A. Latar Belakang dan Permasalahan
Arsip merupakan sumber primer atau sumber utama bagi organisasi untuk melaksanakan tugas dan fungsinya dalam mencapai suatu tujuan yang sudah ditetapkan pada awal pendirian organisasi. Arsip dan organisasi diibaratkan dua sisi mata uang yang tidak dapat dipisahkan. Hilangnya arsip dapat menghambat atau bahkan menghentikan organisasi dalam menjalankan tugas dan fungsinya.
Menurut Betty R. Ricks, arsip atau records adalah Recorded information regardless medium or caracteristic made or received by an organization that is
usefull to the operation of the organization1 atau jika diartikan kedalam bahasa
indonesia kurang lebihnya adalah informasi yang terekam dalam berbagai media atau karakteristik yang dibuat atau diterima oleh organisasi yang berguna bagi opersional organisasi. Sedangkan menurut Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 pasal 1 ayat 2 tentang Kearsipan, arsip adalah
Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.2
1 Betty R. Ricks, et al., Information and Image Management: A Records
System Approach (Ohio: South-Western Publishing, 1992), hlm. 246.
Dari definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai format dan media seiring dengan perkembangan teknologi dan informasi yang dibuat dan diterima oleh suatu organisasi maupun individu.
Arsip memiliki arti penting bagi organisasi, salah satunya adalah sebagai bukti sah di pengadilan yang dapat memberikan status legal dan perlindungan hak dan kewajiban bagi organisasi, stake holder, nasabah dan masyarakat. Mengingat arti pentingnya arsip bagi sebuah organisasi, untuk menjamin ketersediaan arsip yang cepat dan tepat ketika diperlukan, maka manajemen kearsipan mutlak diperlukan. Manajemen Kearsipan atau dalam bahasa inggrisnya biasa disebut
records management adalah suatu sistem yang terdiri atas subsistem dan sub-sub
sistem yang saling terkait satu sama lain sehingga membentuk suatu kebulatan atau totalitas sistem yang terdiri dari beberapa tahapan dalam records
management. Tahapan tersebut meliputi penciptaan arsip (creation), penggunaan
dan pemeliharaan arsip (use and maintenance) dan penyusutan arsip (records
disposal). Tahap use and maintenance merupakan tahap penggunaan dan juga
perawatan atau pemeliharaan arsip. Pada tahap ini arsip dinamis perlu diidentifikasi untuk diklasifikasikan menjadi 4 (empat) kelas arsip yaitu vital
records atau arsip vital, important record atau arsip penting, usefull records atau
arsip berguna, dan non essensial records atau arsip tidak berguna.
Arsip vital merupakan arsip dinamis kelas satu yang penting untuk kelangsungan hidup organisasi. Menurut Betty R. Ricks arsip vital adalah arsip dinamis yang sangat penting bagi kelangsungan hidup suatu bisnis. Arsip dinamis
yang tidak bisa digantikan karena arsip ini memberi bukti tentang status legal, kepemilikan, dan keuangan.3 Arsip vital merupakan arsip dinamis yang
keberadaannya bisa di central file ataupun di records center. Dalam Undang-undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan disebutkan bahwa arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak dapat tergantikan apabila rusak atau hilang.4 Tidak dapat tergantikan dalam konteks ini bisa juga
berarti tidak akan bisa tercipta lagi arsip yang sama persis dengan yang pertama kali tercipta namun hanya berupa arsip pengganti, duplikat atau bahkan hanya surat keterangan saja.
Identifikasi arsip vital merupakan langkah awal dari program arsip vital. Untuk mengidentifikasi dilakukan dengan analisis fungsi dan analisis risiko dengan melihat ancaman-ancaman yang akan terjadi dikemudian hari apabila arsip yang telah teridentifikasi sebagai arsip vital tersebut hilang. Indikator vital atau tidaknya suatu arsip yaitu apabila arsip tersebut hilang atau musnah apakah akan menyebabkan kegiatan operasional sebuah organisasi terhambat, bahkan mungkin tidak bisa lagi menjalankan fungsinya sama sekali. Oleh karena itu, untuk mengantisipasi kerusakan atau kehilangan arsip vital diperlukan pengamanan secara menyeluruh terhadap fisik maupun isi informasi yang terkandung dalam arsip vital. Setiap organisasi mempunyai tanggung jawab moral dan juga
3 Betty R. Ricks, et al., Information and Image Management: A Records
System Approach (Ohio: South-Western Publishing, 1992), hlm. 246.
tanggung jawab legal untuk melindungi arsip vitalnya, namun dalam realitanya masih banyak organisasi atau perusahaan yang mengabaikan hal ini.
Program perlindungan arsip vital merupakan suatu bentuk jaminan atau asuransi jangka panjang bagi sebuah organisasi agar dapat bertahan hidup atau mempertahankan eksistensinya dalam berbagai kondisi terutama dalam kondisi darurat, karena kerugian yang disebabkan oleh bencana maupun kelalaian manusia berapapun besarnya dapat dihitung dengan kurs uang (calculable), namun musnah atau hilangnya arsip vital sekecil apapun tidak dapat dihitung dengan uang (incalculable). Mengingat hal-hal tersebut, maka ada beberapa hal yang harus sangat diperhatikan oleh organisasi berkaitan dengan arsip vital, yaitu:
1. Arsip vital harus ada demi kelangsungan hidup sebuah organisasi 2. Arsip vital harus ada demi menjamin adanya keabsahan hak dan
kepentingan baik individual atau kelompok maupun pemerintah atau swasta pada saat terjadi sebuah musibah
3. Arsip vital tetap diperlukan dalam rangka peninjauan status hukum/keuangan
4. Arsip vital harus ada demi kebutuhan pembangunan kembali
5. Arsip vital harus dilindungi dari segala kemungkinan yang bisa mengancam keberadaan arsip vital tersebut.5
Menurut Mary F. Robek Perlindungan arsip vital dilakukan dengan beberapa metode, yang pertama adalah dengan cara assignmet of program
5 Suhardo Surotani, Perlindungan Arsip Vital (Yogyakarta: Kanisius,
responsibility atau tanggung jawab terhadap program yang akan dijalankan, risk
analysis atau analisis terhadap resiko yang mungkin timbul, evaluation of
potensial dissaster atau evaluasi terhadap ancaman bencana yang paling
berpotensi terjadi, selection of protection methods atau pemilihan terhadap metode perlindungan arsip vital, establishment of operating procedures atau penetapan standar operasional prosedur perlindungan arsip vital (SOP).6
Kantor Pertanahan Kabupaten Bantul (Kantah Kabupaten Bantul) adalah lembaga vertikal yang berada di bawah Kementrian Agraria Dan Tata Ruang atau yang dahulu dikenal dengan nama Badan Pertanahan Nasional Republik Indonesia (BPN RI). Kantor Pertanahan sendiri adalah sebuah lembaga pemerintah yang mempunyai fungsi utama dalam segala hal yang berkaitan dengan pertanahan meliputi pembuatan sertifikat, balik nama sertifikat, pengukuran tanah, peralihan hak, sengketa pertanahan dan lain-lain di tingkat Kabupaten atau Kota.
Dalam melaksanakan fungsinya, Kantor Pertanahan Kabupaten Bantul tentu saja akan menghasilkan arsip yang tidak sedikit jumlahnya, sebagai contoh arsip yang dihasilkan adalah daftar register pembutan sertifikat baru, daftar register balik nama kepemilikan tanah, daftar register perkara sengketa tanah, surat ukur tanah, buku tanah dan sebagainya, hal ini sesuai dengan banyaknya tugas pokok yang dijalankan oleh Kantah Kabupaten Bantul
Pada tahun 2014 yang lalu lalu, ada satu mahasiswa program studi D3 Kearsipan Sekolah Vokasi UGM yang melaksanakan PKL di Kantor Pertanahan
6 Mary F. Robek, CRM., Information and Record Management: Third
Kabupaten Bantul.7 Dan mengambil tema tentang arsip inaktif, dan dalam catatan penulis belum ada yang mengambil tema tentang arsip vital pada saat melaksanakan PKL di Kantor Pertanahan Kabupaten Bantul, hal inilah yang mendorong penulis untuk melaksanakan PKL dan mengambil tema tentang arsip vital di Kantor Pertanahan Kabupaten Bantul.
Kantor Pertanahan Kabupaten Bantul atau yang biasa disebut dengan Kantah Kabupaten Bantul sudah mengelola arsip vital yang dimilikinya namun belum secara penuh melaksanakan program perlindungan arsip vital. Hal inilah yang mendorong penulis untuk memilih tema tentang arsip vital dan melaksanakan Praktik Kerja Lapangan (PKL) di instansi tersebut. Alasan praktisnya adalah penulis ingin mencari sebuah tantangan sekaligus pengalaman berkaitan dengan dunia kearsipan terutama tentang arsip vital di sebuah instansi pemerintah. Adapun yang menjadi alasan ilmiah adalah topik yang dipilih diharapkan dapat memberikan sumbangan pengetahuan bagi instansi, khususnya di bidang kearsipan.
Berdasarkan latar belakang tersebut dapat dirumuskan permasalahan sebagai berikut:
1. Bagaimana identifikasi arsip vital buku tanah di Kantor Pertanahan Kabupaten Bantul?
2. Bagaimana metode perlindungan arsip buku tanah sebagai arsip vital di Kantor Pertanahan Kabupaten Bantul?
7 Sindu Laksono, “Pengelolaan, Pemeliharaan, dan Pelayanan Arsip
Inaktif” di Kantor Pertanahan Kabupaten Bantul, Laporan Tugas Akhir Pada Program Studi Diploma 3 Kearsipan SV UGM 2014.
3. Apa saja hambatan yang ditemui dalam rangka pelaksanakan perlindungan Arsip Vital di Kantor Pertanahan Kabupaten Bantul? B. Tujuan
Penelitian ini bertujuan untuk memberikan dampak positif khususnya bagi penulis dari segi wawasan ilmiah di bidang Kearsipan dan juga tentu saja bagi instansi tempat penulis melaksanakan penelitian. Pertama, sebagai sebuah langkah nyata dalam menguji dan mengimplementasikan teori-teori ilmu kearsipan yang didapat selama proses perkuliahan, khususnya tentang Program dan Perlindungan Arsip Vital secara komprehensif yang diperoleh pada saat proses perkuliahan secara langsung di lapangan/instansi tempat PKL, dalam hal ini yang pertama dilakukan oleh penulis adalah mengidentifikasi buku tanah sebagai sebuah arsip vital bagi Kantor Pertanahan Kabupaten Bantul.
Tujuan yang kedua adalah untuk mengetahui dan mempelajari bagaiamana proses perlindungan buku tanah sebagai sebuah arsip vital di kantor Pertanahan Kabupaten Bantul dan juga memberikan sumbangsih pengetahuan tentang bagaimana perlindungan arsip vital yang sesuai dengan teori seperti yang penulis dapatkan selama proses perkuliahan. Tujuan yang ketiga adalah harapan penulis supaya penelitian ini bisa berguna bagi Kantah Kabupaten Bantul dalam rangka mengatasi hambatan yang ditemui ketika pelaksanaan program perlindungan arsip vital.
Selain ketiga tujuan diatas, penelitian ini juga bertujuan untuk mengetahui apa saja tugas pokok dan fungsi organisasi di Kantor Pertanahan Kabupaten Bantul. Tugas dan fungsi organisasi ini akan menjelaskan tugas pokok
dan fungsi masing-masing unit kerja baik itu di tingkat subbag maupun di tingkat seksi sehingga akan sangat memudahkan penulis dalam menentukan arsip-arsip apa saja yang tercipta di setiap unit kerja yang ada di Kantor Pertanahan Kabupaten Bantul. Pemahaman terhadap struktur organisasi ini sangat penting terutama dalam upaya melaksanakan identifikasi terhadap arsip vital yang ada di Kantor Pertanahan Kabupaten Bantul.
C. Metode Pengumpulan Data
Dalam mengumpulkan data-data yang dibutuhkan dalam rangka penulisan tugas akhir ini penulis menggunakan tiga metode, metode yang pertama yaitu melaksanakan observasi langsung ke lapangan, dalam hal ini observasi langsung ke Kantor Pertanahan Kabupaten Bantul yang beralamat di Ring Road Manding Kabupaten Bantul khususnya observasi di seksi Hak Tanah dan Pendaftaran Tanah (HTPT) dimana arsip berupa buku tanah diterbitkan dan disimpan di ruang Buku Tanah oleh seksi HTPT. Dalam kamus besar bahasa indonesia, observasi sendiri diartikan sebagai “peninjauan secara cermat terhadap sebuah objek”8
Observasi ini bertujuan untuk mengumpulkan data-data yang kongkret dan valid, baik berkaitan dengan topik penelitian maupun kondisi rill yang ada di Kantah Kabupaten Bantul. Selain observasi langsung, penulis juga ikut serta secara langsung dalam pelaksanaan kegiatan pekerjaan rutin di Kantor Pertanahan Kabupaten Bantul, hal ini dalam rangka mengetahui tugas dan fungsi apa saja
8 Dikutip dari http://kbbi.web.id/observasi pada hari kamis 07 mei 2015
yang dijalankan oleh Kantor Pertanahan Kabupaten Bantul dalam rangka memberikan pelayanan kepada masyarakat.
Metode yang kedua adalah dengan wawancara, secara harfiah wawancara bisa diartikan sebagai “percakapan antara dua orang atau lebih dan berlangsung antara narasumber dan pewawancara”.9 Penulis melakukan wawancara dengan staf di seksi Hak Tanah dan Pendaftaran Tanah (HTPT) maupun staf pengukuran (juru ukur) di seksi Survei Pemetaan dan Pengukuran (SPP) yang ada di Kantor Pertanahan Kabupaten Bantul untuk mendapatkan informasi dalam rangka melengkapi dan memperjelas hasil observasi yang berkaitan dengan buku tanah.
Metode yang ketiga adalah dengan studi pustaka. Pengetian studi pustaka sendiri kurang lebih adalah “segala usaha yang dilakukan oleh peneliti untuk menghimpun informasi yang relevan dengan topik yang akan diteliti, informasi ini dapat diperoleh dari buku-buku ilmiah, laporan penelitian, karangan-karangan ilmiah, peraturan-peraturan dan lain-lain baik yang tercetak maupun melalui media elektronik”.10 Berkaitan dengan laporan Tugas Akhir ini penulis menggali informasi dengan menggunakan media arsip yang ada di Kantor Pertanahan Kabupaten Bantul dan juga analisis arsip-arsip yang tersimpan, dan komponen-komponen penunjang yang lain seperti penelusuran literatur-literatur kepustakaan, khususnya tentang Manajemen Arsip Dinamis dan Arsip Vital, buku-buku tersebut sangat membantu penulis dalam memperoleh data-data untuk menunjang kegiatan penelitian.
9 Dikutip dari https://id.m.wikipedia.org/wikipedia/wawancara
D. Tinjauan Pustaka
Dalam penulisan tugas akhir ini, tentu saja tidak lepas dari beberapa sumber yang menjadi acuan penulisan terutama buku-buku yang terkait dengan arsip vital.
Dalam buku Information and Image Management : A Records System
Approach (Ohio: South-Western Publishing, 1992) karangan Betty R. Ricks,
dalam buku ini ada sebuah artikel yang ditulis oleh Gerard J. Kane yang merumuskan bahwa Program Arsip Vital sebagai suatu metode pemilihan dan perlindungan arsip vital secara sistematis serta menyediakannya dalam kondisi bahaya atau darurat. Arsip vital tersebut meliputi: 1) arsip dinamis yang dipertimbangkan esensial atau mutlak ada bagi kelangsungan hidup organisasi termasuk tanggungjawabnya dalam keadaan darurat, 2) arsip dinamis yang diperlukan untuk melindungi hak-hak individual dan pemerintahan, dan 3) arsip dinamis yang mutlak diperlukan untuk rekonstruksi organisasi.
Implementasi Program Arsip Vital pada suatu organisasi yang meliputi kegiatan: identifikasi dan analisis arsip dinamis vital yaitu proses menilai status suatu apakah layak dikategorikan arsip vital atau tidak, analisis organisasi berupa pemahaman terhadap bentuk organisasi sehingga bisa diketahui arsip apa saja yang mungkin akan tercipta dari kegiatan organisasi tersebut, klasifikasi arsip
(vital, important, useful, non essential), metode perlindungan arsip vital berupa
pembuatan rencana tentang perlindungan terhadap arsip-arsip yang dikategorikan vital, pemindahan dan penyimpanan arsip vital yaitu memisahkan arsip-arsip yang masuk kategori vital dari arsip-arsip non vital dan terakhir pembuatan Daftar
Induk Arsip Vital berupa pembuatan daftar arsip vital yang ada di sebuah organisasi.
Buku kedua yang menjadi landasan penulisan proposal penelitian ini adalah Information and Record Management 3rd edition (California: Glencoe., 1987) karangan Mary F. Robek, CRM. Buku ini membahas tentang evaluasi dan organisasi arsip. Pokok bahasan ini terdiri dari beberapa sub-bagian yaitu sistem analisis yaitu penggabungan beberapa kriteria tentang analisis arsip vital sehingga bisa diketahui arsip yang masuk kategori arsip vital, inventaris arsip berupa kegiatan pencatatan arsip-arsip vital yang tersimpan di record center, retensi serta disposisi arsip yaitu kegiatan pembuatan jadwal retensi arsip vital dan juga pendisposisian arsip-arsip vital, dan program perlindungan arsip vital berupa perancangan sistem apa yang akan digunakan untuk melindungi arsip-arsip vital yang disimpan. Pemikiran serupa juga dikemukakan oleh Suhardo Surotani dalam bukunya yang berjudul Perlindungan Arsip Vital (Yogyakarta: Kanisius., 2011) disebutkan dalam buku ini bahwa perlindungan arsip vital adalah upaya mendesain perlindungan terhadap arsip vital berdasarkan prinsip-prinsip manajemen arsip dinamis agar aman dari segalan bahaya dan musibah yang mengancam.
Buku ketiga yang menjadi landasan penulisan tugas akhir ini adalah
Record Management : A Guide to Corporate Record Keeping 2nd edition (South
Melbourne: Longman, 1998) karangan Jay Kennedy dan Cherryl Schauder. Buku ini membahas tentang bagaimana perencanaan perlindungan terhadap arsip vital pada bab sebelas, dimulai dari tahap identifikasi arsip vital, penentuan metode
perlindungan, dan prosedur operasi (SOP) program perlindungan arsip vital. Buku ini memang tidak secara khusus membahas tentang arsip vital, namun buku ini tetap layak untuk dijadikan sebuah acuan dalam penulisan tugas akhir ini
E. SISTEMATIKA PENULISAN
Untuk memudahkan pembahasan serta pemahaman isi dari tugas akhir yang berjudul “Perlindungan Arsip Vital Buku Tanah Kantor Pertanahan Kabupaten Bantul”, laporan ini di susun dalam empat bab. Dari masing-masing bab ini menjelaskan permasalahan yang berbeda namun saling berhubungan antara bab satu dengan bab selanjutnya.
Bab pertama adalah pendahuluan terdiri dari subbab Latar Belakang dan Permasalahan, Tujuan PKL, Metode Pengumpulan Data, Tinjauan Pustaka dan Sistematika Penulisan. Latar belakang dan permasalahan mengulas tentang alasan penulis memilih tema yang dijadikan dalam Tugas Akhir dan rumusan masalah. Untuk menambah informasi dan menambah data, penulis menggunakan metode pengumpulan data dengan wawancara, observasi dan studi pustaka. Pada subbab selanjutnya adalah tinjauan pustaka sebagai penunjang penulisan Tugas Akhir dengan menggunakan buku yang relevan dengan tema penulis.
Bab kedua adalah profil dan sejarah singkat dari Kantor Pertanahan Kabupaten Bantul (Kantah Kabupaten Bantul) yang beralamat di Jalan Ring Road Manding Kabupaten Bantul. Pada bab ini terdapat empat subbab yang terdiri dari profil singkat Kantah Kabupaten Bantul, dalam subbab ini penulis juga akan membahas tentang visi, misi dan motto dari Kantah Kabupaten Bantul, subbab kedua adalah kedudukan dan tugas pokok dan fungsi dari Kantah Kabupaten
Bantul, subbab ketiga berisi tentang struktur organisasi dari Kantah Kabupaten Bantul, subbab keempat atau subbab yang terakhir dalam bab dua ini berisi tentang pengorganisasian kearsipan di Kantah Kabupaten Bantul
Bab ketiga adalah pembahasan mengenai Perlindungan Arsip Buku Tanah sebagai Arsip Vital Di Kantor Pertanahan Kabupaten Bantul. Bab tiga ini terdiri dari tiga subbab. Subbab pertama adalah tentang proses identifikasi terhadap arsip di Kantah Kabupaten Bantul khususnya di Seksi HTPT yang berupa surat tanah, apakah arsip berupa buku tanah ini masuk kedalam kategori arsip vital atau tidak.
Subab kedua pada bab ini akan menjelaskan tentang bagaimana proses perlindungan terhadap arsip buku tanah yang ada di Kantah Kabupaten Bantul. Dan subab yang ketiga atau yang terakhir berisi tentang kendala atau hambatan apa saja yang ditemui dalam rangka pelaksanaan program perlindungan arsip vital di Kantah Kabupaten Bantul.
Bab empat adalah Penutup, terdiri dari kesimpulan dan saran. Kesimpulan berisi tentang jawaban dari latar belakang permasalahan yang tercantum di bagian pendahuluan yang berkaitan dengan pelaksanaan perlindungan program arsip vital di Kantah Kabupaten Bantul dan juga saran penulis kepada instansi berkaitan dengan pelaksanaan program arsip vital.
