Fakultas Ilmu Komputer
5356
Pengembangan Sistem Informasi Customer - Touching Applications Unit
Simpan Pinjam Menggunakan Metode RUP (Studi Pada KPRI
“
GURU
”
Kecamatan Sumbermanjing Wetan)
Fatih Ulil Albab1, Yusi Tyroni Mursityo2, Djoko Pramono3
Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Brawijaya Email: 1fatihulil@gmail.com, 2yusi_tyro@ub.ac.id, 3djoko.jalin@ub.ac.id
Abstrak
KPRI “GURU” Kec.Sumbermanjing Wetan merupakan koperasi yang beranggotakan guru pegawai negeri di kecamatan Sumbermanjing Wetan. Salah satu bagian dari koperasi ini adalah unit simpan pinjam merupakan pelayanan jasa simpan dan pinjam bagi anggotanya. Saat ini proses bisnis unit simpan pinjam masih manual, dimana seluruh aktivitas hanya dapat dilakukan di kantor KPRI. Hal ini menimbulkan permasalahan, karena kondisi alam kecamatan Sumbermanjing Wetan yang luas dan berbukit bukit memungkinkan anggota untuk berpindah ke koperasi desa yang lebih dekat. Oleh karena itu sebuah sistem informasi yang berdasar pada Customer Relationship Management (CRM) khususnya
Service Automation dibutuhkan untuk mempertahankan loyalitas anggota. Luaran dari penelitian ini sebuah sistem Customer - Touching Applications yang dapat memudahkan anggota untuk beraktivitas didalam unit simpan pinjam. Dalam pengembangan sistem menggunakan metode RUP karena dapat mengakomodasi perubahan selama pengembangan. Sistem yang dikembangkan memiliki 23 kebutuhan fungsional untuk mendukung proses bisnis pada unit simpan pinjam. Pada pengujian sistem dilakukan dengan uji black box terdapat 67 test case untuk menguji kebutuhan fungsional sistem dengan hasil 100% dan compatibility untuk menguji kebutuhan non fungsional dengan hasil 2 critical issue. Pengujian UAT digunakan untuk mengetahui apakah sistem diterima oleh pengguna akhir dan menghasilkan nilai penerimaan sebesar 83,123%.
Kata kunci: Customer Relationship Management (CRM), Rational Unified Process (RUP),sistem informasi, koperasi, simpan pinjam
Abstract
KPRI "GURU" Kec.. Sumbermanjing Wetan is a corporation consisting of civil servant teachers in Sumbermanjing Wetan.One part of this corporation is a unit simpan pinjam, a service of savings and loans for its members. The currently savings and loan unit business process is still manually, where all activities can only be done at KPRI office. This raises the problem, because the natural condition of Sumbermanjing Wetan is vast and hilly area, it’s allows KPRI members to move to more accessible corporation. Therefore an information system based on Customer Relationship Management (CRM) strategy especially Service Automation is needed to maintain the loyalty of corporation members.Result from this study is a Customer - Touching Applications to ease members in the savings and loan activity. In the developing system RUP method used because it can accommodate changes during development when developed the system included in the financial system which the functionality is a great concerned. The developed system has 23 functional requirements to support business processes on savings and credit units. Testing on system were performed by black box test there are 67 test case to test functional requirement system with 100% result and compatibility to test non functional requirement with result of 2 critical issue. UAT testing is used to determine whether the system is accepted by the end user and generates an acceptance value of 83.123%
1. PENDAHULUAN
KPRI “GURU” Kec. Sumbermanjing Wetan
merupakan koperasi dibentuk pada lingkup instansi. Pada saat ini koperasi ini dikelola oleh 3 orang penggawas, 7 orang pengurus dan 6 orang pegawai yang melayani 426 anggota. Salah satu bidang usaha yang ditawarkan oleh KPRI kepada anggotanya adalah Unit Simpan Pinjam. Pada unit simpan pijam setiap anggota mempunyai hak dan kewajiban sesuai dengan peraturan khusu yang dibuat dan disepakati oleh seluruh anggota koperasi. Setiap anggota memiliki kewajiban untuk simpanan wajib dimana hal tersebut yang menjadi sumber dana dari unit simpan pinjam.. Sedangkan anggota juga mempunyai hak untuk memperoleh piutang atau pinjaman yang besarnya telah ditentukan melalui peraturan yang ada. Sehingga dalam dunia layanan jasa simpan pinjam loyalitas dari anggota sangat berpengaruh terhadap kelangsungan organiasi (Sitio, 2001)
Dalam kegiatan proses bisnis unit simpan pijam yang saat ini untuk mendapatkan informasi mengenai penggajuan pinjaman mengharuskan anggota mendatangi bagian administrasi. Pada petugas administrasi anggota akan melakukan konsultasi mengenai berapa jumlah maksimal pinjaman, kurun waktu, besaran bunga dan besaran cicilan sebelum memutuskan melakukan peminjaman. Namun dalam penerapannya masih terdapat beberapa kekurangan. Permasalahan muncul dari letak geografis Kecamatan Sumbermanjing Wetan sendiri yang mempunyai luas wilayah yang besar yaitu mencakup 14 desa dan memiliki kondisi tipografi yang berbukit. Kondisi yang sedemikian rupa tersebut membuat anggota koperasi harus mengeluarkan usaha lebih untuk mendapatkan informasi bahkan pada proses pengjuan pinjaman anggota harus datang minimal 3 kali selama proses berlangsung. Permalasahan selanjutnya adalah keterbatasan petugas sehingga ketika waktu tertentu pelayanan tidak maksimal karena terdapat antrian untuk melakukan konsultasi.
Customer Relationship Management (CRM) merupakan proses pengelolaan semua aspek interaksi yang dimiliki oleh perusahaan dengan pelanggannya. Aspek – aspek tersebut meliputi prospeksi, penjualan dan layanan. CRM membantu untuk memberikan wawasan dan memperbaiki hubungan perusahaan dengan menggabungkan semua prespektif
(Buttle,
2009). Penerapan strategi CRM dikarenakan
dapat meningkatkan loyalitas dan kepuasan anggota organisasi layanan keuangan (Salehi, 2015). Service Automation (SA) yang merupakan bagian dari operasional CRM dapat digunakan untuk mengotomatisasi proses layanan sehingga pelayanan lebih efektif dan efisien dipilih karena dapat menyelesaikan permasalahan jarak dan kekurangan SDM yang ada. Aplikasi dapat berbentuk Customer-Touching Applications atau sering disebut sebagai E-CRM dimana merupakan sebuah aplikasi yang ditujukan kepada anggota sehingga tidak perlu melakukan kontak langsung dengan koperasi sebagai penyedia layanan (Rainer, 2010). Pada penelitian ini berfokus kepada aplikasi yang digunakan pelanggan dalam hal ini adalah anggota simpan pinjam untuk berinteraksi dengan KPRI. Hal ini dikarenakan penerapan aplikasi E-CRM dapat meningkatkan pelayanan organisasi kepada pelangganya (Prayitno, 2017).Dalam pengembangan sistem CRM nantinya akan menggunakan metode Relation Unified Process (RUP) yang sebuah metode dalam pengembangan perangkat lunak dengan menggunakan pedekatan iterative (perulangan). Metode ini mengusung pengembangan perangkat lunak dengan membagi menjadi beberapa fase (Jalote, 2008). Penggunaan metode ini bertujuan untuk membangun sebuah sistem yang dapat sedekat mungkin dengan kebutuhan pemangku kepentingan. Metode RUP dipilih karenak metode RUP mampu membantu menciptakan sistem yang sesuai dengan kebutuhan untuk menyelesaikan masalah yang ada (Taufik, 2015). Hal ini dikarenakan RUP dapat menakomodasi perubahan – perubahan yang mungkin terjadi dalam proses pengembangan dengan sistimatis.
Gambar 1.1Fase – Fase pada Metode RUP
Insepsi merupakan tahapan dimana terdapat penetapan permaslahan, business case, dan batasan ruang lingkup proyek. Elaborasi lebih fokus kepada analisis dan perancangan sistem yang akan dikembangkan berdasarkan permodelan use case pada tahap sebelumnya. Fase elaborasi mengakomodasi perubahan kebutuhan dari fase sebelumnya berdasarkan perubahan kebutuhan dari pemangku kepentingan. Konstruksi adalah tahapan dilakukannya pembuatan sistem secara keseluruhan. Pada fase ini pemodelan bisnis dan kebutuhan harus dalam kondisi stabil karena fase konstruksi tidak mengakomodasi perubahan tersebut. Fase terakhir merupakan transisi dimana sistem yang dikembangkan dapat diberikan kepada pengguna akhir (IBM,1998).
Penelitian ini bertujuan untuk mengembangkan pura-rupa sistem CRM berbentuk customer touching applications pada
Unit Simpan Pinjam KPRI “GURU” Kec.
Sumbermanjingwetan menggunakan metode
Relation Unified Process (RUP).
2. METODOLOGI PENELITIAN
Metode penelitian penelitian ini dimulai dengan studi literatur untuk mendapatkan dasar teori yang akan digunakan dalam penelitian. menemukan permasalahan yang ada dengan bersumber pada hasil wawancara dan observasi yang dilakukan. Wawancara dilakukan kepada pengawas unit simpan pinjam untuk mengetahui bagaimana kondisi dari proses bisnis yang ada saat ini.
Selanjutnya adalah tahap penerapan metode RUP, dimulai dari fase pertama yaitu insepsi yang menghasilkan analisa proses bisnis, kebutuhan sistem dan usecase yang nantinya digunakan sebagai dasar dari pengembangan sistem. Hasil dari fase insepsi akan diberikan kepada pemangku kepentingan untuk mendapat
feedback.
Langkah selanjutnya adalah fase elaborasi dimana merupakan fase perancangan sistem. Pada fase ini dibuat perancangan squence diagram, class diagram, database, algoritma dan tampilan. Pada fase elaborasi juga terdapat perbaikan terhadap hasil fase sebelumnya. Setidaknya terdapat sebuah literasi pada fase ini
Gambar 2.1 Metodologi Penelitian
Selanjutnya merupakan fase konstruksi, adalah tahapan implementasi perancangan dan pengujian sistem. Pada fase konstruksi masih memungkinkan terjadinya perubahan kebutuhan. Terdapat literasi dalam fase ini yang lebih merujuk kepada hasil dari implementasi yang dilakukan.
Fase transisi merupakan tahapan akhir metode RUP. Dalam penelitian ini yang
termasuk dalam fase transisi merupakan pengujian dan user accepted testing untuk
3. HASIL DAN PEMBAHASAN
3.1 Pemodelan Proses Bisnis
Pemodelan proses bisnis termasuk dalam fase inspesi dalam metode RUP. Pada pemodelan proses bisnis dilakukan analisis perbandingan proses bisnis as-is dan to-be dari penerapan
sistem. Analisis dilakukan terhadap 4 proses bisnis yaitu proses bisnis memperoleh informasi simpanan, memperoleh informasi pinjaman, setoran dan pengajuan pinjaman. Pada setiap tahap pembuatan bpmn terdapat validasi yang bertujuan untuk memastikan bahwa proses bisnis yang digambarkan telah sesuai dengan kondisi yang sebenarnya.
Gambar 3.1 Pengajuan Pinjaman As-Is
Gambar 3.1 merupakan proses bisnis as-is pengajuan pinjaman. Pada proses bisnis tersebut jenis task masih bersifat manual task
sehingga menimbulkan permasalahan – permasalahan seperti pada table 3.1 yang mempengaruhi pelayanan terhadap anggota. Permasalahan tersebut dikarenakan terdapat beberapa proses yang mengharuskan anggota berulang kali datang ke kantor, hal tersebut menyebabkan anggota harus mengeluarkan waktu dan usaha lebih mengingat kondisi alam dari cakupan area KPRI.
Table 3.1 Analisi Masalah Proses Bisnis As-Is
No Identifikasi Masalah Waktu yang diperlukan 1 Anggota harus datang
ke kantor untuk mendapatkan
informasi
45 menit
2 Anggota harus datang ke kantor koperasi
45 menit
untuk meminta form dan estimasi kredit. 3 Anggota menunggu
hasil perhitungan estimasi
15 menit
4 Anggota harus
kembali untuk
memenuhi persyaratan.
45 menit
5 Anggota
menggembalikan form pengajuan
45 menit
6 Setelah menggunggu hasil permohonan yang dapat dilihat setiap tanggal 20, anggota harus datang ke kantor untuk melihat informasi tersebut.
Sehingga dari analisis permasalahan tersebut dibuatlah proses bisnis to-be seperti gambar 3.2 yang memperbaiki kekurangan dari proses bisnis yang saat ini diterapkan. Perubahan terdapat pada jenis task, urutan proses, dan adanya sistem yang dapat diakses langsung oleh anggota. Pada proses bisnis usulan sistem menggantikan petugas dalam interaksi dengan
anggota, sehingga anggota dapat berinteraksi dengan unit simpan pinjam dimanapun merka berada. Estimasi waktu proses bisnis to-be pada tale 3.2 dibuat berdasarkan rata – rata estimasi setiap proses. Analisis peningkatan proses bisnis dilakukan dengan membandingkan waktu proses bisnis as-is dan to-be untuk mengetahui bahwa proses bisnis usulan layak untuk diterapkan
Gambar 3.2 Pengajuan Pinjaman To-Be
Table 3.2 Analisis Waktu Proses Bisnis To-be
No Penyelesaian
Masalah
Estimasi Waktu 1 Anggota dapat melihat
informasi melalui sistem informasi.
5 menit
2 Anggota dapat melihat
informasi dan
mendapatkan form pengajuan melalui sistem informasi.
10 menit
3 Anggota dapat
mendapatkan
informasi estimasi
melalui sistem
informasi yang ada.
5 menit
4 Proses anggota
menggembalikan form pengajuan hilang
0 menit
karena anggota tidak perlu datang ke kantor untuk mendapatkan form dan informasi kredit.
5 Anggota tidak perlu
datang untuk
mengembalikan form secara langsung ke
kantor karena
digantikan pengisian melaui sistem yang ada.
15 menit
6 Anggota tidak perlu datang ke kantor KPRI untuk mengetahui hasil keputusan karena hasil keputusan dapat dilihat pada sistem informasi.
3.2 Analisis Kebutuhan
Analisis kebutuhan termasuk dalam aktivitas utama dalam fase insepsi. Dalam analisis kebutuhan terdapat analisis pemangku kepentingan, kebutuhan pemangku kepentingan dan pengguna, identifikasi pengguna, fitur, kebutuhan fungsional dan non fungsional. Berdasar pada permasalahan yang ada maka kebutuhan sistem terfokus pada kebutuhan anggota. Sehingga sistem yang nantinya dikembangkan akan berjenis aplikasi customer touching application. Dalam penelitian ini pada fase elaborasi dan konstruksi terdapat perubahan terhadap kebutuhan yang telah didefinisikan dalam fase sebelumnya. Sehingga pada akhirnya terdapat 23 kebutuhan fungsional dalam sistem yang dikembangkan. Kebutuhan utama sistem ini adalah antara lain melihat informasi simpanan, melihat detail simpanan, melihat informasi pinjaman, melihat detail pinjaman, mengajukan pinjaman, menghitung estimasi, mengunduh form pengajuan, melihat detail pengajuan dan mengubah password. Model use case diagram dibuat berdasarkan analisis kebutuhan, sehingga gambar 3.3 merupakan use case diagram pada fase insepsi sedangkan
usecase pada gambar 3.4 merupakan usecase
yang diterapkan dalam sistem.
Gambar 3.3 Use Case Diagram Fase Insepsi
3.3 Perancangan Sistem
Perancangan sistem termasuk dalam aktivitas utama dalam fase elaborasi. Dalam penelitian ini perancangan sistem meliputi perancangan sequence diagram, design-level class diagram, physical data model dan perancangan antarmuka. Perancangnan sequnce
diagram digunakan untuk menggambarkan urutan pertukurana pesan yang terjadi dalam sebuah proses.
Gambar 3.4 Sequence Diagram Mengajukan Pinjaman
Gambar 3.4 merupakan sequence diagram dari proses mengajukan pinjaman. Fungsi form() dalam controller untuk menampilkan form pengajuan pinjam berdasar pada data anggota yang dimuat oleh fungsi getanggota() pada model Mdl_anggota. Nilai yang diinputkan oleh anggota akan diolah oleh fungsi insertPengajuan() dan akan disimpan kedalam basis data oleh fungsi insertdata() pada model Mdl_pengajuan.
Gambar 3.5 Class Diagram Controller
Gambar 3.6 Class Diagram Model
Dalam penelitian ini terdapat 3 jenis class
yang berdasar pada frameworkCodeIgniter yang meliputi class model, view dan controler. Gambar 3.4 merupakan class model yang dibagi menjadi 7 class. Sedangkan gambar 3.5 adalah
class diagram controller yang terdiri dari 9
class. Basis data yang diterapkan pada sistem informasi unit simpan pinjam ini terdiri dari 9 table antara lain table anggota, pinjaman,
detailpinjaman, instansi, jenis,
pengajuanpinjaman, petugas, simpanan dan status.
3.4 Implementasi
Implementasi termasuk dalam tahap konstruksi dalam metode pengembangan RUP. Pada tahapan implementasi dilakukan dengan menerjemahkan hasil dari perancangan sistem ke dalam kode pemprograman. Implemntasi menggunakan kerangka kerja CodeIgniter
dimana terdapat 3 jenis class yaitu model, view
dan controller. Tabel 3.3 berikut merupakan
class yang di implementasikan dalam sistem informasi simpan pinjam KPRI “GURU” Kec. Sumbermanjing Wetan.
Table 3.3 Implementasi Class
No Package Nama Kelas
1 Models Mdl_anggota
2 Models Mdl_petugas
3 Models Mdl_simpanan
5 Models Mdl_pengajuan
6 Models Mdl_detailpinjaman
7 Models Mdl_instansi
8 Controller Ctrl_login
9 Controller Crtl_anggotaP
10 Controller Crtl_anggotaA
11 Controller Crtl_pengajuanP
12 Controller Crtl_pinjamanP
13 Controller Crtl_simpananP
14 Controller Crtl_pengajuanA
15 Controller Crtl_pinjamanA
16 Controller Crtl_simpananA
Dalam sistem informasi yang dikembangkan terdapat 2 jenis antar muka. Pertama adalam antar muka anggota yang merupakan fokus utama dalam pengembang sistem informasi berbasis CRM ini dan antar muka petugas untuk mengelola data. Salah satu tampilan yang mengalami perubahan pada saat literasi adalah tampilan antar muka pengajuan pinjaman anggota. Dimana pada awal fase konstruksi dibuat antar muka pengajuan seperti pada gambar 3.7. Pada literasi fase kontruksi terdapat penambahan pesan atau setatus dari pinjaman sehingga seperti pada gambar 3.8, dimana pada antarmuka tersebut anggota dapat mengetahui minmal dan maksimal pinjaman, estimasi pinjaman, persyaratan dan status pengajuan.
Gambar 3.7 Antar muka fase konstruksi awal
Gambar 3.8Antar muka setelah literasi
3.5 Pengujian
Pengujian terhadap kebutuhan fungsional dan non fungsional termasuk dalam fase konstruksi. Pengujian kebutuhan fungsional sistem dilakukan dengan menggunakan metode
black box. Penggunaan metode black box
ditujukan untuk apakah sistem berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Pengujian dilakukan
black box pada sistem ini menggunakan sebanyak 67 test case.
Gambar 3.9 Hasil Pengujian compatibility
Pengujian compatibility pada gambar 3.9 digunakan untuk menguji kebutuhan non fungsional. Dimana sistem harus dapat diakses dari berbagai macam sistem operasi maupun berbagai peramba.
Pengujian user accepted testing (UAT)
termasuk dalam fase transisi. Pengujian ini bertujuanuntuk mengetahui penilaian dari calon pengguna dalam hal ini adalah anggota unit simpan pinjam. Selain itu pengujian ini bertujuan adalah salah satu jenis pengujian untuk strategi CRM. Pengujian dilakukan kepada 20 anggota denga mengajukan 8 pertanyaan dari 4 karakteristik Performance,Usability,Functional Correctness and Completeness, dan Accuracy
dalam UAT.
Hasil dari pengujian UAT adalah peneliti mendapatkan 16,875% jawaban tidak setuju dan 83,125% atau dengan total 124 jawaban dari 160 pertanyaan menjawab setuju pada penggujian UAT yang telah dilakukan
4. KESIMPULAN
Setelah melakukan penelitian, maka penulis dapat mengambil kesimpulan :
bisnis yang dapat mempermudah aktivitas. Hal tersebut dikarenakan sistem yang dikembangkan mampu mengautomatisasi beberapa proses. Analisis kebutuhan menghasilkan 19 kebutuhan dengan fokus utama pada kebutuhan anggota sesuai dengan jenis
aplikasi
customer
touching
applications.
2. Fase elaborasi menghasilkan class diagram, sequence diagram, physical data model,perancangan algoritma dan perancangan antar muka. Perancangan
class diagram mengahsil kan 9 class controller dan 7 class model. Terdapat sebuah literasi yang menyebabkan perubahan kebutuhan yaitu 5 penambahan dan 2 pengurangan kebutuhan sistem. Sehingga pada akhir fase elaborasi terdapat 22 kebutuhan fungsional.
3. Implementasi dalam fase konstruksi menghasilkan sebuah sistem yang berfokus pada pengguna anggota. Terdapat literasi pada fase ini sehingga terdapat perubahan tampilan dan sebuah tambahan kebutuhan. Sehingga pada akhir implementasi terdapat 23 kebutuhan sistem. Pada fase konstruksi juga terdapat pengujian blackbox untuk menguji kebutuhan sistem dengan 67
test case dan compatinility untuk menguji kebutuhan non fungsional yang menunjukkan terdapat 2 critical issue
yang dikarenakan tidak diaktifkannya fungsi ssl.
4. Pengujian user accepted testing dimana penggujian dilakukan kepada 20 orang yang merupakan anggota unit simpan pinjam. Hasil penggujian menunjukkan bahwa dari 8 pertanyaan yang berdasar 4 karakteristik UAT sebanyak 83,125% menerima sistem informasi customer touching applications unit simpan
pinjam KPRI “GURU” Kec.
Sumbermanjing Wetan yang berarti sistem diterima oleh pengguna dan strategi CRM mendapatkan respon yang baik..
5. DAFTAR PUSTAKA
Buttle, Francis., 2009. Customer Relationship Management: Concepts and Technology, 2nd ed.,
Butterworth-Heinemann, Burlington.
IBM, D. T., 1998. Rational Unified Process, Best Practices for Software. Cupertino: Rational Software.
Jalote,P. 2008. A Concise Introduction to Software Engineering. Dehlhi: Department of Computer Science and Engineering IIT.
Prayitno,E., Amylia,N. 2017. “Positive Impact of CRM Implementation to Improving The Services of Animal Polyclinics Customers”. IEEE.
Reiner,K., 2010. Introduction to Information Systems: Enabling and Transforming Business.[e-book] John Wiley & Sons. Tersedia di: Google Books < https://books.google.co.id/books?id=ma K8xskEduYC>[Diakses 21 Oktober 2017]
Salehi,S. 2015. Evaluation of the Effects of e-CRM on Customer Loyalty (Case Study: Esfahan Branch's of Sepah Bank). IEEE Sitio,A.& Tamba,H.,2001. Koperasi: Teori dan
Praktek. Jakarta: Erlangga.
