SISTEM INFROMASI & PENGENDALIAN INTERNAL
(SI - PI)
Sistem Informasi dalam Kegiatan Bisnis
Dosen:
Prof. Dr. Ir. Hapzi Ali, MM, CMA
Dibuat oleh:
Sari Kartika (55516120061)
PROGRAM MEGISTER
UNIVERSITAS MERCU BUANA JAKARTA
Seiring berkembangnya dunia usaha menyebabkan terjadinya perubahan cukup signifikan dalam pola pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajemen baik pada tingkat operasional maupun pimpinan pada semua jenjang dengan di dukung oleh perkembangan sistem informasi.
Sistem merupakan kumpulan dari komponen dan elemen yang saling terkait serta membentuk suatu kesatuan untuk mencapai tujuan tertentu. Menurut Hapzi Ali (2015) Sistem adalah kumpulan dari sub-sub sistem atau elemen-elemen yang saling berkerjasama dan berinteraksi untuk mencapai tujuan organisasi (informasi/target/goal).
Dalam sebuah sistem pasti menghasilkan suatu informasi atas aktivitas bisnis tersebut. Pada sistem informasi mengandung tiga aktivitas dasar di dalamnya, yaitu: aktivitas masukan (input), pemrosesan (processing), dan keluaran (output) yang biasa dikenal dengan IPO.
Menurut O’Brien dan Marakas (2009) sistem informasi adalah kombinasi dari people, hardware, software, jaringan komunikasi, sumber-sumber data, prosedur dan kebijakan yang terorganisasi dengan baik yang dapat menyimpan, mengadakan lagi, menyimpan, dan menyebarluaskan informasi dalam suatu organisasi.
Sehingga dapat disimpulkan bahwa Sistem informasi merupakan suatu sistem yang menyediakan informasi untuk manajemen dalam membantu mengambil keputusan kemudian menjalankan kegiatan operasional perusahaan, di mana sistem tersebut merupakan kombinasi dari orang-orang, teknologi informasi dan prosedur-prosedur yang tergorganisasi.
Teknologi dalam kegiatan bisnis saat ini berkembang sangat cepat sehingga banyak bisnis yang menggunakan internet dan network lainnya untuk mendukung setiap tahap proses komersial, termasuk semua bentuk promosi, penjualan, customer support serta mekanisme pembayarannya. Sebagai salah satu contoh kegiatan bisnisnya yaitu bisnis E-Commerce.
O’Brien dan Marakas (2009) menyatakan bahwa e-commerce adalah menjual, membeli, memasarkan dan memberikan pelayanan pada produk , jasa, dan informasi pada network komputer yang bermacam-macam. Contoh sistem e-commerce adalah website internet untuk penjualan online, akses ekstranet untuk database inventory oleh konsumen besar, dan penggunaan intranet perusahaan oleh penjualan untuk mengakses record konsumen untuk customer relationship management.
Dalam persaingan bisnis yang semakin kompetitif, maka manajemen harus merancang sebuah sistem dan melaksanakanya dengan baik, sehingga akan banyak manfaat yang bisa diperoleh perusahaan, yaitu mempermudah dan membantu manajemen serta menunjang proses pengambilan keputusan manajemen untuk dapat bersaing dengan kompetitor tetap dengan pengendalian internal yang baik.
Selain manajemen wajib menyelenggarakan kegiatan pengendalian sesuai dengan ukuran, kompleksitas, dan sifat dari tugas dan fungsi pada setiap bagian yang bersangkutan dimana mana tindakan tersebut diperlukan untuk mengatasi risiko serta penetapan dan pelaksanaan kebijakan dan prosedur untuk memastikan bahwa tindakan mengatasi risiko telah dilaksanakan secara efektif. Pada dasarnya Sistem informasi dikembangkan tergantung pada kebutuhan bisnis untuk tujuan yang berbeda-beda.
Untuk menunjang aktivitas bisnis agar dapat bersaing, maka diperlukan sistem informasi yang efektif dan efisien dalam proses pengendalian internal. Menurut Stephanus (2013) adapun sistem – sistem yang dapat dijalankan meliputi :
1. Sistem Informasi Untuk Keperluan Bisnis
Sistem informasi untuk operasi bisnis mempunyai peran dalam memproses transaksi bisnis, mengontrol proses industrial, dan mendukung komunikasi serta produktivitas kantor secara efisien. Sistem ini terdiri dari:
a. Transaction Processing Systems (TPS)
Transaction Processing Systems (TPS) merupakan sistem informasi yang terkomputerisasi dan dikembangkan untuk memproses data-data dalam jumlah besar dari transaksi bisnis rutin. Hasil dari transaksi bisnis seperti penjualan, pembelian, gaji, perubahan persediaan, dan sebagainya tercatat serta terproses pada TPS sehingga menghasilkan berbagai informasi produk untuk penggunaan internal maupun eksternal. Contoh :
keuangan. TPS juga memperbaharui database yang digunakan perusahaan untuk diproses lebih lanjut oleh SIM.
b. Process Control Systems (PCS)
Secara rutin sistem informasi operasi membuat keputusan yang mengendalikan proses operasional, seperti keputusan pengendalian produksi. Hal ini melibatkan process control systems (PCS) yang keputusannya mengatur proses produksi fisik yang secara otomatis dibuat oleh komputer
Contoh:
PCS digunakan untuk pengontrolan besaran-besaran proses (flow, temperature, pressure, level, etc). Implementasi dari PCS biasanya dengan menggunakan DCS (Distributed Control System). Jenis merek2 DCS yang cukup populer adalah: Yokogawa Centum, Foxboro I/A, Honeywell Experion/TPS/TDC, Siemens S7/PCS7, etc
c. Office Automation Systems (OAS)
Office automation systems (OAS) berperan mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan mengirim data dan informasi dalam bentuk komunikasi kantor elektronik.
Contoh :
Word processing, surat elektronik (electronic mail), eleconferencing, dan lain-lain.
2. Sistem Informasi Untuk Pengendalian Manajemen
Management Information System (SIM) memiliki konsep meniadakan pengembangan yang tidak efisien dan penggunaan komputer yang tidak efektif. Supaya informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi dapat berguna bagi manajamen, maka analis sistem harus mengetahui kebutuhan-kebutuhan informasi yang dibutuhkannya, yaitu dengan mengetahui kegiatan-kegiatan untuk masing-masing tingkat (level) manajemen dan tipe keputusan yang diambilnya. Maka konsep ini sangat penting untuk sistem informasi yang efektif dan efisien.
Sistem Informasi Manajemen (SIM) tidak menggantikan Transaction Processing System, melainkan SIM mencakup semua pengolahan transaksi yang mendukung spektrum tugas-tugas dari organisasi secara luas termasuk analisa keputusan dan pembuatan keputusan.
Secara garis besar SIM terdiri dari : a. Information Reporting Systems (IRS)
tentang operasi internal yang telah diproses sebelumnya oleh transaction processing systems. Informasi produk memberi gambaran dan laporan yang dapat dilengkapi berdasarkan permintaan, secara periodik, atau ketika terjadi situasi pengecualian.
Contoh :
Manager penjualan dapat menerima laporan analisa penjualan setiap minggunya untuk mengevaluasi hasil penjualan produk.
b. Decision Support Systems (DSS)
Kelas sistem informasi terkomputerisasi pada level yang lebih tinggi adalah Decision support systems (DSS). DSS merupakan kemajuan dari information reporting systems dan transaction processing systems. DSS adalah interaktif, sistem informasi berbasis komputer yang menggunakan model keputusan dan database khusus untuk membantu proses pengambilan keputusan bagi manajerial end users.
Contoh :
Program kertas kerja elektronik memudahkan manajerial end user menerima respon secara interaktif untuk peramalan penjualan atau keuntungan.
c. Executive Information Systems (EIS)
Executive information systems (EIS) adalah tipe SIM yang sesuai untuk kebutuhan informasi strategis bagi manajemen atas. Tujuan dari sistem informasi eksekutif berbasis komputer adalah menyediakan akses yang mudah dan cepat untuk informasi selektif tentang faktor-faktor kunci dalam menjalankan tujuan strategis perusahaan bagi manajemen atas. Contoh :
EIS yang sering kita dengar adalah Enterprise Resource Planning (ERP), Customer Relationship Management (CRM), Supply Chain Management (SCM) dan masih banyak yang lainnya. Beberapa contoh vendor EIS misal SAP (www.sap.com), Oracle (www.oracle.com) maupun yang lain. Tidak menutup kemungkinan, EIS juga bisa dibangun sendiri oleh staf IT internal suatu perusahaan.
3. Sistem Informasi Untuk Keuntungan Strategis
Sebuah perusahaan dapat bertahan dan sukses dalam waktu lama jika perusahaan itu sukses membangun strategi untuk melawan kekuatan kompetitor.
Beberapa strategi bersaing yang dapat dibangun untuk memenangkan persaingan adalah:
1. Cost leadership (keunggulan biaya).
2. Product differentiation (perbedaan produk)
Mengembangkan cara untuk menghasilkan produk atau jasa yang berbeda dengan pesaing.
3. Innovation
Menemukan cara baru untuk menjalankan usaha, termasuk di dalamnya pengembangan produk baru dan cara baru dalam memproduksi atau mendistribusi produk dan jasa.
Persaingan merupakan kunci penentu keberhasilan sebuah kegiatan bisnis. Peran sistem informasi untuk mencapai keunggulan yakni disaat manajemen mampu mengubah seluruh datanya menjadi basis data internet sehingga memungkinkan berbagi informasi dengan para kompetitor bisnis dan pelanggannnya. Basis data seperti ini mencerminkan pergeseran posisi perusahaan secara setrategis agar mampu bersaing.
Keunggulan dalam persaingan bisnis akan membawa manajemen pada kemampuan mengendalikan pasar dan meraih keuntungan usaha. Strategi bisnis menjadi pusat yang mengendalikan strategi manajemen dan strategi sistem informasinya. Perubahan pada salah satu strategi membutuhkan penyesuaian, agar tetap seimbang.
Menurut Santi (2013), Strategi perusahaan berbasis sistem informasi perlu dibuat karena sumber daya yang dimiliki perusahaan sangat terbatas, sehingga harus dimanfaatkan secara optimal.
Referensi :
Hapzi, Ali .2011. Modul Perkuliahan Sistem Informasi dan Pengendalian Internal. Jakarta
O’Brien, J. A., & Marakas, G. M. 2009. Management Information System Ninth Edition. New York : McGraw-Hill
Stephanus, Machio. 2013. http://iphenimnus.blogspot.co.id/2013/10/peranan-sistem-informasi-manajemen.html
