27
BAB 3
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
3.1 Sejarah Perusahaan
PT Patra Trading didirikan pada tanggal 2 Januari 2003. Merupakan perusahaan jasa tingkat nasional khususnya di bidang industri migas.PT Patra Trading adalah perusahaan terbatas yang bergerak di bidang jasa dan perdagangan umum dengan kepemilikan saham sebesar 98,58% oleh PT Patra Niaga (Anak Perusahaan PT Pertamina (Persero) dan sisanya atau sebesar 1,42% oleh Dana Pensiun Elnusa (Dapenusa). Dalam perkembangannya PT Patra Trading, untuk selanjutnya disebut Perusahaan, memiliki 3 (tiga) bidang usaha :
1. Jasa Elpiji :
a. Stasiun Pengisian Bahan Bakar Elpiji (SPBE) b. Depot Elpiji
2. Jasa Non Elpiji : a. Retester Plant
b. Handling dan Distribusi
c. Fabrikasi Aksesori Tabung Elpiji d. Blending Asphalt Multigrade e. Bottling Plant Pelumas 3. Trading :
a. Polytam
c. Solvent (SBPx, Pertasol, LAWS) d. Asphalt (Straight run dan Modified) e. Elpiji dan Ease Gas
f. Greencokes, Slackwax
Untuk menunjang bisnis non LPG ke depan, PT Patra Trading telah siap mengoperasikan unit asphalt blending plant di Pabrik Aspal Gresik yang akan memproduksi asphalt modified atau asphalt multigrade bermutu tinggi. Saat ini perusahaan mengoperasikan 20 unit SPBE pada akhir tahun 2009. Berikut adalah daftar SPBE yang tersebar di Indonesia :
1. SPBE Priok 2. SPBE Plumpang 3. SPBE Cikampek 4. SPBE UJ Berung 5. SPBE Padalarang 6. SPBE Tasikmalaya 7. SPBE Tj Gerem 8. SPBE Cimangkok 9. SPBE Cilacap 10. SPBE Jember 11. SPBE Malang 12. SPBE Surabaya 13. SPBE Balongan 14. SPBE Tj Wangi 15. SPBE Tegal 16. SPBE Cepu 17. SPBE Rowulu 18. SPBE Madiun 19. SPBE Pulau Layang 20. SPBE Tandem
3.2 Visi dan Misi PT Patra Trading 3.2.1 Visi PT Patra Trading
Visi PT Patra Trading adalah sebagai berikut :
1. Menjadi perusahaan jasa terkemuka serta mitra terpercaya di sektor hilir industri migas.
3.2.2 Misi PT Patra Trading
Misi PT Patra Trading adalah sebagai berikut :
1. Mengelola dan mengambangkan usaha jasa yang menguntungkan.
2. Menjadi “arm-length” Pertamina dalam jasa LPG, jasa non LPG dan trading.
3.3 Struktur Orga Gamba anisasi ar 3.1 Struk Sumber : ktur Organi PT Patra T isasi PT Pat Trading (20 tra Trading 10) g
3.4 Uraian Jabatan
Struktur organisasi yang tepat dan sesuai dengan situasi dan kondisi dalam perusahaan tentunya akan membuat tujuan perusahan lebih terarah. Selain itu dengan struktur organisasi yang jelas dan baik maka akan dapat diketahui sampai dimana wewenang dan tanggung jawab yang dimiliki oleh seseorang dalam menjalankan tugasnya. Adapun tugas dan tanggung jawab PT Patra Trading secara singkat dapat dikemukakan sebagai berikut :
A. Direktur Utama
Adapun wewenang dan tanggung jawab Direktur Utama:
1. Mengkoordinasikan dan mengendalikan penyusunan strategi bisnis plan PT Patra Trading serta pelaksanaan seluruh kegiatannya secara efektif dan efisien.
2. Mengkoordinasikan dan mengendalikan kegiatan operasi & marketing sesuai dengan rencana dan kebijakan yang telah ditetapkan agar dapat memberikan keuntungan yang optimal.
3. Mengarahkan, mendorong dan memotivasi pengembangan usaha dan strategi pemasaran untuk meningkatkan kinerja perusahaan sehingga dapat bersaing dengan kompetitor.
4. Mengendalikan kinerja keuangan dan penggunaan anggaran serta pelaksanaan akuntansi secara accountable dan auditable agar dapat berjalan sesuai dengan prinsip-prinsip keuangan yang berlaku.
5. Merencanakan, mengatur dan melaksanakan pengadaan, pembinaan, perawatan pekerja dan general affair agar tersedia pekerja yang trampil sesuai dengan persyaratan.
B. Internal Auditor
Adapun wewenang dan tanggung jawab Internal Auditor:
1. Menyusun rencana kerja dan rencana anggaran tahunan Internal Audit, agar tersusun suatu rencana kerja dan rencana anggaran yang riel (nyata) dan efisien.
2. Melaksanakan revisi anggaran apabila terjadi perubahan rencana kerja ataupun perubahan kebijakan agar selalu dapat disesuaikan.
3. Melaksanakan pemeriksaan keuangan pada fungsi financial dan fungsi-fungsi lain yang melaksanakan kegiatan keuangan dilingkungan PT Patra trading.
4. Melaksanakan pengujian serta penilaian sewaktu-waktu atas hasil laporan berkala atau tahunan dari setiap unsur dalam PT Patra Trading atas petunjuk Direktur Utama.
5. Melaksanakan pengusutan mengenai kebenaran laporan atau pengaduan terhadap hambatan, penyimpangan atau penyalahgunaan dalam bidang operasional/keuangan.
C. Manager BSD
Adapun wewenang dan tanggung jawab Manager BSD :
1. Mengarahkan dan mengendalikan penyusunan rencana strategi agar dapat digunakan sebagai acuan kerja, serta melakukan evaluasi atas pelaksanaan agar diketahui keberhasilan dan kendala–kendala.
2. Mengarahkan dan mengendalikan pelaksanaan dan pengembangan pemasaran untuk meningkatkan keuntungan secara berkesinambungan.
D. Direktur Marketing dan Operasi
Adapun wewenang dan tanggung jawab Direktur Marketing dan Operasi: 1. Menetapkan dan menentukan rencana operasi pengisian Elpiji 3 Kg,
12 Kg, 50 Kg dan penyaluran Bulk Elpiji untuk mendudukung Pertamina dalam menjagaa kestabilan supply Elpiji kestabilan supply Elpiji.
2. Menetapkan dan mementukan penyusunan rencana/target sales, pemutakhiran harga pasar, agar Sub Agen baru dan pangkalan agar memastikan penjualan Elpiji dapat meningkat dan distribusi berjalan lancar sehingga dapat memberikan keuntungan yang berkesinambungan.
3. Menetapkan dan menentukan operasi plant dengan memperhatikan aspek safety dan kepuasan pelanggan agar operasi berjalan lancar dan sesuai dengan Standard Operating Procedure (SOP).
E. Quality Assurance
Adapun wewenang dan tanggung jawab Quality Assurance:
1. Melaksanakan pengujian standar kode & prosedur kerja terhadap peralatan plant yang baru dibangun agar menjamin kelayakan operasinya.
2. Melakukan evaluasi dan perhitungan ulang kekuatan fasilitas plant serta memberikan saran dan rekomendasi perbaikan yang perlu dan pengoperasiannya untuk menjadikan masukan bagi peningkatan kualitas fasilitas plant.
3. Menyiapkan standar kode dan prosedur kerja yang akan digunakan dalam pelaksanaan proyek agar dapat dipedomani.
4. Mengurus perizinan dan sertifikasi dengan instansi Migas, Depnaker, Dinas Meteorologi dan terkait lainnya untuk kelancaran pelaksanaan quality assurance.
F. Teknik & Engineering
Adapun wewenang dan tanggung jawab Teknik & Engineering:
1. Mengatur dan mengawasi pelaksanaan pekerjaan pemeriksaan peralatan produksi agar plant selalu siap operasi serta membina kerjasama yang baik dengan fungsi terkait untuk memperlancar pelaksanaan pemeliharaan dan perbaikan serta penanggulangan masalah di plant.
2. Melaksanakan pendekatan teknis dalam memecahkan masalah kerusakan peralatan produksi.
3. Menentukan kebutuhan material sebelum pekerjaan perbaikan dan pemeliharaan dilaksanakan untuk memastikan pelaksanaan kegiatan perbaikan berjalan sesuai waktu yang telah ditentukan serta menyiapkan data engineering yang diperlukan untuk pembangunan proyek.
G. Health, Savety, and the Environment (HSE) Adapun wewenang dan tanggung jawab HSE:
1. Mengawasi implementasi peraturan/prosedur dibidang HSE pada kegiatan operasional maupun proyek sesuai standar yang berlaku dengan melaksanakan sosialisasi secara berkala dan terjadwal.
2. Melakukan inventarisasi, membuat laporan, melakukan analisis dalam setiap kecelakaan kerja dan insiden yang terjadi sesuai standar yang berlaku
3. Mencatat kecelakaan kerja maupun kebakaran yang terjadi serta menyusun laporan tentang kejadian tersebut dan mengambil tindakan yang diperlukan pada waktu terjadinya kecelakaan kerja atau kebakaran.
4. Merekomendasikan untuk pembelian peralatan HSE yang baru dan pengambilannya sesuai standar yang telah ditentukan.
H. Manager Unit Trading
Adapun wewenang dan tanggung jawab Manajer Trading:
1. Memberikan arahan dalam penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Bulanan dan Tahunan (RKAP) untuk penjualan petrokimia, asphalt & retail Elpiji agar target sales tercapai dan memperoleh keuntungan optimal.
2. Mengarahkan, dan mengendalikan pembinaan baik terhadap Senior Account Executive untuk penjualan petrokimia maupun asphalt serta Sales Representative untuk penjualan produk gas.
I. Manager Unit Operasi LPG
Adapun wewenang dan tanggung jawab Manager Operasi LPG:
1. Mengarahkan dan mengendalikan penyusunan Rencana Kerja Anggaran Tahunan Perusahaan (RKAP) agar dapat digunakan sebagai dasar operasi.
2. Mengarahkan, dan mengawasi operasi pengisian Elpiji ke tabung dan penyaluran bulk Elpiji agar operasi berjalan lancar dan sesuai dengan SOP dalam mendukung Pertamina menjaga kestabilan supply Elpiji. 3. Merencanakan dan mengawasi pelaksanaan program dan sistem
management HSE dan maintenance peralatan pengisian untuk menjamin ketaatan pekerja dalam melaksanakan pekerjaan dengan peralatan yang layak operasi.
4. Membina hubungan baik dengan pelanggan agar tercipta kelancaran dan ketertiban dalam pelayanan sehingga menjamin kepuasan pelanggan.
J. Manager Operasi Non LPG
Adapun wewenang dan tanggung jawab Manajer Operasi Non LPG:
1. Mengarahkan, mengendalikan penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan Perusahaan (RKAP) agar dapat digunakan sebagai dasar dalam pelaksanaan kerja
2. Mengarahkan dan mengevaluasi operasi (accessories, blending dan botling) plant serta pengawasan proses produksi, jasa handling dan
distribusi berjalan sesuai dengan SOP dengan memperhatikan aspek HSE.
3. Memutuskan, mengarahkan, mengendalikan kegiatan dan proses produksi untuk menjamin kepuasan pelanggan.
K. Manager Finance
Adapun wewenang dan tanggung jawab Manager Finance:
1. Mengkoordinaikan penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP) dan memonitor pelaksanaannya serta merancang dan menetapkan strategi dan kebijakan Comptroller meliputi anggaran, akuntansi dan tax serta memonitor dan mengevaluasi pelaksanaannya.
2. Bersama Manager Business Development membuat proyeksi Rugi/Laba dan proyeksi arus kas setiap proyek yang akan dan atau sedang berjalan.
3. Mengarahkan dan mengendalikan pengukuran kinerja masing-masing proyek dengan membandingkan antara hasil aktual dan hasil yang direncanakan dan dengan melakukan analisis keuangan dari masing-masing proyek untuk bahan acuan dalam melaksanakan pekerjaan. 4. Merancang dan menetapkan strategi dan kebijakan treasury, serta
likuiditas perusahaan dan memonitor serta mengevaluasi pelaksanaannya agar kegiatan perbendaharaan dapat berjalan baik.
L. ManagerHuman Resource (HR) & General Affair (GA) & MR Adapun wewenang dan tanggung jawab Manager Finance & GA :
1. Mengarahkan dan mengendalikan kegiatan perencanaan pembinaan serta Organisasi dan Prosedur agar rencana kebutuhan tenaga pekerja sesuai dengan keperluan organisasi.
2. Mengarahkan dan mengendalikan penyusunan norma dan syarat kerja, layanan hubungan industrial serta perawatan pekerja agar dapat meningkatkan prestasi kerja.
3. Mengarahkan dan mengendalikan bantuan hukum agar segala kegiatan perusahaan tidak bertentangan dengan peraturan dan ketentuan yang berlaku, serta mengarahkan mengendalikan terselenggaranya kehumasan perusahaan.
3.5 Proses Bisnis PT Patra Trading
3.5.1 Flowchart Prosedur Sistem Mutu Pengisian Elpiji
Gambar 3.2 Prosedur Sistem Mutu Pengisian Elpiji di SPBE Sumber : PT Patra Trading
3.5.2 Uraian Prosedur Sistem Mutu Pengisian Elpiji
Proses bisnis pada pengisian tabung gas dimulai dari supir truk Elpiji yang membawa surat jalan dan Loading Order (LO). Surat jalan dan LO akan diberikan kepada security gate-in untuk diperiksa, apabila security gate-in tidak memberikan izin masuk kepada supir truk Elpiji maka surat jalan dan LO akan dikembalikan, tetapi apabila izin telah diberikan maka surat jalan dan LO akan diperiksa lebih detail. Selanjutnya, security gate-inakan mencatat tanggal, nama agen, no. kendaraan, no. LO, nama supir, jam masuk, dan keterangan pengisian (isi tabung kosong baru/refill) kedalam sistem. Setelah semuanya tercatat security gate-inakan memberikan stempel “MASUK” pada surat jalan dan paraf, setelah itu security gate-in mengisi tanggal dan jam masuk yang tertera di stempel lalu surat jalan yang asli akan diambil dan diserahkan kepada supir truk Elpiji.
Supir truk akan menerima surat jalan dan LO yang sudah di stempel masuk dan LO akan di fotocopy dua rangkap, kemudian surat jalan yang sudah di stempel “MASUK” dan LO diberikan kepada kepala regu untuk diperiksa dan dihitung jumlah tabung itu apakah sesuai dengan LO dan surat jalan. Setelah diperiksa dan sesuai, operator bongkar akan membongkar dan menyusun tabung sesuai dengan standart keamanan. Tabung yang telah disusun kemudian akan diisi Elpiji oleh operator pengisian lalu tabung yang telah diisi diperiksa dan dihitung kembali oleh operator muat sesuai dengan LO dan surat jalan. Setelah sesuai kemudian tabung dimasukkan kedalam truk dan LO diberi stempel
“TELAH DISERAHKAN” dan diparaf oleh kepala regu. Kepala regu akan mengisi tanggal dan jam penyerahan yang tertera di stempel dan mengambil copy LO rangkap 1. Kepala regu akan mencatat tanggal, nama agen, no. kendaraan, no. LO, nama supir, dan jumlah tabung yang diisi kedalam sistem. Surat jalan yang sudah distempel “MASUK” dan LO yang sudah di stempel “TELAH DISERAHKAN” dibawa oleh supir truk Elpiji dan diserahkan kepada security gate-out. Security gate-out akan memeriksa surat jalan, LO dan dihitung kembali jumlah tabung tersebut. Kemudian security gate-out memberikan stempel “KELUAR” pada LO dan paraf sekaligus mengisi jam dan tanggal keluar yang tertera di stempel, lalu security gate-out melakukan input good issue dan mencetak surat jalan. Security gate-out mengambil copy LO dan copy surat jalan dari agen kemudian diserahkan pada supir truk Elpiji sesuai dengan ketentuan surat jalan (sudah di stempel “MASUK” dan “KELUAR”), LO (sudah di stempel “MASUK”, “TELAH DISERAHKAN” dan “KELUAR”) serta surat jalan dari SPBE. Security gate-out mencatat jam keluar dan menyerahkan 1 rangkap copy LO dan 2 rangkap surat jalan (asli + copy) ke kepala regu setiap selesai produksi.
3.6 Permasalahan yang Dihadapi PT Patra Trading Masalah yang dihadapi oleh PT Patra Trading:
1. Proses pelaporan berita acara harian yang sering terlambat atau tidak tepat dengan waktu yang telah ditentukan oleh kantor pusat. Hal ini disebabkan oleh tidak efektifnya pengiriman berita acara karena sistem yang belum online, sehingga kantor pusat kesulitan dalam mengontrol cabang SPBE itu sendiri.
2. Pengiriman data melalui fax mulai dirasakan kurang efisien, karena pengiriman berita acara dilakukan secara harian dan menyebabkan banyaknya biaya fax dan kertas yang akan ditanggung oleh perusahaan. 3. Terdapat data yang belum secara otomatis terintegrasi, sehingga
mengakibatkan proses pencatatan yang berulang kali dan tidak perlu. Misalnya pembuatan pelaporan berita acara harian/bulanan yang tidak dapat dilakukan secara otomatis, tetapi harus diketik ulang secara manual.
4. Pada prosedur perusahaan terdapat 2 bagian yang bertugas sebagai berikut:
a. Administrator bertugas untuk memeriksa hasil kerja harian. b. Ka. Plant bertugas untuk verifikasi dan validasi data.
Tetapi pada kenyataannya 2 bagian ini sering tidak melakukan pengecekan terhadap data yang akan dikirim ke kantor pusat. Hal ini menyebabkan data yang diterima oleh kantor pusat menjadi tidak valid dan tidak akurat.
3.7 Rencana Implementasi Investasi TI
PT Patra Trading telah menggunakan SPJF untuk mempermudah pelaporan berita acara dan perhitungan fee yang akan ditagihkan kepada pertamina. Sistem SPJF sekarang ini dibuat oleh Development dan Programmer IT Dept, pembuatan sistem ini masih free dan belum online. Keterbatasan dari fasilitas yang diperoleh dari sistem yang masih free dan pesatnya perkembangan teknologi yang terjadi sekarang ini membuat PT Patra Trading ingin melakukan investasi di bidang TI dengan harapan bisa mengurangi atau bahkan menghilangkan masalah-masalah yang terjadi pada sistem yang terdahulu.
SPJF dengan software license yang bersifat online diharapkan mampu untuk menyelesaikan masalah-masalah yang ada, karena semua data-data yang ada di 20 cabang seluruh Indonesia bisa terintegrasi dengan kantor pusat secara online. Dengan diimplementasikannya SPJF ini pengiriman data dari cabang ke pusat juga diharapkan bisa sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan, begitu juga dengan penghitungan jasa fee yang akan ditagihkan ke PT Pertamina oleh PT Patra Trading menjadi tidak terlambat dan datanya bersifat valid, karena didalam SPJF ini juga terdapat perhitungan banyaknya fee yang akan ditagihkan dan PT Patra Trading selaku kantor pusat dapat dengan leluasa mengontrol berita acara yang ada di cabang.
3.8 Biaya Berjalan SPJF
No. Keterangan Tahun 2009 Tahun 2010
1.
Biaya Maintenance Hardware 1.500.000 1.500.000 2.
Biaya Maintenance Software 750.000 750.000 3. Biaya Kertas HVS 5.850.000 6.750.000 4. Biaya Toner 12.285.000 14.415.000 5. Biaya Internet 13.800.000 13.800.000
Total Biaya Berjalan 34.185.000
37.215.000
Tabel 3.1 Biaya Berjalan SPJF
Biaya berjalan di atas merupakan biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan setelah mengimplementasikan SPJF. Dimana biaya ini dikeluarkan untuk tahun pertama (2009) dan tahun kedua (2010).
1. Setelah mengimplementasikan SPJF, PT Patra Trading mengeluarkan biaya berjalan untuk tahun pertama (2009) sebesar Rp. 34.185.000. Dengan rincian sebagai berikut :
i. Biaya Maintenance Hardware
PT Patra Trading mengeluarkan biaya untuk maintenance hardware sebesar Rp.1.500.000 per tahun.
ii. Biaya Maintenance Software
Biaya maintenance software yang dikeluarkan oleh PT Patra Trading pada tahun pertama yaitu sebesar Rp. 750.000 per tahun.
iii. Biaya Kertas HVS
Setelah menggunakan SPJF, PT Patra Trading menggunakan 13 rim kertas HVS tiap bulannya. Yang mana biaya yang dikeluarkan sebesar Rp. 5.850.000 per tahun, berikut rinciannya :
(jumlah kertas yang digunakan oleh perusahaan selama satu bulan dengan harga satu rim kertas).
13 rim Rp. 37.500 = Rp. 487.500 per bulan
Kemudian (hasil di atas 12 bulan) untuk mendapatkan biaya pertahunnya.
Rp. 487.500 12 bulan = Rp. 5.850.000 per tahun.
iv. Biaya Toner
PT Patra Trading mengeluarkan biaya toner sebesar Rp. 12.285.000. Dengan rincian sebagai berikut :
v. Biaya Internet
PT Patra Trading mengeluarkan biaya internet sebesar Rp. 1.150.000 per bulannya. Biaya per tahunnya didapatkan dari Rp. 1.150.000 12 = Rp. 13.800.000 per tahun.
2. Pada tahun kedua (2010), PT Patra Trading mengeluarkan biaya sebesar Rp. 37.215.000. Dengan perincian sebagai berikut :
i. Biaya Maintenance Hardware
PT Patra Trading mengeluarkan biaya untuk maintenance hardware sebesar Rp.1500.000 per tahun.
ii. Biaya Maintenance Software
Biaya maintenance software yang dikeluarkan oleh PT Patra Trading pada tahun pertama yaitu sebesar Rp. 750.000 per tahun.
iii. Biaya Kertas HVS
Pada tahun kedua PT Patra Trading mengeluarkan biaya kertas HVS sebesar Rp. 6.750.000. Dengan rincian sebagai berikut : 15 rim Rp. 37.500 = Rp. 562.500
iv. Biaya Toner
Pada tahun kedua PT Patra Trading mengeluarkan biaya toner sebesar Rp. 14.415.000. Dengan rincian sebagai berikut :
30 cartridge Rp. 480.500 = Rp. 14.415.000
v. Biaya Internet
PT Patra Trading mengeluarkan biaya internet sebesar Rp. 1.150.000 per bulannya. Biaya per tahunnya didapatkan dari Rp. 1.150.000 12 = Rp. 13.800.000 per tahun.
3.9 Konfigurasi TI yang Tersedia pada PT Patra Trading
Hardware yang digunakan PT Patra Trading untuk mendukung SPJF, diantaranya :
a. Komputer DELL Optiplex 380MT 1 b. Komputer DELL Optiplex 320MT 1
c. Notebook Lenovo G400 1
d. Notebook Toshiba U505.S2970 1 e. Printer HP Laserjet 1505 2
Seluruh perangkat komputer, notebook serta printer pada PT Patra Trading telah assisting.
