1
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
INFORMASI HUMAN RESOURCES
MANAGEMENT PADA PT. CULLETPRIMA
SETIA
Reni Puspita Sari
Binus University, Jakarta, Indonesia, [email protected]
Suparto Darudiato, S.Kom., M.M (Dosen Pembimbing)
Binus University, Jakarta, Indonesia
&
Kartika Dewi, S.E., Ak., MBA (Dosen Pembimbing)
Binus University, Jakarta, Indonesia
ABSTRAK
The purpose of research, carried out in order to identify and analyze needs for good information system that processes, procedures, and documents relating to human resources activities at PT Culletprima Setia. Activity of human resource management that are discussed in this study is the recruitment, selection, training and evaluation, performance appraisal, compensation, workplace safety. Some of the problems encountered in the management of human resources at PT. Culletprima Setia’s payroll system is not integrated with related systems, performance appraisal is not going well, training evaluation isn’t going well, etc. Of the problem, it can be done the analysis and design of human resource information systems are useful to provide a solution to resolve the problem, so that the activities of human resource management is able to run better and support the company in achieving business objectives. Meanwhile, design analysis method used in this research is object-oriented method using UML notation based on the theory Satzinger, Mathiassen, and Simon Bennet. Documentation can result in human resources management information web based system that can help activities related to human resources management in enterprises, especially in processing the data to produce useful information for those who need it. The conclusions that can be drawn from this research is human resources management web based application that can assist companies in setting human resource activities, shorten the time authorization document and present the required information quickly and accurately. (RPS)
Keyword: Information Systems, Human Resources, Human Resources Management, Human Resource Management Activities
Tujuan penelitian, dilakukan untuk dapat mengidentifikasi dan menganalisis kebutuhan akan sistem informasi baik itu proses, prosedur, maupun dokumen yang berkaitan dengan aktivitas sumber daya manusia pada PT Culletprima Setia. Aktivitas dari manajemen sumber daya manusia yang dibahas dalam penelitian ini adalah perekrutan, penyeleksian, pelatihan dan evaluasi, penilaian kinerja, penggajian/kompensasi, keselamatan kerja. Beberapa masalah yang dihadapi pada manajemen sumber daya manusia yang ada di PT. Culletprima Setia adalah tidak terintegrasinya sistem penggajian dengan sistem yang berkaitan, penilaian kinerja yang tidak berjalan baik, tidak adanya evaluasi dari pelatihan yang dilakukan, dan sebagainya. Dari masalah yang ada, maka dapat dilakukan analisis dan perancangan sistem informasi sumber daya manusia yang berguna untuk memberikan solusi untuk menyelesaikan
2
masalah, sehingga aktivitas manajemen sumber daya manusia yang ada dapat berjalan lebih baik dan mendukung proses bisnis perusahaan dalam mencapai tujuannya. Adapun, metode analisis perancangan yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode berorientasi object-oriented menggunakan notasi UML berdasarkan teori Satzinger, Mathiassen, dan Simon Bennet. Hasil yang dicapai adalah dokumentasi sistem informasi human resources management berbasis web yang dapat membantu aktivitas yang berkaitan dengan manajemen sumber daya manusia di perusahaan, khususnya dalam mengolah data-data sehingga menghasilkan informasi yang berguna bagi pihak-pihak yang membutuhkan. Simpulan yang dapat diambil dari penelitian ini adalah dengan penerapan aplikasi sistem informasi sumber daya manusia berbasis web dapat membantu perusahaan dalam pengaturan aktivitas sumber daya manusia, mempersingkat waktu otorisasi dokumen dan dapat menyajikan informasi yang dibutuhkan secara cepat dan akurat. (RPS)
Kata Kunci: Sistem Informasi, Sumber Daya Manusia, Human Resources Management, Aktivitas Manajemen Sumber Daya Manusia
PENDAHULUAN
Era globalisasi telah menjadikan perusahaan-perusahaan berkembang ke arah yang lebih pesat, Seiring dengan perkembangannya, perusahaan membutuhkan sumber daya manusia yang kompetitif untuk mencapai tujuan perusahaan dan kemampuan untuk bersaing. Pengendalian terhadap sumber daya manusia merupakan kunci dari pencapaian tujuan perusahaan, oleh karena itu perlu adanya pengelolaan terhadap manajemen sumber daya manusia. Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM) adalah kebijakan dan praktik menentukan aspek ‘manusia’ atau sumber daya manusia dalam posisi manajemen, termasuk merekrut menyaring, melatih, memberi penghargaan, dan penilaian (Dessler, 2011). Sumber Daya Manusia merupakan asset yang sangat berharga dan memiliki peran yang penting dalam salah satu faktor keberhasilan perusahaan. Dengan kemampuan, keahlian, pengetahuan dan perilaku karyawan yang baik dan memadai, maka proses bisnis karyawan akan berjalan dengan baik sesuai dengan tujuannya. Menurut Ersa Nemli Caliskan dalam penelitiannya yang diterbitkan dalam jurnal penelitian The Impact
Of Strategic Human Resources Management On Organizational Performcance, menyebutkan bahwa:
Dalam lingkungan yang kompetitif dan dapat berubah dengan cepat, sumber daya manusia adalah salah satu sumber penting dari keunggulan kompetitif. Sistem sumber daya manusia dapat berkontribusi pada keunggulan kompetitif yang berkelanjutan dengan memfasilitasi pengembangan kompetensi yang spesifik perusahaan. Untuk mencapai kinerja yang maksimal, maka perusahaan juga harus memberikan pengembangan kompetensi, motivasi, pelatihan dan perusahaan juga harus memperhatikan kesejahteraan para karyawan yang ada. Gaji atau upah merupakan salah satu kesejahteraan karyawan yang perlu diperhatikan. Gaji umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manager, sedangkan upah umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana/buruh (Mulyadi, 2010). Di Indonesia upah gaji diatur dalam suatu pengaturan yaitu Upah Minimum Regional (UMR), yang diatur dalam Peraturan Menteri Tenaga Kerja No. 05/Men/1989 tanggal 29 Mei 1989 tentang Upah Minimum.
Peran HRD (Human Resource Department) di perusahaan merupakan faktor yang sangat penting dan dibutuhkan untuk mengatur dan mengelolah aktivitas sumber daya manusia. Aktivitas sumber daya manusia terbagi menjadi 4, yaitu: (1) Preparation and Design, (2) Development and Evaluation, (3)
Compensation and Protection dan (4) Employee Relation (Hanggraeni, 2012). Tidak hanya peran HRD,
peran sistem informasi juga diperlukan didalam perusahaan, misalnya untuk sistem penggajian, sistem perekrutan, sistem absensi atau pencatatan kehadiran karyawan, dan sebagainya. Sistem yang ada juga seharusnya didukung oleh sistem pengendalian internal yang baik dan harus saling terintegrasi, agar proses pencatatan, penghitungan, dan pembayaran gaji serta upah dapat dilakukan dengan lebih cepat dan akurat. Sistem Informasi merupakan kumpulan dari komponen-komponen yang mengumpulkan, memproses, meyimpan dan menyediakan informasi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan dalam bisnis (Satzinger, Jackso dan Burd, 2005). Sehingga dengan adanya sistem informasi di perusahaan, dapat mendukung proses atau aktivitas manajemen sumber daya manusia di perusahaan agar lebih efektif dan efisien.
PT.Culletprima Setia didirikan pada tahun 1992, merupakan perusahaan swasta yang bergerak di industri kaca Indonesia yang mengkhususkan diri dalam pembuatan piring, mangkok dan gelas. Selain di Indonesia, perusahaan mulai melakukan ekspor pada tahun 1996. PT.Culletprima Setia terus berinovasi
3
dalam mengembangkan produk BBC Kaca, sehingga PT.Culletprima Setia selalu bisa memenuhi permintaan pasar. PT. Culletprima Setia sampai saat ini mempekerjakan kurang lebih 515 karyawan.
Berdasarkan pengamatan dan analisis terhadap perusahaan, sistem informasi manajeman sumber daya manusia yang ada masih memiliki kelemahan-kelemahan , seperti: tidak adanya pendataan pelamar; sistem absensi yang tidak terintegrasi dengan cuti, izin dan lembur sehingga membutuhkan waktu yang lama untuk pengecekan atau perhitungan jam kerja karyawan; sistem penggajian tidak terintegarsi dengan data karyawan dan absensi dan pajak sehingga menyulitkan dalam perhitungan jam kerja karyawan dalam penggajian serta menimbulkan perbedaan jumlah kayawan yang ada di data karyawan dengan jumlah karyawan yang ada di data penggajian; tidak adanya evaluasi pelatihan; penilaian kinerja karyawan yang tidak dilakukan secara rutin karena pengisian formulir penilaian kinerja yang rumit; dan sebagainya. Berikut merupakan analisis kebutuhan informasi pada PT. Culletprima Setia, yaitu:
Tujuan Masalah Solusi Kebutuhan
Sistem Informasi Pendataan
pelamar
Tidak adanya pendataan
pelamar, sehingga perusahaan tidak mengetahui pelamar mana
saja yang sudah pernah
mengikuti test penyeleksian dan
perusahaann tidak dapat
merekrut kembali pelamar yang pernah ditolak atau belum pernah diterima di perusahaan.
Membuat sistem untuk mendata
pelamar yang pernah melamar ke perusahaan. Sehingga pelamar yang yang pernah melamar pekerjaan di perusahaan dan sesuai kalsifikasi perusahaan namun pernah ditolak atau
belum diterima, dapat dipanggil
kembali ketika perusahaan
membutuhkan karyawan. - Data Pelamar Memperbai ki pendataan absensi karyawan
Jika mesin finger print rusak
atau mati, maka absensi
karyawan menggunakan kartu hadir yang dimasukan ke mesin
waktu absensi. Sehingga
membuat Bagian HRD harus melakukan input ulang data absensi karyawan dari kartu hadir ke dalam sistem untuk
dapat mengetahui dan
menghitung jam kerja
karyawan pada saat itu.
Membuat sistem untuk absensi manual yang bertujuan untuk mengatasi jika terjadi kerusakan mesin finger print di perusahaan. Absensi dapat dilakukan secara manual dengan menginput NIK yang langsung tersimpan kedalam sistem absensi karyawan. Sehingga
Bagian HRD tidak perlu lagi
melakukan input data kehadiran
karyawan satu per satu ke dalam sistem absensi karyawan yang dapat mengurangi resiko kesalahan input data absensi.
-Data Absensi
Sistem pendataan absensi yang tidak terintegrasi dengan sistem lain yang berhubungan dengan absensi (seperti: permohonan izin, cuti, dan perintah kerja lembur), membuat Bagian HRD melakukan pengecekan manual terhadap kesesuaian antara jam kerja karyawan dengan data cuti, izin atau perintah kerja karyawan. Sehingga Bagian
HRD dapat mengetahui
kesesuaian antara kehadiran karyawan dengan izin, cuti atau lembur yang diajukan.
Mengintegrasikan sistem absensi
dengan dengan sistem lainnya yang berhubungan dengan absensi (seperti: permohonan izin, cuti, dan perintah kerja lembur), sehingga memudahkan Bagian HRD dalam memperoleh informasi yang berkaitan dengan jam kerja dan kehadiran karyawan.
Membuat sistem evaluasi pelatihan
Tidak adanya evaluasi pelatihan
untuk kegiatan pelatihan
karyawan dalam perusahaan, sehingga tidak adanya penilaian
yang dilakukan terhadap
Membuat sistem untuk evaluasi
pelatihan, sehingga dapat dibuat
laporan hasil dari evaluasi pelatihan yang dilakukan agar dapat dilakukan perbaikan untuk pelatihan selanjutnya,
-4 pelatihan yang dilakukan. Hasil dari evaluasi tersebut dapat dianalisis untuk dapat diketahui
dampak atau pengaruh
pelatihan yang diberikan ke karyawan dan untuk keputusan
atau perbaikan pelatihan
selanjutnya.
unuk dapat mengetahui apakah
pelatihan tersebut bermanfaat untuk peserta pelatihan, apakah pelatihan yang dilakukan dapat meningkatkan kinerja karyawan, keputusan pelatihan selanjutnya, dan sebagainya.
Membuat sistem dan memperbai ki penilaian karyawan
Penilaian kinerja karyawan
yang masih ditulis secara
manual yang dirasa kurang efektif karena kepala bagian atau manager harus mengisi
formulir penilaian dengan
menuliskan nilai (angka) dalam
setiap kriteria penilaian
terhadap jumlah karyawan yang
tidak sedikit. Karena
menyulitkan, sehingga tidak rutin dilakukan dan dilakukan hanya sebagai formalitas.
Membuat sistem penilaian kinerja yang mudah untuk diisi dan dari hasil
penilaian tersebut dapat dibuat
laporan, sehingga membantu Bagian HRD untuk mengetahui hasil penilain kinerja karyawan. Dari laporan hasil penilaian kinerja, Bgaian HRD dapat melakukan analisis untuk mengambil
keputusan Demosi, Promosi,
Kenaikan Gaji. Tidak hanya itu, Bagian HRD juga dapat memberikan
motivasi atau pelatihan untuk
karyawan yang bekinerja buruk,
sehingga karyawan dapat bekerja dengan baik kembali. Penilaian harus dilakukan secara rutin, agar dapat
diketahui perkembangan kinerja
karyawan dari periode ke periode.
- Data Penilaian Karyawan
Hasil dari penilaian karyawan hanya untuk mengetahui baik buruknya kinerja karyawan. Karyawan tidak mengetahui hasil penialain kinerja mereka dan tidak adanya pengakuan
atau peringkat karyawan
terbaik, sehingga membuat
karyawan kurang termotivasi untuk mengahasilkan kinerja
yang lebih baik untuk
mendapatkan pengakuan atau peringkat karyawan terbaik.
Dengan mengetahui hasil penilaian, karyawan dapat mengetahui baik atau buruknya kinerja yang mereka berikan
ke perusahaan. Pemberian
penghargaan berupa sertifikat, bonus atau peringkat karyawan terbaik, merupakan salah satu cara yang cukup efektif untuk memotivasi karyawan dalam bekerja lebih baik dan produktif
untuk mendapatkan penghargaan
tersebut.
Membuat sistem penggajian
Sistem penggajian belum
terintegrasi dengan data
karyawan dan data absensi karyawan, serta perhitungan gaji dan kerja lembur masih dilakukan dengan sederhana,
dengan menggunakan
Microsoft Excel dan dicetak menjadi laporan penggajian. Hal tersebut kurang efektif,
karena dapat menyebakan
terjadinya kesalahan dan
kecurangan. Adanya perbedaan antara jumlah karyawan yang ada di data karyawan dengan jumlah karyawan yang ada pada data penggajian yang
diketemukan dapat menjadi
celah untuk melakukan tindak
Membuat sistem penggajian yang
sudah terintegrasi dengan data
absensi, data karyawan, serta data lain
yang berhubungan dengan
perhitungan penggajian data
penggajian akan dibuat berdasarkan
data karyawan sehingga jumlah
karyawan yang terdapat dalam data karyawan akan sama banyaknya dengan jumlah karyawan yang ada di penggajian. Hal tersebut juga dapat mengurangi kesalahan dan tindak kecurangan dalam penggajian, karena besaranya gaji/upah, pajak penhasilan
dan tnujangan karyawan dibuat
berdasarkan data yang ada pada
karyawan. Sistem juga dapat
menghasilan informasi berupa laporan untuk diberikan ke pihak yang
-Data Karyawan -Laporan Penggajian -Slip Gaji -Data Absensi -Laporan Pajak Penghasilan (PPh21)
5
kecurangan. membutuhkan seperti Bagian
Keuangan untuk mengetahui jumlah gaji yang harus dibayarkan. Untuk
mengurangi terjadinya kesalahan,
sistem akan melakukan perhitungan secara otomatis.
Pembayaran Gaji juga masih menggunakan uang tunai atau
amplop gaji. Hal tersebut
dangat beresiko terhadap
pencurian atau kesalahan dalam
perhitungan uang dalam
pembayaran gaji.
Pembayaran gaji sebaiknya dilakukan dengan cara di transfer dari pihak bank ke rekening masing-masing karyawan. Sehingga dapat mengurangi
resiko pencurian atau kesalahan
pembagian gaji. Komponen pajak penghasilan
tidak ada dalam slip gaji karena pajak penghasilan karyawan sudah diurus dan langsung dibayar oleh departemen pajak.
Sehingga karyawan tidak
mengetahui besarnya pajak
penghasilan yang dibayarkan perusahaan.
Komponen pajak penghasilan
harusnya dimasukan ke dalam slip gaji agar karyawan dapat mengetahui besarnya pajak penghasilan masing-masing karyawan yang dibayarkan perusahaan. (lebih transparant).
METODE PENELITIAN
Metodologi penelitian yang digunakan kami gunakan adalah:
1. Metode Pengumpulan Data
• Studi Kepustakaan (Studi literature)
Dalam metode ini, pengumpulan data dilakukan dengan cara membaca dan mepelajari buku-buku, jurnal, literatur dan sumber lainnya yang berhubungan dengan dengan penelitian. Studi literatur ini diperlukan untuk mengumpulkan data yang dapat dijadikan landasan teori dan fakta yang mendukung penulsan sehingga memperoleh hal-hal yang berkaitan langsung dengan tema penelitian ini, serta dapat dijadikan sebagai bahan perbandingan yang mendukung penelitian ini.
• Studi Lapangan (Field Reasearch Method)
Dalam metode ini, pengumpulan data dilakukan dengan cara:
I. Observasi. Melakukan pengamatan secara langsung terhadap proses bisnis sumber daya manusia yang ada dalam perusahaan untuk mengetahui dan memahami prosedur sistem informasi sumber daya manusia secara rinci yang ada di perusahaan secara.
II. Wawancara. Melakukan tanya-jawab dengan para karyawan dan Manager HRD, Karyawan Bagian Pajak, Karyawan Bagian Akuntansi, Manager Keuangan, Direktur dan beberapa buruh yang bekerja pada PT. Culletprima Setia untuk mendapatkan informasi yang lebih tepat dan nyata sesuai dengan keadaan yang ada di perusahaan. III. Dokumentasi. Menelusuri dan mempelajari dokumen-dokumen (seperti: surat permohonan cuti, surat perintah kerja lembur, surat permohonan gaji, data absensi, data gaji, dan lain-lainya) yang ada di perusahaan, khususnya yang berkaitan dengan tema penulisan ini.
IV. Kuesioner. Membagikan kuesioner ke karyawan bagian produksi perusahaan untuk mengetahui pengaruh pembagian bonus produksi terhadap kinerja karyawan bagian produksi yang ada di PT. Culletprima Setia.
2. Metode Analisis
Metode analisis yang dilakukan menggunakan Object Oriented Analysis and Design sesuai Unified Process life cycle model yang terdiri dari: Business Modeling, Requirements, dan Design.
6
Analsisi dan perancangan sistem informasi sumber daya manusia baru menggunakan metode berorientasi Object Oriented Analysis and Design dengan mengunakan notasi UML 2.0 yang berdasarkan pendekatan dari Satzinger, Mathiassen dan Bennet.
HASIL DAN PEMBAHASAN
Setelah melakukan analisis terhadap sistem informasi manajeman sumber daya manusia pada PT. Culletprima Setia, maka dapat dilakukan perancangan mengenai rekomendasi yang diusulkan untuk mengatasi atau meminimalisir masalah-masalah sehingga proses bisnis dapat berjalan lancar untuk mencapai tujuan perusahaaan.
1. Proses Bisnis Perekrutran Karyawan
Kepala Bagian atau Manager Departemen yang ingin menambah karyawan atau mengisi jabatan yang kosong dapat mengisi Formulir Permintaan Karyawan. Manager HRD yang menerima formulir permintaan karyawan, akan melihat dan mempertimbangkan alasan dari permintaan karyawan tersebut. Setelah itu, forumulir akan disetujui oleh manager HRD. Jika disetujui, maka Bagian HRD mempersiapkan dan membuka lowongan pekerjaan. Pelamar dapat mengirimkan surat lamaran ke Bagian HRD, kemudian Bagian HRD akan mendata pelamar ke dalam sistem. Setelah itu, Bagian HRD melakukan seleksi atas lamaran yang masuk. Jika ada pelamar yang sesuai dengan kriteria, maka Bagian HRD akan memamggil pelamar untuk dilakukan test seleksi tertulis dan wawancara. Hasil wawancara dan nilai test akan dimasukan ke dalam sistem. Bagi pelamar yang lulus, akan dilakukan masa orientasi selama 3 bulan. Bagian HRD akan mengisi Formulir Masa Orientasi yang akan ditujukan ke Manager Departemen atau Kepala Bagian untuk mengetahui adanya pelamar yang melakukan masa orientasi. Jika lulus, maka Bagian HRD akan membuat Surat Kesepakatan Kerja yang akan ditandatangani oleh Manager HRD dan Pelamar tersebut. Kemudian, Bagian HRD akan mengisi data karyawan baru ke dalam sistem.
Perancangan:
7
2. Proses Bisnis Absensi Karyawan
Karyawan yang masuk dan pulang kerja harus melakukan absensi dengan mesin finger print. Mesin
finger print akan mendeteksi sidik jari karyawan, jika ada karyawan yang tidak berhasil melakukan
absen dengan mesin finger print. Karyawan dapat menemui Bagian HRD untuk melakukan absensi manual. Absensi manual juga bisa dilakukan jika mesin finger print sedang rusak atau tidak menyala. Perancangan:
Gambar 2 User Interface Absensi Karyawan dan Absensi Manual
3. Proses Bisnis Perintah Kerja Lembur, Permohonan Cuti dan Izin
Kepala Bagian yang ingin mengadakan lembur, dapat mengisi Formulir Perintah Kerja Lembur yang berupa tanggal kerja lembur, alasan, daftar karyawan yang akan bekerja lembur, jam mulai dan jam perkiraan selesai lembur karyawan beserta kegiatan apa saja yang akan dilakukan masing-masing karyawan. Kemudian, formulir tesebut akan diterima oleh Manager Departemen yang besangkutan untuk disetujui. Jika disetujui maka kepala bagian baru dapat memerintahkan karyawan untuk kerja lembur sesuai dengan daftar karyawan yang tertera di Formulir tersebut. Karyawan yang ingin mengajukan permohonan cuti dapat langsung memeriksa sisa cuti pada sistem. Apabila masih ada sisa cuti yang tersedia, karyawan dapat mengisi Formulir Permohonan Cuti kemudian permohonan tersebut akan dikirim ke Manager Departemen yang bersangkutan, untuk diotorisasi. Setelah itu permohonan cuti yang telah disetujui akan diketahui oleh Bagian HRD, untuk dapat mengetahui periode cuti karyawan dan keterangannya. Jika sisa cuti habis, maka secara otomatis karyawan tidak dapat mengajukan Formulir Permohonan Cuti. Karyawan tidak memiliki sisa cuti, dapat mengajukan permohonan izin tidak masuk kerja. Karyawan yang ingin melakukan izin dapat mengisi Formulir
8
Permohoan Izin yang kemudian akan diterima ke Manager Departemen untuk dilakukan otorisasi. Jika disetujui, maka Formulir Izin akan di kirim untuk diketahui Bagian HRD.
4. Proses Bisnis Peringatan Karyawan
Bagian HRD yang mengetahui pelanggaran kedisiplinan atau mendapat laporan pelanggran karyawan akan mengecek pelanggaran tersebut apakah benar dilakukan oleh karyawan yang bersangkutan. Kemudian, Bagian HRD akan mengisi Formulir Surat Peringatan dari pelanggaran yang dilakukan serta sanksi yang harus dilakukan karyawan yang melanggar. Kemudian Formulir tersebut akan dicetak dan ditandatangani Manager Departemen yang bersangkutan dan diberikan ke karyawan yang melakukan pelanggran tersebut. Jika jenis surat peringatan melebihi dari Surat Peringatan ke-3, maka karyawan akan dikeluarkan secara tidak hormat oleh perusahaan.
5. Proses Bisnis Permintaan Pelatihan, Evaluasi Pelatihan dan Penilaian Kinerja
Bagian HRD yang ingin melakukan pelatihan akan membuat rencana pelatihan terlebih dahulu, seperti: tema pelatihan, pembicara, daftar karyawan yang akan mengikuti pelatihan, biaya pelatihan, dan sebagainya. Kemudian, Bagian HRD akan mengisi Formulir Pelatihan Karyawan yang akan ditujukan kepada Direktur. Jika disetujui, maka Bagian Keuangan akan melakukan pembayaran atas biaya pelatihan yang ada. Jika sudah dibayarkan, bagian keuangan akan memberikan konfirmasi dan Bagian HRD akan memberitahu jadwal pelatihan peserta pelatihan. Karyawan yang hadir harus melakukan absensi terlebih dahulu untuk mengetahui jumlah kehadiran karyawan yang mengikuti pelatihan. Setelah selesai pelatihan, karyawan yang hadir dalam pelatihan diwajibkan mengisi evaluasi pelatihan untuk dapat menilai pelatihan yang diselenggrakan dan perbaikan untuk pelatihan-pelatihan selanjutnya. Dari hasil evaluasi tersebut, Bagian HRD dapat melakukan penilaian dari pelatihan yang dilakukan dan dapat membantu dalam pengambilan keputusan untuk pelatihan selanjutnya.
Perancangan:
9
6. Proses Bisnis Penilaian Kinerja Karyawan
Setiap tanggal tertentu Manager Departemen harus mengisi Formulir Penilaian Kinerja bawahannya. Dalam Formulir Penilaian Kinerja, pengguna cukup memilih nilai dari kriteria penilaian yang ada. Dari hasil penilaian kinerja yang telah diisi, Bagian HRD harus melakukan analisis untuk dapat mengambil keputusan yang berhubungan dengan promosi, demosi, kompensasi, pelatihan dan lainnya. Bagian HRD dapat mengajukan ususlan untuk promosi, demosi atau kenaikan kompensasai ke General Manager atau Direktur, jika disetujui maka, Bagian HRD akan membuat surat keputusan yang sudah ditandatangani Manager Departemen dan Direktur atau General Manager dan diberikan ke karyawan yang bersangkutan.
Perancangan:
Gambar 4 User Interface Penilaian Kinerja Karyawan Staff
7. Laporan yang dihasilkan dari siklus pendapatan tidak memberikan informasi yang cukup untuk pengambilan keputusan manajemen.
Setiap bulannya Bagian HRD harus membuat laporan penggajian untuk diserahkan ke bagian keuangan agar dilakukan pembayaran gaji. Pertama-tama Bagian HRD memasukan data penggajian, seperti: uang makan, uang transportasi, premi hadir, tarif pajak penghasilan dan lain-lainya. Setiap bulan, Manager Produksi akan melaporan presentase produksi dan presentase line terbaik yang dihasilkan perbulannya utnuk menentukan jumlah bonus insentif dan bonus line yang akan dibagikan ke karyawan. Bagian HRD yang ingin membuat laporan cukup memilih Laporan Gaji dan memasukan presentase produksi dan nama karyawan yang mendapatkan bonus line, kemudian sistem akan menampilkan laporan gaji seluruh karyawan yang ada dan menghitung masing-masing gaji karyawan yang ada. Bagian Keuangan yang menerima laporan akan memeriksa laporan gaji karyawan tersebut, kemudian akan meminta konfirmasi ke direktur untuk dilakukan transfer gaji ke masing-masing rekening karyawan yang sudah tertera di data karyawan. Pembayaran dengan sistem pembayaran transfer melalui bank juga dirasa lebih efektif dan aman dibandingkan sistem pembayaran perusahaan sekarang yang masih menggunakan pembayaran secara tunai karena tidak perlu membawa uang dalam jumlah besar yang rawan dari pencurian. Setelah dilakukan pembayaran, Bagian Keuangan akan
10
mengkonfirmasi ke Bagian HRD. Kemudian Bagian HRD baru dapat mencetak slip gaji untuk dibagikan ke masing-masing karyawan.
Perancangan:
Gambar 5 User Interface Laporan Gaji Karyawan
11
Gambar 6 Slip Gaji Karyawan Staff
SIMPULAN DAN SARAN
Simpulan dari analisis dan perancangan sistem informasi akuntansi Human Resources Management pada PT. Culletprima Setia adalah adanya pendataan departemen dan jabatan yang ada di perusahaan untuk mengetahui dapartemen dan jabatan apa saja yang terdapat dalam perusahaan. Dari pendataan departeman dan jabatan dapat diketahui dan memberikan informasi karyawan nama saja yang terdapat pada department atau memiliki jabatan tersebut. Adanya pendataan Pelamar sehingga Bagian HRD dapat mengetahui pelamar mana saja yang pernah mengikuti tahap seleksi, pelamar yang sudah lulus atau belum mengikuti tahap seleksi. Bagian HRD juga dapat menghubungi pelamar yang pernah melamar di perusahaan tetapi belum diterima atau ditolak untuk ditawari pekerjaan kembali jika ada pelamar yang sesuai dengan kriteria. Pencatatan absensi jam pulang dan jam hadir karyawan menjadi lebih handal, karena jika mesin finger print rusak karyawan dapat melakukan absensi manual yang langsung terhubung ke sistem. Karyawan hanya memasukan NIK, maka data absensi (tanggal, jam hadir dan jam pulang) akan disimpan secara otomatis. Sistem absensi juga sudah terintegrasi dengan sistem pencatatan kerja lembur, izin, cuti, sehingga kegiatan yang berhubungan absensi sudah dapat dihitung secara otomatis. Sehingga informasi mengenai cuti, izin dan kerja lembur karyawan dapat langsung diketahui dan perhitungan jumlah menjadi lebih cepat dan tepat karena sudah terhitung secara automatis. Pencatatan perhohonan cuti, izin, kerja lembur sudah tersistem dapat memudahkan dan mempercepat proses otorisasi karena setelah karyawan mengisi formulir permohonan cuti, izin atau kerja lembur maka dapat langsung diterima atasan dan diotorisasi. Setelah disetujui permohonan cuti, izin atau kerja lembur juga sudah langsung diketahui oleh Bagian HRD. Karyawan juga dapat langsung mengetahui sisa cuti yang dimilik tanpa harus mengecek ke Bagian HRD. Sistem akan menolak permohonan cuti jika sisa cuti yang dimiliki karyawan sudah habis, sehingga dapat meningkatkan internal control perusahaan. Sistem penggajian yang ada sudah terintegrasi dengan sistem yang lainnya yang berkaitan dengan gaji seperti absensi karyawan, data karyawan dan sebagainya. Sehingga kegiatan yang mempengaruhi sistem penggajian atau pengupahan seperti sistem absensi, izin, cuti, pajak penghasilan, dan perintah kerja lembur dapat dihitung dengan secara otomatis sehingga laporan penggajian dapat dihitung dan dihasilkan dengan cepat, tepat, handal, dan dapat mengurangi human error akibat salah perhitungan. Data penggajian yang dibuat berdasarkan data karyawan yang dapat mencegah terjadinga selisih antara jumlah karyawan yang ada pada data karyawan dengan data penggajian. Sehingga dapat mengurangi kesalahan atau kecurangan pada penggajian karyawan. Sistem penilaian kinerja yang efisien dan handal yang dapat menghasilkan informasi berupa laporan hasil penilaian karyawan dapat memudahkan Bagian HRD dalam membuat keputusan dan meganalisa kinerja karyawan. Jadi penilaian kinerja harus dilakukan secara rutin pada periode yang ditentukan sesuai prosedur yang sudah ada yaitu setahun sekali. Membuat sistem evaluasi pelatihan yang dapat berguna untuk mengevaluasi kegiatan pelatihan yang telah dilakukan sehingga dapat menghasilkan informasi berupa laporan hasil evaluasi dari pelatihan yang dilakukan untuk mengetahui apakah pelatihan yang dilakukan sudah berjalan dengan baik dan efektif dan untuk dapat dilakukan perbaikan untuk pelatihan karyawan selanjutnya. Sistem Human Resources Management, memiliki batasan akses dimana pengguna hanya dapat mengakses sistem tertentu sesuai dengan hak akses yang diberikan. Hal ini untuk meningkatkan pengamanan dan internal control perusahaan agar sistem
12
berjalan dengan baik dan mencegah pihak-pihak yang seharusnya tidak berwenang untuk mengakses sistem dan membuat kecurangan yang dapat merugikan perusahaan.
Dari hasil analisis dan perancangan yang dilakukan, dapat dilakukan pengembangan sistem lebih lanjut. Sistem penilaian kinerja karyawan yang dirancang masih sederhana. Hasil dari sistem penilaian dapat dihubungkan dengan decision support system yang dapat mendukung/membantu para eksekutif dalam mengambil keputusan untuk mempromosikan, melakukan demosi atau menentukan kenaikan gaji karyawan dari hasil penilaian kerja tersebut. Agar penilaian kinerja karyawan dapat dilakukan secara rutin, formulir penilaian kinerja dapat dimunculkan secara langsung setelah login pada periode penilaian yang telah ditentukan. Sehingga pengguna harus melakukan penilaian karyawan terlebih dahulu baru dapat mengakses sistem yang lainnya. Hasil dari penilaian kinerja akan lebih baik jika diketahui karyawan. Sehingga dapat memotivasi mereka untuk memberikan kinerja yang lebih baik. Hasil penilaian kinerja juga dapat dibuat dalam bentuk diagram sehingga memudahkan Bagian HRD dalam melakukan analisis. Mengintegrasikan sistem penggajian dengan sistem akuntansi, pajak penghasilan, produksi agar dapat langsung dilakukan pencatatan terhadap penggajian, agar dapat langsung diketahui besarnya bonus insentif dan line setiap bulannya, agar dapat langsung diketahui besarnya pajak penghasilan yang dikenakan pada setiap karyawan. Sistem penggajian akan lebih baik jika sudah menggunakan internet banking atau sistem transfer untuk pembayaran gaji masing-masing karyawan. Hal tersebut dilakukan agar dapat mengurangi resiko-resiko yang ada seperti kesalahan perhitungan uang gaji, pencurian dan kecurangan dalam pembayaran gaji.
REFERENSI
Caliskan, E. N. (2010). The Impact Of Strategic Human Resource Management On Organizational Performance. Journal of Naval Science and Engineering , 6 (2), 100-116.
Dessler, G. (2011). Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta. Mulyadi. (2010). Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat.
Hanggreani, D. (2012). Manajeman Sumber Daya Manusia. Jakarta: Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia.
Satazinger, J. W., Jackson, R. B., & Burd, S. D. (2005). Object Oriented Analysis & Design with the
Unified Process. Canada: South-Western Cengage Learning.
RIWAYAT PENULIS
Reni Puspita Sari lahir di Jakarta, 24 Juli 1990. Penulis menamatkan pendidikan S1 di Universitas Bina Nusantara (Binus University), Jakarta dalam bidang Sistem Informasi dan Akuntansi, program Ganda pada tahun 2013.
