i
LAPORAN TUGAS AKHIR
PENGELOLAAN INSTITUTIONAL REPOSITORY MAHASISWA UNIVERSITAS ISLAM INDONESIA
Disusun Oleh : Indah Ayu Permatasari
D1816052
Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Guna Memperoleh Gelar Ahli Madya (A.Md)
Dalam Bidang Perpustakaan
PROGRAM STUDI DIPLOMA III PERPUSTAKAAN FAKULTAS ILMU SOSIAL DANPOLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA
2019
ii
iii
iv
v MOTTO
“Sesungguhnya bersama kesulitan itu ada kemudahan.”(QS. Al- Insyirah:6)
“Dan tidak ada seorang pun yang dapat mengetahui (dengan pasti) apa yang akan dikerjakannya besok.”(QS. Luqman:34)
“Aku tak sebaik yang kau ucapkan. Tapi aku juga tak seburuk yang terlintas dihatimu.” (Ali bin Abi Thalib)
vi
PERSEMBAHAN
Penulis mempersembahkan Tugas Akhir ini untuk :
1. Bapak dan Ibu yang telah memberikan semangat, kasih sayang, doa dan dukungan yang diberikan tanpa henti.
2. Kakak-kakakku yang telah memberikan semangat untuk segera menyelesaikan tugas akhir ini.
3. Sahabat-sahabatku yang telah memberi dukungan untuk menyelesaikan tugas akhir ini.
vii
KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadirat Allah SWT, karena atas kasih sayang, dan karunia- Nya, penulis diberikan kemampuan untuk dapat menyelesaikan penulisan tugas akhir iniyang berjudul „„PENGELOLAAN INSTITUTIONAL REPOSITORY MAHASISWA UNIVERSITAS ISLAM INDONESIA”. Penulis menyadari dengan sepenuh hati bahwa hanya dengan kodrat, irodat, dan pertolongan Allah SWT penulisan tugas akhir ini dapat terselesaikan dengan baik.
Penulis menyadari masih jauh dari kesempurnaan dalam penyusunan maupun teori dan penulis menyadari bahwa dukungan, bimbingan dan semangat dari berbagai pihak dapat membantu dalam menyelesaikan tugas akhir ini. Oleh karena itu, penulis ingin mengucapkan terimakasih kepada berbagai pihak, antara lain:
1. Ibu Siti Nurkamilah, S.IP., M.IP, selaku pembimbing tugas akhir yang senantiasa meluangkan waktunya untuk mengarahkan dan memberikan bimbingan dalam penyusunan tugas akhir ini.
2. Ibu Tanti Hermawati, S.Sos., M.Si, selaku penguji tugas akhir yang telah memberikan masukan mengenai tugas akhir ini.
3. Bapak Muhamad Jamil, S.IP, selaku Kepala Divisi Informasi Teknologi dan Jaringanyang telah kontribusi membagi ketersediaan data yang diperlukan dalam penyusunan tugas akhir ini.
4. Kepala Program Studi Diploma III Perpustakaan, Ibu Tanti Hermawati, S.Sos., M.Si.
5. Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Politik, IbuProf. Dr. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni , M.Si.
6. Bapak Rahmat Setiawan Saefullah, S.S., M.I.Kom, selaku pembimbing akademik yang selalu memberikan semangat serta dukungan moral untuk segera menyelesaikan tugas akhir ini.
viii
7. Bapak Joko Sugeng Prianto, S.IP., M.Hum, selaku Direktur Perpustakaan Universitas Islam Indonesia yang telah yang telah memberikan izin kepada penulis melakukan magang.
8. Ibu Suharti AD, S.IP, selaku Kepala Divisi Pengadaan, Administrasi Umum
& Keuangan yang telah menerima dan menyambut penulis dengan baik.
9. Seluruh pustawakan serta tenaga part timeDirektorat Perpustakaan Universitas Islam Indonesia yang telah membantu penulis dalam mengumpulkan data atau informasi.
10. Kedua orang tuaku tercinta, terimakasih atas kasih sayang yang diberikan, dukungan, bimbingan serta do‟a yang dipanjatkan.
11. Kakak-kakakku yang memberikan semangatsehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini.
12. Teruntuk Sahabatku, Pratiwi, Vinda, Shanfi, Nisa, Atikah, Cindy dan Kiki, terimakasih atas dukungan serta semangat yang diberikan kepada penulis.
13. Teruntuk kamu, penyemangat dalam segala hal Nugroho Wisnu Adi, terima kasih atas waktu yang diberikan untuk menemani penulis mengerjakan tugas akhir serta dukungan dan semangat yang selalu kamu berikan setiap harinya.
14. Teman-temanku Program Studi Diploma III Perpustakaan 2016 Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.
15. Untuk semua pihak, yang tidak dapat disebutkan satu per satu oleh penulis, terimakasih atas dukungan yang diberikan.
Semoga amal dan budi baik semua yang telah membantu dan memberikan dorongan, semangat, serta doa pada diri penulis mendapatkan balasan dari Allah SWT. Kemudian semoga hasil karya ini memenuhi harapan sesuai dengan tujuan yang hendak dicapai, juga memberikan manfaat bagi diri penulis, pembaca serta pemerhati masalah-masalah Pengelolaan Institutional Repository. Amin.
Surakarta, 25 Juni 2019
Penulis
ix DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL ... i
PERSETUJUAN ... ii
PENGESAHAN ... iii
PERNYATAAN ... iv
MOTTO ... v
PERSEMBAHAN ... vi
KATA PENGANTAR ... vii
DAFTAR ISI ... ix
DAFTAR GAMBAR ... xi
DAFTAR BAGAN ... xii
DAFTAR TABEL ... xiii
DAFTAR DIAGRAM ... xiv
DAFTAR LAMPIRAN ... xv
RINGKASAN EKSEKUTIF ... xvi
BAB I PENDAHULUAN ... 1
A. Latar Belakang Masalah ... 1
B. Tujuan Penulisan ... 3
C. Manfaat Penulisan ... 3
BAB II KAJIAN PUSTAKA DAN MINAT KAJIAN ... 5
A. Kajian Pustaka ... 5
B. Minat Kajian... 10
BAB III DESKRIPSI INSTANSI ... 11
A. Sejarah Singkat Direktorat Perpustakaan Universitas Islam Indonesia ... 31
B. Visi dan Misi Direktorat Perpustakaan Universitas Islam Indonesia ... 32
C. Tujuan Direktorat Perpustakaan Universitas Islam Indonesia ... 32
x
D. Struktur Organisasi Direktorat Perpustakaan
Universitas Islam Indonesia ... 32
E. Tugas, Wewenang serta Tanggung jawab setiap divisi di Direktorat Perpustakaan Universitas Islam Indonesia ... 34
F. Sumber Daya Manusia Direktorat Perpustakaan Universitas Islam Indonesia ... 37
G. Jam Buka Layanan Direktorat Perpustakaan Universitas Islam Indonesia ... 38
H. Jenis Layanan Direktorat Perpustakaan Universitas Islam Indonesia ... 38
I. Koleksi Direktorat Perpustakaan Universitas Islam Indonesia ... 42
J. Keanggotaan ... 45
K. Fasilitas Direktorat Perpustakaan Universitas Islam Indonesia ... 45
L. Tata Tertib dan Larangan Direktorat Perpustakaan Universitas Islam Indonesia ... 47
M. Bebas Pustaka ... 48
N. Tata Ruang Direktorat Perpustakaan Universitas Islam Indonesia ... 49
BAB IV HASIL PELAKSANAAN MAGANG ... 53
A. Laporan Kegiatan Magang ... 53
BAB V PENUTUP ... 65
A. Simpulan ... 65
B. Saran ... 66
DAFTAR PUSTAKA ... 67 LAMPIRAN
xi
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Pengisian nama pada proses upload dspace ... 19
Gambar 2.2 Pengisian tanggal dan penerbit pada proses upload dspace ... 20
Gambar 2.3 Pengisian tipe karya ilmiah pada proses upload dspace ... 20
Gambar 2.4 Pengisian kata kunci dan abstrak pada proses upload dspace ... 21
Gambar 2.5 Upload file karya ilmiah yang akan dimasukkan dspace ... 21
Gambar 2.6 Jumlah karya ilmiah yang masuk dalam dspace ... 22
Gambar 2.7 Penelusuran menggunakan judul karya ilmiah... 23
Gambar 2.8 Penelusuran menggunakan nama penulis ... 24
Gambar 2.9 Karya ilmiah terbaru bulan februari-maret 2019... 25
Gambar 2.10 Karya ilmiah mulai tahun 2003 ... 25
Gambar 2.11 Buku yang diterbitkan dalam dspace.uii.ac.id... 26
Gambar 2.12 Karya yang terdeteksi plagiasi pada dspace ... 27
Gambar 2.13 Hasil presentase plagiasi ... 27
Gambar 2.14 Web yang sama dengan plagiasi ... 28
Gambar 4.1 Menu pada Digital Library UII ... 58
Gambar 4.2 Menu pada Digital Library UII ... 58
Gambar 4.3 Menu pada Digital Library UII ... 59
xii
DAFTAR BAGAN
Bagan 3.1 Struktur Organisasi ... 33
xiii
DAFTAR TABEL
Tabel 3.1 Sumber Daya Manusia ... 37
Tabel 3.2Jumlah koleksi Direktorat Perpustakaan per Juli 2018 ... 43
Tabel 3.3 Peminjam koleksi Direktorat Perpustakaan Januari 2019 ... 44
Tabel 4.1 Daftar Kegiatan Magang Minggu Pertama ... 53
Tabel 4.2Daftar Kegiatan Magang Minggu Kedua ... 55
Tabel 4.3Daftar Kegiatan Magang Minggu Ketiga... 57
Tabel 4.4Daftar Kegiatan Magang Minggu Keempat ... 59
Tabel 4.5Daftar Kegiatan Magang Minggu Kelima ... 60
Tabel 4.6Daftar Kegiatan Magang Minggu Keenam ... 62
Tabel 4.7Daftar Kegiatan Magang Minggu Ketujuh ... 63
xiv
DAFTAR DIAGRAM
Diagram 3.1 Koleksi Direktorat Perpustakaan... 43
xv
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1. Hasil Wawancara
Lampiran 2. SOP Layanan Bebas Perpustakaan Lampiran 3. Surat Keterangan Bebas Perpustakaan Lampiran 4. Surat Permohonan Magang
Lampiran 5. Surat Keterangan Lampiran 6. Surat Tugas
Lampiran 7. Surat Balasan Magang Lampiran 8. Surat Selesai Magang
Lampiran 9. Jadwal Penempatan Magang Lampiran 10. Daftar Absensi Magang
Lampiran 11. Laporan Periodik Magang Minggu ke-1 Lampiran 12. Laporan Periodik Magang Minggu ke-2 Lampiran 13. Laporan Periodik Magang Minggu ke-3 Lampiran 14. Laporan Periodik Magang Minggu ke-4 Lampiran 15. Laporan Periodik Magang Minggu ke-5 Lampiran 16. Laporan Periodik Magang Minggu ke-6 Lampiran 17. Laporan Periodik Magang Minggu ke-7 Lampiran 18. Form Penilaian Magang
Lampiran 19. Foto Kegiatan dalam Proses Upload Repository Lampiran 20. Foto Ruangan I-Library
Lampiran 21. Foto Kegiatan saat Upload Tugas Akhir dalam Digital Library Lampiran 22. Foto Ruangan E-Library
xvi
RINGKASAN EKSEKUTIF
Indah Ayu Permatasari. D1816052. 2019. “Pengelolaan Institutional Repository Mahasiswa Universitas Islam Indonesia”. Tugas Akhir. Program Studi Diploma III Perpustakaan. Fakultas Ilmu Sosial dan Politik. Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Perpustakaan perguruan tinggi merupakan institusi pengelola koleksi yang dilakukan secara profesional menggunakan sistem tertentu yang dibuat untuk mengembangkan layanan yang akan dimanfaatkan oleh pemustaka. Banyaknya karya akademik yang dihasilkan oleh mahasiswa jika tidak dikelola dengan baik maka akan hilang informasinya. Disitulah perpustakaan berfungsi untuk menghimpun, mengelola, melestarikan serta menyebarluaskan karya-karya intelektual sebuah perguruan tinggi yang dikenal dengan istilah Instutional Repository. Penulisan tugas akhir ini bertujuan untuk mengetahui pengelolaan Institutional Repository di Direktorat Perpustakaan Universitas Islam Indonesia dengan menggunakan DSpace untuk mempermudah pemustaka dalam pencarian karya tulis ilmiah. Perpustakaan menyediakan berbagai macam koleksi local content sebagai sumber pengetahuan berupa (TA, Skripsi, Thesis dan lain-lain) yang digunakan sebagai sarana pembelajaran. Oleh karena itu, Direktorat Perpustakaan Universitas Islam Indonesia dituntut untuk bisa melayani semaksimal dan seefektif mungkin terutama dalam penerapan Institutional Repository. Dari penulisan yang telah dilakukan, Institutional Repository merupakan tempat untuk menghimpun dan mengelola karya-karya akademik yang dihasilkan suatu institusi tertentu yang memiliki manfaat dan hambatan pada proses pengelolaannya.
Kata Kunci : Institutional Repository. DSpace, Perpustakaan, Universitas Islam Indonesia.
