Kemajuan suatu organisasi, pendidikan, pemerintahan, bisnis, perusahaan, lembaga eksekutif dan lain-lain tergantung pada pengelolaan sistem dan aturan-aturan / kebijakan yang diterapkan. Hal ini tidak lepas dari hasil keputusan yang ditetapkan bersama berdasarkan mekanisme dan undang-undang yang berlaku.
Salah satu cara yang sering dilakukan
untuk pengambilan keputusan yaitu melalui rapat. Rapat merupakan sarana berkumpulnya sekelompok orang untuk menyatukan pikiran, pertimbangan, dan pendapat terhadap suatu urusan, masalah, atau pekerjaan yang diharapkan dapat mencapai suatu mufakat, penyelesaian, dan keputusan.
Penyelenggaraan rapat perlu
PERANCANGAN PROTOKOL APLIKASI RAPAT ONLINE MENGGUNAKAN KERANGKA PROTOKOL IAF Mingsep Sampebua’1)
, Lukito E. Nugroho2), Jazi E. Istiyanto3), Risanuri Hidayat 4)
1)
Jurusan Teknik Informatika, Fakultas Teknik UKI-Paulus Makassar
2)
Jurusan Teknik Elektro dan Teknologi Informasi, Fakultas Teknik UGM
3)
Jurusan Elektronika & Instrumentasi, Fakultas MIPA UGM
4)
Jurusan Teknik Elektro dan Teknologi Informasi, Fakultas Teknik UGM
ABSTRAK
Pengambilan keputusan, penyampaian laporan, atau penyelesaian suatu masalah sering dilakukan melalui rapat. Rapat merupakan sarana berkumpulnya sekelompok orang untuk menyatukan pikiran, pertimbangan, dan pendapat terhadap suatu urusan, masalah, atau pekerjaan yang diharapkan dapat mencapai suatu mufakat, penyelesaian, dan keputusan. Beberapa permasalahan yang sering terjadi saat pelaksanaan rapat yaitu peserta tidak dapat hadir mengikuti rapat karena alasan jadwalnya padat, peserta datang terlambat mengikuti rapat dengan berbagai alasan misalnya jalanan macet, terjadi konflik dalam rapat yang mengarah ke kontak fisik, pimpinan rapat sulit mengatur / mengendalikan diskusi karena banyak peserta rapat yang melakukan interupsi dan kritik sesuai keinginannya atau memotong pembicaraan peserta lain yang sedang berbicara, peserta rapat terlalu lama berbicara dan kadang menyimpang dari topik dalam agenda rapat, dan lain-lain.
Permasalahan tersebut memerlukan suatu alternatif model komunikasi yang tidak terikat pada jarak dan waktu untuk pelaksanaan rapat. Model ini diharapkan dapat menyediakan lingkungan komunikasi yang interaktif dan rapat dapat dilaksanakan secara efisien, efektif, dan dapat dilakukan kapan saja dan dari lokasi manapun sepanjang terhubung dengan internet.
Aplikasi conference multimedia dapat diterapkan untuk pelaksanaan rapat secara online karena mendukung komunikasi teks, file presentasi, komunikasi
face-to-face dan dialog secara langsung melalui media internet. Aplikasi rapat online
memerlukan desain protokol komunikasi berbasis internet. Desain protokol aplikasi rapat online dapat menggunakan kerangka protokol IAF untuk mengatur proses-proses komunikasi antar program aplikasi melalui internet.
Kata kunci: Rapat online, Protokol rapat online, Komunikasi real time, Protokol aplikasi internet
direncanakan dengan baik untuk mencapai tujuan yang diharapkan yaitu mufakat, penyelesaian, dan keputusan. Perencanaan rapat meliputi menentukan topik, menentukan tujuan rapat, menentukan peserta / pimpinan rapat, menyusun agenda rapat, menyiapkan tempat rapat, dan membagikan notulen / hasil rapat ke setiap peserta.
Beberapa permasalahan yang sering terjadi saat pelaksanaan rapat yaitu peserta tidak dapat hadir mengikuti rapat karena alasan jadwalnya padat, peserta datang terlambat mengikuti rapat dengan berbagai alasan misalnya jalanan macet, terjadi konflik dalam rapat yang mengarah ke kontak fisik, pimpinan rapat sulit mengatur / mengendalikan diskusi karena banyak peserta rapat yang melakukan interupsi dan kritik sesuai keinginannya atau memotong pembicaraan peserta lain yang sedang berbicara, peserta rapat terlalu lama berbicara dan kadang menyimpang dari topik dalam agenda rapat, dan lain-lain.
Permasalahan tersebut di atas memerlukan suatu alternatif model komunikasi yang tidak terikat pada jarak dan waktu untuk pelaksanaan rapat. Model ini diharapkan dapat menyediakan lingkungan komunikasi yang interaktif dan rapat dapat dilaksanakan secara efisien, efektif, dan dapat dilakukan kapan saja dan dari lokasi manapun sepanjang terhubung dengan internet.
Implementasi teknologi internet disediakan melalui berbagai layanan aplikasi multimedia untuk melakukan komunikasi / interaksi antar pengguna aplikasi. Setiap pengembangan layanan aplikasi komunikasi berbasis internet memerlukan kumpulan aturan yang digunakan sebagai protokol dalam melakukan komunikasi / diskusi antar partisipan.
Tujuan penelitian ini yaitu merancang protokol aplikasi rapat online untuk menentukan aturan-aturan yang diperlukan dalam penyelenggaraan rapat melalui media internet. Rapat online dilakukan secara real time antara pimpinan rapat dengan beberapa peserta rapat yang berada pada lokasi terpisah dengan menggunakan komputer sebagai terminal komunikasi. Aplikasi rapat online dapat menjadi replika dari komunikasi dunia nyata untuk melaksanakan pertemuan /
diskusi karena mendukung komunikasi teks, file presentasi, komunikasi face-to-face dan dialog secara langsung.
Manfaat aplikasi rapat online adalah dapat melakukan pertemuan secara efisien, dinamis, dan efektif antar sekelompok orang melalui internet. Efisien karena peserta dapat mengikuti rapat dari jarak jauh tanpa perlu datang menghadiri pertemuan pada suatu ruangan tertentu sepanjang terhubung dengan internet. Dinamis karena pengaturan jadwal rapat dapat dirubah sesuai kebutuhan tanpa merugikan semua peserta karena peserta tetap berada di tempatnya masing-masing sehingga tidak ada yang mengalami kerugian waktu dan biaya jika terjadi perubahan jadwal rapat.
Efektif karena agenda rapat yang telah disepakati bersama, berjalan sesuai jadwal dan waktu yang telah ditentukan untuk setiap bagian acara. Proses diskusi dapat berjalan dengan efektif karena pimpinan rapat sekaligus sebagai moderator dapat mengatur / mengendalikan berlangsungnya diskusi sesuai dengan agenda rapat yang telah disepakati. Peserta rapat tidak dapat melakukan interupsi dan kritik sesuai keinginannya atau memotong pembicaraan peserta lain yang sedang berbicara karena aplikasi rapat online tidak akan memberi akses berbicara sebelum diberi ijin oleh pimpinan rapat. Pimpinan rapat dapat memberi peringatan / menghentikan peserta untuk berbicara dalam forum diskusi online jika menyimpang dari topik yang dibicarakan atau dihentikan karena terlalu lama berbicara. Tidak mungkin terjadi konflik / kontak fisik antar peserta rapat karena dilaksanakan melalui media internet sehingga etika penyelenggaraan rapat berjalan dengan baik.
Berdasarkan uraian di atas, maka rumusan masalah pada penelitian ini adalah bagaimana merancang protokol aplikasi rapat online menggunakan kerangka protokol IAF untuk melakukan pertemuan yang dilakukan secara real time melalui media internet.
Pertanyaan yang sering muncul berhubugan dengan pelaksanaan rapat yaitu mengapa rapat perlu diadakan dan bagaimana menjalankan rapat yang efektif. Rapat dapat diartikan sebagai sarana berkumpulnya sekelompok orang untuk menyatukan pikiran, pertimbangan, dan pendapat terhadap suatu urusan, masalah,
atau pekerjaan yang diharapkan dapat mencapai suatu mufakat, penyelesaian, dan keputusan.
Alasan perlu dilakukan rapat yaitu karena setiap orang akan melaksanakan tugas dan pekerjaan yang berbeda sehingga perlu koordinasi, komitmen, dan kerjasama yang baik. Alasan lain yaitu setiap orang memiliki ide, pengetahuan, dan pengalaman yang berbeda sehingga perlu dilakukan rapat untuk mencapai mufakat, solusi, dan keputusan bersama.
Sardjono (2009) menjelaskan berbagai hal penting dalam pelaksanaan rapat yaitu mengambil keputusan bersama, tanggung jawab pimpinan rapat, meningkatkan kehadiran peserta rapat, membuat peserta datang tepat waktu, menghidupkan diskusi, mengajukan komentar yang konstruktif, dan melakukan tindak lanjut setelah rapat.
Russ (2009) mengemukakan aturan-aturan umum pelaksanaan meeting yaitu mengirim undangan dan materi rapat ke setiap peserta tepat waktu, selalu memulai dan mengakhiri rapat tepat waktu, undang peserta rapat sesuai dengan kebutuhan dan kompetensi, fokuskan diskusi sesuai dengan agenda rapat, menjadi pendengar yang baik, hentikan semua aktivitas lain diluar kegiatan rapat, dan rencanakan pelaksanaan rapat dengan baik.
Aplikasi conference multimedia dapat diterapkan untuk pelaksanaan rapat secara online karena mendukung komunikasi teks, file presentasi, komunikasi face-to-face dan dialog secara langsung melalui media internet. Aplikasi rapat online memerlukan desain protokol komunikasi berbasis internet. Desain protokol aplikasi rapat online diperlukan untuk mengatur proses-proses komunikasi antara partisipan sehingga komunikasi dan interaksi dapat berlangsung dengan baik. Protokol komunikasi yang dimaksud adalah aturan-aturan yang disepakati antara pihak-pihak (partisipan) yang berkomunikasi / berinteraksi dengan menggunakan komputer sebagai terminal komunikasi dan internet sebagai media komunikasi.
Jika proses komunikasi / interaksi antara partisipan tidak diatur seperti layaknya rapat yang dilakukan pada suatu ruangan, maka efektifitas yang substansial dari diskusi tidak berjalan dengan baik. Hal ini terjadi
karena masing-masing partisipan bebas berbicara pada saat yang diinginkan, sulit membedakan peran dari masing-masing partisipan, komunikasi yang tidak teratur / terkendali antara partisipan, terjadi konflik antara partisipan untuk memperoleh hak berbicara dalam forum diskusi dan lain-lain.
Uyar, dkk (2005) menjelaskan tiga konsep dasar analisis dan identifikasi kebutuhan pada arsitektur sistem komunikasi video conferencing yang scalable. Analisis dan identifikasi kebutuhan tersebut yaitu distribusi stream audio/video, pemrosesan media data, dan pengelolaan meeting (pengelolaan conference session).
Penelitian yang dilakukan oleh Mingsep, dkk (2010) menghasilkan suatu kerangka desain protokol internet lapisan aplikasi yang diberi nama kerangka protokol IAF (Inet Application Framework). Kerangka protokol IAF berfungsi sebagai rangka dasar untuk pengembangan berbagai layanan aplikasi komunikasi karena memuat modul-modul protokol internet lapisan aplikasi yang generic dan idenpenden sehingga dapat digunakan kembali dan dapat diperluas sesuai kebutuhan aplikasi komunikasi.
Komponen-komponen kerangka protokol IAF meliputi komponen user interface, komponen protokol spesifik aplikasi, komponen user agent client, komponen user agent server, komponen agent control communication, komponen location service, dan komponen media data (data teks, file presentasi, data audio, dan data video). Komponen-komponen kerangka protocol IAF dapat dilihat pada Gambar 1.
User interface adalah komponen antarmuka pengguna yang berfungsi sebagai terminal komunikasi atau mediator bagi user untuk berinteraksi dengan sistem layanan aplikasi komunikasi. Komponen protokol spesifik aplikasi adalah komponen yang merepresentasikan aturan-aturan spesifik yang diterapkan pada aplikasi bimbingan tugas akhir mahasiswa.
User Agent Client (UAC) adalah komponen yang merepresentasikan kumpulan fungsi pemrosesan yang diperlukan untuk melakukan permintaan layanan (request) terhadap suatu layanan aplikasi melalui Internet. User Agent Server (UAS) adalah komponen yang
merepresentasikan kumpulan fungsi pemrosesan yang diperlukan untuk menerima permintaan layanan, memproses permintaan layanan, dan menghasilkan response terhadap suatu permintaan layanan melalui Internet.
Agent Control Communication (ACC) adalah komponen yang merepresentasikan kumpulan fungsi pengelolaan / pengendalian komunikasi atau transaksi. Agent Control communication dapat bertindak sebagai User Agent Server ketika menerima request, dan bertindak sebagai User Agent Client ketika meneruskan pesan request ke tujuan yang ingin dicapai. Setiap request yang diterima oleh ACC diproses terlebih dahulu kemudian di teruskan ke tujuan yang ingin dicapai. Location Service (LS) adalah komponen antarmuka untuk pengelolaan data user atau lokasi layanan yang disimpan pada suatu database seperti database server Mysql.
Komponen media data adalah komponen yang bertanggung jawab untuk memproses data aktual yang meliputi pemrosesan input data teks, input data audio, input data video, pengiriman / penerimaan data teks, pengiriman / penerimaan data audio, pengiriman / penerimaan data video, dan pemrosesan output data teks, output data
audio, output data video. Transmisi data audio dan video antar end point melalui
internet menggunakan protokol Real-time Transport Protocol (RTP) yang dipublikasikan oleh IETF atau badan standarisasi protokol Internet (Schulzrinne, dkk, 2003). RTP merupakan protokol yang menyediakan fungsi transport data audio / video antara end point melalui Internet yang dilakukan secara real time.
METODE
Metode penelitian meliputi tiga bagian yaitu bahan penelitian, alat penelitian, dan tahapan perancangan protokol aplikasi rapat online melalui internet.
a. Bahan penelitian. Bahan atau materi penelitian diperoleh dari hasil studi pustaka berupa buku, tulisan-tulisan ilmiah yang membahas protokol internet lapisan aplikasi, pengamatan terhadap proses berlangsungya rapat yang dilakukan dalam suatu ruangan, dan aturan-aturan pelaksanaan rapat.
b. Alat penelitian. Alat penelitian meliputi perangkat keras dan perangkat lunak. Perangkat keras yaitu komputer server, komputer client, jaringan internet, microphone, web camera, speaker dan monitor. Perangkat lunak yaitu program JDK versi 6 (Java Development Kit), Agent Control Communication (ACC) Location Service User Program Aplikasi Client Program Aplikasi Server Transaksi Client & Transaksi Server Transaksi User
Transmitter Receiver
Media Data aktual
INTERNET INTERNET Desain User Interface Pensinyalan Protokol Spesifik Aplikasi UA (Client atau Server) UA (Client atau Server) Desain User Interface Protokol Spesifik Aplikasi Program Aplikasi Client User Transmitter Receiver INTERNET Transaksi User
program NetBeans versi 6.7, database server MySQL menggunakan ApacheFriends XAMPP, StartUML versi 5 untuk desain pemodelan visual, Application Programming Interface JMF dan pustaka kelas kerangka protokol IAF. c. Perancangan protokol aplikasi rapat
online. Perancangan protokol aplikasi rapat online berbasis internet dilakukan melalui empat tahapan yaitu:
1. Menentukan requirement aplikasi rapat online.
2. Membuat desain diagram activity untuk masing-masing program aplikasi yang menggunakan kerangka protokol IAF. Diagram activity menggambarkan modul-modul pada kerangka protokol IAF (kelas-kelas obyek) yang digunakan oleh program aplikasi rapat online.
3. Perancangan antarmuka program aplikasi rapat online.
HASIL DAN PEMBAHASAN
1. Menentukan Requirement Aplikasi Rapat Online
Program aplikasi rapat online melalui internet diperlukan untuk melakukan komunikasi teks, sharing file presentasi, komunikasi audio, dan komunikasi face-to-face. Requirement aplikasi rapat online memerlukan aturan-aturan komunikasi (protokol) untuk mengatur proses-proses komunikasi antara peserta rapat sehingga komunikasi dan interaksi dapat berlangsung dengan baik. Protokol komunikasi yang dimaksud adalah aturan-aturan yang disepakati antara pihak-pihak (partisipan) yang berkomunikasi / berinteraksi dengan menggunakan komputer sebagai terminal komunikasi dan teknologi Internet sebagai media komunikasi.
Requirement aplikasi rapat online yaitu komponen-komponen protokol aplikasi komunikasi, tahapan prosedur / proses-proses komunikasi, dan aturan-aturan komunikasi yang diperlukan dalam melakukan komunikasi / diskusi.
1. Komponen-komponen protokol komunikasi yang diperlukan oleh aplikasi rapat online yaitu komponen antarmuka pengguna, komponen protokol spesifik aplikasi, komponen user agent client,
komponen user agent server, komponen agent control communication, dan komponen location service. Komponen-komponen tersebut dapat dilihat pada gambar 1 di atas.
2. Tahapan prosedur / proses-proses komunikasi meliputi interaksi dengan user interface, proses registrasi, proses login, proses pensinyalan, pengelolaan data user, proses transportasi media data, dan proses logout. Skema tahapan prosedur komunikasi diperlihatkan pada gambar 2 di bawah ini.
Gambar 2. Skema Tahapan Prosedur Komunikasi
3. Aturan-aturan komunikasi yang diperlukan dalam pelaksanaan rapat online yaitu:
a. Pada suatu saat tertentu, hanya satu peserta rapat yang diperkenankan untuk berbicara dalam forum diskusi, dan semua peserta lain yang bergabung dalam forum diskusi bertindak sebagai pendengar. Hal ini diperlukan untuk menghindari konflik komunikasi antar peserta rapat. b. Hak akses setiap peserta rapat untuk
dapat berbicara dalam forum diskusi perlu diatur sesuai dengan aturan komunikasi konvensional yang berlaku pada pelaksanaan rapat. Contohnya peserta rapat harus meminta ijin kepada pimpinan rapat untuk berbicara dalam forum diskusi.
c. Pengaturan / pengendalian hak berbicara dalam forum diskusi dilakukan oleh pimpinan rapat sebagai moderator untuk mengatur proses berlangsungnya rapat online.
d. Pimpinan rapat dapat mengingatkan peserta rapat jika terlalu lama
Pengelolaan Data User
User
Registrasi Login Pensinyalan
Pengaturan / Pengendalian Komunikasi
Transportasi Media Data (Teks, Audio, Video, atau
File Presentasi) Logout
User Interface
berbicara atau menghentikan pembicaraan peserta rapat jika diperlukan.
e. Setiap peserta rapat diberi kesempatan oleh pimpinan rapat untuk memaparkan hasil laporan kegitan atau menyampaikan permasalahn yang dihadapi sesuai dengan agenda rapat dan setelah selesai disampaikan dalam forum, maka pimpinan rapat akan memberi kesempatan kepada peserta lain untuk menanggapi, menyampaikan saran, atau memberi solusi.
f. Setiap peserta rapat tidak boleh memotong pembicaraan peserta lain sebelum selesai berbicara atau tanpa seijin pimpinan rapat.
2. Desain Diagram Activity
Desain diagram activity diperlukan untuk mendeskripsikan logika prosedural, proses bisnis, dan aliran kerja masing-masing fungsi yang digunakan oleh program aplikasi rapat online. Program aplikasi rapat online meliputi program aplikasi server, program aplikasi moderator yang digunakan oleh pimpinan rapat, dan program aplikasi client yang digunakan oleh setiap peserta rapat. Gambar 3, gambar 4, dan gambar 5 di bawah ini menunjukkan desain masing-masing program aplikasi rapat online yang menggunakan modul-modul pada kerangka protokol IAF (kelas-kelas obyek).
Desain diagram aktivity untuk program aplikasi moderator dan program aplikasi client sama seperti ditunjukkan pada gambar 4, tetapi program aplikasi moderator memiliki tambahan fasilitas untuk pengaturan / pengendalian komunikasi seperti ditunjukkan pada gambar 5.
a. Perancangan Antarmuka Aplikasi Rapat Online
Perancangan antarmuka program aplikasi rapat online dibuat dalam bentuk aplikasi desktop komputer dan berbasis Graphical User Interface (GUI). Program-program aplikasi tersebut dibangun menggunakan platform standar Java Developmet Kit (JDK) dan menggunakan komponen-komponen Swing dalam paket javax.swing.
Perancangan program aplikasi rapat online terdiri atas tiga yaitu:
1. Program aplikasi server berfungsi untuk menerima setiap koneksi dari client dan mengelola / menyediakan informasi peserta yang mengikuti rapat online. Antarmuka program aplikasi server ditunjukkan pada gambar 6.
2. Program aplikasi moderator digunakan oleh pimpinan rapat untuk mengatur dan mengendalikan semua peserta rapat selama berlangsungnya forum diskusi online. Antarmuka program aplikasi moderator ditunjukkan pada gambar 7. 3. Program aplikasi client digunakan oleh
setiap peserta rapat untuk melakukan rapat online. Antarmuka program aplikasi client ditunjukkan pada gambar 8.
Gambar 3. Diagram Activity Program Aplikasi Server
Aplikasi
Gambar 4. Diagram Activity Program Aplikasi Client
Gambar 5. Diagram Activity Set Permission Pada Program Aplikasi Moderator
Gambar 6. Antarmuka Program Aplikasi Server
Aplikasi
Moderator Kerangka Protokol IAF
Aplikasi
Gambar 7. Antarmuka Program Aplikasi Moderator
Gambar 8. Tampilan Program Aplikasi Client
SIMPULAN
Berdasarkan hasil rancangan, dapat disimpulkan:
1. Kerangka protokol IAF berfungsi sebagai rangka dasar untuk pengembangan berbagai layanan aplikasi komunikasi, contohnya seperti pengembangan aplikasi rapat online.
Hal ini dapat dilakukan karena kerangka protokol IAF memuat modul-modul protokol internet lapisan.
2. Aplikasi yang generic dan idenpenden sehingga dapat digunakan kembali dan dapat diperluas sesuai kebutuhan aplikasi komunikasi.
3. Aplikasi rapat online memerlukan aturan-aturan komunikasi (protokol) untuk mengatur proses-proses komunikasi antara peserta rapat sehingga diskusi dan interaksi dapat berlangsung dengan baik. Protokol komunikasi yang dimaksud adalah aturan-aturan yang disepakati antara pihak-pihak (partisipan) yang berkomunikasi / berinteraksi dengan menggunakan komputer sebagai terminal komunikasi dan teknologi internet sebagai media komunikasi. Aturan-aturan komunikasi dalam pelaksanaan rapat ditransformasi menjadi protokol aplikasi rapat online berbasis internet dan diimplementasikan ke dalam bentuk software yang dapat dijalankan pada komputer. 4. Program aplikasi rapat online dapat
digunakan sebagai alternatif model komunikasi untuk pelaksanaan rapat jarak jauh karena mendukung komunikasi teks, file presentasi, komunikasi face-to-face dan dialog secara langsung melalui media internet. Hal ini dapat menjadi solusi terhadap persoalan jarak dan waktu untuk melaksanakan pertemuan / rapat secara real time melalui internet.
DAFTAR PUSTAKA
Mingsep, Lukito E. Nugroho, Jazi E. Istiyanto, 2010, “The Internet Protocol Design Framework to Real Time Communication Application Development”, Proceedings of The First International Conference On Green Computing, ISSN: 2086-4868, pp. 217-224, Departmen of Electrical Engineering, Faculty of Engineering, Gadjah Mada University, Yogyakarta. Russ Unger., 2009, “A Brief Guide to
Meetings”, http://projectuxd.com/wp-content/uploads/2009/03/0321607376_a_ brief_guide_to_meetings.pdf. Diakses tanggal 12 Januari 2011.
Sardjono T., 2009, “Cara Efektif Menjalankan Rapat”, Raih Asa Sukses Cetakan I, Jakarta.
9 Schulzrinne, H., Casner, S., Frederick, R., and
Jacobson, V., 2003, “RTP A Transport Protocol for Real-Time Applications”, RFC 3550, IETF.
Uyar A., Wu W., and Fox G., 2005, “Service-Oriented Architecture for Building a Scalable Video conferencing System”, Paper Presented at the IEEE International Conference on Pervasive Services Volume, Issue, p.445 - 458.
