Halaman : 1 dari 8
1 TUJUAN : SOP ini dibuat untuk menetapkan dan memelihara suatu sistem yang memberikan panduan dalam
proses training supaya teratur sesuai dengan persyaratan kebijakan kode etik
(Code of Conduct) serta memenuhi minimum persyaratan kompetensi yang diharapkan oleh perusahaan.
2 RUANG LINGKUP
Dari Development : - Ruang Lingkup SOP ini dimulai dari menganalisa kebutuhan training, pengajuan training
sampai dengan training berlangsung dan pembuatan laporan training.
Dari Div/Dept : - Ruang Lingkup SOP ini dimulai dari pengajuan dari Manager terkait, pengecekan
Terkait dari Dept. Development, perencanaan jadwal training, kegiatan training berlangsung.
3 ATURAN UMUM :
Dari Development - Proses pengajuan training dilaksanakan oleh Dept. Development sebagai wakil dari
pimpinan perusahaan ataupun dari pihak luar (lembaga training).
- Terhadap pengajuan training harus ada persetujuan dari HCD Manager, Operational Manager & Direksi.
Dari Div/Dept - Pengajuan training karyawan dapat disebabkan oleh peningkatan kemampuan dan pengetahuan
Terkait yang dilihat/dianalisa sendiri oleh Kepala Divisi/Dept yang terkait.
- Pengajuan traning harus secara tertulis dengan menggunakan " Formulir Training " yang sudah disediakan dan dikontrol oleh HCD/Development.
- Terhadap pengajuan training harus ada persetujuan dari HCD Manager, Operational Manager & Direksi.
4 PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB
4.1 Pengajuan Training Dari Development :
- Melakukan proses analisa kebutuhan training ke Divisi/Departement yang ada dalam perusahaan.
- Membuat hasil analisa dan mengajukan training dari hasil analisa yang telah dilakukan. - Mengatur jadwal training sesuai kebutuhan dari analisa yang dilakukan.
- Meminta persetujuan dari HCD Manager, Operational Manager & Direksi.
Dari Div/Dept :
Terkait - Mengisi "Formulir Training" dengan mencantumkan alasannya.
- Menyerahkan " Formulir Training " yang telah ditandatangani kepada Dept. Development. - Melakukan tindak lanjut terhadap " Formulir Training " yang telah diajukan.
5 DEFINISI
5.1 Definisi Bagan Alir
= Proses = Dokumen = Alur Proses
= Keputusan = Arah Alur Proses
= Proses awal/akhir = Arah alur proses ke bagian/Divisi lain.
= Proses check = Multi Dokumen
6 Penjelasan Bagan Alir untuk setiap proses serta penanggung jawab dari masing-masing proses bisa dilihat
pada halaman 3 dan 4
TGL:
DISETUJUI OLEH
DIBUAT OLEH DIPERIKSA OLEH
TGL : DIREKTUR
HCD MANAGER OPERATION MANAGER
No : MMP-SOP-HCD-004 Revisi : 1
Tgl Efektif : 1 Desember 2015 Halaman : 2 dari 8 MANAGING DIRECTOR
HCD MANAGER HCD DEVELOPMENT SUZUKI TRAINER HCD ADMIN
SOP TRAINING
PESERTA EXTERNAL (PT. FAD ADMIN
SIS) OPERATIONAL MANAGER MANAGER MULAI Meminta Form Permintaan Training ke HCD Mengisi Form Permintaan Training Menyerahkan Form Permintaan Training Menerima Form Permintaan Training Menganalisa Kebutuhan Training Mengirimkan Data Pribadi Peserta Training Diskusi dengan HCD Manager Membuat Jadwal Training Mengajukan Budget Training Menyerahkan Proposal Budget Menerima Proposal Budget Training SETUJU? Cek Konfirmasi Tolak Menerima Proposal Budget Training KOREKSI?
SELESAI Menerima Proposal Budget Training Persiapan Training Menerima Data Pribadi Peserta Training Mengirimkan Jadwal dan Peserta Training Menerima Jadwal
dan Peserta Training
Meminta Persetujuan Menerima Undangan Menyerahkan Undangan SETUJU? Cek Konfirmasi Tolak Konfirmasi Terima Mengembalikan Undangan Menerima Undangan Mengirimkan Konfirmasi Menerima Konfirmasi Menginformasikan Ke Peserta Menerima Informasi Ajukan Perjalanan Dinas SETUJU? Terima Pengajuan Konfirmasi
Lanjutkan Pengajuan Terima Pengajuan TIDAK YA YA TIDAK YA TIDAK YA TIDAK MMP-F-HCD-04 MMP-F-HCD-04 MMP-F-HCD-04 MMP-F-HCD-04 MMP-F-HCD-04 1 M 2 M 3 M 1 HD 2 HD 3 HD 4 HD 5 HD 6 HD 1 HM 2 HM 1 ST 2 ST 3 ST 4 ST 5 ST 6 ST 7 ST 8 HD 9 HD 1 EX 2 EX 1 OM 2 OM 1 P 2 P 4 M 5 M 6 M 1 HA 1 MD 2 MD 3 MD 3 OM 4 OM 3 EX Undangan Undangan Undangan Undangan Proposal Budget Proposal Budget Proposal Budget Proposal Budget Proposal Budget Menerima Proposal SETUJU? Cek Proposal Budget Mengembalikan Proposal Budget Training Menyerahkan Proposal Budget Training Proposal Budget 3 HM 7 HD Mengembalikan Proposal Budget Training Konfirmasi Terima Proposal Budget 4 MD TIDAK YA MMP-F-HCD-04-01 MMP-F-HCD-04-01 MMP-F-HCD-04-01 MMP-F-HCD-04-01 MMP-F-HCD-04-01 MMP-F-HCD-04-01 Undangan Undangan Proposal Budget
OPERATIONAL MANAGER MANAGING DIRECTOR FAD ADMIN
PESERTA MANAGER HCD ADMIN HCD MANAGER HCD DEVELOPMENT EXTERNAL (PT. SIS)
Perhitungan Biaya Perjalanan Lanjutkan Pengajuan SETUJU? Terima Pengajuan Verifikasi Lanjutkan Pengajuan YA TIDAK Terima Pengajuan Menyerahkan Biaya Perjalanan Dinas Menerima Biaya Perjalanan Dinas
Persiapan Training Pelaksanaan Training
SELESAI 3 P 4 P 2 HA 3 HA 4 HM 5 HM 6 HM 4 EX 1 FAD 2 FAD 17 HD 1 HA Membuat Laporan Training 11 HD SELESAI Pelaksanaan Training 10 HD 9 HD SPD SPD SPD SPD SPD SPD SPD SPD
No : MMP-SOP-HCD-004 Revisi : 1
Tgl Efektif : 26 Oktober 20151 Desember 2015 Halaman : 4 dari 8
DOKUMEN PIC
1M Permintaan dari manager untuk pengadaan training dengan men- MMP-F-HCD-04 Manager cantumkan alasan mengapa training itu harus dilakukan
2M Manager mengisi form permintaan training sesuai dengan MMP-F-HCD-04 Manager kebutuhan training didivisi/dept. yang bersangkutan
3M Manager mengembalikan form permintaan training ke Dept. MMP-F-HCD-04 Manager Development
HCD 1HD Manager mengembalikan form permintaan training ke Dept. MMP-F-HCD-04 Development
Development
HCD 2HD HCD Development menganalisa kebutuhan training, training MMP-F-HCD-04 Development
manakah yang dirasa memang perlu dilakukan dari semua peng-ajuan yang dimasukan ke HCD
HCD 3HD HCD Development berdiskusi dengan HCD Manager dari hasil Development
analisa yang dilakukan
HCD 4HD HCD Development membuat jadwal training dari hasil diskusi Development
yang dilakukan (Menentukan Peserta, Trainer, Tempat dll)
HCD 5HD HCD Development menghitung biaya yang diperlukan untuk Proposal Development
pelaksanaan training dan mengajukan budget ke HCD Manager Budget dan Managing Director
Proposal HCD
6HD HCD Development meminta persetujuan budget yang akan di- Budget Development keluarkan untuk pelaksanaan training tersebut ke HCD Manager
Apabila disetujui maka akan diteruskan ke Managing Director, jika tidak maka akan dikembalikan ke HCD Development untuk pengajuan budget ulang
Proposal HCD Manager 1HM HCD Manager menerima proposal budget training yang akan di- Budget
keluarkan untuk pelaksanaan training tersebut, apabila di-setujui maka akan diteruskan ke Managing Director,jika tidak maka akan dikembalikan ke HCD Development untuk pengajuan budget ulang
Proposal
2HM HCD Manager mengembalikan proposal budget training ke HCD Budget HCD Manager Development karena proposal tidak disetujui untuk proses
pengajuan budget ulang
Proposal HCD Manager 3HM HCD Manager menyerahkan proposal budget training ke HCD Budget
Development karena proposal disetujui untuk meminta per-setujuan dari Managing Director
Proposal HCD Manager 1MD Managing Director menerima proposal budget training yang Budget
sudah disetujui oleh HCD Manager, apabila pengajuan disetujui maka akan diteruskan ke Managing Director, jika tidak maka akan dikembalikan ke HCD Development untuk pengajuan budget ulang
2MD Managing Director mengkonfirmasi ke HCD Development mengenai Managing
proposal pengajuan yang tidak disetujui untuk proses Director
perhitungan budget ulang
3MD Managing Director mengkonfirmasi ke HCD Development mengenai Managing proposal pengajuan yang disetujui untuk proses selanjutnya Director
4MD Managing Director mengembalikan proposal budget training Proposal Managing ke HCD Development untuk proses selanjutnya apabila disetujui Budget Director dan pengajuan budget ulang apabila tidak disetujui
SOP TRAINING
MENERIMA FORM PERMINTAAN TRAINING
MENGEMBALIKAN PROPOSAL BUDGET MENGAJUKAN BUDGET TRAINING
URAIAN PENJELASAN
KONFIRMASI TERIMA
KETERANGAN NO
MENYERAHKAN FORM PERMINTAAN TRAINING
MENGANALISA KEBUTUHAN TRAINING
DISKUSI DENGAN HCD MANAGER
MEMBUAT JADWAL TRAINING
MENYERAHKAN PROPOSAL BUDGET
MENERIMA PROPOSAL BUDGET
MENGEMBALIKAN PROPOSAL BUDGET MEMINTA FORM PERMINTAAN TRAINING KE HCD
MENGISI FORM PERMINTAAN TRAINING
MENYERAHKAN PROPOSAL BUDGET
MENERIMA PROPOSAL BUDGET
DOKUMEN PIC
8HD HCD Developmet menerima proposal budget training yang akan Proposal HCD dikeluarkan untuk pelaksanaan training tersebut, apabila di- Budget Development setujui maka akan diteruskan ke proses selanjutnya,jika tidak
maka akan dilakukan perhitungan ulang budget
9HD Mempersiapkan training : HCD - Peserta Development - Trainer - Tempat Pelaksanaan - Waktu Pelaksanaan HCD 10HD Peserta mengikuti pelaksanaan training sesuai dengan jadwal Development
yang sudah ditentukan oleh HCD Development dengan ketentuan2 yang berlaku didalamnya
HCD 11HD Membuat evaluasi dari pelaksanaan training yang sudah dilakukan Laporan Training Development
Suzuki 1ST Suzuki Trainer mengirimkan data pribadi peserta training ke MMP-F-HCD-04 Trainer
PT. SIS sesuai dengan kebutuhan training
1EX PT. SIS (Atik) menerima data pribadi peserta training dari MMP-F-HCD-04 PT. SIS Suzuki Trainer
2EX PT. SIS (Atik) mengirimkan jadwal training dan peserta Undangan PT. SIS training ke Suzuki Trainer
2ST Suzuki Trainer menerima jadwal undangan training dari PT. SIS Undangan Suzuki
sesuai dengan data pribadi peserta training yang telah Trainer
dikirimkan
Suzuki 3ST Suzuki Trainer Meminta persetujuan ke Operational Manager Undangan Trainer
apabila disetujui maka akan diteruskan ke Direksi apabila tidak disetujui maka akan di informasikan ke PT.SIS bahwa undangan training tidak disetujui
Undangan Suzuki 4ST Suzuki Trainer menyerahkan undangan training ke Operation Trainer
Manager untuk meminta persetujuan
1OM Operation Manager menerima undangan dari Suzuki Trainer untuk Undangan Operational
proses persetujuan Manager
2OM Operation Manager mmengkonfirmasi ke Suzuki Trainer mengenai Operational
Undangan Training yang tidak disetujui Manager
3OM Operation Manager mengkonfirmasi ke Suzuki Trainer mengenai Operational Undangan Training yang disetujui untuk proses selanjutnya Manager
4OM Operation Manager mengembalikan undangan training ke Suzuki Undangan Operational
Trainer untuk proses selanjutnya Manager
5ST Suzuki Trainer menerima undangan dari Operation Manager untuk Undangan Suzuki
proses selanjutnya Trainer
Suzuki 6ST Suzuki Trainer mengirimkan konfirmasi undangan training ke Undangan Trainer
PT. SIS (Atik)
3EX PT. SIS (Atik) menerima konfirmasi undangan training yang Undangan PT. SIS dikirimkan oleh Suzuki Trainer
Undangan Suzuki 7ST Menginformasikan jadwal training ke Peserta training untuk Trainer
persiapan pengajuan perjalanan dinas, dan lain-lain PERSIAPAN TRAINING
PELAKSANAAN TRAINING MENERIMA PROPOSAL BUDGET
MENGEMBALIKAN UNDANGAN MENERIMA JADWAL TRAINING MENGIRIMKAN JADWAL DAN PESERTA TRANING
MENERIMA DATA PRIBADI PESERTA
KONFIRMASI TOLAK
KONFIRMASI TERIMA
MENERIMA KONFIRMASI
KETERANGAN
MEMBUAT LAPORAN TRAINING
MENERIMA UNDANGAN
MENGIRIMKAN KONFIRMASI MENGIRIMKAN DATA PRIBADI PESERTA NO MEMINTA PERSETUJUAN URAIAN PENJELASAN MENGINFORMASIKAN TRAINING MENYERAHKAN UNDANGAN MENERIMA UNDANGAN
No : MMP-SOP-HCD-004 Revisi : 1
Tgl Efektif : 26 Oktober 2015 Halaman : 6 dari 8
DOKUMEN PIC
1P Peserta training menerima informasi undangan training dari Undangan Peserta
Suzuki Trainer Training
2P Peserta training mengajukan biaya perjalanan dinas melalui Surat Perjalanan Peserta
HRIS Dinas Training
4M Manager yang bersangkutan menerima pengajuan perjalanan Surat Perjalanan Manager
dinas dari peserta training Dinas
5M Manager yang bersangkutan menerima pengajuan perjalanan Surat Perjalanan Manager dinas dari peserta training dan konfirmasi melalui HRIS Dinas
pengajuan diterima atau ditolak, apabila ditolak maka peserta harus mengajukan ulang perjalanan dinas dan apabila diterima maka akan dilanjutkan ke HCD Admin
Surat Perjalanan Manager 6M Manager menyetujui pengajuan perjalanan dinas, dan proses Dinas
dilanjutkan ke HCD Admin untuk perhitungan biaya
Surat Perjalanan HCD Admin
1HA HCD Admin menerima pengajuan perjalanan dinas Dinas
Surat Perjalanan
2HA HCD Admin menghitung biaya perjalanan dinas sesuai dengan Dinas HCD Admin jadwal yang sudah ditentukan dan berkoordinasi dengan bagian
pengurusan tiket pesawat
Surat Perjalanan HCD Admin 3HA Proses dilanjutkan ke HCD Manager untuk meminta persetujuan Dinas
4HM HCD Manager menerima pengajuan perjalanan dinas, apabila di- Surat Perjalanan HCD Manager setujui akan dilanjutkan ke FAD apabila tidak disetujui maka Dinas
akan dikembalikan ke HCD Admin untuk proses perhitungan ulang
5HM HCD Manager yang menerima pengajuan perhitungan perjalanan Surat Perjalanan HCD Manager dinas dari HCD Admin dan verifikasi melalui HRIS apakah Dinas
pengajuan diterima atau ditolak, apabila ditolak maka peserta harus mengajukan ulang perjalanan dinas dan apabila diterima maka akan dilanjutkan ke HCD Admin
Surat Perjalanan HCD Manager
6HM Proses dilanjutkan ke FAD Dinas
1FAD FAD Admin menerima pengajuan perjalanan dinas, apabila disetujui Surat Perjalanan FAD Admin akan dilakukan pembayaran, apabila tidak disetujui maka akan Dinas
dikembalikan ke HCD Manager untuk proses perhitungan ulang
Surat Perjalanan
2FAD FAD Admin menyerahkan biaya perjalanan dinas ke peserta Dinas FAD Admin training sesuai dengan perhitungan dari HCD Admin
Surat Perjalanan
3P Peserta menerima biaya perjalanan dinas dari FAD Admin Dinas Peserta
4P Peserta mempersiapkan diri dan yang lainnya untuk keberangkatan Peserta training
2EX Pelaksanaan training dari PT. SIS HCD Admin
PERSIAPAN TRAINING TERIMA PENGAJUAN KONFIRMASI LANJUTKAN PENGAJUAN TERIMA PENGAJUAN VERIFIKASI LANJUTKAN PENGAJUAN TERIMA PENGAJUAN
MENYERAHKAN BIAYA PERJALANAN DINAS
SOP TRAINING
NO URAIAN PENJELASAN KETERANGAN
MENERIMA BIAYA PERJALANAN DINAS
PELAKSANAAN TRAINING PERHITUNGAN BIAYA PERJALANAN
LANJUTKAN PENGAJUAN
TERIMA PENGAJUAN AJUKAN PERJALANAN DINAS
No : MMP-SOP-HCD-004 Revisi : 1 Tgl Efektif : 1 Desember 2015 Halaman : 8 dari 8
SOP TRAINING
No : MMP-F-HCD-004-01 Revisi : 1 Tggl Effektif : 1 Januari 2015 Halaman : 1 dari 1(beri tanda (x) pada salah satu kolom dibawah ini training apa yang akan diikuti)
SPS Gold Sales Coordinator Branch Manager CRO
SPS Platinum Sales Head TFT ……….
Nama :
Tempat & tanggal lahir :
Dealer :
Alamat Dealer / Outlet :
Jabatan :
Mulai masuk kerja :
Alamat rumah :
Telephone : HP :
Agama : Jenis Kelamin : Pria Wanita
Pendidikan terakhir : SLTP SLTA D1 D3 S1 S2
Status perkawinan : Menikah Single Dapat mengendarai mobil : Ya Tidak Sim yang dimiliki : SIM A
: SIM C
No KTP :
Kegiatan Training yang Pernah Diikuti : No.
Pengalaman Bekerja : No.
Yang menyetujui,
(Nama dan TTD)
DATA PRIBADI PESERTA TRAINING
Nama Training Waktu Pelaksanaan Penyelenggara / Pembicara
NAMA LENGKAP :
JABATAN :
DIVISI :
Training yang diajukan : (pilihlah dan berikan tanda (x) pada kolom dibawah ini)
Leadership Negotiation Skill Practical Problem Solving ………
7 Habits Comunication Skill Coaching & Counseling ………
5 R Interpersonal Skill ………
Alasan permintaan training :
Peserta Training :
Saran/Masukan untuk Pembicara Training :
Banjarmasin, ………
Yang Mengajukan, Yang Memeriksa, Yang Menyetujui,
Nama : Nama : Nama : Nama :
Tanggal : Tanggal : Tanggal : Tanggal :
No : MMP-F-HCD-004-01 Revisi : 1
Tggl Effektif : 1 Januari 2015 Halaman : 1 dari 1
(beri tanda (x) pada salah satu kolom dibawah ini training apa yang akan diikuti)
SPS Gold Sales Coordinator Branch Manager CRO
SPS Platinum Sales Head TFT ……….
Nama :
Tempat & tanggal lahir :
Dealer :
Alamat Dealer / Outlet :
Jabatan :
Mulai masuk kerja : Alamat rumah :
Telephone : HP :
Agama : Jenis Kelamin : Pria Wanita
Pendidikan terakhir : SLTP SLTA D1 D3 S1 S2
Status perkawinan : Menikah Single Dapat mengendarai mobil : Ya Tidak Sim yang dimiliki : SIM A
: SIM C
No KTP :
Kegiatan Training yang Pernah Diikuti : No.
Pengalaman Bekerja : No.
Yang menyetujui,
(Nama dan TTD)
DATA PRIBADI PESERTA TRAINING
Nama Training Waktu Pelaksanaan Penyelenggara / Pembicara