iv
UNIVERSITAS BINA NUSANTARA
Jurusan Teknik Informatika Skripsi Sarjana Komputer Semester Ganjil tahun 2006 / 2007
“Analisis dan Perancangan Sistem Basisdata untuk Mendukung
Pengelolaan Persediaan dan Penjualan pada
PT Dinamika Indonusa Prima”
Lina Utomo (0700677613) Christine (0700710913)
Vincent (0700711071) Kelas / Kelompok : 07PMT / 01
Abstrak
PT Dinamika Indonusa Prima merupakan sebuah perusahaan yang bergerak dalam penjualan springbed. Saat ini perusahaan memiliki permasalahan pada sistem transaksi yang berjalan. Dari hasil penelitian yang telah dilakukan, memperlihatkan bahwa sistem yang berjalan masih menggunakan sistem manual dalam melakukan transaksi. Hal ini dirasakan kurang efektif dan efisien bila transaksi yang terjadi berskala besar. Selain merugikan pihak perusahaan, tentunya pelanggan juga akan sangat terganggu dengan lamanya layanan yang diberikan. Oleh karena itu diperlukan perancangan basisdata penjualan dan persediaan pada perusahaan. Metode penelitian yang digunakan dalam merancang sistem ini adalah menggunakan metode survei, yaitu dengan melakukan survei lapangan ke perusahaan yang bersangkutan dan wawancara dengan karyawan, menganalisa hasil survei dan wawancara untuk mengetahui permasalahan-permasalahan apa saja yang dihadapi perusahaan. Dan juga melakukan studi kepustakaan dengan mengambil informasi yang berasal dari buku-buku yang berkaitan dengan obyek penelitian. Sementara itu dalam perancangan terstrukturnya dilakukan perancangan konseptual, fisika, logikal, juga rancangan layer output dan input yang dihasilkan. Dengan adanya sistem yang dirancang ini diharapkan dapat berguna bagi perusahaan dalam meningkatkan produktivitas kerja dan memudahkan pelanggan. Kata Kunci :
v
PRAKATA
Puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas berkat dan rahmat yang telah diberikan - Nya sehingga kami dapat membuat dan menyelesaikan skripsi ini tepat pada waktunya.
Skripsi ini dibuat dalam rangka untuk memenuhi salah satu syarat kelulusan jenjang studi Strata-1 (S1). Tujuan dibuatnya laporan ini adalah menganalisis dan merancang basisdata untuk mendukung pengelolaan penjualan dan persediaan pada PT. Dinamika Indonusa Prima.
Keberhasilan penulis dalam pembuatan Skripsi ini tidak lepas dari bantuan, dukungan dan bimbingan dari berbagai pihak. Maka pada kesempatan ini, penulis ingin mengucapkan rasa terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :
1. Bapak Gerardus Polla, selaku Rektor Universitas Bina Nusantara, yang telah memberi kesempatan pada penulis untuk menyusun skripsi ini.
2. Bapak H.M Subekti, BE., M.Sc., selaku Ketua Jurusan Universitas Bina Nusantara
3. Bapak Fredy Purnomo S.Kom, M.Kom, selaku Sekretaris Jurusan Universitas Bina Nusantara.
4. Bapak Muh. Tassim Billah, Ir., M.Sc. sebagai dosen pembimbing, yang telah membantu dalam mengarahkan, memberikan koreksi dan masukan terhadap penyusunan skripsi ini.
vi
5. Ibu Aju Eka Dewi, selaku Finance and Accountant Manager PT. Dinamika Indonusa Prima yang telah mengijinkan penulis untuk melakukan survei. Dan Bapak Ang Gunawan, selaku EDP Manager, selaku narasumber kami pada PT. Dinamika Indonusa Prima yang telah banyak memberikan data-data dan masukan yang diperlukan oleh penulis.
6. Seluruh dosen Universitas Bina Nusantara yang telah memberikan bekal dan tuntunan kepada penulis dengan berbagai pengetahuan selama ini.
7. Orang tua beserta teman-teman yang telah banyak memberikan dukungan dan doa dalam penulisan skripsi ini.
Kami telah berusaha semaksimal mungkin dalam pembuatan skripsi ini. Tetapi tidak ada yang sempurna di dunia ini, oleh karena itu kami sangat menyadari akan perlunya kritik dan saran yang membangun dari pembaca.
Akhir kata, penulis berharap semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi para pembaca.
Jakarta, Januari 2007
vii
DAFTAR ISI
Halaman Judul Luar i
Halaman Judul Dalam ii
Halaman Persetujuan Softcover iii
Abstrak iv
Prakata v
Daftar Isi vii
Daftar Tabel xiii
Daftar Gambar xv
Daftar Lampiran xxi
BAB 1 PENDAHULUAN 1
1.1 Latar Belakang 1
1.2 Ruang Lingkup 2
1.3 Tujuan dan Manfaat 3
1.3.1 Tujuan Analisis dan Perancangan 3
1.3.2 Manfaat Analisis dan Perancangan 4
1.4 Metodologi 5
1.5 Sistematika Penulisan 6
BAB 2 LANDASAN TEORI 8
2.1 Pendekatan Basisdata 8
2.1.1 Pengertian Basidata 8
viii
2.1.3 Database Management System (DBMS) 10 2.1.4 Data Definition Language (DDL) 16 2.1.5 Data Manipulation Language (DML) 18 2.1.6 Fourth-Generation Languages (4GL) 19 2.1.7 Database System Development Lifecycle 19 2.1.7.1 Database Planning (Perencanaan Basisdata) 21 2.1.7.2 System Definition (Definisi Sistem) 22 2.1.7.3 Requirement Collection and Analysis
(Analsis dan Pengumpulan Kebutuhan) 23 2.1.7.4 Database Design (Desain Basisdata) 24 2.1.7.5 DBMS Selection (Seleksi DBMS) 26 2.1.7.6 Application Design (Desain Aplikasi) 26
2.1.7.7 Prototype (Pembuatan Prototipe) 29 2.1.7.8 Implementation (Implementasi) 30 2.1.7.9 Data Conversion and Loading
(Konversi dan Pemuatan Data) 31 2.1.7.10 Testing (Pengujian) 31 2.1.7.11 Operational Maintenance
(Pemeliharaan Operasional) 31 2.1.8 Tahapan Perancangan Basisdata 32
2.1.8.1 Conceptual Database Design
(Perancangan Basisdata Konseptual) 32 2.1.8.2 Logical Database Design
ix
2.1.8.3 Physical Database Design
(Perancangan Basisdata Fisikal) 53 2.1.9 Entity-Relationship Modelling 59
2.1.9.1 Entity Types (Tipe Entitas) 61 2.1.9.2 Relationship Types (Tipe Relasi) 63 2.1.9.3 Attribute (Atribut) 66 2.1.9.4 Key (Kunci) 67 2.1.9.5 Structural Constraints 69 2.1.10 Normalisasi 72 2.1.10.1 Pengertian Normalisasi 72 2.1.10.2 Tahap-Tahap Normalisasi 73 2.1.11 Data Flow Diagram (DFD) 76 2.1.12 State Transition Diagram (STD) 78 2.2 Pengertian Penjualan dan Persediaan 80
2.2.1 Pengertian Penjualan 80 2.2.2 Pengertian Persediaan 83 BAB 3 ANALISIS KEBUTUHAN SISTEM BASISDATA 88
3.1 Tentang Perusahaan 88 3.1.1 Sejarah Perusahaan 89 3.1.2 Tujuan Perusahaan 89 3.1.3 Kegiatan Bisnis 88 3.1.4 Struktur Organisasi 88 3.1.5 Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab 92 3.2 Gambaran Sistem Yang Sedang Berjalan 97
x
3.2.1 Data Flow Diagram 97 3.2.1.1 Diagram Konteks 97
3.2.1.2 Diagram Nol 98
3.2.2 Prosedur di Dalam Sistem 100 3.2.2.1 Prosedur Penjualan 100 3.2.2.2 Prosedur Persediaan 106 3.2.3 Analisa Kebutuhan Informasi 109 3.2.4 Permasalahan yang Dihadapi 111 3.2.5 Solusi Pemecahan Masalah 112 BAB 4 PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI 113
4.1 Perancangan Basisdata 113 4.1.1 Perancangan Basisdata Konseptual
(Conceptual Database Design) 113 4.1.1.1 Mengidentifikasi tipe entity 114
4.1.1.2 Mengidentifikasi tipe relationship 117 4.1.1.3 Mengidentifikasi dan mengasosiasikan atribut
dengan tipe entity atau relationship 120 4.1.1.4 Menentukan domain atribut 123 4.1.1.5 Menentukan atribut candidate dan primary key 127 4.1.1.6 Mempertimbangkan konsep pemodelan enhanced
(langkah optional) 129 4.1.1.7 Mengecek model dari redundancy 129 4.1.1.8 Memvalidasi model konseptual terhadap
xi
4.1.1.9 Me-review model data konseptual
dengan user 136
4.1.2 Perancangan Basisdata Logikal
(Logical Database Design) 137 4.1.2.1 Menentukan relasi untuk model data logikal 137 4.1.2.2 Memvalidasi relasi menggunakan normalisasi 149 4.1.2.3 Memvalidasi relasi terhadap transaksi user 154 4.1.2.4 Memeriksa integrity constraints 154
4.1.2.5Me-review model data logikal dengan user 159 4.1.2.6 Memeriksa perkembangan ke depan 159 4.1.3 Perancangan Basisdata Fisikal
(Physical Database Design) 160 4.1.3.3.1 Merancang relasi dasar 161
4.1.3.3.2 Merancang representasi derived data 171 ` 4.1.3.3.3 Merancang general constraints 173
4.1.3.4 Merancang organisasi file dan index 180 4.1.3.4.1 Analisis Transaksi 180 4.1.3.4.2 Memilih organisasi file 183
4.1.3.4.3 Memilih index 185
4.1.3.4.4 Mengestimasi Kapasitas Penyimpanan
Yang Dibutuhkan 189 4.1.3.5 Merancang user views 198 4.1.3.6 Merancang Mekanisme Keamanan 200 4.2 Perancangan Aplikasi 204
xii
4.2.1 Perancangan Struktur Program 204 4.2.2 State Transition Diagram 204 4.2.3 Perancangan Input / Output 219 4.2.3.1 Perancangan Input 219 4.2.3.2 Perancangan Output 235 4.2.4 Spesifikasi Proses 238
4.2.5 Implementasi 258
4.2.5.1 Spesifikasi Perangkat Keras 259 4.2.5.2 Spesifikasi Perangkat Lunak 259
4.2.5.3 Jadwal Implementasi 260 4.2.5.4 Kebutuhan Personil (Brainware) 261 4.2.6 Petunjuk Pemakaian Sistem 262 4.2.7 Evaluasi Sistem 305
BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN 310
5.1 Simpulan 310
5.2 Saran 311
Daftar Pustaka 312
Daftar Riwayat Hidup 314 Lampiran-Lampiran
xiii
DAFTAR TABEL
Tabel 3.1 Tabel Entity Name and Description 110 Tabel 4.1 Dokumen Tipe Entity 114 Tabel 4.2 Dokumen Tipe Hubungan Antar Entity 120 Tabel 4.3 Dokumen Atribut Dari Entity 121 Tabel 4.4 Dokumen Domain Atribut Dari Entity 123 Tabel 4.5 Dokumen yang menunjukkan candidate dan primary key 127
dari setiap entity
Tabel 4.6 Dokumen Hasil Relasi 146 Tabel 4.7 Tabel referential integrity constraints 155 Tabel 4.8 Contoh Tabel Penjualan 172 Tabel 4.9 Contoh Tabel Penjualan_detail 172 Tabel 4.10 Contoh Tabel Barang 172 Tabel 4.11 Tabel Cross-referencing Transactions and Relations 181 Tabel 4.12 Tabel Pemilihan DBMS 184 Tabel 4.13 Tabel Index Dari Tiap Entity 188 Tabel 4.14 Tabel Estimasi Pelanggan 190 Tabel 4.15 Tabel Estimasi Telepon Pelanggan 190 Tabel 4.16 Tabel Estimasi FaximilePelanggan 191 Tabel 4.17 Tabel Estimasi Barang 191 Tabel 4.18 Tabel Estimasi Salesman 192 Tabel 4.19 Tabel Estimasi Telepon_Salesman 192
xiv
Tabel 4.20 Tabel Estimasi Penjualan 193 Tabel 4.21 Tabel Estimasi Penjualan_detail 193 Tabel 4.22Tabel Estimasi Pembayaran 194 Tabel 4.23 Tabel Estimasi Retur_Penjualan 194 Tabel 4.24 Tabel Estimasi Retur_Penjualan_Detail 195 Tabel 4.25 Tabel Estimasi Pengeluaran_Barang 195 Tabel 4.26 Tabel Estimasi Penyesuaian_Stok 196 Tabel 4.27 Tabel Estimasi Piutang 196 Tabel 4.28 Tabel Estimasi Bank 197 Tabel 4.29 Tabel Estimasi Keseluruhan 197 Tabel 4.30 Tabel Jadwal Implementasi 261 Tabel 4.31 Tabel Perbandingan Sebelum dan Setelah Sistem Diterapkan 309
xv
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Database System Development Lifecycle 20 Gambar 2.2 Model ER Yang Menunjukkan Fan Traps 36 Gambar 2.3 Model ER (Fan Traps) Yang Telah Direkonstruksi 36 Gambar 2.4 Model ER Yang Menunjukkan Chasm Traps 37 Gambar 2.5 Model ER (Chasm Traps) Yang Telah Direkonstruksi 37 Gambar 2.6 Conceptual Data Model Untuk User Views Pada Staff
Dengan Semua Atribut 44 Gambar 2.7 Global Relation Diagram Pada Kasus DreamHome 52 Gambar 2.8 Hubungan Antarpemasok Dengan Barang Dalam
Diagram Entity-Relationship 60 Gambar 2.9 Representasi Diagramatik Dari Tipe Entity Pegawai Dan Cabang 62 Gambar 2.10 Representasi Diagram Strong Entity Type dan Weak Entity Type 63 Gambar 2.11 Representasi Diagramatik Dari Relationship 64 Gambar 2.12 Representasi Diagram Derajat Tiga Dari Suatu Tipe Relationship 65 Gambar 2.13 Representasi Diagram Recursive Relationship dan Nama Peran 65 Gambar 2.14 Representasi Diagram Entity Dengan Dua Relationship Berbeda
Beserta Nama Peran 66 Gambar 2.15 Representasi Diagram Entity Pegawai dan Cabang
Beserta Atribut dan Primary Key-nya 69 Gambar 2.16 Multiplicity Dari one-to one (1:1) Relationship
xvi
Gambar 2.17 Multiplicity Dari one-to-many (1:*) Relationship
Staff Mengawasi PropertiPenyewaan 71
Gambar 2.18 Multiplicity Dari many-to-many (*:*) Relationship SuratKabar Mengiklankan PropertiPenyewaan 71 Gambar 2.19 Simbol Proses Dalam DFD 77
Gambar 2.20 Simbol Aliran Data Dalam DFD 77 Gambar 2.21 Simbol Data Store Dalam DFD 78 Gambar 2.22 Simbol Terminator Dalam DFD 78 Gambar 2.23 Simbol State Dalam DFD 79 Gambar 2.24 Simbol Transisi State Dalam STD 79 Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Dinamika Indonusa Prima 91 Gambar 3.2 Diagram Konteks Sistem Yang Berjalan 97 Gambar 3.3 Diagram Nol Sistem Yang Berjalan 98
Gambar 3.4 Diagram Alur Dokumen Penjualan Yang Sedang Berjalan 103
Gambar 3.5 Diagram Alur Dokumen Penjualan Yang Sedang Berjalan (lanj) 104
Gambar 3.6 Diagram Alur Dokumen Penjualan Yang Sedang Berjalan (lanj) 105
Gambar 3.7 Diagram Alur Dokumen Penjualan Yang Sedang Berjalan (lanj) 106
Gambar 3.8 Diagram Alur Dokumen Persediaan Yang Sedang Berjalan 108
Gambar 4.1 Gambar Diagram ER konseptual yang menunjukkan entity dan tiperelationship 118
Gambar 4.2 Gambardiagram ER yang dilengkapi dengan Primary Key 129 Gambar 4.3 Cek model redudancy antara Pelanggan dengan Pembayaran 130
Gambar 4.4 Cek model redudancy antara Pelanggan dengan Pengiriman 130 Gambar 4.5 Cek model redudancy antara Pelanggan dengan Retur_Penjualan 131
xvii
Gambar 4.6 Cek model redudancy antara Salesman dengan Pembayaran 131 Gambar 4.7 Cek model redudancy antara Salesman dengan Piutang 132 Gambar 4.8 Cek model redudancy antara Salesman dengan Retur_Penjualan 133 Gambar 4.9 Gambar diagram ER Setelah Pengecekan Redundancy 133 Gambar 4.10 Gambar diagram ER dilengkapi dengan transaksi user 136 Gambar 4.11 Atribut Multi-valued pada entity Pelanggan dan
Hasil Pemindahan atribut Multi-valued tersebut 145 Gambar 4.12 Atribut Multi-valued pada Entity Salesman dan
Hasil Pemindahan Atribut Multi-valued tersebut. 146 Gambar 4.13 Gambar diagram ER Setelah Hasil Perancangan Logikal 160 Gambar 4.14 Struktur Program 204 Gambar 4.15 STD Halaman Login 205 Gambar 4.16 STD Halaman Utama 205 Gambar 4.17 STD Halaman Menu Master 206 Gambar 4.18 STD Halaman Master Barang 207 Gambar 4.19 STD Halaman Master Pelanggan 208 Gambar 4.20 STD Halaman Master Salesman 209 Gambar 4.21 STD Halaman Master Bank 210 Gambar 4.22 STD Halaman Master Pengeluaran Barang 211 Gambar 4.23 STD Halaman Menu Transaksi 212 Gambar 4.24 STD Halaman Menu Laporan 213 Gambar 4.25 STD Halaman Transaksi Penjualan 214 Gambar 4.26 STD Halaman Transaksi Retur Penjualan 215 Gambar 4.27 STD Halaman Transaksi Pembayaran 216
xviii
Gambar 4.28 STD Halaman Transaksi Piutang 217 Gambar 4.29 STD Halaman Transaksi Penyesuaian Stok 218 Gambar 4.30 STD Halaman Authentication 218 Gambar 4.31 Rancangan Layar Login 219 Gambar 4.32 Rancangan Layar Menu Utama 219 Gambar 4.33 Rancangan Input Data Barang 220 Gambar 4.34 Rancangan Input Data Pelanggan 221 Gambar 4.35 Rancangan Input Data Salesman 222 Gambar 4.36 Rancangan Input Data Bank 223 Gambar 4.37 Rancangan Input Data Barang Keluar 224 Gambar 4.38 Rancangan Input Data Penjualan 225 Gambar 4.39 Rancangan View Data Penjualan 226 Gambar 4.40 Rancangan Input Data Pembayaran 227 Gambar 4.41 Rancangan View Data Pembayaran 228 Gambar 4.42 Rancangan Input Data Retur Penjualan 229 Gambar 4.43 Rancangan View Data Retur Penjualan 230 Gambar 4.44 Rancangan Input Data Piutang 231 Gambar 4.45 Rancangan View Data Piutang 232 Gambar 4.46 Rancangan Input Data Penyesuaian Stok 233 Gambar 4.47 Rancangan View Data Penyesuaian Stok 233 Gambar 4.48 Rancangan Laporan Penjualan 234 Gambar 4.49 Rancangan Laporan Pembayaran 234 Gambar 4.50 Rancangan Laporan Piutang 234 Gambar 4.51 Rancangan Laporan Retur Penjualan 235
xix
Gambar 4.52 Rancangan Laporan Penyesuaian Stok 235 Gambar 4.53 Rancangan Layar Ubah Password 235 Gambar 4.54 Rancangan Laporan Retur Penjualan Yang Tercetak 236 Gambar 4.55 Rancangan Laporan Penjualan Yang Tercetak 236 Gambar 4.56 Rancangan Laporan Pembayaran Yang Tercetak 237 Gambar 4.57 Rancangan Laporan Piutang Yang Tercetak 237 Gambar 4.58 Rancangan Laporan Penyesuaian Stok Yang Tercetak 238
Gambar 4.59 Layar login 262
Gambar 4.60 Layar utama File 263 Gambar 4.61 Layar Utama Master 263 Gambar 4.62 Layar Utama Transaksi 264
Gambar 4.63 Layar Utama Laporan 264
Gambar 4.64 Layar Data Pelanggan 266 Gambar 4.65 Layar Data Barang 269
Gambar 4.66 Layar Data Salesman 271
Gambar 4.67Layar Data Bank 273
Gambar 4.68 Layar Faktur Baru 275
Gambar 4.69 Layar Edit Faktur 277
Gambar 4.70 Layar View Penjualan 278 Gambar 4.71 Layar Bayar Baru 279 Gambar 4.72 Layar Edit Pembayaran 281 Gambar 4.73 Layar View Pembayaran 282
Gambar 4.74Layar Piutang Baru 283 Gambar 4.75 Layar Edit Piutang 285
xx
Gambar 4.76Layar View Piutang 286 Gambar 4.77Layar Retur Baru 287 Gambar 4.78 Layar Edit Retur 290 Gambar 4.79Layar View Retur Penjualan 291
Gambar 4.80 Layar Pengeluaran Barang 292 Gambar 4.81 Layar Penyesuaian Baru 294 Gambar 4.82 Layar Edit Penyesuaian 295 Gambar 4.83 Layar View Penyesuaian 296 Gambar 4.84 Layar Laporan Penjualan 296
Gambar 4.85 Laporan Penjualan Yang Tercetak 297
Gambar 4.86 Layar Laporan Pembayaran 298 Gambar 4.87 Laporan Pembayaran Yang Tercetak 299 Gambar 4.88 Layar Laporan Piutang 299 Gambar 4.89 Laporan Piutang Yang Tercetak 300 Gambar 4.90 Layar Laporan Retur Penjualan 301 Gambar 4.91 Laporan Retur Penjualan Yang Tercetak 302 Gambar 4.92 Layar Laporan Penyesuaian Stok 302 Gambar 4.93 Laporan Penyesuaian Stok Yang Tercetak 303 Gambar 4.94 Layar Ubah Password 304 Gambar 4.95 Hasil Kuisioner Sistem 1 305 Gambar 4.96 Hasil Kuisioner Sistem 2 305 Gambar 4.97 Hasil Kuisioner Sistem 3 306 Gambar 4.98 Hasil Kuisioner Sistem 4 307 Gambar 4.99 Hasil Kuisioner Sistem 5 307
xxi
Gambar 4.100 Hasil Kuisioner Sistem 6 308 Gambar 4.101 Hasil Kuisioner Sistem 7 309
xxii
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Tanya Jawab dengan Pihak Perusahaan L1
