MANUAL USER APLIKASI PLN DAILY
(ROLE USER) VERSI 2.00
(PENAMBAHAN FITUR ABSENCE & SHFT)
PT. PLN (PERSERO) KANTOR PUSAT DIVISI SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI
2021
DAFTAR ISI
1 PANDUAN MENGGUNAKAN APLIKASI ... 4
1.1 MOBILE VERSION ... 4
1.1.1 ATTENDANCE ... 4
1.1.1.1 LANDING PAGE ... 4
1.1.1.2 REGISTER DEVICE PAGE ... 5
1.1.1.3 LOGIN PAGE ... 5
1.1.1.4 HOME PAGE ... 6
1.1.1.5 CLOCK IN PAGE ... 6
1.1.1.6 CLOCK IN DETAIL PAGE ... 7
1.1.1.7 CLOCK OUT PAGE ... 8
1.1.1.8 CLOCK OUT DETAIL PAGE ... 9
1.1.1.9 ATTENDANCE PAGE ... 10
1.1.1.10 HISTORY PAGE ... 10
1.1.1.11 HISTORY DATE PAGE ... 11
1.1.1.12 CORRECTION PAGE ... 11
1.1.1.13 BACKLOG PAGE... 12
1.1.1.14 APPROVAL PAGE ... 12
1.1.1.15 APPROVAL NAMA PAGE ... 13
1.1.1.16 MY ATTENDANCE ... 13
1.1.1.17 ACCOUNT PAGE ... 13
1.1.2 ABSENCE... 15
1.1.2.1 ABSENCE PAGE ... 15
1.1.2.2 ABSENCE REQUEST PAGE ... 15
1.1.2.3 ABSENCE HISTORY ... 16
1.1.2.4 ABSENCE APPROVAL... 16
1.1.3 SHIFT ... 17
1.1.3.1 LANDING PAGE SCHEDULE SHIFT SETUP ... 17
1.1.3.2 SCHEDULE SHIFT REQUEST ... 18
1.1.3.3 SCHEDULE SHIFT HSTORY ... 18
1.1.3.4 SCHEDULE SHIFT APPROVAL ... 19
1.1.3.5 LANDING PAGE SCHEDULE SHIFT EXCHANGE ... 20
1.1.3.6 SCHEDULE SHIFT EXCHANGE REQUEST ... 20
1.1.3.7 SCHEDULE SHIFT EXCHANGE HISTORY ... 21
1.1.3.8 SCHEDULE SHIFT EXCHANGE APPROVAL ... 22
1.1.3.9 MY TEAM SCHEDULE ... 22
1.2 APLIKASI WEB ... 23
1.2.1 ATTENDANCE ... 23
1.2.1.1 LANDING PAGE SCHEDULE SHIFT SETUP ... 23
1.2.1.2 LOGIN PAGE ... 23
1.2.1.3 DASHBOARD PAGE ... 24
1.2.1.4 ATTENDANCE HISTORY PAGE ... 24
1.2.1.5 ADD CORRECTION PAGE ... 25
1.2.1.6 ATTENDANCE HISTORIES PAGE ... 25
1.2.1.7 REPORT PAGE ... 26
1.2.1.8 MY ATTENDANCE ... 26
1.2.2 ABSENCE... 27
1.2.2.1 REQUEST ABSENCE ... 27
1.2.2.2 ABSENCE APPROVAL... 27
1.2.3 SHIFT ... 29
1.2.3.1 SHIFT EXCHANGE REQUEST ... 29
1.2.3.2 SHIFT EXCHANGE APPROVAL ... 30
1.2.3.3 MY TEAM SCHEDULE ... 30
1.2.4 CONFIGURATION PAGE ... 32
1.2.4.1 CHANGE OFFICE ... 32
1.2.4.2 CHANGE ATASAN ... 32
1.2.4.3 DEVICE ... 32
1.2.5 APPROVAL PAGE ... 34
1.2.5.1 APPROVAL ATASAN PAGE... 34
1.2.5.2 ACCOUNT PAGE ... 34
1 PANDUAN MENGGUNAKAN APLIKASI
Aplikasi absensi pegawai multiplatform yang digunakan oleh pegawai PT PLN (Persero).
1.1 MOBILE VERSION
Untuk platform android dapat didownload di Playstore dan untuk platform iOS dapat didownload di AppStore.
1.1.1 ATTENDANCE 1.1.1.1 LANDING PAGE
Untuk login melalui SSO atau Register Device bagi pegawai yang belum pernah mendaftarkan device hp nya
1.1.1.2 REGISTER DEVICE PAGE
Register Device bagi pegawai yang belum pernah mendaftarkan device hp nya Register Device bagi pegawai yang belum pernah mendaftarkan device hp nya
1.1.1.3 LOGIN PAGE
Untuk login melalui SSO bagi user pegawai yang telah terdaftar
1.1.1.4 HOME PAGE
Halaman Home untuk Absen Clock IN dan Clock Out serta terdapat menu Attendance dan Bottom Navigation untuk halaman Notification dan Account
1.1.1.5 CLOCK IN PAGE
Saat Clock IN, aplikasi akan membaca koordinat device untuk mendapatkan koordinat
Jika user di dalam radius (max radius 100 meter ), Swipe layar ke kiri untuk melihat detail
pilih tombol CLOCK IN
1.1.1.6 CLOCK IN DETAIL PAGE
Di dalam range radius
Jika user di luar radius,
Swipe layar ke kiri untuk melihat detail
Diminta untuk mengisikan uraian kegiatan yang sedang/akan dilakukan, serta eviden berupa foto melalui kamera device, pilih tombol CLOCK IN
1.1.1.7 CLOCK OUT PAGE
Saat Clock OUT, aplikasi akan membaca koordinat device untuk mendapatkan koordinat
Jika user di luar radius, Swipe layar ke kiri untuk melihat detail pilih tombol CLOCK OUT
Jarak koordinat diluar radius
1.1.1.8 CLOCK OUT DETAIL PAGE
Jika user di luar radius,
Swipe layar ke kiri untuk melihat detail
Diminta untuk mengisikan uraian kegiatan yang sedang/akan dilakukan, serta eviden berupa foto melalui kamera device, pilih tombol CLOCK OUT
1.1.1.9 ATTENDANCE PAGE
Terdapat menu untuk menuju halaman History, Backlog ,Approval dan My Attendance
1.1.1.10 HISTORY PAGE
Pilih tanggal untuk melihat detail data absensi,
Serta pilih menu Add Correction untuk mengoreksi absen
1.1.1.11 HISTORY DATE PAGE
Data Clock IN dan Clock OUT sesuai tanggal yang dipilih.
Dengan detail data dan status icon untuk informasi
1.1.1.12 CORRECTION PAGE
Halaman ini untuk mengoreksi absen Clock IN maupun Clock OUT beserta eviden nya selama masih dalam masa tanggal koreksi yang ditentukan oleh admin absensi
1.1.1.13 BACKLOG PAGE
Halaman ini berisi data absen Clock IN atau Clock OUT yang belum terkirim ke server (saat user absen offline). Dan menu untuk upload ke server, terletak di bawah kanan.
Jika memilih menu untuk pload ke server akan muncul
konfirmasi upload data.
1.1.1.14 APPROVAL PAGE
Halaman ini berisi data bawahan yang perlu dilakukan approval, list nama yang dapat di pilih
1.1.1.15 APPROVAL NAMA PAGE
Halaman ini berisi data absen Clock IN atau Clock OUT bawahan yang perlu dilakukan approval, dapat memilih Single Approve dengan cara Swipe Right list atau Reject dengan cara Swipe Left list yang dipilih Serta dapat melakukan Reject or Approve ALL
1.1.1.16 MY ATTENDANCE
Menu ini digunakan untuk merekap data kehadiran yang dilakukan karyawan. Data yang ditampilkan awal adalah data pada bulan saat ini, namun karyawan dapat melihat data dibulan sebelumnya dengan menggunakan fitur filter data.
1.1.1.17 ACCOUNT PAGE
Halaman ini berisi data detail account user yang login, dan dapat memilih menu Logout untuk keluar dari aplikasi
1.1.2 ABSENCE
Menu Absence Merupakan Fitur untuk mengajukan Absence seperti Cuti Tahunan, Cuti besar, Sakit dan semisalnya. Absence yang diajukan akan diapprove oleh Atasan langsung atau yang terdaftar di PLN Daily.
1.1.2.1 ABSENCE PAGE
- Absence Request untuk mengajukan Cuti - History fitur untuk melihat data riwayat cuti - Approval fitur untuk melakukan Persetujuan
terhadap Cuti Staf/Bawahannya
1.1.2.2 ABSENCE REQUEST PAGE
1. Pilih jenis Absence
2. Pilih tanggal awal dan tanggal akhir absen
3. Cantumkan foto atau dokumen yang diperlukan, sifatnya tidak wajib
4. Masukkan alasan pengajuan absen 5. Jika sudah tap Send
1.1.2.3 ABSENCE HISTORY
Menu ini digunakan untuk melihat detail status pengajuan Cuti yang telah dikirimkan. Absence Detail dapat digunakan untuk membatalkan pengajuan Cuti apabila statusnya masih diajukan (Submitted) Atau belum diApprove oleh Atasan.
1.1.2.4 ABSENCE APPROVAL
Menu ini digunakan oleh Atasan untuk memberikan persetujuan Pengajuan Cuti staffnya.
1. Dari halaman Home, Tap menu Absence 2. Tap sub menu Approval
3. Pilih salah satu Cuti yang akan disetujui
4. Untuk menyetujui silahkan tap Approve dan untuk menolak silahkan masukkan Note terlebih dahulu lalu tap Reject
1.1.3 SHIFT
- Schedule setup adalah fitur untuk mengajukan shift atau perubahan jam kerja
- Shift Exchange adalah fitur untuk mengajukan pertukaran shift dengan pegawai lain
- My Team Schedule adalah fitur untuk melihat daftar shift Staffnya atau bawahannya
1.1.3.1 LANDING PAGE SCHEDULE SHIFT SETUP
- Request adalah fitur untuk mengajukan Shift atau perubahan jadwal kerja
- History adalah fitur yang berisi daftar riwayat pengajuan shift
- Approval adalah fitur untuk memberikan
persetujuan oleh atasan kepada Staff/Bawahannya yang mengajukan shift
1.1.3.2 SCHEDULE SHIFT REQUEST
Cara mengajukan Schedule Setup :
1. Masuk ke Shift, pilih Schedule Setup, dan pilih Request:
2. Pilih Start Date (Tanggal awal) 3. Pilih End Date (Tanggal akhir)
4. Pilih shift yang akan diajukan pada tanggal terpilih
5. Apabila hendak mengajukan beberapa periode sekaligus, tap pada ikon Plus. Apabila tidak jadi menambahkan periode silahkan tekan ikon Recycle (tempat sampah)
6. Isikan alasan mengajukan jadwal pada kolom notes
7. Jika sudah sesuai, silahkan tap tombol Send
1.1.3.3 SCHEDULE SHIFT HSTORY
Menu ini digunakan untuk melihat daftar dari schedule setup yang pernah diajukan oleh user beserta melihat detail dari pengajuan.
1.1.3.4 SCHEDULE SHIFT APPROVAL
Menu ini digunakan Oleh Atasan untuk memberikan persetujuan bagi Staff/Bawahannya yang mengajukan shift schedule.
1.1.3.5 LANDING PAGE SCHEDULE SHIFT EXCHANGE
- Request adalah fitur untuk mengajukan
pergantian atau pertukaran Shift dengan pegawai lain
- History adalah fitur yang berisi daftar riwayat pengajuan pergantian atau pertukaran shift - Approval adalah fitur untuk memberikan
persetujuan oleh atasan untuk Staff/Bawahannya yang mengajukan pergantian dan pertukaran shift
1.1.3.6 SCHEDULE SHIFT EXCHANGE REQUEST
v
1. Pilih jenis pertukaran yang akan diajukan, aktifkan saklar Request Off apabila ingin bertukar shift dengan libur. Pilih Different Date apabila ingin bertukar shift di hari lain. Pilih Same Date bila ingin bertukar shift untuk hari yang sama.
2. Selanjutnya pilih tanggal shift yang akan diajukan untuk bertukar.
3. Apabila Same Date atau Request Off dipilih maka Shift Exchange Date tidak perlu diganti.
Akan tetapi bila memilih Different Date maka tanggal bisa dipilih selain tanggal yang sama.
4. Selanjutnya pilih employee yang akan diajak untuk bertukar shift.
5. Berikutnya masukkan alasan pertukarang shift pada kolom Notes.
6. Apabila sudah sesuai, tap tombol Send.
1.1.3.7 SCHEDULE SHIFT EXCHANGE HISTORY
Menu ini digunakan untuk melihat history pengajuan pertukaran shift. User bisa melakukan filter agar bisa melihat history pengajuan ditahun sebelumnya.
User bisa mengakses menu ini dengan cara, Pilih Shift, lalu pilih Shift Exchange, berikutnya pilih History.
1.1.3.8 SCHEDULE SHIFT EXCHANGE APPROVAL
Menu ini digunakan oleh atasan dan pegawai yang diajukan bertukar shift untuk memberikan persetujuan terhadap pengajuan pertukaran shift .
User bisa mengakses menu ini dengan cara, Pilih Shift, lalu pilih Shift Exchange, berikutnya pilih Approval.
1.1.3.9 MY TEAM SCHEDULE
Menu ini digunakan untuk memonitor Jadwal Shift Bawahan atau Staff.
User bisa mengakses menu ini dengan cara, Pilih Shift, lalu pilih My Team Schedule.
1.2 APLIKASI WEB
Untuk versi web PLN Daily dapat diakses melalui url: https://daily.pln.co.id/ dan dapat menggunakan jaringan intranet dan internet.
1.2.1 ATTENDANCE
1.2.1.1 LANDING PAGE SCHEDULE SHIFT SETUP
Halaman pertama user mengakses aplikasi PLN Daily, terdapat menu untuk menuju login page
1.2.1.2 LOGIN PAGE
Halaman login SSO, login menggunakan username dan password akun korporat.
1.2.1.3 DASHBOARD PAGE
Halaman Dashboard yang terdapat ringkasan data yang perlu dikoreksi dan jumlah yang perlu di approval, jika user role atasan atau admin
1.2.1.4 ATTENDANCE HISTORY PAGE
Halaman Attendance History, pilih tanggal untuk melihat history koreksi absen pilih menu Add Correction untuk melakukan koreksi absen CLOCK IN/CLOCK OUT
1.2.1.5 ADD CORRECTION PAGE
Pop up form koreksi absen, koreksi absen dapat dilakukan jika periode tanggal koreksi telah dibuka oleh admin absen
1.2.1.6 ATTENDANCE HISTORIES PAGE
Halaman Attendance Histories, dari tanggal yang telah dipilih dari halaman Attendance History. Terdapat data detail koreksi absen CLOCK IN/ CLOCK OUT
1.2.1.7 REPORT PAGE
Halaman Report berisi data absen user yang login, yang dikirim ke SAP
1.2.1.8 MY ATTENDANCE
Menu ini digunakan untuk merekap data kehadiran yang dilakukan karyawan. Data yang ditampilkan awal adalah data pada bulan saat ini, namun karyawan dapat melihat data dibulan sebelumnya dengan menggunakan fitur filter data.
1.2.2 ABSENCE
1.2.2.1 REQUEST ABSENCE
Menu Request Absence berfungsi untuk mengajukan cuti seperti cuti tahunan , cuti besar, sakit dan semisalnya.
Cara untuk mengajukan Cuti di PLN Daily : 1. Klik tombol Request
2. Pilih jenis Absence
3. Pilih tanggal awal dan tanggal akhir absen
4. Cantumkan foto atau dokumen yang diperlukan, sifatnya tidak wajib
5. Masukkan alasan pengajuan absen 6. Jika sudah klik Send
Permohonan cuti akan masuk ke menu approval atasan untuk dilakukan persetujuan atau penolakan.
1.2.2.2 ABSENCE APPROVAL
Menu ini berfungsi memberikan persetujuan bagi Staffnya yang mengajukan permohonan cuti.
Untuk melakukan persetujuan atau menolak dapat dilakukan sekaligus dengan menggunakan fitur select All.
1.2.3 SHIFT
1.2.3.1 SHIFT EXCHANGE REQUEST
Menu ini digunakan untuk mengajukan pertukaran shift dengan karyawan lainnya. Shift yang dapat ditukar adalah yang berbeda tanggal, di tanggal yang sama, dan bertukar dengan waktu off.
Cara mengajukan Shift Exchange :
1. Pilih jenis pertukaran yang akan diajukan, aktifkan saklar Request Off apabila ingin bertukar shift dengan libur. Pilih Different Date apabila ingin bertukar shift di hari lain. Pilih Same Date bila ingin bertukar shift untuk hari yang sama.
2. Selanjutnya pilih tanggal shift yang akan diajukan untuk bertukar.
3. Apabila Same Date atau Request Off dipilih maka Shift Exchange Date tidak perlu diganti.
Akan tetapi bila memilih Different Date maka tanggal bisa dipilih selain tanggal yang sama.
4. Selanjutnya pilih employee yang akan diajak untuk bertukar shift.
5. Berikutnya masukkan alasan pertukarang shift pada kolom Notes.
6. Apabila sudah sesuai, klik tombol Send.
1.2.3.2 SHIFT EXCHANGE APPROVAL
Menu ini digunakan pegawai yang diajak bertukar shift dan atasan, untuk memberikan persetujuan pada shift exchange yang diajukan.
1.2.3.3 MY TEAM SCHEDULE
Menu ini digunakan untuk memonitor jadwal shift Bawahan atau Staffnya.
Data yang ditampilkan scara default adalah data bulan berjalan.
1.2.4 CONFIGURATION PAGE 1.2.4.1 CHANGE OFFICE
Halaman Configuration berisi Tab form untuk melakukan permohonan perubahan data office, atasan dan list history device yang terdafar dalam PLN Daily
1.2.4.2 CHANGE ATASAN
Form permohonan change atasan
1.2.4.3 DEVICE
List Devices yang terdafar dalam PLN Daily
1.2.5 APPROVAL PAGE
1.2.5.1 APPROVAL ATASAN PAGE
Halaman ini berisi data absen Clock IN atau Clock OUT bawahan yang perlu dilakukan approval, dapat memilih Single Approve atau Reject dengan cara memilih menu approve atau reject. Serta dapat melakukan Reject or Approve ALL dan melihat eviden foto yang dilampirkan user
1.2.5.2 ACCOUNT PAGE
Pop up halaman ini berisi data account user yang login, terdapat juga menu logout untuk keluar dari aplikasi dan SSO.