ANALISIS TATA KELOLA TEKNOLOGI INFORMASI
DENGAN BEST PRACTICE ITIL V3 SERVICE OPERATION
(STUDI KASUS : PUSTAKA DAN ARSIP KAMPAR )
TUGAS AKHIR
Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat
Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Komputer Pada Program Studi Sistem Informasi
oleh
SAPRI AKMAL
11153102005
FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SULTAN SYARIF KASIM RIAU PEKANBARU
vii
ANALISIS TATA KELOLA TEKNOLOGI INFORMASI
DENGAN BEST PRACTICE ITIL V3 SERVICE OPERATION
(STUDI KASUS : PUSTAKA DAN ARSIP KAMPAR )
SAPRI AKMAL
NIM : 11153102005
Tanggal Sidang : 04 Desember 2015 Periode Wisuda : Februari 2016
Jurusan Sistem Informasi Fakultas Sains dan Teknologi
Universitas Islam Negeri Sultan Syarif Kasim Riau Jl. Soebrantas KM 15 No. 155 Pekanbaru
ABSTRAK
Perpustakan dan Arsip Kampar merupakan salah satu perpustakaan yang ada di kampar yang telah menerapkan Teknologi Informasi untuk mendukung kegiatan organisasi. Perangkat TI yang digunakan yaitu perangkat komputer dan sistem untuk layanan Perpustakaan. Pelayanan di perpustakaan telah diatur dalam SOP (Standar Operasional Prosedur), tetapi ada proses yang belum diatur dalam SOP yaitu untuk Layanan Teknologi Informasi. Infrastruktur TI yang ada pada Pustaka dan Arsip Kampar ini penggunaannya belum optimal dikarenakan belum adanya aturan yang mengelola bagian operasional TI, jadi semua proses yang berhubungan dengan TI dilakukan oleh operator. Pengelolaan infrastruktur IT ini belum bisa dimaksimalkan disebabkan pengelolaan dari infrastruktur IT ini belum tepat. Tujuan penelitian adalah untuk memberikan acuan tatakelola berdasarkan Best Practice ITILV3 Service Operation. Best practice adalah metode atau teknik yang secara konsisten menunjukkan hasil yang lebih unggul dari yang dicapai dengan cara lain dan digunakan sebagai acuan. Hasil penelitian berupa rancangan SOP mengacu pada ITIL proces, dan adanya pembuatan Service Level agreement (SLA) untuk menyepakati setiap layanan yang ada.
viii
ANALYSIS INFORMATION TECHNOLOGY GOVERNANCE
WITH BEST PRACTICE ITIL V3 SERVICE OPERATION
(CASE STUDY: LIBRARY AND ARCHIVES KAMPAR)
SAPRI AKMAL
NIM: 11153102005
Session Date: 04 December 2015 Graduation Period: February 2016
Department of Information Systems Faculty of Science and Technology
State Islamic University Syarif Kasim Sultan Riau Jl. Soebrantas KM 15 No. 155 Pekanbaru
ABSTRACT
Library and Archives Kampar is one of the libraries in Kampar who have applied information technology to support the organization's activities. IT tools used are computer devices and systems for library services. Services in the library has been set in SOP (Standard Operating Procedure), but there is a process that is not yet regulated in SOP for Information Technology Services. Existing IT infrastructure at the Library and Archives of Kampar use is not optimal due to the lack of rules that manage part of IT operations, so all processes associated with IT performed by the operator. This IT infrastructure management can not be maximized due to the management of IT infrastructure is not yet right. The research objective is to provide a reference governance based Best Practice ITILV3 Service Operation. Best practice is a method or technique that has consistently shown results superior to those achieved by other means and used as a reference. Results of research in the form of a draft SOP refers to the ITIL proces, and the manufacture of a Service Level Agreement (SLA) to agree any existing services.
ix
KATA PENGANTAR
Assalamu’alaikum Wr.Wb
Alhamdulillahi Rabbil ‘Alamin penulis ucapkan sebagai rasa syukur kepada Allah SWT atas segala karunia, rahmat, dan ilmu-Nya yang tak terhingga, sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Tugas Akhir. Shalawat serta salam penulis haturkan kepada junjungan umat Islam Nabi besar Muhammad SAW Allahumma Sholli’ala Sayyidina Muhammad Wa’ala Ali Sayyidina Muhammad. Laporan Tugas Akhir ini disusun sebagai salah satu syarat kelulusan tingkat sarjana jurusan Sistem Informasi Fakultas Sains dan Teknologi UIN Suska Riau.
Pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terimakasih dan do’a kepada:
• Bapak Prof. Dr. H. Munzir Hitami, MA, Rektor Universitas Islam Negeri Sultan Syarif Kasim Riau.
• Bapak Dr. Hartono M.Pd, Dekan Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Islam Negeri Sultan Syarif Kasim Riau.
• Bapak Syaifullah, S.E, M.Sc, Ketua Jurusan Sistem Informasi Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Islam Negeri Sultan Syarif Kasim Riau dan sebagai Ketua Sidang Tugas Akhir.
• Idria Maita S.Kom, M.Sc, sebagai pembimbing yang telah banyak meluangkan waktu, memberikan arahan, motivasi, ilmu serta bimbingan yang sangat berharga dalam penyelesaian Tugas Akhir.
• Ibuk Anggraini S.Kom, M.Eng, Penguji I yang telah memberikan motivasi dan masukan terhadap isi dan manfaat dari penelitian serta memberikan arahan dan bimbingan dalam penyelesaian Tugas Akhir. • Bapak Nesdi Evrilyan Rozanda, S.Kom, M.Sc, sebagai Penguji II yang
telah memberikan masukan dan arahan tentang berbagai hal yang berhubungan dengan Penelitian Tugas Akhir.
x
• Terimakasih juga kepada orang tua saya yang selalu mendoakan anaknya untuk menjadi seseorang yang baik.
• Seluruh Dosen dan Karyawan Jurusan Sistem Informasi UIN Suska Riau. • Terimakasih untuk teman-teman kelas SIF B UNLIMITED , seluruh Angkatan 2011, serta kakanda dan adinda Mahasiswa Fakultas Sains dan Teknologi, terkhusus di Jurusan Sistem Informasi. Terimakasih atas semangat dan doa yang telah diberikan dan telah mewarnai hari-hari penulis selama ini. Semoga dapat membanggakan semuanya.
• Terimakasih untuk motivasi yang telah diberikan teman saya, Eko Wahyudi, Elson Haryanto, Nurfhadilah Yusdi.
• Terimakasih juga untuk motivasi dan dukungannya untuk teman dekat saya Tengku arif Fullazi, Yossy Irawan,Husnu Ramadhan, Yusri Ardi, Fauzan Asrin,Bima Wahyu Pratama,Arrofik Zulkarnaen,Syaputra, Rionaldi bahar, Ridwan Ali, Bang Ipeb dan semua teman lainnya yang tidak disebutkan namanya satu persatu.
• Terimakasih juga kepada Reza Putri Edison yang sudah memberi semangat dalam mengerjakan skripsi.
Penulis menyadari bahwa dalam penulisan laporan ini masih banyak kesalahan dan kekurangan. Oleh karena itu, kritik dan saran dapat di kirim melalui e-mail sapriakmal@gmail.com yang sifatnya membangun untuk kesempurnaan laporan ini. Akhirnya, penulis berharap semoga laporan ini dapat memberikan sesuatu yang bermanfaat bagi siapa saja yang membaca, memahami dan membutuhkannya. Aamiin. Wassalamu’alaikum Wr. Wb. Pekanbaru, 15 November 2015 Penulis SAPRI AKMAL NIM.11153102005
xi
DAFTAR ISI
Halaman
LEMBAR PERSETUJUAN ... ii
LEMBAR PENGESAHAN ... iii
LEMBAR HAK ATAS KEKAYAAN INTELEKTUAL... iv
LEMBAR PERNYATAAN ... v LEMBAR PERSEMBAHAN ... vi ABSTRAK ... vii ABSTRACT ... viii KATA PENGANTAR ... ix DAFTAR ISI ... xi
DAFTAR GAMBAR ... xvi
DAFTAR TABEL ... xvii
DAFTAR LAMPIRAN ... xviii
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang ... 1 1.2 Rumusan Masalah ... 4 1.3 Batasan Masalah ... 4 1.4 Tujuan ... 4 1.5 Manfaat ... 5 1.6 Sistematika Penulisan ... 5
BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Perpustakaan dan Arip Kampar... 6
2.2 Struktur Organisasi... 8
2.3 Pengertian Tatakelola IT ... 8
2.3.1 Rerangka Domain,Skup dan fase pengambilan Keputusan ... 9
2.3.2 Rerangka Matriks Penyusunan Tatakelola ... 10
2.4 Best Practice ... 11
xii
2.6 ITIL ... 14
2.6.1 Sejarah ITIL... 17
2.6.2 Siklus Layanan ITIL ... 19
1. Service Strategy ... 19
2. Service design ... 20
3. Service Transition ... 21
4. Service Operation ... 21
5. Continual Service Improvement... 23
2.7 Tatak Kelola Manajamen TI Oerganisasi ... 23
2.8 Teknologi Informasi ... 24
2.8.1 Kecendrungan Teknologi Informasi Terhadap sistem informasi... 27
2.9 Perpustakaan... 28
2.9.1 Pengertian perpustakaan ... 28
2.9.2 Sejarah Perpustakaan ... 29
2.9.3 Manajemen Perpustakaan ... 32
2.9.4 Fungsi-fungsi manajemen Perpustakaan ... 32
2.10 Perpustakaan Digital ... 34
2.11 Standar Operating Procudure ( SOP ) ... 39
2.11.1 Jenis, Format dan Dokumen SOP... 40
A. Jenis SOP ... 40
1. SOP Berdasarakan Sifat kegiatan ... 40
2. SOP Menurut cakupan dan besaran Kegiatan ... 41
3. SOP Menurut cakupan dan kelengkapan kegiatan ... 41
4. SOP Menurut cakupan dan Jenis Kegiatan ... 42
B. Format SOP... 42
1) Format SOP Secara umum 1. Langkah Sederhana ... 42
2. Tahapan Berurutan ... 43
3. Grafik ... 43
4. Diagram Alir (Flowchart) ... 43
xiii
1. Format Diagram Alir bercabang ( Branching Flowchart) .. 45
2. Format Lima Simbol Flowchart ... 45
3. Pelaksana dipisahkan dari kegiatan... 46
C. Dokumen SOP... 46
1. Unsur SOP... 46
2. Unsur Dokumentasi ... 46
2.12 Service Level Agreement ( SLA ) ... 49
2.12.1 Service Catalogue ... 49
1. Businnes Services Catalogue ... 51
2. Technical Service Catalogue... 51
2.12.2 Langkah-langkah membuat SLA... 53
a. Kategorisasi Layanan Bisnis kritis ... 53
b. Penentuan Kebutuhan Kinerja Layanan ... 53
c. Pembangunan Service Level atas dasar prioritas bisnis ... 54
d. Penggunaan SLA Untuk membangun service model ... 54
e. Pengukuran kinerja secara konsisten dan berjangka ... 54
2.13 Analisis Dokumen ... 55
2.14 Penelitian Sebelumnya ... 55
BAB III METODOLOGI PENELITIAN 3.1 Perencanaan ... 62
a. Perumusan Masalah ... 62
b. Penentuan tujuan Penelitian ... 63
c. Menetukan manfaat ... 63
d. Menentukan judul... 63
3.2 Pengumpulan dan Pengolahan data... 63
a. Wawancara ... 63
b. Observasi dan Pengamatan... 64
c. Studi pustaka ... 65
3.3 Analisis dan perancangan ... 66
xiv
3.3.2 Menentukan penyebab masalah ... 66
3.3.3 Merancang SOP ... 66
3.3.4 Merancang SLA... 66
4. Melakukan Dokumentasi ... 67
BAB IV ANALISIS 4.1 Analisis Sistem INLIS... 68
A. Module User... 71 1. Module Akuisisi ... 71 2. Module Katalog... 72 3. Module keanggotaan ... 72 4. Module Sirkulasi ... 73 5. Module Laporan ... 73 B. Module Administrasi ... 74
1. Setting Hak akses ... 74
2. Setting User ... 74
3. Setting Perpustakaan ... 74
4.2 Analisis Dokumen ... 75
4.2.1 SOP Pelayanan perpustakaan ... 75
1. SOP Peminjaman dan Pengembalian ... 75
2. SOP Kertu Pemustaka ... 76
3. SOP Check point ... 76
4. Pengguna Wifi... 76
5. Laporan ... 76
4.2.2 Module Sistem INLIS ... 77
xv
2. OPAC... 78
3. Keanggotaan online ... 79
4. Pendaftaran anggota... 79
5. Check Point ... 81
4.2.3 Rencana Satrategis Kantor Perpustakaan dan Arsip Kampar ... 82
1. Maksud dan Tujuan ... 82
2. Isu-isu Strategis berdasarkan tugas dan fungsi ... 82
4.3 Hasil Analisis dokumen ... 83
BAB V RANCANGAN DAN HASIL 5.1 Rancangan SOP... 86
1. Rancangan SOP mengacu pada ITIL V3 Service operation ... 86
5.2 Format SOP Administrasi Pemerintahan ... 88
1. Dokumentasi SOP ... 90
5.3 Rancangan Businness Service Catalogue ... 90
1. Sirkulasi ... 92 2. Penggunaan Wifi ... 92 3. Penggunaan komputer ... 92 4. Pendaftaran Anggota ... 92 5. OPAC ... 93 6. Check point ... 93
5.3.1 Dokumentasi Businness Service Catalogue... 93
5.4 Rancangan SLA ... 93
5.4.1 Deskripsi SLA... 94
xvi
5.4.3 SLA Peminjaman ... 96
5.4.4 SLA Pengembalian ... 109
5.4.5 SLA Pendaftaran anggota / Pembuatan Kartu ... 100
5.4.6 SLA Check Point ... 102
5.4.7 SLA OPAC ... 104
5.4.8 SLA penggunaan Perangkat komputer ... 106
5.5 Dokumentasi SLA ... 108 BAB VI PENUTUP 6.1 Kesimpulan ... 109 6.2 Saran ... 109 DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
xvii
Gambar Halaman
2.1 Struktur Organisasi ... 8
2.2 Rerangka Pendefinisian Tatakelola TI ... 9
2.3 Desain Rerangka Tatakelola TI ... 11
2.4 Standar dan kerangka kerja yang diakui ... 13
2.5 Siklus Layanan ITIL V3... 19
2.6 Lingkup Manajemen Teknologi ... 26
2.7 Perpustakaan hybrida ... 39
2.8 Elemen-elemen Service Catalogue ... 51
3.1 Metodologi Penelititan ... 62
4.1 Tampilan Sistem INLIS ... 68
4.2 Tampilan gagal Sistem INLIS ... 70
4.3 Tampilan Back Office ... 78
4.4 Tampilan OPAC... 78
4.5 Tampilan keanggotaan Online ... 79
4.6 Tampilan Pendaftaran Anggota ... 81
4.7 Tampilan Check Point ... 81
5.1 SOP Pengguna WIFI ... 95
5.2 SOP Peminjaman / Pengembalian ... 97
5.3 SOP Peminjaman / pengembalian ... 99
5.4 SOP Pembuatan kartu pustaka / pendaftaran anggota... 101
5.5 SOP Check point perpustakaan dan Arsip kampar ... 103
5.6 SOP OPAC ... 105
5.7 SOP Penggunaan Perangkat komputer ... 107
xviii
Tabel Halaman
2.1 Kecendrungan Teknologi terhadap sistem informasi ... 27
2.2 Perbedaan antara Elib dan DLI... 36
2.3 Simbol dan Diagram ... 44
2.4 Tahapan penyusunan SOP ... 47
4.1 Penggunaan Sistem INLIS... 69
4.2 User Account ... 77
4.3 Proses bisnis yang tidak memiliki SOP ... 84
5.1 Rancangan SOP ... 86
xix
Lampiran Halaman
A. Dokumentasi Rekomendasi ... A-1 B. Hasil Wawancara ... B-1 C. SOP Perpustakaan dan Arsip Kampar ... C-1
