan dikomunikasikan kepada anggota dan kakitangan koperasi. Laporan terhadap pemantauan yang telah dilakukan oleh ALK atau pengurusan penting agar tindakan dapat diambil dengan segera.
Selain itu, untuk mengekalkan kawalan
persekitaran yang baik koperasi perlu melantik, dan mengekalkan individu yang cekap dalam koperasi. Individu tersebut termasuk ALK, anggota, Jawatankuasa Audit Dalaman (JAD), pengurusan dan Jawatankuasa Audit Luar (JAL). Pemilihan individu ini adalah sangat penting dalam berkoperasi kerana ia merupakan sumber yang paling utama untuk menjadikan koperasi berjaya. Selain daripada mengikut perundangan koperasi, pihak pengurusan tertinggi perlu mempunyai kriteria-kriteria yang khusus dalam pemilihan individu terbabit.
Ganjaran juga merupakan salah satu aspek penting dalam mengekalkan kawalan persekitaran yang baik. Ini kerana ganjaran dapat mempengaruhi kualiti dan produktiviti dalam sesebuah organisasi (Henderson, 1980 dalam Phyllis Ak Martyn Patit, 1998). Ganjaran terdapat dalam dua(2) bentuk iaitu kewangan dan bukan kewangan. Bentuk kewangan seperti pemberian insentif, bonus dan tabung kebajikan manakala bukan kewangan adalah penyediaan rawatan perubatan percuma, cuti dan kenaikan pangkat. Dengan ganjaran yang setimpal, koperasi dapat menggalakkan semua pihak dalaman koperasi bermotivasi untuk menjalankan tanggungjawab dan dapat meminimumkan masalah seperti ketidakhadiran, pusing ganti pekerja yang tinggi dan sebagainya.
.
a. Kenalpasti risiko
b. Membangunkan kriteria penilaian
c. Menilai risiko
d. Menilai perhubungan risiko
AIAN RISIK
