IMPLEMENTASI
PUBLIC RELATIONS
PERUSAHAAN
BERBASIS
VIRTUAL OFFICE
(Studi Pada Customer Corporate Graha Office Surabaya)
SKRIPSI
Diajukan Kepada Universitas Islam Negeri Sunan Ampel Surabaya Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Dalam Memperoleh
Gelar Sarjana Ilmu Komunikasi (S.I.Kom) Dalam Bidang Ilmu Komunikasi
OLEH :
RIZKY PUTRI PRATIMI
NIM : B76213083
UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SUNAN AMPEL SURABAYA
FAKULTAS DAKWAH DAN KOMUNIKASI
JURUSAN KOMUNIKASI
PROGRAM STUDI ILMU KOMUNIKASI
ABSTRAK
Rizky Putri Pratimi, B76213083. Implementasi Public Relations Perusahaan Berbasis Virtual Office (Studi Pada Customer Corporate Graha Office Surabaya). Program Studi Ilmu Komunikasi, Fakultas Dakwah dan Komunikasi, UIN Sunan Ampel Surabaya.
Kata Kunci: Public Relations, Virtual Office, Komunikasi Organisasi,
Komunikasi Bisnis, Internet Marketing.
Ada dua rumusan masalah yang dikaji dalam skripsi ini, yaitu (1) Bagaimana proses implementasi public relations perusahaan berbasis virtual office, (2) Kelebihan dan kelemahan implementasi public relations perusahaan berbasisvirtual office.
Skripsi ini menggunakan jenis penelitian kualitatif dengan pendekatan manajemen. Manajemen mempermudah implementasi public relations dalam merancang, melaksanakan dan mengevaluasi program kerja perusahaan.
Hasil penelitian ditemukan bahwa: (1) Proses implementasi public relationsperusahaan berbasisvirtual office,melalui empat tahap. Penelitian untuk menentukan strategi public relations yang dipakai adalah cara offline dan online marketing. Perencanaan, memilih internet media yang banyak dikunjungi netizen dan mengadakan event atau pameran kecil-kecilan. Penggiatan, onlinemarketing: mengunggah artikel yang menarik lalu diitegrasikan dengan kata kunci terkait, offline marketing: mengirimkan tim marketing ke event dan pameran. Evaluasi, belum dioptimalkannya database customeryang pernah bekerja sama perusahaan. (2) Kelebihan dan kelemahan implementasi public relations perusahaan berbasis virtual office.Kelebihan: ruang dan jangkauanonlineyang luas, akses komunikasi 24 jam, berjalan otomatis dan tersistem, efisien dan fleksibel, internet memuat beragam bentuk promosi sekaligus. Kelemahan: (1) Tidak mengenal jam kerja, (2) Pekerjaan semakin menumpuk.
E. Kajian Hasil Penelitian Terdahulu ... 9
F. Definisi Konsep... 12
1. Public Relations... 12
2. Virtual Office... 13
3. Customer Corporate... 14
4. Graha Office... 15
G. Kerangka Pikir Penelitian ... 16
H. Metode Penelitian... 19
1. Pendekatan dan Jenis Penelitian... 19
2. Subyek, Obyek dan Lokasi Penelitian ... 20
3. Jenis dan Sumber Data ... 22
4. Tahap-tahap Penelitian... 24
5. Teknik Pengumpulan Data... 26
7. Teknik Pemeriksaan Keabsahan Data ... 28
I. Sistematika Pembahasan Penelitian ... 29
J. Jadwal Penelitian... 30
BAB II PUBLIC RELATIONS PERUSAHAAN BERBASIS VIRTUAL OFFICE A. Public Relations... 31
1. PengertianPublic Relations... 31
2. Proses ImplementasiPublic Relations... 32
3. Ruang Lingkup ImplementasiPublic Relations... 34
4. Public RelationsBerbasis Internet ... 40
B. Perusahaan BerbasisVirtual Office... 44
1. Virtual OfficeRealitas DariOffice Automation... 46
2. Hukum PenggunaanVirtual Officedi Indonesia ... 51
C. Public RelationsPerusahaan BerbasisVirtual Officedalam Perspektif Teori Jaringan Komunikasi Organisasi ... 55
BAB III PAPARAN DATA PUBLIC RELATIONS PERUSAHAAN BERBASISVIRTUAL OFFICE A. Deskripsi Subyek, Obyek dan Lokasi Penelitian ... 57
1. Profil Informan... 57
2. Profil Perusahaan ... 61
a. PT Otak Kanan Group... 61
b. Tirta Media Production ... 64
c. Pertamini Indonesia... 67
3. Obyek Penelitian ... 68
4. Lokasi Penelitian... 69
B. Deskripsi Data Penelitian... 69
b. Proses ImplementasiPublic RelationsTirta Media Production ... 75
c. Proses ImplementasiPublic RelationsPertamini Indonesia... 80
2. Kelebihan dan Kelemahan ImplementasiPublic Relations
Perusahaan BerbasisVirtual Office...82
a. Kelebihan ... 82
b. Kelemahan... 85
BAB IV ANALISIS DATA PUBLIC RELATIONS PERUSAHAAN
BERBASISVIRTUAL OFFICE
A. Hasil Temuan Penelitian ... 87
B. Konfirmasi Temuan Dengan Teori ... 98
C. Perspektif Keislaman ... 101
BAB V PENUTUP
A. Kesimpulan ... 106
B. Rekomendasi ... 110
DAFTAR PUSTAKA
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Manusia dan teknologi, merupakan dua kata yang tidak akan pernah
memiliki ujung pembahasan. Manusia sebagai makhluk ciptaan Tuhan yang
paling sempurna selalu melakukan inovasi di segala bidang hanya untuk
memudahkan aktivitas yang ada dalam kehidupannya. Termasuk juga inovasi
dalam melakukan pengelolaan komunikasi yang berjalan semakin kompleks.
Pekerjaan di kantor adalah contoh konkret dari sebuah komunikasi yang
kompleks itu. Melibatkan banyak orang, baik itu pegawai internal maupun
rekan bisnis sebagai pihak eksternal. Dibutuhkan adanya sistem informasi
yang bisa menghubungkan kedua pihak tersebut agar dapat terus
berkomunikasi. Jalan yang mudah ditempuh ialah komunikasi menggunakan
internet karena kecanggihan teknologi yang satu ini bisa menembus seluruh
kalangan kelas sosial di masyarakat, waktu bahkan batasan geografis.
Brent D. Ruben dalam bukunya Communications and Human
Behavior mengatakan bahwa tanpa teknologi komunikasi dasar, seperti alat
tulis, lembaran untuk ditulis – atau benda elektronik penggantinya – tidak
akan ada cara untuk menjaga pesan, atau untuk membuat dan memindahkan
mereka dari satu tempat ke tempat lain. Ketika meneliti media komunikasi,
kita temukan bahwa satu di antara fungsi paling mendasar yang disediakan
2
dari sumber aslinya. Produksi informasi adalah penciptaan pesan dengan
menggunaan media komunikasi. Sedangkan distribusi informasi memiliki tiga
komponen:1
1. Pengiriman. Memindahkan pesan.
2. Reproduksi dan penambahan. Menyalin, memperkuat atau
melipatgandakan pesan.
3. Menampilkan. Membuat pesan tersedia secara fisik begitu mereka tiba
di tempat tujuan.
Maka dari itu, untuk menjaga distribusi informasi dalam kantor terus
lancar, belakangan ini muncul sebuah tren baru, yakni virtual office. Jika di
bahasa Indonesia-kan bermakna kantor maya. Bagi masyarakat awam, istilah
tersebut akan terdengar asing. Tetapi bagi kalangan pengusaha tidak akan
asing lagi saat mendengar katavirtual officeini. Sebab,virtual officememang
banyak digunakan oleh mereka yang baru memulai atau ingin melebarkan
sayap bisnisnya. Untuk mewujudkan hal itu, pastilah para pengusaha
membutuhkan lahan dan bangunan sebagai kantornya.
Sekarang bukan saatnya lagi para pengusaha pusing memikirkan biaya
pembangunan kantor konvensional tersebut. Di era digitalisasi media seperti
ini, banyak penyedia jasa pembuatan kantor maya atau virtual office di
Indonesia. Virtual office hadir sebagai alternatif untuk menekan biaya
operasional kantor. Karena kebutuhan masyarakat akan lahan pemukiman
semakin tinggi, harga tanah bahkan harga sewa bangunan juga turut
1
3
melambung. Hadirnya virual office ini lebih prestisius daripada kantor
konvensional. Berdasarkan penelusuran peneliti melalui mesin pencari
google.com,2 peneliti menemukan fakta bahwa lokasi dari virtual office ini
berada di pusat bisnis atau CBD (Central Business Distric) yang merupakan
area representatif. Di Jakarta misalnya, virtual office banyak tersebar di
Kuningan City, Sudirman Central Business Distric (SCBD), Kelapa Gading,
Menteng. Sedangkan di Surabaya ada di Jalan Ahmad Yani, Jalan Panglima
Sudirman, Jalan Pemuda, Ciputra World.
Virtual office menggunakan sistem komunikasi yang terintegrasi
dengan internet. Memungkinkan semakin banyak pegawai yang bekerja dan
berkomunikasi dari mana saja. Sehingga para pengusaha tidak perlu
menyediakan ruangan kantor yang besar dengan berbagai perlengkapan kantor
lainnya. Meskipun bekerja melalui kantor virtual, kantor secara fisik tetap
dibutuhkan. Terlebih saat klien ingin bertemu secara tatap muka. Hanya saja
kantor secara fisik ini lebih minimalis, didukung oleh fasilitas seperti ruangan
yang bersih, sejuk dan keamanan terjamin dan bisa menaikkan prestis
perusahaan. Meskipun secara fisik kantor tidak terlalu besar, namun arus
komunikasi tetap lancar.
Virtual office dipilih pengusaha sebab mudah untuk melakukan
koordinasi pekerjaan antar pegawai, tanpa harus bertatap muka.
Mengandalkan jaringan internet, para karyawan dengan atasan dapat saling
berkomunikasi, mengirim laporan kerja bahkan dalam pengambilan keputusan
4
super canggih, membuat kita tidak bisa memungkiri bahwa kepraktisan dan
efisiensi menjadi kunci utama dalam kebutuhan komunikasi data. Untuk
mewujudkan pertukaran infromasi yang baik, maka manusia wajib menguasai
informasi lebih dini, akurat dan komprehensif.
Jadi, meskipun para pegawai berada di tempat yang berjauhan atau
para pegawai yang berjumlah sedikit namun harus seringkali berdinas diluar,
bukan menjadi penghalang lagi karena mereka dapat berkomunikasi secara
langsung sebagai bentuk dari koordinasi dalam dunia maya dengan kata lain,
telah terjadi koordinasi dalam kantor elektronik di website.
Tuntutan akan kelancaran proses komunikasi tidak dapat dilepaskan
dari faktor bahwa komunikasi merupakan aktivitas yang amat penting dan
tidak dapat dipisahkan dari kehidupan mahkluk di dunia, terutama manusia.
Tidak salah apabila dikatakan bahwa sejarah komunikasi sama tuanya dengan
sejarah umat manusia dan akan terus ada sampai akhir masa. Begitu
pentingnya komunikasi bagi manusia, sehingga ada yang menyatakan bahwa
tanpa komunikasi kehidupan manusia tidak akan punya arti atau bahkan
manusia tidak akan dapat bertahan lama.3
Peran penting dibalik kelancaran infromasi pada perusahaan berbasis
virtual office tidak lepas dari adanya campur tangan seorang public relations
sebagai pihak yang dianggap sebagai seseorang yang mampu untuk
menganalisis situasi komunikasi, mengembangkan strategi komunikasi yang
3
5
efektif, bekerja sama secara efektif dengan orang lain, dan menerima serta
menyajikan gagasan secara efektif melalui berbagai saluran komunikasi.
Sejalan dengan perkembangan tersebut, sehingga kegiatan public
relations pun semakin banyak dipergunakan, banyak dipelajari dan diteliti.
Public relations dari berbagai badan, perusahaan atau instansi-instansi dalam
masyarakat mendapat tugas untuk senantiasa mengikuti dan menganalisa
masalah-masalah yang timbul, baik dari dalam badan itu sendiri maupun dari
publiknya.4 Usaha untuk memperoleh opini publik yang menyenangkan,
positif, dan menguntungkan bagi kelangsungan hidup perusahaan itu. Adapun
caranya adalah bersikap simpatik, terbuka dalam menerima saran, kritik
ataupun opini publik.Sudah tentu yang dimaksud publik intern dan ekstern.
Bagi publik intern, terutama para pegawainya, kegiatan public
relations diperlukan untuk mewujudkan efisiensi kerja. Efisiensi dalam arti
mencapai hasil yang sebesar-besarnya dengan menggunakan tenaga kerja yang
sekecil-kecilnya, sehingga diperoleh profit yang sebanyak-banyaknya.
Kegiatanpublic relationsdibutuhkan untuk mencegah adanya ketegangan dan
bentrokan antara pihak pimpinan dengan pegawai atau stafnya. Mendekatkan
program kebijaksanaan pimpinan kepada sikap dan kehendak para
pegawainya, serta menampung semua aspirasi dan gagasan para pegawainya
sehingga mereka merasa diikutsertakan dalam mencapai tujuan bersama serta
memberikan penjelasan dan petunjuk kepada para pekerja secara sistematis
6
kebijaksanaan pimpinan maupun program kerjanya. Langkah tersebut akan
memberikan dorongan dan keyakinan kepada para pegawai untuk bekerja
lebih baik lagi. Lancarnya pekerjaan di dalam perusahaan itu akan
meningkatkan produktivitas sehingga timbul simpati dan penilaian yang baik
pula dari publik eksternal.5
Sejatinya, ruang lingkup tugas seorangpublic relationsditentukan oleh
visi, misi dan tujuan perusahaan. Meskipun tetap pada hubungan internal dan
eksternal. Bila perusahaan atau organisasi tersebut bertujuan lebih kepada
angka penjualan produk yang tinggi, maka humas akan berada pada divisi
pemasaran. Bila organisasi sangat berkepentingan dengan pemerintah, maka
unit humasnya akan lebih menjalani fungsi government relations. Bila
organisasi bertujuan untuk menjaga hubungan baik dengan pelanggan agar
mereka tetap loyal, maka humas akan lebih banyak menjalankan fungsi
customer relations. Namun, bila organisasi menganggap bahwa seluruh publik
organisasi sangat penting dan perlu terus-menerus dijalin hubungan baik,
maka humas akan beraktivitas sebagaicorporate communications.
Untuk bisa menjangkau seluruh publik penting tersebut, maka
kedudukan humas dalam struktur organisasi harus strategis dan memiliki
akses informasi ke seluruh jaringan komunikasi organisasi. Pada beberapa
organisasi, bagian humas bertanggung jawab kepada departemen pemasaran,
personalia dan bahkan pada organisasi tertentu humas berada dibawah bagian
5
7
legal. Ada pula organisasi yang memiliki bagian humas yang bertanggung
jawab langsung kepada direktur utama atauchief executive officer(CEO).6
Membahas mengenai virtual office tidak akan lepas dari pihak yang
menyediakan pembuatan atau penyewaanvirtual officetersebut. Dari beberapa
penyedia virtual office yang ada di Surabaya, Graha Office adalah salah
satunya. Perusahaan yang berkantor di Graha Pena Ahmad Yani ini memiliki
banyak keunggulan. Berada di wilayah selatan Surabaya yang secara geografis
berbatasan dengan Kabupaten Sidoarjo menjadikan Ahmad Yani sebagai jalan
terpadat di Surabaya. Dekat dengan banyak ruang publik seperti kafe, kampus,
mall, apartemen, rumah sakit dan Polda Jatim. Hal ini berdampak pada
semakin banyaknya orang yang melakukan aktivitas di jalan Ahmad Yani.
Menjadikan banyak pengusaha berlomba-lomba berusaha mendapatkan lokasi
usahanya disana. Tetapi, dengan banyaknya kebutuhan akan lahan pemukiman
dan lahan usaha, menyebabkan lahan di sekitaran Ahmad Yani mahal. Graha
Office hadir sebagai alternatif pengusaha untuk tetap bisa mendapatkan ruang
kantor di area representatif di jalan Ahmad Yani.
B. Rumusan Masalah
1. Bagaimanakah proses implementasi public relations perusahaan berbasis
virtual officepadacustomer corporateGraha Office Surabaya ?
2. Apa saja kelebihan dan kelemahan implementasi public relations
perusahaan berbasis virtual office pada customer corporate Graha Office
8
C. Tujuan Penelitian
1. Untuk menggali, menemukan, memaparkan dan menganalisa proses
implementasi public relations perusahaan berbasis virtual office pada
customer corporateGraha Office Surabaya.
2. Untuk menggali, menemukan, memaparkan dan menganalisa kelebihan
dan kelemahan implementasi public relations perusahaan berbasis virtual
officepadacustomer corporateGraha Office Surabaya.
D. Manfaat Penelitian
1. Manfaat Teoritis
Secara teoritis konsep penelitian ini memadukan public relations,
komunikasi organisasi, teknologi informasi dan manajemen bisnis
Diharapkan penelitian ini akan menambah khazanah keilmuan. Peneliti
yakin bahwa penelitian sosial memiliki keterkaitan dan dampak yang luas
antara satu keilmuan dengan keilmuan lainnya.
2. Manfaat Praktis
Manfaat penelitian ini secara praktis dapat memberikan pengajaran
bahwa kualitas hubungan antarmanusia diawali oleh kemudahan akses
komunikasi diantara mereka, meskipun jarak dan waktu memisahkan,
namun hal tersebut jangan dijadikan sebagai penghalang. Sebab, saat ini
9
E. Kajian Hasil Penelitian Terdahulu
Kajian mengenai virtual office telah dipergunakan sebelumnya oleh
para cendikiawan baik di dalam maupun luar negeri. Peneliti sadar bahwa
perkembangan teknologi komunikasi selalu mengundang banyak antusiasme
untuk terus menemukan fakta, pengetahuan, teori dan kajian terbaru.
Akibatnya, dalam satu konteks kajian seperti teknologi saja dapat melahirkan
banyak karya yang menyentuh banyak aspek seperti aspek sosial, ekonomi,
budaya dan lainnya. Kajian terdahulu dipakai sebagai tinjauan adanya
kesamaan dalam hal virtual office, tetapi pembedanya terletak pada fokus
penelitian ini padapublic relationssehingga menjadi keistimewaan tersendiri.
Adapun bahan kajian terdahulu dari penelitian ini merujuk pada dua sumber:
1. Nama Peneliti
Judul
Publikasi Penelitian
Tahun
: Mehmet Altinöz
: “An Overall Approach to the Communication
of Organizations in Conventional and Virtual
Offices” (Sebuah Pendekatan Menyeluruh
Untuk Komunikasi Organisasi di Kantor
Konvensional dan Virtual)7
: Jurnal Internasional
: 2008
Komunikasi organisasi merupakan fungsi administrasi penting
10
administrasi. Eksekutif menghabiskan sebagian besar waktu mereka
pada rutinitas sehari-harinya, mengatur jadwal pertemuan, berbicara di
telepon, membaca atau membalas korespondensi bisnis, atau memenuhi
fungsi kontrol dalam organisasi, seorang eksekutif biasanya terlibat
dalam proses komunikasi.
Di kantor konvensional, komunikasi terjadi dalam piramida
hierarki disebut struktur organisasi, dan dikenal sebagai komunikasi
formal atau informal. Komunikasi di kantor virtual serta konvensional
sangat penting untuk memperoleh informasi yang tepat dalam kegiatan
administrasi dan pengambilan keputusan.
Teknologi komunikasi virtual meningkatkan efisiensi komunikasi
terutama dalam tim virtual. Komunikasi kelompok diperkuat melalui
saluran pusat antar – kelompok. Selanjutnya, kemudahan transmisi
informasi memungkinkan untuk mencapai informasi pada sumbernya,
sehingga keputusan yang efisien dan benar. Kantor virtual dapat
menyajikan secara keseluruhan elemen informasi yang kantor
konvensional menghasilkan dalam lingkungan yang berbeda. Saat ini,
kerja virtual telah menjadi kenyataan dengan pro dan kontra, dan
mungkin akan menyebar sangat cepat di tahun-tahun mendatang, seiring
dengan pertumbuhan teknologi informasi.
Persamaan dengan penelitian ini adalah virtual office sebagai
teknologi yang memudahkan komunikasi dalam suatu organisasi.
11
masih fokus pada komunikasi internal secara umum, sedangkan
penelitian ini meneliti implementasi ruang lingkup public relations
dalam membina hubungan denganstakeholdersinternal dan eksternal di
perusahaan yang berbasisvirtual office.
2. Nama Peneliti
Judul
Metode Penelitian
Tahun
: Zainudin Bonok
: Implementasi SistemVirtual Office
: Studi Literatur dan Pengembangan Perangkat
Lunak PHP (Hypertext Prepocessor) dan
AJAX(Asynchronous JavaScript and XML)
: 2015
Implementasi virtual office dapat memperbaharui proses
pelaksanaan pekerjaan kantor dengan sistem kerja manjadi target kerja
untuk setiap karyawan, dari hasil penelitian maka desain dan
implementasi virtual office dapat digunakan dengan cepat dan mudah
bila didukung oleh infrastruktur jaringan yang memadai, berupa
perangkat keras laptop atau personal komputer dan perangkat lunak
berupa bahasa pemrograman berorientasi objek PHP dan teknologi
pemrograman AJAX Sesuai dengan hasil penelitian maka implementasi
virtual officedapat meningkatkan produktifitas pekerjaan.8
Penelitian diatas memiliki kesamaan dan perbedaan dengan
12
sebagai sebuah teknologi modern yang dimanfaatkan pada sebuah
perusahaan. Perbedaannya, penelitian ini khusus mengkaji virtual office
dari segi pemanfaatan untuk komunikasi dalam organisasi. Tidak
memfokuskan virtual office sebagai sebuah perangkat pemrograman
sebagai suatu sistem yang dapat meningkatkan penggunaan layanan
melalui pengembangan perangkat lunak pemograman PHP dan teknologi
pemograman AJAX.
F. Definisi Konsep
1. Public Relations
Menurut definisi kamus terbitanInstitute of Public Relations(IPR),
humas adalah keseluruhan upaya yang dilangsungkan secara terencana dan
berkesinambungan dalam rangka menciptakan dan memelihara niat baik
dan saling pengertian antara suatu organisasi dengan segenap
khalayaknya.9
Memasuki abad ke-20 humas modern dipelopori oleh Ivy Lee yang
menangani pemogokan yang dilakukan para pekerja tambang batu bara,
dengan menerbitkan suatu “Pernyataan Prinsip” (Declaration of
Principles) yang menyatakan bahwa ia dan perusahaan akan bersikap
terbuka dan jujur berhubungan dengan khalayak.10
Jika di abad 20 kemajuan public relations diukur dari aksi
klarifikasi yang dilakukan Ivy Lee. Namun di abad 21 ini, fungsi-fungsi
9
M. Linggar Anggoro. Teori dan Profesi Kehumasan Serta Aplikasinya di Indonesia (Jakarta: Bumi Aksara, 2001) hlm 1-2.
10
13
yang dijalankan public relations sebagai upaya untuk menciptakan,
membina dan memelihara hubungan baik dengan stakeholders internal
maupun eksternal dijalankan secara elektronik, berbasis pada internet
sebagai media komunikasi dunia maya. Public relations mengubah cara
mereka bekerja menjadi lebih mudah. Melaksanakan tugas serta fungsinya
dengan memanfaatkan berbagai kecanggihan dari perpaduan teknologi
komputer dan internet, seperti surat elektronik (e-mail), video
conferencing, voice messanging, faksimili. Komunikasi bermedia
komputer memperlancar penanggulangan hambatan-hambatan karena
batasan ruang dan waktu; jadi, lokasi pegawai, secara fisik sudah tidak
relevan lagi. Dengan teknologi baru bermedia komputer ini, public
relations dapat berhubungan dengan siapa pun dan dimana pun dalam
khalayak organisasinya.
2. Virtual Office
Kantor virtual merupakan sebuah bentuk aplikasi layanan
perkantoran dalam format virtual yang bekerja secara online. Pengaturan
operasional dan fungsional suatu kantor virtual memungkinkan pemilik
bisnis dan karyawan untuk bekerja dari lokasi di manapun dengan
menggunakan teknologi komputer seperti personal computer(PC), laptop,
ponsel dan akses internet:11 Sehingga, aktivitas para pegawai yang
semakin padat dan dinamis, dapat diselesaikan sesuai keberadaan mereka
14
real time dan efisien karena bisa menjangkau seluruh wilayah selama
wilayah tersebut terhubung dengan layanan internet.
Virtual office sebenarnya sebuah software yang dimanfaatkan
untuk mengorganisasikan pekerjaan kantor. Banyaksoftwareyang tersedia
antara lain software bernama WHMCS (Web Hosting Manager Complete
Solution). Software WHMCS yang berasal dari Inggris. Bagi perusahaan
yang menggunakan software ini bisa membeli lisensinya di pihak terkait.
Software tersebut dimanfaatkan untuk mengorganisasikan komunikasi ke
pihak internal. Untuk melakukan komunikasi ke pihak ekternal,
perusahaan menggunakan media lain yakni bisa melalui webiste, email
dan sosial media(facebook, twitter, youtube). KonsepPublic relationsdari
perusahaan yang memanfaatkan virtual office ini juga menjalankan
tugasnya secara virtual melalui WHMCS tadi.Public relations merancang
sebuah strategi untuk bisa menjangkaustakeholderstidak hanya di internal
tetapi juga eksternal dengan memanfaatkan media yang terintegrasi
dengan internet.
3. Customer Corporate
Customer corporate berasal dari dua kata, yakni customer dan
corporate.Katacustomerdiambil dari katacustom yang berarti kebiasaan.
Customer mengacu pada orang yang membeli merk tertentu atau
berbelanja di toko tertentu. Pelanggan punya hubungan dekat dengan
15
orang-orang ini punya semacam relasi brand dan jika mereka setia
membelinya, mereka bisa jadi loyal terhadap satu merk.12
Menurut Undang-undang Nomor 3 Tahun 1982, corporate atau
perusahaan merupakan badan usaha yang menjalankan kegiatan di dalam
bidang perekonomian (keuangan, industri, perdagangan) yang dilakukan
secara terus menerus atau teratur dengan terang-terangan dan dengan
tujuan memperoleh keuntungan.
Jadi, customer corporate yang dimaksud disini adalah perusahaan
yang menggunakan dan menerima jasa atau produk perusahaan lain untuk
terus menjalankan kegiatan di bidang perekonomian dengan tujuan
memperoleh keuntungan. Meskipun ada alternatif perusahaan yang
menawarkan jasa atau produk sejenis, tetapi perusahaan tersebut lebih
memilih perusahaan tertentu dikarenakan ada beberapa pertimbangan.
Misalkan kualitas pelayanan, harga, hubungan yang baik antar perusahaan
dan pengalaman kerjasama.
4. Graha Office
Graha Office merupakan anak perusahaan dari PT. Otak Kanan.
Secara garis besar, perusahaan ini memiliki tiga bidang bisnis; information
and technology (IT) dan multimedia, digital dan online business serta
business support. Ketiganya membawahi devisi yang berbeda-beda.
16
berbeda pula. Layanan virtual office sendiri berada di bawah manajemen
yang bernama Graha Office.
G. Kerangka Pikir Penelitian
Menjelaskan dasar pijak teoritis yang dilakukan dalam penelitian
“ImplementasiPublic Relations Perusahaan BerbasisVirtual Office”. Ilustrasi
kerangka pikir penelitian dalam bingkai teori jaringan komunikasi organisasi
dari Peter R. Monge dan Noshir S. Contractor adalah sebagai berikut:
Gambar 1.1 :
Kerangka Pikir Penelitian
Salah satu cara untuk melihat struktur organisasi adalah dengan
meneliti pola-pola interaksi dalam organisasi guna mengetahui apa
berkomunikasi dengan siapa. Karena tidak seorang pun mampu berkomunikasi
secara persis sama dengan setiap anggota organisasi lainnya maka kita dapat
melihat kelompok-kelompok komunikasi yang saling berhubungan satu sama
lain sehingga membentuk jaringan organisasi secara keseluruhan. Virtual Office
PT Otak Kanan Tirta Media Production Petamini Indonesia
Customer Relations Customer Relations
MediaRelations Customer Relations
17
Ketika orang berkomunikasi dengan orang lain maka terciptalah
hubungan (link) yang merupakan garis-garis komunikasi dalam organisasi.
Sebagian dari hubungan itu merupakan “jaringan formal” (formal network)
dibentuk oleh aturan-aturan organisasi, seperti struktur organisasi. Selain
jaringan formal terdapat pula “jaringan informal” (emergent network) yang
merupakan saluran komunikasi nonformal yang terbentuk melalui kontak atau
interaksi yang terjadi di antara anggota organisasi setiap harinya.13
Rantai (link) ditandai oleh lima sifat. Pertama, adalah simetri atau
tingkat yang menghubungkan para anggota, umumnya berupa suatu rantai
interaksi atas dasar keseimbangan atau kesejajaran. Dalam suatu hubungan
yang simetris, para anggota memberi dan menerima informasi secara
seimbang. Sedangkan rantai yang asimetris sifatnya searah, artinya
memisahkan secara tegas pengirim dan penerima informasi. Cirikedua adalah
kekuatan(strength) yang mengacu pada frekuensi interaksi. Orang yang lebih
sering berkomunikasi akan memiliki rantai yang lebih kuat daripada orang
yang jarang berkomunikasi. Sifat ketiga adalah vesiprositas (timbal – balik)
yaitu tingkat kesepakatan para anggota mengenai hubungan mereka. Ciri
keempat adalah isi (content) yang merupakan esensi dari interkasi. Hal ini
menyangkut apakah komunikasi yang dilakukan terutama mengenai
pekerjaan, masalah sosial atau materi lainnya. Dengan mengamati isi dari
18
dari jaringan. Sifat kelima adalah cara (mode) yakni bagaimana komunikasi
dapat dicapai dan melalui saluran apa komunikasi bisa dilakukan.14
Virtual office merupakan suatu media komunikasi perusahaan untuk
saling menghubungkan orang-orang yang bekerja didalamnya. Meskipun
mereka terpisah oleh jarak dan waktu tetapi hal tersebut bukan lagi menjadi
penghalang agar tetap menjaga kelancaran pekerjaan kantor.
Jaringan komunikasi organisasi yang terbentuk melalui struktur yang
sudah ada sebelumnya juga berlaku ketika mereka berkomunikasi berbasis
virtual office. Para anggota saling berhubungan dengan pola-pola harapan atau
tuntutan. Berdasar pada jaringan-jaringan yang telah terbentuk. Melalui
kontak yang intens di setiap harinya, individu-individu dalam organisasi atau
perusahaan cenderung bekerja, berinteraksi dan berkomunikasi sehingga dapat
memperkuat hubungan meskipun raga mereka tidak terlihat.
Peran public relations di perusahaan yang berbasis konvensional
ataupun virtual mencakup hubungan dengan stakeholders internal dan
stakeholders eksternal. Tujuan utama dari implementasi public relations
tersebut tidak terlepas dari pembentukan opini positif dari khalayaknya.
Seorang public relations dapat melakukan komunikasi dengan pihak internal
melalui aplikasi virtual office yang dipakai oleh perusahaan. Dari aplikasi
tersebut tugas public relations menjadi lebih mudah, sebab sistem tersebut
dapat merekam semua aktivitas komunikasi antara public relations dengan
publik internal. Sedangkan implementasi public relations untuk komunikasi
14
19
dengan publik eksternal dikembalikan kepada visi perusahaan. Jika visi
perusahaan lebih mengarah ke pemenuhan penjualan produk serta jasa, maka
implementasipublic relations mengarah kecustomer relationsatau marketing
relations. Jika visi perusahaan mengarah ke pemberdayaan komunitas, maka
implementasi public relations lebih banyak dihabiskan pada kegiatan
community relations. Sedangkan visi perusahaan ditujukan untuk menjalin
relasi dengan media massa, maka implementasi public relations berada di
bidang mediarelations.
Seperti halnya sifat yang ada di dalam teori jaringan komunikasi
organisasi dari Peter R. Monge dan Noshir S. Contractor, rantai yang
terbentuk antara public relations dengan para stakeholders semakin kuat
dikarenakan adanya faktor pendorong seperti adanya intensitas komunikasi
(strength)semakin sering mereka berkomunikasi maka hubungan yang terjalin
semakin erat. Kesejajaran (simetris) atau ketidak sejajaran (asimetris) dalam
memberikan pesan komunikasi, timbal balik yang diberikan (vesiprositas),
cara berkomunikasi (mode) langsung atau melalui media dan isi pesan
komunikasi (content) juga akan berpengaruh pada kuat tidaknya hubungan
tersebut.
H. Metode Penelitian
1. Pendekatan dan Jenis Penelitian
Penelitian ini menggunakan pendekatan manajemen. Devisi public
20
dalam merancang, melaksanakan dan mengevaluasi program kerja
perusahaan.15 Seperti pemahaman manajemen, di dalamnya terdapat
orang-orang yang secara koordinatif, memaksimalkan sumber daya dan
memimpin kegiatan untuk mencapai tujuan bersama. Untuk tujuan
tersebut, merancang program kerja yang selaras dengan fungsi manajemen
akan menghasilkan kebijakan yang ideal.
Untuk jenis penelitian, menggunakan penelitian kualitatif.
Penelitian kualitatif merupakan suatu strategi inquiry yang menekankan
pencarian makna, pengertian, konsep, karakteristik, gejala, simbol maupun
deskripsi tentang suatu fenomena; fokus dan multimetode, bersifat alami
dan holistik; mengutamakan kualitas; menggunakan beberapa cara; serta
disajikan secara naratif.16 Peneliti tidak akan mengumpulkan data sekali
jadi atau sekaligus dan kemudian mengolahnya, melainkan tahap demi
tahap dan makna disimpulkan selama proses berlangsung dari awal sampai
akhir kegiatan bersifat naratif dan holistik.
2. Subyek, Obyek dan Lokasi Penelitian
a. Subyek Penelitian
Subyek atau informan penelitian yaitu orang yang memberi
informasi tentang data yang diinginkan peneliti berkaitan dengan
penelitian yang sedang dilaksanakan.17 Pemilihan subyek
15
Syarifuddin S. Gassing dan Suryanto.PublIc Relations (Yogyakarta: Andi Offset, 2016) hlm 114.
16
Muri Yusuf. Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif dan Penelitian Gabungan (Jakarta: Kencana, 2014) hlm 329.
17
21
menggunakan criterion-based selection, yang didasarkan bahwa
subyek sebagai aktor dalam tema penelitian.Berikut adalah rinciannya:
Tabel 1.1 :
Subyek Penelitian
Perusahaan No Informan Jabatan
PT Otak Kanan 1 M. Santoso Putra
Darmawan Direktur
Tirta Media Production
2 Bagus Mertha
Pradnyana
Chief Executive
Officer(CEO)
danFounder
3 Nurul Sukarini Administrasi
Pertamini Indonesia
4 Aldy Lazuardy Direktur Utama
5 Alfian Rusdi Manajer
Berkaitan dengan tema penelitian ini, maka informan kunci
ialah pegawai yang melaksanakan fungsi-fungsi public relations dari
perusahaan yang menyewa jasa virtual office Graha Office Surabaya.
Peneliti juga menjadikan manajemen Graha Office sebagai informan
pendukung guna memberikan keterangan secara detail kepada peneliti
seputar cara kerja dan layanan yang ditawarkan virtual office dari
22
yang cukup tentang virtual office saat melakukan penelitian dengan
pegawai yang melaksanakan fungsipublic relations.
b. Obyek Penelitian
Obyek merujuk pada masalah atau tema yang sedang diteliti.
Obyek penelitian ini membidik human relations dan komunikasi
bermedia stakeholders perusahaan penyewa virtual office dari Graha
Office yang melaksanakan pekerjaan dalam ruang lingkup public
relations. Misalkan, mengkoordinasikan tugas dengan karyawan,
mengambil keputusan atas permasalahan yang muncul, melakukan
publikasi dan promosi, menjalin komunikasi antar perusahaan dan
membina hubungan dengan klien melalui pemanfaatan media internet
seperti halnyawebsite, youtube, facebook, twitterataugoogle plus.
c. Lokasi Penelitian
Graha Office berada di gedung Graha Pena lantai 15 suites
1503, yang beralamatkan di Jalan Jendral Ahmad Yani No. 88
Surabaya. Peneliti memilih perusahaan ini dikarenakan lokasinya
strategis dan mudah dijangkau oleh peneliti.
3. Jenis dan Sumber Data
a. Jenis Data
1) Data Primer
Data ini diperoleh langsung saat penelitian di lapangan.
23
detail virtual office. Kedua, mengenai tugas dalam ruang lingkup
public relations secara internal maupun eksternal yang
diimplementasikan melaluivirtual office.
2) Data Sekunder
Sedangkan data sekunder diperoleh dari hasil dokumentasi
berupa foto dan rekaman hasil wawancara untuk dijadikan
pendukung pada penelitian ini.
b. Sumber Data
1) Sumber Primer
Kata-kata dan tindakan yang peneliti temukan saat
melakukan wawancara dan observasi dengan manajemen Graha
Office Surabaya dan dengan karyawan perusahaan penyewavirtual
office yang melaksanakan pekerjaan public relations menjadi
sumber data utama pada penelitian ini.
2) Sumber Sekunder
Sumber data sekunder diperoleh dari sumber tertulis yang
berasal dari buku dan karya ilmiah lainnya yang berkaitan dengan
24
4. Tahap-tahap Penelitian
Tahap-tahap yang dilalui peneliti dalam penelitian kualitatif terdiri
atas tahap pra-lapangan, tahap pekerjaan lapangan dan tahap analisis data
dan tahap penulisan laporan.
a. Tahap Pra–lapangan
Pada tahap ini, peneliti mempertimbangkan hal-hal yang berkaitan
dengan etika penelitian.
1) Memilih lapangan penelitian. Dalam hal ini, peneliti
mempertimbangkan kesesuaian dengan tema skripsi, waktu, biaya
dan tenaga. Untuk memilih lapangan penelitian.
2) Menjajaki dan menilai lapangan. Peneliti akan mencari tahu ke
Graha Office sebagai salah satu penyedia virtual office di
Surabaya. Menggali informasi perusahaan apa saja yang
menggunakan jasa mereka.
3) Mengurus perizinan. Pihak yang berwenang adalah Prodi Ilmu
Komunikasi yang kemudian akan diteruskan ke Graha Office
sebagai perusahaan terkait.
4) Memilih informan. Untuk tahap ini, peneliti akan menunggu
rekomendasi dari Graha Office perusahaan yang sesuai dengan
subyek penelitian.
5) Menyiapkan perlengkapan penelitian. Pada penelitian yang akan
25
recorder dan kamera untuk merekam hasil wawancara serta
sebagai media dokumentasi.
b. Tahap Lapangan
1) Memahami latar penelitian dan persiapan diri. Peneliti perlu
mempersiapkan fisik maupun mental berkenaan dengan etika
penelitian, dimana peneliti harus mengenal adanya latar terbuka
dan tertutup. Sehingga peneliti mengerti betul batasan-batasan saat
dilapangan.
2) Memasuki lapangan. Kegiatan ini dilakukan ketika peneliti masuk
ke ruang kantor perusahaan yang telah direkomendasikan oleh
Graha Office.
3) Berperan serta sambil mengumpulkan data. Aktivitas yang
dilakukan peneliti pada tahap ini adalah mencatat keterangan dari
hasil wawancara bersama karyawan yang tugasnya terkait dengan
tema penelitian.
c. Tahap Analisis Data
Setelah menggali data dengan terjun langsung ke lapangan,
peneliti mengorganisasikan data, menganalisis dengan metode
interaktif Miles dan Huberman, mengaitkan hasil penelitian dengan
teori jaringan komunikasi organisasi serta menguji keabsahan data
tersebut dengan kombinasi tiga metode perpanjangan keikutsertaan,
26
d. Tahap Penulisan Laporan
Ini merupakan tahap pamungkas. Hasil penggalian dan analisis data
diketik dalam standar sistematika penyusunan skripsi.
5. Teknik Pengumpulan Data
Data untuk penelitian ini dikumpulkan dengan menggunakan
wawancara sebagai teknik pengumpulan data yang utama, observasi untuk
kepentingancross-checkdan validitas data, serta dokumentasi.
a. Wawancara
Wawancara merupakan percakapan antara dua orang yakni
pewawancara (interviewer) yang mengajukan wawancara dan
terwawancara(interviewee)yang memberikan jawaban atas pertanyaan
tersebut.18
Peneliti memilih wawancara semi terstruktur. Melalui
wawancara semi terstruktur, pertanyaan-pertanyaan diajukan secara
terbuka, fleksibel dan terkontrol. Berarti jawaban yang diberikan
terwawancara tidak dibatasi, sehingga subyek dapat lebih bebas
mengemukakan jawaban apapun sepanjang tidak keluar dari konteks
pembicaraan. Wawancara dilakukan untuk mendapatkan data primer
yakni informasi detail mengenai virtual office dan implementasi
pekerjaanpublic relations melaluivirtual office.
18
27
b. Observasi
Observasi didefinisikan sebagai suatu proses melihat,
mengamati dan mencermati serta “merekam” perilaku secara sistematis
untuk suatu tujuan tertentu. Peneliti memilih observasi anecdotal
record, peneliti mencatat dengan teliti dan merekam perilaku-perilaku
yang termasuk ruang lingkup public relations yang dianggap penting
dan bermakna.
c. Dokumentasi
Untuk meningkatkan validitas hasil pengamatan diperlukan
beberapa alat bantu, antara lain tape recorder dan kamera. Tape
recorder, selain dipakai sebagai alat bantu interview, alat ini juga
membantu pengamat mengingat apa yang seharusnya didengar pada
saat observasi berlangsung dengan menggunakan tape recorder,
pengamat hanya mengonsentrasikan pengamatannya pada hal-hal yang
lebih membutuhkan pengelihatan.19 Kamera digunakan untuk
membantu pengamat dalam merekam kejadian dalam bentuk gambar.
6. Teknik Analisis Data
Teknik analisis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah
model interaktif menurut Miles dan Huberman.20Terdiri dari empat tahap,
28
a. Pertama, adalah tahap pengumpulan data.
b. Kedua adalah tahap reduksi data atau pemusatan perhatian dari
catatan-catatan tertulis dari lapangan. Oleh karena itu reduksi data
berlangsung selama kegiatan penelitian dilaksanakan.
c. Ketiga, tahap display data sebagai sekumpulan informasi tersusun
yang memberik kemungkinan untuk ditarik sebuah kesimpulan.
d. Keempat,adalah tahap penarikan kesimpulan atau tahap verifikasi.
Gambar 1.2 :
Komponensial Model Interaktif Miles dan Huberman
7. Teknik Pemeriksaan Keabsahan Data
Demi mendapatkan data yang absah, peneliti mengkombinasikan
tiga teknik pemeriksaan keabsahan data. Antara lain:
a. Perpanjangan keikutsertaan. Teknik ini berarti peneliti
memperpanjang keikutsertaan dalam proses observasi dan
wawancara secara mendalam. Pengumpulan
Data
Display Data
Kesimpulan / Verifikasi Reduksi
29
b. Triangulasi. Adalah teknik pemeriksaan yang memanfaatkan
sumber lain, metode pengumpulan data dan teori untuk keperluan
pengecekan atau sebagai pembanding terhadap data itu.21
c. Kecukupan referensial. Yakni penggunaan bahan-bahan yang
tercatat atau terekam yang digunakan sebagai patokan untuk
analisis dan penafsiran data.22
I. Sistematika Pembahasan
Adapun sistematika dalam pembahasan ini terbagi menjadi beberapa
bab dan pada tiap babnya terdapat sub-sub sebagaimana uraian berikut ini:
BAB I PENDAHULUAN
Bab pertama dari penelitian ini mengantarkan pembaca untuk dapat
menjawab pertanyaan apa yang akan diteliti, untuk apa dan mengapa
penelitian itu dilakukan. Maka dari itu dalam bab pendahuluan terdapat;
latar belakang, rumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian
secara teoritis maupun praktis, definisi konsep, metode penelitian dan
sistematika penelitian.
BAB II: KAJIAN TEORITIS
Bab ini memuat serangkaian sub-sub bahasan tentang kajian teoritis obyek
30
berkaitan dengan teori jaringan komunikasi pada implementasi public
relationsperusahaan berbasisvirtual office.
BAB III: PENYAJIAN DATA
Bab ini membahas bagaimana data penelitian disajikan oleh peneliti.
Bagian ini memuat serangkaian sub-sub bagian yang terdiri dari; deskripsi
obyek penelitian dan deskripsi data penelitian.
BAB IV: ANALISIS DATA
Bab ini memuat temuan penelitian dan konfirmasi temuan peneltian
dengan teori yang digunakan, yaitu teori jaringan komunikasi organisasi.
BAB V: PENUTUP
Bab ini memuat simpulan dan rekomendasi (saran).
J. Jadwal Penelitian
Tabel 1.2 :
Jadwal Penelitian
No Kegiatan Penelitian
Waktu
Sept Okt Nov Des Jan
2016 2017
1 Menentukan Tema dan
Pengesahan Judul
*
2 Pembuatan Proposal
*
3 Pengumpulan Data*
*
*
4 Analisis Data
*
*
5 Menyusun Laporan Penelitian
BAB II
PUBLIC RELATIONSPERUSAHAAN BERBASISVIRTUAL OFFICE
A. Public Relations
1. PengertianPublic Relations
Hingga saat ini, belum ada kesepakatan yang mutlak tentang
definisi public relations (PR). Sementara itu, beberapa ahli lain
menyebutkan bahwa PR adalah seni dan ilmu menciptakan pengertian
publik yang lebih baik yang dapat memperbesar kepercayaan publik
terhadap seseorang atau organisasi.1
Berikut pengertian PR secara umum dan khusus
Pengertian umum, PR adalah proses interaksi untuk menciptakan
opini publik sebagai input yang menguntungkan kedua belah pihak dan
menanamkan pengertian, menumbuhkan motivasi dan partisipasi publik.
Proses tersebut bertujuan menanamkan keinginan baik, kepercayaan,
pengertian dan citra yang baik dari publiknya.
Pengertian khusus, PR adalah fungsi khusus manajemen yang
membantu membangun dan memelihara komunikasi bersama, pengertian,
dukungan, kerjasama antara organisasi dan publik, melibatkan masalah
manajemen, membantu manajemen untuk mengetahui dan merespons
opini publik, menjelaskan dan menekankan tanggungjawab manajemen
32
mengikuti dan memanfaatkan perubahan secara efektif, berguna sebagai
sistem peringatan awal untuk membantu mengantisipasi tren dan
menggunakan penelitian dan teknik suara yang layak dalam komunikasi
sebagai alat utama.
2. Proses ImplementasiPublic Relations
Cutlip dan Center mengibaratkan public relations sebagai sebuah
gunung es yang tampak dari jauh muncul di atas permukaan laut sering
disangka orang yang muncul itulah keseluruhan gunung es tersebut.
Demikian pula halnya public relations. Banyak yang menyangka public
relations itu hanyalah kegiatan yang nampak, sebenarnya kegiatan yang
tampak oleh publiknya itu hanyalah satu tahap saja dari seluruh kegiatan
public relations. Tahap-tahap lainnya tidak kelihatan. Proses kegiatannya
meliputi empat tahap yakni; tahap penelitian (research), perencanaan
(planning),penggiatan(action)dan evaluasi(evaluation).2
a. Penelitian(Research)
Tahap ini merupakan kegiatan mendapatkan data dan fakta
(fact finding) yang erat sangkut pautnya dengan pekerjaan yang
akan digarap. Disini PR mengadakan perbandingan, pertimbangan
dan panilaian sehingga akhirnya dapat diperoleh. Data yang sudah
matang itu lalu dipisah-pisahkan, diklasifikasikan dan
dikelompok-kelompokkan. Segala keterangan harus diperoleh selengkap
mungkin jangan sampai dikemudian hari ternyata ada sesuatu yang
2
33
tertinggal yang untuk mendapatkannya diperlukan lagi waktu,
tenaga dan biaya.
b. Perencanaan(Planning)
Perencanaan disusun dengan berpijak pada data dan fakta
yang diperoleh pada tahap penelitian. Data dan fakta itu adalah
apa adanya, tanpa interpretasi. Jadi perencaan disusun
semata-mata berdasarkan fakta, bukan berdasarkan keinginan PR. Sebuah
rencana adalah campuran dari kebijaksanaan(policy)dan tata cara
(procedure). Kebijaksanaan dari PR ini menjadi pedoman bagi
pemikiran dan tindakan yang akan dijalankan kelak dalam tahap
pelaksanaan.
c. Penggiatan(Action)
Tahap action dari kegiatan PR merupakan kegiatan
komunikasi. Proses komunikasi itu sendiri sebenarnya, adalah
“menjual gagasan” dan memperoleh persetujuan dan dukungan
terhadap gagasan tersebut. Proses komunikasi ini sangat diperlukan
oleh organisasi dan PR dalam melaksanakan tugasnya.3
Proses komunikasi sendiri terdiri atas tiga varietas atau tipe
yang sangat penting, yaitu informasi, persuasi dan dialog.
Infromasi merupakan salah satu unsur dalam proses komunikasi,
34
adalah persuasi. Efek positif persuasi dalah adanya kesadaran dan
kerelaan penerima untuk mengikuti pesan yang diterimanya.
menjadikan khalayak dan publik secara sadar mau memberikan
perhatian, persetujuan dan dukungannya kepada organisasi. Proses
komunikasi berikutnya adalah dialog. Dialog merupakan usaha
untuk mencapai pemahaman bersama di antara mereka yang
berinteraksi.
d. Evaluasi(Evaluation)
Evaluasi adalah tahap terakhir. Tujuan utama dari evaluasi
ialah untuk mengetahui apakah kegiatan PR benar-benar
dilaksanakan menurut rencana berdasarkan hasil penelitian atau
tidak. Jadi, evaluasi penting sekali. Tanpa penilaian, tidak akan
diketahui dimana kelancaran kegiatan PR yang telah berlangsung.
3. Ruang Lingkup ImplementasiPublic Relations
Implementasi menurut KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia)
memiliki pengertian pelaksanaan dan penerapan. Seorang public relations
mengemban banyak tugas sebagai wakil dari suatu perusahaan, maka
dalam pelaksanaan pekerjaan humas mencakup dua yaitu hubungan
internal dan eksternal:
a. Hubungan Internal
Aspek yang amat penting bagi kesuksesan organisasi adalah
35
lingkungan, investor dan pihak lain di luar organisasi, manajemen
harus lebih dahulu memerhatikan orang-orang yang bekerja kepada
mereka – yakni para karyawan. Karena itu, CEO di dalam organisasi
sering memandang karyawan mereka sebagai “publik nomor satu” atau
“aset organisasi paling penting” dan mereka berusaha menciptakan
“kultur organisasi” yang bisa menarik dan mempertahankan karyawan
atau pekerja yang produktif.4
b. Hubungan Eksternal
1) Publisitas
Publisitas melahirkan bidang kekhususan humas yang
disebut dengan media relations. Media relations mengkhususkan
khalayaknya pada wartawan (pers) dan media massa pada
umumnya. Organisasi tertentu menjadikan hubungan baiknya
dengan massa sebagai suatu yang sangat penting bagi kemajuan
usahanya.5 Jenis publisitas dapat berbentuk seperti siaran berita,,
publisitas barang produksi dan publisitas bergambar.6
a) Berita
Jenis publisitas yang paling umum adalah berita tentang
kepentingan daerah atau nasional yang disiapkan dan
disebarkan pada media-media berita oleh bagian publikasi. Ada
4
36
dua kategori publisitas berita, yakni berita spontan dan berita
terencana.
Publisitas berita spontan berasal dari
peristiwa-peristiwa yang tidak direncanakan seperti kecelakaan atau ada
bencana alam. Publisitas berita terencana berasal dari
perkembangan sehari-hari dan peristiwa dalam organisasi yang
mungkin bernilai dan menyangkut kepentingan umum.
b) Publisitas Produk
Berita mengenai produk baru, perbaikan mutu produk
dan pemrosesan produk tertentu merupakan subyek-subyek dari
product publicity. Feature mengenai produk yang bernilai
berita dieksploitasi dan peristiwa bernilai berita yang
berhubungan dengan sesuatu produk dibuat oleh para penulis
publisitas untuk memberikan informasi kepada para konsumen
pemuka pendapat dan penyalur.
c) Publisitas Bergambar
Dalam jurnalistik bergambar terdapat gambar yang
bernilai berita, tidak konvensional, foto yang original bagi surat
kabar dan majalah. Beberapa gambar terbaik di dalam surat
kabar, majalah dan televisi diciptakan oleh staf public
37
2) Pemasaran
Pemasaran melahirkan bidang kekhususan yang disebut
dengan marketing relations atau marketing communications dan
customer relations yang khusus menangani khalayak konsumen
dan pelanggan. Perusahaan lebih fokus kepada konsumen atau
pelanggan, yaitu khalayak yang langsung berhubungan dengan
perusahaan untuk mendapatkan barang atau jasa yang ditawarkan
perusahaan. Komunikasi pemasaran (marketing communications)
merupakan hal yang sangat ditekankan dalam marketing dan
customer relationsini.7
Marketing atau pemasaran adalah cara mendesain produk,
mengujinya, membuatnya, memberi brand, mengemas,
menentukan harga dan mempromosikannya. Konsep pemasaran
menggandung dua tahap: (1) melakukan riset untuk menentukan
kebutuhan dan keinginan konsumen, (2) mengembangkan,
membuat, memasarkan, dan memberi service produk yang dapat
memenuhi keinginan dan kebutuhan tersebut – yakni memberi
solusi untuk problem yang dihadapi konsumen.8
3) Public Affairs
Public affairs melahirkan tiga bidang kekhususan, yaitu
community relations, government relations dan industrial
38
a) Community relations
Mengkhususkan khalayak mereka pada masyarakat
yang tinggal atau berada di sekitar perusahaan. Perusahaan
tertentu memberikan penenkanan pada aspek ini dalam
aktivitas kehumasannya karena perusahaan berada di tengah
lingkungan masyarakat dimana pengertian dan dukungan
masyarakat sangat dibutuhkan untuk mempertahankan tujuan
perusahaan.
b) Government Relations
Khusus terfokus dalam hubungannya dengan aparat
pemerintahan. Lembaga tertentu memiliki unit ini karena
mereka banyak melakukan proyek yang harus terus-menerus
bekerja sama atau berkoordinasi dengan pemerintah.
c) Industrial Relations
Khusus menangani kelompok pekerja. Perusahaan
tertentu akan lebih menekankan pada aspek perburuhan ini.
Misalnya, sebagian besar usaha perusahaan sangat ditentukan
oleh adanya kerjasama yang baik antara perusahaan dan
pekerja.
4) Lobbying
Lobbying dari aktivitas PR adalah sebuah kegiatan yang
39
pemerintah. Para pelobi di semua level pemerintah harus
memahami proses legislatif, tahu bagaimana pemerintah berfungsi
dan kenal dengan para pembuat hukum dan pejabat hukum. Karena
ini semua bukan dari pendidikan praktisi PR, para pelobi ini
biasanya punya latar belakang dan kenal dengan pengacara, pejabat
pemerintah, anggota staf pejabat terpilih atau orang-orang di dalam
pemerintah yang punya hubungan baik dengan pembuat
keputusan.9
5) Manajemen Isu
Manajemen isu adalah proses proaktif dalam
mengantisipasi, mengidentifikasi, mengevaluasi dan merespon
isu-isu kebijakan publik yang memengaruhi hubungan organisasi
dengan publik mereka. Ada dua esensi manajemen isu: (1)
identifikasi dini atas isu yang berpotensi memengaruhi organisasi
dan (2) respons strategis yang didesain untuk mengurangi atau
memperbesar konsekuensi dari isu tersebut. Misalnya, dalam
konteks opini publik, manajemen isu berusaha untuk menjelaskan
tren dalam opini publik sehingga organisasi itu bisa merespons tren
tersebut sebelum tren itu berkembang menjadi konflik serius.10
6) Hubungan Investor
Hubungan investor adalah bagian dari PR dalam
40
yang bermanfaat dan saling menguntungkan dengan shareholder
dan pihak lain di dalam komunitas keuangan dalam rangka
memaksimalkan nilai pasar. Pekerjaan mereka antara lain meneliti
tren pasar, menyediakan informasi kepada publik finansial,
memberi saran manajemen dan merespon permintaan informasi
keuangan.11
4. Public RelationsBerbasis Internet
Penggunaan internet oleh para profesional merupakan cikal bakal
dari perkembangan teknologi internet. Banyak ahli menyebutkan,
pemakaian internet terutama pada masa krisis komunikasi, dapat
mengidentifikasi masalah dalam manajemen untuk kemudian
dikomunikasikan kepada publik. Kegunaan lainnya adalah untuk
pembuatan newsletter (terbitan berkala) elektronik, pengiriman pesan
kepada khalayak sasaran, aplikasi internet dan web one to one dalam
kegiatan marketing dan komunikasi.
Menurut Holtz, kebanyakan aktivitas PR dalam internet masih
terbatas pada penggunaan media satu arah, dari atas ke bawah. Untuk
penerbitan informasi masih menggunakan formula komunikasi massa yang
tradisional. Ditambah kenyataan masih banyaknya perusahaan yang
mengadopsi PR. Saat ini banyak praktisi PR, berbicara atas nama
perusahaan telah mempertimbangkan penggunaan internet sebagai salam
satu strategi komunikasi PR. Mereka tidak punya pilihan lain dan
11
41
menjadikan internet sebagai bagian dari budaya perusahaan. Melalui
internet ini pula setiap individu bisa menjadi penerbit atau melakukan
kampanye untuk memengaruhi perilaku konsumen. Teknologi telah
mengubah pola komunikasi PR yang sebelumnya masih konvensional
seperti komunikasi dari atas ke bawah, bawah ke atas horizontal atau pola
komunikasi massa. Semua itu telah mereka tinggalkan dengan pola yang
lebih aktual setelah lahirnya internet.
Pada mulanya, internet dikembangkan oleh Pentagon, pada tahun
1960-an. Internet merupakan sistem hubungan jarak jauh dari berbagai
jaringan komputer yang dihubungkan melalui modem dan jalur telepon.
Dengan ditemukannya mesin pencari (search engine) seperti yahoo,
google maka hal tersebut menjadi semakin mudah dilakukan. Pada tahun
1990, ilmuwan Eropa mengembangkan world wide web(www).
Halaman-halaman informasi di web terdiri dari: teks, grafik, dan hypertext. Melalui
hypertext pengguna dapat menyoroti kata-kata yang diinginkan dengan
menggunakan mouse komputer dan berhubungan dengan rangkaian
halaman-halaman lain yang berkaitan di internet. Pengacara Martha Siegel
memperingatkan, “perusahaan-perusahaan public relations yang tidak
memiliki promosionlineakan kalahbersaing”.12
Internet membawa perspektif dan pola baru di era informasi dalam
bentuk jaringan teknologi yang memungkinkan setiap orang mengkases
informasi ke mana saja untuk memenuhi kebutuhannya. Organisasi atau
42
pesat di tengah-tengah masyarakat yang semakin heterogen dan dapat
meraup khalayak sasaran yang lebih besar jumlahnya. Melalui internet
pula, annual report (laporan tahunan) yang dibuat divisi PR perusahaan
dapat dimuat dalam situs atau web perusahaan atau perusahaan jasa PR di
Internet, tidak perlu lagi dikirim dengan cara konvensional, via pos dan
lainnya.
Kini dunia PR memasuki masa keemasan, karena teknologi
internet ini telah membawa praktisi PR mampu mencapai publik sasaran
secara langsung, tanpa intervensi dari pihak-pihak lain seperti redaksi atau
wartawan di media massa, yang biasanya bertindak bagai penjaga gawang
dan melakukan penyensoran terhadap pesan informasi PR bagi khalayak
(publik). Beberapa hal yang perlu diperhatikan para praktisi PR dalam
penggunaan internet:
1) PR harus menyadari bahwa khalayak / publik dapat mengakses
semua press release atau news release yang dikirim melalui
internet atauserver.
2) Publik dapat mengakses press release dalam home page yang ada
diworld wide web(bila perusahaan ini telah memilikihome page).
3) PR dapat membuatmailing list dari publiknya. Mailing list adalah
perangkat elektronik yang dapat menyebarkanpress releasekepada
publiknya melalui kontake-mail.
Semua aktivitas PR melalui internet tersebut, memungkinkan PR
43
internal dan eksternalnya. Publik akan sangat tergantung pada PR sebagai
sumber informasi berita yang tidak tersaji di surat kabar dan media massa
lainnya. Melalui internet, PR dapat menghemat biaya bila dibandingkan
dengan mengirim press release melalui pos atau faksimili. Kendati PR
telah melakukan kegiatan melalui internet, tidak berarti PR harus
menyepelekan media lainnya. Media massa lainnya tetap menjadi bagian
bagian terpenting dalam melakukan penyebaran berita atau informasi PR.
Keuntungan PR dalam menggunakan internet:
1) Informasi cepat sampai pada publik.
2) Internet dapat berfungsi sebagai iklan, media, alat marketing,
sarana penyebaran informasi dan promosi.
3) Siapa pun dapat mengakses internet.
4) Tidak terbatas oleh ruang dan waktu.
5) Internet dapat membuka kesempatan melakukan hubungan
komunikasi dalam bidang pemasaran secara langsung.
Keberhasilan program PR bergantung pada siapa publiknya,
bagaimana strategi yang digunakan, dapat tidaknya memengaruhi
perusahaan dalam membina hubungan baik dan dialog yang sehat agar
44
B. Perusahaan BerbasisVirtual Office
Kantor virtual atau virtual office adalah sebuah "ruang kerja" yang
berlokasi di dunia internet, di mana seorang individu dapat menyelesaikan
tugas-tugas yang diperlukan untuk melaksanakan bisnis profesional. Kantor
virtual timbul sebagai upaya untuk mewujudkan efisiensi kerja yang
berujung pada penekanan biaya (cost reduction) yang salah satunya adalah
pengurangan penggunaan lingkungan kantor secara fisik. Sebuah kantor
virtual dapat memberikan penghematan yang signifikan dan fleksibilitas
dibandingkan dengan menyewa ruang kantor tradisional.
Mewujudkan suatu kantor virtual berarti mempersiapkan
infrastruktur otomasi perkantoran, melakukan definisi ulang (redefine)
proses kerja kantor, serta mempersiapkan kondisi karyawan untuk bekerja
melalui konsep kantor virtual. Definisi ulang proses kerja dan persiapan
kondisi karyawan tentunya akan melibatkan proses manajemen yang cukup
kompleks, terlebih bagi perusahaan yang selama ini beroperasi dengan cara
tradisional. Sedangkan infrastruktur otomasi perkantoran, meskipun tetap
melibatkan proses manajemen, lebih sering dipandang dari segi teknis
integrasinya. Infrastruktur otomasi perkantoran dapat tersusun atas tiga jenis
aplikasi berikut ini:
a) Aplikasi perkantoran, meliputi pengolah kata, pengolah tabel,
pengolah slide presentasi.
b) Aplikasi komunikasi, termasuk e-mail, messaging, voice-mail,
45
c) Aplikasi kolaborasi, yang berisi aplikasi manajemen proyek,
kalender elektronik, forum diskusi, aplikasi konferensi dan lain
sebagainya.
Aplikasi komersial pertama dari kantor virtual terjadi pada tahun
1994, ketika Ralph Gregory mendirikan "Virtual Office, Inc", di Boulder,
Colorado. Perusahaan ini diperluas di seluruh Amerika Utara dan sekarang
dikenal sebagai"Intelligent Office".
Kini dengan semakin banyaknya perusahaan yang menyediakan
layanan kantor virtual, memudahkan individu untuk mengembangkan
usahanya tanpa harus memikirkan infrastruktur otomasi perkantoran.
Beberapa perusahaan kantor virtual telah menyediakan layanan dan bantuan
yang terkait dengan kantor fisik, seperti alamat kantor yang bergengsi,
layanan menjawab telepon profesional dan menyewakan ruang kantor dan
ruang pertemuan, dan lain-lain.
Kantor virtual saat ini bukan hanya sebagai pemanfaatan ”ruang
kerja” di dunia maya, tetapi juga merupakan aplikasi lengkap termasuk
komunikasi profesional. Adapun layanan kantor virtual meliputi layanan
komunikasi dan layanan ruang kantor.14
a) Live resepsionis virtual(sebuah asisten atau sekretaris virtual).
b) Layanan jawab (call center) untuk tujuan menerima dan
