BAB 3
ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN
3.1 Latar Belakang Perusahaan 3.1.1 Sejarah Perusahaan
PT. Prisma Global Solusi yang didirikan pada tanggal 23 Oktober 2002 dan berlokasi di Bussiness Park Kebon Jeruk E2/5, Jl. Raya M eruya Ilir Jakarta Barat, merupakan sebuah perusahaan swasta yang bergerak dalam bidang teknologi informasi Perusahaan ini diprakarsai oleh tiga orang pemuda bernama Agustinus Rommy, Alisanta dan Benny Wu dengan Akta Notaris No.28, tertanggal 5 A gustus 2002 yang disahkan oleh notaris Ingrid Lannywati, S.H dan No. Surat Ijin Usaha 0918/09-01/PB/XI/2002.
PT. Prisma Global Solusi memiliki visi yaitu menjadi sebuah pemberi solusi kelas dunia dalam bidang teknologi informasi, dan dengan visi tersebut perusahaan ini memiliki misi untuk menyediakan solusi-solusi superior melalui pelayanan yang sempurna dan produk–produk yang solid kepada para kliennya
Selama kurang lebih 6 tahun, perusahaan dengan jumlah pegawai sebanyak 30 orang dan belum memiliki cabang ini, menjalankan bisnis utamanya dengan cara menjual jasa-jasa berupa dukungan teknis dan layanan tenaga profesional bagi customer / klien yang membutuhkan (consulting), memberikan pelatihan sesuai dengan kebutuhan klien (training) juga menyediakan tenaga kerja yang bekerja langsung dibawah kontrol manajemen perusahaan (outsourcing).
Board of Director
Finance Manager
General Affair
Project Manager Project Manager
Technical Consultant Technical Consultant Technical
Consultant
Technical Consultant
Technical Manager
Office
Administration
PT. Prisma Global Solusi telah memuaskan banyak kliennya, beberapa diantaranya seperti Coca Cola Bottling Indonesia dan Coca Cola Company, M cDonald, BM W, dll, juga pernah bekerja sama dengan perusahaan ACCENT TOOL dan INFI M EDIA Solusi Pratama dalam hal outsourcing ke pelanggan, serta merupakan salah satu dari IBM Business Partner.
3.1.2 S truktur Organisasi
Struktur organisasi adalah alat dalam mencapai tujuan perusahaan. Agar tujuan tersebut tercapai, maka dalam pelaksanaannya perlu dilakukan koordinasi yang baik, evaluasi, serta program yang terarah dan terencana.
Berikut ini adalah struktur organisasi PT. Prisma Global Solusi
Gambar 3.1 S truktur Organisasi PT. Prisma Global Solusi
3.1.3 Wewenang dan Tanggung Jawab
Berdasarkan struktur organisasi diatas dapat diuraikan tugas dan tanggung jawab sebagai berikut :
1. Board of Director
Board of Director memiliki tanggung jawab dan wewenang sebagai berikut :
• Menetapkan kebijakan dan peraturan yang berlaku.
• Mengawasi kinerja perusahaan.
• Mencari klien / customer.
• Mengembangkan serta menyusun rencana jangka panjang, jangka pendek dan semua aspek
• Menandatangani semua aspek-aspek legal yang diperlukan
• Merekrut dan memberhentikan pegawai 2. Project Manager
Tanggung jawab dan wewenang dari seorang Project Manager adalah :
• Memanage proyek dari awal sampai akhir (closing)
• Membuat proposal bagi klien
• Memanage orang-orang / pegawai-pegawai yang terlibat dalam pembuatan proyek (resources)
• Berkomunikasi dengan klien selama projek berlansung
• Mengatur durasi pengerjaan proyek
• Mengontrol dan memastikan proyek selesai tepat waktu
• Bernegosiasi dengan klien dan menentukan harga yang akan diajukan
• Membuat berita acara mengenai segala sesuatu tentang proyek untuk diserahkan kepada pihak perusahaan
• Mengatur jadwal tiap pegawai yang terlibat dalam pembuatan proyek
• Merotasi tim member yang mengerjakan proyek apabila terjadi ketidakcocokan atau merasa tidak puas dengan kinerja yang telah dilakukan
3. Finance Manager (bagian keuangan)
Tanggung jawab dan wewenang dari seorang Finance Manager adalah :
• Melakukan pembayaran terhadap tagihan-tagihan dari luar perusahaan
• Melakukan pengecekan atas kebenaran claim allowance kepada project manager yang bersangkutan
• Mengatur pembayaran gaji pegawai
• Mengatur jadwal / mengschedule waktu pembayaran kapan sebaiknya dilakukan agar cash flow perusahaan tetap terkontrol
• Menunda / menjadwal ulang waktu pembayaran
• Membatalkan / menolak claim pegawai jika dirasakan tidak benar
4. Technical Manager
Tanggung jawab dan wewenang dari Technical Manager adalah :
• Menentukan aplikasi yang tepat untuk digunakan dalam suatu proyek yang ditangani
• Menentukan proyek manager yang menangani suatu proyek
• Mengurusi hal –hal yang bersifat teknis pada perusahaan 5. Technical consultant
Tanggung jawab dan wewenang dari Technical consultant adalah :
• Membantu dalam melakukan presales ( demo, presentasi, dll ) kepada klien
• Membuat aplikasi yang diinginkan dalam proyek
• Membuat dokumentasi proyek
• Melakukan testing terhadap aplikasi yang telah dibuat
• Memberikan solusi / memecahkan masalah dan gangguan- gangguan (bugs) yang ditemukan dalam proses testing
• Melakukan pelatihan (training) cara-cara penggunaan aplikasi ke klien (sebagai user)
• Memastikan dukungan teknis terhadap aplikasi selama proses garansi
• Berhubungan dengan klien 6. General Affair
Tanggung jawab dari General Affair adalah :
• Mempersiapkan fasilitas dan prasarana kantor yang dibutuhkan perusahaan
• Mengurusi kerusakan perangkat kantor
• Mengurusi masalah logistik , pengiriman dan penerimaan surat 7. Office Administration
Tanggung jawab dari Office Administration adalah :
• Menerima purchased order (PO) dari klien
• Mempersiapkan faktur pajak, invoice dan kwitansi yang diperlukan
• Melaporkan pajak-pajak yang ada kepada pihak perusahaan
• Mempersiapkan laporan pajak
3.2 Sistem yang sedang berjalan
3.2.1 Prosedur Sistem yang sedang berjalan 3.2.1.1 Prosedur Sistem Absensi Pegawai
Untuk absensi pegawai, pegawai harus mengisi absensi melalui sistem yang ada pada komputer di perusahaan. Absensi tersebut akan di verifikasi oleh project manager apakah absensi tersebut valid atau tidak.
Jika absensi tersebut di anggap tidak valid maka project manager akan mengoreksi absensi pegawai yang bersangkutan. Jika absensi sudah valid maka data-data absensi pegawai akan disimpan dalam database absensi pegawai.
3.2.1.2 Prosedur Sistem Pengajuan Claim Pegawai
Untuk pengajuan claim pegawai, pegawai harus mengisi form pengajuan claim yang telah disediakan oleh perusahaan. Jika claim berupa allowance claim (claim yang berhubungan dengan absen) maka form pengajuan claim ditujukan kepada project manager untuk di periksa kesesuaian claim tersebut dengan absensi yang telah dilakukan. Setelah project manager menyetujui claim kemudian bagian finance memproses claim tersebut. Sedangkan jika claim yang diajukan berupa non allowance claim maka claim tersebut ditujukan lansung ke bagian finance untuk dilakukan transaksi pembayaran.
3.2.1.3 Prosedur Sistem Pengajuan Cuti Pegawai
Untuk pengajuan cuti pegawai, pegawai harus mengirimkan permohonan cutinya melalui email yang ditujukan pada project manager jika pegawai tersebut terlibat dalam pengerjaan proyek . Project manager bertugas memeriksa apakah pada tanggal pengambilan cuti, pegawai yang bersangkutan dibutuhkan dalam proyek atau tidak. Jika permohonan cuti disetujui maka project manager akan melaporkan permohonan tersebut kepada Board of Director (BOD) untuk diperiksa lebih lanjut balance cuti pegawai dan menyetujuinya . Sedangkan bagi pegawai yang tidak terlibat dalam proyek, permohonan cuti langsung diajukan ke BOD untuk dilakukan proses yang sama. Pada akhir proses, data yang telah disetujui disimpan ke dalam database cuti pegawai.
3.2.2 Diagram Konteks
Gambar 3.2 Diagram Konteks Hubungan Sistem Informasi
3.2.3 Diagram Nol
1.0 Proses cuti
pegawai
2.0 Input data
pegawai
3.0 Proses absen
pegawai
4.0 Proses claim
pegawai
Pegawai Cuti_pegawai
Absen_pegawai
Claim_pegawai pegawai
Melakukan cuti
Proyek manajer Laporan cuti pegawai
Melakukan absen
Transaksi sementara cuti pegawai
Input data Mengajukan claim
Laporan absen pegawai
Transaksi absen Data cuti
Data pegawai
Data absen
Data claim
Finance Board of director
Laporan cuti pegawai
Transaksi sementara cuti Transaksi cuti
Laporan pembayaran claim
Laporan claim pegawaiTransaksi claim pegawai Hasil transaksi claim
Laporan claim pegawai Laporan data pegawai
Data claim Data absen Data cuti
Data pegawai
Data absen Keputusan cuti
Hasil keputusan claim
Gambar 3.3 Diagram Nol
3.3 Permasalahan yang dihadapi
Setelah melihat sistem yang ada dan data yang didapat dari wawancara yang telah dilakukan maka masalah yang dihadapi PT. Prisma Global Solusi adalah sistem yang belum saling terintegrasi, sehingga muncul kesulitan- kesulitan sebagai berikut :
• Pihak perusahaan sulit mengetahui secara pasti perkembangan proyek yang sedang ditangani
• Pihak perusahaan sulit mengontrol berapa jumlah biaya yang dikeluarkan untuk pengerjaan proyek
• Pihak perusahaan sulit mengecek kebenaran claim yang diajukan oleh pegawai (apakah sesuai dengan kenyataan atau tidak) karena belum memiliki sistem yang secara khusus mengurus claim pegawai.
• Pegawai perusahaan harus mencatat daftar dan detail claim mereka sendiri secara manual (di kertas) sehingga besar kemungkinan pegawai tidak mendapatkan ganti rugi dari perusahaan jika mereka lupa mencatat claimnya.
• Aplikasi pelayanan pegawai yang belum dilakukan secara online sehingga pegawai perusahaan masih harus datang ke kantor
• Seringnya terjadi redudansi data dikarenakan belum terintegrasinya penyimpanan data sehingga dapat mempersulit pencarian dan perubahan data.
3.4 Analisa kebutuhan informasi
Informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan adalah :
• Data Requirement :
¾ Record pegawai, yang mencakup nama, alamat, telepon, tempat tanggal lahir, email, divisi.
¾ Absensi pegawai yang mencakup absensi harian seperti office (bekerja dikantor), project onsite (bekerja ditempat klien), lembur , mangkir (tidak mengisi absen).
¾ Informasi mengenai proyek yang ditangani yang mencakup nama proyek, nama klien, perkembangan proyek, pegawai yang menangani proyek.
¾ Informasi mengenai cuti pegawai mencakup pegawai yang mengajukan cuti beserta balance cuti yang dimiliki pegawai tersebut dalam satu tahun.
Informasi mengenai transaksi yang berisi informasi tanggal mulai cuti tanggal cuti berakhir dan alasan cuti tersebut dilakukan
¾ Informasi mengenai jumlah biaya yang dikeluarkan perusahaan, dalam hal ini bersumber dari claim yang diajukan oleh pegawai..
• Transaction Requirement 1. Data Entry
¾ memasukkan data pegawai
¾ memasukkan data cuti pegawai
¾ memasukkan data absensi pegawai
¾ memasukkan permohonan cuti pegawai
¾ memasukkan permohonan claim pegawai
¾ memasukkan detail proyek
¾ memasukkan data klien
¾ memasukkan berita 2. Data Update
¾ Mengubah detail absensi pegawai
¾ Mengubah harga claim
¾ Mengubah detail proyek
¾ Mengubah isi berita
¾ Mengubah balance cuti pegawai
• General system requirement
¾ Dibutuhkan database yang cukup besar untuk penyimpanan data agar data dapat terintegrasi dengan baik.
¾ Database rata-rata berkembang sesuai dengan data yang selalu bertambah besar.
¾ Penyimpanan data secara computerized dilindungi oleh hukum, seperti data pegawai, klien, proyek dan data rahasia lainnya yang terdapat pada PT Prisma Global Solusi.
3.5 Usulan pemecahan masalah
Pemecahan masalah yang terbaik untuk dilakukan saat ini adalah dengan cara membangun suatu sistem aplikasi basis data pelayanan pegawai yang terintegrasi dan bisa diakses secara online sehingga dapat memenuhi kebutuhan informasi yang sebelumnya tersebar diberbagai sistem informasi konvensional yang belum terkoordinasi dan terintegrasi dengan baik.
Aplikasi basis data ini menyimpan data yang bersifat historis sehingga mempermudah pencarian data untuk kegiatan analisis. Waktu yang digunakan dalam pengaksesan data dalam basis data diharapkan akan lebih singkat dan tepat guna.
Selain itu aplikasi basis data ini dapat diakses secara online sehingga mempermudah pegawai melakukan pertukaran informasi dengan perusahaan secara cepat dan tidak dibatasi oleh tempat.
