UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS

(1)

1

UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS

GARIS PANDUAN DAN SYARAT-SYARAT PENGANJURAN MAJLIS ATAU AKTIVITI-AKTIVITI UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS YANG MELIBATKAN

KEBERANGKATAN DULI YANG TERAMAT MULIA (DYTM) TUANKU CANSELOR DAN DYTM TUANKU PRO CANSELOR [PINDAAN 1: 2 OGOS 2016]

1. TUJUAN

Perkara ini diadakan bertujuan memberi maklumat kepada semua staf dan pelajar UniMAP berkaitan garis panduan dan syarat-syarat penganjuran majlis atau aktiviti-aktiviti di Universiti Malaysia Perlis (UniMAP) yang melibatkan keberangkatan Duli Yang Teramat Mulia (DYTM) Tuanku Canselor dan DYTM Tuanku Pro Canselor.

2. PEMAKAIAN

Garis panduan dan syarat-syarat ini terpakai dan berkuatkuasa serta merta bagi penganjuran majlis atau aktiviti-aktiviti di UniMAP yang melibatkan keberangkatan DYTM Tuanku Canselor dan DYTM Tuanku Pro Canselor.

3. SYARAT-SYARAT PENGANJURAN

3.1 Syarat-syarat penganjuran majlis atau aktiviti-aktiviti UniMAP yang melibatkan keberangkatan DYTM Tuanku Canselor dan DYTM Tuanku Pro Canselor adalah seperti berikut:

a. Permohonan untuk menganjurkan majlis/aktiviti-aktiviti yang melibatkan keberangkatan DYTM Tuanku Canselor dan DYTM Tuanku

(2)

2

Pro Canselor hendaklah dikemukakan kepada Naib Canselor untuk kelulusan selewat-lewatnya DUA (2) bulan sebelum penganjuran .

b. Pihak penganjur perlu menyertakan kertas cadangan lengkap beserta anggaran keseluruhan kos perbelanjaan kepada Naib Canselor untuk kelulusan penganjuran.

c. Setelah mendapatkan kelulusan Naib Canselor, pihak penganjur hendaklah mengadakan mesyuarat bersama pegawai-pegawai/pelajar terlibat bagi penubuhan jawatankuasa pelaksana serta jawatankuasa induk untuk memastikan kelancaran majlis/aktiviti yang akan dianjurkan. Perkara-perkara yang perlu diperincikan adalah seperti berikut:

i. Majlis/aktiviti yang dianjurkan hendaklah dilaksanakan mengikut perlembagaan, peraturan dan undang-undang sedia ada yang ditetapkan oleh Kerajaan dan Pihak Berkuasa Universiti.

ii. Perincian bagi setiap aspek perlu dititikberatkan oleh pihak penganjur termasuk Jawatankuasa Pelaksana dan Jawatankuasa Induk bagi melancarkan majlis/aktiviti yang akan dianjurkan mengikut garis panduan penganjuran majlis atau aktiviti-aktiviti UniMAP yang melibatkan keberangkatan DYTM Tuanku Canselor dan DYTM Tuanku Pro Canselor seperti di LAMPIRAN 1.

iii. Majlis/aktiviti yang dianjurkan oleh pelajar perlu mendapat kelulusan awal pihak pengurusan atau pihak Hal Ehwal Pelajar dan Alumni.

iv. Naib Canselor berhak untuk membatalkan kelulusan yang diberikan jika didapati majlis/aktiviti tersebut menyalahi perlembagaan, peraturan dan undang-undang berkaitan.

(3)

3

v. Walau bagaimanapun, bagi sesetengah majlis/aktiviti-aktiviti yang berbentuk AD-HOC dan perlu diadakan dalam jangkamasa yang singkat, kelulusan boleh dipertimbangkan melalui persetujuan awal Naib Canselor dan disusuli dengan anggaran kos perbelanjaan majlis/aktiviti tersebut dan mendapat kelulusan rasmi Naib Canselor.

Diluluskan oleh Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Universiti Kali Ke 102 (Bil. 4/2016) pada 2 Ogos 2016.

(4)

4

LAMPIRAN 1

GARIS PANDUAN PENGANJURAN MAJLIS ATAU AKTIVITI-AKTIVITI UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS YANG MELIBATKAN KEBERANGKATAN DULI

YANG TERAMAT MULIA (DYTM) TUANKU CANSELOR DAN DYTM TUANKU PRO CANSELOR

Bil. Perkara/aktiviti Perincian Tindakan

1. • Lojistik

• Rostrum dan Mikrofon DiRaja

Penganjur hendaklah memastikan pelaksanaan keperluan berikut:

i. Lokasi majlis yang sesuai dari segi jenis majlis, jumlah dan taraf tetamu – Penganjur & Jabatan Pembangunan. ii. Mempunyai kemudahan audio

yang baik termasuk mikrofon DiRaja – Pusat Kejuruteraan. iii. Mempunyai kemudahan

multimedia yang baik – Unit Multimedia.

iv. Kebersihan, keceriaan dan hiasan lokasi majlis - Jabatan Pembangunan.

v. Permohonan secara bertulis perlu dihantar oleh pihak penganjur kepada PTj terlibat atau mengadakan mesyuarat pelaksanaan.

vi. Jabatan Pembangunan akan menghantar dan menguruskan perletakan rostrum. • Penganjur • Jabatan Pembangunan • Unit Multimedia • Pusat Kejuruteraan 2. Keperluan Khas DYTM • Kerusi DYTM • Kemudahan bilik air DiRaja • Karpet Merah laluan • Karpet Kuning pentas

Pelbagai persiapan perlu dilakukan yang melibatkan keperluan khas DiRaja seperti berikut:

i. Permohonan secara bertulis perlu dihantar kepada Jabatan Kerja Raya (jika keperluan khas DYTM tidak mencukupi dan tidak dapat disediakan oleh pihak UniMAP).

• Penganjur • Jabatan

(5)

5

ii. Penghantaran akan dilakukan oleh Jabatan Kerja Raya atau diambil sendiri oleh Jabatan Pembangunan mengikut kesesuaian.

iii. Jabatan Pembangunan bertanggungjawab untuk memastikan keselamatan kerusi dan kebersihan bilik air DiRaja ini sepanjang berada di UniMAP.

iv. Karpet merah dan kuning perlu disediakan oleh Jabatan Pembangunan.

v. Keperluan-keperluan fizikal yang diperlukan untuk majlis harus dirujuk kepada Jabatan Pembangunan.

3. Petugas Santapan

DiRaja

i. Penganjur atau jawatankuasa santapan yang dilantik akan menyerahkan menu santapan kepada pihak Setiausaha Sulit DYTM Tuanku Canselor, serta atur cara majlis sekurang-kurangnya LIMA(5) hari bekerja sebelum majlis berlangsung.

ii. Pihak penganjur perlu berhubung dengan Ketua Petugas Santapan bagi memastikan kelancaran persiapan dan pengurusan jamuan DiRaja berjalan lancar.

• Penganjur

4. Jemputan untuk

pembaca doa

i. Bagi majlis-majlis tertentu yang memerlukan jemputan pembaca doa, permohonan secara bertulis perlu dihantar kepada Pusat Islam UniMAP beserta atur cara majlis (atau diputuskan di dalam

mesyuarat pelaksana).

• Penganjur • Unit Komunikasi

Korporat (UKK) • Pusat Islam UniMAP

(6)

6

ii. Pengarah Pusat Islam UniMAP akan melantik pembaca doa di kalangan staf-staf Pusat Islam. iii. Teks bacaan doa perlu

dihantar oleh Pusat Islam ke Unit Komunikasi Korporat untuk semakan.

5. Khidmat Protokol

dan keperluan DiRaja

i. Permohonan secara bertulis untuk memohon khidmat petugas ketika majlis perlu dihantar kepada UKK

(protokol) dan Jawatankuasa Sambutan yang dilantik beserta atur cara majlis. ii. Satu sesi penyelarasan perlu

diadakan bersama pegawai dari UKK dan jawatankuasa terlibat bagi memastikan kelancaran majlis dan urusan protokol yang tepat.

iii. Aspek protokol merangkumi: a. Susunan tempat duduk b. Kehadiran tetamu c. Arahan pergerakan

(Running order)/Atur cara majlis

d. Salutasi

e. Susunan Sesi Jamuan f. Teks Pengerusi Majlis dan

Doa • Penganjur • UKK • Jawatankuasa Sambutan • Pejabat Naib Canselor (PNC) • Unit Media

6. Susun Atur &

Senarai Kedudukan Susun atur yang perlu disediakan adalah seperti berikut (mengikut kesesuaian majlis): i. Kedudukan atas Pentas ii. Kedudukan kenamaan di

i. Susun atur kedudukan DiRaja, tetamu kenamaan dan tetamu-tetamu lain perlu disusun mengikut aturan yang ditetapkan.

ii. Susunan kedudukan DiRaja perlu dirujuk kepada UKK.

• Penganjur • UKK

(7)

7 bawah (depan

Pentas)

iii. Bilik Menunggu (Holding Room) iv. Bilik Santapan/

Jamuan

7. Percetakan bahan

yang mengandungi nama/logo DiRaja dan bahan promosi

i. Rekabentuk bahan promosi akan disediakan oleh pereka-pereka daripada UKK/ penganjur/Penerbit UniMAP. ii. Sebarang rekabentuk bahan

promosi perlu mendapat pengesahan daripada

Penolong Pendaftar/Pegawai Protokol (UKK) bagi

mengelakkan sebarang kesilapan sebelum cetakan.

• Penganjur • UKK

• Penerbit UniMAP

8. Atur cara i. Atur cara majlis akan

diselaraskan oleh UKK.

ii. Atur cara akhir dan perjalanan majlis hendaklah dirujuk dan disahkan oleh Setiausaha Sulit (SUS) kepada DYTM Tuanku Canselor.

• Penganjur • UKK

9. Jemputan Berikut adalah senarai jemputan

bagi majlis yang melibatkan keberangkatan DYTM Tuanku Canselor dan PTj yang

bertanggungjawab untuk

mengeluarkan jemputan (tertakluk kepada kelulusan Naib Canselor): i. DYTM Tuanku Canselor dan

DYTM Tuanku Pro Canselor (PNC)

ii. Menteri Pendidikan Tinggi (PNC)

iii. KSU Pendidikan Tinggi (PNC)

iv. KP Pendidikan Tinggi (PNC) v. YAB Menteri Besar Perlis

dan Isteri (PNC) • Penganjur • Pejabat Naib Canselor (PNC) • UKK • Jabatan Pendaftar • Pusat Hal Ehwal

Antarabangsa (CIA)

• Pusat Kerjasama Industri dan Agensi Kerajaan (CIGC)

(8)

8

vi. Pengerusi dan Ahli LPU dan isteri/suami (Jabatan

Pendaftar)

vii. Keutamaan Negeri (UKK) viii. Jawatankuasa Pengurusan

Universiti (UKK)

ix. Ketua Jabatan UniMAP (UKK)

x. Ketua Jabatan Negeri /IPT Perlis dan isteri/suami (UKK)

xi. Tetamu Industri (CIGC) xii. Tetamu luar negara (CIA) xiii. Lain-lain yang diarahkan

oleh Naib Canselor atau pihak Istana

(Penganjur/PNC/UKK)

10. Titah DYTM Tuanku

Canselor

i. Penganjur perlu memberi input kepada Unit Media dan Unit Media perlu menyiapkan draf teks titah DYTM Tuanku Canselor dan diserahkan kepada Pejabat DYTM dalam tempoh SEPULUH (10) hari bekerja sebelum majlis. ii. Teks titah akan disemak dan

ditambah baik oleh SUS DYTM Tuanku Canselor.

• Penganjur • Unit Media

11. Jamuan i. Penganjur bertanggungjawab

untuk memilih penyaji makanan yang bersesuaian dan menepati standard tetamu. ii. Penyaji makanan yang telah

dipilih hendaklah mempunyai pengalaman mengendalikan majlis DiRaja dan menawarkan harga yang berpatutan.

• Penganjur • Jawatankuasa

Jamuan

12. Buku Program i. Penganjur program hendaklah

menyediakan isi kandungan buku program yang

mengandungi kata aluan, latar belakang majlis, objektif dan perkara berkaitan.

(9)

9

ii. Pereka-pereka dari UKK/Penerbit UniMAP/ penganjur akan menyediakan draf rekabentuk buku program dan mendapat kelulusan Naib Canselor.

iii. Penolong Pendaftar/Pegawai Protokol (UKK) akan

menyemak buku program tersebut dan dirujuk kepada SUS DYTM Tuanku Canselor untuk semakan dan

pengesahan sebelum dicetak.

13. Tempahan Bilik

Kenamaan di

Lapangan Terbang

i. Bagi memastikan kelancaran sambutan kenamaan universiti di Lapangan Terbang,

penganjur boleh membuat permohonan rasmi kepada Pengurus Lapangan Terbang untuk penggunaan bilik kenamaan.

ii. Tempahan perlu dibuat TUJUH (7) hari sebelum majlis

dengan melampirkan jadual ketibaan dan pelepasan tetamu untuk mengelakkan pertindihan masa dengan pihak luar. Walau

bagaimanapun, ia tertakluk kepada kelulusan dan syarat-syarat yang ditetapkan

pengurusan lapangan terbang. iii. Penyediaan keperluan di

dalam Bilik Kenamaan di Lapangan Terbang perlu disediakan oleh pihak penganjur.

• Penganjur

14. Bendera Perlis di

laluan DYTM Tuanku Canselor (bagi majlis/aktiviti tertentu)

i. Bendera Perlis perlu digantung di tiang-tiang di sepanjang laluan dari pintu masuk utama UniMAP hingga ke kawasan majlis berlangsung (mengikut kesesuaian majlis).

(10)

10

ii. Pemasangan bendera ini perlu dilakukan sebelum majlis berlangsung sehingga majlis selesai.

15. Bayaran

khas/Saguhati

i. Sejumlah bayaran saguhati perlu diberikan kepada petugas luar/khas mengikut keperluan dan diluluskan oleh Naib Canselor.

16. Cenderamata i. Penganjur hendaklah

menyediakan cenderamata yang bersesuaian dan merujuk kepada UKK sebelum

sebarang pembelian atau tempahan dibuat.

ii. Bunga aluan (bouquet) kepada DYTM Tuanku Pro Canselor perlu diselaraskan oleh Jawatankuasa Sambutan. • Penganjur • UKK • Jawatankuasa Sambutan 17. Liputan Kecemasan Perubatan (mengikut keperluan majlis)

i. Penganjur perlu menghantar permohonan liputan kecemasan perubatan secara bertulis kepada Pengarah Hospital Tuanku Fauziah (HTF) Kangar beserta butiran majlis dan nama pegawai penganjur untuk

dihubungi bagi tujuan

persediaan perubatan DiRaja di lokasi majlis (sekiranya

diperlukan).

ii. Penganjur perlu menyediakan tempat untuk petugas

perubatan dan parkir ambulan, yang laluannya telah dikenal pasti.

iii. Penganjur boleh mendapatkan penasihatan tentang liputan kecemasan perubatan ini daripada Pusat Kesihatan UniMAP. • Penganjur • Pusat Kesihatan UniMAP 18. Pancaragam (Istiadat Konvokesyen)

i. Permohonan secara bertulis perlu dihantar kepada Pegawai

• UKK

• Unit Kebudayaan dan Rekreasi (UKR)

(11)

11 (Pemilihan berdasarkan Titah DYTM Tuanku Canselor) (sekiranya memerlukan pancaragam)

yang menguruskan pasukan pancaragam.

ii. Unit Kebudayaan dan Rekreasi (UKR) bertanggungjawab untuk menyelaraskan sesi raptai bersama Pasukan Pancaragam yang dipilih dan diperkenan oleh DYTM Tuanku Canselor.

iii. Penyediaan jamuan ringan dan keperluan berkaitan perlu diadakan sebelum majlis berlangsung.

iv. Pengarah UKR atau wakil yang bertanggungjawab untuk mengiringi pancaragam ini sepanjang berada di UniMAP. v. Bayaran dibayar mengikut

kadar pembayaran yang telah ditetapkan oleh pihak

pancaragam dan perlu diberikan secara tunai sebaik selesai majlis oleh UKR (sekiranya memerlukan pancaragam).

• Penganjur

19. Skrip Penuh Majlis

dan

Aturan Pergerakan Majlis (Istiadat Konvokesyen)

i. PNC dan UKK akan

menyediakan satu skrip majlis beserta aturan pergerakan majlis (running order) untuk diberikan kepada pengacara majlis dan semua

jawatankuasa terlibat. ii. Skrip majlis dan aturan

pergerakan majlis perlu disemak dan diluluskan oleh Ketua Sekretariat. • PNC • UKK • Penganjur 20. Paparan Multimedia titah Canselor (Istiadat Konvokesyen)

i. Jabatan Pendaftar akan memberikan titah Canselor yang telah diluluskan kepada PNC untuk penyediaan paparan.

• Jabatan Pendaftar • PNC

(12)

12

ii. Penyediaan paparan tersebut perlu disemak oleh Ketua Sekretariat.

iii. Bagi majlis-majlis selain Istiadat Konvokesyen, paparan

multimedia adalah diuruskan oleh pihak penganjur.

21. Teks Ucapan Naib

Canselor

i. Mengikut standard majlis kenamaan.

ii. Penyediaan teks ucapan oleh Unit Media berdasarkan input yang diperolehi dari pihak penganjur.

22. Pengacara Majlis i. Mengikut standard majlis

kenamaan.

ii. Pemilihan pengacara majlis oleh UKK dan Ketua

Sekretariat.

iii. Surat pelantikan bertugas beserta butiran majlis perlu disediakan oleh penganjur kepada pengacara majlis.

• Pengacara Majlis

23. Gimik Perasmian i. Mengikut standard majlis

kenamaan.

ii. Hendaklah dirujuk kepada Penolong Pendaftar/Pegawai Protokol (UKK). • Penganjur • UKK 24. Sambutan dan Pegawai Pengiring

ii. Permohonan secara bertulis untuk khidmat petugas sambutan dan pegawai pengiring perlu dihantar kepada PTj yang dilantik beserta maklumat tetamu.

• Penganjur • Jawatankuasa Sambutan • Jawatankuasa Pegawai Pengiring 25. Media i. Kenyataan Media ii. Jemputan media

ii. Penganjur hendaklah memberi input/maklumat berkaitan kepada Unit Media.

26. Pengangkutan i. Mengikut standard majlis

kenamaan.

(13)

13

ii. Penganjur perlu menghantar permohonan secara bertulis kepada Jabatan Pembangunan bagi penentuan kenderaan mengikut keutamaan tetamu.

• Jawatankuasa Pegawai Pengiring

27. Penginapan i. Mengikut standard majlis

kenamaan.

ii. Tempahan/penyediaan penginapan adalah mengikut kelayakan tetamu dan perlu dirujuk dengan pihak penganjur. iii. Tempahan/penyediaan rumah

tetamu Universiti perlu dirujuk dengan UKK. • Penganjur • UKK • Jawatankuasa Penginapan 28. Keselamatan awam

dan lalu lintas

ii. Maklumat majlis/aktiviti perlu diberikan kepada Jabatan Keselamatan untuk bantuan keselamatan awam dan lalu lintas.

iii. Hendaklah dirujuk kepada Jabatan Keselamatan. • Penganjur • Jabatan Keselamatan 29. Teknikal Multimedia dan Rakaman i. Penganjur harus mengemukakan permohonan secara bertulis kepada Unit Multimedia TUJUH (7) hari sebelum majlis berlangsung beserta atur cara majlis dan perkhidmatan multimedia yang diperlukan.

• Penganjur • Unit Multimedia

30. Siaraya i. Penganjur harus

mengemukakan permohonan secara bertulis 14 hari bekerja sebelum majlis berlangsung kepada Dekan Fakulti

Teknologi Kejuruteraan (Pusat Kejuruteraan) beserta atur cara majlis dan perkhidmatan

Siaraya yang diperlukan.

• Penganjur

• Pusat Kejuruteraan

31. Kos Perbelanjaan

(Bajet)

i. Pihak penganjur perlu

menyediakan cadangan kertas kerja yang lengkap dan kos

• Penganjur

(14)

14

perbelanjaan (bajet) terperinci bagi sesuatu majlis/aktiviti kepada Naib Canselor untuk mendapat kelulusan

penganjuran.

ii. Anggaran perbelanjaan yang dikemukakan perlu mengambil kira elemen cukai barang dan perkhidmatan (GST).

iii. Dokumen permohonan yang lengkap untuk pengeluaran Pesanan Belian (PO)/ pendahuluan program perlu dihantar kepada Jabatan Bendahari TUJUH (7) hari bekerja sebelum program berlangsung untuk memastikan PO/pendahuluan program dapat dikeluarkan sebelum atau semasa program berlangsung.

Nota: Peraturan ini juga terpakai bagi majlis/aktiviti yang melibatkan tetamu DiRaja yang lain.

Diluluskan oleh Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Universiti Kali Ke-102 (Bil. 4/2016) pada 2 Ogos 2016.

PEJABAT NAIB CANSELOR UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS 4 Ogos 2016