LAMPIRAN SALINAN PERWAL NOMOR 35 TAHUN 2015 TENTANG JUKNIS PERTEMUAN RAPAT DI LUAR KANTOR

8

LAMPIRAN I

PERATURAN WALIKOTA MALANG

NOMOR

:

35 TAHUN 2015

TENTANG

PETUNJUK

TEKNIS

TATA

KELOLA

KEGIATAN PERTEMUAN/RAPAT DI LUAR

KANTOR

FLOWCHART

_{TATA KELOLA PELAKSANAAN KEGIATAN PERTEMUAN/RAPAT DI LUAR KANTOR}

I.

Tahap Perencanaan

a.

Untuk SKPD Eselon II

NO. URAIAN PROSEDUR

PELAKSANA MUTU BAKU

KET KEPALA

SKPD

PEJABAT STRUKTURAL

ESELON III

PEJABAT STRUKTURAL

ESELON IV

JFU KELENGKAPAN WAKTU OUTPUT

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1. Memerintahkan Pejabat

Struktural Eselon III menginventarisasi kegiatan pertemuan/rapat di luar kantor

Lembar Disposisi

10 menit Disposisi

2. Memberi arahan kepada

Pejabat Struktural Eselon IV untuk menginventarisasi kegiatan pertemuan/rapat di luar kantor

Lembar Disposisi

10 menit Disposisi

9

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

3. Memberi petunjuk kepada

JFU untuk

menginventarisasi kegiatan pertemuan/rapat di luar kantor

Lembar Disposisi

30 menit Disposisi

4. Mengumpulkan dan

mengolah data dan informasi serta

mempersiapkan konsep hasil inventarisasi kegiatan pertemuan/rapat di luar kantor dan melaporkannya kepada Pejabat Eselon IV

Dokumen Perencanaan

1 hari kerja Konsep Nota

Dinas

5. Menerima dan memeriksa

konsep hasil inventarisasi kegiatan pertemuan/rapat di luar kantor

Jika setuju menyampaikan kepada Pejabat Eselon III, jika tidak setuju

menyerahkan kepada JFU untuk diperbaiki

Konsep Nota Dinas

1 jam Konsep Nota

Dinas

6. Menerima dan memeriksa

konsep hasil inventarisasi kegiatan pertemuan/rapat di luar kantor

Jika setuju menyampaikan Kepala SKPD, jika tidak setuju menyerahkan kepada Pejabat Eselon IV untuk diperbaiki

10

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

7. Menerima dan memeriksa

konsep hasil inventarisasi kegiatan pertemuan/rapat di luar kantor menjadi hasil inventarisasi kegiatan pertemuan/rapat di luar kantor

Jika tidak setuju menyerahkan kepada Pejabat Eselon IIII untuk diperbaiki, jika setuju Kepala SKPD selanjutnya disampaikan kepada Inspektorat

Konsep Nota Dinas

30 menit Surat kepada

Inspektur dilampiri Hasil Inventarisasi kegiatan

pertemuan/rapat di luar kantor

b.

Untuk SKPD Eselon III dan Bagian pada Sekretariat Daerah

NO. URAIAN PROSEDUR

PELAKSANA MUTU BAKU KET

KEPALA SKPD/BAGIAN

PEJABAT STRUKTURAL

ESELON IV

JFU KELENGKAPAN WAKTU OUTPUT

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1. Memerintahkan Pejabat

Struktural Eselon IV menginventarisasi kegiatan pertemuan/rapat di luar kantor

Lembar Disposisi

10 menit Disposisi

2. Memberi petunjuk kepada JFU

untuk menginventarisasi kegiatan pertemuan/rapat di luar kantor

Lembar Disposisi

30 menit Disposisi

SELESAI Ya

Tidak

11

1 2 3 4 5 6 7 8 9

3. Mengumpulkan dan mengolah

data dan informasi serta mempersiapkan konsep hasil inventarisasi kegiatan

pertemuan/rapat di luar kantor dan melaporkannya kepada Pejabat Eselon IV

Dokumen Perencanaan

1 hari kerja Konsep Nota

Dinas

4. Menerima dan memeriksa

konsep hasil inventarisasi kegiatan pertemuan/rapat di luar kantor

Jika setuju menyampaikan Kepala SKPD/Bagian, jika tidak setuju menyerahkan kepada JFU untuk diperbaiki

Konsep Nota Dinas

30 menit Konsep Nota

Dinas

5. Menerima dan memeriksa

konsep hasil inventarisasi kegiatan pertemuan/rapat di luar kantor menjadi hasil inventarisasi kegiatan

pertemuan/rapat di luar kantor

Jika tidak setuju menyerahkan kepada Pejabat Eselon IV untuk diperbaiki, jika setuju Kepala SKPD selanjutnya disampaikan kepada Inspektorat

Konsep Nota Dinas

30 menit Surat kepada

Inspektur dilampiri Hasil Inventarisasi kegiatan pertemuan/ rapat di luar kantor SELESAI

Ya

Ya

Tidak

12

II.

Tahap Pelaksanaan

a.

Untuk SKPD Eselon II

NO. URAIAN PROSEDUR

PELAKSANA MUTU BAKU

KET KEPALA

SKPD

PEJABAT STRUKTURAL

ESELON III

PEJABAT STRUKTURAL

ESELON IV

JFU KELENGKAPAN WAKTU OUTPUT

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1. Memerintahkan Pejabat

Struktural Eselon III untuk mempersiapkan

pelaksaanaan

pertemuan/rapat di luar kantor

Lembar Disposisi

10 menit Disposisi

2. Memberi arahan kepada

Pejabat Struktural Eselon IV untuk mempersiapkan pelaksaanaan

pertemuan/rapat di luar kantor

Lembar Disposisi

10 menit Disposisi

3. Memberi petunjuk kepada

JFU untuk mempersiapkan kelengkapan

pertemuan/rapat di luar kantor

Lembar Disposisi

30 menit Disposisi

13

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

4. Mengumpulkan dan

mengolah data dan informasi serta

mempersiapkan konsep kelengkapan

penyelenggaraan

pertemuan/rapat di luar kantor dan melaporkannya kepada Pejabat Eselon IV

-Peraturan

perundang-undangan;

-Data dan

informasi terkait pertemuan/ rapat;

-Hasil

Inventarisasi kegiatan pertemuan/ rapat di luar kantor;

-Daftar peserta

pertemuan/ rapat;

-Jadwal

pelaksanaan kegiatan;

-Konsep surat

pernyataan Kepala SKPD.

2 hari kerja Konsep Nota

Dinas

5. Menerima dan memeriksa

Konsep kelengkapan penyelenggaraan

pertemuan/rapat di luar kantor

Jika setuju menyampaikan kepada Pejabat Eselon III, jika tidak setuju

menyerahkan kepada JFU untuk diperbaiki

Konsep Nota Dinas

1 jam Konsep Nota

Dinas Ya

14

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

6. Menerima dan memeriksa

konsep kelengkapan penyelenggaraan

pertemuan/rapat di luar kantor

Jika setuju menyampaikan Kepala SKPD, jika tidak setuju menyerahkan kepada Pejabat Eselon IV untuk diperbaiki

Konsep Nota Dinas

30 menit Konsep Nota

Dinas

7. Menerima dan memeriksa

konsep hasil inventarisasi kegiatan pertemuan/rapat di luar kantor menjadi hasil inventarisasi kegiatan pertemuan/rapat di luar kantor

Jika tidak setuju menyerahkan kepada Pejabat Eselon IIII untuk diperbaiki, jika setuju Kepala SKPD selanjutnya disampaikan kepada Atasan Kepala SKPD guna

memperoleh persetujuan

Konsep Nota Dinas

30 menit Surat

permohonan izin kepada Walikota c.q. Sekretaris Daerah

dilampiri Hasil Inventarisasi kegiatan pertemuan/ rapat di luar kantor SELESAI

Tidak Ya

Ya

15

b.

Untuk SKPD Eselon III dan Bagian pada Sekretariat Daerah

NO. URAIAN PROSEDUR

PELAKSANA MUTU BAKU KET

KEPALA SKPD/BAGIAN

PEJABAT STRUKTURAL

ESELON IV

JFU KELENGKAPAN WAKTU OUTPUT

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1. Memerintahkan Pejabat

Struktural Eselon IV untuk mempersiapkan pelaksaanaan pertemuan/rapat di luar kantor

Lembar Disposisi

10 menit Disposisi

2. Memberi petunjuk kepada JFU

untuk mempersiapkan

kelengkapan pertemuan/rapat di luar kantor

Lembar Disposisi

30 menit Disposisi

3. Mengumpulkan dan mengolah

data dan informasi serta mempersiapkan konsep kelengkapan penyelenggaraan pertemuan/rapat di luar kantor dan melaporkannya kepada Pejabat Eselon IV

-Peraturan

perundang-undangan;

-Data dan

informasi terkait pertemuan/ rapat;

-Hasil

Inventarisasi kegiatan pertemuan/ rapat di luar kantor;

-Daftar peserta

pertemuan/ rapat;

-Jadwal

pelaksanaan kegiatan;

2 hari kerja Konsep Nota

16

1 2 3 4 5 6 7 8 9

-Konsep surat

pernyataan Kepala SKPD

4. Menerima dan memeriksa

Konsep kelengkapan penyelenggaraan

pertemuan/rapat di luar kantor Jika setuju menyampaikan kepada Kepala SKPD/Bagian, jika tidak setuju menyerahkan kepada JFU untuk diperbaiki

Konsep Nota Dinas

1 jam Konsep Nota

Dinas

5. Menerima dan memeriksa

konsep hasil inventarisasi kegiatan pertemuan/rapat di luar kantor menjadi hasil inventarisasi kegiatan

pertemuan/rapat di luar kantor

Jika tidak setuju menyerahkan kepada Pejabat Eselon IV untuk diperbaiki, jika setuju Kepala SKPD/Bagian selanjutnya disampaikan kepada Atasan Kepala SKPD guna memperoleh persetujuan

Konsep Nota Dinas

30 menit Surat

permohonan izin kepada Walikota c.q. Sekretaris Daerah

dilampiri Hasil Inventarisasi kegiatan pertemuan/ rapat di luar kantor SELESAI

Ya

Ya Tidak

17

III.

Tahap Pelaporan

a.

Untuk SKPD Eselon II

NO. URAIAN PROSEDUR

PELAKSANA MUTU BAKU

KET KEPALA

SKPD

PEJABAT STRUKTURAL

ESELON III

PEJABAT STRUKTURAL

ESELON IV

JFU KELENGKAPAN WAKTU OUTPUT

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

1. Memerintahkan Pejabat

Struktural Eselon III untuk mempersiapkan

kelengkapan

pertanggungjawaban pertemuan/rapat di luar kantor

Lembar Disposisi

10 menit Disposisi

2. Memberi arahan kepada

Pejabat Struktural Eselon IV untuk mempersiapkan kelengkapan

pertanggungjawaban pertemuan/rapat di luar kantor

Lembar Disposisi

10 menit Disposisi

3. Memberi petunjuk kepada

JFU untuk mempersiapkan kelengkapan

pertanggungjawaban pertemuan/rapat di luar kantor

Lembar Disposisi

30 menit Disposisi

18

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

4. Mengumpulkan dan

mengolah data dan informasi serta

mempersiapkan konsep kelengkapan

pertanggungjawaban pertemuan/rapat di luar kantor dan melaporkannya kepada Pejabat Eselon IV

-Data dan

informasi terkait pertemuan/ rapat;

-Surat

permohonan izin

penyelenggara-an pertemupenyelenggara-an/ rapat di luar kantor yang sudah mendapat persetujuan Walikota; -Hasil

Inventarisasi kegiatan pertemuan/ rapat di luar kantor;

-Daftar hadir

peserta;

-Jadwal

pelaksanaan kegiatan;

-Notulen

pertemuan/ rapat;

-surat

pernyataan Kepala SKPD.

3 hari kerja Konsep Nota

19

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

5. Menerima dan memeriksa

konsep kelengkapan pertanggungjawaban pertemuan/rapat di luar kantor

Jika setuju menyampaikan kepada Pejabat Eselon III, jika tidak setuju

menyerahkan kepada JFU untuk diperbaiki

Konsep Nota Dinas

1 jam Konsep Nota

Dinas

6. Menerima, memeriksa dan

menyetujui konsep kelengkapan

pertanggungjawaban pertemuan/rapat di luar kantor

Jika setuju menyampaikan Kepala SKPD, jika tidak setuju menyerahkan kepada Pejabat Eselon IV untuk diperbaiki

Konsep Nota Dinas

30 menit Konsep Nota

Dinas

7. Menerima dan memeriksa

konsep hasil inventarisasi kegiatan pertemuan/rapat di luar kantor menjadi hasil inventarisasi kegiatan pertemuan/rapat di luar kantor

Jika tidak setuju menyerahkan kepada Pejabat Eselon IV untuk diperbaiki, jika setuju Kepala SKPD selanjutnya disampaikan kepada Inspektorat

Konsep Nota Dinas

30 menit Surat kepada

Inspektur dilampiri kelengkapan pertanggung-jawaban pertemuan/ rapat di luar kantor

20

b.

Untuk SKPD Eselon III dan Bagian pada Sekretariat Daerah

NO. URAIAN PROSEDUR

PELAKSANA MUTU BAKU KET

KEPALA SKPD/BAGIAN

PEJABAT STRUKTURAL

ESELON IV

JFU KELENGKAPAN WAKTU OUTPUT

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1. Memerintahkan Pejabat

Struktural Eselon IV untuk mempersiapkan kelengkapan pertanggungjawaban

pertemuan/rapat di luar kantor

Lembar Disposisi 10 menit Disposisi

2. Memberi petunjuk kepada JFU

untuk mempersiapkan kelengkapan

pertanggungjawaban

pertemuan/rapat di luar kantor

Lembar Disposisi 30 menit Disposisi

3. Mengumpulkan dan mengolah

data dan informasi serta mempersiapkan konsep kelengkapan

pertanggungjawaban

pertemuan/rapat di luar kantor dan melaporkannya kepada Pejabat Eselon IV

-Data dan informasi

terkait pertemuan/ rapat;

-Surat permohonan

izin penyelenggara-an pertemupenyelenggara-an/ rapat di luar kantor yang sudah

mendapat persetujuan Walikota;

-Hasil Inventarisasi

kegiatan

pertemuan/ rapat di luar kantor;

3 hari kerja

21

1 2 3 4 5 6 7 8 9

-Daftar hadir

peserta;

-Jadwal

pelaksanaan kegiatan;

-Notulen

pertemuan/ rapat;

-surat pernyataan

Kepala SKPD.

4. Menerima dan memeriksa

Konsep kelengkapan penyelenggaraan

pertemuan/rapat di luar kantor Jika setuju menyampaikan kepada Kepala SKPD/Bagian, jika tidak setuju menyerahkan kepada JFU untuk diperbaiki

Konsep Nota Dinas 1 jam Konsep Nota

Dinas

5. Menerima dan memeriksa konsep

hasil inventarisasi kegiatan pertemuan/rapat di luar kantor menjadi hasil inventarisasi

kegiatan pertemuan/rapat di luar kantor

Jika tidak setuju menyerahkan kepada Pejabat Eselon IV untuk diperbaiki, jika setuju Kepala SKPD selanjutnya disampaikan kepada Inspektorat

Konsep Nota Dinas 30 menit Surat kepada

Inspektur dilampiri kelengkapan pertanggung-jawaban pertemuan/ rapat di luar kantor

WALIKOTA MALANG,

ttd.

H. MOCH. ANTON

SELESAI

Ya

Ya

Tidak

Tidak

Salinan sesuai aslinya

KEPALA BAGIAN HUKUM,

TABRANI, SH, M.Hum.

Pembina

22

LAMPIRAN II

PERATURAN WALIKOTA MALANG

NOMOR

:

35 TAHUN 2015

TENTANG

PETUNJUK

TEKNIS

TATA

KELOLA

KEGIATAN PERTEMUAN/RAPAT DI LUAR

KANTOR.

FORMAT

RENCANA KEGIATAN PERTEMUAN/RAPAT DI LUAR KANTOR

... (NAMA SKPD)...

PERIODE BULAN ... S.D. ... TAHUN 20XX

NO.

NAMA KEGIATAN

PERENCANAAN

BESARAN

ANGGARAN

(Rp)

KET.

TEMPAT

NARASUMBER

PESERTA

JANGKA WAKTU

PELAKSANAAN

1

2

3

4

5

6

7

8

Malang, ..., 20xx

KEPALA SKPD

NAMA

NIP.

WALIKOTA MALANG,

ttd.

H. MOCH. ANTON

Salinan sesuai aslinya

KEPALA BAGIAN HUKUM,

TABRANI, SH, M.Hum.

Pembina