BAB I - PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang
Praktek Kerja Lapangan (PKL) adalah salah satu syarat kelulusan
yang harus ditempuh oleh mahasiswi program Diploma III jurusan
sekretaris, Akademi Sekretari dan Manajemen Don Bosco. Praktek Kerja
Lapangan dapat dilakukan di perusahaan swasta atau di instansi
pemerintahan yang jelas memiliki relevansi atau hubungan dengan studi
yang Penulis ambil di Akademi Sekretari dan Manajemen Don Bosco, yaitu
sekretaris.
Direktorat Jenderal Pengelolaan Utang (DJPU) adalah salah satu
instansi Pemerintah yang bertugas untuk mengelola utang negara. Dalam
pengelolaan tersebut, DJPU membutuhkan dokumen-dokumen Negara mulai
dari persiapan utang, penerbitan dokumen perjanjian utang, hingga dokumen
pelunasan utang. Disamping tugas utama tersebut, DJPU juga melaksanakan tugas administrasi perkantoran pada umumnya
Harapan dari Penulis dengan mengikuti Praktek Kerja Lapangan
tersebut untuk menambah pengetahuan dan wawasan mengenai dunia kerja
sebelum Penulis memasuki dunia kerja serta ilmu yang didapatkan pada
Praktek Kerja Lapangan tersebut dapat diterapkan pada saat bekerja.
1.2. Perumusan Masalah
Salah satu tugas sekretaris adalah melaksanakan administrasi perkantoran di
tempat kerja. Direktorat Evaluasi, Akuntansi dan Setelmen - Direktorat
2
Pengelolaan Utang mempunyai tugas untuk mengelola utang Negara
termasuk mengadministrasikan dokumen utang Negara dengan baik dan
benar. Setiap dokumen perjanjian utang seharusnya tersimpan dengan baik
dan mudah dicari ketika dibutuhkan.
1.3. Pembatasan Masalah
Mengingat dokumen utang negara sangat banyak dan beragam, maka
Penulis membatasi diri untuk melakukan pengelolaan arsip dokumen pembayaran utang negara yaitu berupa dokumen surat notifikasi atau
sejenisnya beserta dokumen Surat Perintah Membayar.
1.4. Tujuan Praktik Kerja Lapangan
Tujuan dalam mengikuti Praktek Kerja Lapangan ini, agar Penulis dapat
mengetahui seputar pekerjaan dalam dunia kerja serta mempersiapkan diri
dalam memasuki dunia kerja nantinya.
1.5. Manfaat Praktek Kerja Lapangan
Manfaat dalam mengikuti Praktek Kerja Lapangan ini, agar Penulis dapat
mempraktekan pengetahuan yang didapatkan selama di kampus,
3
BAB II – LANDASAN TEORI
2.1. Pengertian Sekretaris
Sekretaris adalah sebuah profesi administratif yang bersifat asisten atau mendukung. Gelar ini merujuk kepada sebuah pekerja kantor yang tugasnya ialah melaksanakan perkerjaan rutin, tugas-tugas administratif, atau tugas-tugas pribadi dari atasannya. Pekerja atau karyawan ini biasanya melakukan tugas-tugas seperti mengetik, penggunaan komputer, dan pengaturan agenda. Mereka biasanya bekerja di belakang meja. Sebagian besar sekretaris adalah wanita.
Di dunia kerja saat ini ada lagi profesi yang merupakan perkembangan dari sekretaris yaitu asisten pribadi (PA atau Personal Assistant). Perbedaan dari PA dan sekretaris adalah PA lebih bertanggung jawab untuk satu orang saja, dalam hal ini eksekutif atau bos yang mempekerjakan dirinya. Sedangkan sekretaris lebih bertanggung jawab kepada perusahaan secara umum.
Namun di beberapa perusahaan, tentu saja hampir tidak ada perbedaan di antara sekretaris dan PA. Seperti contohnya di Indonesia, umumnya sudah menjadi kebiasaan bila sekretaris kadang juga membantu hal-hal personal dari si bos yang berhubungan dengan kerja. Lain halnya misalnya di Hongkong contohnya di mana dunia kerja di sana lebih profesional. Perbedaan antara PA dan sekretaris ini sangat kentara.
Sekretaris identik pula dengan mode dan gaya dalam berbusana ke kantor. Sudah menjadi rahasia umum bila sekretaris mempunyai tampilan yang menarik sebagai citra dari atasan yang diwakilinya.
Dalam suatu organisasi atau perusahaan, pimpinan perusahaan pada umumnya dibantu oleh sekretaris. Sekretaris membantu pimpinannya salah satunya melalui kegiatan tata usaha yang telah dijelaskan di atas.
4
penulis (notulen), walaupun sebenarnya pengertian penulis di sini tidak sama dengan penulis cerita pendek ataupun novel. Pengertian penulis di sini, orang yang berkaitan dengan kegiatan tulis-menulis atau catat-mencatat dari suatu kegiatan perkantoran atau perusahaan.
Secara definisi, kata sekretaris dapat kita pahami dari beberapa definisi : 1. Menurut M. Braum dan Ramon, sekretaris adalah seorang pembantu dari
seorang kepala atau pimpinan yang menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat, menerima tamu, memeriksa, atau mengingatkan pimpinannya mengenai kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektivitas dari pimpinannya mengenai kewajiban lainnya yang berhubungan untuk meningkatkan efektivitas pimpinannya.
2. Menurut Drs. The Liang Gie mengatakan bahwa sekretaris adalah seorang petugas yang pekerjaannya menyelenggarakan urusan surat-menyurat termasuk menyiapkan bagi seorang pejabat penting atau organisasi.
3. Menurut Drs. Ig. Wursanto mengatakan bahwa sekretaris adalah seorang pegawai yang bertugas membantu pimpinan kantor dalam menyelesaikan pekerjaan-perkerjaan pimpinannya.
Manajemen sekretaris merupakan suatu proses kegiatan mengelola dan mengatur segala sesuatu yang berhubungan langsung maupun tidak langsung dengan kegiatan pimpinan dalam rangka kelancaran pelaksanaan perkantoran atau organisasi. Jadi, pekerjaan seorang sekretaris, membantu pimpinan agar pimpinan kantor atau perusahaan dapat melaksanakan tugasnya secara efektif dan efisien.
5
untuk menjadi seorang sekretaris harus mempunyai minat untuk melaksanakan tugas kesekretarisan dan keahlian (skill) dibidang kesekretarisan sesuai dengan pengertian atau definisi tentang sekretaris.
Sedangkan syarat-syarat lain untuk menjadi sekretaris sebagai berikut :
1. Syarat kepribadian, yaitu sifat-sifat yang dimiliki oleh seseorang yang menjadi sekretaris, seperti penyabar, simpatik, bijaksana, penampilan baik, pandai bergaul, dapat dipercaya, memegang teguh rahasia, dll.
2. Syarat pengetahuan umum, yaitu memiliki pengetahuan tentang perkembangan yang berkaitan langsung maupun tidak langsung dengan pekerjaan kesekretariatan seperti bidang sosial kemasyarakatan, ekonomi, politik, dan hukum serta secara umum dalam rangka untuk kelancaran pelaksanaan tugasnya. Hal ini penting karena seorang sekretaris menghadapi banyak jenis pekerjaan sesuai dengan bidang yang dilakukan oelh seorang pimpinan sehingga kurang mengikuti perkembangan yang terjadi tentunya dapat mempengaruhi kelancaran pekerjaannya.
3. Syarat pengetahuan khusus, yaitu pengetahuan tertentu yang sesuai jabatan dan tugas sekretaris sesuai tempat dimana ia berkerja. Biasanya syarat pengetahuan khusus ini harus ditempuh melalui pendidikan yang sifatnya formal, seperti sekolah tentang manajemen kesekretarisan.
4. Syarat skill dan teknik kesekretariatan, kemampuan seorang sekretaris yang langsung berhubungan dengan tugas kesekretarisannya, seperti kemampuan mengetik, koresponden, stenograf, dan kearsipan.
5. Syarat praktek, yaitu kemampuan dalam melaksanakan tugas sehari-hari, seperti meneriam tamu, telepon, dan membuat agenda pertemuan pimpinan.
Berdasarkan perkembangan tugas dan fungsi sekretaris dewasa ini, makna sekretaris dapat mempunyai makna ganda, seperti :
6
2. Jabatannya, yaitu wewenang dengan sekelompok tugas yang merupakan tanggung jawab tertentu, yakni tanggung jawab kesekretarisan.
Dengan demikian, peranan sekretaris terhadap kelancaran pelaksanaan tugas dan tanggung jawab pimpinan sangat besar sehingga jabatan seorang sekretaris merupakan jabatan yang menuntut profesional yang tinggi. Jadi, kemampuan pribadi seorang sekretaris dan kemampuan melaksanakan tugas sehari-hari menjadi bagian penting yang tidak dapat dipisahkan pada tugas seorang sekretaris.
2.2. Peran dan Tugas Sekretaris
Sekretaris memegang peranan yang penting dan dapat menentukan berhasil tidaknya tujuan perusahaan. Pentingnya peranan seorang sekretaris ini tentunya sesuai dengan jabatan sekretaris pada masing-masing organisasi. Peranan sekretaris secara umum dapat diketahui sebagai berikut :
1. Peranan sekretaris terhadap atasan :
a. Sebagai perantara saluran komunikasi dan pembinaan hubungan yang baik bagi orang yang ingin berhubungan dengan pimpinan.
b. Sebagai sumber informasi yang diperlukan pimpinan dalam memenuhi fungsi, tugas, dan tanggung jawab.
c. Sebagai pelanjut keinginan pimpinan kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas.
d. Alternatif pemikiran dari pimpinan dalam ide-ide.
e. Sebagai faktor penunjang dalam keberhasilan pekerjaan dan cerminan pimpinan dan bawahan.
2. Peranan sekretaris terhadap bawahan (pimpinan) :
a. Penentuan kebijakan yang berlaku bagi pegawai bawahan secara adil, yaitu mengenai peraturan penempatan pegawai yang sesuai dengan kecakapan dan kemampuan (rule of the place).
7
c. Memberikan rasa bangga dan puas kepada pegawai bawahan dalam menjalankan pekerjaan.
d. Menerima pendapat dan usul bawahan dalam berbagai masalah.
e. Mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan untuk lebih mengerahkan dan mengetahui kelemahan dan kehendak pegawai bawahan.
Peranan sekretaris terhadap bawahan merupakan penilaian dari bawahan sehingga sikap dan tingkah laku sekretaris akan berpengaruh terhadap pekerjaan pegawai bawahan. Bagi sekretaris yang ramah dan komunikatif akan memberikan suasana hubuungan kerja yang baik bagi bawahan sehingga segala permasalahan dapat didiskusikan dan dicari cara penyelesaiannya.
Berkaitan dengan peranan sekretaris dalam menjalankan tugas dan fungsi jabatannya, hal yang sangat penting adalah mengenai pendekatan yang dapat dilakukan oleh seorang sekretaris. Beberapa cara seorang sekretaris dalam mengadakan pendekatan kepada pegawai bawahan, yaitu :
1. Memberi perintah atau instruksi kepada bawahan secara resmi, baik secara lisan maupun tertulis.
2. Mengadakan rapat atau pertemuan secara bersama-sama pada suatu waktu tertentu dengan pegawai bawahan.
3. Mengadakan pengawasan secara langsung pada saat-saat tertentu kepada pegawai bawahan yang sedang melaksanakan tugasnya, yaitu pengawasan yang bersifat positif. Bila terjadi kesalahan diberi petunjuk dan pmbinaan. 4. Mengadakan hubungan yang bersifat informal terhadap pegawai bawahan
agar mendapat dukungan moril dalam pelaksanaan perkejaannya.
8
Human relation memiliki peranan yang penting dalam memecahkan berbagai masalah yang menyangkut faktor manusia dalam organisasi. Benturan psikologis dan konflik antara kepentingan pribadi dengan kepentingan organisasi sering terjadi, bukan saja antara pimpinan dengan karyawan, tetapi juga antara karyawan dengan karyawan, yang dapat mengganggu kelancaran organisasi dalam mencapai tujuan.
Semua organisasi memerlukan human relation. Sekretaris harus dapat membiasakan diri dalam kehidupan sehari-hari dengan berbagai macam tipe manusia atau dapat bergaul (memiliki keahlian interpersonal yang cakap).
Seorang sekretaris supaya dapat mengatasi permasalahan dalam hubungan antar manusia atau menjalin hubungan dengan manusia yang lain dengan baik, ia harus memahami kehendak dasar orang, apa yang mereka perkirakan dan perlukan dari orang-orang di tempat mereka bekerja. Menurut Abraham Maslow, ada kebutuhan yang harus dipenuhi oleh manusia dan kebutuhan ini bersifat hierarki. Artinya, seorang manusia tidak akan memenuhi kebutuhannya yang lain sebelum ia memenuhi kebutuhan yang harus dipenuhinya terlebih dahulu. Menurut Abraham Maslow, kebutuhan manusia dibagi menjadi 5 dan bersifat hierarki, yaitu :
Kebutuhan fisiologis, seperti sandang, pangan, dan papan. Inilah kebutuhan mendasar bagi manusia.
1. Kebutuhan keamanan, kebutuhan untuk bebas dari kekhawatiran akan hal-hal yang akan dialami di masa depan, seperti uang pensiun, keamanan, kehidupan hari tua yang terjamin, dll.
9
3. Kebutuhan akan penghargaan diri, seperti penghormatan dari orang lain, reputasi, status, dll.
4. Kebutuhan aktualisasi diri, kebutuhan akan terpenuhinya keinginan manusia yang sempurna, seperti realisasi potensi diri untuk terus tumbuh dan pengembangan diri.
Tugas seorang sekretaris tentunya sesuai dengan fungsi jabatan sekretaris tersebut. Bagi organisasi yang besar, tugas sekretaris juga lebih berat karena selain betugas dan bertanggung jawab terhadap pimpinannya, ia juga harus bertanggung jawab untuk mengatur dan mengawasi tugas dan kegiatan bawahannya.
Secara umum tugas-tugas sekretaris meliputi hal-hal sebagai berikut : 1. Menerima dikte dari pimpinan.
2. Melaksanakan korespondensi (menerima dan mengirim surat-surat termasuk telepon, telegram, dan faksimile).
3. Menyimpan arsip-arsip yang dinilai penting. 4. Menerima tamu-tamu pimpinan.
5. Membuat jadwal pertemuan dan perjanjian-perjanjian pimpinan dengan teman relasi maupun kegiatan lainnya.
6. Menyiapkan bahan-bahan keterangan kepada pimpinan sesuai dengan kebutuhan pimpinan dalam rapat maupun kegiatan lainnya.
7. Bertindak sebagai perantara antara pimpinan dan bawahan. 8. Mengatur rapat-rapat dan seminar pimpinan dengan bawahan. 9. Menemani pimpinan dalam pertemuan penting.
10.Menyusun pidato-pidato untuk pimpinan.
10 2.3. Pengelolaan Arsip
Seperti yang telah dikemukakan sebelumnya, secara umum arsip merupakan salah satu produk pekerjaan kantor selain formulir, surat dan laporan. Sedangkan kearsipan merupakan salah satu macam pekerjaan kantor atau pekerjaan tatausaha yang dilakukan oleh setiap badan usaha/instansi pemerintah.
Arsip dapat digolongkan ke dalam beberapa kategori berikut :
1. Menurut subyek/isinya : arsip keuangan, arsip kepegawaian, arsip pemasaran, arsip pendidikan
2. Menurut bentuk/wujudnya : surat, pita rekaman, piringan hitam, mikrofilm 3. Menurut nilai/kegunaannya : nilai kegunaan administrasi, hukum,
keuangan, kebijaksanaan, pelaksanaan kegiatan, sejarah dan penelitian. 4. Menurut sifat kepentingannya : arsip non essensial, arsip yg diperlukan,
arsip penting, arsip vital
5. Menurut Keseringan penggunaannya :arsip aktif, pasif dan abadi. 6. Menurut fungsinya : arsip dinamis dan statis
7. Menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya : arsip sentral dan unit 8. Menurut keasliannya : arsip asli, tembusan/tindasan, salinan dan berupa
petikan.
Di Indonesia, pada awalnya pengelolaan arsip dikenal dengan dua sistem, yaitu Sistem Kearsipan Agenda dan Sistem Kearsipan Kartu Kendali. Dinamakan Sistem Kearsipan Agenda karena salah satu alat Bantu utama yang digunakan untuk melaksanakan system tersebut adalah buku agenda. Sedangkan system yang dinamakan Sistem Kartu Kendali karena alat Bantu utama yang dipergunakan untuk mengelola atau melaksanakan kearsipan adalah kartu kendali.
Saat ini system filing telah berkembang menjadi 5 sistem dasar yang dapat digunakan, yaitu:
11
atau nama perusahaan. Jadi nama-nama tersebut diurutkan secara abjad berdasarkan huruf pertama. Penempatan dan pengurutannya sama persis dengan pengurutan kata-kata pada kamus.
2. Numeric, atau system angka, yaitu penyimpanan arsip yang pengurutannya didasarkan pada nomor. Dapat menggunakan nomor surat tetapi dapat juga menggunakan kode yang terdiri dari angka-angka.
3. Subjek, yaitu penyimpanan arsip yang didasarkan pada subjek surat. Jadi arsip-arsip dikelompokkan berdasarkan pada subjek atau perihal surat. 4. Tanggal, yaitu penyimpanan arsip yang diurutkan berdasarkan tanggal
surat atau tanggal datangnya surat. Sistem ini juga di kenal dengan istilah sistem kronologis.
5. Geografi/Wilayah, yaitu penyimpanan warkat yang dikelompokkan berdasarkan asal darimana warkat tersebut dikirim.
Peralatan yang dipergunakan dalam bidang kearsipan pada dasarnya sebagian besar sama dengan alat-alat yang dipergunakan dalam bidang ketatausahaan pada umumnya. Peralatan yang dipergunakan terutama untuk penyimpanan arsip, minimal terdiri dari:
1. Map, berupa lipatan kertas atau karton manila yang dipergunakan untuk penyimpanan arsip. Jenisnya terdiri dari map biasa yang sering disebut stopmap folio, stopmap bertali (portapel), map jepitan (snellhechter), map tebal yang lebih dikenal dengan sebutan ordner atau brieforner. Penyimpanan ordner lebih baik di rak atau lemari, bukan di filing cabinet dan posisi penempatannya bisa tegak. Sedangkan stopmap folio dan snelhechter penyimpanannya dalam posisi mendatar, atau tergantung (bila yang menggunakan snelhechter gantung) didalam filing cabinet, sedangkan portapel sebaiknya disimpan dalam almari karena dapat memuat banyak lembaran arsip.
12
stopmap folio, tetapi tidak dilengkapi dengan daun penutup, atau mirip snelhechter tetapi tidak dilengkapi jepitan. Biasanya folder menggunakan tab, yaitu bagian yang menonjol dari folder yang berfungsi untuk menempatkan kode-kode, atau indeks yang menunjukkan isi folder yang bersangkutan.
3. Guide, adalah lembaran kertas tebal atau karton manila yang dipergunakan sebagai penunjuk dan/atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide terdiri dari dua bagian, yaitu tab guide yang berguna untuk mencantumkan kode-kode, tanda-tanda atau indeks klasifikasi (pengelompokan) dan badan guide itu sendiri. Jumlah guide yang diperlukan dalam system filing adalah sebanyak pembagian pengelompokkan arsip menurut subyeknya. Misalnya guide pertama untuk menempatkan tajuk (heading) subjek utama (main subjek), guide ke dua untuk menempatkan sub-subyek, guide ke tiga untuk yang lebih khusus lagi dst.
4. Sekat, biasanya digunakan untuk memberi batas antara arsip-arsip yang berbeda kategori di dalam 1 filing cabinet.
13
BAB III - PEMBAHASAN
3.1. Gambaran Umum Instansi 1. Sejarah Singkat Instansi
Pada tahun 1997 – 1998 telah terjadi krisis keuangan di
Indonesia yang menyebabkan Bank - Bank Nasional berpotensi
mengalami kebangkrutan. Pada tahun tersebut banyak bank yang
dinyatakan sebagai Bank Beku Operasi (BBO) dan Bank Take Over
(pengambilalihan kepemilikan oleh pemerintah). Bank-bank tersebut
perlu di-rekap, yaitu pemerintah menyuntikan dana tambahan ke Bank –
Bank Nasional tersebut agar dapat bertahan hidup hingga sekarang ini.
Beberapa bank akhirnya melakukan merjer, misalnya Bank Mandiri
yang berasal dari Bank (Bank Bumi Daya, Bank Dagang Negara, Bank Exim, Bank Pembangunan Indonesia). Sebagai akibat kebijakan
rekapitalisasi perbankan tersebut pemerintah membuat Surat Utang
kepada Bank Indonesia. Pada awalnya Surat Utang tersebut berjumlah
sekitar Rp. 400 triliun. Hal ini berdampak kepada jumlah utang
pemerintah bertambah, disamping utang pemerintah yang berasal dari
pinjaman Luar Negeri. Dengan demikian utang pemerintah berasal dari
dua sumber yaitu utang yang berasal dari pinjaman dan utang yang
berasal dari penerbitan surat utang negara.
Secara organisasi, dua jenis utang tersebut dikelola oleh dua
instansi yang berbeda. Utang yang berasal dari pinjaman, dulu dikelola
14
yang berasal dari penerbitan surat utang negara dikelola oleh Direktorat
Pengelolaan Surat Utang Negara.
Pengelolaan Surat Utang Negara (SUN) sendiri telah dilakukan
sejak tahun 2000 dengan dibentuknya tim Debt Management Unit
(DMU) berdasarkan Keputusan Menteri Keuangan (KMK) nomor
101/KMK.017/2000. Selanjutnya pada tahun 2001, melalui KMK nomor
2/KMK.01/2001, tim DMU berubah menjadi Pusat Manajemen Obligasi
Negara (PMON) dan berubah lagi menjadi Direktorat Pengelolaan Surat
Utang Negara (DPSUN) berdasarkan Keputusan Menteri Keuangan
nomor 302/KMK.01/2004. Seiring dengan proses reorganisasi di tubuh
Departemen Keuangan, pada tahun 2006 organisasi ini berkembang
menjadi setingkat eselon 1 berdasarkan Keputusan Menteri Keuangan
Nomor 466/KMK.01/2006 yang telah diubah dengan Peraturan Menteri
Keuangan nomor 131/PMK.01/2006 dengan nama Direktorat Jenderal
Pengelolaan Utang (DJPU).
Salah satu pertimbangan pembentukan DJPU pada tahun 2006
adalah pemerintah menyadari bahwa pengelolaan utang perlu berada
pada satu atap sehingga dibentuklah unit baru setingkat Eselon I bernama Direktorat Jendral Pengelola Utang ( DJPU ) yang berasal dari
dua unit Eselon II yakni Direktorat Pengelola Dana Utang Negara dan
Direktorat Pengelola Pinjaman dan Hibah Luar Negeri.
15
1. Visi Direktorat Jenderal Pengelolaan Utang - Kementerian Keuangan -
Jakarta
“Menjadi unit yang profesional dalam mendukung pembiayaan APBN secara efisien dan aman untuk menuju kemandirian keuangan negara”.
2. Misi Direktorat Jenderal Pengelolaan Utang - Kementerian Keuangan -
Jakarta
1) Mewujudkan pengelolaan portofolio utang pemerintah yang
efektif, transparan, dan akuntabel dengan strategi yang
mengedepankan peningkatan daya dukung terhadap ketahanan dan
kesinambungan fiskal;
2) Mengendalikan pengadaan/penerbitan utang melalui penetapan
kapasitas berutang yang mendukung stabilitas fiskal;
3) Mewujudkan kemandirian pembiayaan pembangunan nasional
melalui upaya mengedepankan sumber-sumber dalam negeri dan
pengembangan pasar keuangan domestik yang efisien dan stabil;
4) Mewujudkan kerjasama internasional dalam rangka memperoleh
sumber pembiayaan alternatif, sekaligus mendukung stabilitas
pasar keuangan regional.
3. Struktur Organisasi Direktorat Jenderal Pengelolaan Utang - Kementerian Keuangan - Jakarta
Di dalam struktur organisasi Direktorat Evaluasi, Akuntansi dan
16
Keuangan - Jakarta dikepalai oleh seorang Direktur Jenderal yang
membawahi beberapa beberapa eselon II. Direktur Evaluasi, Akuntansi
dan Setelmen itu sendiri membawahi : Sub Direktorat Monitoring dan
Evaluasi, Sub Direktorat Administrasi dan Verifikasi, Sub Direktorat
Setelmen Transaksi, dan Sub Direktorat Akuntansi dan Pelaporan.
Struktur organisasi sebagaimana berikut :
Penulis ditempatkan pada Subdirektorat Setelmen Transaksi – Direktorat
Evaluasi, Akuntansi dan Setelmen. Subdirektorat Setelmen Transaksi mempunyai tugas melaksanakan penyiapan data dan informasi perkiraan
pembayaran kewajiban, pengesahan dokumen Surat Pengesahan Hibah
Barang dan Jasa (SPHBJ), penerbitan Surat Perintah Pembukuan
Penarikan Pinjaman dan/atau Hibah (SP4H), rekonsiliasi realisasi
pembayaran kewajiban, rekonsiliasi jumlah utang; penyiapan data
17
pencatatan, dan pelaporan transaksi, serta pelaksanaan pengendalian
internal atas input dan output terkait dengan penyelesaian pengelolaan
transaksi pinjaman, hibah, Surat Utang Negara, dan instrumen
pembiayaan syariah.
Dalam melaksanakan tugas, Subdirektorat Setelmen Transaksi
menyelenggarakan fungsi:
a. penyiapan data dan informasi perkiraan pembayaran kewajiban,
pengesahan dokumen Surat Pengesahan Hibah Barang dan Jasa
(SPHBJ), penerbitan Surat Perintah Pembukuan Penarikan Pinjaman
dan/ atau Hibah (SP4H), rekonsiliasi realisasi pembayaran kewajiban,
rekonsiliasi jumlah utang, penyiapan data penarikan dan pembayaran,
perhitungan, pemrosesan pembayaran, pencatatan, dan pelaporan
transaksi, serta pelaksanaan pengendalian internal atas input dan
output terkait dengan penyelesaian pengelolaan transaksi pinjaman dan
hibah;
b. penyiapan data dan informasi perkiraan pembayaran kewajiban,
rekonsiliasi realisasi pembayaran kewajiban, rekonsiliasi jumlah utang,
penyiapan data hasil penjualan, pembelian, peminjaman dan pembayaran, perhitungan, pemrosesan pembayaran, pencatatan, dan
pelaporan transaksi, serta pelaksanaan pengendalian internal atas input
dan output terkait dengan penyelesaian pengelolaan transaksi Surat
Utang Negara;
c. penyiapan data dan informasi perkiraan pembayaran kewajiban,
18
penyiapan data hasil penjualan, pembelian, peminjaman dan
pembayaran, perhitungan, pemrosesan pembayaran, pencatatan, dan
pelaporan transaksi; serta pelaksanaan pengendalian internal atas input
dan output terkait dengan penyelesaian pengelolaan transaksi
instrumen pembiayaan syariah, serta tugas lain yang ditetapkan oleh
Direktur.
Subdirektorat Setelmen Transaksi terdiri atas (a) Seksi Setelmen
Transaksi Pinjaman dan Hibah I; (b) Seksi Setelmen Transaksi Pinjaman
dan Hibah II; (c) Seksi Setelmen Transaksi Surat Utang Negara; dan (d)
Seksi Setelmen Transaksi Instrumen Pembiayaan Syariah.
4. Fasilitas Yang Tersedia
Untuk mendukung operasional instansi sehari-hari, Direktorat
Evaluasi,Akuntansi dan Setelmen - Direktorat Jenderal Pengelolaan
Utang - Kementerian Keuangan mempunyai fasilitas-fasilitas pendukung
antara lain :
Meja dan kursi kerja
Komputer dan Printer
Mesin Scanner
Filing Cabinet
Mesin Foto copy
Mesin Fax
Peralatan ATK
19
Internet
3.2. Posisi Dan Kegiatan Selama Praktek Kerja Lapangan
Pelaksanaan Praktek Kerja Lapangan selama satu bulan di Direktorat
Evaluasi, Akuntansi dan Setelmen - Direktorat Jenderal Pengelolaan Utang -
Kementerian Keuangan - Jakarta, Penulis ditempatkan pada Kasi Setelmen
Transaksi Instrumen Pembiayaan Syariah -Subdirektorat Setelmen
Transaksi. Subdit tersebut mempunyai tugas melaksanakan penyiapan data
dan informasi perkiraan pembayaran kewajiban, pengesahan dokumen Surat
Pengesahan Hibah Barang dan Jasa (SPHBJ), penerbitan Surat Perintah
Pembukuan Penarikan Pinjaman dan/atau Hibah (SP4H), rekonsiliasi
realisasi pembayaran kewajiban, rekonsiliasi jumlah utang; penyiapan data pelaksanaan dan pembayaran, perhitungan, pemrosesan pembayaran,
pencatatan, dan pelaporan transaksi, serta pelaksanaan pengendalian internal
atas input dan output terkait dengan penyelesaian pengelolaan transaksi
pinjaman, hibah, Surat Utang Negara, dan Instrumen Pembiayaan Syariah.
Seksi Setelmen Transaksi Instrumen Pembiayaan Syariah mempunyai tugas
melakukan pengumpulan data dan informasi perkiraan pembayaran
kewajiban, rekonsiliasi realisasi pembayaran kewajiban, rekonsiliasi jumlah
utang; penyiapan data hasil penjualan, pembelian, peminjaman, dan
pembayaran, perhitungan, pemrosesan pembayaran, pencatatan, dan
pelaporan transaksi terkait dengan pengelolaan instrumen pembiayaan
syariah, serta tugas lain yang ditetapkan oleh Direktur.
20
1. Mengatur kearsipan aktif dan tidak aktif
Dokumen-dokumen yang sudah tidak aktif dipisahkan dengan
dokumen-dokumen yang masih aktif, kemudian dokumen-dokumen-dokumen-dokumen yang sudah
tidak aktif tersebut disimpan ditempat khusus atau bahkan dimusnahkan
apabila dokumen tersebut sudah benar-benar tidak diperlukan lagi.
Adapun jenis jenis dokumen tersebut adalah Surat Perintah Pembukuan
Dan Penarikan Pinjaman Dan Hibah Luar Negeri (SP4), Undangan
Rapat, Notice of Payment (NoP), Daftar hadir rapat, bahan-bahan
presentasi dan dokumen tidak penting.
2. Mengatur File sesuai dengan Jenis Surat dan Tahun
Dokumen/surat-surat Negara yang sudah tidak aktif dipisahkan menurut
jenis suratnya lalu diurutkan berdasarkan tahun dokumen/surat.
Surat/dokumen tersebut walaupun bukan termasuk dalam arsip aktif dan
secara operasional juga tidak dibutuhkan lagi tidak dapat dimusnahkan
karena sewaktu – waktu digunakan dalam proses hukum. Adapun jenis
jenis dokumen tersebut, SUN (Surat Utang Negara), SULNI (Surat
Utang Luar Negeri), BSPUN (Buku Saku Perkembangan Utang
Pemerintah), Data Requested kegiatan pengarsipan ini sebenarnya diluar jobdesk Penulis, Penulis hanya membantu Subdit Akuntansi dan
Pelaporan.
3. Mencopy dan Scan dokumen - dokumen Penting
Dokumen-dokumen yang penting dicopy dan discan lalu disimpan dalam
folder yang telah disediakan. Dokumen-dokumen tersebut disimpan
21
selanjutnya diproses (diinput ke dalam komputer sesuai dengan jenisnya)
dan diserahkan kepada pihak yang bersangkutan sesuai dengan disposisi.
Adapun proses sebelum melakukan scaning dan mencopy dokumen
adalah, surat masuk ataupun surat keluar yang berupa Surat Perintah
Pembukuan Dan Penarikan Pinjaman Dan Hibah Luar Negeri (SP4),
Notice of Payment (NoP) disampaikan terlebih dahulu kepada Kasubdit
lalu dicek dan diberikan disposisi lebih lanjut 4. Menangani Surat Yang Harus Didisposisikan
Bila ada surat yang harus didisposisikan kepada Kasi Setelmen
Transaksi Pinjaman dan Hibah I atau Pinjaman dan Hibah II maka surat
tersebut langsung disampaikan kepada pihak yang sesuai dalam
disposisi. Dokumen yang diproses dalam hal ini adalah Surat Perintah
Pembukuan Dan Penarikan Pinjaman Dan Hibah Luar Negeri (SP4),
Nota Dinas, Surat Perintah Membayar (SPM), dan Surat Undangan
Rapat.
5. Menginput dokumen lelang
Dokumen-dokumen mengenai lelang hibah barang/jasa diproses dari
data yang sudah discan dalam bentuk Pdf untuk diinput dalam excel. Adapun dokumen-dokumen lelang hibah barang/jasa itu adalah lelang
dari beberapa lender seperti Bank Mandiri berupa barang.
6. Menghandle surat masuk
Surat masuk yang diterima dipilah-pilah antara lain registrasi, Notice of
Disbursment (NoD), Notice of Payment (NoP), atau dokumen surat
22
program excel. Surat tersebut dicatat nomor surat, document id, tanggal
surat, perihal/subject, darimana surat tersebut berasal, alamat tujuan dari
surat tersebut . Surat masuk tersebut diberi lembar disposisi, diisi nomor
agenda surat, tanggal surat tersebut diterima. Setelah itu surat-surat
masuk tersebut dihantarkan ke Kasubdit Setelmen Transaksi untuk
diparaf, setelah diparaf dipilah-pilah untuk disampaikan ke
masing-masing di lingkungan Setelmen Transaksi. 7. Menginput Surat Keluar
Surat keluar seperti nota dinas, surat undangan rapat dan surat perintah
pembayaran (SPM) yang dikeluarkan instansi diinput terlebih dahulu
oleh Penulis melalui program komputer excel yang telah disediakan, lalu
Penulis mengisi tanggal, pengirim, dan perihalnya pada agenda surat
dikomputer. Selanjutnya diberi nomor pada surat sesuai agenda
dikomputer dan diberikan kepada pihak pengirim untuk diperiksa dan
ditandatangan.
8. Mengoperasikan Fax
Mengirim surat keluar kepada pihak yang dituju dengan menggunakan
mesin fax. Jenis surat DoP (Debt Outstanding Position), GoP (Grant
Outstanding Position) pada Bank Luar Negeri seperti, Exim bank of
China, MAFF Japan, ING Bank Amsterdam, Exim bank Korea, Banque
De France dan BNP Paribas London. Adapun cara memfax dimulai
dengan menekan nomor 007+ untuk kode keluar negeri dan menekan
23
Dalam beberapa kesempatan Penulis diikutsertakan dalam kegiatan
rapat. Dalam membuat notulen, ada beberapa hal yang harus
diperhatikan antara lain tempat, waktu rapat, peserta rapat, topik, dan
kronoligis jalannya rapat.
Isi risalah rapat minimal berisikan pembukaan, hasil pembahasan, dan
kesimpulan yang dibacakan oleh si pemimpin rapat tersebut (contoh
notulen terlampir).
Sebelum rapat dimulai, ada beberapa hal yang perlu dipersiapkan antara
lain kesiapan ruang rapat, LCD, komputer, Meja, Kursi dan layout dari
ruang rapat itu sendiri oval shape. Jika tersedia snack, maka petugas
yang mempersiapkan rapat memberikan snack, petugas yang
mempersiapkan rapat memberikan snack pada tempat duduk
masing-masing peserta.
Pada awal rapat, pemimpin rapat membuka rapat tersebut dengan
menyampaikan tema dan tujuan dari rapat tersebut lalu pemimpin rapat
mempersilahkan pelaksana yang ditunjuk menjelaskan materi rapat /
presetnasi. Kepada peserta rapat diberikan waktu untuk memberikan
pendapat. Pada akhir rapat, pemimpin rapat membacakan kesimupulan rapat. Saat mengikuti rapat Penulis mencatat hal-hal penting apa saja
yang dibahas dalam rapat tersebut. Setelah notulen dibuat lalu diberikan
kepada seksi yang bersangkutan untuk dicek perlu dilakukan revisi atau
tidak. Adapun hal – hal yang dibahas dalam rapat tersebut adalah,
24
Pada saat Penulis melakukan survey diLapangan ditemukan bahwa arsip
pada Direktorat Evaluasi, Akuntansi dan Setelmen kurang baik
disebabkan beberapa faktor
a. Direktorat Evaluasi, Akuntansi dan Setelmen baru saja pindah ke
gedung baru oleh karena itu arsip yang ada belum tersusun dengan
baik pada tempatnya.
b. Tempat yang dijadikan untuk peletakan arsip belum siap untuk
digunakan.
Adapun arsip yang tidak diletakan pada ruang penyimpan arsip dan juga
kurang memenuhi syarat pengarsipan yang baik dan benar. Maka dengan
itu Penulis merapikan arsip di beberapa unit yang ada di Direktorat
Evaluasi, Akuntansi dan Setelmen, contohnya Subdit AkLap (Akuntansi
dan Pelaporan), ST (Setelmen Transaksi) dan AV (Administrasi dan
Verifikasi). Arsip – arsip tersebut diurutkan sesuai dengan perihal dan
tahun dari dokumen. Adapun saran untuk arsip – arsip yang diletakan
diruang arsip terlampir pada laporan.
3.3. Hambatan Dan Penyelesaian Selama Praktek Kerja Lapangan
Selama melaksanakan Praktek Kerja Lapangan Penulis tidak menemukan
hambatan-hambatan yang berarti. Hanya saja Penulis merasa sedikit asing
dalam menggunakan alat-alat elektronik kantor, karena selama perkuliahan
di kampus kurang memperkenalkan dan mengopersikan alat-alat elektronik
kantor yang semakin lama semakin berkembang.
25
Penulis sering sekali mendapatkan hambatan dalam mengirim surat
melalui mesin fax otomatis ke luar Negeri, Penulis sering mendapatkan
respon dari mesin fax surat yang dikirim pending dan error misalnya
dengan message Comm.Error.
Penyelesaian :
Melaporkan kejadian tersebut kepada Pihak yang menugaskan Penulis,
kemudian Pihak yang menugaskan meminta untuk mengulang
pengiriman. Sebagian dapat berhasil, sebagian pending. Hal ini lebih
disebabkan adanya perbedaan zona waktu kerja antara Jakarta dengan
waktu negara yang dituju.
2. Hambatan Ekstern
Penulis mendapatkan hambatan pada saat gangguan Server yang
mengakibatkan seluruh staff tidak dapat melakukan pekerjaannya
masing-masing antara lain, tidak dapat menginput data surat masuk dan
keluar, tidak membuka file.
Penyelesaian :
Direktorat Evaluasi, Akuntansi dan Setelmen menghubungi Bagian
26
BAB IV - PENUTUP
4.1. Kesimpulan
Berdasarkan pada Praktek Kerja Lapangan yang telah dilakukan
selama satu bulan penuh di Instansi, maka Penulis dapat menarik kesimpulan
yang merupakan gambaran umum mengenai keseluruhan laporan yaitu :
1. Yang didapatkan oleh Penulis selama PKL / selama kerja 1 bulan ialah :
Selama Praktek Kerja Lapangan di Direktorat Evaluasi, Akuntansi dan
Setelmen -Direktorat Jenderal Pengelolaan Utang - Kementerian
Keuangan - Jakarta, Penulis mendapatkan banyak pengetahuan dan
wawasan berupa teori maupun praktek. Penulis menjadi tahu bagaimana
ruang lingkup pekerjaan intansi pemerintahan sesungguhnya. Penulis juga
banyak tahu mengenai cara memfax dokumen ke luar negeri, membuat notulen rapat format pemerintahan, menginput surat masuk, surat keluar,
menomori nota dinas. Selama PKL Penulis juga semakin akrab mengenal
satu sama lain tiap-tiap karyawan.
2. Inti umum tugas-tugas Penulis di perusahaan
a. Dalam dunia kerja yang sesungguhnya keuletan, dan ketepatan waktu
dalam menyelesaikan tugas sangat dibutuhkan.
b. Memberi nomor pada Surat Keluar seperti nota dinas (ND).
27
d. Mengcopy data atau dokumen yang akan diberikan ke Seksi Setelemen
Transaksi.
e. Menghadiri rapat serta membuat notulensi rapat tersebut.
f. Membantu Subdit Akuntansi dan Pelaporan untuk mengarsip dokumen
dan surat.
4.2. Saran
1. Untuk Instansi
Saran Penulis untuk Direktorat Evaluasi, Akuntansi dan Setelmen -
Direktorat Jenderal Pengelolaan Utang - Kementerian Keuangan - Jakarta
adalah :
a. Sistem filing arsip agar lebih diperbaiki dan teratur berdasarakan
kronologisnya, geografis, instansi, numerik.
b. Surat – surat yang sekiranya tidak begitu penting harap dimusnahkan.
c. Saat jam pulang kerja disarankan agar setiap ruangan dibersihkan tidak
hanya sampah yang dibersihkan.
d. Diharapkan untuk setiap ruangan diberikan AC.
e. Lift diharapakan untuk diperbaiki pintunya.
2. Untuk Kampus Akademi Sekretari dan Manajemen Don Bosco
Saran Penulis untuk Kampus Akademi Sekretari dan Manajemen Don
Bosco adalah sebagai berikut :
a. Disarankan adanya peningkatan fasilitas di kampus terutama mengenai
28
tersebut merupakan fasilitas penunjang yang cukup penting khususnya
untuk mata kuliah komputer.
b. Fasilitas kamar mandi disarankan agar diperbesar ruangannya, lebih
bersih lagi dan harum. Apalagi hand shoap dikamar mandi seringkali
tidak diisi.
c. Loker harap dipasang CCTV karena sering terjadi kejadian kehilangan
barang – barang di loker dan tidak ada pihak yang mau bertanggung
jawab pada hal tersebut.
d. Disarankan untuk sistem pengajaran bagi dosen tidak hanya
memberikan tugas-tugas saja pada saat mengajar tetapi memberikan
teori ataupun praktek.
e. Keadaan ruang kelas agar diperbaiki warna cat temboknya yang sudah
tua dan mengelupas.
f. Diharapkan kampus mengadakan kegiatan – kegiatan atau acara yang
tidak membosankan karena hanya ingin mengejar Satuan Kredit
Partisipasi (SKP) saja, seperti mengadakan acara musik atau pameran
yang mengundang mahasiswa dari Universitas lain untuk menjalin
persahabatan dan mempromosikan Asekma Don Bosco.
3. Untuk Adik-Adik Mahasiswi Akademi Sekretari dan Manajemen Don Bosco
Saran kami untuk adik-adik mahasiswi Akademi Sekretari dan Manajemen
Don Bosco adalah sebagai berikut :
a. Disarankan agar adik-adik mahasiswi mencari tempat Praktek Kerja
29
b. Diharapkan untuk adik-adik dalam melaksanakan Praktek Kerja
Lapangan melakukan perjalanannya dengan baik agar selalu dapat
menjaga nama baik Akademi Sekretari dan Manajemen Don Bosco.
c. Disarankan untuk tidak malu bertanya apabila menemukan kesulitan
dalam mengoperasikan alat-alat kantor.
d. Diharapkan untuk terus membina hubungan baik dengan karyawan
perusahaan walaupun sudah selesai melaksanakan Kegiatan Praktek
30
DAFTAR PUSTAKA
___________. 2011. Pengelola Surat Utang Negara
< http://obligasinegara.wordpress.com/2011/09/28/pengelola-surat-utang-negara/>.
_________. 2012. Direktorat Jenderal Pengelolaan Utang. <www.dmo.or.id>. Kementerian Keuangan. 2011. Pedoman Tata Naskah Dinas Di Lingkungan
Direktorat Jenderal Pengelolaan Utang. Jakarta: Kementerian Keuangan
Kementerian Keuangan. 2007. Standard Operating Procedure. Jakarta : Direktorat Jenderal Pengelolaan Utang
31
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
I. Data Pribadi
Nama Lengkap : Esra Lestari Nama Panggilan : Echa
Tempat, Tanggal Lahir : Jakarta, 19-02-1991
Usia : 21th
Jenis Kelamin : Perempuan
Agama : Kristen Protestan
Alamat Rumah : Jl. Sawo TMII Pintu II Rt 09/Rw 04 No.13
Jakarta Timur
Status : Belum Menikah
Kewarganegaraan : Indonesia
II. Pendidikan
SMPN 246 2003-2006
SMAN 113 2006-2009
Asekma Don Bosco 2009-2012
III. PENGALAMA KERJA
1. SPG Wings Food 2011
2. SPG Gramedia 2011
3. Pustakawati WKRI 2010-2011
IV. PENGALAMAN ORGANISASI
1. Sekretaris kelas 3.1 2011
32 V. SEMINAR
1. Grooming and Appearance, Asekma Don Bosco 2009 2. Workshop Komputer, Asekma Don Bosco 2010 3. Table Manner, Asekma Don Bosco 2011 4. Memasuki Dunia Kerja, Asekma Don Bosco 2012 5. Enterpreneurship,Asekma Don Bosco 2012 6. How to be an Extraordinary Woman 2012
Beauty Class by Oriflame 2012
33
LAMPIRAN: NOTULENSI RAPAT
1. Latar belakang : 1. Perkembangan Mengenai Keberadaan Mahasiswi
PKL
2. Monitoring Evaluasi Kerja Mahasiswi PKL
2. Tujuan : Evaluasi terhadapat mahasiswi yang sedang
menjalankan Praktek Kerja Lapangan. Evaluasi form penilaian (penetapan waktu).
3. Waktu dan Tempat : Rapat dilaksanakan pada hari Senin, 16 Juli 2012 di
ruang rapat Dit.EAS, Gedung Frans Seda Lt.7, Jakarta.
4. Peserta : Rapat dipimpin oleh Kasubdit Setelmen dan Transaksi
Dit EAS dan dihadiri oleh, Mahasiswi PKL, Perwakilan dari Setelmen dan Transaksi, AKLAP, AV dan Monev
5. Agenda Rapat : Pembahasan Evaluasi Kerja Mahasiswi PKL di Dit.EAS
6. Detil Notulensi
Kesepakatan Rapat :
Dari hasil diskusi serta pembahasan rapat, dihasilkan beberapa kesepakatan, yaitu
a. Sistem Filing akan diterapkan dan dibenahi sehingga pengaturan dokumen dapat lebih teratur.
b. Mahasiswi PKL akan lebih dimanfaatkan sehingga ilmu yang didapat bisa diterapkan.
c. Form penilaian sudah bisa diisi pada minggu ke-3
d. Setiap mahasiswi wajib menyerahkan laporan PKL untuk pihak kampus dan Dit.EAS
7. Kesimpulan dan Tindak Lanjut
Rapat berjalan sesuai dengan agenda yang ditetapkan, hasil rapat telah disepakati bersama dan dijadikan pedoman dalam hal Evaluasi Kerja Mahasiswi PKL Dit.EAS
Jakarta, 16 Juli 2012
Mengetahui, Notulen Rapat
Muller Sagala Esra Lestari
NIP 195705081980031001 S.2009.2989
KEMENTERIAN KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA DIREKTORAT JENDERAL PENGELOLAAN UTANG DIREKTORAT EVALUASI, AKUNTANSI DAN SETELMEN
34
LAMPIRAN: PENGAMATAN ARSIP DJPU – DIT.EAS 1. Pokok Permasalahan
Sistem kearsipan yang belum teratur, mengakibatkan sulitnya menemukan sebuah data, Sehingga terjadinya penumpukan dokumen-dokumen, karena dengan penumpukan dokumen mangakibatkan data yang diperlukan tidak dapat dicari dengan cepat.
Pokok permasalahan adalah jika diperlukan suatu dokumen misalnya dokumen Notice of Payment untuk tahun bulan Januari 2012 maka sulit untuk mencari karena masih berada dalam kardus. Dokumen – dokumen tersebut juga berasal dari beberapa Negara sehingga untuk mencari pasti membutuhkn waktu yang sangat lama. Kardus – kardus tersebut banyak dan bertumpuk – tumpuk, sehingga sulit untuk dijangkau.
2. Hasil Pengamatan
Pada hari senin 23 juli 2012 kami berkesempatan mengunjungi arsip DJPU di lantai basement dengan hasil pengamatan :
a. Belum adanya cara pengaturan pengarsipan dari dokumen-dokumen yang ada.
b. Tempat penyusunan arsip belum siap untuk digunakan.
c. Dokumen masih berada dalam kardus yang bertumpuk - tumpuk
Penyebabnya :
Sulitnya menemukan data yang diperlukan ialah karena Direktorat Jenderal Pengelolaan Utang baru saja berpindah gedung ke gedung yang baru, yaitu ke gedung Frans Seda.
Di gedung lama, berkas-berkas Negara belum tertata rapi dengan menggunakn rak dan roll-o-pack
35
Hibah, Direktorat Surat Utang Negara, Direktorat Pembiayaan Syariah, Direktorat Strategi dan Portofolio Utang, dan Direktorat Evaluasi, Akuntansi dan Setelmen. Dokumen-dokumen tersebut masih dalam kardus dan belum ditata rapi.
3. Analisis permasalahan Arsip DJPU – DIT EAS Permasalahan :
a. Berdasarkan kondisi/pengamatan diatas, permasalahan yang mungkin antara lain:
1) Sulit mencari dokumen 2) Potensi kebakaran 3) Potensi banjir
4) Debu (karna tidak dibersihkan, bayak binatang yang mengkibatkan dokumen rusak)
Khusus untuk dokumen Pinjaman atau Loan dan Dokumen-dokumen masih tertumpuk di dalam kardus berdasarkan Negara dimana Negara tersebut memiliki beberapa lender, dan semua arsip untuk semua eselon II berada dalam satu ruangan.
4. Solusi
a. Dokumen nota dinas dipisahkan dari dokumen yang memiliki jangka retensi satu tahun.
b. Didalam roll opack berisikan dokumen berdasarkan Negara sebagai nama induk dari dokumen yang didlamya diberi Sub.bab sesuai judul surat, kemudian disusun berurut sesuai nomor ID.
c. Nota dinas dipisahkan berdasarkan subjectnya, kemudian dipisahkan berdasarkan bulan.
d. Jika bisa, arsip menggunakan system komputerisasi agar mudah dalam pencarian.
