BAB III ANALISIS SISTEM BERJALAN

(1)

BAB III

ANALISIS SISTEM BERJALAN

3.1 Tinjauan Perusahaan 3.1.1 Sejarah Perusahaan

Direktorat Fasilitasi Kepala Daerah dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kementrian Dalam Negeri beridiri sejak tahun 2017. Berdasarkan Perpres Nomor 11 Tahun 2015 tentang Kementerian Dalam Negeri dan Permendagri Nomor 43 Tahun 2015 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Dalam Negeri, Direktorat Fasilitasi Kelembagaan dan Kepegawaian Perangkat Daerah merupakan unsur pelaksana dari

Kementerian Dalam Negeri yang bertanggung jawab untuk melaksanakan salah satu program kementerian di bidang kelembagaan daerah dan pembinaan umum kepegawaian perangkat daerah.

Berdasarkan Pasal 410 Undang-undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (UU Pemda) ditegaskan bahwa Peraturan pelaksanaan Undang- Undang ini ditetapkan paling lama 2 (dua) tahun terhitung sejak diundangkan, yaitu harus sudah selesai pada tanggal 2 Oktober 2016.

Salah satu peraturan pelaksanaan yang menjadi prioritas penyelesaian tahun 2015 berdasarkan Peraturan Presiden Nomor 9 tahun 2015 tentang Program Penyusunan Peraturan Pemerintah tahun 2015 adalah Peraturan Pemerintah tentang Perangkat Daerah sebagai pengganti Peraturan Pemerintah Nomor 41 Tahun 2007 tentang Struktur Organisasi Tata Kerja Perangkat Daerah.

(2)

Penyelesaian Peraturan Pemerintah tentang Perangkat Daerah secara tepat waktu menjadi hal sangat mendesak, karena:

1. Penetapan UU 23/2014 membawa perubahan pada kewenangan penyelenggaraan urusan pemerintahan antar susunan pemerintahan.

2. Terhadap kewenangan penyelenggaraan urusan yang mengalami perubahan tersebut, pada saat ini terjadi ketidaksinkronan antara kewenangan dengan kelembagaan perangkat daerah.

Dalam rangka pelaksanaan cita-cita bangsa dan mewujudkan tujuan negara sebagaimana tercantum dalam pembukaan Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945, perlu dibangun aparatur sipil negara yang memiliki integritas, profesional, netral dan bebas dari intervensi politik, bersih dari praktik korupsi, Kementerian Dalam Negeri yang bertanggung jawab untuk melaksanakan salah satu program kementerian di bidang kelembagaan daerah dan pembinaan umum kepegawaian perangkat daerah.

Berdasarkan Pasal 410 Undang-undang Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah (UU Pemda) ditegaskan bahwa Peraturan pelaksanaan Undang- Undang ini ditetapkan paling lama 2 (dua) tahun terhitung sejak diundangkan, yaitu harus sudah selesai pada tanggal 2 Oktober 2016.

Salah satu peraturan pelaksanaan yang menjadi prioritas penyelesaian tahun 2015 berdasarkan Peraturan Presiden Nomor 9 tahun 2015 tentang Program Penyusunan Peraturan Pemerintah tahun 2015 adalah Peraturan Pemerintah tentang Perangkat Daerah sebagai pengganti Peraturan Pemerintah Nomor 41 Tahun 2007 tentang Struktur Organisasi Tata Kerja Perangkat Daerah.

Penyelesaian Peraturan Pemerintah tentang Perangkat Daerah secara tepat waktu menjadi hal sangat mendesak, karena:

(3)

1. Penetapan UU 23/2014 membawa perubahan pada kewenangan penyelenggaraan urusan pemerintahan antar susunan pemerintahan.

2. Terhadap kewenangan penyelenggaraan urusan yang mengalami perubahan tersebut, pada saat ini terjadi ketidaksinkronan antara kewenangan dengan kelembagaan perangkat daerah. Dalam rangka pelaksanaan cita-cita bangsa dan mewujudkan tujuan negara sebagaimana tercantum dalam pembukaan Undang- Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945.

3. Ketidaksinkronan tersebut, berakibat banyak penyelenggaraan urusan yang mengalami perubahan tersebut, tidak terselenggara dengan baik di daerah.

Visi :

Direktorat Fasilitasi Kepala Daerah dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kementrian Dalam Negeri adalah: Meningkatnya kualitas pelaksanaan otonomi daerah untuk mencapai kesejahteraan masyarakat dalam memperkokoh Negara Kesatuan Republik Indonesia (NKRI), melalui fasilitasi kelembagaan daerah dan pembinaan umum kepegawaian perangkat daerah

Misi :

Direktorat Fasilitasi Kepala Daerah dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kementrian Dalam Negeri yang ditetapkan, merupakan peran strategik yang diinginkan dalam pencapaian visi di atas, yaitu Memantapkan Fasilitasi Kepala Daerah dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah tersusunnya regulasi terkait aturan pelaksana dari Undang-Undang Pemerintahan Daerah.

(4)

3.1.2 Struktur Organisasi dan Fungsi

Sumber : Direktorat Fasilitasi Kepala Daerah dan DPRD Gambar III.1

Struktur Organisasi Direktorat Fasilitasi Kepala Daerah Dan DPRD

(5)

A. Direktorat Fasilitasi Kepala Daerah dan DPR

Direktorat Fasilitasi Kepala Daerah dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah dalam menjalankan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 427, menyelenggarakan fungsi:

1. Penyiapan perumusan kebijakan di bidang pembinaan kepala daerah dan dewan perwakilan rakyat daerah;

2. Pelaksanaan kebijakan dan koordinasi di bidang pembinaan kepala daerah dan dewan perwakilan rakyat daerah;

3. Pelaksanaan pembinaan umum di bidang pembinaan kepala daerah dan dewan perwakilan rakyat daerah;

4. Pemberian bimbingan teknis dan supervisi di bidang pembinaan kepala daerah dan dewan perwakilan rakyat daerah;

5. Pelaksanaan pemantauan, evaluasi, dan pelaporan di bidang pembinaan kepala daerah dan dewan perwakilan rakyat daerah;

6. Pemantauan dan evaluasi penyelenggaraan pemilihan kepala daerah;

7. Pengelolaan administrasi kepala daerah;

8. Pengelolaan administrasi dewan perwakilan rakyat daerah;

9. Pengelolaan administrasi izin dan cuti kepala daerah;

10. Pengoordinasian pembinaan dan peningkatan kapasitas kepala daerah dan dewan perwakilan rakyat daerah;

11. Pengoordinasian pemberian penghargaan dan sanksi kepada kepala daerah dan dewan perwakilan rakyat daerah; dan

12. Pelaksanaan urusan tata usaha dan rumah tangga direktorat.

(6)

B. Subbagian Kepegawaian dan Tata Usaha

1. Sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1157 huruf a, mempunyai tugas melakukan urusan kepegawaian, tata usaha dan penyiapan bahan pengembangan pegawai, koordinasi ketatausahaan di Lingkungan Inspektorat Jenderal serta Pengelolaan administrasi Instansi pembina Jabatan Fungsional P2UPD.

2. Subbagian Tata Usaha sebagaimana dimaksud pada ayat (1) mempunyai tugas melakukan koordinasi penyusunan program kerja, penyusunan laporan dan urusan tata usaha serta membantu pengelolaan administrasi instansi pembina Jabatan Fungsional P2UPD.

3. Subbagian Tata Usaha sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dalam melaksanakan tugasnya secara administratif berada dibawah Bagian Umum pada Sekretariat Inspektorat Jenderal dan secara operasional bertanggungjawab kepada Inspektur.

C. Subdirektorat Wilayah I

Subdirektorat Wilayah I dalam menjalankan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 475, menyelenggarakan fungsi:

1. Penyiapan bahan perumusan kebijakan di bidang pembinaan kepala daerah dan dewan perwakilan rakyat daerah;

2. Penyiapan bahan pelaksanaan kebijakan dan koordinasi di bidang pembinaan kepala daerah dan dewan perwakilan rakyat daerah;

3. Penyiapan bahan pelaksanaan pembinaan umum di bidang pembinaan kepala daerah dan dewan perwakilan rakyat daerah;

4. Penyiapan bahan pemberian bimbingan teknis dan supervisi di bidang pembinaan kepala daerah dan dewan perwakilan rakyat daerah;

(7)

5. Penyiapan bahan pelaksanaan pemantauan, evaluasi, dan pelaporan di bidang pembinaan kepala daerah dan dewan perwakilan rakyat daerah;

6. Penyiapan bahan pemantauan dan evaluasi penyelenggaraan pemilihan kepala daerah;

7. Penyiapan bahan pengelolaan administrasi kepala daerah;

8. Penyiapan bahan pengelolaan administrasi dewan perwakilan rakyat daerah;

9. Penyiapan bahan pengelolaan administrasi izin dan cuti kepala daerah;

10. Penyiapan bahan pengoordinasian pembinaan dan peningkatan kapasitas kepala daerah dan dewan perwakilan rakyat daerah; dan

11. Penyiapan bahan pengoordinasian pemberian penghargaan dan sanksi kepada kepala daerah dan dewan perwakilan rakyat daerah.

D. Subdirektorat Wilayah II

Subdirektorat Wilayah II dalam menjalankan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 479, menyelenggarakan fungsi:

5. Penyiapan bahan pelaksanaan pemantauan, evaluasi, dan pelaporan di bidang pembinaan kepala daerah dan dewan perwakilan rakyat daerah;

(8)

E. Subdirektorat Wilayah III

Subdirektorat Wilayah III dalam menjalankan tugasnya sebagaimana dimaksud dalam Pasal 483, menyelenggarakan fungsi:

5. Penyiapan bahan pelaksanaan pemantauan, evaluasi, dan pelaporan di bidang pembinaan kepala daerah dan dewan perwakilan daerah;

(9)

3.2 Prosedur Sistem Berjalan

Adapun prosedur sistem berjalan pada Direktorat Fasilitasi Kepala Daerah dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah, sebagai berikut :

1. Proses Pengajuan Surat Dinas

Setiap karyawan yang telah diperintahkan untuk melakukan perjalanan dinas, harus mengajukan surat perjalanan dinas ke bagian Tata Usaha terlebih dahulu dengan menunjukan bukti surat perintah perjalanan atau surat undangan kegiatan atau forum diskusi rapat. Bagian Tata Usaha akan membantu untuk membuat 2 rangkap surat tugas perjalanan dinas.

Setelah selesai, surat tersebut akan diberikan kepada bagian Bendahara Tata Usaha untuk dilakukan perekapan nomor surat dan estimasi biaya. Kemudian, surat tersebut akan diberikan kepada Direktur sehingga dapat diberikan persetujuan dan bukti tanda tangan.

2. Proses Pengajuan Reimburs

Karyawan yang melaksanakan perjalanan dinas diwajibkan untuk mengumpulkan bukti-bukti transaksi belanja, seperti struk pembelian bensin, makan, penginapan dan keperluan lain yang dibutuhkan selama perjalanan.

Setelah karyawan mengumpulkan bukti-bukti transaksi, maka selanjutnya bukti-

(10)

bukti tersebut dijumlahkan totalnya dan diberikan kepada Bendahara Tata Usaha. Seorang Bendahara akan menghitung kembali, dan mendata biaya yang telah dikeluarkan. Kemudian mengganti uang karyawan yang terpakai.

3. Proses Pembuatan Laporan

Surat tugas, bukti-bukti transaksi akan direkap bersamaan dengan laporan pengeluaran kas yang dibuat oleh Bendahara Tata Usaha. Dan laporan tersebut harus ditandatangani oleh Direktur, sehingga dapat direkap kembali oleh Bendahara Tata Usaha dan disimpan.

(11)

3.3 Activity Diagram

1. Proses Pengajuan Surat Dinas

Gambar III.2

Activity Diagram Pengajuan Surat Dinas

act pengaj uan surat dinas

Bendahara Tata Usaha

Karyaw an Tata Usaha Direktur

start

Mengaj ukan Permohonan Pembuatan Surat Tugas

Membuat 2 rangkap Pengaj uan Surat Tugas

Memberikan Surat ke Bendahara

Menerima Pengaj uan Surat Tugas

Merekap Nomor Surat dan Estimasi Biaya

Menyerahkan Surat Tugas dan Meminta Tanda Tangan

Menerima 2 rangkap Surat Tugas

Menandatangani Surat Tugas

Menyerahkan Surat yang telah ditandatangani

Menerima Surat dan Menyerahkannya Kembali pada Karyaw an Menerima Surat Tugas

Menerima Surat Perintah Perj alanan Dinas

Memberikan Surat Perintah

Menerima 1 rangkap Surat Tugas

FlowFinal

ActivityFinal

(12)

2. Proses Pengajuan Reimburs

Gambar III.3

Activity Diagram Pengajuan Reimburs

act reimburs

Karyaw an Bendahara Tata Usaha

Melaksanakan Perj alanan Dinas

Mengumpulkan Bukti Transaksi Selama

Perj alanan / Bon

Merekap Bon dan Memberikan kepada

Bendahara

Menerima Bukti Transaksi Perj alanan /

Bon

Menghitung dan Mendata Biaya yang telah

digunakan

Memproses Penggantian Uang Karyaw an /

Reimburs

Memberikan Uang Reimburs Menerima Uang

Reimburs

ActivityFinal start

(13)

3. Proses Pembuatan Laporan

Gambar III.4

Activity Diagram Pembuatan Laporan

3.4 Spesifikasi Dokumen Masukan

Dari hasil Observasi penulis dapat memahami dokumen masukan yang dibutuhkan untuk proses Perjalanan Dinas, yaitu :

1. Surat Undangan atau Perintah Perjalanan Dinas

Nama Dokumen : Surat Undangan atau Perintah Perjalanan Dinas

Fungsi : Sebagai bukti perintah perjalanan dinas dan untuk mengajukan pembuatan surat tugas

Sumber : Karyawan

act laporan

Direktur Bendahara

start

Membuat Laporan Perj alanan Dinas

Memberikan dan Meminta Tanda Tangan

Direktur

Menerima dan Menandatangani Laporan

Menyerahkan Kembali Laporan Mengarsipkan Laporan

ActivityFinal

(14)

Tujuan : Tata Usaha

Media : Kertas

Jumlah : 1 lembar

Frekuensi : Setiap mendapatakan perintah perjalanan dinas Bentuk Dokumen : Lihat Lampiran A1

2. Surat Tugas

Nama Dokumen : Surat Tugas

Fungsi : Sebagai bukti pada saat melaksanakan perjalanan dinas Sumber : Tata Usaha

Tujuan : Karyawan

Media : Kertas

Jumlah : 2 rangkap

Frekuensi : Setiap melakukan permohonan pembuatan surat tugas Bentuk Dokumen : Lihat Lampiran A2

3. Bukti Transaksi Perjalanan / Struk

Nama Dokumen : Bukti Transaksi Perjalanan / Struk Fungsi : Untuk mengajukan pengembalian uang

Sumber : Karyawan

Tujuan : Bendahara Tata Usaha

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap selesai melaksanakan perjalanan dinas

(15)

3.5 Spesifikasi Dokumen Keluaran

Dari hasil Observasi penulis dapat memahami dokumen keluaran yang dibutuhkan untuk proses Perjalanan Dinas, yaitu :

Nama Dokumen : Laporan Pengeluaran Kas Perjalanan Dinas Fungsi : Untuk bukti perkapan perjalanan dinas karyawan

Sumber : Bendahara

Tujuan : Direktur

Media : Kertas

Frekuensi : Setiap akhir bulan berjalan Bukti Dokumen : Lihat Dokumen B1

3.6 Permasalahan Pokok

Setelah melakukan observasi secara langsung, penulis mengetahui permasalahan yang terjadi pada sistem informasi perekapan dokumen perjalanan dinas yang masih belum terkomputerisasi yaitu sebagai berikut :

1. Cara konventional mengakibatkan penyimpanan informasi dan data-data yang dihasilkan tidak maksimal, hal tersebut memungkinkan adanya kehilangan data penyimpanan data perjalanan maupun data keuangan yang telah dikeluarkan untuk perjalanan dinas.

2. Proses pencatatan yang masih dilakukan secara manual ini akan memerlukan waktu yang lama dan membutuhkan ketelitian yang tinggi agar data yang dicatat tidak terjadi kesalahan.

3. Dokumen dan kertas-kertas data perjalanan dinas yang telah tersimpan pada lemari penyimpanan dokumen akan menyulitkan pencarian berkas.

(16)

3.7 Pemecahan Masalah

Berdasarkan pokok permasalahan penulis memberikan saran dalam proses perekapan dokumen perjalanan, yaitu sebagai berikut:

1. Penulis membuat suatu rancangan program perjalanan dinas agar dapat memudahkan user dalam penginputan data, serta membuat laporan bulanan yang dapat dihasilkan secara cepat dan akurat.

2. Rancangan sistem ini dapat meminimalisir kesalahan yang terjadi dalam sistem perjalanan dinas seperti proses pembuatan surat tugas dan detail biaya perjalanan dapat dengan mudah tercetak.

3. Adanya sistem ini dapat pula menghindari tindak-tindak kesalahan manusia.

Selain itu, Setiap dokumen akan tersimpan di database, sehingga bila sewaktu- waktu membutuhkan dokumen berdasarkan periode dapat di cari dengan cepat, mudah dan efisien.