Kata Pengantar. Copyright/talagacom/mypos salon/tbgs/2005 Page 2

(1)

TALAGA SOFTWARE

Software Development Company

ERP Software, Point of Sales, Payroll, Leasing,

Accounting, Internet, Maintenance, Consulting,

Training, Special Case Project

2008

Software SALON

Talaga Software Indonesia 4/4/2008

(2)

Kata Pengantar

Kebutuhan akan pemorsesan data dan menghasilkan laporan-laporan yang

cepat dan akurat tentunya harus dilakukan secara otomatis dengan bantuan

perangkat komputer dan software untuk mesin kasir.

Tentunya kebutuhan akan computer dan software tersebut tidak ingin terlalu

membebani biaya yang harus dikeluarkan untuk mendapatkanya. Maka dengan

porgram yang kami miliki masalah tersebut bisa diatasi dengan program MyPOS

Salon

MyPOS merupakan aplikasi komputer POS (Point Of Sales) yang mudah dan

akurat untuk digunakan di toko retail, apotik, restaurant, salon dll.

MyPOS merupakan aplikasi berbasis windows yang dirancang untuk membantu

usaha anda serta menjalankan bisnis anda.

MyPOS versi retail dapat dipakai untuk toko skala kecil dan menengah tetapi

memungkinkan juga untuk usaha yang lebih besar lagi.

MyPOS dapat dioprasikan secara mudah oleh semua orang serta dengan harga

yang relatif terjangkau oleh semua kalangan masyarakat.

(3)

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR I DAFTAR ISI II MYPOS 4 Login Information 4 Fitur Utama 6 I. SETTING AWAL Setting Nota 7 Setting Sistem 9 Daftar Products 9 Daftar Service 10

Daftar Nomor Meja 11

Daftar Stylist/Employee 11

Daftar Pelanggan/Customer 12

Setting Daftar Pemakai/User Level 12

Backup Database 13

Hapus Semua Transaksi Penjualan 13

Hapus Semua Dfatar Master Stock 13

Export Data Master Stock ke Excel 13

Import Data Master Stock ke Excel 13

Reset Nota Jadi Nol 14

II.PENGOPRASIAN MYPOS

Pembuatan Nota 15

Simpan Nota 15

Pembayaran Cash 17

Appointment Books 17

Pembayaran Credit Card 18

Pembayaran Banyak Cara 18

Batal Nomor Ticket 19

Input Kas Awal 19

Pengambilan Kas Kasir 20

Prose Barang Masuk/Keluar 20

Lihat Barang Masuk/Keluar 21

Pembuatan Nota Menggunakan ID Card 22

Pembuatan Nota dengan IN House 22

III.LAPORAN

Rangkuman Penjualan Harian 23

Penjualan Per Nota 23

Penjualan Per Kasir 23

Daftar Pembayaran 23

Penjualan Per Item 23

Penjualan Per Item Category 23

(4)

Daftar Keluar Masuk Barang 23

Daftar Barang Masuk 23

Daftar Barang Keluar 23

Analisa 10 Item Barang yang Laku terjual 23

Analisa 10 Item Barang yang Tidak Laku 23

Analisa Laba/Rugi Penjualan 24

Daftar Stock By Kode 24

Daftar Stock By Description 24

(5)

I

MYPOSSALON I.I. MyPOS SALON

Adapun fitur pertama dari software MyPOS Salon bisa dilihat oleh user pada gambar dibawah ini.

1.2. LOGIN INFORMATION

Adapun step kedua dari MyPOS Salon adalah informasi yang harus di isi oleh user sebelum mengoprasikan program seperti:

a. Tanggal

Adapun pengisian dari tanggal akan terisi dengan otomatis dengan sendirinya

b. User ID

Isilah User ID dengan mengetikan Kasir atapun ID yang anda miliki untuk mengoprasikan software ini.

c. Password

Isilah Password yang sesuai dengan ID yang dimiliki oleh user ataupun dengan mengetikan

Kasir

d. Batal –F4

FUNGSI INI DIGUNAKAN JIKA USER INGIN MEMBATALKAN PROGRAM ATAUPUN DENGAN MENEKAN/MENGKLIK BATAL ATAUPUN F4.

e. Teruskan –F6

Fungsi ini digunakan untuk meneruskan/melanjutkan dari pengoprasian MyPOS

(6)

menggunakan mouse/mengklik fitur yang akan diisi.

- selain dengan mouse user dapat menekan ENTER /Tombol TAB untuk melanjutkan program.

I.3.FITUR UTAMA

Dibawah ini adalah fitur utama dari tampilan program MyPOS Salon, Seperti:

a. Nomor Tiket b. Tanggal c. Nomor Meja d. Tiket Baru ---F2 e. Simpan ---F3 f. Cetak ---F4 g. Ticket Open ---F7 h. Appoint Book i. Bayar Cash ---F5 j. Menu Bayar ---F6 k. Setting ---Ctrl + S l. Proses ---F12 m. Laporan ---Ctrl+L n. Keluar ---Ctrl + X

(7)

II

SETTING AWAL

2.1. Settingan Awal

Sebelum user menjalankan program MyPos Salon langkah awal yang harus dilakukan adalah menyetting tampilan awal. Klik tombol Setting atau Ctrl-S maka akan tampil gambar seperti dibawah ini.

2.2. Setting Nota

Klik Setting --- Setting Nota maka user akan diminta “ Sebelum menjalankan Module ini

masukan Password Suppervisor ”. Ketik Admin ---Teruskan/tekan Enter maka akan

(8)

a. Nama Perusahaan.

b. Informasi bagian atas nota. c. Informasi bagian bawah nota.

d. Pilihlah Settingan bentuk nota yang dipakai oleh Perusahaan Anda. Maka akan muncul pilihan bentuk nota seperti dibawah ini:

- user defined - 1 Line 80 Character - 2 Line 80 Character - 2 Line 40 Charcter e. Cetak Nota

f. Cetak Pakai port LPT 1 g. Cetak PPN

h. Cetak Kartu Kredit

Setelah user mengisi data-data diatas Klik tombol Simpan ataupun Batal bila tidak ingin melanjutkan program.

(9)

2.3. Setting Password sistem

Ikuti langkah seperti pembuatan Nota. Isilah data seperti: - Isi Computer No:

- Isi Admin Password - Isi Supervisor Pwd - Isi Gudang - Isi Discount - Isi Kode Pajak/ (%)

Setelah user mengisi data yang diperlukan klik Simpan.

2.4. Daftar Products

Ikuti langkah seperti diatas pilih Daftar

Products klik Tambah untuk input

data. Maka akan tampil Form Data seperti gambar dibawah ini;

a. Isi Kode Barang b. Jumlah Quantity c. Keterangan

d. Kategori. Pilih edit untuk membuat kategori barang

e. Isi make. Pilih edit untuk membuat daftar pembuatan barang. Contoh dibuat sendiri. ( Salon Source.nama pembuat dll)

f. Isi ukuran g. Isi satuan h. Isi Harga Beli i. Isi harga Jual

(10)

k. Check List apabila termasuk barang Kena Pajak/Non Pajak

l. Isi Supplier apabila barang berasal dari luar

i. Klik Simpan

2.5. Daftar Service

Untuk mengisi Daftar Service ikuti langkah di atas kemudian pili Daftar Service. Isilah Data-Data yang di perlukan seperti;

a. Kode service b. Kategori c. Keterangan d. Harga jual e. Discount f. Bonus komisi g. Pajak/non pajak

h. Pilihlah harga untuk setting waktu service

i. Pilih link ke nama barang apabila service ini memerlukan barang/produk

(11)

2.6. Daftar Nomor Meja

Untuk membuat Daftar Nomor Meja, ikuti langkah sebagai berikut; a. Pilih setting

b. Pilih Daftar Meja. Maka anda akan diminta memasukan password isilah admin c. Isi kode

d. Isi keterangan e. Isi status

f. Setelah anda input data maka refesh query dengn mengklik tombol yang ditunjukan oleh panah dibawah ini

2.6. Daftar Stylist/Employee

Untuk membuat Daftar Stylist maka ikuti langkah sebagai berikut; a. Klik Setting

b. Pilih Daftar Stylist/Employee, maka system akan meminta anda memsaukan Password Supervisor, ketikan Admin klik OK

c. Klik Tombol Add Query yang di Tunjukan oleh Panah Warna Merah d. Isilah Data-Data Sytlist seperti gambar dibawah ini

Setelah anda mengisikan data-data maka klik Tombol Query Refresh yang ditunjukan oleh tanda panah Warna Hitam untuk melihat apakah data telah masuk kemudian Close

(12)

Cat; apabila anda ingin menghapus Stylish Sorot Baris Stylist kemudian Delete dan apabila ingin mengedit Styilist Klik Tombol Edit

2.7. Daftar Pelanggan/Customer

Untuk membuat data pelanggan maka langkah yang harus anda lakukan adalah ebagai berikut;

a. Klik Setting kemudian Pilih Daftar Pelanggan/Customer maka anda akan diminta memasukan Password asukan Admin kemudian Klik OK

b. Maka akan Tampil gambar seperti dibawah, kemudian Klik Tombol Add New Record yang di tunjukan oleh panah

c. Kemudian Isilah Data-Data yang diperlukan

d. Ikuti langkah seperti diatas

2.8. Daftar Pemakai /User Level

Fitur ini digunakan untuk menambah Pemakai/User di dalam Program Kasir yang meliputi Nama dan Job Description. Untuk menambah Pemakai ataupun nama kasir maka ikuti langkah seperti dalam pembuatan Daftar Pelanggan, dengan memilih Daftar Pemakai/User Level seperti Gambar di samping ini

2.8. Backup Database

Fungsi ini digunakan sebagai pengcopyan file data-data secara keseluruhan dari pada program agar data-data yang telah ter records tidak hilang/rusak ketika terkena virus ataupun salah pengoprasian. Untuk melakukan Backup anda tinggal pilih Setting kemudian pilih Backup Database, maka File yang disimpan akan otomatis tersimpan dei Drive C seperti

(13)

2.9. Hapus Semua Transaksi Penjualan

Fitur ini digunakan ketika anda ingin menghapus semua Transaksi penjualan yang telah Kasir lakukan. Fungsi ini hanya sekali digunakan ketika anda memulai menggunakan Program Kasir karena anda belum mengoprasikan tetapi fitur ini juga bias anda lakukan ketika anda tidak membutuhkan data-data yang sudah berganti tahun. Untuk menghapus semua data transaksi penjualan ikuti langkah sebagai berikut:

Klik Setting→Hapus Semua Transaksi Penjualan→isi Ya→Masukan Password→ok

Setelah User mengikuti langkah diatas maka sistem akan memberitahukan bahwa data telah terhapus. Seperti Gambar dibawah ini:

2.10. Hapus Semua Data Master Stock

Fitur ini digunakan ketika anda ingin menghapus semua Data Master Stock yang telah Anda lakukan secara keseluruhan. Ikuti langkah seperti diatas

2.11. Mengexport/Import ke Master Data

Untuk mengexport atau mengimport data dari Excel ke Master Data maka ikuti langkah sebagai berikut: Klik Setting→Klik Import/Export

Setelah mengikuti langkah diatas maka data akan otomatis disimpan di Master Data.

Catatan: - Untuk Meng Export Data maka User terlebih dahulu memasukan data di Excel secara keseluruhan.

- Pemasukan Data Barang bisa dilakukan juga langsung dari Program MyPOS.

- Sebelum Anda meng Exports Data buka terlebih dahulu program Excel kemudian klik Export

2.12. Mereset Nomor Nota Menjadi 0

Untuk merubah No. Nota maka ikuti langkah sebagai berikut:

Klik Setting → klik Reset Nota jadi 0 maka nota akan otomatis berubah menjadi nol.

Catatan: - Usahakan tidak ada Transaksi yang masih berjalan. Apabila masih ada transaksi maka tidak akan bisa direset. Seperti gambar dibawah ini.

(14)

III

PENGOPRASIAN MYPOS 3.1. Pembuatan Nota Cash/Walk In

Setelah anda menyetting system maka anda dapat mulai mengoprasikan program karena data-data yang diperlukan telah selesai dibuat. Untuk mulai mengoprasikan, ikuti langkah sebagai berikut;

3.1.1. Simpan Nota

a. Pilih F4 atau klik Tombol Ticket Baru maka akan tampil Fitur informasi seperti dibawah ini.

b. Klik ok. Apabila anda tidak ingin informasi ini tampil maka Check List Tidak Usah Tampil lagi informasi

c. Maka akan tampil tombol pilihan seperti gambar disamping

d. Pilih Walk In apabila Data Pelanggan tidak perlu dicatat/tidak termasuk Member di data pelanggan

e. Isilah Data Pelanggan seperti; Nama Pelanggan,No.Telp atau HP

f. Setelah anda mengisi informasi pelanggan maka klik OK atau pilih Cancel bila ingin membatalkan prosedur.

g. Setelah anda mengklik ok maka akan tampil fitur utama seperti gambar dibawah h. Pilihlah nomor meja yang digunakan

pelanggan dengan mengklik tombol pilihan

Cat; nomor Nota dan Tanggal akan secara otomatis terisi jadi anda tidak perlu memasukan data.

i. Pilih stylish yang dipakai

j. Pilih Daftar Produk yang di gunakan/dibeli oleh pelanggan maka akan terisi secara otomatis k. Masukan jam, durasi yang dipakai/digunakan l. Masukan Quantity yang dipakai

m. Kemudian pilih Simpan F3 untuk menyimpan

Catatan: Perhatikan Didalam pemasukan Jam,Durasi jangan sampai kurang dari 15 menit karena fungsi ini akan berkaitan dengan Appointment Book

(15)

3.1.2. Melihat Daftar Nota/Ticket Open

Untuk melihat Daftar Nota yang belum dibayar maka pilih Ticket Open maka akan tampil gambar seperti gambar dibawah. Kemudian pilih Nota yang akan dibayar atau bisa juga dengan double click dari nomor nota yang akan dilihat.

3.1.3. Appointment Books

Fitur ini digunakan ketika anda ingin membuat /melihat Print Out penjadwalan dari pada Stylist yang akan digunakan maupun yang sedang dalam Jadwal Kerja. Untuk dafat melihat fitur ini maka ikuti langkah sebagai berikut:

a. Pilih Appointment Books

(16)

3.1.3. Pembayaran secara Cash

Untuk melakukan pembayaran secara Cash ikuti

langkah seperti pembuatan Nota sampai point K kemudian klik menu Bayar dengan Cash atau F5, Masukan Nominal Pembayaran dari Pembeli maka akan tampil Form seperti dibawah ini.

Setelah User mengisi form diatas tekan Enter maka akan terhitung secara otomatis kembalian daripada uang pembeli. Seperti terlihat pada gambar disamping ini:

3.1.4. Pembayaran Secara Kredit

Untuk melakukan Pembayaran Secara Kredit ikuti langkah diatas kemudian pilih Menu Bayar maka akan tampil pilihan seperti gambar disamping,

Seandainya pembeli menggunakan Alat Pembayaran dengan kartu keridit maka langkah yang harus dilakukan adalah sebagai berikut:

Klik Credit Card Isilah data-data seperti: a. Jenis Kartu Kredit

(17)

d. Tanggal Kadaluarsa e. Klik Prosess.

3.1.5 Pembuatan /Pembayaran Nota menggunakan Banyak Cara

fungsi ini digunakan ketika pelanggan ingin melakukan pembayaran dengan Voucher,Complement ataupun lain-lain. Ikuti langkah seperti pembuatan Nota kemudian

a. Pilih Menu Bayar menggunakan banyak cara b. Pilh Metode Pembayaran yang digunakan contoh

Voucher

c. Masukan No Voucher yang dimiliki d. Klik ok

e. Masukan Nominal Voucher f. Klik Ok

g. Kemudian Simpan

Catatan; Apabila Jumlah pembayaran kurang maka akan terlihat jumlah pembayaran yang harus di bayar oleh pelanggan. Untuk melakukan sisa pembayaran maka anda tinggal memilih metode pembayaran yang akan di lakukan oleh pelanggan seperti gambar dibawah ini. Setiap

pebayaran yang dilakukan oleh pelanggan, maka jumlah pembayaran harus sesuai dengan tagihan sehingga tagihan lunas terbayar atau sisa harus Nol, selain itu untuk melakukan penghapusan baris klik No.Baris yang akan dihapus kemudian sorot baris tersebut kemudian tekan Delete di keybord.

(18)

3.1.6. Batal Nomor Ticket

Fungsi ini digunakan untuk membatalkan Ticket yang telah dibuat secara otomatis tetapi anda ingin membatalkanya dikarenakan berbagai hal. Sebelum anda bias membatalkan Ticket, anda akan diminta memasukan Password dari supervisor yang anda miliki atau ketikan Admin. Untuk melakukan proses ini ikuti langkah sebagai berikut;

a. Kill Proses

b. Pilih Batal Nomor Ticket

c. Masukan Password Supervisor yang anda milki atau ketikan Admin

Setelah anda memasukan Password maka Ticket yang telah anda buat akan secara otomatis terhapus.

3.1.7. Input Kas Awal

Fungsi ini digunakan untuk memasukan Kas Awal dari pada Kasir yang akan digunakan sebagai pengembalian. Fungsi ini dilakukan

setiap anda mulai mengoprasikan Kasir . biasanya setiap pagi. Untuk melakukan fungsi ini maka ikuti langkah sebagai berikut

a. Klik Proses

b. Pilih Input Kas Awal c. Masukan Nama Supervisor d. Masukan Nominalnya e. Klik Simpan atau Cetak Bukti

3.1.8. Pengambilan Kas Kasir

Fungsi ini digunakan untuk mengambil uang Kas yang ada di Kasir. Untuk melakukan fungsi ini maka ikuti langkah diatas.

3.1.9 Prose Barang Masuk/Barang Keluar

Fungsi ini digunakan untuk memasukan Nama Barang serta Quantity yang ada. Apabila anda menggunakan fungsi ini maka akan mengubah quantity yang telah ada. Untuk menjalankan fungsi ini maka ikti langkah sebagai berikut;

a. Klik Proses

b. Pilih Proses Barang Masuk

c. Masukan Password yang Anda miliki d. Klik Yes

e. Masukan No. Bukti

f. Pilih Item Barang yang akan diinput

(19)

3.1.10.Lihat Barang Masuk dan Barang Keluar

Fungsi ini digunakan untuk melihat Daftar Barang Masuk/Barang Keluar yang telah adna lakukan. Untuk melihat Brang Masuk/Keluar ikuti langkah seperti diatas kemudian Masukan No Bukti Penerimaan/Keluar Barang kemudian Klik OK.

3.1.11. Print Label Barang

Fungsi ini digunakan ketika anda ingin membuat print out dari label yang akan digunakan. Untuk melakukan fungsi ini maka;

a. Klik Proses

b. Pilih Print Label Barang

c. Pilih Jenis Kategory yang akan anda print atau Load All apabila ingin di print semua barang

(20)

3.2. Pembuatan Nota Dengan ID Cards/Members

Untuk melakukan pembayaran/membuat Nota menggunakan ID Cards atau Members maka ikuti langkah seprti 2.1. kemudian Pilih Tombol ID Cards klik OK maka akan Tampil Gambar Seperti gambar disamping ini kemudian;

a. Masukan Kode Pelanggan atau Gesekan Magnetic Cards pada Cards Reader apabila anda menggunakanya

b. Klik Ok

3.3. Pembuatan Nota/Pembayaran menggunakan In House/Panggilan

Ada kalanya pelanggan memanggil stylist untuk melakukan service di rumah pelanggan maka langkah yang anda lakukan sebagai berikut; ikuti langkah seperti no.2.1 kemudian pilih Walk In House. Isilah Data-Data yang di perlukan seperti diatas

(21)

IV

Laporan – Laporan

4.1. Laporan Rangkuman Penjualan Harian

Laporan Rangkuman Penjualan Harian adalah laporan yang dihasilkan dari hasil transaksi yang telah dilakukan oleh kasir. Untuk melihat laporan harian maka ikuti langkah sebagai berikut;

a. Klik Laporan

b. Pilih Laporan Rangkuman Harian

c. Masukan Tanggal Transaksi yang ingin anda lihat d. Klik Cetak

Setelah anda memasukan/memilih tanggal maka akan ditampilkan Laporan Penjualan Harian seperti Gambar disamping ini

4.2. Penjualan per Nota

Fungsi ini digunakan ketika anda ingin melihat laporan/transaksi yang sudah dilakukan oleh Kasir dengan melihat Nomor dari pada Nota yang sudah tercetak/keluar

4.3. Penjualan Per Kasir

Fungsi ini dugunakan ketika anda ingin melihat transaksi-transaksi

penjualan yang dilakukan oleh setiap kasir. Ikuti langkah seperti diatas

4.4. Daftar Pembayaran

Fitur ini digunakan ketika anda ingin melihat Daftar Pembayaran penjualan secara keseluruhan. Untuk menggunakan fitur ini ikuti langkah seperti diatas

4.5.Daftar Penualan per Item/Category

Fitur ini digunakan ketika anda ingin melihat transaksi penjualan menggunakan Item

4.6.Komisi Stylist Penjualan Item

Fitur ini digunakan ketika anda ingin melihat Komisi penualan dari pada stylist

4.7. Daftar Masuk Keluar Barang

Fitur ini digunakan ketika anda ingin melihat keluar/masuknya barang yang telah anda lakukan

4.8. Analisa 10 item yang paling/tidak laku

Fitur ini digunakan ketika anda ingin melihat barang apa saja yang paling/tidak laku terjual.

(22)

4.10. Daftar Stock by Kode/Descriptions

Fitur ini digunakan ketika anda ingin melihat Daftar Stock menggunakan Kode maupun Descriptions

Catatan: Untuk melihat laporan-laporan maka anda harus memasukan Password Supervisor yang anda miliki ataupun dengan mengetikan Admin apabila system meminta Password dari pada Supervisor.