Analisis Pengendalian Intern Persediaan Barang Dagang Pada p.t. Apotek Hidup Sehat (Final)

(1)

ANALISIS PENGENDALIAN INTERN

PERSEDIAAN BARANG DAGANG PADA

P.T. APOTEK HIDUP SEHAT

kelompok IV

Faisiyah

023121241

Faisiyah

023121241

Andrey

Andrey Heynieyrd

Heynieyrd

023121260

(Jl

.

Gr

Gree

een

n

Gar

den

Kom

ple

plek

k

Gr

Gree

een

n

Gar

Garden

den

Blo

Blok

k

A

A-14

-14

No.

47

47 Jak

Jak

art

arta

a

Bar

at

11520)

(2)

Univerita !riakti "ak#lta $konomi %eriode 201&

-2014

BAB '

%$NAU*UAN

1.

Latar Belakang

Secara umum, perusahaan dagang dapat di definisikan sebagai organisasi yang melakukan kegiatan usaha dengan membeli barang dari pihak perusahaan lain kemudian menjualnya kembali kepada masyarakat. Setiap perusahaan pasti bertujuan untuk mengkasilkan laba optimal agar dapat mempertahankan kelangsungan hidupnya, memajukan, serta mengembangkan usaha ketingkatan yang lebih tinggi.

Persediaan merupakan barang dagang yang dibeli kemudian disimpan untuk dijual dalam operasi normal perusahaan sehingga perusahaan senantiasa memberi perhatian yang besar dalam persediaan. Penjualan akan menurun jika barang tidak tersedia dalam bentuk, jenis, mutu, dan jumlah yang diinginkan pelanggan. Prosedur pembelian yang tidak efisien atau upaya penjualan yang tidak memadai dapat membebani suatu perusahaan dengan persediaan yang berlebihan dan tidak terjual. Jadi, penting bagi perusahaan untuk mengendalikan persediaan secara cermat untuk membatasi biaya penyimpanan yang terlalu besar.

Pengendalian intern persediaan bertujuan melindungi harta perusahaan yang rentan terhadap kerusakan, maupun pencurian. Kerusakan, pemasukan yang tidak benar, lalu mencatat permintaan, barang yang dikeluarkan tidak sesuai pesanan, dan semua kemungkinan lainnya. Dapat menyebabkan catatan persediaan berbeda dengan persediaan yang sebenarnya di gudang. ntuk itu, diperlukan pemeriksaan persediaan secara periodik atas catatan persediaan agar informasi mengenai persediaan lebih dapat dipercaya.

P.!. "potek #idup Sehat adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang importer dan distributor obat$obatan %farmasi&. 'ukup banyak produk yang distribusikan oleh P!. "potek

(3)

#idup Sehat, sehingga dikha(atirkan akan terjadi kehilangan ataupun pencurian stok barang, akibatnya diperlukan pengendalian intern persediaan yang baik agar tidak terjadi penyele(engan dalam menjalankan tugas.

)engingat dalam mencapai efektifitas, maka penulis tertarik untuk mengangkat hal tersebut dalam sebuah paper dengan judul+Analii %en,endalian 'ntern %erediaan Baran, a,an, %ada %!. Apotek id#p eat/.

*. Perumusan )asalah

+.Definisi Pengendalian nternal *.!ujuan Pengendalian nternal -.nsur Pengendalian nternal

. Pengendalian nternal atas Persediaan terhadap P!. "potek #idup Sehat

BAB ''

%$AAAN %$NG$NA*'AN 'N!$NA*

(4)

'/S/ memandang pengendalian internal merupakan rangkaian tindakan yang mencakup keseluruhan proses dalam organisasi. Pengendalian internal berada dalam proses manajemen dasar, yaitu perencanaan, pelaksanaan, dan pemantauan. Pengendalian bukanlah sesuatu yang ditambahkan dalam proses manajemen tersebut, akan tetapi merupakan bagian integral dalam proses tersebut.

!##an %en,endalian 'nternal

!ujuan pengendalian intern adalah menjamin manajemen perusahaan0organisasi0entitas agar1

• !ujuan perusahaan yang ditetapkan akan dapat dicapai.

• Laporan keuangan yang dihasilkan perusahaan dapat dipercaya

• Kegiatan perusahaan sejalan dengan hukum dan peraturan yang berlaku.

Pengendalian intern dapat mencegah kerugian atau pemborosan pengolahan sumber daya perusahaan. Pengendalian intern dapat menyediakan informasi tentang bagaimana menilai kinerja perusahaan dan manajemen perusahaan serta menyediakan informasi yang akan digunakan sebagai pedoman dalam perencanaan

%emaaman %en,endalian 'nternal ata %erediaan teradap %!. Apotek id#p eat

Persediaan adalah salah satu akti2a penting yang dimiliki oleh perusahaan. Karena persediaan merupakan suatu akti2a maka harus dilakukan pengendalian intern yang baik untuk

menjaga persediaan tersebut dari hal$hal yang mungkin terjadi. /leh karena itu, tujuan dari penelitian ini adalah menganalisis pengendalian intern yang dilakukan guna mendapatkan

gambaran yang jelas mengenai pengendalian intern persediaan barang dagangan yang diterapkan.

(5)

ntuk memperoleh data yang diperlukan maka penulis menggunakan alat pengumpulan data berupa (a(ancara dan kepustakaan. Dalam penelitian ini, jenis data yang digunakan adalah data primer. Penulis memperoleh data melalui (a(ancara.

Dari hasil penelitian disimpulkan bah(a pengendalian intern atas persediaan barang P!. "potek #idup Sehat sudah efektif, dimana adanya pemisahan diantara fungsi$fungsi terkait dengan penerimaan dan pengeluaran barang. Pemantauan terhadap persediaan barang dagang juga dilakukan secara periodik oleh bagian logistic melalui kegiatan stok opname.

stilah yang digunakan untuk menunjukan barang$barang yang dimiliki oleh suatu perusahaan akan tergantung pada jenis usaha perusahaan masing$masing.

)enurut Stice dan Skousen %*334 1 563&,Pada setiap tingkat perusahaan, baik perusahaan kecil, menengah maupun perusahaan besar, persediaan sangat penting bagi kelangsungan hidup perusahaan. Perusahaan harus dapat memperkirakan jumlah persediaan yang dimilikinya. Persediaan yang dimiliki oleh perusahaan tidak boleh terlalu banyak dan juga tidak boleh terlalu sedikit karena akan mempengaruhi biaya yang akan dikeluarkan untuk persediaan tersebut

)enurut Stice dan Skousen %*334 1 56+&, 7Persediaan adalah istilah yang diberikan untuk akti2a akan dijual dalam kegiatan normal perusahaan atau akti2a yang dimasukkan secara langsung atau tidak langsung kedalam barang yang akan diproduksi dan kemudian dijual8. Kesimpulannya adalah bah(a persediaan merupakan suatu istilah yang menunjukan segala sesuatu dari sumber daya yang ada dalam suatu proses yang bertujuan untuk mengantisipasi terhadap segala kemungkinan yang terjadi baik karena adanya permintaan maupun ada masalah lain.

Jenis$jenis persediaan akan berbeda sesuai dengan bidang atau kegiatan normal usaha perusahaan tersebut. Berdasarkan bidang usaha perusahaan dapat terbentuk perusahaan industri

%manufacture), perusahaan dagan, ataupun perusahaan jasa. ntuk perusahaan industri maka jenis persediaan yang dimiliki adalah persediaan bahan baku %raw material), barang dalam proses (work in process), persediaan barang jadi % finished goods), serta bahan pembantu yang

(6)

akan digunakan dalam proses produksi. Dan perusahaan dagang maka persediaannya hanya satu yaitu barang dagang.

item %en3atatan %erediaan

)etode pencatatan persediaan ada dua, yaitu perpetual dan metode periodik. )etode perpetual disebut juga metode buku, karena setiap jenis persediaan mempunyai kartu persediaan, sedangkan metode periodik disebut juga metode fisik. Dikatakan demikian karena pada akhir periode dihitung fisik barang untuk mengetahui persediaan akhir yang nantinya akan dibuat jurnal penyesuaian.

Sedangkan dalam melaksanakan penilaian persediaan ada beberapa cara yang dapat dipergunakan, yaitu 1

a) First in, first out %99/& atau masuk pertama keluar pertama. 'ara ini didasarkan atas asumsi bah(a arus harga bahan adalah sama dengan arus penggunaan bahan. Dengan demikian bila sejumlah unit bahan dengan harga beli tertentu sudah habis dipergunakan, maka penggu naan bahan berikutnya harganya akan didasarkan pada harga beli berikutnya. "tas dasar metode ini maka harga atau nilai dari persediaan akhir adalah sesuai dengan harga dan jumlah pada unit pembelian terakhir.

b) Last in, firstout %L9/& atau masuk terakhir keluar pertama. Dengan metode ini perusahaan beranggapan bah(a harga beli terakhir dipergunakan untuk harga bahan baku yang pertama keluar sehingga masih ada % stock & dinilai berdasarkan harga pembelian terdahulu.

:ata$rata tertimbang %weighted average&. 'ara ini didasarkan atas harga rata$rata perunit bahan adalah sama dengan jumlah harga perunit yang dikalikan dengan masing$masing kuantitasnya kemudian dibagi dengan seluruh jumlah unit bahan dalam perusahaan tersebut.

%en,ertian dan Un#r-Un#r %en,endalian 'ntern

Pengendalian intern harus dilaksanakan seefektif mungkin dalam suatu perusahaan untuk mencegah dan menghindari terjadinya kesalahan, kecurangan, dan penyele(engan. Di perusahaan kecil, pengendalian masih dapat dilakukan langsung oleh pihak pimpinan perusahaan. ;amun semakin besar perusahaan, dimana ruang gerak dan tugas$tugas yang harus dilakukan semakn kompleks, menyebabkan pimpinan perusahaan tidak mungkin lagi melakukan

(7)

pengendalian secara langsung, maka dibutuhkan suatu pengendalian intern yang dapat memberikan keyakinan kepada pimpian bah(a tujuan perusahaan telah tercapai.

(8)

BAB '''

$!$ %$N$*'!'AN

Konsep penelitian ini berkaitan dengan pengendalian intern persediaan barang dagang P!. "potek #idup Sehat

Data didapat melalui (a(ancara dengan salah satu karya(an perusahaan tersebut. Sehingga mengetahui kegiatan pada masing$masing bagian di P!. "potek #idup Sehat.

Analii an, i,#nakan

"lat yang digunakan untuk menganalisis penelitian ini adalah metode dengan pendekatan kualitatif, yaitu analisis deskriptif yang didasarkan pada penggambaran yang mendukung analisa tersebut, analisis ini menukankan pada pemahaman mengenai masalah$masalah dalam kehidupan sosial berdasarkan kondisi realitas dan naural yang kompleks dan rinci yang sifatnya menjelaskan secara uraian dalam bentuk kalimat.

(9)

BAB '6

%$BAAAN

Prosedur Pengendalian ntern Persediaan Barang Dagang +& Penjualan !unai

a. Pelanggan datang ke kantor /SS"(Office Sales and Sales Administraion) dan ):% Manager a!on&, atau dapat juga melalui sales representative untuk memesan barang. Bagian pemesanan

dalam hal ini /SS"0): akan membuat sales orderdalam rangkap *, yaitu 1

 _{Lembar ke$+ diberikan ke pelanggan untuk pembayaran di kasir dengan memberi} tanda 8lunas8

 _{Lembar ke$* untuk disetujui oleh !S dan diarsipkan dengan nomor urut.}

. Selanjutnya /SS" atau ): akan membuatdeliver! order sebanyak  lembar, yaitu 1  _{Lembar ke$+ diberikan ke pelanggan}

 _{Lembar ke$* unutk /SS"}_{(Office Sales and Sales Administraion)}  _{Lembar ke$- untuk !SS}

 _{Lembar ke$ untuk Kasub logistik}

maka barang dipersiapkan untuk diserahkan kepada pelanggan.

3. Sesuai dengan deliver! order , /SS"(Office Sales and Sales Administraion) atau ): membuat faktur penjualan sebanyak tangkap , yaitu1

 _{Lembar ke$+ diberikan ke pelanggan beserta}_{deliver! order}_.

 _{Lembar ke$* untuk !SS untuk dibandingkan dengan}_{deliver! order}_{dari langganan}  _{Lembar ke$- untuk akuntansi}

 _{Lembar ke$ untuk /SS"}

d. Petugas loper menerima barang yang telah dikeluarkan dari gudang beserta faktur penjualan untuk pelanggan dan dikirim ke alamat tujuan atau diserahkan ke pelanggan.

e. Kasir akan menyetor uang setiap hari dari hasil penjualan secara tunai ke bank yaitu dengan membuat bukti setoran sebanyak * lembar, yaitu 1

 _{Lembar ke$+ ke akuntansi}

 _{Lembar ke$* disimpan sebagai arsip}

*& Penjualan Kredit

a. Penjualan kredit dilakukan dengan prosedur pesanan, baik melalui manajer rayon, sales representative, le(at telepon ataupun melalui /SS"(Office Sales and Sales Administraion). Jika pesanan telah diterima, maka /SS" atau ): membuat sales order rangkap -, yaitu 1

(10)

 _{Lembar ke$* untuk pertinggal langganan}  _{Lembar ke$- untuk arsip}

b. nkasso dalam menentukan diterima tidaknya pesanan barang untuk penjualan kredit yang tercatat dalam kartu piutang pelanggan.

c. Dengan disetujuinya permintaan barang secara kredit, maka /SS"(Office Sales and Sales Administraion) atau ):% Manager a!on& akan membuat deliver! order sebanyak rangkap ,

yaitu 1

 _{Lembar ke$+ diberikan ke pelanggan}  _{Lembar ke$* untuk !S}

 _{Lembar ke$- untuk /SS"}

 _{Lembar ke$ untuk Kasub logistik}

d. Berdasarkandeliver! order yang diterima, maka staf logistik akan mengeluarkan jenis dan jumlah barang tersebut.

e. Bersama dengan barang, deliver! order lembar ke$+ dan ke$* sebagai surat jalan, dan lembar ke$* sesudah ditandatangani oleh pelanggan dikembalikan kepada !SS.

f. Sesuai dengandeliver! order , bagian penjualan akan membuat faktur penjualan rangkap  1  _{Lembar ke$+ diberikan ke pelanggan.}

 _{Lembar ke$* untuk !SS sebagai bahan perbandingan dengan deli2ery order yang} ditandatangani pelanggan.

 _{Lembar ke$- untuk akuntansi}

 _{Lembar ke$ untuk /SS"(Office Sales and Sales Administraion)}

g. Sesudah piutang ditagih oleh inkasso, maka dibuatlah bukti penagihan - lembar, yaitu 1  _{Lembar ke$+ diberikan ke pelanggan}

 _{Lembar ke$* untuk kasir bersamaan dengan hasil penagihan.}  _{Lembar ke$- untuk diarsipkan dengan nomor urut.}

-& Perhitungan 9isik Persediaan Barang Dagang

a. Staf logistik memberikan laporan fisik kepada kepala logistik dan kepala logistik mengadakan perhitungan atas persediaan, kemudian membuat ke laporan stock opname dan menandatanganinya lalu menyerahkan kepada komputer logistik pada tanggal yang telah ditentukan.

b. Pada tanggal stock opname, komputer logistik mengeluarkan daftar stock opname rangkap dua dan menyerahkannya kepada kepala bagian keuangan dan administrasi. Kepala bagian keuangan dan administrasi tim penghitungan fisik melakukan perhitungan, lalu menuliskan hasilnya ke dalam daftar perhitungan fisik persediaan, kemudian menyerahkannya ke komputer logistik satu lembar dan satu lembar lagi di arsipkan menurut tanggal.

(11)

c. Komputer logistik membandingkan laporan stock opname kabag K < " % Kepala Keuangan dan "dministrasi& yang dibandingkan juga dengan data di file komputer. Selain itu, komputer logistik menghitung selisihnya lalu membuat laporan stock opname dan menyerahkannya kepada pimpinan cabang. Pimpinan cabang menandatangani laporan stock opname dan mengambil

tindakan untuk mengenakan biaya kepada Kabag logistik apabila ditemukan pengangguran persediaan

BAB 6 %$NU!U%

Keimp#lan

Setelah menganalisis dan menge2aluasi sistem pengendalian intern atas persediaan barang dagang pada P!. "potek #idup Sehat, maka penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut 1

+. Pembagian tugas$tugas ke dalam setiap bagian didasarkan fungsi$fungsi utama yg dilaksanakan perusahaan. Dengan cara melakukan lingkungan pengendalian intern, penilaian resiko yang dilakukan oleh perusahaan atas persediaan barang dagangan, informasi dan komunikasi atas persediaan barang dagangan, akti2itas pengendalian yang dilakukan terhadap

(12)

pelaksanaan transaksi penerimaan dan pengeluaran barang dagangan. Perusahaan telah melaksanakan pemisahan tugas yang jelas pada fungsi$fungsi terkait.

*. Sudah efektif, dimana pemisahan antara fungsi$fungsi terkait dengan penerimaan dan pengeluaran barang. Dan pemantauan persediaan barang dagang juga sudah dilakukan secara periodik.

aran

Berdasarkan kesimpulan di atas, penulis berusaha memberikan saran kepada P!. ndri yang mungkin bermanfaat dalam mengatasi kelemahan yang terdapat dalam sistem pengendalian intern atas persediaan barang dagangan. "dapun saran yang dapat di berikan oleh penulis adalah sebagai berikut 1

ntuk menciptakan pengendalian intern yang memadai terhadap persediaan perusahaan secara keseluruhan sebaiknya perusahaan membentuk bagian auditor internal agar dapat menyelidiki dan menilai efekti2itas pelaksanaan unsur$unsur pengendalian intern persediaan yang telah ditetapkan oleh manajemen.

(13)

A"!A %U!AKA

#all, James ". *336. Sistem "nformasi Akuntansi#=disi Keempat, Salemba =mpat1 Jakarta

#ansen, Don : dan )arynne ). )o(en. *336. Akuntansi Mana$emen. =disi !ujuh, =rlangga1 Jakarta

#ariprati(i, ka.*33>. Analisis Sistem %engendalian "ntern %engga$ian &ar!awan %ada 'M AL "khlas og!akarta1 ?ogyakarta

Palenita, #efdayana.*33@. Analisis Sistem %engendalian "ntern %iutang %ada umah Sakit *osana Medica %ratama1

Singleton, #all. *334. Audit eknologi "nformasi dan Assurance# =disi Kedua, Salemba =mpat1 Jakarta

(14)

Kata %en,antar

Puji dan syukur kita panjatkan kehadirat !uhan ?ang )aha =sa karena atas :ahmat dan #idayah$;ya kami sebagai penulis dapat menyelesaikan paper ini sebagai tugas dari dosen mata kuliah Sistem nformasi "kuntansi  kami. Selain itu, paper ini dibuat agar kiranya dapat dijadikan sebagai bahan pembelajaran lebih lanjut mengenai pengendalian internal . Paper ini disusun berdasarkan kepentingan$kepentingan dan pembahasan pokok terkait dengan Pengendalian nternal "tas Persediaan pada P!. "potek #idup Seh at.

Dengan selesainya paper ini, pembaca diharapkan mampu memahami tentang Pengendalian nternal "tas Persediaan dan sebagai salah satu bagian dari itu Pengendalian nternal suatu Perusahaan , setelah pembaca mampu memahami, pembaca juga diharapkan mampu menerapkan pemahamannya tentang Pengendalian nternal "tas Persediaan

Jakarta , +4 )ei *3+