BADAN PENGAWAS OBAT DAN MAKANAN REPUBLIK INDONESIA

(1)

BADAN PENGAWAS OBAT DAN MAKANAN REPUBLIK INDONESIA

PERATURAN KEPALA BADAN PENGAWAS OBAT DAN MAKANAN REPUBLIK INDONESIA

NOMOR 6 TAHUN 2016 TENTANG

PEDOMAN TATA NASKAH DINAS

DI LINGKUNGAN BADAN PENGAWAS OBAT DAN MAKANAN

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

KEPALA BADAN PENGAWAS OBAT DAN MAKANAN REPUBLIK INDONESIA,

Menimbang : a. bahwa dalam upaya mewujudkan tertib administrasi penyusunan dan pengelolaan naskah dinas sesuai dengan perkembangan organisasi Badan Pengawas Obat dan Makanan, dipandang perlu menata kembali jenis dan bentuk naskah dinas dan prosedur pengelolaan naskah dinas di Lingkungan Badan Pengawas Obat dan Makanan;

b. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a, perlu menetapkan Peraturan Kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan tentang Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Badan Pengawas Obat dan Makanan;

(2)

- 2 -

Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2009 tentang Bendera, Bahasa, dan Lambang Negara, serta Lagu Kebangsaan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 109, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5035);

2. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-undangan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 53 Tambahan Lembaran Negara Nomor 4389); 3. Keputusan Presiden Nomor 103 Tahun 2001 tentang

Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi, dan Tata Kerja Lembaga Pemerintah Non Departemen sebagaimana telah beberapa kali diubah terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 3 Tahun 2013;

4. Keputusan Presiden Nomor 110 Tahun 2001 tentang Unit Organisasi dan Tugas Eselon I Lembaga Pemerintah Non Departemen sebagaimana telah beberapa kali diubah terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 4 Tahun 2013;

5. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 80 Tahun 2012 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah;

6. Keputusan Kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan Nomor 02001/SK/KBPOM Tahun 2001 tentang Organisasi dan Tata Kerja Badan Pengawas Obat dan Makanan sebagaimana telah diubah dengan Keputusan Kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan Nomor HK.00.05.21.4231 Tahun 2004;

7. Peraturan Kepala Arsip Nasional Nomor 2 Tahun 2014 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 432);

(3)

- 3 -

8. Peraturan Kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan Nomor 14 Tahun 2014 tentang Organisasi dan Tata Kerja Unit Pelaksana Teknis di Lingkungan Badan Pengawas Obat dan Makanan (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor 1714);

9. Peraturan Kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan Nomor 10 Tahun 2015 tentang Logo Badan Pengawas Obat dan Makanan (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2015 Nomor 1150);

MEMUTUSKAN:

Menetapkan : PERATURAN KEPALA BADAN PENGAWAS OBAT DAN MAKANAN TENTANG PEDOMAN TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN BADAN PENGAWAS OBAT DAN MAKANAN.

Pasal 1

Menetapkan dan mengesahkan Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Badan Pengawas Obat dan Makanan sebagaimana tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan ini.

Pasal 2

Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Badan Pengawas Obat dan Makanan ini merupakan petunjuk pelaksanaan bagi para pejabat struktural dan fungsional dalam melaksanakan tata naskah dinas di lingkungan satuan organisasi atau unit kerja masing-masing baik di Pusat maupun di Unit Pelaksana Teknis di Lingkungan Badan Pengawas Obat dan Makanan.

Pasal 3

Pada saat Peraturan Kepala Badan ini mulai berlaku, Keputusan Kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan Nomor HK.00.05.1.244.0534 Tahun 2009 tentang Pedoman

(4)

- 4 -

Tata Naskah Dinas Badan Pengawas Obat dan Makanan dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.

Pasal 4

Peraturan Kepala Badan ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.

Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Kepala Badan ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik Indonesia.

Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 18 April 2016

KEPALA BADAN PENGAWAS OBAT DAN MAKANAN REPUBLIK INDONESIA,

ttd.

ROY A. SPARRINGA

Diundangkan di Jakarta pada tanggal 25 April 2016

DIREKTUR JENDERAL

PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN

KEMENTERIAN HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA,

ttd.

WIDODO EKATJAHJANA

(5)

LAMPIRAN

PERATURAN KEPALA BADAN PENGAWAS OBAT DAN MAKANAN REPUBLIK INDONESIA

NOMOR 6 TAHUN 2016 TENTANG

PEDOMAN TATA NASKAH DINAS

DI LINGKUNGAN BADAN PENGAWAS OBAT DAN MAKANAN

PEDOMAN TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN BADAN PENGAWAS OBAT DAN MAKANAN

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang

Tata naskah dinas sebagai salah satu unsur administrasi umum, antara lain, meliputi pengaturan tentang jenis dan penyusunan naskah dinas, penggunaan lambang negara, logo dan cap dinas, penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar, pengurusan naskah dinas korespondensi, kewenangan, perubahan, pencabutan, pembatalan produk hukum, dan ralat.

Dengan diundangkannya Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2009 tentang Bendera, Bahasa, dan Lambang Negara, serta Lagu Kebangsaan, Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang Pembentukan Peraturan Perundang-Undangan, Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 80 Tahun 2012 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah dan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) Nomor 2 Tahun 2014 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas, maka perlu mewujudkan keseragaman pemahaman dan pelaksanaan tertib administrasi penyelenggaraan pemerintahan di lingkungan Badan Pengawas Obat dan Makanan, serta untuk menunjang kelancaran penyelenggaraan tugas administrasi secara berdaya guna dan berhasil guna, maka Keputusan Kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan Nomor HK.00.05.1.24.0214 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Badan Pengawas Obat dan Makanan perlu disempurnakan.

(6)

- 2 -

B. Maksud dan Tujuan

a. Maksud

Penyusunan Pedoman Tata Naskah Dinas ini dimaksudkan sebagai acuan penyelenggaraan tata naskah dinas di lingkungan Badan Pengawas Obat dan Makanan.

b. Tujuan

Pedoman Tata Naskah Dinas Badan Pengawas Obat dan Makanan bertujuan menciptakan kelancaran komunikasi tulis yang efektif dan efisien dalam penyelenggaraan pemerintahan.

C. Sasaran

Sasaran penetapan pedoman tata naskah dinas di lingkungan Badan Pengawas Obat dan Makanan meliputi:

a. Tercapainya kesamaan pengertian dan pemahaman dalam penyelenggaraan tata naskah dinas di lingkungan Badan Pengawas Obat dan Makanan;

b. Terwujudnya keterpaduan penyelenggaraan tata naskah dinas dengan unsur lainnya dalam lingkup administrasi umum;

c. Terwujudnya kemudahan dan kelancaran dalam komunikasi tulis;

d. Tercapainya efektivitas dan efisiensi penyelenggaraan tata naskah dinas.

D. Asas

Pedoman tata naskah dinas di lingkungan Badan Pengawas Obat dan Makanan ini disusun berdasarkan asas sebagai berikut:

1. Efektif dan Efisien

Penyelenggaraan tata naskah dinas perlu dilakukan secara efektif dan efisien dalam penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah dinas, spesifikasi informasi, serta dalam penggunaan bahasa Indonesia yang baik, benar, dan lugas.

2. Pembakuan

Naskah dinas diproses dan disusun menurut tata cara dan bentuk yang telah dibakukan.

3. Pertanggungjawaban

Penyelenggaraan tata naskah dinas dapat dipertanggungjawabkan dari segi isi, format, prosedur, kewenangan, dan keabsahan.

(7)

- 3 -

4. Keterkaitan

Kegiatan penyelenggaraan tata naskah dinas dilakukan dalam satu kesatuan sistem administrasi umum.

5. Kecepatan dan Ketepatan

Naskah dinas harus dapat diselesaikan secara cepat, tepat waktu, dan tepat sasaran dalam redaksional, prosedural, dan distribusi.

6. Keamanan

Tata naskah dinas harus aman dalam penyusunan, klasifikasi, penyampaian kepada yang berhak, distribusi, pemberkasan dan kearsipan.

E. Ruang Lingkup

Ruang lingkup pedoman tata naskah dinas di lingkungan Badan Pengawas Obat dan Makanan meliputi:

1. pengaturan tentang jenis dan format naskah dinas; 2. penyusunan naskah dinas;

3. pejabat penanda tangan naskah dinas;

4. penggunaan lambang negara dan logo dalam naskah dinas; serta 5. pemberian nomor surat.

(8)

- 4 -

F. Pengertian Umum

Dalam Keputusan ini yang dimaksud dengan:

1. Administrasi umum adalah rangkaian kegiatan administrasi yang meliputi tata naskah dinas, penamaan lembaga, singkatan dan akronim, kearsipan, serta tata ruang perkantoran.

2. Naskah Dinas adalah komunikasi tulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan Badan Pengawas Obat dan Makanan dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan.

3. Tata Naskah Dinas adalah penyelenggaraan komunikasi tulis yang meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan penyimpanan naskah dinas, serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.

4. Format adalah susunan dan bentuk naskah yang menggambarkan tata letak dan redaksional, serta penggunaan lambang negara, logo, dan cap dinas.

5. Penanda Tangan Naskah Dinas adalah pejabat yang menandatangani naskah dinas sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasan pada jabatannya.

6. Unit Kerja adalah satuan organisasi di lingkungan Badan Pengawas Obat dan Makanan setingkat Eselon II di Pusat dan Balai Besar/Balai POM di daerah.

7. Lambang Negara adalah gambar burung Garuda Pancasila dengan semboyan Bhineka Tunggal Ika.

8. Logo adalah gambar dan huruf sebagai identitas Badan Pengawas Obat dan Makanan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

(9)

- 5 -

BAB II

JENIS DAN FORMAT NASKAH DINAS

Jenis naskah dinas terdiri atas dua macam, yaitu naskah dinas arahan dan naskah dinas korespondensi. Kedua jenis naskah dinas tersebut dijelaskan sebagai berikut :

A. Naskah Dinas Arahan

Naskah Dinas Arahan merupakan naskah dinas yang memuat kebijakan pokok atau kebijakan pelaksanaan yang harus dijadikan pedoman dan dilaksanakan dalam penyelenggaraan tugas dan kegiatan di lingkungan Badan Pengawas Obat dan Makanan berupa produk hukum yang bersifat pengaturan, penetapan dan penugasan.

Naskah Dinas Arahan terdiri atas:

1. Naskah Dinas Pengaturan

Naskah Dinas Pengaturan terdiri atas peraturan, pedoman, petunjuk pelaksanaan, Standar Operasional Prosedur (SOP), dan surat edaran.

a. Peraturan

Ketentuan lebih lanjut tentang Naskah Dinas Arahan berupa Peraturan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

1) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan

Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani Peraturan adalah Kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan.

2) Pengundangan

Agar setiap orang mengetahuinya, peraturan yang telah ditetapkan oleh Kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan diundangkan dalam Berita Negara Republik Indonesia melalui Kementerian Hukum dan HAM c.q. Direktorat Jenderal Peraturan Perundang-undangan.

3) Pengabsahan

Pengabsahan merupakan suatu pernyataan bahwa sebelum digandakan dan didistribusikan dengan sah, suatu Peraturan telah dicatat dan diteliti sehingga dapat diumumkan oleh pejabat yang bertanggung jawab di bidang hukum.

(10)

- 6 -

Pengaturan pengabsahan ditentukan sebagai berikut:

a) Pada ruang tanda tangan pejabat yang mengesahkan Peraturan, diketik ttd. (singkatan dari tertanda).

b) Pengabsahan dicantumkan di bawah ruang tanda tangan sebelah kiri bawah, terdiri dari kata “Salinan sesuai dengan aslinya” dan ditandatangani oleh Kepala Biro Hukum dan Hubungan Masyarakat.

4) Distribusi dan Penyebarluasan

Peraturan yang telah ditetapkan disampaikan kepada pihak yang berhak secara cepat dan tepat waktu, lengkap serta aman. Pendistribusian peraturan diikuti dengan tindakan pengendalian.

5) Hal-Hal yang Perlu Diperhatikan

a) Seluruh halaman naskah Peraturan menggunakan kop dengan gambar lambang negara Burung Garuda Emas tanpa alamat. b) Naskah asli Peraturan dibuat 3 (tiga) rangkap dengan ketentuan:

(1) 2 (dua) rangkap diparaf disetiap lembar/halaman oleh Kepala Biro Hukum dan Hubungan Masyarakat.

Pada ruang penandatanganan nama pejabat yang mengesahkan disebelah kiri di paraf oleh Kepala Biro Hukum dan Hubungan Masyarakat dan sebelah kanan diparaf oleh Sekretaris Utama.

(2) 1 (satu) rangkap lainnya tidak diparaf.

c) Naskah asli dan salinan peraturan yang diparaf harus disimpan sebagai pertinggal.

b. Pedoman 1) Pengertian

Pedoman adalah naskah dinas yang memuat acuan yang bersifat umum di lingkungan Badan Pengawas Obat dan Makanan yang perlu dijabarkan ke dalam petunjuk operasional dan penerapannya disesuaikan dengan tugas dan fungsi Badan Pengawas Obat dan Makanan.

Pedoman dibuat dalam rangka menindaklanjuti kebijakan yang lebih tinggi dan pengabsahannya ditetapkan dengan Peraturan/Keputusan Kepala Badan POM.

(11)

- 7 -

3) Susunan a) Lampiran

Pedoman yang mengatur eksternal dan internal dicantumkan sebagai lampiran Peraturan, sedangkan pedoman yang hanya mengatur internal dicantumkan sebagai lampiran Keputusan. Pedoman dicantumkan sebagai lampiran Peraturan ditulis diatas kertas menggunakan logo lambang negara Burung Garuda Emas dan nama Badan Pengawas Obat dan Makanan serta tulisan lampiran “lampiran peraturan”, “nomor”, dan “tentang” dengan menggunakan huruf kapital serta ditempatkan di sebelah kanan rata kiri sedangkan Pedoman yang dicantumkan sebagai lampiran Keputusan ditulis diatas kertas dengan menggunakan logo Badan POM dan nama Badan Pengawas Obat dan Makanan serta tulisan lampiran “Lampiran Keputusan”, “nomor”, dan “tentang” dengan menggunakan huruf kapital serta ditempatkan di sebelah kanan rata kiri.

b) Kepala

Bagian kepala pedoman terdiri dari:

(1) tulisan “pedoman” dengan menggunakan huruf kapital dan dicantumkan di tengah atas;

(2) rumusan judul pedoman yang ditulis secara simetris dengan huruf kapital.

c) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh pedoman terdiri dari

(1) pendahuluan, yang berisi latar belakang, maksud dan tujuan, ruang lingkup, dan pengertian umum;

(2) materi pedoman.

(3) penutup, yang terdiri dari hal yang harus diperhatikan dan penjabaran lebih lanjut.

d) Kaki

Bagian penutup pedoman terdiri atas:

(1) nama jabatan pejabat yang menandatangani, yang ditulis dalam huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma; (2) tanda tangan;

(3) nama lengkap, yang ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar.

(12)

- 8 -

CONTOH 1 A

FORMAT PEDOMAN YANG DITANDATANGANI OLEH KEPALA BADAN POM

LAMPIRAN PERATURAN KEPALA…….……… REPUBLIK INDONESIA NOMOR ... TAHUN ... TENTANG………..………. PEDOMAN ……….……… PEDOMAN ... A. Latar Belakang ………... B. Maksud dan Tujuan

………... C. Sasaran ………... D. Asas ………... E. Ruang Lingkup ………... F. Pengertian Umum ………... A. ………... B. dan seterusnya A. ………... B. dan seterusnya NAMA JABATAN, Tanda tangan dan Cap Jabatan NAMA LENGKAP Lambang Negara NAMA INSTANSI BAB II BAB III Lambang Negara dan nama jabatan yang telah dicetak Penulisan Lampiran Judul Pedoman yang ditulis dengan huruf kapital Memuat latar belakang tentang ditetapkannya pedoman, maksud dan tujuan, ruang lingkup dan pengertian umum Terdiri dari konsepsi dasar/ pokok-pokok/isi pedoman Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf kapital BAB I PENDAHULUAN

(13)

- 9 -

CONTOH 1B

FORMAT PEDOMAN YANG DITANDATANGANI OLEH SELAIN KEPALA BADAN

LAMPIRAN KEPUTUSAN KEPALA…….……… NOMOR ... TAHUN ... TENTANG………..………. PEDOMAN ……….……… A. Latar Belakang ………... B. Maksud dan Tujuan

………... C. Sasaran ………... D. Asas ………... E. Ruang Lingkup ………... F. Pengertian Umum ………... A. ………... B. dan seterusnya A. ………... B. dan seterusnya NAMA JABATAN, Tanda tangan dan Cap Jabatan NAMA LENGKAP

c. Petunjuk Pelaksanaan 1) Pengertian

Petunjuk pelaksanaan adalah naskah dinas pengaturan yang memuat cara pelaksanaan kegiatan, termasuk urutan pelaksanaannya.

Petunjuk Pelaksanaan dibuat dalam rangka menindaklanjuti kebijakan yang lebih tinggi dan pengabsahannya ditetapkan dengan Peraturan/Keputusan Kepala Badan POM.

BAB I PENDAHULUAN KOP BADAN POM BAB II BAB III Logo dan nama Badan POM yang telah dicetak Penulisan Lampiran Judul Keputusan yang ditulis dengan huruf kapital Memuat latar belakang tentang ditetapkannya pedoman, maksud dan tujuan, ruang lingkup dan pengertian umum Terdiri dari konsepsi dasar/ pokok-pokok Isi Pedoman Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf kapital

(14)

- 10 -

3) Susunan a) Lampiran

Petunjuk pelaksanaan yang mengatur eksternal dan internal dicantumkan sebagai lampiran Peraturan, sedangkan Petunjuk pelaksanaan yang hanya mengatur internal dicantumkan sebagai lampiran Keputusan.

Petunjuk pelaksanaan dicantumkan sebagai lampiran Peraturan ditulis diatas kertas menggunakan logo lambang negara Burung Garuda Emas dan nama Badan Pengawas Obat dan Makanan serta tulisan lampiran “lampiran peraturan”, “nomor”, dan “tentang” dengan menggunakan huruf kapital serta ditempatkan di sebelah kanan rata kiri sedangkan Petunjuk pelaksanaan yang dicantumkan sebagai lampiran Keputusan ditulis diatas kertas dengan menggunakan logo Badan POM dan nama Badan Pengawas Obat dan Makanan serta tulisan lampiran “lampiran Keputusan”, “nomor”, dan “tentang” dengan menggunakan huruf kapital serta ditempatkan di sebelah kanan rata kiri.

b) Kepala

Bagian judul petunjuk pelaksanaan terdiri dari:

(1) tulisan “petunjuk pelaksanaan” dengan huruf kapital, dicantumkan di tengah atas;

(2) rumusan judul petunjuk pelaksanaan, ditulis dengan huruf kapital dan dicantumkan secara simetris.

c) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh petunjuk pelaksanaan terdiri dari:

(1) pendahuluan, yang memuat penjelasan umum, maksud dan tujuan petunjuk pelaksanaan, ruang lingkup, pengertian, dan hal lain yang dipandang perlu;

(2) batang tubuh materi petunjuk pelaksanaan, yang dengan jelas menunjukkan urutan tindakan, pengorganisasian, koordinasi, pengawasan dan pengendalian, serta hal lain yang dipandang perlu untuk dilaksanakan.

(15)

- 11 -

d) Kaki

Bagian penutup petunjuk pelaksanaan terdiri dari:

(1) nama jabatan pejabat yang menetapkan petunjuk pelaksanaan, yang ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca koma;

(2) tanda tangan pejabat yang menetapkan;

(3) nama lengkap pejabat yang menandatangani yang ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar.

4) Distribusi

Distribusi dilakukan dengan menggunakan daftar distribusi yang berlaku.

Contoh 2A...

CONTOH 2A

FORMAT PETUNJUK PELAKSANAAN YANG DITANDATANGANI OLEH KEPALA BADAN POM

LAMPIRAN KEPUTUSAN KEPALA…….……… REPUBLIK INDONESIA NOMOR ... TENTANG………..………. PETUNJUK PELAKSANAAN ……….…… A. Latar Belakang ………... ………... B. Maksud Dan Tujuan

………... ………... C. Ruang Lingkup ………... ………... D. Pengertian Umum ………... ………... A. ………... B. dan seterusnya b. ………... . c. dan seterusnya NAMA JABATAN, Tanda tangan dan Cap Jabatan NAMA LENGKAP BAB I PENDAHULUAN BAB II PELAKSANAAN Logo dan nama Badan POM yang telah dicetak Penulisan Lampiran Judul Juklak yang ditulis dengan huruf kapital Memuat alasan tentang ditetapkannya petunjuk pelaksanaan, maksud dan tujuan, sasaran, ruang lingkup dan pengertian umum Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf kapital Menunjukkan urutan tindakan, pengorganisasia n, koordinasi, pengendalian, dsb. Kop Badan POM

(16)

- 12 -

CONTOH 2B

FORMAT PETUNJUK PELAKSANAAN YANG DITANDATANGANI OLEH NON KEPALA BADAN POM LAMPIRAN KEPUTUSAN KEPALA…….……… REPUBLIK INDONESIA NOMOR ... TENTANG………..………. PETUNJUK PELAKSANAAN ……….…… E. Latar Belakang ………... ………... F. Maksud Dan Tujuan

………... ………... G. Ruang Lingkup ………... ………... H. Pengertian Umum ………... ………... C. ………... D. dan seterusnya d. ………... ... e. dan erusnya NAMA JABATAN, Tanda tangan dan Cap Jabatan NAMA LENGKAP

d. Standar Operasional Prosedur

Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana, kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan. SOP administrasi pemerintahan merupakan prosedur standar dari berbagai proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan. Ketentuan lebih lanjut tentang SOP Badan Pengawas Obat dan Makanan (Badan POM) sebagaimana tercantum dalam QMS yang berlaku di Badan POM.

PETUNJUK PELAKSANAAN ………

BAB I PENDAHULUAN Kop Badan POM

PETUNJUK PELAKSANAAN ……… BAB I PENDAHULUAN BAB II PELAKSANAAN Logo dan nama Badan POM yang telah dicetak Penulisan Lampiran Judul Juklak yang ditulis dengan huruf kapital Memuat alasan tentang ditetapkannya petunjuk pelaksanaan, maksud dan tujuan, sasaran, ruang lingkup dan pengertian umum Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf kapital Menunjukkan urutan tindakan, pengorganisasia n, koordinasi, pengendalian, dsb. Kop Badan POM

PETUNJUK PELAKSANAAN ………

PETUNJUK PELAKSANAAN

……… _{BAB I}

(17)

- 13 -

e. Surat Edaran 1) Pengertian

Surat edaran adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap penting dan mendesak.

Kewenangan untuk menetapkan dan menandatangani surat edaran oleh Kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan dapat dilimpahkan kepada Sekretaris Utama Badan Pengawas Obat dan Makanan atau pejabat Eselon I atau Pejabat Eselon II/Kepala Balai Besar/Balai POM yang ditunjuk sesuai dengan substansinya.

3) Susunan a) Kepala

Bagian judul surat edaran terdiri dari:

(1) Surat edaran dibuat dengan menggunakan Kop naskah dinas Badan POM/Balai Besar POM/Balai POM;

(2) Tulisan “SURAT EDARAN”, ditulis dengan huruf kapital serta nomor surat edaran di bawahnya secara simetris;

(3) Kata “TENTANG”, yang dicantumkan di bawah frasa “SURAT EDARAN” ditulis dengan huruf kapital secara simetris;

(4) Rumusan judul surat edaran, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris di bawah kata “TENTANG”.

b) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh surat edaran terdiri dari: (1) alasan tentang perlunya dibuat surat edaran;

(2) peraturan perundang-undangan atau naskah dinas lain yang menjadi dasar pembuatan surat edaran;

(3) pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap mendesak.

c) Kaki

Bagian penutup surat edaran terdiri dari: (1) Tempat dan tanggal penetapan;

(2) Nama jabatan pejabat penandatangan, yang ditulis dengan huruf kapital, diakhiri dengan tanda baca koma;

(18)

- 14 -

(4) Nama lengkap pejabat penandatangan, yang ditulis diawali dengan huruf kapital;

(5) Cap dinas.

4) Distribusi

Surat edaran disampaikan dengan surat dinas/memorandum/nota dinas dari pejabat yang berwenang kepada pejabat dan pihak terkait lainnya.

CONTOH 3A

FORMAT SURAT EDARAN

KOP Badan POM

Kop Badan POM yang telah dicetak

Daftar pejabat yang menerima SE

Judul Surat Edaran yang ditulis dengan huruf kapital

Memuat alasan tentang perlu diterapkannya Surat Edaran Memuat ketentuan peraturan perundang-undangan yang menjadi dasar ditetapkannya Surat Edaran Kota sesuai dengan instansi dan tanggal penandatanganan Nama Jabatan dan nama lengkap yang ditulis huruf kapital Memuat pemberitahua n tentang hal tertentu yang dianggap mendesak A. Latar Belakang ... B. Maksud dan Tujuan

... ... C. Ruang Lingkup

... ... D. Dasar

... E. Isi Surat Edaran

... ... F. Penutup Ditetapkan di... pada tanggal ... NAMA JABATAN

Tanda Tangan dan Cap jabatan NAMA LENGKAP Yth. 1. ... 2. ... 3. dan seterusnya SURAT EDARAN NOMOR ... TAHUN ... TENTANG ...

(19)

- 15 -

2. Naskah Dinas Penetapan (Keputusan)

Jenis naskah dinas penetapan hanya ada satu macam, yaitu Keputusan.

a. Pengertian

Keputusan adalah naskah dinas yang memuat kebijakan yang bersifat menetapkan, tidak bersifat mengatur, dan merupakan pelaksanaan kegiatan, yang digunakan untuk melaksanakan tugas dan fungsi Badan POM antara lain:

1) menetapkan/ mengubah status kepegawaian/ personal/ keanggotaan/ material/ peristiwa;

2) menetapkan/ mengubah/ membubarkan suatu kepanitiaan/ tim; 3) menetapkan pelimpahan wewenang;

4) menetapkan hal lain terkait pelaksanaan tugas dan fungsi.

b. Wewenang Penetapan dan Penandatanganan

Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani Keputusan adalah pejabat yang berwenang berdasarkan lingkup tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.

c. Susunan

1) Kepala

Bagian kepala Keputusan terdiri dari:

a) Kop naskah dinas, yang dibuat dengan menggunakan Kop naskah dinas, yang berisi logo Badan Pengawas Obat dan Makanan/Balai Besar POM/Balai POM;

b) Kata keputusan dan nama jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;

c) Nomor Keputusan, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;

d) Kata penghubung tentang, yang ditulis dengan huruf kapital; e) Judul Keputusan, yang ditulis dengan huruf kapital;

f) Nama jabatan pejabat yang menetapkan Keputusan, yang ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma.

d. Konsiderans dan Dasar Hukum

Bagian konsiderans dan dasar hukum Keputusan terdiri atas:

1) Kata “Menimbang”, yaitu konsiderans yang memuat alasan/tujuan/ kepentingan/pertimbangan tentang perlu ditetapkannya Keputusan;

(20)

- 16 -

2) Kata “Mengingat”, yaitu dasar hukum yang memuat peraturan perundang-undangan sebagai dasar pengeluaran Keputusan.

e. Diktum

Bagian diktum Keputusan terdiri atas hal berikut:

1) Diktum dimulai dengan kata “memutuskan” yang ditulis dengan huruf kapital dan diikuti kata “menetapkan” di tepi kiri dengan huruf awal kapital.

2) Substansi kebijakan yang ditetapkan dicantumkan setelah kata “menetapkan” yang ditulis dengan huruf awal kapital.

3) Untuk keperluan tertentu, Keputusan dapat dilengkapi dengan Salinan dan Petikan sesuai dengan peraturan perundang-undangan.

f. Batang Tubuh

Sistematika dan cara penulisan bagian batang tubuh Keputusan sama dengan ketentuan dalam penyusunan Peraturan, tetapi substansi Keputusan diuraikan bukan dalam pasal-pasal, melainkan diawali dengan bilangan bertingkat/ diktum Kesatu, Kedua, Ketiga, dan seterusnya.

g. Kaki

Bagian penutup Keputusan terdiri dari:

1) Tempat dan tanggal penetapan Keputusan;

2) Jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca koma;

3) Tanda tangan pejabat yang menetapkan Keputusan;

4) Nama lengkap pejabat yang menandatangani Keputusan, yang ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar.

h. Pengabsahan

1) Pengabsahan merupakan suatu pernyataan bahwa sebelum digandakan dan didistribusikan dengan sah, suatu Keputusan telah dicatat dan diteliti sehingga dapat diumumkan oleh pejabat yang bertanggung jawab di bidang hukum atau administrasi umum atau pejabat yang ditunjuk sesuai dengan substansi Keputusan.

2) Pengabsahan dicantumkan di bawah ruang tanda tangan sebelah kiri bawah, yang terdiri atas kata “Salinan sesuai dengan aslinya”, nama jabatan, tanda tangan, nama pejabat penanda tangan, dan

(21)

- 17 -

dibubuhi nama jabatan dan nama lengkap ditulis dengan huruf awal kapital.

i. Distribusi

Keputusan yang telah ditetapkan didistribusikan kepada yang berkepentingan.

j. Hal

yang Perlu Diperhatikan

Pengertian, kewenangan, format, dan tata cara penulisan keputusan yang bersifat pengaturan disesuaikan dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

(22)

- 18 -

CONTOH 4

FORMAT KEPUTUSAN YANG DITANDATANGANI OLEH NON KEPALA BADAN POM

KOP Badan POM/Balai Besar POM/Balai POM

KOP Badan POM/Balai Besar POM/Balai POM Kota sesuai dengan instansi dan tanggal penandatanganan Nama Jabatan dan nama lengkap yang ditulis huruf kapital Memuat substansi tentang kebijakan yang ditetapkan KEPUTUSAN ... NOMOR ...TAHUN ... TENTANG ... NAMA JABATAN ... Menimbang : a. bahwa... ; b. bahwa... ; c. bahwa... ; dst Mengingat : 1. ... 2. ... MEMUTUSKAN:

Menetapkan : KEPUTUSAN ...TENTANG ... ... KESATU : ... ... KEDUA : ... ... KETIGA : ... ... Ditetapkan di pada tanggal NAMA JABATAN )

)Tanda Tangan dan Cap Jabatan ) NAMA LENGKAP Penomoran yang berurutan dalam 1 tahun takwin Judul Keputusan ditulis dengan huruf kapital Memuat alasan tentang perlu diterapkannya Keputusan Memuat Ketentuan perundang-undangan yaang menjadi dasar ditetapkannya Keputusan-undsubstansi tentang kebijakan yang ditetapkan

(23)

- 19 -

CONTOH 4.1 FORMAT KEPUTUSAN

KEPUTUSAN KEPALA BADAN PENGAWAS OBAT DAN MAKANAN REPUBLIK INDONESIA

NOMOR ... TENTANG

JUDUL KEPUTUSAN KEPALA BADAN PENGAWAS OBAT DAN MAKANAN KEPALA BADAN PENGAWAS OBAT DAN MAKANAN

REPUBLIK INDONESIA, Menimbang : a. bahwa... ; b. bahwa... ; c. bahwa... ; dst Mengingat : 1. Undang-Undang ...; 2. dst MEMUTUSKAN:

Menetapkan : KEPUTUSAN KEPALA BADAN PENGAWAS OBAT DAN MAKANAN TENTANG... BAB I JUDUL/ISI BAB Pasal 1 Ayat (1) ... (2) dst Anak ayat (a)... (b)...

Keputusan Kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkannya ... dst

Ditetapkan di pada tanggal

--- KEPALA BADAN PENGAWAS OBAT DAN MAKANAN,

) ) )

Nama Pejabat KOP Badan POM

(24)

- 20 -

3. Naskah Dinas Penugasan a. Instruksi

1) Pengertian

Instruksi adalah naskah dinas yang memuat perintah atau arahan untuk melakukan pekerjaan atau melaksanakan tugas yang bersifat sangat penting.

Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani instruksi adalah Kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan.

Bagian kepala Instruksi terdiri atas:

(1) Kop Instruksi menggunakan logo Badan Pengawas Obat dan Makanan;

(2) Kata “INSTRUKSI” dan nama jabatan pejabat yang

menetapkan, yang ditulis dengan

huruf kapital secara simetris;

(3) Nomor instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;

(4) Kata “TENTANG”, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;

(5) Judul Instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;

(6) Nama jabatan pejabat yang menetapkan instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca “koma” ditulis secara simetris.

b) Konsiderans

Bagian konsiderans instruksi berisi latar belakang penetapan instruksi dan dasar hukum sebagai landasan penetapan instruksi.

(25)

- 21 -

c) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh instruksi memuat substansi Instruksi.

d) Penutup

Bagian penutup instruksi terdiri dari:

(1) Tempat (kota sesuai dengan alamat instansi) dan tanggal penetapan instruksi;

(2) Nama jabatan pejabat yang menetapkan instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma;

(3) Tanda tangan pejabat yang menetapkan instruksi;

(4) Nama lengkap pejabat yang menandatangani instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar.

4) Distribusi dan Tembusan

Instruksi yang telah ditetapkan didistribusikan kepada yang berkepentingan.

5) Hal yang Perlu Diperhatikan

a) Instruksi merupakan pelaksanaan kebijakan pokok sehingga instruksi harus merujuk pada suatu peraturan perundang-undangan.

b) Wewenang penetapan dan penandatanganan instruksi tidak dapat dilimpahkan kepada pejabat lain.

(26)

- 22 - CONTOH 5A FORMAT INSTRUKSI Kop Badan POM yang telah dicetak Penomoran yang berurutan dalam 1 tahun takwin Judul Instruksi ditulis dengan huruf kapital Memuat alasan tentang perlu ditetapkannya Instruksi Daftar Pejabat yang menerima Instruksi Kota sesuai dengan instansi dan tanggal penandatanganan Nama Jabatan dan nama lengkap yang ditulis huruf kapital Memuat substansi tentang kebijakan yang ditetapkan INSTRUKSI KEPALA BADAN PENGAWAS OBAT DAN MAKANAN

NOMOR ...TAHUN ... TENTANG

... KEPALA BADAN PENGAWAS OBAT DAN MAKANAN

Dalam rangka .... ... dengan ini memberikan instruksi Kepada: 1. Nama/Jabatan Pegawai

2. Nama/Jabatan Pegawai 3. Nama/Jabatan Pegawai 4. Nama/Jabatan Pegawai Untuk: Kesatu : ... Kedua : ... Ketiga : ...

Keempat : Melaksakan instruksi ini dengan penuh tanggungjawab.

Instruksi Kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan.

Ditetapkan di pada tanggal

--- KEPALA ...,

NAMA LENGKAP KOP Badan POM

(27)

- 23 -

b. Surat Perintah 1) Pengertian

Surat Perintah adalah naskah dinas

dari atasan atau pejabat yang berwenang yang ditujukan kepada bawahan atau pegawai lainnya yang berisi perintah untuk melaksanakan pekerjaan tertentu.

2) Wewenang Pembuatan dan Penandatangan

Surat Perintah dibuat dan ditandatangani oleh atasan atau pejabat yang berwenang berdasarkan lingkup tugas, wewenang dan tanggung jawabnya.

Bagian kepala surat perintah terdiri dari:

(1) Kop Surat Perintah menggunakan logo Badan Pengawas Obat dan Makanan;

(2) Kata “SURAT PERINTAH”, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;

(3) Nomor, yang berada di bawah tulisan surat perintah.

b) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh surat perintah terdiri dari: (1) Konsideran meliputi:

(a) Kata “menimbang” berisi alasan ditetapkannya surat perintah;

(b) Kata “mengingat” memuat ketentuan yang dijadikan landasan ditetapkannya surat perintah tersebut.

(2) Diktum dimulai dengan frasa “memberi perintah”, yang ditulis dengan huruf kapital diawal kata, diikuti kata “kepada” di tepi kiri serta nama dan jabatan pegawai yang mendapat perintah. Di bawah kata “kepada” ditulis kata “untuk” disertai perintah-perintah yang harus dilaksanakan.

(28)

- 24 -

c) Penutup

Bagian penutup surat perintah terdiri dari: (1) Tempat dan tanggal surat perintah;

(2) Nama jabatan pejabat yang menandatangani, yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal unsurnya, dan diakhiri dengan tanda baca koma;

(3) Tanda tangan pejabat yang menugasi;

(4) Nama lengkap pejabat yang menandatangani surat perintah, yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal unsurnya;

(5) Cap dinas.

a) Surat perintah disampaikan kepada pihak yang mendapat perintah.

b) Tembusan surat perintah disampaikan kepada pejabat/instansi yang terkait.

a) Bagian konsiderans memuat pertimbangan atau dasar.

b) Jika perintah merupakan tugas kolektif, daftar pegawai yang ditugasi dimasukkan ke dalam lampiran yang terdiri dari kolom nomor urut, nama, pangkat, NIP, jabatan, dan keterangan. c) Surat perintah tidak berlaku lagi setelah tugas yang termuat

(29)

- 25 -

CONTOH 6A

FORMAT SURAT PERINTAH

KOP Badan POM yang telah dicetak Memuat Peraturan/ dasar ditetapkannya Surat Perintah Daftar Pejabat yang menerima perintah KOP Badan POM

Penomoran Surat Perintah dalam satu tahun takwin Kota sesuai dengan instansi dan tanggal penandatanganan Nama Jabatan dan nama lengkap yang ditulis huruf awal kapital Memuat substansi arahan yang diperintahkan SURAT PERINTAH NOMOR ... Menimbang : a. bahwa ... b. bahwa ... Dasar : 1. ... 2. ... Memberi Perintah Kepada : 1. ... 2. ... 3. ... 4.dan seterusnya Untuk : 1. ... 2. ... 3. ... 4.dan seterusnya

Nama Tempat, Tanggal Nama Jabatan

Tanda Tangan dan Cap Instansi Nama Lengkap

Tembusan: 1. ... 2. ...

(30)

- 26 -

c. Surat Tugas 1) Pengertian

Surat tugas adalah naskah dinas dari atasan atau pejabat yang berwenang yang ditujukan kepada bawahan atau pegawai lainnya yang berisi penugasan untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan tugas dan fungsi.

2) Wewenang Pembuatan dan Penandatangan

Surat tugas dibuat dan ditandatangani oleh atasan atau pejabat yang bewenang berdasarkan lingkup tugas, wewenang dan tanggung jawabnya.

Bagian kepala Surat Tugas terdiri dari:

(1) Kop Surat Tugas menggunakan logo Badan Pengawas Obat dan Makanan;

(2) Kata “SURAT TUGAS”, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;

(3) Nomor, yang berada di bawah tulisan surat tugas.

b) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh surat tugas berisi hal berikut:

(1) Diktum dimulai dengan frasa “ yang bertanda tangan di bawah ini ... memerintahkan kepada nama tersebut dibawah ini”, dengan kolom yang terdiri Nomor, Nama, NIP, Pangkat, Jabatan/Golongan.

(2) tugas yang diberikan, tujuan, kendaraan, waktu dan biaya.

c) Kaki

Bagian kaki surat tugas terdiri dari: (1) Tempat dan tanggal surat tugas;

(2) Nama jabatan pejabat yang menandatangani, yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal unsurnya, dan diakhiri dengan tanda baca koma;

(3) Tanda tangan pejabat yang memberi tugas;

(4) Nama lengkap pejabat yang menandatangani surat tugas, yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal unsurnya dan NIP;

(31)

- 27 -

a) Surat Tugas disampaikan kepada yang mendapat tugas.

b) Tembusan surat tugas disampaikan kepada pejabat/instansi yang terkait.

5) Hal yang perlu Diperhatikan

a) Bagian konsiderans memuat pertimbangan atau dasar.

b) Jika tugas merupakan tugas kolektif, daftar pegawai yang ditugasi dimasukkan ke dalam lampiran yang terdiri dari kolom nomor urut, nama, pangkat, NIP, jabatan dan keterangan. c) Surat tugas tidak berlaku lagi setelah tugas yang termuat

selesai dilaksanakan.

CONTOH 7A FORMAT SURAT TUGAS

CONTOH 7B FORMAT SURAT TUGAS

KOP Badan POM/BBPOM/B POM yang telah dicetak Memuat Peraturan/dasar ditetapkan Surat Perintah Daftar Pejabat yang menerima perintah Kota sesuai dengan instansi dan tanggal penandatanganan Nama Jabatan dan nama lengkap yang ditulis huruf awal kapital Memuat substansi arahan yang diperintahkan SURAT TUGAS NOMOR ... ... Menimbang : a. bahwa ... b. bahwa ... Dasar : 1. ... 2. ... Memberi Tugas Kepada : 1. ... 2. ... 3. ... 4.dan seterusnya Untuk : 1. ... 2. ... 3. ... 4.dan seterusnya

Tanda Tanan dan Cap Instansi Nama Lengkap Tembusan: 1. ... 2. ... KOP Badan POM/BBPOM/BPOM KOP Badan POM/BBPOM/B POM yang telah dicetak Memuat Peraturan/dasar ditetapkan Surat Perintah Daftar Pejabat yang menerima perintah Kota sesuai dengan instansi dan tanggal penandatanganan Nama Jabatan dan nama lengkap yang ditulis huruf awal kapital Memuat substansi arahan yang diperintahkan SURAT TUGAS NOMOR ... ... Menimbang : a. bahwa ... b. bahwa ... Dasar : 1. ... 2. ...

Memberi Tugas Kepada:

No Nama Pangkat / Golongan

NIP Jabatan Keterangan

Untuk : 1. ... 2. ... 3. ... 4.dan seterusnya

Tanda Tanan dan Cap Instansi Nama Lengkap Tembusan: 1. ... 2. ... KOP Badan POM/BBPOM/BPOM

(32)

- 28 -

B. Naskah Dinas Korespondensi

1. Naskah Dinas Korespondensi Intern a. Nota Dinas

1) Pengertian

Nota dinas adalah naskah dinas intern yang dibuat oleh pejabat dalam melaksanakan tugas guna menyampaikan laporan, pemberitahuan, pernyataan, permintaan, atau penyampaian kepada pejabat lain. Nota dinas memuat hal yang bersifat rutin, berupa catatan ringkas yang tidak memerlukan penjelasan yang panjang, dapat langsung dijawab dengan disposisi oleh pejabat yang dituju.

2) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan

Nota dinas dibuat oleh pejabat dalam satu lingkungan satuan organisasi sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.

Bagian kepala nota dinas terdiri dari

(1) Kop naskah dinas, yang berisi nama Badan Pengawas Obat dan Makanan dan unit Kerja ditulis dengan huruf kapital secara simetris di tengah atas;

(2) Kata

“NOTA DINAS”, ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (3) Kata “NOMOR”, ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (4) Singkatan “Yth.”, ditulis dengan huruf awal kapital, diikuti

dengan tanda baca titik;

(5) kata “Dari”, ditulis dengan huruf awal kapital;

(6) Kata “Lampiran”, yang ditulis dengan huruf awal kapital; (7) kata “Hal”, ditulis dengan huruf awal kapital;

(8) kata “Tanggal”, ditulis dengan huruf awal kapital.

b) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh nota dinas terdiri dari alinea pembuka, isi, dan penutup ditulis secara singkat, padat, dan jelas.

c) Kaki

Bagian kaki nota dinas terdiri dari tanda tangan, nama pejabat, dan tembusan (jika perlu).

(33)

- 29 -

a) Nota dinas tidak dibubuhi cap dinas.

b) Tembusan nota dinas berlaku di lingkungan intern instansi.

c) Penomoran nota dinas dilakukan dengan mencantumkan, Kode klasifikasi, kode unit kerja, bulan, tahun, dan nomor urut.

Contoh Format Nota Dinas:

BADAN PENGAWAS OBAT DAN MAKANAN BIRO UMUM NOTA DINAS NOMOR : ... Yth : Dari : Hal Tanggal : : --- ... ... ... ... ... ...BA RIS TERAKHIR

)Tanda tangan ) ) Nama Lengkap Tembusan: 1. ... 2. ... Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwin Memuat laporan, pemberitahuan, arahan, peringatan, saran, pernyataan atau permintaan berupa catatan ringkas terhadap suatu masalah Nama lengkap yang ditulis dengan huruf awal kapital, tidak dibubuhi cap dinas Nama Lembaga Nama Unit Kerja

(34)

- 30 -

b. Memorandum 1) Pengertian

Memorandum adalah naskah dinas intern yang bersifat mengingatkan suatu masalah, menyampaikan arahan, peringatan, saran dan pendapat kedinasan.

Memorandum dibuat oleh pejabat dalam lingkungan instansi/unit kerja sesuai dengan tugas, wewenang dan tanggung jawab.

Bagian kepala memorandum terdiri dari

(1) Kop naskah dinas, yang berisi nama Badan Pengawas Obat dan Makanan dan Unit Kerja ditulis dengan huruf kapital secara simetris di tengah atas; kecuali memorandum yang ditanda tangani oleh Kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan, kop naskah dinas menggunakan logo Badan Pengawas Obat dan Makanan;

(2) Kata

“MEMORANDUM”, ditulis di tengah dengan huruf kapital; (3) Kata “NOMOR”, ditulis di bawah kata memorandum dengan

huruf kapital;

(4) Singkatan “Yth.”, ditulis dengan huruf awal kapital; (5) Kata “Dari”, ditulis dengan huruf awal kapital;

(6) Kata “Lampiran”, yang ditulis dengan huruf awal kapital; (7) Kata “Hal”, yang ditulis dengan huruf awal kapital;

(8) Kata “Tanggal”, yang ditulis dengan huruf awal kapital.

b) Batang Tubuh

Batang tubuh memorandum terdiri dari alinea pembuka, alinea isi dan alinea penutup yang singkat, padat dan jelas.

c) Kaki

Bagian kaki memorandum terdiri dari tanda tangan dan nama pejabat serta tembusan jika diperlukan.

(35)

- 31 -

Memorandum tidak dibubuhi cap dinas;

a) Tembusan memorandum berlaku di lingkungan intern instansi; b) Penomoran memorandum dilakukan dengan mencantumkan

Kode klasifikasi, kode unit kerja, bulan, tahun, dan nomor urut. CONTOH 9 FORMAT MEMORANDUM KOPMEMORANDUM NOMOR : ... Yth : Dari : Hal Tanggal : : --- ... ... ... ... ... ... ...BA RIS TERAKHIR

Tanda tangan Nama Lengkap Tembusan: 1. ... 2. ... Penomoran yang berurutan dalaam satu tahun takwin Memuat materi yang bersifat mengingatkan suatu masalah atau menyampaikan saran/pendapat kedinasan Nama lengkap yang ditulis dengan huruf awal kapital tidak dibubuhi cap dinas

(36)

- 32 -

2. Naskah Dinas Korespondensi Ekstern

Jenis naskah dinas korespondensi ekstern hanya ada satu macam, yaitu surat dinas.

a. Pengertian

Surat dinas adalah naskah dinas pelaksanaan tugas pejabat dalam menyampaikan informasi kedinasan berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, penyampaian naskah dinas atau barang, atau hal kedinasan lainnya kepada pihak lain di luar Badan Pengawas Obat dan Makanan.

b. Wewenang Penandatanganan

Surat dinas ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya.

c. Susunan 1) Kepala

Bagian kepala surat dinas terdiri dari:

a) Kop surat dinas, yang berisi logo Badan Pengawas Obat dan Makanan secara simetris;

b) Nomor, sifat, lampiran dan hal, diketik dengan huruf awal kapital di sebelah kiri di bawah kop surat dinas;

c) Tempat dan tanggal pembuatan surat, diketik di sebelah kanan atas sejajar sebaris dengan nomor;

d) Kata “Yth.”, ditulis di bawah “hal”, diikuti dengan nama jabatan yang dikirimi surat;

e) Alamat surat, ditulis di bawah “Yth.”

2) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh surat dinas terdiri dari alinea pembuka, isi, dan penutup.

3) Kaki

Bagian kaki surat dinas terdiri dari

a) Nama jabatan, ditulis dengan huruf awal kapital, diakhiri tanda baca koma;

b) Tanda tangan pejabat;

c) Nama lengkap pejabat/ penanda tangan, ditulis dengan huruf awal kapital;

d) Stempel/ cap dinas, yang digunakan sesuai dengan ketentuan;

(37)

- 33 -

e) Tembusan, yang memuat nama jabatan pejabat penerima (jika ada).

d. Distribusi

Surat dinas disampaikan kepada pihak yang berhak secara cepat dan tepat waktu, lengkap serta aman. Pendistribusian surat dinas diikuti dengan tindakan pengendalian.

e. Hal yang Perlu Diperhatikan

1) Kop surat dinas hanya digunakan pada halaman pertama surat dinas;

2) Jika surat dinas disertai lampiran, pada kolom Lampiran dicantumkan jumlahnya;

3) Hal berisi pokok surat sesingkat mungkin yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap unsurnya, tanpa diakhiri tanda baca.

CONTOH 10A

FORMAT SURAT DINAS YANG DITANDA TANGANI OLEH KEPALA BADAN POM Nomor : Tempat (Tgl. Bln. Thn) Lampiran : Hal : Yth. ... ... ... ...(Alenia Pembuka)... ... ...(Alenia Isi)... ... ...(Alenia Penutup)... ... Tembusan 1. ... 2. ... 3. ...

Kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan )

(Tanda tangan dan Cap jabatan) ) ) Nama Lengkap Logo Badan POM yang telah dicetak Tempat dan tangal pembuatan surat Alamat tujuan yang ditulis di bagian kiri KOP Badan POM

(38)

- 34 -

CONTOH 10 B

FORMAT SURAT DINAS YANG DITANDA TANGANI OLEH NON KEPALA BADAN POM Nomor : Tempat (Tgl. Bln. Thn) Lampiran : Hal : Yth. ... ... ... ...(Alenia Pembuka)... ... ...(Alenia Isi)... ... ...(Alenia Penutup)... ... Tembusan 1. ... 2. ... 3. ... Kepala ... )

(Tanda tangan dan Cap jabatan) ) ) Nama Lengkap Logo Badan POM /BBPOM/ BPOM yang telah dicetak Tempat dan tangal pembuatan surat Alamat tujuan yang ditulis di bagian kiri Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dengan huruf awal kapital KOP Badan POM/BBPOM/BPOM

(39)

- 35 -

3. Surat Undangan a. Pengertian

Surat undangan adalah surat dinas yang memuat undangan kepada pejabat/ pegawai yang tersebut pada alamat tujuan untuk menghadiri suatu acara kedinasan tertentu, seperti rapat, upacara dan pertemuan.

b. Kewenangan

Surat undangan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi, wewenang dan tanggung jawabnya.

Bagian kepala surat undangan terdiri dari:

a) Kop surat undangan, yang berisi logo Badan Pengawas Obat dan Makanan;

b) Nomor, sifat, lampiran dan hal, diketik di sebelah kiri di bawah kop surat undangan;

c) Tempat dan tanggal pembuatan surat, diketik di sebelah kanan atas sejajar/sebaris dengan nomor;

d) Kata “Yth.”, ditulis di bawah hal, yang diikuti dengan nama jabatan, dan alamat yang dikirimi surat (jika diperlukan).

2) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh surat undangan terdiri dari a) Alinea pembuka;

b) Isi undangan, yang meliputi hari, tanggal, waktu, tempat, dan acara;

c) Alinea penutup.

3) Kaki

Bagian Kaki surat undangan terdiri dari nama jabatan ditulis dengan huruf

awal kapital, tanda tangan, dan nama pejabat ditulis dengan huruf awal kapital.

(40)

- 36 -

d. Hal yang Perlu Diperhatikan

1) Format surat undangan sama dengan format surat dinas, yang membedakan adalah bahwa pihak yang dikirimi surat pada surat undangan dapat ditulis pada lampiran;

2) Surat undangan untuk keperluan tertentu dapat berbentuk kartu.

CONTOH 11A

FORMAT SURAT UNDANGAN YANG DITANDA TANGANI OLEH KEPALA BADAN POM Nomor : Tempat, (Tgl,Bulan,Tahun) Lampiran Hal : : Yth... ... ...

...(Alinea Pembuka dan isi)... ...

pada hari, tanggal : ... waktu : pukul ... tempat : ... acara : ...

...(Alenia Penutup) ...

Kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan

)

(Tanda Tangan dan Cap Dinas) ) ) Nama Lengkap Tembusan 1 ... 2 ... Logo Badan POM yang telah dicetak Tempat dan tanggal pembuatan surat Alamat tujuan yang ditulis di bagian kiri, dan jumlahnya cukup banyak dapat dibuat pada daftar lampiran Nama Jabatan dan nama lengkap yang ditulis huruf kapital KOP Badan POM

(41)

- 37 -

CONTOH 11 B

FORMAT SURAT UNDANGAN YANG DITANDA TANGANI OLEH NON KEPALA BADAN POM

Nomor : Tempat, (Tgl,Bulan,Tahun) Lampiran Hal : : Yth... ... ...

pada hari, tanggal : ... waktu : pukul ... tempat : ... acara : ... ...(Alenia Penutup) ... Nama Jabatan )

(Tanda Tangan dan Cap Dinas) ) ) Nama Lengkap Tembusan 1 ... 2 ... KOP Badan POM/BBPOM/BPOM Logo Badan POM/BBPO M/BPOM yang telah dicetak Tempat dan tanggal pembuatan surat Alamat tujuan yang ditulis di bagian kiri, dan jumlahnya cukup banyak dapat dibuat pada daftar lampiran Nama Jabatan dan nama lengkap yang ditulis huruf kapital Nomor : Tempat, (Tgl,Bulan,Tahun) Lampiran Hal : : Yth... ... ...

pada hari, tanggal : ... waktu : pukul ... tempat : ... acara : ... ...(Alenia Penutup) ... Nama Jabatan )

(Tanda Tangan dan Cap Dinas) ) ) Nama Lengkap Tembusan 1 ... 2 ... KOP Badan POM/BBPOM/BPOM

(42)

- 38 -

CONTOH 11C

FORMAT LAMPIRAN SURAT UNDANGAN

Lampiran Surat... Nomor : ... Tanggal: ...

DAFTAR PEJABAT /PEGAWAI YANG DIUNDANG 1. ... 2. ... 3. ... 4. ... 5. ... 6. ... 7. ... 8. ... 9. ... 10. ... Nama Jabatan )

(Tanda Tangan dan Cap Dinas) )

)

(43)

- 39 -

CONTOH 11D

FORMAT KARTU UNDANGAN

Mengharap dengan hormat kehadiran Bapak/Ibu/Saudara pada acara

... ...

...

Hari .../ (tanggal) ..., pukul ... WIB bertempat di ...

 Harap hadir 30 menit sebelum Pakaian : ... Acara dimulai dan undangan Laki-laki : ... dibawa Perempuan : ...  Konformasi TNI/Polri : ... ...

(44)

- 40 -

C. Naskah Dinas Khusus 1. Surat Perjanjian

Surat perjanjian adalah naskah dinas yang berisi kesepakatan bersama tentang objek yang mengikat antar kedua belah pihak atau lebih untuk melaksanakan tindakan atau perbuatan hukum yang disepakati bersama.

a. Perjanjian Dalam Negeri 1) Pengertian

Kerja sama perjanjian dalam negeri antar instansi baik di pusat maupun daerah dibuat dalam bentuk Nota Kesepahaman atau Perjanjian Kerja Sama.

Perjanjian yang dilakukan antar instansi pemerintah di dalam negeri, baik di pusat maupun di daerah dibuat dan ditandatangani oleh Kepala Badan Pengawas Obat dan Makanan atau Pejabat yang diberikan kuasa untuk menandatangani.

Bagian kepala surat perjanjian kerjasama dalam negeri terdiri dari :

(1) Kop Badan Pengawas Obat dan Makanan yang diletakkan di sebelah kanan atau kiri atas, disesuaikan dengan penyebutan nama instansi dan logo instansi terkait; (2) Nama instansi;

(3) Judul perjanjian; dan (4) Nomor.

b) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh surat perjanjian kerja sama memuat perjanjian, yang dituangkan dalam bentuk pasal-pasal.

c) Kaki

Bagian Kaki surat perjanjian kerja sama terdiri dari nama penanda tangan para pihak yang mengadakan perjanjian dan para saksi (jika dipandang perlu), dibubuhi meterai sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

(45)

- 41 -

Bentuk dan format Nota Kesepahaman dan perjanjian kerjasama dapat disesuaikan dengan kesepakatan bersama antara para pihak yang melakukan kerjasama.

b. Perjanjian Internasional

Proses pembuatan perjanjian internasional telah diatur sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

CONTOH 12A

FORMAT PERJANJIAN ANTAR INSTANSI DALAM NEGERI

CONTOH 12 B...

) ) )

PERJANJIAN KERJA SAMA ANTARA

BADAN PENGAWAS OBAT DAN MAKANAN

) DAN ) INSTANSI ... TENTANG ) ... ) Nomor xxxxxxxxx Nomor xxxxxxxxx ) )

Pada hari ini, ……… tanggal …..., bulan ……, tahun …….. bertempat di …… yang bertanda tangan di bawah ini 1. ………, selanjutnya disebut sebagai PIHAK I.

2. ………, selanjutnya disebut sebagai PIHAK II.

bersepakat untuk melakukan kerja sama dalam bidang ……….. yang diatur dalam ketentuan sebagai berikut :

Pasal 1

... ...

Pasal 2

RUANG LINGKUP KERJA SAMA

... ... Pasal 3 PELAKSANAAN KEGIATAN ... ... Pasal 4 PEMBIAYAAN ... ... Pasal 5 PENYELESAIAN PERSELISIHAN ... ... Logo Pihak Pertama Logo Pihak Kedua Judul perjanjian (nama naskah dinas,para pihak, objek perjanjian) Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwin Memuat identitas pihak yang mengadakan dan menandatan gani perjanjian Memuat materi perjanjian yang ditulis dalam bentuk pasal-pasal

(46)

- 42 - Pasal 6 LAIN-LAIN ... ... Pasal 7 PENUTUP ... ...

Instansi xxxxxx xxxxxxx Badan Pengawas Obat dan Makanan

( )

(Nama Jabatan ) Nama Jabatan

( )

Tanda tangan Tanda tangan

(47)

- 43 -

CONTOH 12B

FORMAT PERJANJIAN KERJA SAMA PEMERINTAH LINGKUP NASIONAL

KERJA SAMA ANTARA (Kementerian/Lembaga dan Pemda)

DAN

(Kementerian/Lembaga dan Pemda) TENTANG

(Program)... Nomor ………... Nomor ………...

...dan...

Kedua belah pihak sepakat untuk mangadakan kerja sama dalam rangka …………...…(Program) ... dengan ketentuan sebagai berikut.

Pasal 1 TUJUAN KERJA SAMA

………. Pasal 2

RUANG LINGKUP KERJASAMA

………. Pasal 3 PELAKSANAAN KEGIATAN ………. Judul perjanjian (nama naskah dinas, para pihak, objek perjanjian) Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwin)

(48)

- 44 - Pasal 4 PEMBIAYAAN ………. Pasal 5 PENYELESAIAN PERSELISIHAN ………. Pasal 6 LAIN-LAIN

(1) Apabila terjadi hal-hal yang di luar kekuasaan kedua belah pihak atau force

majeure,

dapat dipertimbangkan kemungkinan perubahan tempat dan waktu pelaksanaan tagas

pekerjaan dengan porsetujuan kedua betah pihak. (2) Yang termasuk force majeure adalah

a. bencana alam;

b. tindakan pemerintah di bidang fiskal dan moneter; c. keadaan keamanan yang tidak mengizinkan.

(3) Segala perubahan dan/atau pembatalan terhadap piagam kerja sama ini akan diatur

bersama kemudian oleh pihak pertama dan pihak kedua.

Pasal 7 PENUTUP

………

Nama Institusi Nama Institusi

Nama Jabatan, Nama Jabatan,

Tanda Tangan Tanda Tangan

(49)

- 45 -

2. Surat Kuasa a. Pengertian

Surat kuasa adalah naskah dinas yang berisi pemberian wewenang kepada badan hukum/kelompok orang/perseorangan atau pihak lain dengan atas namanya untuk melakukan suatu tindakan tertentu dalam rangka kedinasan.

b. Susunan 1) Kepala

Bagian kepala surat kuasa terdiri dari:

a) Kop naskah dinas yang berisi logo dan nama instansi Badan POM/Balai Besar POM/ Balai POM, yang diletakkan secara simetris dan ditulis dengan huruf kapital;

b) Judul surat kuasa; c) Nomor surat kuasa.

2) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh surat kuasa memuat materi yang dikuasakan.

3) Kaki

Bagian kaki surat kuasa memuat keterangan tempat, tanggal, bulan dan tahun pembuatan serta nama dan tanda tangan para pihak yang berkepentingan dan dibubuhi materai.

(50)

- 46 -

CONTOH 13

FORMAT SURAT KUASA

SURAT KUASA NOMOR …/…/…/…/… Yang bertanda tangan di bawah ini,

nama : .……… NIP : .……… jabatan : ……….… alamat : ……….…\ memberi kuasa kepada

nama : .……… NIP : .……… jabatan : ……….… alamat : ……….… untuk ……….……….… ………..……… Surat kuasa ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.

Jakarta, ……….. Penerima Kuasa, Pemberi Kuasa,

Tanda Tangan Materai dan Tanda Tangan

Nama Lengkap Nama Lengkap

KOP Badan POM/BBPOM/BPOM Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwin) Memuat identitas yang memberikan kuasa Memuat identitas yang menerima kuasa Memuat pernyataan tentang pemberian wewenangkepa da pihak lain untuk melakukan sesuatu tindakan tertentu Kota sesuai dengan alamat instansi dan tanggal penandatang anan Kop Badan POM/ BBPOM /BPOM yang telah dicetak

(51)

- 47 -

3. Berita Acara a. Pengertian

Berita acara adalah naskah dinas yang berisi uraian tentang proses pelaksanaan suatu kegiatan yang harus ditandatangani oleh para pihak dan para saksi apabila diperlukan.

b. Susunan 1) Kepala

Bagian kepala berita acara terdiri dari:

a) Kop naskah dinas yang berisi logo dan nama instansi Badan POM/Balai Besar POM/ Balai POM diletakkan secara simetris dan ditulis dengan huruf kapital;

b) Judul berita acara; c) Nomor berita acara.

2) Batang tubuh

Bagian batang tubuh berita acara terdiri dari:

a) Tulisan hari, tanggal, dan tahun, serta nama dan jabatan para pihak yang membuat berita acara;

b) Substansi berita acara.

3) Kaki

Bagian kaki berita acara memuat tempat pelaksanaan penandatanganan nama jabatan/pejabat dan tanda tangan para pihak dan para saksi apabila diperlukan.

(52)

- 48 -

CONTOH 14 FORMAT BERITA ACARA

BERITA ACARA NOMOR …/…/…/…/…

Pada hari ini, ……tanggal ………, bulan ………, tahun …….., kami masing-masing:

1. …………(nama pejabat) …… (NIP dan jabatan), selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA.

dan

2. ……(pihak lain) ……….., selanjutnya disebut PIHAK KEDUA, Telah melaksanakan

1. ………. ………. 2. dan seterusnya.

Berita acara ini dibuat dengan sesungguhnya berdasarkan ………… ……….

Dibuat di ………..

PIHAK KEDUA, PIHAK PERTAMA,

Tanda Tangan Tanda Tangan

Mengetahui/Mengesahkan Nama Jabatan, Tanda tangan, Nama Lengkap KOP Badan POM/BBPOM/BPOM Kota sesuai dengan alamat instansi Memuat kegiatan yang dilaksanakan Memuat identitas para pihak yang melaksana kan kegiatan Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwin Tanda tangan para pihak dan para saksi Kop Badan POM/ BBPOM/B POM yang telah dicetak

(53)

- 49 -

4. Surat Keterangan a. Pengertian

Surat keterangan adalah naskah dinas yang berisi informasi hal atau seseorang untuk kepentingan kedinasan.

b. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan

Surat keterangan dibuat dan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.

Bagian kepala surat keterangan terdiri dari:

a) Kop surat keterangan, yang berisi Kop naskah dinas yang berisi logo dan nama instansi Badan POM/ Balai Besar POM/ Balai POM diletakkan secara simetris dan ditulis dengan huruf kapital;

b) Judul surat keterangan; c) Nomor surat keterangan.

2) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh surat keterangan memuat pejabat yang menerangkan dan pegawai yang diterangkan serta maksud dan tujuan diterbitkannya surat keterangan.

3) Kaki

Bagian kaki surat keterangan memuat keterangan tempat, tanggal, bulan, tahun, nama jabatan, tanda tangan dan nama pejabat yang membuat surat keterangan tersebut. Posisi bagian kaki terletak pada bagian kanan bawah.

(54)

- 50 -

CONTOH 15

FORMAT SURAT KETERANGAN

SURAT KETERANGAN

Nomor : ... ( ( Yang bertanda tangan di bawah ini,

Nama : Xxxxxx Xxxxxx NIP : xxxxxxxx jabatan : Xxxxxxxx Xxxxxx dengan ini menerangkan bahwa

Nama : Xxxxxxx Xxxxxxxxxxx NIP : xxxxxxxxx pangkat/ Gol : Xxxxxxxx xxxxxx/ XX/x jabatan : Xxxxxxxx Xxxxxx Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx. Jakarta, ... )

Pejabat Pembuat Keterangan )

)Tanda Tangan dan Cap Instansi ) NAMA LENGKAP . KOP Badan POM/BBPOM/BPOM Penomoran yang berurutan dalam satu tahun takwin Kop Badan POM/BBPO M/BPOM Memuat identitas yang memberikan keterangan Memuat identitas yang diberi keterangan Memuat informasi mengenai suatu hal atau seseorang untuk kepentingan kedinasan Kota sesuai dengan alamat instansi dan tanggal penandatanganan

(55)

- 51 -

5. Surat Pengantar a. Pengertian

Surat pengantar adalah naskah dinas yang digunakan untuk menganta/menyampaikan barang atau naskah.

b. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan

Surat pengantar dibuat dan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, wewenang dan tanggung jawabnya.

Bagian kepala surat pengantar terdiri dari: a) Kop naskah dinas;

b) Nomor; c) Tanggal;

d) Nama jabatan/alamat yang dituju;

e) Tulisan surat pengantar yang diletakkan secara simetris.

2) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh surat pengantar dalam bentuk kolom terdiri dari :

a) Nomor urut;

b) Jenis yang dikirim;

c) Banyaknya naskah/barang; d) Keterangan.

3) Kaki

Bagian kaki surat pengantar terdiri dari :

a) pengirim yang berada di sebelah kanan, yang meliputi: (1) Nama jabatan pembuat pengantar;

(2) Tanda tangan; (3) Nama dan NIP; (4) Cap dinas.

b) penerima yang berada di sebelah kiri, yang meliputi: (1) Nama jabatan penerima;

(2) Tanda tangan; (3) Nama dan NIP; (4) Cap dinas;

(5) Nomor telepon/faksimile; (6) Tanggal penerimaan.

(56)

- 52 -

d. Hal yang Perlu Diperhatikan

Surat pengantar dikirim dalam dua rangkap: 1) Lembar pertama untuk penerima;

2) Lembar kedua untuk pengirim.

e. Penomoran

Penomoran surat pengantar sama dengan penomoran surat dinas.

CONTOH 16

FORMAT SURAT PENGANTAR

(Tgl., Bulan, Tahun) Yth. ... ... Alamat.. SURAT PENGANTAR Nomor :...

No. Naskah Dinas yang Dikirim Banyaknya Keterangan

1 2 3 4

Diterima tanggal ...

Penerima Pengirim

Nama jabatan, Nama jabatan,

Tanda tangan Tanda tangan \dan Cap Instansi

NIP ... NIP. ... No. Telepon ... KOP Badan POM/BBPOM/BPOM Kop Badan POM/BBPOM/ BPOM Tanggal pembuatan surat Nama jabatan dan nama lengkap yang ditulis dalam huruf awal kapital