iv
Universitas Bina Nusantara
Program Ganda
Jurusan Manajemen – Sistem Informasi Skripsi Strata 1 - Semester Ganjil tahun 2005 / 2006
Analisis dan Perancangan
Sistem Informasi Jasa Ekspedisi Ekspor Berbasiskan
Web
Pada PT Samudera Perdana Transpotama
Anthony Wijaya – 0500585730
Abstrak
Perkembangan bisnis yang terjadi dewasa ini telah menyebabkan terjadinya perubahan pola perilaku pelanggan yang lebih mengutamakan untuk memilih perusahaan yang menyediakan akses informasi yang tersedia dengan cepat. Pelanggan yang ingin melakukan kegiatan ekspor dan impor sangat membutuhkan akses informasi yang cepat mengenai jadwal, rincian tagihan serta informasi dari transaksi ekspor yang dilakukan. Perusahaan ekspedisi yang belum menyediakan sistem pelayanan informasi secara
online akan membuat pelanggan menunggu dalam menerima jawaban informasi dari perusahaan. Oleh karena itu diperlukan suatu penelitian untuk merumuskan strategi bisnis yang sesuai dengan kondisi perusahaan sehingga perusahaan mampu memadukan peluang yang ada dengan didukung oleh penggunaan teknologi informasi yang ada. Metode penelitian yang digunakan adalah metode deskriptif dengan studi kasus di PT Samudera Perdana Transpotama. Alat analisis yang digunakan adalah analisis EFAS dan IFAS, kemudian menggunakan Matriks IE dan Matriks SWOT untuk dapat ditentukan alternatif strategi perusahaan yang dapat diterapkan sesuai dengan posisi perusahaan. Adapun hasil penelitian menunjukkan bahwa perusahaan memiliki kekuatan internal dengan nilai IFAS sebesar 3,00 dan nilai eksternal dari nilai EFAS sebesar 3,04. Dari hasil penelitian dapat disimpulkan bahwa perusahaan telah memiliki kekuatan internal yang baik dan telah mampu menjawab tantangan serta memanfaatkan peluang yang ada dalam lingkungan industri sehingga strategi yang diperlukan oleh perusahaan adalah strategi intensif dengan menggunakan kekuatan yang dimiliki perusahaan untuk memanfaatkan setiap peluang yang ada. Strategi yang dapat dilakukan dalam hal pemanfaatan teknologi informasi yang disesuaikan dengan hasil kusioner pelanggan yaitu mengembangkan suatu sistem informasi jasa ekspedisi ekspor berbasiskan web yang dapat menyajikan kebutuhan informasi secara up to date kepada pelanggan mengenai harga penawaran, jadwal ekspor pelayaran, status dan total tagihan dari transaksi ekspor yang dilakukan oleh pelanggan.
Kata Kunci
v
PRAKATA
Puji syukur kami panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas berkat dan rahmat-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan skripsi ini, yang merupakan syarat untuk menyelesaikan program studi Strata Satu dan mencapai gelar sarjana ekonomi dan sarjana komputer pada Jurusan Program Ganda Manajemen - Sistem Informasi di Universitas Bina Nusantara, Jakarta.
Selama penulisan skripsi ini, penulis banyak mendapat bantuan dari berbagai pihak dalam mengatasi kesulitan-kesulitan yang dihadapi. Maka pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan ucapan terima kasih sebesar-besarnya kepada:
• Bapak Prof. Dr. Gerardus Polla, M.App.Sc., selaku Rektor Universitas Bina Nusantara yang telah menyediakan fasilitas dan memberikan kesempatan kepada penulis untuk membuat skripsi ini.
• Bapak Parulian Sihotang, Ak, M.Acc, Ph.D., selaku Dekan Fakultas Ekonomi dan Bapak Ir.Sablin Yusuf, M.Sc, M.Comp.Sc., selaku Dekan Fakultas Ilmu Komputer atas dukungan dan bantuan yang telah diberikan. • Bapak Antonius Herusetya, Drs, Ak, MM., selaku Ketua Jurusan Manajemen
dan Bapak Siswono, S.Kom, MM., selaku Ketua Jurusan Sistem Informasi yang turut menyumbangkan ide dan saran kepada penulis dalam menyusun skripsi ini.
• Bapak DR. S. Liawatimena dan Ibu Dewanti Liem, S.Kom., selaku dosen-dosen pembimbing yang telah bersedia menyediakan waktu, mengarahkan, serta banyak memberi bantuan dan bimbingan kepada penulis dalam menyelesaikan masalah-masalah yang dihadapi selama proses penulisan skripsi ini.
• PT. Samudera Perdana Transpotama yang telah memberikan kesempatan dan dukungan yang luas untuk penulis untuk melakukan penelitian di perusahaan tersebut, khususnya kepada Ibu Ellystio Prabowo selaku Manajer Umum dan Bapak Lee Sang Hok selaku Manajer Pemasaran yang telah menjadi pembimbing yang membantu dan memberikan informasi yang sangat berguna bagi penulis dalam proses penulisan skripsi ini.
• PT. Partuni Perdana sebagai pelanggan dari PT Samudera Perdana Transpotama yang telah memberikan kesempatan dan dukungan yang luas untuk penulis untuk melakukan wawancara, khususnya kepada Bapak Rudy Wijaya selaku Manajer Umum yang telah menyediakan waktu untuk membantu dan memberikan informasi yang sangat berguna bagi penulis dalam mendukung proses penulisan skripsi ini.
vi
Akhir kata, penulis menyadari sepenuhnya bahwa skripsi ini masih banyak kekurangan. Oleh sebab itu, penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun dari pembaca. Semoga penulisan skripsi ini bermanfaat bagi semua pihak.
Jakarta, 18 Januari 2006 Penulis
vii
DAFTAR ISI
Halaman
Halaman Judul i
Halaman Penrsetujuan Hardcover ii Halaman Pernyataan Dewan Penguji
ABSTRAK
iii iv
PRAKATA v
DAFTAR ISI vii
DAFTAR TABEL x
DAFTAR GAMBAR DAFTAR LAMPIRAN
xi xv
Bab 1 . PENDAHULUAN 1
1.1 Latar Belakang 1
1.2 Identifikasi Masalah 1.3 Ruang Lingkup
3 4
1.4 Tujuan dan Manfaat 4
1.5 Sistematika Penulisan 5
Bab 2. LANDASAN TEORI 7
2.1 Pengertian Manajemen Strategi 7
2.2 Pengertian Penjualan 9
2.3 Pengertian Jasa 2.4 Ekspor Impor
2.4.1 Dokumen Ekspor Impor 2.4.2 Prosedur Ekspor Impor
2.4.3 Pengertian Freight Forwarder (EMKL/EMKU) 2.5 Metode Analisis Bisnis
2.5.1 Model Lima Kekuatan Persaingan Porter
2.5.2 Internal Factor Analysis dan External Factor Analysis 2.5.3 Model Matrik Internal Eksternal
2.5.4 Model Analisis SWOT 2.6 Pengertian Sistem Informasi 2.7 Pengertian Internet
2.8 Pengertian 8 Aturan Emas
2.9 Pengertian System Development Life Cycle 2.10 E-Business
2.10.1 Pengertian E-Business 2.10.2 Model E-Business
2.11 Metode Analisis dan Perancangan Sistem Terstruktur
2.11.1 Pengertian Analisis dan Perancangan Sistem Terstruktur 2.11.2 Pengertian Data Flow Diagram
2.11.3 Pengertian Basis Data 2.11.4 Pengertian Kamus Data 2.11.5 Pengertian Normalisasi 2.11.6 Pengertian Spesifikasi File
viii 2.11.7 Pengertian Entity Relationship Diagram 2.11.8 Pengertian State Transition Diagram 2.12 Metodologi Penelitian
2.12.1 Jenis dan Metode Penelitian 2.12.2 Teknik Pengumpulan Data
2.12.3 Definisi Operasional dan Instrumen Pengukuran 2.12.4 Teknik Analisis Data
2.12.5 Kelemahan Teknik Analisis Data 2.13 Kerangka Pemikiran Teoritis
60
Bab 3. GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 69
3.1 Perkembangan Perusahaan 3.1.1 Sejarah Perusahaan
3.1.2 Filosofi, Visi dan Misi Perusahaan 3.1.3 Fasilitas Perusahaan
3.1.4 Kegiatan Usaha Perusahaan
69 69 70 71 71 3.2 Kondisi Bisnis Perusahaan
3.2.1 Proses Operasional Perusahaan 3.2.2 Strategi Pelayanan Jasa Perusahaan
3.3 Kondisi Lingkungan Usaha dan Persaingan Industri 3.3.1 Persaingan Perusahaan dalam Usaha Jasa Ekspedisi 3.3.2 Masuknya Pendatang Baru yang Potensial
3.3.3 Kekuatan Menawar dari Pemasok 3.3.4 Kekuatan Menawar dari Konsumen 3.3.5 Potensi Pengembangan Jasa Pengganti 3.4 Struktur Organisasi dan Uraian Pekerjaan
3.4.1 Struktur Organisasi 3.4.2 Uraian Pekerjaan
3.5 Prosedur yang sedang Berjalan 3.6 Document Flow Diagram 3.7 Diagram Aliran Data
3.7.1 Diagram Konteks Sistem yang Berjalan 3.7.2 Diagram Nol Sistem yang Berjalan 3.8 Permasalahan yang Dihadapi
3.9 Alternatif Pemecahan Masalah
75
Bab 4. ANALISIS DAN HASIL PENELITIAN 98
4.1 Evaluasi Faktor Internal
4.1.1 Evaluasi Kekuatan Faktor Internal 4.2.1 Evaluasi Kelemahan Faktor Internal 4.2.3 Hasil Evaluasi Faktor Internal 4.2 Evaluasi Faktor Eksternal
4.2.1 Evaluasi Peluang Faktor Eksternal 4.2.2 Evaluasi Ancaman Faktor Eksternal 4.2.3 Hasil Evaluasi Faktor Eksternal 4.3 Matriks Internal Eksternal
4.4 Analisis SWOT
ix 4.5 Matriks SWOT
4.6 Pembahasan Kuisioner 4.6.1 Penyajian Kuisioner 4.6.2 Hasil Kuisioner
4.6.3 Kesimpulan Hasil Kuisioner
116 118 118 118 138 Bab 5. PERANCANGAN SISTEM
5.1 Usulan Prosedur yang Baru 1
5.2 Diagram Aliran Data 5.2.1 Diagram Konteks 5.2.2 Diagram Nol 5.2.3 Diagram Rinci 5.3 Data Sistem
5.3.1 Kamus Data 5.3.1.1 Aliran Data
5.3.1.2 Penyimpanan Data 5.3.1.3 Laporan Data 5.3.2 Normasilisasi Data 5.3.3 Spesifikasi File
5.3.4 Entity Relationship Diagram
2
5.4 Perancangan Proses 5.4.1 Struktur Menu
5.4.2 State Transition Diagram 5.4.3 Spesifikasi Modul
5.4.3.1 Spesifikasi Modul Utama 5.4.3.2 Spesifikasi Modul Member 5.4.3.2 Spesifikasi Modul Admin 5.4.3.3 Spesifikasi Modul Manager
3
5.5 Perancangan Layar Input 5.6 Perancangan Layar Output 5.7 Contoh Layar Website 5.8 Rencana Implementasi
5.8.1 Tata Laksana Sistem yang Diusulkan 5.8.2 Jadwal Implementasi Sistem
4
Bab 6 . SIMPULAN DAN SARAN
6.1 Simpulan 1
6.2 Saran
6.3 Keterbatasan Skripsi
2
Daftar Pustaka Riwayat Hidup Lampiran
Surat Keterangan Survey
x
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 2.1 Tabel Perbedaan tugas antara eksportir dan importir 23
Tabel 2.2 Tabel Internal Factors Analysis Summary 29
Tabel 2.3 Tabel External Factors Analysis Summary 31
Tabel 2.4 Model Diagram Matrik SWOT 39
Tabel 2.5 Simbol Data Flow Diagram (DFD) 55
Tabel 2.6 Spesifikasi File 60
Tabel 2.7 Penilaian Kuantitatif untuk Pengisian Kuisioner 65 Tabel 2.8 Definisi Operasional dan Instrumen Pengukuran 66
Tabel 4.1 Internal Factor Analysis 105
Tabel 4.2 External Factor Analysis 112
Tabel 4.3 Perhitungan Total Nilai Kuisioner 139
Tabel 5.1 Spesifikasi File Ms_User 159
Tabel 5.2 Spesifikasi File Ms_Commodity 160 Tabel 5.3 Spesifikasi File Ms_Document 160 Tabel 5.4 Spesifikasi File Ms_Container 161
Tabel 5.5 Spesifikasi File Ms_Tariff 161
Tabel 5.6 Spesifikasi File Ms_Place 162
Tabel 5.7 Spesifikasi File Ms_Status 162
Tabel 5.8 Spesifikasi File Ms_Shipping_Line 163
Tabel 5.9 Spesifikasi File Ms_Vessel 164
xi
Gambar 2.7 Model E-Business 51 Gambar 2.8 Notasi State 61 Gambar 2.9 Notasi Transition State 62 Gambar 2.10 Kerangka Berpikir 68 Gambar 3.1 Lima Kekuatan Persaingan Porter 79 Gambar 3.2 Struktur Organisasi 83 Gambar 3.3 Document Flow Diagram 92 Gambar 3.4 Document Flow Diagram (Lanjutan) 93 Gambar 3.5 Diagram Konteks Sistem Pelayanan Jasa Ekspedisi Ekspor (Yang Sedang Berjalan) 94 Gambar 3.6 Diagram Nol Sistem Pelayanan Jasa Ekspedisi Ekspor (Yang Sedang Berjalan) 96 Gambar 4.6 Layanan yang Digunakan Pelanggan (Hasil Kuisioner) 120 Gambar 4.7 Daerah Penilaian Bobot Kuisioner 121 Gambar 4.8 Lama Pelanggan Menggunakan Jasa Perusahaan
(Hasil Kuisioner)
121 Gambar 4.9 Kebutuhan Pelanggan akan Kecepatan Informasi
(Hasil Kuisioner)
123 Gambar 4.10 Kebutuhan Pelanggan akan Kemudahan Akses Informasi
(Hasil Kuisioner)
124 Gambar 4.11 Kepuasan Pelanggan (Hasil Kuisioner) 125 Gambar 4.12 Lama Waktu Antara Menerima Pertanyaan Dengan Memberikan
Jawaban (Hasil kuisioner)
126 Gambar 4.13 Perubahan Proses dari Tradisional ke Proses dengan Dukungan
TI (Hasil Kuisioner)
127 Gambar 4.14 Perbandingan Komunikasi melalui Internet dengan Fax
(Hasil Kuisioner)
128 Gambar 4.15 Tingkat Kebutuhan Pelanggan Terhadap Penggunaan Internet
(Hasil Kuisioner)
129 Gambar 4.16 Tingkat Kepercayaan Pelanggan terhadap Pembuatan website
Perusahaan akan menunjang Layanan Perusahaan Terhadap Pelanggan (Hasil Kuisioner)
xii
Gambar 4.17 Tingkat Penilaian Pelanggan Terhadap Kriteria Website yang Baik dari Segi Tampilan dan Waktu Akses (Hasil Kuisioner)
131 Gambar 4.18 Tingkat Penilaian Pelanggan Terhadap Kriteria Website yang
Baik dari Segi Interaksi dengan User (Hasil Kuisioner)
132 Gambar 4.19 Tingkat Penilaian Pelanggan Terhadap Kriteria Website yang
Baik dari Segi Informasi yang disediakan (Hasil Kuisioner)
133 Gambar 4.20 Tingkat Kebutuhan Pelanggan Terhadap Informasi Jadwal
Pelayaran atau penerbangan (Haisl Kuisioner)
134 Gambar 4.21 Tingkat Kebutuhan Pelanggan Terhadap Informasi Status
Barang dan Dokumen pada Website (Hasil Kuisioner)
135 Gambar 4.22 Tingkat Kebutuhan Pelanggan Terhadap Informasi Penawaran
secara Online melalui Website (Hasil Kuisioner)
136 Gambar 4.23 Tingkat Kebutuhan Pelanggan Terhadap Layanan Booking
secara Online melalui Website (Hasil Kuisioner)
137 Gambar 5.1 Diagram Konteks Sistem Informasi Jasa Ekspedisi Ekspor
(Yang Diusulkan)
145 Gambar 5.2 DFD Tingkat Nol Sistem Informasi Jasa Ekspedisi Ekspor
(Yang Diusulkan)
146 Gambar 5.3 Diagram Level Satu Persetujuan Booking 147 Gambar 5.4 Diagram Level Satu Pengukuran Barang 147 Gambar 5.5 Diagram Level Satu Membuat Tagihan 148 Gambar 5.6 Entity Relationship Diagram (Sistem Yang Diusulkan) 168 Gambar 5.7 Struktur Menu (Sistem Yang Diusulkan) 169
Gambar 5.8 STD Menu Utama 170
Gambar 5.9 STD Home Member 171
Gambar 5.10 STD Home Admin 172
Gambar 5.11 STD View Transaction 173
Gambar 5.12 STD View Schedule 174
Gambar 5.13 STD View Tariff 175
Gambar 5.14 STD View Member 176
Gambar 5.15 STD Home Manager 177
Gambar 5.16 Rancangan Layar Login 214
xiii
Gambar 5.32 Rancangan Layar Comment Report Menu 230 Gambar 5.33 Rancangan Layar Quotation 231 Gambar 5.34 Rancangan Layar Detailed Transaction Status 232 Gambar 5.35 Rancangan Layar View Billing Transaction 233 Gambar 5.36 Rancangan Layar View Schedule 234 Gambar 5.37 Rancangan Layar View Tariff 235 Gambar 5.38 Rancangan Layar View Member 236 Gambar 5.39 Rancangan Layar Transaction Report 237 Gambar 5.40 Rancangan Layar Transaction Report Query 238 Gambar 5.41 Rancangan Layar Income Report 239 Gambar 5.42 Rancangan Layar Income Report Query 240 Gambar 5.43 Rancangan Layar Top 10th The Best Customer 241 Gambar 5.44 Rancangan Layar Value Chart Report 242 Gambar 5.45 Rancangan Layar Value Chart Query 243 Gambar 5.46 Rancangan Layar Comment Report 244 Gambar 5.47 Rancangan Layar Comment Report Query 245
Gambar 5.48 Tampilan Halaman Utama 246
Gambar 5.49 Tampilan Halaman Company Profile 247
Gambar 5.50 Tampilan Halaman Services 248
Gambar 5.51 Tampilan Halaman Contact Us 249 Gambar 5.52 Tampilan Halaman Registration Form 250 Gambar 5.53 Tampilan Halaman Konfirmasi Registrasi Berhasil 251 Gambar 5.54 Tampilan Halaman Konfirmasi Registrasi Gagal 252 Gambar 5.55 Tampilan Halaman Forgot Password 253 Gambar 5.56 Tampilan Halaman Confirm Password 254 Gambar 5.57 Tampilan Halaman Confirm Login Gagal 255 Gambar 5.58 Tampilan Halaman Home Member 256 Gambar 5.59 Tampilan Halaman Inquiry Form 257
Gambar 5.60 Tampilan Halaman Quotation 258
xiv
xv
DAFTAR LAMPIRAN
Halaman
Lampiran 1 Form Wawancara Perusahaan & Pelanggan PT Samudera Perdana Transpotama
L.1 Lampiran 2 Hasil Kuisioner Perbandingan Berganda Faktor Internal L.2 Lampiran 3 Hasil Kuisioner Perbandingan Berganda Faktor Eksternal L.8 Lampiran 4 Hasil Kuisioner Penilaian Ranking Faktor Internal L.14 Lampiran 5 Hasil Kuisioner Penilaian Ranking Faktor Eksternal L.15 Lampiran 6 Hasil Penentuan Bobot dengan Perbandingan Berpasangan
Faktor Internal
L.16 Lampiran 7 Hasil Penentuan Bobot dengan Perbandingan Berpasangan
Faktor Eskternal
L.17 Lampiran 8 Normalisasi Bobot Faktor Internal L.18 Lampiran 9 Normalisasi Bobot Faktor Eksternal L.19
Lampiran 10 Kuisioner Pelanggan L.20
