TIME MANAGEMENT. Materi berasal dari berbagai sumber

(1)

Heart Academy Time Management

TIME MANAGEMENT

(2)

Sasaran Program

• Memahami

konsep

dan

pentingnya

menghargai waktu.

• Memahami cara menentukan prioritas.

• Mampu melakukan penjadwalan aktivitas

yang efektif.

(3)

Isi Pembahasan

• Menghargai waktu

• Menentukan prioritas

• Mengatasi penundaan

• Mengelola interupsi

• Membuat jadwal

(4)

(5)

Bayangkan jika setiap pagi kita

diberikan

USD 86.400

(Rp. 1.209.600.000,00)

(6)

”WAKTU KITA”

• Setiap hari kita memiliki

86,400 detik

yang harus kita gunakan.

• Kita tidak dapat menginvestasikannya ataupun

menyimpannya.

• Setiap hari, kita diberikan waktu yang sama….

….tanpa memandang siapa kita atau apa yang kita lakukan, waktu terus berjalan 60 menit sejam dan 24 jam sehari.

(7)

• 72 % : kurang bekerja keras sewaktu masih muda. • 67 % : salah memilih profesi atau karier.

• 63 % : waktu mendidik anak mereka atau menggunakan pola didik yang salah.

• 58% : kurang berolahraga dan menjaga kesehatan • 11 % : tidak memiliki cukup uang

Hasil survey di Belgia 2006 (warga yang usianya lebih dari 60 th.):

Sumber: www.pembelajar.com; Andrew Ho

“Memanfaatkan Waktu Dengan Tepat Mencegah Penyesalan”

(8)

 Waktu tidak bisa distop

 Waktu tidak dapat disimpan

 Waktu tidak dapat dibeli

1. Mengapa Waktu Berharga?

(9)

2. Pengertian Time Management

Sumber: Kamus Wikipedia

Manajemen waktu adalah sebuah aktivitas atau

proses perencanaan dan kontrol terhadap jumlah waktu yang dihabiskan untuk aktivitas tertentu, terutama untuk

(10)

 Tenggat waktu sering terlewat.  Bekerja lembur terus – menerus.

 Merasa stress karena kurangnya waktu

atau terlalu banyak hal yang dikerjakan.

 Melompat dari hal satu ke hal lain.  Kurangnya arah dan tujuan.

(11)

 Sesuai tenggat waktu dan meninjau kembali

kualitas kerja.

 Stress rendah dan lebih dapat menguasai

perasaan.

 Mengisi waktu yang berkualitas pada tugas

penting.

 Mencapai keseimbangan kerja dan hidup.  Berjuang ke arah tujuan yang bermakna.

(12)

(13)

Prioritas: yang didahulukan dan diutamakan daripada yang lain

www.KamusBahasaIndonesia.org

1. Mengapa perlu menentukan prioritas?

Tanpa membuat prioritas, Anda dapat bekerja keras, tapi Anda tidak akan mencapai hasil yang Anda inginkan

(14)

 Ketika Anda tahu kemana akan pergi, Anda dapat mengetahui apa yang perlu dilakukan sesuai

urutannya.

 Tanpa menetapkan tujuan yang tepat, Anda akan

membuang waktu dalam kebingungan akan prioritas yang bertentangan.

2. Teknik Menentukan Prioritas

A. Menentukan Tujuan

Organisir dan laksanakan menurut prioritas (Stephen R. Covey)

(15)

TETAPKAN TUJUAN:

/ Tertentu / Terukur/dapat diukur / Masuk akal / Jangka waktu / Dapat diraih/dicapai

(16)

Penting

:

Genting

:

(mendesak)

Penggolongan Aktivitas:

B. Menyusun skala prioritas

Amat perlu; amat utama; sangat berharga; sangat berguna.

Berbahaya; kritis (keadaan yang mungkin segera

menimbulkan masalah).

(17)

Heart Academy Time Management RENCANAKAN KAPAN ANDA AKAN MELAKUKANNYA KRITIS LAKUKAN SEKARANG LAKUKAN NANTI atau HENTIKAN GANGGUAN

Source : The Decision Book (Mikael Krogerus and Roman Tschappeler)

Mendesak Tidak Mendesak

Pen tin g T id a k p e n ti n g

I

II

III

IV

(18)

RENCANA akan dikerjakan

Perencanaan, persiapan, jadwal

• Penelitian, investigasi, mendesain, pengujian • Membangun hubungan / jaringan

• Berpikir, menciptakan, pemodelan, mendesain • Pengembangan sistem dan proses

• Antisipasi dan pencegahan

• Pengembangan perubahan, arah, dan strategi

Keadaan darurat, Kritis

• Tuntutan dari atasan atau pelanggan

• Tugas/ proyek yang terencana/ yang sekarang tenggat waktu

• Pembuatan laporan dan pengiriman laporan yang berbatas waktu.

Lakukan SEKARANG

kegiatan yang „nyaman‟, permainan di komputer, pencarian di internet

• Mengobrol, komunikasi sosial

• Melamun, corat-coret , istirahat terlalu lama • Membaca artikel yang tidak relevan

• Menyesuaikan peralatan yang tidak perlu

Lakukan nanti atau HENTIKAN

Mendesak Tidak Mendesak

Pe n ti n g T id a k pe nti

ng Permintaan sepele dari orang lain

• Interupsi telepon dan gangguan tidak penting • Kesalahpahaman yang muncul sebagai keluhan • Prosedur atau kegiatan yang bisa didelegasikan

(19)

Source : The Decision Book (Mikael Krogerus and Roman Tschappeler)

“We need to

STOP

doing things we do not need to do”

Mendesak _{Tidak Mendesak}

Pen tin g T id a k pe nti ng Goethe

Hal-hal yang paling penting, tidak pernah boleh berada di bawah kekuasaan hal-hal yang paling tidak penting

(20)

3. Menentukan Prioritas Kerja

• Prioritas bisnis dan manajemen • Tingkat kepentingan dan

mendesaknya

• Kebijakan perusahaan • Dampak Financial

• Lamanya tenggat waktu yang akan

dilaksanakan.

(21)

KETIKA SEGALA SESUATU BERADA

PADA PRIORITAS PUNCAK

(22)

……APA YANG HARUS DILAKUKAN?

• Daftar semua tugas

• Urutkan tugas-tugas Anda untuk

efisiensi

• Negosiasikan batas waktu • Nyatakan apa adanya

• Berani berkata tidak • Minta dukungan

(23)

(24)

1. Pengertian

Menunda-nunda

www.KamusBahasaIndonesia.org

(25)

• Kemalasan.

• Tidak berpengalaman dalam menangani suatu tugas. • Tugas yang tidak menyenangkan .

• Takut gagal.

• Menunggu lebih banyak informasi.

(26)

(27)

4. Teknik Mengatasi Penundaan

• Membuat jadwal kerja dan batas waktunya.

• Optimalkan penggunaan matrix prioritas.

• Lakukan evaluasi terhadap tugas yang sudah

(28)

5. Manfaat Mengatasi Penundaan

• Pekerjaan bisa selesai sesuai target

yang ditentukan.

• Memiliki cukup waktu untuk merevisi

pekerjaan yang salah.

(29)

(30)

suatu kejadian yang akan menghentikan sementara jalan program saat itu (= aktivitas terhenti karena kita menyela atau disela untuk tugas di luar yang kita jadwalkan (tugas dadakan).

mikrokontroler.tripod.com/8051/int51.htm

(31)

`

• Interupsi telepon.

• Tamu tanpa perjanjian.

• Interupsi email.

• Tugas/meeting mendadak.

(32)

3. Teknik Mengelola Interupsi

• Siapa dan apa topik bahasannya. • Tingkat kepentingan.

• Apa yang Anda harapkan/diharapkan dari interupsi.

Apabila interupsi bisa ditunda atau bahkan tidak penting tidak perlu diikuti saat ini.

(33)

Anda dapat meminimalisir, tapi pastikan Anda

tidak membuat orang lain takut menginterupsi

(34)

V. MEMBUAT JADWAL

Jika Anda tidak mengambil waktu untuk perencanaan, Anda merencanakan untuk membuang waktu Anda.

(35)

1. Pengertian

Pembagian waktu berdasarkan rencana pengaturan urutan kerja; daftar atau tabel kegiatan atau rencana kegiatan dengan

pembagian waktu pelaksanaan yang terperinci

(36)

Source : www.mindtools.com

2. Teknik Membuat Jadwal

• Tulis daftar tugas yang harus dilakukan. • Urutkan berdasarkan prioritas.

• Buat jadwal berjenjang (bulanan, mingguan, harian). • Tetap fleksibel.

(37)

Source : www.mindtools.com

Tips membuat jadwal

1. Agenda kerja

2. Optimalisasi Scheduling

• Gunakan email (outlook, diary PDA‟s, dll.). • Gunakan mobile device.

(38)

(39)

JADWAL HARIAN

Minggu Senin Selasa Rabu Kamis Jumat Sabtu

7:00 am :30 8:00 am :30 9:00 am :30 10:00 am :30 11:00 am :30 12:00 am :30 1:00 pm :30 2:00 pm :30 3:00 pm :30 4:00 pm :30 5:00 pm :30

(40)

 Semakin menghargai waktu

 Mampu menentukan prioritas dengan baik  Kemampuan mengatasi penundaan

dan mengelola interupsi semakin meningkat

 Mampu membuat jadwal

kegiatan yang efektif

(41)