Panduan Entri KPKU Unit Di SILM Tahun 2016

(1)

Pa

nd

ua

n Ent

ri

KP

KU Un

it

P

a

d

a

A

p

l

i

k

a

s

i

S

I

L

M

T

a

h

u

n

2

0

1

6

6 Sa

Sa

tu

an

Pe

ng

en

da

li

an

Ki

ne

rj

a

Ko

rp

or

at

(2)

Alur Ke

giata

n Lapor

an Evalu

asi KPK

U Unit

2016

Update/review Laporan Update/review Laporan KPKU di SILM :

KPKU di SILM : •• PetPetaa ADADLILI

•• KategorKategorii 7 7 ( ( RealisasRealisasii dan

dan target target 2013-2012013-20155

Verifikasi Verifikasi kelengkapan hasil kelengkapan hasil Entri Unit di SILM dan Entri Unit di SILM dan penilaian Triwulan 2 penilaian Triwulan 2

Unit

Unit SPKKSPKK Tim Evaluator PusatTim Evaluator Pusat

Pelaksanaan Pelaksanaan Asesmen & Sitevisit Asesmen & Sitevisit

1 Juli 2016

1 Juli 2016 11 sd 29 Juli 201611 sd 29 Juli 2016

Agustus sd Agustus sd

Oktober2016 Oktober2016

Tim

Tim Evaluator Evaluator koordinasikoordinasi dengan Tim Unit : dengan Tim Unit : untuk verifikasi dan untuk verifikasi dan kelengkapan Eviden sesuai kelengkapan Eviden sesuai data yang di entri di SILM data yang di entri di SILM

Site visit Site visit

Wawancara ke senior Wawancara ke senior leader sesuai kriteria leader sesuai kriteria

KPKU KPKU H-7 sitevisit H-7 sitevisit 2-3 hari 2-3 hari

Olah data dan Olah data dan penyusunan most penyusunan most streng dan OFI Unit streng dan OFI Unit Review Final Tim

Review Final Tim Evaluator SPKK Evaluator SPKK Skor Final KPKU Unit Skor Final KPKU Unit

Tim Unit menyusun OFI Tim Unit menyusun OFI sesuai hasil asesmen tim sesuai hasil asesmen tim

evaluator evaluator November 2016 November 2016 Desember 2016 Desember 2016 H+2 sitevisit H+2 sitevisit

(3)

Program Kerja Implementasi KPKU Unit Tahun 2016

No Kegiatan PIC 2016 2017

Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Ags Sep Okt N op D es Jan

1 Penilaian Implementasi KPKU Unit TW 1 SPKK a Pelatihan Interpretasi KPKU Unit b Awareness Tim ChampionKPKU Unit Unit 2 Penilaian Implementasi KPKU Unit TW 2 SPKK

a Update Penyusunan Laporan KPKU Unit

Tahun 2016 di SILM Unit b Input data realisasi Indikator kinerja

penting (Katagori 7) di SILM Unit 3 Penilaian Implementasi KPKU Unit TW 3 SPKK

a Asesmen dan verifikasi Laporan KPKU Unit

Kategori 1 sd 7 oleh Evaluator KPKU Unit b Input data hasil pengukuran maturity level

Unit Pelaksana (Tahun 2016 Unit 4 Penilaian Implementasi KPKU Unit TW 4 SPKK

a Skor KPKU Unit b Penyusunan OFI Unit Unit

(4)

Kegiatan Unit entri di SILM TW 2

Yang wajib dientri Unit di menu triwulan 2:

1. Profil Organisasi

2. Peta ADLI

3. Skoring ADLI

4. Kategori 7

(5)

Aplikasi SILM

Alamat SILM :

1. http://silm.pln.co.id/ 2. http://10.1.8.243/

(6)

Menu Entri SILM Triwulan 2

Yang wajib dientri Unit di menu triwulan 2: 1. Profil Organisasi

2. Peta ADLI 3. Skoring ADLI 4. Kategori 7

5. Realisasi kegiatan TW 2

• Jawaban dalam ADLI, adalah sesuai fakta yang telah dilaksankan hingga Juni 2016.

• Jawaban dalam Result adalah sesuai fakta yang telah dilaksankan hingga Des 2015, dan Prognosa (Taksasi) di Desember 2016.

(7)

Template Penyusunan Peta ADLI

REQUIREMENTS APPROACH DEPLOYMENT LEARNING INTEGRATION

1 2 3 4 5 6

Kategori 1. Kepemimpinan

Sub Kategori 1.1 Kepemimpinan Senior a. Visi, Tata Nilai dan Misi :

(1) Visi dan Tata Nilai

a.1.1 Bagaimana pimpinan senior bersama-sama menetapkan Visi dan Tata Nilai perusahaan? A... D.... L.... I.... Input: Ukuran Input : Proses utama: Ukuran proses : Output: Ukuran output : Evidence :  Diterapkan Sejak : Pemilik Proses : Unit/Pihak yang terlibat dalam proses: Penerapan Proses : Evidence : Frekuensi Review: Analisis: Temuan Hasil Review terakhir: Inovasi / Improvement: Evidence :

Selaras & terintegrasi dengan: Profil Organisasi :  Proses lain :  Business Results :  Evidence : 

(8)

Entry Kategori Proses Dalam Format “ADLI” Ke Aplikasi SILM

Struktur jawaban dalam Peta ADLI sbb.:

1. Pertanyaan yang diawali dengan kata "Bagaimana", maka jawabannya harus menggunakan format ADLI;

2. Pertanyaan yang diawali dengan kata APA, atau SIAPA, ds. TIDAK DIJAWAB DENGAN FORMAT ADLI, melainkan Jawaban to the point saja

(9)

Entry Katagori Proses Dalam Format “ADLI” :

“APPROACH”

Approach Deployment Learning Integration

APPROACH : behubungan dengan :

1. Cara atau metoda yang digunakan oleh organisasi untuk memenuhi persyaratan item kriteria Baldrige.

2. Kesesuaian metoda terhadap persyaratan item dan lingkungan operasi organisasi.

Pertanyaan yang harus dijawab :

1. Apakah approach sistematik ( yaitu: berulang, ada langkah-langkah, input, outputs, kerangka waktu)?

2. Adakah bukti bahwa approach efektif dalam pencapaian proses?

3. Apakah approach ini (atau kumpulan dari approach) merupakan proses organisasi utama?

4. Apakah approach ini penting untuk keseluruhan kinerja aplikan?

(10)

“DEPLOYMENT”

DEPLOYMENT: berhubungan dengan: 1. Sejauhmana approach telah

diterapkan dalam menyikapi persyaratan

2. Deployment di evaluasi atas dasar keluasan dan kedalaman dari penerapan approach di seluruh unit kerja organisasi yang relevan .

Pertanyaan yang harus dijawab : 1. Apakah Approach dijalankan? 2. Apa bukti yang di berikan bahwa

approach digunakan di satu, di beberapa atau di semua unit kerja, lokasi, tingkatan organisasi yang sesuai, dsb?

3. Apakah approach diterapkan secara konsisten?

(11)

“LEARNING”

LEARNING: terkait dengan :

1. Pengetahuan atau ketrampilan baru yang diperoleh melalui evaluasi, studi, pengalaman dan inovasi. 2. Penyempurnaan Approach melalui siklus evaluasi

dan improvement,

3. Mendorong perubahan terobosan ( breakthrough) approach melalui inovasi,

4. Penyebarluasan hasil penyempurnaan dan inovasi ke unit kerja dan proses-proses lainnya di organisasi.

Pertanyaan yang harus dijawab :

1. Apakah approach telah dievaluasi dan diperbaiki berdasarkan fakta, cara yang sistematis ( mis. Apakah rutin, beulang, berdasarkan data)? 2. Apakah ada bukti dari pembelajaran oganisasi (

mis. Bukti bahwa pembelajaran dari approach ini di sebarluaskan ke unit organisasi atau proses kerja lainnya)?

3. Apakah ada bukti inovasi dan penyempurnaan dari analisis organisasi dan saling berbagi?

(12)

“INTEGRATION”

INTEGRATION: berhubungan dengan :

Harmonisasi dari perencanaan, proses-proses, informasi , keputusan sumberdaya, tindakan, hasil-hasil, dan analisis untuk mendukung tujuan organisasi yang utama secara menyeluruh. Pertanyaan yang harus dijawab :

1. Seberapa baik approach selaras dengan kebutuhan

organisasi aplikan telah diidentifikasi pada item kiteria lainnya dan Profil Organisasi?

2. Apakah aplikan menunjukkan ukuran dan informasi yang saling melengkapi digunakan untuk perencanaan,

penelusuran, analisis dan perbaikan pada tiga t ingkatan; tingkatan organisasi, tingkatan proses utama dan tingkatan departemen atau unit kerja?

3. Seberapa baik approach berintegrasi dengan kebutuhan organisasi?

(13)

“EVIDEN”

Approach Deployment Learning Integration EVIDEN :

1. Evidence pada kolom Approach: Antara lain adalah dokumen yang menunjukan pengaturan suatu prosedur atau pedoman atau sistem atau kebijakan perusahaan

2. Evidence pada kolom Deployment: antara lain adalah Output dari suatu proses/atau apapun yang menunjukan bahwa

prosedur atau pedoman atau sistem atau kebijakan perusahaan telah dilaksanakan. Misalnay: Output langsung suatu proses, Kertas Kerja, Laporan Bulanan/Triwulanan, dsb

3. Evidence pada kolom Learning: antara lain adalah dokumen yang menunjukan bahwa evaluasi terhadap proses telah dilaksanakan. Misalnya Laporan evaluasi berkala ataupun

insidentil atas kinerja suatu sistem yang ditanyakan; Kertas kerja analisa atas sistem yang ditanyakan; Dokumen Sistem yang sudah diimprove, Dokumen laporan sharing improvement; dokumen hasil benchmark, dsb.

4. Evidence pada kolom Integration: antara lain adalah dokumen sistem/prosedur lain yang berinterelasi dengan sistem yang ditanyakan; Dokumen Laporan kinerja Sistem yang telah menunjukkan keunggulan dibanding pembanding/pesaing; Laporan kinerja sistem yang ditanyakan dsb.

(14)

TAMPILAN ENTRI SKORING ADLI

Klik icon untuk entri level skoring (1-6) setiap ADLI

(15)

LEVEL SKORING A : APPROACH

A1 Belum memiliki approach (sistem/metode). A2

Memiliki sistem/metode yang sudah terdefinisi tahapan prosesnya namun belum secara jelas menunjukkan input dan outputnya, serta belum dilengkapi ukuran input, proses, output untuk mengetahui efektifitasnya.

A3

Metode/sistem yang dimiliki telah terdefinisi secara jelas : tahapan proses, input dan output proses. ukuran waktu, indikator keberhasilan proses, persyaratan proses.

A4

Memiliki metode/sistem prosedur yang sudah terdefinisi tahapan prosesnya, serta jelas input dan outputnya, dan telah dilengkapi 1 dari 3 jenis ukuran (input, proses, output) untuk mengetahui efektifitasnya dan disain sistem telah terbukti efektif.

A5

Memiliki metode/sistem yang telah terdefinisi tahapan prosesnya, serta telah dilengkapi dengan 2 dari 3 jenis ukuran (input, proses, output) untuk mengetahui efektifitasnya. dan disain sistem telah terbukti efektif.

A6

Memiliki metode/sistem prosedur yang telah terdefinisi tahapan prosesnya, serta input dan outputnya, dan telah dilengkapi dengan 3 jenis ukuran (input, proses, output) untuk mengetahui efektifitasnya dan disain sistem telah terbukti efektif.

(16)

APPROACH

Belum memiliki metode/sistem.

Metode.sistem belum jelas IPO, belum ada ukuran IPO untuk

mengetahui efektifitasnya

Metode/sistem terdifinisi dengan jelas IPO . ada ukuran proses

Metode/sistem memiliki IPO, ada 1 dari 3 jenis ukuran IPO untuk mengetahui efektifitasnya dan telah terbukti

efektif .

Metode/sistem memiliki IPO , ada 2 dari 3 ukuran IPO untuk mengetahui efektifitasnya. dan terbukti efektif

Metode/sistem memiliki IPO , ada 3 ukuran IPO untuk mengetahui efektifitasnya. dan terbukti efektif

A-1 A-4 A-3 A-2 A-5 A-6

(17)

LEVEL SKORING D: DEPLOYEMENT

D1 Sistem/metode sama sekali belum diterapkan D2

Sistem dan metode telah diterapkan, dengan gap penerapannya terhadap desain lebih dari 75 %, baik dari aspek keterlibatan unit kerja/pihak yang seharusnya menerapkan (sesuai desain sistemnya), dan atau dari aspek konsistensi penerapan sistem.

D3

Sistem dan metode telah diterapkan, dengan gap penerapannya terhadap desain lebih dari 50 %, baik dari aspek keterlibatan unit kerja/pihak yang seharusnya menerapkan (sesuai desain sistemnya), dan atau dari aspek konsistensi penerapan sistem

D4

Sistem dan metode telah diterapkan, dengan gap penerapannya terhadap desain, berkisar antara 40% - 50 %, baik dari aspek keterlibatan unit kerja/pihak yang seharusnya menerapkan (sesuai desain sistemnya), dan atau dari aspek konsistensi penerapan sistem.

D5

Sistem dan metode telah diterapkan, dengan gap penerapannya terhadap desain, berkisar antara 15% s.d. < 40 %, baik dari aspek keterlibatan unit kerja/pihak yang seharusnya menerapkan (sesuai desain sistemnya), dan atau dari aspek konsistensi penerapan sistem.

D6

Sistem dan metode telah diterapkan, dengan gap penerapannya terhadap desain, kurang dari 15 %, baik dari aspek keterlibatan unit kerja/pihak yang seharusnya menerapkan (sesuai desain sistemnya), dan atau dari aspek konsist si sistem

(18)

LEVEL SKORING “L” : LEARNING

L1 Sistem/metode yang digunakan belum pernah direview ektifitasnya untuk ditingkatkan.

L2 Sistem/metode sudah pernah direview namun belum pernah ditindaklanjuti untuk dilakukan perbaikan proses.

L3

Sistem/metode dan penerapannya sudah dievaluasi dan ditindaklanjuti dengan proses perbaikan yang sistematis dengan menggunakan data dan analisa sesuai fakta meskipun sangat terbatas

L4

Sistem/metode secara berkala direview dan ditingkatkan kualitasnya dengan didukung analisis berbasis fakta dan data. Terdapat bukti pembelajaran organisasi dan inovasi.

L5

Sistem/metode secara berkala direview dan ditingkatkan kualitasnya dengan menggunakan data dan analisa sesuai fakta. Terdapat bukti bahwa sistem pembelajaran organisasi dan inovasi sudah menjadi alat utama manajemen dalan kegiatan peningkatan. Peningkatan yang dilakukan didasarkan pada analisis yang komperehensif hingga di level company-wide.

L6

Sistem/metode termasuk implementasinya direview secara berkala dan ditingkatkan berdasarkan analisis fakta dan data. Terdapat bukti bahwa hasil review menjadi masukan bagi perencanaan, inovasi dan pembelajaran/ pengetahuan organisasi serta menjadi alat utama manajemen untuk perbaikan

(19)

LEVEL SKORING “I” : INTEGRATION

I1

Sistem/metode telah diterapkan namun belum pernah dievaluasi keterkaitan satu proses dengan proses lainnya, keterkaitan dengan rencana perusahaan dan keterkaitan dengan hasil yang telah dicapai.

I2 Sistem/metode mulai selaras dengan sebagian sistem/ metode lain yang ada di perusahaan, dan umumnya dicapai melalui proses pemecahan masalah bersama.

I3

Sistem/metode secara umum sudah selaras dengan sistem/metode lain yang ada di perusahaan, serta relevan dengan kebutuhan perusahaan sebagaimana diidentifikasi pada profil organisasi.

I4

Sistem/metode telah diselaraskan dengan proses-proses terkait yang ada di perusahaan, serta relevan dengan kebutuhan perusahaan yang diidentifikasi pada profil organisasi dan telah mengarah untuk fokus dicapainya kinerja yang unggul.

I5

sistem/metode yang diterapkan telah mampu menjawab tantangan organisasi, meningkatkan kekuatan daya saing, meningkatkan kompetensi inti yang dimiliki, saling terintegrasi dan mendukung proses-proses lainnya di perusahaan dan menunjukkan peningkatan kualitas proses dan kinerja,serta relevan dengan kebutuhan perusahaan sebagaimana diidentifikasi pada profil organisasi meskipun belum dicapai kinerja yang unggul.

I6

Sistem/metode yang diterapkan telah mampu menjawab tantangan organisasi, meningkatkan kekuatan daya saing, meningkatkan kompetensi inti yang dimiliki, saling terintegrasi dan mendukung proses-proses lainnya, serta relevan dengan kebutuhan perusahaan sebagaimana diidentifikasi pada profil organisasi perusahaan dan terbukti

(20)

KEMATANGAN ADLI

20 1,2,3,4,5,6 1,2,3,4,5,6 1,2,3,4,5,6 1,2,3,4,5,6

A ≥D ≥ L ≥ I

Note :

Kematangan D,L,I harus lebih rendah sama dengan A

(21)

Entry data Kategori 7 : realisasi dan target minimal tiga tahun terakhir, dengan data integritas (Tahun 2013-2014-2015)

Unit X

Target Unit X Unit Terbaik Benchmark

(22)

DIMENSI PENILAIAN Le-T-C-I “Level” mengacu pada

• tingkat pencapaian kinerja saat ini “Tren” mengacu pada

• tingkat peningkatan kinerja atau kemampuan mempertahankan kinerja yang sudah baik (yakni, kecuraman data trend) dari waktu ke waktu (minimum dalam 3 tahun terakhir)

• keluasan (tingkat penerapan) dari hasil-hasil kinerja “Pembandingan (Comparison)” mengacu pada

• pembandingan kinerja perusahaan relatif terhadap pembanding yang sesuai misalnya, pesaing atau perusahaan dalam industri sejenis, • pembandingan kinerja perusahaan relatif terhadap benchmarks at au

pemimpin industrinya, atau dengan perusahaan kelas dunia. “Integrasi” mengacu pada

• ukuran hasil-hasil yang terkait persyaratan kinerja pelanggan, produk, pasar, proses, dan program kerja utama, yang dijelaskan dalam Profil Perusahaan dan dalam sub-sub kategori pada Katagori 1.s.d 6;

• hasil-hasil yang meliputi indikator yang valid tent ang kinerja mendatang;

• hasil-hasil diharmonisasikan secara lintas proses dan lintas unit kerja untuk mendukung sasaran perusahaan

Le:

Kinerja saat ini

T: Kecenderungan C: Perbandingan pesaing/Benchm I: terkait dengan OP & SKT; saling mendukung

(23)