Optimalisasi Implementasi Employee Opinion Survey melalui portal intranet PT KIEC

2013

Optimalisasi Implementasi Employee Opinion Survey

melalui portal intranet PT KIEC

Dibuat Oleh :

ARIES PRATAMA PUTRA 0000149 ARIFA NORMA DEWI 0000150

PEMBUAT SARAN :

Nama : Aries Pratama Putra Arifa Norma Dewi

No.reg : 000149, 000150

Jabatan : AP. TI & AP PPSDM

Divisi : PSP, SDM & UMUM

Alasan memilih judul :

Belum optimalnya pelaksanaan survey kepuasan kerja & keterikatan karyawan: pengumpulan data membutuhkan waktu lama, maksud dan tujuan survey tidak tersosialisasikan dengan baik, tidak semua karyawan berpartisipasi dalam survey.

Sasaran yang ingin dicapai :

Efektivitas dan efisiensi pelaksanaan survey sehingga dapat menjaring aspirasi karyawan dan memberi masukan terhadap manajemen PT KIEC.

Mengetahui Cilegon, 9 Januari 2013

Tedi Setyadi Arifa Norma Dewi

Fasilitator Ahli Pertama Pengembangan SDM JUDUL :

PROFIL PERUSAHAAN

PT Krakatau Industrial Estate Cilegon (PT KIEC) merupakan anak perusahaan PT Krakatau Steel perusahaan yang bergerak di bidang usaha pengelolaan dan penjualan tanah kawasan industri. PT KIEC didirikan pada tanggal 16 Juni 1982

PT KIEC telah sukses membangun jalur bisnis berikut ini:

 Properti Industri: Meliputi lahan industri, bangunan pabrik dan gudang berskala standar.

 Properti Komersial: Meliputi hotel, lapangan golf, gedung perkantoran,dan pusat olahraga.

 Properti Rumah Tinggal: Meliputi perumahan, pusat rekreasi, dan perumahan.  Investasi dan Perdagangan: PT KIEC telah melakukan diversifikasi bisnis dalam

bentuk kerjasama yang berhubungan dengan bisnis dan perdagangan baja.

VISI

Pemain Properti Nasional yang Terkemuka

MISI

Menyediakan Properti Industri, Komersial, Hunian dan Infrastruktur terkait yang memberikan Solusi bagi Investor, Pelanggan dan Pihak-Pihak terkait lainnya

KEBERADAAN SS

DALAM STRUKTUR ORGANISASI PT. KIEC

Kadis Produktivitas Ahli Pertama Tek. Informasi Kadis Tek. Informasi Kadis

Sistem & Prosedur Kadiv PSP Kadis. Remunerasi Ahli Pertama Pengembangan SDM Kadis. Perencanaan & Pengembangan SDM Kadiv SDM & Umum

Sumber daya manusia merupakan titik fokus perusahaan untuk mengembangkan bisnisnya agar tercapai keunggulan kompetitif. Pengambilan keputusan dan penentuan strategi perusahaan tidak selamanya bersifat top down dari pemikiran manajemen puncak kemudian diterapkan kepada karyawan (bawahan), tetapi juga bersifat bottom up yang menekankan keterbukaan terhadap aspirasi karyawan untuk memberi masukan kepada manajemen sebelum melakukan pengambilan keputusan. Hal ini merupakan salah satu komitmen perusahaan untuk peduli terhadap pengembangan sumber daya manusianya.

Dalam rangka mengoptimalkan langkah tersebut, manajemen PT KIEC berkomitmen untuk menjadikan strategi tersebut bagian dari KPI (Key Performance Indicator) khususnya pada Direktorat SDM & Keuangan di Divisi SDM & Umum. Dalam perspektif Fokus Pada Pelanggan, Divisi SDM & Umum menjadikan survey tersebut sebagai wadah aspirasi karyawan sekaligus alat ukur dengan output indeks kepuasan karyawan serta saran untuk manajemen puncak PT KIEC.

Survey tersebut dilaksanakan setiap tahun sekali dan untuk tahun 2012 bertajuk Employee Opinion Survey. Melalui EOS ini diharapkan PT KIEC dapat memahami bagaimana karyawan mempersepsikan perusahaan tempat mereka bekerja. Selain itu, output dari survey ini diharapkan dapat:

 memfasilitasi rencana pengembangan dan perubahan organisasi,

 mengukur persepsi karyawan terhadap program-program perusahaan yang sudah berjalan,

 menjaring opini karyawan (baik positif maupun negatif), dan

 mengukur kepuasan kerja karyawan

Implementasi dan manfaat tersebut dapat membantu PT KIEC untuk melakukan evaluasi dan meningkatkan kepuasan kerja karyawan berdasarkan rekomendasi hasil survey tersebut.

PLAN

ANALISA MASALAH

Dari hasil evaluasi & diskusi dengan fasilitator diketahui penyebab kurang efektif & efisiennya survey kepuasan kerja karyawan, terdapat 5 akar penyebab dari factor

Man, Machine & Method :

1. Metode evaluasi pengumpulan data belum optimal

PLAN

2. Belum ada database yg membackup

3. Belum ada online system yg memudahkan pengisian 4. Belum paham pentingnya data survey bagi perusahaan 5. Menganggap data survey tidak ada tindak lanjutnya

Pada point yang ke (1) Metode evaluasi pengumpulan data belum optimal sehingga target jumlah responden (karyawan yang harus mengisi) tidak terpenuhi.

Pada point yang ke (2) Belum ada database yg membackup, sehingga apabila team survey melakukan pencarian data akan direpotkan dengan proses manual dengan mencari lembar-lembar yg tersimpan di ordner, oleh karenanya diperlukan sebuah database untuk menyimpan data-data survey.

Pada point yang ke (3) Belum ada online system yg memudahkan pengisian survey, hal ini dikarenakan sistem survey yg ada masih menggunakan lembar kertas sebagai media pengisiannya sehingga proses pengisian data tidak efisisen & efektif .

Pada point yang ke (4) Belum paham pentingnya data survey bagi perusahaan sehingga kesadaran karyawan untuk memberikan respon terhadap survey tidak

optimal.

Pada point yang ke (5) Menganggap data survey tidak ada tindak lanjutnya, karyawan/ti tidak meluangkan waktunya untuk memberikan respon terhadap survey tersebut.

UJI KORELASI TERHADAP PENYEBAB MASALAH DOMINAN

Jenis Masalah Kuantitas Alasan/ Keterangan

1. Metode Evaluasi pengumpulan data belum optimal

50 Pengumpulan data masih

dilakukan secara manual dengan kertas.

2. Menganggap data survey tidak ada tindak lanjutnya

25 Karyawan menganggap survey hanya ditujukan untuk level manajerial.

3. Belum paham

pentingnya data survey bagi perusahaan

10 Menganggap pelaksanaan survey hanya sebagai realisasi sasaran kerja Divisi SDM & Umum.

4. Belum ada online

system yg memudahkan pengisian

10 Survey eksisting masing menggunakan lembar kertas untuk pengisian

5. Belum Ada Database yg membackup

5 Data eksisiting masih tersimpan manual dalam ordner

Jumlah

100

Nilai kuantitas dari masing-masing permasalahan didapatkan dari hasil diskusi bersama Kadiv SDM & Umum selaku fasilitator dengan pembobotan melalui metode

NGT (Nominal Group Technic).

PLAN

Scatter Diagram

Setelah itu dilakukan uji korelasi terhadap penyebab masalah “ Metode

Evaluasi pengumpulan data belum optimal “ dengan menggunakan scatter diagram yg membandingkan antara nilai x (responden) dan y (lembar yg hilang), dapat

disimpulkan apabila nilai x (responden) kita kendalikan maka akan berpengaruh terhadap penurunan jumlah y (lembar yg hilang). Maka dari itu kami akan melakukan survey untuk semua karyawan PT KIEC, dengan memberikan kode aktivasi unik kepada masing-masing user agar dapat diketahui responden mana yg belum mengisi.

Diagram Pareto

Dari diagram pareto didapatkan akar masalah point (1) ”Metode Evaluasi

pengumpulan data survey belum optimal” menduduki peringkat tertinggi pertama dari 5 akar penyebab masalah yg ada dengan prosentase 50%, namun kami bertekad untuk menyelesaikan ke 5 permasalahan masalah tersebut untuk perbaikan survey

kepuasan kerja karyawan menjadi efektif & efisien.

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% 0 20 40 60 80 100 120 140 Metode Evaluasi pengumpulan data belum optimal Menganggap data survey tidak ada tindak lanjutnya

Belum paham pentingnya data

survey bagi perusahaan

Belum ada online system yg memudahkan pengisian Belum Ada Database yg membackup

PARETO

1. Rencana Perbaikan.

No Masalah WHAT WHY WHERE,WHEN,WHO HOW

1 Metode evaluasi belum optimal Melakukan evaluasi hasil survey dengan pengumpulan data yang lebih efektif dan efisien

Agar data yang dikumpulkan lebih akurat dan efisiensi waktu

Divisi SDM & Umum (Dinas PPSDM), Mei 2013, ARIFA

Divisi SDM & Umum (Dinas PPSDM) bekerjasama dengan Dinas TI untuk mengumpulkan data survey secara online

2 Menganggap data survey tidak ada tindak lanjutnya Membuat laporan hasil survey dan mensosialisasikannya ke seluruh unit kerja

Agar karyawan mengetahui hasil survey tersebut dan dapat memberi masukan kepada manajemen

Divisi SDM & Umum (Dinas PPSDM), Juni 2013, ARIFA

Divisi SDM & Umum (Dinas PPSDM)

menyampaikan laporan survey ke masing-masing unit kerja dan menjaring masukan dari karyawan

3 Belum paham pentingnya data survey bagi perusahaan Melakukan pendampingan pengisian secara online kepada karyawan golongan 5-6 Agar karyawan dapat melakukan pengisian EOS sekaligus memahami manfaatnya

Divisi SDM & Umum (Dinas PPSDM), Mei 2013, ARIFA

Divisi SDM & Umum (Dinas PPSDM) melakukan pendampingan pengisian EOS 4 Belum ada online system yg memudahkan pengisian Membuat survey online yg memanfaatkan internet melalui website yg bisa diakses semua karyawan

Agar pengisian survey bisa dilakukan kapan saja dimana saja

Dinas TI, Maret 2013, ARIES

Divisi SDM & Umum (Dinas PPSDM) bekerjasama dengan Dinas TI untuk

perancangan Form sesuai dengan kebutuhan

5

Belum ada database yg membackup

Data pengisian survey disimpan dalam database online free dengan

memanfaatkan teknologi internet

Agar data survey tersimpan aman dan mudah dilakukan backup rutin

Dinas TI, Maret 2013, ARIES

Dinas TI merancang field-field database yg

diperlukan sesuai dengan requirement Divisi SDM & Umum (Dinas PPSDM)

Mengetahui Cilegon, 21 Februari 2013

Tedi Setyadi Arifa Norma Dewi

2. Target Perbaikan.

a. Penggunaan kertas survey EOS.

- Kertas untuk 1 survey/orang : 10 lbr x 534 karyawan = 5.340 lbr - Kertas untuk 1 petunjuk pengisian : 5 lbr x 534 karyawan = 2.670 lbr Total = 8.010 lbr

- Biaya kertas = (8.010/500) x Rp 37.000 = Rp 592.000

- Target kami menurunkan biaya penggunaan kertas sebesar 50%

b. Biaya SPD Team EOS.

Untuk proses pengisian survey di KSBM Jakarta dibutuhkan pendampingan oleh team EOS sehingga muncul biaya SPD sbb :

BIAYA SPD

Kadiv SDM (Tedi) 1 Rp 402,000.00

Kadis SDM (Nawawi) 1 Rp 319,000.00

Kasi (Rifa & Aries) 2 Rp 210,000.00

Kaur (Heni) 1 Rp 187,000.00 TOTAL Rp 1,118,000.00

- Target kami menurunkan biaya SPD Team EOS dengan hanya mengirimkan beberapa orang ( kadis & 2 kasi) sehingga biaya SPD Team turun sebesar

Rp 529.000 0 5000 10000 sebelum sesudah

Penggunaan Kertas

50%

c. Waktu pengisian survey EOS perorang.

- Dengan bantuan stopwatch kami melakukan observasi penghitungan waktu untuk 5 sample responden saat mengisi survey manual (kertas)

No Nama Divisi

Waktu (menit)

1 Rosyid Keamanan 50

2 Hadian Properti Industri 46.8

3 Verdiwiansyah S

Pemasaran

Industri 44.7

4 Andy Firmansyah Akuntansi 38.6

5 Kartika Puspita Perbendaharaan 39.4

Total 219.5

Rata-rata 43.9 - Target kami menurunkan waktu pengisian sebesar 55%

Rp- Rp500,000.00 Rp1,000,000.00 Rp1,500,000.00

sebelum sesudah

SPD Team EOS ke Jakarta

53 % 0 20 40 60 80 sebelum sesudah

waktu pengisian (menit)

d. Waktu Pengumpulan Data Survey EOS.

- Berdasarkan time line survey EOS dibutuhkan waktu yg cukup lama untuk mengcollect lembar survey dari masing – masing responden ditiap divisi. - Target kami menurunkan waktu pengumpulan sebesar 45% dari waktu

estimasi 3 bulan (90 hari)

0 20 40 60 80 100 sebelum sesudah

waktu pengumpulan)

43%

MELAKSANAKAN PERBAIKAN

Penyebab masalah Tindakan Hasil perbaikan

1. Metode evaluasi belum optimal 2. Menganggap data survey tidak ada tindak lanjutnya 3. Belum paham pentingnya data survey bagi perusahaan

Melakukan evaluasi hasil survey dengan

pengumpulan data yang lebih efektif dan efisien Membuat laporan hasil survey dan

mensosialisasikannya ke seluruh unit kerja

Melakukan pendampingan pengisian secara online kepada karyawan golongan 5-6.

Target pengumpulan data survey (jawaban responden) telah tercapai melebihi target.

Melaporkan hasil analisis data survey ke Direksi dan seluruh unit kerja.

Karyawan dapat menanyakan kepada mentor secara

langsung, apabila ada yang belum dipahami.

DO

4. Belum ada online system yg memudahkan pengisian 5. Belum ada database yg membackup

Membuat survey online yg memanfaatkan internet melalui website yg bisa diakses semua karyawan

Membuat Database yg berisi field-field sesuai kebutuhan survey

Pengisian Survey Kepuasan Kerja Karyawan menggunakan metode online, dengan link alamat akses :

http://intra.kiec.co.id/eos

Data pengisian survey disimpan dalam database online free dengan memanfaatkan teknologi internet.

1. HASIL PERBAIKAN

a. Penggunaan kertas survey EOS

Setelah dilakukan perbaikan dengan menggunakan sistem survey online EOS Penggunaan kertas turun menjadi 99% melebihi target yg ditetapkan sebesar 50%,

Hal ini disebabkan hanya 5 orang dari 534 responden yg menggunakan kertas karena alasan teknis saat pengisian bermasalah dengan computer.

b. Biaya SPD Team EOS.

Dengan menggunakan sistem survey online, team EOS tidak ada yg SPD ke Jakarta untuk membantu pengisian, hanya dengan mengirimkan panduan online melalui email dan no aktifasi masing – masing responden. Sehingga terjadi biaya penghematan sebesar Rp 1.118.000 melebihi target yg ditentukan sebesar Rp 529.000 0 1000 2000 3000 4000 5000 6000 7000 8000 9000 sebelum sesudah

Penggunaan Kertas

99%

CHECK

V.

MENELITI HASIL

c. Waktu pengisian survey EOS perorang.

Dengan menggunakan sistem survey online pengisian data tidak lagi memakan waktu yg lama bagi setiap responden, rata – rata hanya membutuhkan waktu 20 menit, sesuai dengan target yg ditentukan.

No Nama Divisi waktu

1 Rosyid Keamanan 22

2 Hadian Properti Industri 20.5

3 Verdiwiansyah S Pemasaran Industri 18.1

4 Andy Firmansyah Akuntansi 16.9

5 Kartika Puspita Perbendaharaan 21

Total 98.5 Rata-rata 19.7 Rp- Rp200,000.00 Rp400,000.00 Rp600,000.00 Rp800,000.00 Rp1,000,000.00 Rp1,200,000.00 sebelum sesudah

SPD Team EOS ke KSBM

100% 0 10 20 30 40 50 sebelum sesudah

waktu pengisian (menit)

d. Waktu Pengumpulan Data Survey EOS.

Dengan menggunakan sistem survey online pengumpulan data responden hanya membutuhkan waktu 2 minggu ( 14 hari ) lebih cepat dari jadwal yg diestimasikan 3 bulan. Melebihi target sebesar 84 %

sebelum sesudah dijadwalkan 3 bulan (1 mei s/d 31juli 2013) hanya 2 minggu (1 s/d 15 mei 2012) 90 Hari 14 Hari 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 sebelum sesudah

waktu pengumpulan (Hari)

2. HASIL PERBAIKAN TERHADAP ASPEK MUTU

ASPEK

MUTU

SEBELUM

SESUDAH

QUALITY

Proses pengisian data masih

menggunakan kertas.

Data tersimpan di ordner yg rentan

hilang dan tidak aman .

Proses pengisian data

disajikan secara online dan

user friendly.

Data terkumpul dalam

satu database yang real

time dan aman.

COST

Penggunaan kertas Tinggi,

membutuhkan 8.010 lembar atau

senilai

Rp 592.000

Biaya SPD Team EOS

Rp 1.118.000

Menghemat penggunaan

kertas.

Tidak ada biaya SPD hanya

mengirim petunjuk secara

online.

DELIVERY

Proses pengisian data lama &

membosankan karena menggunakan

kertas.

Data tidak bisa dicetak langsung harus

direkap terlebih dahulu .

Proses pengisian mudah

karena melalui media

online.

Data langsung dicetak hari

itu juga.

Waktu yang dibutuhkan

cukup efisien (just click,

not write)

MORAL

Karyawan tidak antusias karena

disibukkan dengan pengisian lembar

survey yg tidak praktis.

Karyawan lebih antusias

untuk melakukan

pengisian karena praktis

dan mudah.

STANDARISASI 1. Standarisasi

No Langkah Kerja Waktu

(menit)

PIC

1 Buka browser internet pada PC atau perangkat gadget yg

terhubung dengan internet 1

Karyawan (Responden) yg memiliki kode aktifasi EOS

2 Ketikkan alamat : www.intra.kiec.co.id/eos 1

3 kemudian baca petunjuk pengisian terlebih dahulu 2

4 Masukkan kode aktivasi responden yg anda miliki 1

5 Isi form data diri sesuai dengan keadaan anda 1

6

Isi form pertanyaan survey dengan memilih tombol jawaban yg sudah ada, jawab sesuai dengan yg anda rasakan saat ini

10

7 Pada lembar terakhir isikan saran anda untuk EOS 2

8 Kirim hasil jawaban dengan klik tombol kirim 1

9 Tutup kembali browser internet anda 1

Total 20

ACTION

2. Standard Hasil

Mengetahui : Disiapkan oleh

Tedi Setyadi Arifa Norma Dewi

Fasilitator Ahli Pertama Pengembangan SDM

Biaya penggunaan kertas turun

99%

atau sebesar

Rp 529.000,

Penghematan biaya SPD sebesar

Rp 1.118.000

, waktu pengisian

survey online hanya

20 menit

dan waktu pengumpulan data hanya

MENU EOS ONLINE

1. Halaman home EOS

2. Halaman Instruksi

PASTIKAN SEMUA DATA SUDAH TERISI

SEBELUM ANDA MENUJU HALAMAN