2 ''WMMM Tinjauan Pemrosesan Transal

2

''WMMM

Tinjauan Pemrosesan Transal

dan

_Planning

Sistem Enterprise Resouf

•a\;vv-v;

TUJUAN PEM�ElAJARAN

Seteiah mempelajari bab ini, Anda harus mampu:

1. Menjelaskan empat bagian dari siklus pengolahan data dan aktivitas utama niasing-masing bagian.

2. Menjelaskan dokumen dan prosedur yang digunakan untuk mfngumpulkan dan mengolah data Iransaksi.

3. Menjelaskan cara pcnyiinpanan informasi dalarn sistem informasi berbasis komputer. 4. Memhahas jenis-jcnis informasi yang disediakan SIA.

5. Membahascara organisari menggnnakan sistem enferpn'se resource planning (ERP) untuk memproses transaksi dan menyediakan informasi.

Pembukaan perdana S&S dua minggu lagi. Scott Parry dan Susan Gonzalez bekerja lembur untuk membuat persiapan akhir pembukaan toko. Sebagian besar karyawan telah dipekerjakaii; pelatihan direncanakan minggu depan.

Susan telah memesan persediaan untuk bulan pertama. Tokonya telah direnovasl kembali, _{sehingga memiliki dekorasi yang cerah dan ceria. Semuanya tampaknya dalam} urutan—kecuali catatan akuntansinya.

Seperti banyak wirausahawan, Scott dan Susan tidak terlalu memikirk?n catatan akuntansi mereka seperti bagian lain dalam bisnis. Menyadari bahwa mereka perlu bantuan dalam akuntansi, mereka mempekerjakan akuntan penuh waktu, Ashton Fleming. Scott dan Susan berpikir Ashton tepat untuk pekerjaan tersebut karena pengalamannya selama tiga tahun di kantor akuntan publik bersertifikasi {Certified Public Accountant—CFA) nasional. Ashton ingin bekerja untuk S&S karena ia selalu ingin terlibat dalam membangun perusahaan dari bawah.

Selama hari pertama Ashton bekerja, Susan memberikannya faktur untuk persediaan yang dibeli dan folder berisi dokumentasi pinjaman bank mereka, dengan jatuh tempo pembayaran pertama seteiah pembukaan perdana. Ia juga membantu Ashton menyimpan dalam folder informasi terkait dengan pembayaran sewa, utilitas, dan biaya lainnya. Susan memberitahu Ashton bahwa ia dan Scott hanya tahu sedikii mengenai akuntansi dan Ashton yang kemudian akan menjalankan akuntansi untuk S&S. Ia menambahkan bahwa satu-satunya _{hai yang telah mereka lakukan sejauh ini adaiah membuka rekening giro untuk S&S} dan bahwa mereka telah menyimpan register cek yang telah diperbarui untak memonitor arus kas mereka

O Aqung StpvtM &John Sibiuni

Scott menjelaskan bahwa staf penjualan dibayar dengar gaji tetap dan komisi serta semua kar yawan lain d e n g a n t ar i f p e r j a m. Ka r ya wa n di ba ya r setiap dua mi nggu, d e n ga n tenggat pe mba yai an cek m i n g g u d e p a n n ya . As h t on b e r t a n ya k e p a d a Scott men genai pcran gka t i un a k akun tansi yang diguna kan per usahaa n. Scott menjawab bahwa ia dan Susan tidak memiliki waklu untuk me mi kir kan hal tersebut. Scott dan Susan iclah melihat beberapa paket populer, tetapi d e n ga n cepat ni'�'nyadari bahwa m e r e k a t i d a k c u k u p tahu akun tansi u n t u k m e m b u a t pilihan yang palin g baik. Scott k e m u d i a n m e m b e r i taliu As hi on bahwa pckerj aan pe r t a ma n ya scbaiknya a da l a h m e m b e l i p e r a n g k a t i u n a k apa pun ya n g ia pikir icrbaik u n t u k S&S.

Setelah Scott pergi, Ashton merasa tertarik dan juga sedikit gugup mengenai tanggung jawabn ya untuk membuat sistem infor masi a ku n ta ns i (SLA) bagi S&S. Wala up nn As ht on telah m c n g a u d i t b a n y a k p e r u s a h a a n , ia t i d a k p c r n a h me n ge i ola p e m b u k u a n pe r u s a ha a n da n ti da k ya kin ba ga ima na me la kuka nn ya. Jutaan pertan ya an terhnta f di kepalanya. Berikut ini adalah bebera pa p e r t a n ya a n tersebut.

1. _{Bagaimana sebaiknya saya mengatur Catalan akuntansi, sehingga laporan keuangan dapr.t}

di su su n dengan mudah?

2, Bagaimana saya akan mengumpulkan dan mengoiah data mengenai transaksi S&S? 3, Bagaimana saya mengatur semua data yang akan dikumpulkan?

4. Bagaimana saya sebaiknya mendesain SLA, sehingga informasi yang dibcrikan menjadi rehabel dan akurat?

5. Bagaimana saya dapat mendesain prosedur untuk meniastikan bahwa prosedur-prosedur tersebut memenuhi semua kewajiban pemerintah seperti pajak penjualan, pendapatan, d a n penggajian?

Pendahuluan

Bab ini dibagi ke dalam dua bagian besar. Bagian pertama membahas siklur. pcngolahan data serta peranannya dalam menyelenggarakan aktivitas bisnis dan menyediakan informasi bagi pengguna. _{Bagian ini menjelaskan ba ga i ma n a organisasi me nda pa tka n da n m.emasukkan data} me n ge na i aktivitas bisnis ke da l a m sistem infor masi a kunta nsi (SIA) mere ka dan ba ga ima na p e r u s a h a a n mengoiah data dan mentransformasikannya ke dalam informas' yang berguna. Bagian ini juga membahas me n ge na i konsep pe n yi mpa na n data dasar, me nunjukkan bagaimana data disimpan untuk penggunaan lebih lanjut. Pada akhirnya, output informasi yang akan dibahas, termasuk informasi dengan cara berbeda yang diberikan kepada pengguna.

Bagian ke d ua membahas me n ge n a i peranan sistem informasi da la m organisasi modern dan memperkenalkan konsep sistem enterprise resource planning {ERP). ERP dapat membantu m e n g i n t e g r a s i ka n se mu a aspe k opera si pe r us a ha a n de nga n SIA tradisional. Bagian ini juga

30

siklus pengolahan data Empat (input data, t)enyim|>anan data, pengolahan data, dan ou'iput informasi) yang dilakukan pada data untuk menghasllkan informasi yang berartidanrdcvan.

Bagian Satu Landasan KonscpiyalSisleni inloiniasi Akunlansi

menjelaskan keunggulan yang signifikan dari ERP dan juga lantangan signifikan yang harus

diselesaikan untuk mengimplementasikan sistem ERP.

Pemrosesan

Transaksi; Siklus Pengolahan Data

Akuntan dan pengguna sistem yang lain memainkaji peranan penting daiam siklus pengolahan

data. Contohnya, mereka berinteraksi dengan analis sistem untuk membantu menjawab

pertanyaan seperti ini; Data apa yang sebaiknya dimasukkan dan disimpan oleh organisasi,

dan siapa yang sebaiknya memiliki akses terhadap.data tersebut? Bagaimana sebaiknya data

diatur,

_{diperbarui, disimpan, diakses, dan diambil kembali? Bagaimana agar penjadwalan}

dan kebutuhan informasi yang tidak terduga dapat dipenuhi? Untuk menjawab

pertanyaan-pertanyaan ini dan pertanyaan-pertanyaan terkait, konsep pengolahan data yang dijelaskan daiam bab

ini harus dipahami.

Salah satu fungsi penting SIA adalah untuk memproses transaksi perusahaan secara

efektif dan efisien. Daiam sistem manual (tidak berbasis komputer), data dimasukkan ke

daiam jurnal dan buku besar yang disimpan daiam bentuk buku. Daiam sistem berbasis

komputer, data dimasukkan ke daiam komputer dan disimpan dalam/z/e dan

database.

Operasi

yang dilakukan pada data untuk menghasilkan informasi yang penting dan relev�n yang

disebut secara kolektif sebagai siklus pengolahan data

(data processing cycle).

Seperti yang

ditunjukkan pada Figur 2-1, proses ini terdiri atas empat tahap, yaitu mpwf data, penyimpanau

data,

pengolahan data, dan

output

informasi.

INPUT DATA

Langkah pertama daiam pemrosesan

input

adalah dengan mengambil data transaksi dan

memasukkannya ke daiam sistem. Proses pengambilan data biasanya dipicu oleh aktivitas

bisnis. Data harus dikumpulkan dari tiga segi setiap aktivitas bisnis.

1. Setiap aktivitas yang menarik.

2. Sumber daya yang dipengaruhi oleh setiap aktivitas.

3. Orang yang berpartisipasi daiam setiap aktivitas.

Contohnya, siklus pendapatan yang paling sering melakukan transaksi adalah penjualan,

baikkas maupun kredit. S&S mungkin perlu untuk mengumpulkan data mengenai transaksi

penjualan sebagai benlcuL

• Waktu dan tanggal penjualan terjadi

• Karyawan yang membuat penjualan dan petugas pemeriksaan yang memproses

penjualan

• Register pemeriksaan tempat penjualan diproses

• Barang yang terjual

• Kuantitas setiap barang yang terjual

• Membuat daftar harga dan harga aktual dari setiap barang yang terjual

* Total jumlah penjualan

• Instruksi pengiriman

iiokumen sumber

'

penjualan kredit; nama pelanggan, tagihan untuk pelanggan dan alamat

Dotaimen yang digunakan untuk

pengiriman

m�peioi� d� Varuaksi pada

sumber�-Hiirtika transaksi

teijadi.Contohi�meliputi

Sccara historis, sebagian besar bisnis meneeunakan dokumen sumber

(source

pesanaripenjMlan, peanan ,...°

3 1

kemudian memindahkan data ke dalam komputer. Ketika data dimasukkan menggunakan

layar komputer, mereka sering kali menyimpan nama yang sama' dan format dasar sepcrti turnaround

dokumen sumber kertas yang digantikann�. Tabel 2-1 merupakan daftar beberapa aktivitas catatan data pewsahaan yang

siklus transaksi umum dan dokumen sumber atau formulir yang digijnakan untuk mengambil kfrnlldiandlkemSS data kejadian. Contoh beberapa dokumen ini dapat ditemukan dalam Bab 12 hingga 16. sistemsebagai/np«r. Dokumen

' * * _{furnorounrfada dalam}

bemuk

Contohnya, pesanan pembelian, yang digunakan u nt u k meminta barang dagangan dari mesin yang dapat dibaca untuk

1 J., mempemudah pemroseian

pemasok, dltunjukkan pada Bab 13. selanjutnyasebagaicatatan/npor.

Dokumen turnaround (turnarounii documents) adalah oufpuf perusahaan untuk pihak

Contohnyaadalahtagihanutiiitas.

ekstemal, yang sering kali menambahkandata ke dokumen, dan kemudian mengembalikan ke perusahaan sebagai dokumen input. Dokumen turnaround ada dalam bentuk mesin yang

FIGUR 2-1 Siklus Pepgotahan Data

I

input Data Pengolahan Data Output Informasi

AknVITASBISNIS DOKUMEN SUMBER

SikhisPendapatan

Mengambil pesanan peianggan Pesanan penjualan

Mengitimkan p�nan TiketpengirimanatauM/offarf/V/j

Menerima cang tunai Notapengirimanuang atau daftar penqtrfmanuang Menyetorkanpenerimaonkas - . Sfipsetoran

Menyesualkanrekeniitgpelanggati . Memokredit SiUasPengeluaran ;

Permlntaanbarang; . a..,-.. . Daftarperointaanpembelian Memesanbarang \ ■ •. Pesanan pembelian

WenCTina barang/" ' l4»ofanpenerimaan, . ,... Memba� s�aiga barang ' ' ' ' Cek atau transfer danaelektronik SiUusSiimber Daya Manusia

Mengppufkandata�guran�nkafy�n FofmulirW-4 MencaiatwalcWbei�� Kartuwaktu

Menotatwaktu�ngdihabiskan.padapekeijaanteftentu . Kartujamkeijaataulembarwaktu

dapat dibaca untuk mempermudah pemrosesan berikutnya sebagai catatan input. Contohnya

adalah tagihan utilitas yang dikirim ke peianggan, dikembalikan bersama pembayaran peianggan, dan dibaca oleh alat perpindai khusus ketika dikembalikan.

Aiat otomatisasi data sumber {source data automation) mengambil data transaksi otomatisasi data sumber

Bab 2 Tiniaiun Pemiosesan Transaksl dan Sisiem Enierpfise Resource Planning

dalam bentuk

yang dapat dibaca mesin pada waktu dan tempat asalnya. Beberapa contohnya JalamSukyangda�

adalah ATM yang digunakan oleh bank, pemindai poin penjualan {point-of-sale—?GS) yang mesin pada waktu dan tempat

J. Ill t . t . 1 . t J J- 1 J 1 J

asalnya.Contohnya,terniitwlpoln

digunakan dalam toko ritel, serta pemmdai bar code yang digunakan dalam gudang. penjualan dan ATM. Langkah kedua dalam pemrosesan input adalah untuk memastikan data yang diambil

akurat dan lengkap. Salah satu cara untuk melakukannya adalah untuk menggunakan

32

buku besar i:mum Buku besar yang berisi ringkasan level data untuk setiap akun alctiva, kewajiban, ekuitas, pendapatan. dan beban o�anisasi.

bidoj beur pcmbantu Buku besaryang digunakan untuk mencatat data secara detaU untuk akun buku besar umum dengan banyat sub-�un terpisah. seperti piutang. persediaan. dan utang usaba.

atom kontrol

Sebuah titel yang diberikan pada akun buku besar umum yang meringkas total jumlah yar>g tercatat dalam buku besar

pembantu. Contohnya, akun kontrol piutang dalam bub besar umum merepreseniasikan tot?!jumlah utang semua pdanggan. Saldo dalam buku besar pemb�nm piutang mengindikasikan jumlah utang berdasaikan tiap-iiap pelanggan tertentu.

Bagian Satu Undasan Konseplual Sistem I nformasi Akt;n(ansi

otomatisasi data sumber alau dokumen turnaroun

d yang didesain denga n

baik dan iayar entri data. Dokumen dan laya r yang didesain dengan b aik meningkatkan akura si dan kelengkapan dengan memberikan in struksi data apa yang d ikumpuikan, mengelom pokkan secara logis informasi-informasi ya ng memiliki kedekatan, me n g gu n a ka n kotak ch

eckout atau menu pull-down untuk memb

erikan op?i yang tersed ia, dan menggunakan bayangan dan garis yang sesuai untuk memi sahkan item-item data dengan jelas. Layar inpu t data biasanya berisi

daftar semua data yang dibutuhkan pengguna u n t u k dimasukkan. Terka dang layar-layar ini men yerupai doku men s umber, dan pengguna mengisi layar menggun akan cara yang sama dengan do kumen su mb er kertas.

Pengguna dapat meningkatkan pengendalian dengan men gguna kan dokumen sumber yang sudah diberi n o mo r atau dengan memiliki sistem yang secara otomatis mengurutkan nomor untuk setiap transaksi baru. Penomoran sebelumnya menyederhanakan verifikasi semua IrajisaLsi yang telah dicatat dan tidak ada dokumen yang saiah penempatan. (Bayangkan, ketika harus mencoba untuk menyeimbangkan buku cek jika cek belum dinomori kembali).

Langkah ketiga d a l a m p e mr os es an input adalah untu k meyakinkan kebijakan

perusahaan diikuti, seperti menyetujui atau memverifikasi transaksi. Contohnya, S&S tidak ingin menjual barang ke pelanggan yang belum me mba yar tagihannya atau menjual barang u n t u k pengiriman sesegera mungkin yang keluar dari stok. Permasalflhan-permasalahan ini dicegah oleh sistem pemrograman dengan melakukan pengecekan pada batas kredit pelanggan dan catatan pembayarannya, dan juga status persediaan, sebelum mtngonfirmasi penjualan kepada pelanggan.

PENYIMPANAN DATA

Data perusahaan adalah salah satu sumber daya yang paling pentLng. Relevansi data tidak menjamin bahwa data tersebut berguna. Agar data berfungsi sebagaimana mestinya, organisasi harus siap dan bisa mengakses data tersebut dengan mudah. Oleh karena itu, akuntan perlu me mah a mi bagaimana data diatur dan disimpan dalam SIA dan bagaimana data data tersebut dapat diakses. Esensinya, akuntan harus tahu ba gaimana mengelola data untuk penggunaan perusahaan secara maksimum.

Bayangkan, seberapa sulit membaca buku teks ini jika lidak diatur ke dalam bab, bagiaa, paragraf, dan kalimat. Sekarang, bayangkan seberapa siilit bagi S&S untuk menemukan faktur jika semua dokumen dimasukkan ke dalam file cabinet secara acak. Untungnya, informasi

dalam SLA diatur agar akses mudah dan efisien. Bab ini menjelaskan konsep dan definisi pen yi mpanan data dasar.

BUKU BESAR. Informasi akuntansi kumulatif disimpan dalam buku besar umum dan buku

becar pembantu. Buku besar umum {general ledger) berisi ringkasan level data untuk setiap akun aktiva, kewajiban, ekuitas, pendapatan, dan beban organisasi. Buku besar pembantu

{subsidiary ledger) berisi data mendetail untuk beberapa akun buku besar dengan banyak

sub-akun terpisah. Contohnya, buku besar memiliki sub-akun piutang yang meringkas total jumlah yang dipinjamkan perusahaan kepada semua pelanggannya. Buku besar pembantu piutang memiliki catatan terpisah untuk setiap pelanggan, yang masing-masing berisi informasi detail seperti nama, alamat, pembelian, pe mba ya ran, saldo akun, dan batas k r e d i t Buku besar pe mba nt u sering digunakan untuk piutang, persediaan, aktiva tetap, dan utang.

Akun buku besar umum berhubungan dengan buku besar pembantu yang disebut akun Ic'ontrol {control account). Hubungan antara akun kontrol buku besar umum dan total saldo pada tiap-tiap akun buku besar pembantu me mb an tu meniaga keakuratan data SIA. Khususnya, ju mlah dari semua saldo akun buku besar pembantu yang harus sama dengan jumlah akun

Bab 2 Tinjauan Pemrosesan Iransaksi dan Sisiem [merprise Resoufce Wanning

kontrol buku besar umum yang terkait. Perbcdaan di antara keduanya mengindikasikan te

lah

terjadi kesalahan pencatatan.

T£KN1K PENGODEAN.

Data dalam buku besar disusun secara logis menggunakan te

knik

pengodean. Pengodean

(coding) adalah penetapan sistematis dari angka atau huruf

pada

item untuk mengkJasifikasi dan mengatur item-item tersebut.

• Denga

n kode ur

utan {sequ

ence code),

item yang

diberi nom

or secara b

erurutan u

ntuk

akun semua item. Setiap item yang hilang menyebabkan perbedaan dalam urutan nume

rik.

Contohnya, cek yang dinomori sebelumnya, faktur, dan pesanan pembelian.

• Dengan kode blok {block code), blok angka dicadangkan untuk kategori data terte

ntu.

Contohnya, S&S menyimpan angka berikut ini untuk kategori produk utama.

33

pengodean

Penetapan sistematis dari angka atau huruf pada item tintuk m�ngklasifikasi dan mennatuf item-item tersebut.

kode urutan

Item-item yang diberikart nomor secara berurutan sehingga perbedaan dalam kode uruian akan mengindikasikan item hilang yang sebaiknya diinvestigasi.

KODEPROOUK ioOOOOO-19�99 20(W600�2�9999 3000000-3999999 4000000�999999 J E N ISP R O D U K K om po r ele ktr ik Meslncucl Pengering

Contohnya, cek yang dinomori sebelumnya, faktur, dan pesanan pembeHan.

kode blok

6lok angka yang dicadangkan untuk kategori data tertentu,

Pengguna dapat mengidentifikasi jenis dan niodel item yang menggunakan nomor ko

de.

Contoh

_{lain meliputi nomor akun buku be�ar (diblok berdasarkan jcnis akun), no}

mor

karyawan (diblok berdasarkan departemen), dan nomor pelanggan (diblok berdasark

an

wilayah).

Kode grup (group code), merupakan dua atau lebih subgrup dari digit yang

digun-�kan

untuk kode item, sering kali digunakan dalam kaitannya dengan kode blok

. Jika

S&S menggunakan angka kode produk tujuh digit, teknik pengodean grup mun

gkin

diaplikasiknn sebagai berikut.

sehtngga akan membantu untuk mengatur data. Contohnya adalah

uaganakun.

kode grup

Du: atau lebih subgrup digit yang digunakan untuk kode item. Kode _{grup sering koli digunakan}

bersamaan dengan kode blok.

FO SiSI DIGIT 1 - 2 3 4-5 6-7 ARTI

Uni produk, ukuran, d d n corak Warna

Tahun pembuatan Fiturop sional

Ada empat subkode dalam kode produk, masing-masing dengan maksud yang

berbeda.

Pengguna dapat menyortir, meringkas, dan mengambil informasi menggunakan

satu

atau lebih subkode. Teknik ini sering kali diaplikasikan untuk nomor akun buku be

sar

umum.

Dengan kode mnemonik

{mnemonic code), huruf uan angka yang diselingi u

ntuk

mengidentifikasi item. Kode mnemonik berasal dari deskripsi item dan biasanya mud

ah

untuk dihafaL Contohnya, Dry300W05 dapat merepresentasikan low end (300), p

utih

(W),

pengering (Dry) yang dibuat olch Sears (05).

Pedoman b

erikut ini

menghasilk

an sistem

pengodean

yang lebih

baik. Kode

harus:

• konsisten dengan tujuan penggunaannya. yang mengharuskan pembuat kode menentuk

an

sistem yang diinginkan output jebelum meniilih kode;

• memungkinkan untuk penambahan. Contohnya. jangan menggunakan tiga digit unt

uk

kode karyawan dalam perusahaan yang berkcmbang cepat dengan 950 karyawan;

• sesederhana mungkin untuk meminimalkan biaya, memudahkan penghafalan

dan

interpretasi, juga memastikan dapat diterima oleh karyawan;

• konsisten dengan struktur organisasi perusahaan dan antardivisi perusahaan.

kode mnemonik

Hurufdan angka yang diselingi untuk n<engi�tif)kasi item. Kode mnemonik berasa! dari deskripsi iteni dan biasanya mudah untuk dihafal.

34

bagan akun Daftjj stinua angka yang

ditetapkan uniuk ner aca dan

iaporanlaba fugi. An gka akun

(netnunokirtkan tfansa ksi data

untuk dfkodekan, dikl asifikasikan.

dan diimsukkan ke d alam akun

yang sesuai. Bagan a kun juga

memudahkan lapora n keuangan

dan laporan persiapa n.

B�ian Satu landasa nKonsepluaiSistem inlamasiMo�tansi

BAGAN AKUN . Contoh yang sangal bai

k terkait pen godean ini adalah bagan a

kun (chart

o f account), yang merupakan daftar ang

ka yang dite tapkan unluk seliap akun b

uku bcsar

umum. Angk

a-angka akun i ni memungkinkan data transa

ksi dikodeka n, _{diklasifikasikan, dan}

dimasukkan ke dalam akun yang sesuai. B

agan akun ju ga mempermudah laporan p

ersiapan

dan laporan keuangan, karena data yang di

simpan dala m

tiap-liap akun dap at dengan mudah

diringkas unl uk presenlasi.

Namun, _{data yang tersimpan}

dalam akun r ingkasan tidakbisa dengan m

udah dianalisis

dan dilaporkan dengan lebih detail. Akibatnya, penting bahwa bagan akun berisi data yang detail untuk memenuhi kebutuhan informasi organisasi. Untuk mengilustrasikannya, pertimbangkan akibatnya jika S&S hanya menggunakan satu akun buku besar umum untuk semua transaksi penjualan. Itu akan mudah untuk menghasilkan laporan yang menunjukkan total jumlah penjualan untuk periode waktu tertentu, tetapi akan sangat sulit unluk mempersiapkan laporan terpisah antara penjualan tunai dan kredit. Memang, satu-saiunya cara untuk menghasilkan laporan terakhir adalah kembali pada catatan penjualan asli untuk mengidentifikasi sifat dari setiap transaksi penjualan. Jika S&S menggunakan akun buku besar umum yang terpisah untuk penjualan tunai dan kredit, maka laporan yang menunjukkan kedua jenis penjualan tersebut akan dapat lebih mudah disusun. Total penjualan juga d?nat dengan mudah dilaporkan berdasarkan setiap jenis penjualan.

Tabel 2-2 menunjukkan bagan akun Ashton yang dikembangkan untuk S&S. Setiap

KODE KODE

N NA.MAAKUN AKUN NAMAAKUN

100-199 AktivaLancar 330 Utang bunga akrual

101 Giro 360 Kewajiban lain�ain

102 Tabungan 400-499 Akun Ekurtas

103 Kaskecil 400 Saham biara

120 Piutang 410 Laba ditahan

125 Cadangan piutang tidaktertagih 500-599 Pendapatan

130 Wese!tagit] .. 501 Penjualan tunai

150 Persediaan 502 Penjualan kredit

160 Perlengkapan 510 Petur penjualan dan potongan

170 Sewa dibayar di muka 511 fotongan penjualan

180 AsuransI dibayar di muka 520 f�ndapatan bunga

200-299 AktivaTidakUnar 530 Pendapatan Iain-Iain

200 _Tarwh 600-799 ..iBeban

210 Gedung 500 - _{HatgaPol� Penjualan}

215 Akumuiasi depresiasi—Gedung � 611' ''Beban upali

230 Peralatari ' 612 fiebankomisi'

235 Akumuiasi depresiasi—Peralatan 613 &el>dn pajak 9»jl

240 Perabot dan periengkapan gedung 620 Bebansewa.

245 Akumuiasi depresiasi—Furnitur dan

perlengkapan (fixture) 630 Beban asuransi

250 Akttvaiain-lain 640 Bebanp�gkapan.

300-399 Kev�jiban 650 _{B�n piiitanig tklak tertagih}

300 Utang usaha 701 Beban depresiasi—Gedung

310 Utang gaji 702 Beban depresiasi—Peralatan

321 Utang pajsk pengliasiiankaryawan 703;� . Beban deprniasi�fumitur

n

322 Utang pajak FICA 710- Beban pajak penghasiian

323 Utang pajak pengangguran federal 900-999 Mun RIngkaun

nomor akun panjangnya tiga digit. Digit pertama merepresentasikan kaiegori akun utama dan

TABEL

2-2

Sampei Bagan Akun untuk S&S

Bab 2 Imjaudn Pfrnfosesan Transalsi dan Sistem fnierpfise Resotifff Planning

mengindikasikan letak akun pada laporan keuangan S&S. Oleh karena ilu, seniua aktiva lanca r

diberi nomor 100-an, dan semua aktiva tidak lancar diberi nomor 200-an, dan seterusnya. Digit kedua merepresentasikan subakim keuangan utan�a dalani setiap kategori. Sekaii lag i,

akun diberikan angka antok dicocokkan dengan urutan tampilannya pada laporan keuanga n

(untuk mengurangi likuidilas). Oleh karena itu, akun 120 merepresentasikan piutang, dan akun 150 merepresentasikan pcrsediaan.

Digit ketiga menunjukkan akun khusus tempat data transalcsi akan dimasukkan. Contohnya ,

akun 501 merepresentasikan penjualan tunai, dan akun 502 merepresentasikan penjualan krediL Sam a

halnya, alam 101 hin�a 103 merepresentasikan berbagai akun kas yang digunakan oleh S&S. Bagan akun dibuat sesuai dengan sifat dan tujuan organisasi. Contohnya, bagan ak un

untuk S&S mengindikasikan bahwa perusahaan adalah korporasi. Sebaliknya, kemitraan aka n

memasukkan akun penarikan dan modal yang terpisah untuk setiap rekanan, beserta saham bias a

dan laba ditahan. Demikian juga, karena S&S adalah perusahaan ritel, ia hanya memiliki satu jen is

akun persediaan buku besar umum. Perusahaan manufaktur, sebaliknya, akan memiliki akun buku besar umum yang terpisah untuk bahan baku, barang dalam proses {work in process—WIP), dan

persediaan barang jadi.

Ashton membuat jarak pada bagan akun S&S yang memungkinkan penainbahan aku n.

Contohnya, ketika S&S memilild kelebihan kas untuk diinvestasikan dalam pasar saham yan g

diperdagangkan, akun buku besar umrjti yang baru dapat dibuat dan diberi nomor 110. Ketik a

S&S membuka toko di masa yanr akan datang, ia akan menainbahkan t'ga digit ke tabel ak un

untuk merepresentasikan setiap toko di dalam rantai, sehingga S&S dapai meiacak item-item

pada setiap toko.

Akun buku besar penibantu sering kali memilild kode akun yang lebih panjang diHandingka n

akun buku besar umum. Pada S&S, setiap piuiang akan memiliki kode tujuh digit. Tiga di git

pertama adalah 120, kode untuk piutang. Empat digit selanjutnya mengidentifikasi hingga 10.00 0

pelanggan.

JURNAL. _{Data transaksi sering kali dicatat dalam jurnal sebelum dientri ke dalam bu}

lcu besar. En tri jurnal menunju kkan aku n dan ju mlah unt uk didebi t dan dikr edit. Jum al umum {generalj ournal) di gunakan untuk me ncatat tra nsaksi ya ng tidak s ering atau tidak ruti n seperti pembaya ran pinja man dan penyesuai an akhir periode dan jurna l penutu p. Jurnal khusus {specializ ed journa l) menca tat sejum lah besar transaksi yang ber ulang se perti pen jualan, penerima n kas, da n pengel uaran kas .

Tabel 2-3 adalah contoh jumal pei ijualan. Semua informasi transaksi dicatat dalam satu baris,

dengan setiap entri debit ke piutai� dan kredit ke penju Ian. Tidak perlu menulis penjelasan p ada

setiap entri, seperti kas pada entri jurnal umum. Untuk transaksi harian yang jumlahnya besar ,

waktu akan dapat dihemat dengan mencatat transaksi ini pada jumal penjualan dibandingka n

di jumal umum.

Kolom Post Refmenunjukkan kapan transaksi di-posting ke buku besar yang sesuai. Dalam

sistem manual>*buku besai berbentuk buki; sehingga frasa "keeping the books" atau pembukua n

mengacu pada proses menyimpan buku besar.

Figur 2-2 menunjukkan bagaimana cara menjurnal dan mem-posting transal'�i

penjualan.

Pertama, setiap penjualan kredit diktat dalam jurnal penjualan. Kemudian, setiap entri jurn al

penjualan di-postingke akun pelanggan yang sesuai pada buku besar pembantu piutang

(perhatikan

bahwa panah yang menghubungkan penjualan sebesar $1,876,50 dengan KDR Builders pad a

jumal penjualan yang didebit senilai $1.87630 pada akun buku besar pembantu piutang). Secar

a

periodik, total semua entri jumal penjualan 6i-posting ke buku besar (perhatikan bahwa panah yang menunjukkan total jurnal penjualan harian sebesar $15,511,00 di-pos/7>7� ke dalam akun

buku besar Piutang dan Penjualan Kredit).

35

jumal umum

iumal yang digunakan untuk mencatat transaksi yang tidak sering atau rutin, seperti pembayaran pinjsman dan penyesuaian akhir periode dan jumal penutup.

jumal khusus

iumal yang digunakan untuk mencatat sejumlah besar tfansaksi berulang seperti penjualan kredit, penerimaan kas. pembeiian, dan pengeluaran kas.

36

Bagian Satu iandasan Kon�pplual Sislem inlornidsi Akuniansi

FItiUR _2-2 Jurnal Penjualan (JP)

BUKU BESAR PEM Nania:K0RBuilde|7 \ Alamat 6867 Stornaway, No.Aiain:120 7135 Memphis,IN 38119-1234

1.876,50 _Tan� DesljipsI \ PostRef Debit . b�edit SalJo .

Jumlati Penjualan \ JPl 3.682,00 3.682,00 .

PENJUALAN m . 1 _Pembayaran VjPK4 3.682,00 0,00

INDIVlOU /� 15 _ppn|twlan —JK-> 1.876,50 1.876,50 BUKU

BESAR

J�mPenjinlanKrec Nomor Alain: S02

Tanggal DeskiLl _{\ Post Ref/ Debit} Kredit /iildo

Oktl4 267.762,00

14 _{Pnyuaian 12,432,00/ 280.194,00}

15 Ppnjualan\ / J P 5 • 15in,00 297.705,00

BUKU BESA MUM

Akvn: Pilitdn\i Nomor Akun; 120

Tanggal DeslmpsiX \ Post Ref Debit Kredit /�Saldo

Okt14 67.285,00

14 PenjuaLn \ \ JP4 12.432,00

79727�SU-14 PenagihSn \ VPK6 "�fsssioo

- 15 PenjualaiA y JP5 15.511,00 / , 73.066,00

JUR Hlm.S

Tanggal \ y No. Faktur Akun Didebit No. Akun PostRef Junilgh - '

OktIS _U\ Browr> Hospital Supply 120-035 ' V . 798,00. ■

15 _\u Greesnshadows Hotel Suites 120-122 V 1.267,00'

15 _\\\l53 Heathro.v Apartments, 120-057 V 5,967,00 ' 15 _{\ W} 1 MS Construction 120-173 V 2.3l2;5b- ' \ lA _{Gardenview Apartments} 120-084 V 3.290,C0 15 _\ia\ KDR Builders TOTAL 120-135 120/502 V � 1.876.50 15.yi,00 JURNAL PENJUAUN HLM.S

TANGGAL NO.FAKTUR AKUN DtDESIT NO. AKUN POSTREF JUMLAH

oirtis 151 _{Brown Hospitaf Supply} 120-035 V 798,00

15 152 Grecnshadows Hotel Suites 120-122 V 1.267,00

V 153 Heathrow Apartments 120-057 V . 5.W,00 .15 154 IMS Construction 120-173 V 2.312,50 15 155 _{Gardenview Apartments} 120-084 �} - ,3.290,00 156 KDK Builders 120-135 V - 1876,50 'V TOTAL 120/502 15�13,00