204
PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KULIAH NON TATAP MUKA JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA DI IST AKPRIND YOGYAKARTA DENGAN METODE
AGILE BERBASIS WEB RESPONSIVE
Laharun Muhammad1, Dina Andayati2, Suraya3 1,2,3
Teknik Informatika, Institut Sains & Teknologi AKPRIND, Yogyakarta Email: laharun00@gmail.com, dina_asnawi@yahoo.com, suraya_pandes@yahoo.com
ABSTRACT
Procedures for implementing Workshop, Internships, Skripsi, Final Task, at IST AKPRIND Yogyakarta that begins with students coming with a proposal submitted to the department secretary. Secretary majors then record enrollment this proposal into a ledger. This kind of processing is fairly manual. The submission process is still manual can cause problems. Among these difficulties the department secretary will check the duplication of titles proposal Workshop, Internships, Skripsi, Final Task,. Stems from constraints experienced point, there arose the concept of a system that will act as a mediator in the process of management majors. Benefits that will be felt, of which facilitate the maid head of department in checking the quality, increase customer satisfaction, and cost-effective.
Results from this study is the system that is made has a database for data storage and application to enter and retrieve data as needed. Management information systems majors can present data information proposal, approved the proposal of data, search or search archive data archiving reports and special topics, practical work, the final project and skripsi that has been realized. Presenting information recapitulation of the lecturers, as well as decision-making facility letters and records of consultation.
Keywords: Workshop, Internships, Skripsi, Final Task, IST AKPRIND Yogyakarta, Agile Methods
INTISARI
Prosedur pelaksanaan topik khusus, kerja praktek, tugas akhir dan skripsi di IST AKPRIND Yogyakarta yaitu dimulai dengan mahasiswa datang dengan membawa proposal yang diserahkan kepada sekretaris jurusan. Sekretaris jurusan kemudian mencatatkan pendaftaran proposal ini ke dalam sebuah buku induk. Pengolahan semacam ini terbilang manual. Proses pengajuan yang masih manual ini dapat menimbulkan masalah. Di antaranya sekretaris jurusan akan kesulitan mengecek duplikasi judul proposal topik khusus, kerja praktek, tugas akhir dan skripsi. Berpangkal dari titik kendala yang dialami, maka timbullah konsep sebuah sistem yang akan menjadi mediator proses manajemen di jurusan. Keuntungan yang akan dirasakan, di antaranya memudahkan pembantu ketua jurusan dalam mengecek kesamaan judul topik khusus, kerja praktek, tugas akhir dan skripsi yang sudah pernah dibuat.
Metode pengembangan sistem akan menggunakan metode agile. Metode agile adalah metodologi pengembangan yang didasarkan pada prinsip pengembangan sistem jangka pendek yang memerlukan adaptasi yang cepat. Kelebihan dari agile di antarannya menambah kualitas perangkat lunak, menambah kepuasan klien, dan hemat biaya.
Hasil dari penelitian ini adalah sistem yang dibuat memiliki database sebagai penyimpanan data dan aplikasi untuk memasukan dan mengambil data yang diperlukan. Sistem informasi manajemen jurusan dapat menyajikan informasi data proposal, data proposal yang disetujui, search atau pencarian arsip laporan dan pengarsipan data topik khusus, kerja praktek, tugas akhir dan skripsi yang sudah direalisasi. Menyajikan informasi rekapitulasi dosen pembimbing, serta fasilitas pembuatan surat keputusan dan catatan konsultasi.
205
PENDAHULUANInstitut pendidikan mempunyai tanggung jawab dalam menciptakan pakar-pakar baru dalam bidang keilmuan yang beraneka ragam. Semua universitas menyelenggarakan kurikulum yang mampu mengembangkan potensi serta daya kreasi dari para mahasiswa. Seiring dengan meningkatnya tahapan pembelajaran yang diindikasikan dengan peningkatan semester yang ditempuh maka, mahasiswa akan sampai pada mata kuliah topik khusus yang wajib diambil. Topik khusus adalah mata kuliah yang dilakukan secara kelompok dengan jumlah anggota minimal dua dan maksimal tiga orang. Pada tahapan pembelajaran berikutnya ada mata kuliah kerja praktek (KP) yang menuntut mahasiswa untuk menerapkan ilmu yang telah diperoleh selama kuliah ke dalam kasus yang ada dalam lembaga atau perusahaan yang dituju.
Sebagai salah satu persyaratan kelulusan maka, mahasiswa diharuskan menyusun karya ilmiah berdasarkan hasil penelitian suatu masalah yang dilakukan secara seksama dengan bimbingan dosen pembimbing. Karya ilmiah pada program pendidikan sarjana (S1) dinamakan dengan Skripsi, sedangkan karya ilmiah pada program pendidikan diploma (D3) dinamakan dengan Tugas Akhir (TA).
Prosedur pelaksanaan topik khusus, KP, TA dan skripsi atau disebut juga dengan kuliah non tatap muka ini dimulai dengan mahasiswa datang dengan membawa proposal yang diserahkan kepada sekretaris jurusan. Sekretaris jurusan kemudian mencatatkan pendaftaran proposal ini ke dalam sebuah buku induk. Cara pengolahan semacam ini terbilang manual dan sederhana. Proses pengajuan kuliah non tatap muka yang masih manual ini dapat menimbulkan masalah. Di antaranya sekretaris jurusan akan kesulitan mengecek duplikasi judul proposal yang diajukan.
Berpangkal dari titik kendala yang dialami maka, timbullah konsep sebuah sistem yang akan menjadi mediator proses manajemen kuliah non tatap muka. Sistem ini akan mengorganisasi proses manajemen kuliah non tatap muka di jurusan teknik informatika. Pengembangan sistem informasi berbasis web tersebut menggunakan metode agile.
METODE PENELITIAN
Dalam proses penelitian ini, yang digunakan adalah perangkat keras dan perangkat lunak sebagai berikut:
Perangkat keras (hardware) berupa Laptop THOSIBA Satellite c655-s5305, Processor Intel Core i3 2330M/2.2 GHz, RAM-Memory Speed 4GB-1333 MHz, Harddisk 320GB HDD.
Perangkat lunak (software) berupa, Aplikasi Server menggunakan WampServer 2.5, Web Server menggunakan Apache 2.4.9, Bahasa pemrograman script server-side PHP 5.5.12, Pengolahan basis data menggunakan PostgresSQL 9.5.3, User Interface (UI) basis data PostgreSQL menggunakan PgAdmin PostgreSQL Tools 1.22.1, Desain Web menggunakan Bootstrap-3-1, Browser menggunakan Google Chrome 52.0.2743.116 dan Mozila, Firefox 46.0.1.
Metode pengumpulan data yang dipergunakan pada penelitian ini adalah observasi yang dilakukan adalah melakukan pengamatan secara langsung terhadap proses pengolahan data pada kuliah non tatap muka di IST AKPRIND Yogyakarta. Wawancara yang dilakukan adalah seputar proses pengolahan data kuliah non tatap muka di IST AKPRIND Yogyakarta. Studi pustaka dilakukan untuk mengumpulkan hasil-hasil penelitian sebelumnya yang relevan dari konsep analisis, perancangan, dan implementasi sistem aplikasi.
206
TINJAUAN PUSTAKAPenyusunan perancangan sistem manajemen kuliah non tatap muka mahasiswa menggunakan beberapa referensi yang berhubungan dengan permasalahan yang diteliti. Referensi tersebut diambil dari hasil penelitian yang sudah ada.
Referensi pertama adalah meneliti tentang tugas akhir dan praktek kerja lapangan (Ryan, Eko, & Indriyanti, 2012). Kesesuaian penelitian yang dilakukan adalah membahas alur aktivitas tugas akhir dan praktek kerja mahasiswa dan sistem menampilkan rekapitulasi beban dosen pembimbing dalam suatu periode. Sistem yang dikembangkan memiliki kelebihan dan kelemahan seperti penjelasan berikut ini.
Kelebihan:
1 Mahasiswa dan program studi dapat memanfaatkan sistem informasi sebagai sumber informasi.
2 Sistem menampilkan informasi laporan minat tugas akhir dan kerja praktek mahasiswa dalam suatu periode.
Kekurangan:
1 Sistem hanya membahas aktivitas tugas akhir dan kerja praktek di jurusan teknik industri saja, sistem tidak membahas untuk jurusan lainnya.
2 Sistem tidak menyediakan validasi jika rekapitulasi dosen pembimbing melebihi batas. Referensi kedua adalah laporan penelitian yang meneliti tentang manajemen praktek kerja lapangan pada jurusan Teknik Informatika (Kaharudin, Bambang, & Berliana, 2016). Kesesuaian penelitian yang dilakukan adalah membahas tentang membangun sistem informasi manajemen kerja praktek pada program studi teknik informatika berbasis web. Kelebihan sistem tersebut adalah:
1 Sistem dilengkapi dengan pengumpulan manual skrip.
2 Sistem dilengkapi dengan fasilitas pencarian jurnal yang sudah pernah dibuat. Kekurangan dari sistem tersebut adalah:
1 Sistem tidak memiliki fasilitas pemberitahuan bila mahasiswa sudah tidak melakukan bimbingan.
2 Sistem tidak memiliki fitur pengecekan judul pengajuan praktek kerja lapangan.
Referensi ketiga yang digunakan selanjutnya adalah laporan penelitian yang meneliti tentang manajemen skripsi mahasiswa (Dewanto, 2014). Kelebihan pada referensi ketiga adalah:
1 Sistem informasi manajemen skripsi tersebut sudah dibuat secara online jadi informasi dapat dilakukan di mana saja.
2 Sistem dilengkapi dengan pendokumentasian mahasiswa yang sudah lulus skripsi sehingga dapat tersedia untuk pihak yang membutuhkan.
Kekurangan pada referensi ketiga adalah:
1 Sistem tidak dilengkapi dengan rekapitulasi beban dosen pembimbing tugas akhir. 2 Sistem informasi manajemen skripsi tersebut sudah dibuat secara online, namun sistem
tidak membuat fasilitas konsultasi via website atau internet.
Berdasarkan referensi sebelumnya maka perancangan sistem dalam penelitian ini dilakukan untuk menyusun sistem baru dengan beberapa keunggulan antara lain:
1 Sistem dilengkapi dengan rekapitulasi beban dosen pembimbing topik khusus, KP, TA dan skripsi.
2 Terdapat fasilitas pendokumentasian data topik khusus, KP, TA dan skripsi. Sehingga dapat mencegah adanya kesamaan judul dengan judul yang pernah dibuat oleh mahasiswa sebelumnya.
3 Fasilitas notifikasi via SMS yang dikirim kepada mahasiswa yang tidak melakukan proses bimbingan selama waktu tertentu.
PEMBAHASAN
207
Mereview kembali beberapa prinsip dari metode agiile software development yaitu menerima perubahan kebutuhan, sekalipun di akhir pengembangan dan kepuasan client adalah prioritas utama dengan menghasilkan produk lebih awal dan terus menerus.
Dengan dasar prinsip-prinsip dari metode agiile software development adapun beberapa penambahan menu atau tools selama pengembangan berjalan.
Search tools ini dibuat atas permintaan dari staf jurusan Teknik Informatika IST AKPRIND Yogyakarta yang tujuannya agar mempermudah staf jurusan dalam mencari informasi kuliah non tatap muka terhadap mahasiswa yang dituju dengan menggunakan parameter nomor induk mahasiswa. Gambar search tools di tunjukkan pada gambar 1 dan gambar 2.
Gambar 1 Search tools validasi
Gambar 2 Search tools
Proses search tools dimulai dari staf jurusan mengetikkan nomor induk mahasiswa di text field kemudian informasi tentang mahasiswa akan muncul. Notice berbasis short message Service (SMS) ini dibuat atas permintaan dari PUSKOM IST AKPRIND Yogyakarta yang fungsinya agar mahasiswa mendapatkan notice berupa SMS yang dikirimkan ke nomor handphone apabila mahasiswa sudah vakum bimbingan selama dua minggu. Gambar Notice berbasis short message Service (SMS) ditunjukkan pada gambar 3.
208
Data nomor handphone mahasiswa di dapatkan saat mahasiswa mengajukan pendaftaran kuliah non tatap muka di jurusan Teknik Informatika. Tampilan halaman jadwal ujian pendadaran dapat dilihat pada Gambar 4.
Gambar 4 Tampilan halaman jadwal ujian pendadaran
Gambar 4 adalah hasil dari eksekusi menu jadwal pendadaran yang digunakan untuk melihat jadwal pendadaran mahasiswa yang sudah didaftarkan oleh staf jurusan. Proses penjadwalan ujian pendadaran dimulai dari staf jurusan menentukan dosen penguji.
Gambar 5 Penjadwalan pendadaran.
Proses penjadwalan pendadaran akan berjalan secara automatic generate dengan memperhatikan dosen penguji 1, dosen penguji 2, dosen penguji 3, ruang sidang, hari libur nasional dan jam pelaksanaan agar tidak berjalan bersamaan.
209
Gambar 6. Agile Software Development
Sedangkan kekurangan dari metode agile antara lain:
1 Metode agile tidak akan berjalan dengan baik jika komitmen tim kurang. 2 Tidak cocok dalam skala tim yang besar (lebih dari 20 orang).
3 Perkiraan waktu release dan harga perangkat lunak sulit ditentukan.
KESIMPULAN
Dari semua tahapan penelitian yang telah dilakukan dapat ditarik kesimpulan, sebagai berikut: 1 1.Agile software development adalah metode pengembangan perangkat lunak yang
iteratif, selalu mengalami perubahan, dan evolusioner. Tim harus bekerja dalam waktu yang singkat dan juga selalu menambah fungsionalitas dari perangkat lunak sesuai dengan kebutuhan client. Agile software development dapat dianalogikan ketika seseorang ingin pergi ke suatu kota dan dia tidak tahu jalannya. Lalu bagaimana dia bisa sampai tujuan. Dengan sering bertanya kepada orang yang dia temui dijalan hingga dia sampai di tempat tujuan.
2 Dengan menggunakan metode agile, tim pengembang diharuskan sering bertemu untuk membahas pengembangan proyek dan feedback dari cllient yang nantinya akan ditambahkan dalam perangkat lunak, sehingga tim bisa berkolaborasi dengan maksimal.
3 Sistem Manajemen manajemen kuliah non tatap muka meningkatkan kualitas dan menyajikan informasi pengerjaan Topik Khusus, KP, TA dan Skripsi.
4 Meningkatkan efisiensi kerja dosen dan staf akademik dalam proses manajemen kuliah non tatap muka yang sebelumnya dikerjakan secara manual.
5 Sistem disertai dengan perhitungan rekapitulasi beban dosen pembimbing Topik Khusus, KP, TA, dan Skripsi mahasiswa.
6 Memudahkan pembantu ketua jurusan dalam mengelompokkan judul atau tema Topik Khusus, KP, TA dan Skripsi mahasiswa yang sudah pernah dibuat oleh mahasiswa sebelumnya.
7 Memudahkan dosen untuk memberikan catatan bimbingan mahasiswa dengan berbagai device dan platform, hal ini bisa diatasi dengan adanya web responsive. 8 Adanya notice berbasis short message Service (SMS). Notice keterlambatan bimbingan
ini akan menjadi motivasi mahasiswa agar tetap fokus dalam menyelesaikan tugasnya. 30%
28% 28%
14%
Agile Software Development
Menambah produktivitas tim
Menambah kualitas perangkat lunak
Menambah kepuasan client
210
DAFTAR PUSTAKAAdi Dewanto, S. M. (2014). Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Manajemen Skripsi Mahasiswa Jurusan Pendidikan Teknik Elektronika Program Studi Pendidikan Teknik Pendidikan Teknik Elektronika Fakultas Teknik UNY. Yogyakarta.
Arifin, M. (2014, April). Analisa dan Perancangan Sistem Informasi Kerja Praktek Lapangan Pada Instalasi. Simetris, V, 49-56.
Constantianus, F., & Suteja, B. R. (2005). Analisa dan Desain Sistem Bimbingan Tugas Akhir Berbasis Web dengan Studi Kasus Fakultas Teknologi Informasi. Jurnal Informatika UKM, 93-106.
Diponegoro, U. (2016, 07 18). Kerja Praktek. Diambil kembali dari Universitas Diponegoro: http://eeundip.tripod.com/kp_index.htm
Gordon, D. B. (1999). Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen Bagian I: Pengantar. Jakarta: PT. Ikrar Mandidabadi.
Jogiyanto, H. (2004). Analisis & Desain Sistem Informasi PendekatanTerstruktur Teori dan Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi Offset.
Jogiyanto, H. (2004). Sistem Informasi Berbasis Komputer: Konsep Dasar dan Komponen. Yogyakarta: Andi Offset.
Kadir, A. (2003). Pemograman Web Mencakup : HTML, CSS, JAVASCRIPT dan PHP. Yogyakarta: Andi Offet.
Kaharudin, S., Bambang, E. P., & Berliana, K. R. (2016, Oktober). Pembangunan Sistem Informasi Manajemen Praktek Kerja Lapangan Pada Program Studi Teknik Informatika Berbasis Web. Jurnal Bianglala Informatika, 4, 26-32.
Prasetyo, R., Iftadi, I., & Rochman, T. (2010). Perancangan Sistem Informasi Tugas Akhir dan Kerja Praktek di Jurusan Teknik Industri UNS. Performa, No.1: 55-63.
Raharjo, B. (2011). Belajar Otodidak Membuat Database Menggunakan MySQL. Informatika. Ryan, A., Eko, A. S., & Indriyanti. (2012). Sistem Informasi Tugas Akhir dan Kerja Praktek
Lapangan Berbasis Web Menggunakan Metode Unified Process. Jurnal Masyarakat Informatika, II, 51-62.
