SISTEM INFORMASI PENJUALAN Studi Kasus di 1.4.3 Collections Sumedang
Atep Ruhiat STMIK Sumedang
Jl. Angkrek Situ No. 19 Sumedang 45621 Telp. 082317238015 Email : atepr22@gmail.com
ABSTRAK
Sistem informasi penjualan merupakan salah satu sistem yang saat ini banyak digunakan sebagai operasional bisnis untuk memperbaiki kualitas sebuah manajemen sebuah perusahaan. Tidak hanya perusahaan besar, perkembangan tersebut merambat ke pengelola UMKM yang lingkup usahanya skala kecil menengah sudah memulai menggunakan sistem informasi dalam mengelola operasional bisnisnya. Apalagi saat ini dukungan perkembangan teknologi yang semakin pesat memberi peluang para pelaku usaha konvensional memanfaatkan internet untuk melakukan promosi bisnisnya. Mereka tahu hal tersebut dapat memberikan keuntungan bagi mereka karena konsumen mempunyai akses tanpa batas melalui internet. 1.4.3 Collections Sumedang menjadi salah satu dari banyaknya UMKM yang berada di Kabupaten Sumedang yang telah melakukan promosi via media sosial dan media internet yang terbukti sangat efektif dalam mendapatkan minat konsumen. Melihat transaksi yang terjadi semakin meningkat, maka perlu adanya operasional pencatatan order dengan tepat dan cepat. Oleh karena itu, dilakukannya penelitian tentang penerapan sistem informasi penjualan di 1.4.3 Collections. Pembuatan sistem informasi penjualan ini menggunakan metodologi pengembangan sistem prototyping lifecycle dengan metode analisis unified modeling language (UML). Tujuan dari penelitian ini adalah membuat sebuah sistem informasi operasional manajemen usaha yang mempunyai manfaat data terarsip dengan baik serta dapat menyediakan informasi dengan cepat dan tepat.
Kata kunci : sistem informasi penjualan, prototyping lifecycle, unified modeling language
PENDAHULUAN
Usaha mikro kecil menengah (UMKM) saat ini menjadi sorotan pemerintah. Banyak terobosan yang dicanangkan oleh pemerintah untuk pengembangan UMKM yang memerlukan adanya perhatian. Bahkan salah satu cara untuk menurunkan angka pengangguran di Indonesia khususnya di Sumedang adalah dengan membentuk para wirausahawan muda untuk berani mempunyai usaha sendiri. Terbukti saat ini sudah terlihat banyak sekali para UMKM yang tersebar di Kabupaten Sumedang.
Perkembangan UMKM tersebut harus diiringi dengan adanya pembinaan, apalagi saat ini perkembangan teknologi yang semakin pesat yang menuntut para pelaku UMKM berlomba-lomba mempromosikan usahanya. Sudah menjadi tren saat ini produk UMKM banyak ditemukan di website e-commerce, media sosial, media cetak, iklan di radio bahkan di televisi. Contoh salah satu pelaku usaha yaitu 1.4.3 Collections Sumedang yang saat ini sudah melakukan promosi usahaanya dengan menggunakan penerapan teknologi. Hasilnya sangat efektif dan menjanjikan dengan banyaknya pesanan yang diterima baik berasal dari konsumen daerah maupun
konsumen di luar Kabupaten Sumedang. 1.4.3 Collections Sumedang menjual pakaian muslim/muslimah, obat herbal, dan minuman kesehatan. Banyaknya pesanan juga tidak luput dari permasalahan, seperti pencatatan transaksi pesanan dari para konsumen masih dilakukan pada sebuah buku yang terkadang banyaknya pesanan lupa untuk dicatat. Salah satu kunci sukses sebuah manajemen usaha yaitu adanya laporan harian, bulanan, dan tahunan serta laporan rugi laba yang saat ini belum tersedia di 1.4.3 Collections Sumedang.
Berdasarkan permasalahan tersebut, maka perlu adanya sebuah sistem informasi bagi para UMKM yang salah satunya 1.4.3 Collections Sumedang untuk membantu operasional usahanya. Penelitian ini mempunyai tujuan yaitu membuat sistem informasi penjualan untuk operasional usaha di 1.4.3 Collections Sumedang. Manfaat dari penelitian ini yaitu dengan adanya sistem informasi penjualan, maka pencatatan transaksi dapat dilakukan dengan perangkat komputer sehingga terarsip dengan baik dan dapat menyediakan informasi berupa laporan berdasarkan periode tertentu disesuaikan dengan kebutuhan .
Kajian Teori Sistem Informasi
Menurut Krismaji (2015:15), “sistem informasi adalah cara-cara yang diorganisasi untuk mengumpulkan, memasukkan, mengolah dan menyimpan data, serta cara-cara yang diorganisasi untuk menyimpan, mengelola, mengendalikan, dan melaporkan informasi sedemikian rupa sehingga sebuah organisasi dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan”. Dikemukakan juga oleh Laudon (2014) bahwa definisi sistem informasi secara teknis sebagai sesuatu rangkaian yang komponen-komponennya saling terkait yang mengumpulkan (dan mengambil kembali), memproses, menyimpan dan mendistribusikan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan mengendalikan perusahaan.
Sistem Informasi Penjualan
Menurut Yulianti dalam Furqon (2013:18), “sistem informasi penjualan adalah sistem informasi yang menyangkut pengolahan data penjualan. Dengan demikian, sistem informasi penjualan mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu sistem penjualan dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”. Sementara itu menurut Nore (2013:23), “sistem infomasi penjualan adalah suatu sistem informasi yang mengorganisasikan serangkaian prosedur dan metode yang dirancang untuk menghasilkan, menganalisa, menyebarkan dan memperoleh informasi guna mendukung pengambilan keputusan mengenai penjualan”.
Prototyping Lifecycle
Metode prototyping lifecycle digunakan untuk membangun sistem informasi dengan waktu yang relatif cepat karena langsung berinteraksi dan dievalusi oleh pengguna.
Gambar 1. Prototyping lifecycle (Sumber : Raymond McLeod, 2001) Unified Modeling Language
Unified modeling language (UML) adalah salah satu standar bahasa yang banyak digunakan di dunia industri untuk mendefinisikan requirement, membuat analisis dan desain, serta menggambarkan arsitektur dalam pemrograman berorientasi objek. UML merupakan bahasa visual untuk pemodelan dan komunikasi mengenai sebuah sistem dengan menggunakan diagram dan teks-teks pendukung. UML muncul karena adanya kebutuhan pemodelan visual untuk menspesifikasikan, menggambarkan, membangun, dan dokumentasi dari sistem perangkat lunak. UML hanya berfungsi untuk melakukan pemodelan. Jadi, penggunaan UML tidak terbatas pada metodologi tertentu, meskipun pada kenyataannya UML paling banyak digunakan pada metodologi berorientasi objek (Rosa A.S dan M. Shalahudin, 2014:133).
Menurut Rosa A.S dan M. Shalahudin (2014:140), pada UML terdiri dari tiga macam diagram yang dikelompokkan dalam tiga kategori. Berikut ini penjelasan singkat dari pembagian kategori tersebut.
1. Structure diagram, yaitu kumpulan diagram yang digunakan untuk menggambarkan suatu struktur statis dari sistem yang dimodelkan. Structure diagram terdiri dari class diagram, object diagram, component diagram, composite structure diagram, package diagram dan deployment diagram.
2. Behavior diagram, yaitu kumpulan diagram yang digunakan untuk menggambarkan kelakuan sistem atau rangkaian perubahan yang terjadi pada sebuah sistem. Behavior diagram terdiri dari use case diagram, aktivity diagram, state machine system.
3. Interaction diagram, yaitu kumpulan diagram yang digunakan untuk menggambarkan interaksi sistem dengan sistem lain maupun interaksi antar sub sistem pada suatu sistem. Interaction diagram terdiri dari sequence diagram, communication diagram, timing diagram, interaction overview diagram.
Selain itu, menurut Rosa A.S dan M. Shalahudin (2014:155) macam diagram UML dapat dibedakan juga menjadi:
1. Use case diagram, merupakan pemodelan untuk kelakuan (behavior) sistem informasi yang akan dibuat.
2. Class diagram, menggambarkan struktur sistem dari segi pendefinisian kelas-kelas yang akan dibuat untuk membangun sistem.
3. Object diagram, merupakan struktur sistem dari segi penamaan objek dan jalannya objek dalam sistem.
4. Activity diagram, menggambarkan workflow (aliran kerja) atau aktivitas dari sebuah sebuah sistem atau proses bisnis atau menu yang ada pada perangkat lunak.
5. Sequence diagram, menggambarkan kelakuan objek pada use case dengan mendeskripsikan waktu hidup objek dengan massage yang dikirimkan dan diterima antar objek.
6. Deployment diagram, merupakan konfigurasi komponen dalam proses eksekusi aplikasi.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Analisis
Tahapan analisis dilakukan untuk mendapatkan gambaran tentang sistem berdasarkan hasil survei diantaranya use case diagram, class diagram, object diagram, activity diagram, sequence diagram, dan deployment diagram.
Use case diagram
Gambar 2. Use case diagram Class diagram
Object diagram
Gambar 4. Object diagram Activity diagram
Gambar 5. Activity diagram
Sequence diagram
Deployment diagram
Gambar 7. Deployment diagram Basis Data
Basis data yang dibuat dengan menggunakan DBMS dikarenakan sistem informasi yang dibuat skala kecil. Struktur tabel yang diskemakan sebagai berikut : Tabel Admin
Nama Tabel : Admin Primary Key : Id_Admin Foreign Key : -
Tabel 1. Tabel admin
No Field Name Data Type
1 Id_Admin Short Text [5]
2 Username Short Text [30] 3 Password Short Text [20] 4 Nama_Admin Short Text [50]
5 Jabatan Short Text [30]
Tabel Member
Nama Tabel : Member Primary Key : Id_Member Foreign Key : -
Tabel 2. Tabel member No Field Name Data Type
1 Id_Member Short Text [10] 2 Nama_Member Short Text [50] 3 Alamat Short Text [70] 4 No_HP Short Text [30] Tabel Distributor
Nama Tabel : Distirbutor Primary Key : Id_Distirbutor Foreign Key : -
Tabel 3. Tabel distirbutor
No Field Name Data Type
1 Id_ Distirbutor Short Text [10] 2 Nama_ Distirbutor Short Text [50]
3 Alamat Short Text [70]
Tabel Barang
Nama Tabel : Barang Primary Key : Kode_Barang Foreign Key : -
Tabel 4. Tabel barang
No Field Name Data Type
1 Kode_Barang Short Text [10] 2 Nama_ Barang Short Text [50]
3 Stok Number [Long Integer]
4 Harga_Beli Currency [Currency] 5 Harga_Jual Currency [Currency] Tabel Penjualan
Nama Tabel : Penjualan Primary Key : Nota_Jual Foreign Key : -
Tabel 5. Tabel penjualan
No Field Name Data Type
1 Nota_Jual Short Text [10] 2 Tanggal_Jual Date/Time [General Date] 3 Id_Member Short Text [10] 4 Subtotal Currency [Currency]
5 Bayar Currency [Currency]
6 Kembalian Currency [Currency]
7 Status Short Text [20]
Tabel Detail Penjualan
Nama Tabel : Detail_Penjualan Primary Key : -
Foreign Key : Nota_Jual,Kode_Barang
Tabel 6. Tabel detail penjualan
No Field Name Data Type
1 Nota_Jual Short Text [10] 2 Kode_Barang Short Text [10] 3 Jumlah_Jual Number [Long Integer] 4 Total_Jual Currency [Currency] Tabel Pembelian
Nama Tabel : Pembelian Primary Key : Nota_Beli Foreign Key : Id_Distributor
Tabel 7. Tabel pembelian
No Field Name Data Type
1 Nota_Beli Short Text [10] 2 Tanggal_Beli Date/Time [General Date] 3 Id_Distirbutor Short Text [10] 4 Subtotal Currency [Currency]
Tabel Detail Pembelian
Nama Tabel : Detail_Pembelian Primary Key : -
Foreign Key : Nota_Beli,Kode_Barang
Tabel 8. Tabel detail pembelian No Field Name Data Type
1 Nota_Beli Short Text [10] 2 Kode_Barang Short Text [10] 3 Jumlah_Beli Number [Long Integer] 4 Total_Beli Currency [Currency]
Pengujian
Pengujian dilakukan langsung oleh pengguna dalam hal ini adalah pemilik 1.4.3. Collections Sumedang agar mendapatkan penilaian sesuai dan belum sesuai dengan segera sehingga sistem cepat untuk disesuaikan dengan kebutuhan pengguna.
Tabel 9. Tabel testing
No Form Aksi Hasil
√ X 1 Form login Memasukan usename dan password yang
tepat dan data tidak tepat (muncul pesan)
√ 2 Form menu
utama
Mengklik semua fitur pada Form Menu Utama √ 3 Form ganti akun
admin
Memperbaharui akun admin dan mencoba login kembali
√ 4 Form kelola
member
Menginput data, mencari data, merubah data, menghapus data, dan menampilkan data member
√
5 Form kelola distributor
Menginput data, mencari data, merubah data, menghapus data, dan menampilkan data distributor
√
6 Form kelola barang
Menginput data, mencari data, merubah data, menghapus data, dan menampilkan data barang
√
7 Form transaksi penjualan
Menginput transaksi, mencari data, merubah transaksi, menghapus transaksi, dan
menampilkan penjualan
√
8 Kuitansi penjualan
Memunculkan kuitansi dan mencetak kuitansi penjualan
√ 9 Form transaksi
pembelian
Menginput transaksi, mencari data, merubah transaksi, menghapus transaksi, dan
menampilkan pembelian
√
10 Rekap kuitansi pembelian
Memunculkan rekap kuitansi dan mencetak kuitansi pembelian
√ 11 Form cetak
laporan laba rugi
Mencetak laporan laba rugi berdasarkan periode tertentu, harian, mingguan, bulanan, dan tahunan.
√
12 Laporan laba rugi Memunculkan laporan laba rugi dan mencetak laporan
Hasil Produk
Hasil dari penelitian ini adalah sebuah produk berupa sistem informasi penjualan di 1.4.3 Collections Sumedang. Tampilannya sebagai berikut :
1. Form login
Gambar 8. Form login 2. Form menu utama
Gambar 9. Form menu utama 3. Form ganti akun admin
4. Form kelola member
Gambar 11. Form kelola member 5. Form kelola distributor
Gambar 12. Form kelola distributor 6. Form kelola barang
7. Form transaksi penjualan
Gambar 14. Form transaksi penjualan 8. Kuitansi penjualan
Gambar 15. Kuitansi penjualan 9. Form transaksi pembelian
10. Rekap kuitansi pembelian
Gambar 17. Rekap kuitansi pembelian 11. Form cetak laporan laba rugi
Gambar 18. Form cetak laporan laba rugi 12. Laporan laba rugi
Gambar 19. Laporan rugi laba
KESIMPULAN DAN SARAN
Kesimpulan
Kesimpulan dari pembuatan sistem informasi penjualan ini adalah kebutuhan sistem informasi untuk para pelaku UMKM diperlukan untuk menunjang proses bisnis dalam menjawab persaingan. Sistem Informasi ini akan membantu dalam menata
catatan operasional harian menjadi informasi yang cepat dan tepat. Kedepan sistem informasi penjualan ini juga dapat digunakan bagi para UMKM lainnya karena sistem dibuat berdasarkan fitur yang umum dibutuhkan dalam mengelola sebuah usaha. Saran
Dikarenakan kebutuhan sistem informasi sangat diperlukan oleh para UMKM untuk bersaing saat ini, maka saran ke depan penelitian ini harus dilanjutkan dengan tema yang lebih menarik berkaitan dengan website sebagai identitas perusahaan.
DAFTAR PUSTAKA
A.S Rosa, dan M. Shalahuddin. 2014. Rekayasa Perangkat Lunak Struktur dan Berorientasi Objek. Bandung: Informatika.
Furqon, Ali. 2013. Perancangan Aplikasi Sistem Informasi Penjualan Berbasis Microsoft Access 2007 pada Toko Syafa Collections, Laporan Akhir Politeknik Negeri Sriwijya.
Laudon, Kenneth C & Laudon, Jane P. 2014. Sistem Informasi Manajemen: Mengelola Perusahaan Digital. Edisi Ke-13. Jakarta: Penerbit Salemba Empat
Krismiaji. 2015. Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: Unit Penerbit.
Nore, Viktor Nicolas. 2013. Perancangan Sistem Informasi Penjualan dan Pemesanan Barang Berbasis Web. Bandung: Universitas Widyatama.
