Sub Bagian Kerjasama Luar Negeri
Biro Administrasi dan Akademik
Universitas Diponegoro
2019
PANDUAN
PENGAJUAN SK TUGAS BELAJAR LUAR NEGERI
Dasar Hukum
1. Peraturan Presiden Nomor 12 Tahun 1961 tentang Pemberian Tugas Belajar (“Perpres 12/1961”);
2. Keputusan Menteri Pertama Nomor 224 Tahun 1961 tentang Peraturan Pelaksana Peraturan Presiden 12 Tahun 1961 tentang Pemberian Tugas Belajar Di Dalam dan Di Luar Negeri (“Kepmen Pertama 224/1961);
3. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 48 Tahun 2009 tentang Pedoman Pemberian Tugas Belajar Bagi Pegawai Negeri Sipil di Lingkungan Departemen Pendidikan Nasional (Pasal 16-21) (“Permendiknas 48/2009);
4. Surat Edaran Menristekdikti Nomor 01/M/SE/III/2017 5. Ps 70 UU Nomor 5 Tahun 2014
6. PP 11 Tahun 2017
7. Keputusan Menristekdikti Nomor 169/KP/M/2018 8. SE Menpan dan RB Nomor 04 tahun 2013
Tugas Belajar
Menurut Peraturan Presiden Nomor 12 Tahun 1961, tugas belajar diberikan dalam rangka menuntut ilmu, mendapatkan pendidikan atau latihan keahlian, baik di dalam maupun luar negeri dengan biaya negara atau suatu pemerintah negara asing, suatu badan internasional, atau badan swasta asing (Pasal1 ayat (1) Perpres 12/1961)
Dikatakan dalam Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 48 Tahun 2009 tentang Pedoman Pemberian Tugas Belajar Bagi Pegawai Negeri Sipil di Lingkungan Departemen Pendidikan Nasional, tugas belajar adalah penugasan yang diberikan oleh pejabat yang berwenang kepada PNS untuk melanjutkan pendidikan ke jenjang yang lebih tinggi atau setara baik di dalam maupun luar negeri, bukan atas biaya sendiri dan meninggalkan tugas sehari-hari sebagai PNS ( Pasal 1 nomor 10 Peemendiknas 48/2009)
Hal- Hal yang tidak diperbolehkan dalam pengajuan SK Tugas Belajar adalah sebagai berikut :
1. Tugas belajar dengan status CPNS;
2. Tugas belajar/perpanjangan tugas belajar tanpa jaminan pembiayaan (beasiswa);
3. Tugas belajar/Perpanjangan Tugas Belajar Luar Negeri tanpa surat izin dari Sekretariat Negara;
4. Usulan tugas belajar melebihi batas usia yang dipersyaratkan;
5. Pengusulan tugas belajar/perpanjangan tugas belajar dari unit kerja melebihi batas waktu tugas belajar/perpanjangan tugas belajar yang sudah ditetapkan;
6. Izin belajar (studi di tempat bekerja) tapi meninggalkan tugas dan kewajiban sebagai PNS;
7. Izin belajar diluar kota/luar negeri (berdampak meninggalkan tugas dan kewajiban sebagai PNS).
Langkah - langkah yang harus dilakukan dalam Pengajuan Tugas belajar adalah
1. Proses Izin Perjalanan Dinas Luar Negeri (PDLN)
Proses Izin Perjalanan Dinas harus diproses terlebih dahulu sebelum melakukan perjalanan dinas keluar negeri khususnya Program Doktor, surat izin PDLN ini merupakan salah satu syarat dari pengajuan SK Tugas Belajar, tanpa surat Izin PDLN yang dikeluarkan/diterbitkan oleh Sekretaris Negara maka Etubel tidak akan diproses oleh Kemenristekdikti.
Surat Izin Setneg merupakan Landasan atau dasar dari pembuatan/pengajuan SK Tugas Belajar.
Dokumen yang harus disiapkan (File bentuk .pdf, maks.2MB)
1. Surat Pengantar dari Fakultas 2. Fotocopy KTP
3. Fotocopy Kartu Pegawai
4. Letter of Acceptance (LoA) dari Perguruan Tinggi Luar Negeri 5. Surat Jaminan Biaya (antara lain DIPA, surat dari donor,
kontrak/perjanjian/MoU ); (download dlm sistem ) 6. Daftar Riwayat Hidup singkat (download dlm sistem )
7. Surat Perjanjian Tugas Belajar ( Bermaterai) (download dlm sistem)
8. Jadwal Kegiatan
9. Penjelasan relevansi, urgensi/alasan penugasan;
10. Bagi Pegawai Negeri Sipil melampirkan persetujuan dari pejabat yang menjadi atasannya ( Surat Tugas)
1 2 4 3 5 7 6 8
Setelah Dokumen Lengkap, silahkan melakukan pendaftaran izin PDLN melalui WEB IO (https://io.undip.ac.id/) Klik PDLN kemudian melengkapi data dan mengupload semua dokumennya.
2. Pengajuan SK Tugas Belajar
Setelah mengajukan surat izin PDLN maka langkah selanjutnya adalah melengkapi dokumen untuk proses pengajuan SK Tugas Belajar.
Proses Pengajuan Tugas Belajar terdiri dari : a. Tugas Belajar
b. Perpanjangan Tugas Belajar
Alur Tugas Belajar Luar Negeri
Fakultas/ Pemohon http://bit.ly/tubel_LN Pimpinan Universitas KSLN http://etubel.ristekdikti.go.id / Yes No etubel.ristekdikti SK KEMENDIKBUD
a. Tugas Belajar
Dokumen yang harus disiapkan untuk pengajuan Tugas belajar dan Dokumen dalam format Pdf mak.2 MB adalah sebagai berikut:
1. Surat Pengantar dari fakultas 2. SK CPNS
3. SK Kenaikan Pangkat Terakhir/SK PNS bagi yang belum pernah naik pangkat sama sekali
4. SK Jabatan Terakhir (Lembar 1 dan Perhitungan Kum) 5. Surat Perjanjian Tugas Belajar
6. Surat Jaminan Pembiayaan Tugas Belajar (Pengumuman/Keterangan Beasiswa)
7. Surat Rekomendasi Kelulusan dari Tempat Studi (Pengumuman diterima dari Tempat Studi)
8. Surat Izin Perjalanan Dinas Luar Negeri 9. Surat Keterangan Sehat Jasmani dan Rohani 10. Kartu PNS Elektronik/Karpeg
11. SKP 12. KP4
13. Akta Nikah (Jika Sudah Menikah)
14. Surat Rekomendasi dari Atasan Langsung (Lampiran III-B dari Permen 48 Tahun 2009, TTD Dekan/Wakil Dekan)
15. Surat Keterangan dari Pimpinan Unit Kerja (Lampiran III-C dari Permen 48 Tahun 2009, TTD Dekan/Wakil Dekan)
16. Surat Pernyataan (Lampiran III-D dari Permen 48 Tahun 2009, TTD Dekan/Wakil Dekan)
17. Surat Pernyataan dari Ybs Bahwa Seluruh Data yang Diisikan Benar Diketahui Dekan (Format Terlampir)
Cara Pengajuan :
1. Siapkan dokumen yang dimaksud.
2. Silahkan lakukan pendaftaran ke Bagian Kerjasama Luar Negeri dengan Link http://bit.ly/tubel_LN atau scan barcode dibawah ini
http://bit.ly/tubel_LN
3. Silahkan mengisi data dan mengupload semua dokumen dalam sistem google drive kami.
4. Setelah data masuk dalam sistem, bagian Kerjasama Luar Negeri akan memproses surat pengantar yang ditujukan ke Biro Sumber Daya Manusia Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi (bagi PNS) dan pengajuan SK Tugas Belajar yang ditujukan pada Rektor Universitas Diponegoro (Non PNS)
5. Bagi PNS silahkan melanjutkan pendaftaran ke aplikasi
http://etubel.ristekdikti.go.id kemudian melengkapi data dan mengupload semua dokumen Petunjuk Operasional Aplikasi Tugas Belajar (eTubel)
6. Baik berkas yang discan maupun yang tidak discan tetap dikirimkan ke Universitas disertai dengan surat permohonan dari Fakultas, untuk diajukan ke Biro Sumber Daya Manusia Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi dengan surat usul dari Fakultas. (Mohon diurutkan sesuai dengan keterangan
di atas sebanyak 3 (tiga) rangkap dan dimasukkan kedalam Map folder)
7. Setelah itu dapat mendownload Surat Perjanjian Tugas Belajarnya dan Ditandatangani Oleh Wakil Rektor Akademik dan Kemahasiswaan (2 rangkap dan bermaterai semua)
8. Apabila surat Perjanjian Tugas Belajar sudah jadi, silakan diupload ke dalam aplikasi Etubel
9. Apabila Surat Izin Perjalanan Dinas Luar Negeri sudah disetujui oleh Kementerian Luar Negeri, mohon untuk diupload ke dalam sistem (bagi PNS)
10. Setelah data diri dan dokumen lengkap maka klik bagian Pernyataan dan apabila sudah setuju maka klik Tombol Setuju 11. Proses selanjutnya akan dilakukan verifikasi dokumen oleh admin
PTN.
b. Perpanjangan Tugas Belajar
Dalam Pengajuan tugas belajar terdiri SK Tugas Belajar dan Perpajangan SK Tugas Belajar. Perpanjangan dapat dilakukan dua kali, yaitu dapat melakukan perpanjangan dapat diajukan per semester ataupun dapat diajukan langsung 2 semester (1 tahun) dan diproses 6 bulan sebelum masa berakhir SK Tugas Belajarnya
Berkas yang harus discan (File bentuk .pdf, maks.2MB)
1. SK Tugas Belajar
2. Surat Rekomendasi Perpanjangan Tugas Belajar dari Tempat Studi
3. Surat Rekomendasi Perpanjangan dari Unit Kerja (Lampiran IV-B dari Permen 48 Tahun 2009, TTD Dekan/Wakil Dekan)
4. Surat Persetujuan Perpanjangan Dari Sekretariat Negara
5. SK Kenaikan Pangkat Terakhir (Jika terjadi perubahan pangkat ketika tugas belajar)
6. SK Kenaikan Jabatan Terakhir (Jika terjadi perubahan jabatan ketika tugas belajar)
7. Surat Rekomendasi Perpanjangan Pembiayaan Tugas Belajar (disiapkan Universitas)
Berkas yang tidak discan
1. Laporan Kemajuan Studi Dosen 2. Matriks Laporan Kemajuan Studi
Cara Pengajuan :
1. Siapkan berkas-berkas yang dimaksud.
2. Langkah selanjutnya hampir sama dengan pengajuan SK Tugas Belajar tapi pilihannya adalah Perpanjangan Tugas Belajar.
Catatan : Jika ada pertanyaan lebih lanjut tentang eTubel bagi Dosen
yang studi di dalam negeri, bisa menghubungi Kerjasama Luar Negeri Undip
Format Surat Pernyataan dari Ybs Bahwa Seluruh Data yang Diisikan Benar Diketahui Dekan
SURAT PERNYATAAN
Yang bertandatangan di bawah ini :
Nama :
NIP :
Pangkat, golongan ruang :
Jabatan :
Unit Kerja :
Jenjang Studi :
Program Studi :
Tempat Studi :
Dengan ini menyatakan bahwa seluruh data yang saya isikan adalah benar dan dapat dipertanggungjawabkan serta siap dengan konsekuensi yang ada apabila data tersebut tidak benar.
Demikian surat pernyataan tersebut saya buat dengan sebenar-benarnya dan untuk digunakan sebagaimana mestinya.
Mengetahui, Dekan
Nama NIP
Semarang,
Yang Membuat Pernyataan
Nama NIP
Lampiran III-B dari Permen 48 Tahun 2009
KOP SURAT UNIT KERJA
SURAT REKOMENDASI
NOMOR ...
Yang bertanda tangan di bawah ini :
Nama : ... NIP : ... Pangkat, golongan ruang : ... Jabatan : ... Unit Kerja : ... dengan ini menerangkan bahwa :
Nama :
NIP :
Tempat, tanggal lahir : Pangkat, golongan ruang : Jabatan : Kualifikasi akademik : Unit Kerja : Alamat tempat tinggal :
menurut pertimbangan kami memenuhi syarat untuk mengikuti tugas belajar pada program studi di Nagoya University jurusan/bidang ilmu International Development fakultas International Development pada... mulai bulan... tahun...sampai dengan bulan...tahun..., sesuai rencana kebutuhan organisasi.
Demikian surat keterangan ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.
Tempat, tanggal tanda tangan.
Jabatan pejabat yang menandatangani. tanda tangan ....
Nama lengkap atasan... NIP…...
Lampiran III-C dari Permen 48 Tahun 2009
KOP SURAT UNIT KERJA
SURAT KETERANGAN NOMOR ...
Yang bertanda tangan di bawah ini :
Nama : ...
NIP : ...
Pangkat, golongan ruang : ...
Jabatan : ...
Unit Kerja : ...
dengan ini menerangkan, bahwa bidang ilmu ... yang diikuti oleh Sdr...mempunyai hubungan atau sesuai dengan tugas pekerjaannya berdasarkan rencana kebutuhan dalam rangka peningkatan pengetahuan, kemampuan, keterampilan, serta sikap dan kepribadian profesional pegawai.
Demikian surat keterangan ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.
Tempat, tanggal tanda tangan.
Jabatan pejabat yang menandatangani. tanda tangan ....
Nama lengkap atasan... NIP…...
Lampiran III-D dari Permen 48 Tahun 2009
KOP SURAT UNIT KERJA
SURAT PERNYATAAN
NOMOR ...
Yang bertanda tangan di bawah ini :
Nama : ... NIP :... Pangkat, golongan ruang :... Jabatan : ... Unit Kerja : ... dengan ini menyatakan dengan sesungguhnya, bahwa sdr...:
a. tidak sedang mengajukan upaya hukum keberatan ke Badan Pertimbangan Kepegawaian (BAPEK);
b. tidak sedang/dalam proses penjatuhan hukuman disiplin tingkat sedang atau tingkat berat;
c. tidak sedang menjalani hukuman disiplin tingkat sedang atau tingkat berat; d. tidak sedang dalam proses perkara pidana, baik tindak pidana kejahatan
maupun pelanggaran;
e. tidak sedang melaksanakan kewajiban ikatan dinas;
f. tidak sedang/dalam melaksanakan pendidikan dan pelatihan untuk penjenjangan;
g. tidak pernah gagal dalam tugas belajar yang disebabkan oleh kelalaiannya; h. tidak pernah dibatalkan mengikuti tugas belajar karena kesalahan yang
bersangkutan;
i. tidak sedang menjalankan cuti di luar tanggungan negara.
Demikian surat pernyataan ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.
Tempat, tanggal tanda tangan.
Jabatan pejabat yangmenandatangani. tanda tangan ....
Nama lengkap atasan... NIP…...
KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
UNIVERSITAS DIPONEGORO
Gedung Widya Puraya Jalan Prof. Sudarto, S.H. Tembalang Semarang Kode Pos 50275 Tel. (024) 7460024 Faks. (024) 7460027
www.undip.ac.id | email: humas[at]live.undip.ac.id
PERJANJIAN TUGAS BELAJAR
Nomor ...
Pada hari ini …… tanggal …. bulan ……… tahun 2020 bertempat di Universitas Diponegoro Semarang, yang bertanda tangan di bawah ini:
1. Nama : Prof. Budi Setiyono, S.Sos., M.Pol.Admin., Ph.D
NIP : 197110111997021001
Pangkat, golongan ruang : Pembina Tingkat 1, IV/b
Jabatan : Wakil Rektor I
Unit Kerja : Universitas Diponegoro
Alamat kantor : Jl. Prof Soedarto Tembalang Semarang
yang selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA
2. Nama :
NIP :
Tempat, tanggal lahir :
Pangkat, golongan ruang :
Jabatan :
Kualifikasi akademik
Unit kerja :
Alamat tempat tinggal :
yang selanjutnya disebut PIHAK KEDUA
Berdasarkan pertimbangan pasal-pasal yang tercantum dalam Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 48 tahun 2009 tanggal 12 Agustus 2009 tentang Pedoman Pemberian Tugas Belajar Bagi Pegawai Negeri Sipil Di Lingkungan Departemen Pendidikan Nasional, PIHAK PERTAMA dan PIHAK KEDUA, secara bersama-sama sepakat dan menyetujui isi perjanjian tugas belajar dengan ketentuan sebagai berikut.
Pasal 1
(1) PIHAK PERTAMA menugaskan PIHAK KEDUA untuk melaksanakan tugas belajar.
(2) PIHAK KEDUA bersedia menerima dan melaksanakan tugas belajar yang diberikan oleh PIHAK PERTAMA sebagaimana dimaksud dalam ayat (1).
Pasal 2
PIHAK KEDUA, mengikuti pendidikan Doktor pada program studi di Luar Negeri jurusan/bidang ilmu ……….. fakultas ……… pada University ……. mulai bulan ………….. tahun 2020 sampai dengan bulan ……. tahun 20…. dan dapat diperpanjang 2 (dua) semester.
Pasal 3 a. PIHAK PERTAMA berhak atas:
a. pelaksanaan ikatan dinas PIHAK KEDUA di unit kerja asal;
b. pembayaran sejumlah ganti rugi atas biaya pendidikan yang telah dikeluarkan PIHAK PERTAMA kepada PIHAK KEDUA apabila PIHAK KEDUA lalai melaksanakan kewajibannya.
b. PIHAK KEDUA berhak atas: a. biaya tugas belajar; b. kenaikan pangkat; c. kenaikan gaji berkala;
d. daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan (DP3); e. masa kerja.
Pasal 4 (1) PIHAK PERTAMA berkewajiban untuk:
a. membiayai tugas belajar; b. memberikan kenaikan pangkat; c. memberikan kenaikan gaji berkala; d. memberikan DP3;
e. memonitor pelaksaan tugas belajar. (2) PIHAK KEDUA berkewajiban untuk:
a. menyerahkan tugas sehari-hari kepada atasan langsung atau pejabat lain yang ditunjuk;
b. melaporkan kepada Perwakilan Republik Indonesia di negara tempat tugas belajar dilaksanakan;
c. melaporkan alamat lembaga pendidikan dan tempat tinggal kepada pimpinan unit kerja;
d. melaporkan perubahan alamat tempat tinggal kepada pimpinan unit kerja;
e. melaporkan perkembangan pelaksanaan tugas belajar per-semester kepada pimpinan unit kerja;
f. melaporkan perkembangan pelaksanaan tugas belajar kepada Perwakilan Republik Indonesia di negara tempat tugas belajar sebagai bahan pertimbangan pejabat dalam pemberian DP3;
g. kembali ke unit kerja asal pada kesempatan pertama setelah berakhirnya masa tugas belajar;
h. melapor secara tertulis kepada pimpinan unit kerja 1 (satu) bulan setelah yang bersangkutan menyelesaikan tugas belajar atau berakhir masa melaksanakan tugas belajar;
i. menyerahkan 1 (satu) buah disertasi dan ijazah asli yang diperoleh kepada PIHAK PERTAMA;
j. melaksanakan ikatan dinas di unit kerja asal menurut lamanya mengikuti tugas belajar;
k. membayar sejumlah ganti rugi atas biaya pendidikan yang telah dikeluarkan kepada negara apabila membatalkan secara sepihak tugas belajar yang harus dilaksanakannya, membatalkan perjalanannya ke tempat belajar, tidak mendapat hasil yang sewajarnya dalam waktu yang teah ditetapkan karena kelalaiannya, tidak melaksanakan ikatan dinas baik untuk seluruhnya maupun untuk sebagian masa ikatan dinas yang telah ditentukan sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku sesuai Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 48 Tahun 2009 (Penjelasan ada pada Pasal 7)
Pasal 5
PIHAK PERTAMA dapat membatalkan pemberian tugas belajar apabila PIHAK KEDUA tidak memenuhi syarat, lalai, tidak mampu dan mengundurkan diri, atau adanya kepentingan dinas, atau adanya kondisi di luar kemampuannya.
Pasal 6
PIHAK KEDUA tidak dapat alih status, mengundurkan diri, atau pindah unit kerja/instansi lain selama menjalankan ikatan dinas.
Pasal 7
(1) PIHAK KEDUA yang tidak melaksanakan kewajibannya dikenakan sanksi:
a. hukuman disiplin berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku; dan b. mengembalikan/menyetor ke kas negara sejumlah biaya yang telah dikeluarkan
selama tugas belajar ditambah 100%.
(2) Sanksi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf b, selain ditanggung oleh PIHAK KEDUA, juga oleh keluarga.
Pasal 8
Apabila ada hal-hal yang belum diatur dalam perjanjian kerja ini, maka para pihak dapat mempedomani Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor 48 tanggal 12 bulan Agustus tahun 2009 tentang Pedoman Pemberian Tugas Belajar Bagi Pegawai Negeri Sipil Di Lingkungan Departemen Pendidikan Nasional.
Demikianlah Surat Perjanjian Tugas Belajar ini dibuat dan ditandatangani oleh kedua belah pihak dengan sesungguhnya tanpa tekanan dan paksaan dari pihak lain, dibuat dalam rangkap 3 (tiga) dimana lembar pertama dan lembar kedua di atas kertas bermeterai cukup, yang dipegang oleh PIHAK PERTAMA dan PIHAK KEDUA, dan lembar ketiga sebagai arsip di bagian yang mengurusi kepegawaian.
PIHAK PERTAMA PIHAK KEDUA.
Prof. Budi Setiyono, S.Sos., M.Pol.Admin., Ph.D ………..
