PENGADAAN BARANG DAN JASA: PERENCANAAN PENGADAAN KANTOR PUSAT

(1)

1/8 | SOP Perencanaan Pengadaan Unit Layanan Pengadaan UNPAD

S

T

A

N

D

A

R

D

O

P

E

R

A

T

I

N

G

P

R

O

C

E

D

U

R

E

(

S

O

P

)

PENGADAAN BARANG DAN JASA:

PERENCANAAN PENGADAAN KANTOR PUSAT

PERGURUAN TINGGI

UNIVERSITAS PADJADJARAN

(2)

ATRIBUT PROSES BISNIS

UPT

PENGEMBANGAN

SARANA

PERENCANAAN

PENGADAAN KANTOR

PUSAT

SOP PENGADAAN BARANG DAN JASA Pemilik Proses:

Divisi Umum

Penanggung Jawab :

Direktur Keuangan

Proses Pengembangan APB Kronologis Perubahan SOP

Disusun oleh: KaDiv. Umum Tanggal:... Disetujui oleh: Direktur Keuangan Tanggal:... Penggantian/Penambahan Dokumen No:... Tanggal ... Tujuan Proses

Tersusunnya rencana pengadaan barang/jasa sesuai dengan kebutuhan perusahaan selama periode anggaran kerja dan dapat direalisasikan secara tepat waktu.

Indikator Risiko Utama

1. Kebutuhan atas barang / jasa yang bersifat mendesak

2. Penyedia atas barang / jasa yang dibutuhkan jumlahnya sangat terbatas 3. Barang / jasa yang dibutuhkan tidak tersedia di pasar

Risiko:

1. Rencana pengadaan barang dan jasa tidak disusun secara baik dan tepat waktu 2. Rencana pengadaan barang dan jasa tidak dapat direalisasikan

3. Rencana pengadaan barang / jasa tidak memperhitungkan kenaikan harga yang signifikan

4. Rencana pengadaan barang / jasa tidak mempertimbangkan ketersediaan barang / jasa yang dibutuhkan

Pengendalian yang Dibutuhkan:

1. Penyusunan rencana pengadaan barang / jasa harus didasarkan pada kebutuhan atas barang / jasa dari seluruh unit kerja

2. Penyusunan rencana pengadaan barang / jasa harus mempertimbangkan waktu proses pengadaan dan pemenuhan atas barang / jasa terkait

3. Penyusunan rencana pengadaan barang / jasa harus memperhitungkan fluktuasi kenaikan harga dan ketersediaan barang / jasa yang dibutuhkan

Definisi dan Terminologi:

1. Pengadaan Barang dan Jasa adalah kegiatan pengadaan barang dan jasa yang sudah direncanakan, dibutuhkan dan dilaksanakan oleh perusahaan dengan menggunakan dana perusahaan sesuai dengan yang telah dicantumkan dalam Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan.

2. Barang dan Jasa adalah semua bentuk produk dan / atau layanan yang dibutuhkan oleh Pengguna Barang dan Jasa

3. Penyedia Barang dan Jasa adalah badan usaha, termasuk BUMN, badan hukum, atau orang perseorangan / subjek hokum yang kegiatan usahanya menyediakan barang dan jasa.

4. Dokumen Pengadaan adalah dokumen yang disediakn oleh Pantia Pengadaan atau Unit Kerja yang berwenang sebagai pedoman dalam proses pembuatan dan penyampaian penawaran oleh penyedia barang dan jasa.

(3)

Ketentuan dan Kebijakan Umum: Prinsip Umum Pengadaan

Prinsip Umum Pengadaan adalah :

a. Efisien : Pengadaan Barang dan Jasa harus diusahakan untuk mendapatkan hasil yang optimal dan terbaik dalam waktu cepat dengan menggunakan dana dan kemampuan seminimal mungkin secara wajar dan bukan hanya didasarkan pada harga terendah.

b. Efektif :Pengadaan Barang dan Jasa harus sesuai dengan kebutuhan yang telah ditetapkan dan memberikan manfaat yang sebesar-besarnya sesuai dengan sasaran yang ditetapkan.

c. Kompetitif : Pengadaan Barang dan JAsa harus terbuka bagi penyedia Barang dan Jasa yang memenuhi persyaratan dan dilakukan melalui persaingan yang sehat di antara Penyedia Barang dan Jasa yang setara dan memenuhi syarta / criteria tertentu berdasarkan ketentuan dan prosedur yang jelas dan transparan.

d. Adil dan wajar : memberikan perlakuan yang sama bagi semua calon penyedia barang dana jasa yang memenuhi syarat.

e. Akuntabel : harus mencapai sasaran dan dapat dipertangungjawabkan sehingga menjauhkan dari potensi penyalahgunaan dan penyimpangan.

f. Bertanggung jawab : harus mencapai sasaran fisik, keuangan, maupun manfaat untuk kelancaran pelaksanaan tugas perusahaan sesuai dengan prinsip serta ketentuan yang berlaku dalam pengadaan barang dan jasa.

Kebijakan Umum

Kebijakan Umum dalam pengadaan barang dan jasa perusahaan adalah: 1. Peningkatan penggunaan produksi dalam negeri

2. Meningkatkan peran serta usaha kecil termasuk koperasi usaha kecil dan kelompok masyarakat dalam pengadaan barang dan jasa

3. Menyederhanakan ketentuan dan tata cara untuk mempercepat proses pengambilan keputusan dalam pengadaaan barang dan jasa

4. Meningkatkan profsionalisme, kemandirian, dan tanggung jawab bagi pengguna barang dan jasa, panitia /pejabat pengadaan dan penyedia barang dan jasa

5. Meningkatkan penerimaan Negara melalui sector perpajakan

6. Mengumumkan secara terbuka rencana pengadaan barang dan jasa kecuali untuk pengadaan barang dan jasa yang menyangkut kerahasiaan perusahaan

Etika Pengadaan

Pihak-pihak yang terkait dalam pengadaan barang dan jasa harus mempunyai etika sebagai berikut: 1. Melaksanakan tugas secara tertib dan rasa tanggung jawab

2. Bekerja secara professional, mandiri atas dasar kejujuran

3. Menerima dan bertanggung jawab atas segala kuptusan yang ditetapkan para pihak

4. Tidak menerima, tidak menawarkan atau menjajinkan untuk member atau menerima hadiah imbalan beruapa apa saja kepada siapa saja yang diketahui patut diduga berkaitan dengan pengadaan barang dan jasa.

Pelaksanaan

Pelaksanaan pengadaan barang dan jasa perusahaan dapat dilakukan : 1. Menggunakan penyedia barang dan jasa

2. Swakelola

Pembiayaan Pengadaan

Perusahaan wajib menyediakan biaya administrasi pengadaan untuk mendukung kelancaran pelaksanaan pengadaan barang dan jasa yang dibiayai dari anggaran perusahaan :

1. Honorarium panitia pengadaan

2. Pengumuman pengadaan barang dan jasa 3. Penggandaan dokumen pengadaan 4. Honorarium panitia pengadaan

5. Pengumuman pengadaan barang dan jasa 6. Penggandaan dokumen pengadaan

(4)

4/8 | SOP Perencanaan Pengadaan Unit Layanan Pengadaan UNPAD 8. Persyaratan dan tugas pokok panitia / pejabat pengadaan barang dan jasa:

Pengguna barang dan jasa harus memenuhi persyaratan sebagai berikut: a. Memiliki integritas moral

b. Memiliki disiplin tinggi

c. Memiliki tanggung jawab, kualifikasi teknis dan manajerial untuk melaksanakan tugas.

1. Panitia / pejabat pengadaan barang dan jasa dilarang mengadakan ikatan perjanjian dengan penyedia barang dan jasa apabila belum tersedia anggaran

2. Panitia / pejabat pengadaan barang dan jasa bertanggung jawab dari segi administrasi, fisik, keuangan dan fungsional atas pengadaan barang dan jasa yang dilaksanakannya.

3.

Referensi:

1. Peppres Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah;

Dokumen Terkait:

1. Memo permintaan barang / jasa dari unit kerja pengguna barang / jasa

Lampiran:

1.

KEGIATAN UTAMA DAN PEMBAGIAN TUGAS

Kegiatan Utama

(Who is Responsible, Accounted, Consulted,

RACI

and Informed)

1. Penerimaan Berkas Memorandum

a. Terima memorandum permintaan barang / jasa yang memuat spesifikasi dan kuantitasnya dari unit kerja pengguna.

b. Catat dalam buku agenda memorandum masuk Bagian Umum dan Gedung.

R : Staf Bagian Umum dan

Gedung

A : Kepala Bagian Umum dan

Gedung

2. Penentuan Metode Pengadaan

Tentukan metode pengadaan sesuai ketentuan Direksi yang berlaku.

Gedung

A : Kepala Bagian Umum dan

Gedung 3. Penilaian Risiko

a. Lakukan penilaian risiko berdasarkan risk register terkait

b. Untuk pengadaan dengan nilai tertentu (diatas Rp. 500 juta): Minta panduan dan pendapat pelaksanaan penilaian risiko kepada Divisi MRTI

Gedung

R : Kepala Bagian Umum dan

Gedung

A : Kepala Divisi Umum

c. Berikan panduan dan pendapat pelaksanaan identifikasi dan penilaian risiko yang dilakukan oleh Divisi yang melakukan pengadaan.

d. Terima hasil dari pelaksanaan identifikasi dan penilaian risiko. e. Lakukan update profil risiko

R : Staf Bagian Manajemen

Risiko

R : Kepala Bagian

Manajemen Risiko

A : Kepala Divisi MRTI

4. Pengajuan Usulan Rencana Pengadaan

a. Susun perencanaan teknis sesuai metode pelaksanaan. b. Susun rincian biaya pelaksanaan.

c. Ajukan usulan rencana pengadaan kepada Direksi berdasarkan memorandum permintaan barang / jasa, perkiraaan metode pengadaan dan hasil identifikasi dan pendapat pelaksanaan penilaian risiko dari Divisi MRTI.

Gedung

A : Kepala Divisi Umum

5. Perbaikan Usulan Rencana Pengadaan a. Dapatkan koreksi dan arahan dari Direksi.

b. Lakukan perbaikan usulan rencana pengadaan berdasarkan koreksi dan arahan Direksi.

c. Dapatkan persetujuan Direksi.

d. Sampaikan usulan rencana pengadaan ke Divisi Keuangan.

Gedung

(5)

6. Pengecekan Ketersediaan Anggaran dan Rencana Kegiatan

Lakukan pengecekan ketersediaan anggaran dan rencana kegiatan berdasarkan memorandum dari Divisi yang menangani pengadaan mengenai usulan rencana pengadaan.

R : Staf Anggaran

R : Kepala Bagian Anggaran A : Kepala Divisi Keuangan

(6)

SUPPLIER, INPUT, PROSES, OUTPUT, CONSUMER (SIPOC)

UPT

PENGEMBANGAN

PERENCANAAN PENGADAAN

KANTOR PUSAT

Pemilik Proses

SOP PENGADAAN BARANG DAN JASA

Divisi:

Divisi Umum

Penanggung Jawab

Direktur Keuangan

Proses Pengembangan APB Sejarah Perubahan

Disusun oleh:

Kepala Divisi Umum Tanggal:... Disetujui oleh: Direktur Keuangan Tanggal:... Penggantian/Penambahan Dokumen No:... Tanggal:...

PEMASOK INPUT PROSES OUTPUT KONSUMEN

Bagian Umum dan Gedung  Memorandum Permintaan barang / jasa 1. Penerimaan Berkas Memorandum  Agenda Memorandum (update)

 Bagian Umum & Gedung

Bagian Umum & Gedung  Agenda Memorandum (update) 2. Penentuan Metode Pengadaan  Usulan Metode Pengadaan terpilih  Direksi

Bagian Umum & Gedung

 Agenda Memorandum (update)

3. Penilaian Risiko  Informasi Risiko (Profil Risiko dan Tindak Lanjut)

 Bagian Umum & Gedung  Divisi MRTI

Divisi MRTI  Informasi Risiko (Profil Risiko dan Tindak Lanjut)

4. Pengajuan Usulan Rencana Pengadaan  Pendapat Pelaksanaan Identifikasi Risiko  Profil Risiko (update)

 Bagian Umum & Gedung

Bagian Umum & Gedung  Usulan Metode pengadaan terpilih  Pendapat Pelaksanaan Identifikasi Risiko  Profil Risiko (update)

5. Perbaikan Usulan Rencana Pengadaan  Usulan Rencana Pengadaan Barang dan Jasa  Perencanaan Teknis  Rincian Biaya Pelaksanaan  Direksi

Bagian Anggaran  Rencana Pengadaan Barang dan Jasa  Perencanaan Teknis  Rincian Biaya Pelaksanaan 6. Pengecekan Ketersediaan Anggaran dan Rencana Kegiatan  Memo Penyampaian informasi ketersediaan anggaran

(7)

ALUR PROSES BISNIS

UPT

PENGEMBANGAN

SARANA

PERENCANAAN

PENGADAAN

KANTOR PUSAT

KETERANGAN _{DIVISI / SPI} _{DIVISI UMUM} _{DIVISI MRTI}

Pengadaan : Perencanaan Pengadaan Kantor Pusat

DIREKSI Mulai Memo Permintaan Pengadaan 1. Penerimaan Berkas Permintaan Pengadaan 2. Penentuan Metode Pengadaan 3. Penilaian Risiko Panduan dan pendapat atas pelaksanaan identifikasi & penilaian risiko > 500 juta ? 4. Pengajuan Usulan Rencana Pengadaan Usulan Pengadaan A Memo Permintaan Pengadaan Permintaan pendapat MRTI YA Permintaan pendapat MRTI Penilaian risiko berdasarkan risk register terkait TIDAK Usulan Pengadaan

(8)

ALUR PROSES BISNIS

UPT

PENGEMBANGAN

SARANA

PERENCANAAN

PENGADAAN

KANTOR PUSAT

KETERANGAN _{DIVISI / SPI} _{DIVISI UMUM} _{DIVISI KEUANGAN} Pengadaan : Perencanaan Pengadaan Kantor Pusat

DIREKSI A Perbaikan? 5.Perbaikan Usulan Rencana Pengadaan YA 6. Pengecekan ketersediaan Anggaran dan Rencana Kegiatan Selesai Perbaikan Usulan Rencana Pengadaan Perbaikan Usulan Rencana Pengadaan Persetujuan DIreksi Perbaikan Usulan Rencana Pengadaan Persetujuan DIreksi