PEMANFAATAN ICT PADA SEKTOR PUBLIK
Studi Kasus Perpustakaan
Oleh: A. Ridwan Siregar Universitas Sumatera Utara
Pendahuluan
Selama abad keduapuluh terjadi pertumbuhan signifikan sektor publik terutama pada masyarakat industri maju. Diperkirakan sekitar tiga puluh hingga lima puluh persen dari produk domestik bruto suatu negara digunakan oleh pemerintah untuk mengurus sejumlah fungsi-fungsi penting dan vital mulai dari urusan pertahanan dan keamanan nasional hingga taman kanak-kanak, termasuk di dalamnya pelayanan perpustakaan. Sektor ini mempekerjakan sekitar sepuluh hingga tiga puluh persen dari seluruh angkatan kerja yang ada.
Perkembangan pesat teknologi informasi dan komunikasi (ICT) memberikan pengaruh besar pada cara manusia hidup dan bekerja. ICT dapat memperbaiki kualitas kerja dan produktivitas, dan disebutkan juga mampu mendorong proses demokratisasi di banyak negara. Peningkatan akses terhadap arus informasi mengabaikan sensor resmi dan dapat memberdayakan gerakan masyarakat madani. Pengaruh dari industri informasi pada masyarakat juga dirasakan oleh komunitas perpustakaan. Peralihan dari publikasi cetak ke digital mempengaruhi cara pustakawan memilih, mengumpulkan, mengorganisasikan dan menyebarluaskan informasi. Kurikulum pendidikan perpustakaan diubah untuk menghasilkan lulusan yang dipersiapkan untuk menghadapi perubahan kebutuhan tersebut.
ICT yang didefinisikan sebagai ‘cara-cara elektronik dalam pengumpulan, pemrosesan, penyimpanan, dan pengkomunikasian informasi’ yang terdiri dari perangkat keras, perangkat lunak dan jaringan komputer telah melahirkan revolusi digital. Globalisasi ekonomi berlangsung secara paralel dengan revolusi digital. Demikian juga halnya dengan perpustakaan tradisional yang masih dan akan tetap berdiri, tetapi perpustakaan digital (e-library) eksis dan berjalan paralel dengan perpustakaan tradisional. Koleksi perpustakaan elektronik bahkan tumbuh melampaui pertumbuhan koleksi cetak.
Di sisi lain, perpustakaan seperti halnya kebanyakan otoritas publik dilihat sebagai birokrasi yang belum mampu mengadopsi dengan sukses langkah perubahan yaitu ciri-ciri ekonomi informasi global saat ini. Keterbelakangan ini diasumsikan sebagai pencorot di antara pengguna ICT. Otoritas publik modern seharusnya mengumpulkan sejumlah besar data standar tentang berbagai hal yang menyangkut penduduk dan dunia usaha. Data tersebut disimpan pada register resmi sehingga kemudian dapat digunakan dalam berbagai situasi pengambilan keputusan. Dengan demikian otoritas publik termasuk perpustakaan diharapkan dalam banyak hal berada di antara pengguna utama ICT.
Pengalaman sejumlah organisasi publik dalam mengambil manfaat dari perkembangan ICT untuk merekayasa ulang sistem informasi dan organisasinya agar lebih efisien dan produktif adalah sesuatu yang perlu disebarluaskan dan dijadikan sebagai pembanding untuk memajukan pelayanan sektor publik lainnya. Keberhasilan suatu perpustakaan mengambil manfaat dari ICT memberikan pengaruh ganda terhadap efisiensi dan produktivitas baik organisasi maupun pengguna pelayanannya. Tulisan ini dimaksudkan sebagai pengungkapan berbagai aspek pemanfaatan ICT pada perpustakaan pada umumnya dan Perpustakaan USU pada khususnya.
Pemanfaatan ICT Pada Perpustakaan
Pemanfaatan ICT pada perpustakaan dapat dikategorikan ke dalam dua kelompok yaitu automasi perpustakaan dan pelayanan digital.
Automasi Perpustakaan
Automasi perpustakaan adalah komputerisasi kegiatan rutin dan operasi sistem kerumahtanggaan perpustakaan (library housekeeping) yang mencakup pengadaan, pengatalogan, termasuk penyediaan katalog online (OPAC), pengawasan sirkulasi dan serial. Dengan kata lain perpustakaan terautomasi adalah suatu perpustakaan yang menggunakan sistem terautomasi untuk penanganan sebagian atau seluruh kegiatan rutinnya. Uraian tentang automasi perpustakaan kita mulai dengan melihat pada perpustakaan terautomasi secara keseluruhan. Ketiga fungsi utama perpustakaan dalam gambar disajikan dalam bentuk kotak.
Pembukuan Pengadaan Akses terhadap:
Anggaran Belanja Sirkulasi Lokasi Dokumen
Inventaris Pengatalogan Informasi Bibliografis
Laporan Statistik Pengawasan Serial Informasi Teks Penuh
Pengolahan Kata Pengiriman Laporan Berkala
Fungsi pendukung administratif adalah fungsi yang bersifat umum, dilakukan di perpustakaan dan juga di organisasi jenis lain. Fungsi pendukung perpustakaan adalah fungsi yang berkaitan dengan pengembangan dan pemeliharaan koleksi perpustakaan. Fungsi temu-balik adalah fungsi yang mendukung akses informasi. Setiap fungsi tersebut menggunakan informasi dari fungsi lain. Sistem perpustakaan terpadu (integrated library
Perpustakaan Terautomasi Fungsi Pendukung Administratif Fungsi Pendukung Perpustakaan Fungsi Temu-balik Informasi
system) menyatukan semua fungsi di atas sehingga semua modul dapat saling berinteraksi satu sama lain.
Automasi perpustakaan, khususnya pengembangan database katalog merupakan embrio lahirnya online searching yang sempat populer di negara maju sebelum penggunaan internet meluas. Automasi perpustakaan pada awalnya banyak dikembangkan pada perpustakaan besar dan jenis komputer yang digunakan pada umumnya adalah mainframe yang harga dan biaya pemeliharaannya tergolong mahal. Perkembangan kemampuan komputer PC dan teknologi jaringan client/server serta tersedianya berbagai jenis perangkat lunak perpustakaan off-the-shelf, menjadikan automasi bukan lagi sesuatu yang mahal.
Pelayanan Digital
Pelayanan digital adalah penyediaan fasilitas akses jauh (remote access) dan publikasi elektronik. Perpustakaan elektronik adalah suatu lingkungan perpustakaan dimana berbagai objek informasi (dokumen, citra, suara dan klip video) disimpan dan diakses dalam bentuk digital. Jumlah artikel jurnal dan artikel lepas sebagai publikasi elektronik tumbuh dan berkembang dengan pesat. Dokumen-dokumen lama didigitalisasi agar dapat diakses secara elektronik, termasuk bahan kelabu (grey materials) yang sebelumnya sulit untuk diperoleh.
Perkembangbiakan sumberdaya informasi elektronik yang didukung oleh perkembangan pesat di bidang sistem RADAR (resource access, discovery, and retrieval) termasuk diantaranya fungsi WWW, menjadikan akses informasi digital sebagai alternatif yang semakin penting dalam pemenuhan kebutuhan informasi masyarakat. Dalam proses komunikasi, penulis menggunakan internet untuk menjangkau audiens yang lebih luas, mengabaikan penerbit tradisional, editor dan komunitas pustakawan.
Pengalaman Perpustakaan
Pada akhir milenium yang lalu, Perpustakaan USU memiliki sepuluh tahun pengalaman dalam mengembangkan perpustakaan ke arah suatu pelayanan perpustakaan pendidikan tinggi yang ideal. Perpustakaan mencari berbagai peluang untuk mengembangkan pelayanannya termasuk pemanfaatan teknologi informasi. Ada empat aspek yang menjadi perhatian perpustakaan yaitu manajemen dan operasional, pengembangan koleksi, automasi perpustakaan, dan jaringan. Dalam mengembangkan keempat aspek tersebut, perpustakaan menghadapi berbagai kesulitan. Masalah yang paling utama adalah hal-hal yang berkaitan dengan pengadaan produk luar negeri dengan anggaran standar dalam negeri seperti berlangganan jurnal dan pengadaan perangkat lunak perpustakaan.
Untuk mengatasi masalah di atas, perpustakaan terus berusaha mencari solusi alternatif. Berkaitan dengan keterbatasan judul jurnal cetak, perpustakaan memfasilitasi akses internet sekaligus dengan staf bantuan penelusuran. Pertumbuhan pesat jurnal elektronik mendorong perpustakaan untuk memfasilitasi layanan akses melalui jaringan kampus. Berkaitan dengan perangkat lunak, perpustakaan mengembangkan sendiri (in-house)
sistem berbasis komputer menggunakan program generic CDS/ISIS dan dBase. Cantuman katalog dibangun mengikuti standar ISO-2709. Program ini masih digunakan hingga saat ini dan salah satu modulnya yaitu katalog online dapat diakses melalui jaringan kampus. Pertumbuhan pesat penggunaan fasilitas perpustakaan (lihat Tabel-1) dan peningkatan beban kerja (lihat Tabel-2 dan 3), dan keterbatasan jumlah tenaga kerja (lihat Tabel-4), telah mendorong perpustakaan untuk menyempurnakan sistem tersebut secara terus menerus dengan menyediakan fungsi yang lebih banyak sesuai dengan tuntutan pengguna dan manajemen perpustakaan.
Table-1: Penggunaan Fasilitas Perpustakaan
Indicator 1998 Growth(%) 1999 Growth(%) 2000 Growth(%)
Average Growth
(%)
Internet access 2,327 41.0 11,398 389.8 54,090 375.0 268.4
Internet articles downloaded 587 67.7 1,747 66.4 2,970 70.0 68.0
Reference enquiries 2,952 13.0 4.412 49.4 5,824 32.00 31.4
Photocopying 350,465 17.2 379,859 8.4 584,919 54.00 26.5
The library web site visited*) 8,730 25.6 10,240 17.3 13,174 28.6 23.8
Book shelved 541,712 13,9 606,418 19.3 793,563 30.9 21.4
Loans 188,192 4.7 206,613 9.7 301,623 46.0 20.1
Audio-visual use 4,421 17.9 4,171 -5.6 6,167 48.0 20.1
Visitor 503,697 1.4 521,072 3.4 686,835 31.8 12.2
Library manual distributed**) 5,100 5.9 5,665 11.1 6,096 7.6 8.2
User trained 124 7.8 128 3.2 139 8.6 6.5
LIS student in service training 82 3.8 86 4.9 87 1.2 3.3
Members card issued 19,853 -0.9 21,046 6.0 21,184 0.6 1.9
Interlibrary service 289 16.6 223 -22.8 241 8.1 0.6
*)Including USU Digital Library *)Distributed to newcomer students
Table-2: Koleksi Perpustakaan
Indicator 1998 Growth(%) 1999 Growth(%) 2000 Growth(%) AverageGrowth (%) ADB Depository 1,199 22.3 1,619 35.0 1,948 20.3 25.8 USU Depository 11,893 10.7 14,535 22.2 15,305 5.2 12.7 Non-printed Materials 1,035 12.5 1,116 7.8 1,217 9.0 9.7 Books 298,815 3.9 310,091 3.7 322,080 3.8 3.8 Serial Volumes 82,487 2.3 84,232 2.1 86,245 2.3 2.2 WB Depository*) - - - - 90 - -Total 395,429 4.0 411,593 4.1 426,885 3.7 3.9 *) Start in year 2000
Table3: Aktivitas Pemrosesan Utama
Indicator 1998 1999 2000 ProcessingAverage
Book copies barcoded 18,709 20,143 15,531 18,128
Tittle catalogued 6,819 11,199 10,034 9,351
Volume bound/repaired 11,606 5,570 5,507 7,561
Catalog record added 3,410 6,810 4,903 5,041
Document digitized 80 140 170 130
Tabel-4: Jumlah Staf
Formal Education 1998 1999 2000
Masters in LIS 1 1 2
Sarjana in LIS 5 5 6
Diploma in LIS 10 9 8
Sarjana in other field 14 15 15
Diploma in other field 5 3 3
Non-degree*) 36 42 39
Total 71 75 73
*)Including 12 persons security guard, electrician and gardener
Pengembangan sistem untuk pencapaian target perpustakaan didukung oleh tersedianya infrastruktur jaringan kampus sepanjang 8.000 meter kabel fiber optic yang mulai dibangun sebelum krisis ekonomi pada tahun 1997 (lihat Gambar-1 dan 2). Jaringan ini menghubungkan perpustakaan dengan semua fakultas dan unit. Jaringan ini digunakan sebagai intranet dan akses internet.
Dengan tersedianya infrastruktur di atas, perpustakaan mengembangkan layanan digital yang berfungsi untuk mengidentifikasi, mendownload, merestrukturisasi dan mempromosikan informasi berbasis digital melalui situs perpustakaan: library.usu.ac.id. Fungsi lainnya dari layanan ini adalah membantu dan membimbing pengguna perpustakaan dalam penelusuran literatur jurnal elektronik dan sumberdaya web lainnya. Layanan ini digunakan oleh banyak mahasiswa pascasarjana dan dosen.
Rencana Ke Depan
Dalam periode 2002 hingga 2005 diperkirakan akan terjadi perubahan penting cara pelayanan informasi yang sekarang ditawarkan dan layanan baru menggunakan teknologi baru diperkenalkan. Faktor-faktor yang menjadi hambatan dalam penggunaan sistem berbasis komputer akan ditingkatkan efisiensi dan efektifitasnya dalam hal pengolahan data dan temu-balik informasi baik dari sumber lokal maupun jauh. Selain itu, ada kecenderungan ke arah pengguna perorangan yang memiliki akses ke sumberdaya informasi terkomputerisasi dan interaksi dengan perpustakaan menggunakan berbagai
cara. Selain itu, akan terjadi perubahan penting ke arah kerjasama yang luas pada tingkat regional melalui sistem jaringan.
Berkaitan dengan hal di atas, Perpustakaan USU merencanakan peningkatan kualitas pelayanannya dengan menyediakan koleksi book, journal, course material, dan e-catalog yang dapat diakses dari jauh selama 24 jam sehari dan 7 hari dalam seminggu melalui internet dan intranet. Interaksi dengan perpustakaan juga akan dikembangkan melalui jaringan termasuk perpanjangan pinjaman, pemesanan, dan pelayanan pertanyaan rujukan.
Untuk mencapai tujuan di atas, strategi yang dipilih adalah sebagai berikut:
1) Merancang-ulang sistem automasi perpustakaan dengan sistem terintegrasi penuh 2) Menyediakan fasilitas e-journal
3) Mendigitalisasi karya-karya universitas, dan
4) Menfasilitasi bahan-bahan pendukung mata kuliah berbasis web.
Indikator target kinerja yang akan dicapai hingga akhir tahun 2005 diringkaskan sebagai berikut:
Tabel-5: Indikator Target Kinerja
Indicator Baseline Midterm Final
Number of book collection 322,080
Number of e-journal collection 0
Number of gray materials digitized 50
Number of web-based course supporting
materials available 0
Number of loans (library transaction) 301,623
Number of internet access in the library 54,090
Number of internet articles downloaded in the library
2,970
Number of the library website visited 13,174
Number of inter library service 241
Kesimpulan
Pengembangan akses informasi elektronik di perpustakaan bermula dari pengembangan automasi kerumahtanggaan, dimana para pustakawan mulai memperoleh pengalaman menyediakan pelayanan komunikasi interaktif melalui OPAC. Dan selanjutnya, penyediaan bahan-bahan berbasis elektronik dalam bentuk CD untuk dimuat dalam komputer stand-alone dan jaringan lokal. Pada tahap berikutnya mulai menyediakan akses ke jaringan internet, membuat home page perpustakaan dan menyajikan OPAC untuk akses jauh (remote access). Dan seterusnya mulai terlibat dalam memproduksi sumberdaya informasi digital dengan mengembangkan bahan-bahan digital sebagai koleksi e-library.
Rujukan
Fullan, Riff. 2001. ICT-enabled development colaboration at the national level:
The Bellanet perspective. <http://www.bellanet…/fullan_sri_lanka.doc>. (29/10/01).
Ilavski, Sharon. 2001. The evolution of ICT in the new millennium.
<http://evaonline.euro.org/Progress/20000101123011_163.html>. (9/11/01) Kasvio, Antti. 2001. ICT in the public sector.
<http://www.info.uta.fi/winsoc/engl/lect/STATE.html>. (29/10/01).
Kinnel, Margaret and Anne Morris. 2001. Connecting UK public libraries:
ICT impacts on communities. <http://www.lboro.ac.uk>. (9/11/01)
Wigand, Dianne Lux. 2001. Information technology in organizations:
Impact on structures, people, and tasks.
To Campus Network
Internet Public Access
Switching Hub IntraNetware Server Web Server System Administrator General Adm. Circulation Control Public Catalogue Circulation Control Cataloguing Hub 10BaseT 16 Ports Hub 10BaseT 16 Ports Public Catalogue Acquisition Digital Service Hub 10BaseT 16 Ports
Figure-7.1: The University Central Library Network
LattisHub 10BaseT 16 Ports LattisHub 10BaseT 16 Ports LattisHub 10BaseT 16 Ports LattisHub 10BaseT 16 Ports LattisHub 10BaseT 16 Ports LattisHub 10BaseT 16 Ports LattisHub 10BaseT 16 Ports LattisHub 10BaseT 16 Ports 100 MBps 100 MBps 10 MBps 10 MBps Bay Networks Model 28200 10 MBps 10 MBps 10 MBps University Central Library Computing Centre Faculty of Dentistry University Central Administration Faculty of Medicine
Faculty of Public Health Postgraduate Program Faculty of Engineering Research Institute University Press Faculty of Letters Faculty of Law
Faculty of Social and Political Sciences
Faculty of Economics
Faculty of Mathematics and Natural Sciences Faculty of Agriculture 10 MBps 10 MBps 10 MBps 10 MBps 10 MBps 100 MBps Bay Networks Model 28200 Bay Networks Model 28200 Bay Networks Model 28200 LattisHub 10BaseT 16 Ports LattisHub 10BaseT 16 Ports Bay Networks Model 28200 LattisHub 10BaseT 16 Ports 100 MBps LattisHub 10BaseT 16 Ports 10 MBps 10 MBps
Figure-7.2: The Padang Bulan Campus Network Topology
