MEMASUKKAN MARKAH DAN PENGUMUMAN KEPUTUSAN PEPERIKSAAN SEMESTER PK.UniMAP.(O).25

(1)

Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)

RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja

Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan

PROSEDUR

MEMASUKKAN MARKAH DAN

PENGUMUMAN KEPUTUSAN

PEPERIKSAAN SEMESTER

PK.UniMAP.(O).25

Disediakan oleh :

Disemak oleh :

PENOLONG PENDAFTAR

UNIT PEPERIKSAAN

KETUA PENOLONG PENDAFTAR

Diluluskan oleh :

___________________________________________________

(En. Zuber Bin Haji Mohamad)

Pemangku Pendaftar

Universiti Malaysia Perlis

(2)

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan menggariskan panduan bagi menjalankan serta melaksanakan proses

memasukkan markah dan pengumuman keputusan peperiksaan semester.

2.0 SKOP

Prosedur ini diterima pakai oleh Pengurusan UniMAP dan staf akademik semasa proses

memasukkan markah dan pengumuman keputusan peperiksaan semester.

(3)

3.0 SINGKATAN

NC

:

Naib Canselor

TNC

:

Timbalan Naib Canselor

Dk

:

Dekan

KK

:

Ketua Kursus

PP

:

Penolong Pendaftar

PTO

:

Pembantu Tadbir (Pengkeranian/Operasi)

MPU

:

Majlis Peperiksaan Universiti

MPPP

:

Majlis Peperiksaan Pusat Pengajian

PPgn

:

Pusat Pengajian/ Pusat/ Institut

BPA

:

Bahagian Pengurusan Akademik

UPP

:

Unit Peperiksaan & Pengijazahan

AMIS

:

Academic Management Information System

PNG

:

Purata Nilai Gred

(4)

4.0 DEFINISI

Penilaian Keputusan

Peperiksaan Semester

:

Merujuk kepada aktiviti yang berkaitan dengan

penilaian peperiksaan akhir yang dinilai berdasarkan

kerja kursus, latihan industri, projek tahun akhir dan

peperiksaan akhir semester. Penilaian dilakukan

secara berkala tetapi berterusan menurut kaedah yang

ditentukan oleh Universiti.

Ketua Kursus

:

Pensyarah yang dipertanggungjawabkan untuk menjadi

Penyelaras Kursus.

Majlis Peperiksaan Universiti :

Majlis Peperiksaan Universiti adalah suatu Pihak

Berkuasa Universiti untuk menimbang dan

mengesahkan perkara-perkara berkaitan peperiksaan

UniMAP

Majlis Peperiksaan Pusat

Pengajian

:

Majlis Peperiksaan Pusat Pengajian ialah majlis yang

ditubuhkan oleh pusat pengajian bagi semua urusan

berkaitan dengan peperiksaan

(5)

5.0 DOKUMEN RUJUKAN

Bil.

Nama Dokumen

Lokasi

No. Rujukan

5.1 ISO 9001:2015

eqdoc.unimap.edu.my

5.2 ISO 9000:2015

eqdoc.unimap.edu.my

5.3 Manual Pengurusan

Bilik Dokumen

PUSPEK

MK-UniMAP-01

5.4 Buku Peraturan Akademik

(6)

6.0 INPUT PROSES

6.1 Pekeliling Peperiksaan (UNIMAP/PEND/ 108/1/1) – Kalendar Aktiviti Peperiksaan

6.2 Senarai nama Ketua Kursus bagi setiap kursus yang ditawarkan

6.3 Buku skrip jawapan pelajar

6.4 Ketua kursus yang memasukkan markah ke dalam sistem AMIS

6.5 Borang HEA-02B - Borang Analisis Keputusan Kursus

6.6 Markah peperiksaan yang telah diluluskan di peringkat Majlis Peperiksaan Pusat

Pengajian (MPPP)

6.7 Minit mesyuarat Majlis Peperiksaan Pusat Pengajian (MPPP)

6.8 Fail mesyuarat Majlis Peperiksaan Universiti (MPU) Bahagian 1

6.9 Markah peperiksaan pelajar yang telah diluluskan di peringkat Majlis Peperiksaan

Universiti (MPU) Bahagian 2

(7)

7.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

Tanggungjawab

Tindakan

PP UPP BPA

1. Keluarkan

Pekeliling

Peperiksaan

pada

minggu

ke-15

(UniMAP/PEND/108/1/1) kepada Pusat Pengajian berkenaan Kalendar

Aktiviti Peperiksaan yang menyenaraikan tarikh-tarikh ajal perjalanan

proses aktiviti peperiksaan.

2. Kenalpasti Ketua Kursus berdasarkan Minit Mesyuarat Senat untuk setiap

kursus yang ditawarkan pada semester berkenaan.

3. Buka akses AMIS (modul peperiksaan) kepada Ketua Kursus untuk

proses memasukkan markah kerja kursus.

KK

4. Masukkan markah kerja kursus kedalam AMIS mengikut tarikh ajal yang

telah ditetapkan.

5. Periksa buku skrip jawapan setelah selesai peperiksaan akhir kursus yang

terlibat dan kemaskini markah peperiksaan akhir sebelum dimasukkan ke

dalam AMIS (modul peperiksaan).

PP UPP BPA

6. Mengingatkan pihak Pusat Pengajian mengenai tarikh mula dan tarikh

tutup untuk proses memasukkan markah peperiksaan akhir ke dalam

AMIS.

7. Mengeluarkan notis mesyuarat MPU

(8)

Tanggungjawab

Tindakan

KK

9. Masukkan markah peperiksaan akhir ke dalam AMIS mengikut tarikh ajal

yang telah ditetapkan.

10. Memastikan markah keseluruhan pelajar untuk kedua-dua komponen

(kerja kursus dan peperiksaan akhir) telah dimasukkan ke dalam AMIS

PP PPgn

11. Cetak laporan Analisis Keputusan Kursus (Mesyuarat MPU Bah. 1) dan

Borang HEA-02(B) (Mesyuarat MPU Bahagian 1) bagi setiap kursus yang

ditawarkan untuk persediaan Mesyuarat MPPP serta salinan kepada

Ketua Kursus.

KK

12. Memberi komen mengenai analisis keputusan kursus kepada PP PPgn

untuk dimasukkan ke dalam borang Analisis Keputusan Peperiksaan (

HEA-02(B) )

PP PPgn

13. Mengaturkan mesyuarat MPPP untuk membincangkan keputusan

kursus-kursus yang ditawarkan.

Dk PPgn

14. Mempengerusikan mesyuarat MPPP.

PP PPgn

15. Menghantar minit mesyuarat MPPP dan minit mesyuarat khas beserta

laporan Analisis Keputusan Kursus dan borang HEA-02(B) kepada PP

UPP BPA dalam bentuk soft copy dan hard copy.

PP BPA UPP

16. Terima hardcopy minit mesyuarat MPPP daripada PP PPgn

PTO UPP BPA

17. Sediakan fail untuk mesyuarat MPU Bahagian 1 yang merangkumi minit

mesyuarat MPPP, minit mesyuarat khas MPPP, laporan Analisis

Keputusan Kursus dan borang HEA-02(B) kesemua kursus yang

ditawarkan.

(9)

Tanggungjawab

Tindakan

PP UPP BPA

18. Memproses keputusan keseluruhan pelajar dalam AMIS (Generate

CGPA) dan seterusnya memastikan laporan-laporan untuk mesyuarat

MPU Bahagian 2 telah sedia untuk dicetak.

NC

19. Mempengerusikan mesyuarat MPU Bahagian 1 yang mana ahli-ahlinya

adalah ; TNC, Dk PPgn/Institut/Fakulti dan Pengarah Pusat untuk

menimbang minit mesyuarat MPPP dan mengesahkan keputusan

kursus-kursus yang ditawarkan.

PP /PTO UPP BPA

20. Membuat perubahan markah/gred sekiranya ada untuk kes-kes semakan

markah pada mesyuarat MPU Bahagian 1 dan menyediakan bahan untuk

mesyurat MPU Bahagian 2.

PTO UPP BPA

21. Mencetak laporan keputusan keseluruhan pelajar dan menyediakan fail

untuk mesyuarat MPU Bahagian 2.

PP UPP BPA

22. Menyediakan minit mesyuarat MPU 1 dan laporan statistik keputusan

keseluruhan pelajar untuk pengesahan semasa mesyuarat MPU 2.

NC

23. Mempengerusikan mesyuarat MPU Bahagian 2 untuk mengesahkan

keputusan keseluruhan pelajar iaitu meliputi laporan Taburan

Pengkelasan PNG & PNGK , Analisa Status Akademik Pelajar dan

Keputusan Peperiksaan Keseluruhan Pelajar.

PTO UPP BPA

24. Kemaskini perubahan keputusan PNG / PNGK sekiranya ada (untuk

kes-kes semakan markah pada mesyuarat MPU Bahagian 2).

(10)

Tanggungjawab

Tindakan

PP UPP BPA

25. Mengemukakan Borang Pengesahan Perubahan Keputusan Peperiksaan

Pelajar Selepas Mesyuarat Majlis Peperiksaan Universiti Bahagian 2

kepada Dekan-Dekan Pusat Pengajian untuk tujuan pengesahan

perubahan keputusan pelajar seperti yang telah dicadangkan semasa

mesyuarat (MPU 2).

26. Mengumumkan keputusan peperiksaan semester secara ‘online’ kepada

pelajar.

(11)

8.0 OUTPUT PROSES

8.1 Keputusan peperiksaan

8.2 Slip peperiksaan keputusan semester

8.3 Fail keputusan peperiksaan keseluruhan pelajar mesyuarat Majlis Peperiksaan

Universiti (MPU)

8.4 Sistem ‘Online Student Information’ (OSI) – Keputusan Online

9.0 PENUNJUK PRESTASI

Bil.

Perkara

_{(Kuantiti/Kualiti/Masa/Kos)}

Penunjuk Prestasi

9.1 Tempoh jangkamasa proses

menghasilkan keputusan keseluruhan

pelajar

3 minggu selepas tarikh akhir minggu

peperiksaan

(12)

10.0 RISIKO BERKAITAN

10.1 Risiko-risiko berikut dikenal pasti berkaitan dengan proses ini :

Risiko

(Risk) Kemungkinan (Likelihood) a Keterukan (Severity) b Penilaian Risiko a x b

Aras Risiko Mitigasi (Mitigation) Kesilapan memasukkan markah semasa proses memasukkan markah ke dalam sistem 3 4 12 Sederhana

Ketua kursus perlu memaklumkan kepada Dekan untuk membuat pembetulan markah.

Kegagalan sistem AMIS beroperasi

dengan lancar 3 4 12 Sederhana

PP UPP BPA akan memberikan Kalendar Aktiviti Peperiksaan kepada pihak ICT untuk memastikan tarikh-tarikh utama yang melibatkan penggunaan sistem AMIS tidak terganggu. Keberadaan ketua kursus untuk memasukkan markah dalam tempoh yang ditetapkan 2 2 4 Sederhana PP PPgn perlu menghebahkan Kalendar Aktiviti Peperiksaan kepada staf akademik masing-masing agar mematuhi tarikh-tarikh yang telah ditetapkan. Kegagalan ketua kursus memasukkan markah mengikut masa yang ditetapkan 2 4 8 Sederhana

KK perlu memohon untuk mendapatkan pembantu pemeriksa bagi tujuan membantu menanda buku skrip jawapan dan seterusnya memasukkan markah ke dalam sistem AMSI.

(13)

11.0 REKOD

Bil.

Nama Rekod

No. Rujukan

Lokasi

Tempoh

Simpanan

11.1 Buku Jawapan

Peperiksaan Akhir

RK.UniMAP.(O).26-01

Pusat Pengajian

2 tahun

11.2 Pekeliling Peperiksaan

UNIMAP/PEND/108/1/1

Pejabat Am Unit

Peperiksaan &

Pengijazahan

5 tahun

11.3 Minit Mesyuarat Senat

RK.UniMAP.(O).26-03

Pejabat Am Unit Senat

5 tahun

11.4 Analisa keputusan

Kursus

RK.UniMAP.(O).26-04

Pejabat Am Unit

Peperiksaan &

Pengijazahan

5 tahun

11.5 Borang HEA-02(B)

RK.UniMAP.(O).26-05

Pejabat Am Unit

Peperiksaan &

Pengijazahan

5 tahun

11.6 Fail Mesyuarat Majlis

Peperiksaan Universiti

(MPU) Bahagian 1

FRK.UniMAP.(0).26-06

Pejabat Am Unit

Peperiksaan &

Pengijazahan

5 tahun

11.7 Fail Mesyuarat Majlis

Peperiksaan Universiti

(MPU)Bahagian 2

FRK.UniMAP.(0).26-07

Pejabat Am Unit

Peperiksaan &

Pengijazahan

(14)

12.0 LAMPIRAN

No. Lampiran

Tajuk

Lampiran 1 -

Carta Alir Prosedur Markah Dan Pengumuman Keputusan Peperiksaan

_Semester

(15)

Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan LAMPIRAN 1

CARTA ALIRAN PROSEDUR MEMASUKKAN MARKAH DAN PENGUMUMAN KEPUTUSAN PEPERIKSAAN SEMESTER

Tanggungjawab Aliran Kerja Proses Kerja Rekod Kualiti

Mula

PP BPA UPP

1. Keluarkan Pekeliling Peperiksaan Kalendar Aktiviti Peperiksaan

UNIMAP/PEND/ 108/1/1

2. Kenalpasti Ketua Kursus Minit Mesyuarat Senat 3. Buka akses AMIS kepada Ketua

Kursus Sistem AMIS

KK

4. Masukkan markah kerja kursus

kedalam AMIS Sistem AMIS 5. Periksa buku skrip jawapan dan

kemaskini markah peperiksaan akhir dan masukkan ke dalam AMIS

Buku skrip jawapan dan Sistem AMIS

PP BPA UPP

6. Mengingatkan pihak Pusat Pengajian untuk memasukkan markah

peperiksaan akhir ke dalam AMIS

Email

7. Keluarkan notis mesyuarat Majlis Peperiksaan Universiti (MPU)

UNIMAP/PEND/ 108/2/8 PTO UPP BPA _{8. Buat tempahan bilik mesyuarat}

(16)

KK

9. Masukkan markah peperiksaan akhir

ke dalam AMIS Sistem AMIS 10. Pastikan markah keseluruhan pelajar

dimasukkan ke dalam AMIS Sistem AMIS

PP PPgn 11. Cetak laporan Analisis Keputusan _{Kursus dan Borang HEA-02(B) untuk} persediaan Mesyuarat MPPP  Analisa Keputusan Kursus  Borang HEA-02(B) KK

12. Beri komen mengenai analisis keputusan kursus kepada PP PPgn untuk dimasukkan ke dalam borang Analisis Keputusan Peperiksaan dan HEA-02(B)

Sistem AMIS

PP PPgn _{13. Aturkan mesyuarat MPPP} Email

Dk PPgn _{14. Pengerusikan mesyuarat MPPP} Minit mesyuarat MPPP

PP PPgn

15. Hantar minit mesyuarat MPPP dan minit mesyuarat khas beserta laporan Analisis Keputusan Kursus dan borang HEA-02(B) kepada PP BPA UPP dalam bentuk soft copy dan hard copy

Fail MPU & email

PP UPP BPA 16. Terima fail pelaporan keputusan _{kursus yang ditawarkan oleh Pusat} Pengajian

PTO BPA UPP 17. Sediakan fail untuk mesyuarat MPU

(17)

PP BPA UPP 18. Proses keputusan keseluruhan pelajar

dalam AMIS (Generate CGPA) Sistem AMIS NC 19. Pengerusikan mesyuarat MPU

Bahagian 1 .

Mesyuarat MPU Bahagian 1

PP/ PTO UPP BPA

20. Kemaskini perubahan markah/gred bagi kes-kes khas seperti yang dibincangkan semasa mesyuarat MPU Bahagian 1 dan menyediakan bahan untuk mesyurat MPU Bahagian 2 PTO UPP BPA 21. Cetak laporan keputusan keseluruhan _{pelajar dan sediakan fail untuk}

mesyuarat MPU Bahagian 2. PP BPA UPP

22. Sediakan minit mesyuarat MPU 1 dan laporan statistik keputusan

keseluruhan pelajar untuk pengesahan semasa mesyuarat MPU 2.

Fail MPU

NC 23. Pengerusikan mesyuarat MPU Bahagian 2.

Mesyuarat MPU Bahagian 2 PTO UPP BPA 24. Kemaskini perubahan keputusan PNG _{/ PNGK seperti yang dibincangkan}

semasa mesyuarat MPU Bahagian 2.

PP BPA UPP

25. Kemukakan Borang Pengesahan Perubahan Keputusan Peperiksaan Pelajar Selepas Mesyuarat Majlis Peperiksaan Universiti Bahagian 2 kepada Dekan-Dekan Pusat Pengajian.

26. Mengumumkan keputusan

peperiksaan semester secara ‘online’ kepada pelajar

Sistem OSI

(18)

Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan LAMPIRAN 2