BAB II
BAGIAN TATA USAHA
Kepala Bagian Tata Usaha mempunyai tugas melakukan pengelolaan urusan rumah tangga Dinas, Perlengkapan, Surat menyurat, Protokol, Keuangan, Kepegawaian, Hukum, Organisasi dan tatalaksana serta hubungan masyarakat.
Sesuai dengan Keputusan Gubernur Sumatera Barat Nomor 49 Tahun 2001 tentang Uraian Sub Bagian dan Seksi pada Dinas Peternakan. Berdasarkan hal tersebut diatas maka Kepala Bagian Tata Usaha dalam pelaksanaan tugas dibantu oleh 3 (tiga) orang Kasubag yaitu :
A. Kasubag Umum
B. Kasubag Kepegawaian C. Kasubag Keuangan
A. Sub Bagian Kepegawaian
Pegawai Negeri Sipil adalah Abdi Negara dan Abdi Masyarakat, dan sebagai Abdi Negara ia merupakan tulang punggung keberhasilan penyelenggaraan tugas-tugas pemerintahan dan pembangunan Nasional. Sebagai abdi masyarakat Pegawai Negeri Sipil dituntut agar memberikan pelayanan secara adil dan merata kepada seluruh lapisan masyarakat yang dilandasi rasa kesetiaan dan ketaatan kepada Pancasila dan UUD 1945 serta ketentuan-ketentuan yang berlaku dinegara kita.
Sebagai tantangan kedepan bagi Aparatur dalam menghadapi era globalisasi adalah meningkatkan kwalitas Sumber Daya Manusia (SDM), agar mampu melaksanakan tugas secara professional, sebagai abdi masyarakat.
Kasubag Kepegawaian mempunyai tugas melaksanakan penyiapan bahan penyusunan rencana kebutuhan pegawai, mutasi, gaji berkala, pendidikan dan latihan, cuti, kesejahteraan pegawai, kehadiran dan administrasi kepegawaian lainnya.
Adapun Uraian Tugas Bagian Kepegawaian adalah :
1. Mengumpulkan, mengelola, dan menyimpan data kepegawaian
Dinas
2. Mempersiapkan rencana kebutuhan pegawai Dinas
3. Mempersiapkan bahan pemberhentian, teguran pelanggaran
disiplin, pensiun, dan surat cuti pegawai dinas.
4. Mempersiapkan bahan dan data pegawai yang akan mengikuti pendidikan / pelatihan kepegawaian.
5. Mempersiapkan bahan dan rencana kesejahteraan pegawai
6. Mengatur kehadiran pegawai
7. Melaksanakan pengetikan dan membuat surat-surat tugas bagian
kepegawaian
8. Membuat laporan kepegawaian dan DUK
9. Menyiapkan bahan pembuatan DP-3 setiap pegawai
11. Melaksanakan dan pengelolaan hukum, organisasi dan tata laksana
12. Melaksanakan dan pengelolaan hukum dan pustaka
Jumlah Pegawai di Lingkup Dinas Peternakan Propinsi Sumatera Barat pada tahun 2008 sebanyak 160 orang yang terdiri atas :
1. Jumlah Pegawai PNS di Propinsi 113 orang
2. Jumlah Pegawai PNS di Daerah (UPTD Simpang IV, UPTD Limbukan) sebanyak 30 orang
3. Jumlah Pegawai PNS Titipan 1 orang
4. Jumlah Pegawai Honorer di Propinsi 12 orang 5. Jumlah Pegawai Honorer di Daerah 4 orang
Jumlah Pegawai PNS + Pegawai Honorer di Propinsi = 125 orang Jumlah Pegawai PNS + Pegawai Honorer di Daerah = 34 orang
Jumlah Pegawai PNS Titipan = 1 orang
Jumlah = 160 orang
Jumlah Pegawai PNS menurut Pangkat / Golongan terdiri atas :
1. Pangkat / Golongan IV berjumlah = 13 orang 2. Pangkat / Golongan III berjumlah = 92 orang 3. Pangkat / Golongan II berjumlah = 28 orang 4. Pangkat / Golongan I berjumlah = 11 orang
5 Honorer = 16 orang
Jumlah seluruh PNS = 160 orang
Data Susunan Organisasi Dinas Peternakan Propinsi Sumatera Barat yang disesuaikan dengan Perda Nomor 5 Tahun 2001 yang terdiri dari :
I. Bagian Tata Usaha terdiri dari : 1. Sub. Bagian Umum
2. Sub. Bagian Kepegawaian 3. Sub. Bagian Keuangan
II. Sub. Dinas Bina Usaha terdiri dari : 1. Seksi Perizinan dan Permodalan 2. Seksi Promosi dan Informasi 3. Seksi Pengolahan Hasil III. Sub. Dinas Budidaya
1. Seksi Pembibitan 2. Seksi Pakan Ternak
3. Seksi Teknologi Peternakan 4. Seksi Alat dan Mesin Pertanian IV. Sub. Dinas Bina Keswan
1. Seksi P3H 2. Seksi POH
3. Seksi Kesehatan Masyarakat Veterinar 4. Seksi P2H
3. Seksi Barbang
VI. Sub. Dinas Bina Program
1. Seksi Statistik
2. Seksi Penyusunan Perencanaan
3. Seksi Analisa Potensi
4. Seksi Evaluasi / Pelaporan
Dinas Peternakan Propinsi Sumatera Barat juga memiliki UPTD yang dipimpin oleh Kepala UPTD yang bertanggung jawab langsung kepada Kepala Dinas sesuai dengan Keputusan Gubernur Sumatera Barat Nomor. 49 Tahun 2002 tentang Pedoman Umum Tata Hubungan Kerja Unit Pelaksana Teknis Dinas (UPTD) dilingkungan Pemerintah Propinsi Sumatera Barat.
I. Balai Pembibitan / Pengembangan dan Makanan Ternak : UPTD ini membawahi 1 (satu) Sub. Bagian dan 2 (dua) Seksi yaitu :
1. Sub. Bagian Tata Usaha
2. Seksi Pembibitan / Makanan Ternak
3. Seksi Pengawasan dan Pemeliharaan Makanan Ternak
UPTD ini juga mempunyai UPT-UPT yang berada didaerah yaitu : 1. SPT Limbukan Payakumbuh
2. SPT Air Runding Pasaman Barat 3. SPT Simpang Empat Pasaman Barat
II. Laboratorium Keswan dan Klinik Hewan :
Sama seperti UPTD diatas UPTD ini juga membawahi 1 (satu) Sub Bagian dan 2
(dua) seksi yaitu :
1. Sub. Bagian Tata Usaha 2. Seksi Klinik Hewan
3. Seksi Pengujian dan Penelitian
UPTD ini juga mempunyai UPT didaerah yaitu UPT Laboratorium Keswan di Simpang IV Pasaman Barat Kabupaten Pasaman.
DATA KEGIATAN KEPEGAWAIAN
Data Kegiatan Kepegawaian sesuai dengan tugas pokok dan fungsi kepegawaian yang mengaju kepada ketentuan yang ada, mempunyai tugas antara lain melaksanakan penyimpanan bahan
I. Pendidikan /Latihan :
Selama tahun anggaran 2008 telah mengikuti bermacam-macam Pendidikan dan Latihan Teknis/ Administrasi guna meningkatkan kualitas dan keterampilan dalam penyediaan terhadap tugas, sehingga dapat memacu pembangunan di bidang pelatihan dan pendidikan.
Pendidikan dan Pelatihan yang telah diikuti antara lain :
1. Elvina, S.Pt.
2. Yuamren, S.Pt.
3. Yuni Erlita, S.Pt.
4. Sulastri Endang Rukmini, SE
5. Em. Yasir
11. Chandra Mustika
12. Bisman
2. Pelatihan/Training:
Training ke Malaisia : 4 orang
Pembekalan PPNS : 2 orang
Intro lanjutan PDSR : 1 orang
Diklat Perencanaan : 2 orang
Magang ke lab.Kesmavet Jakarta : 3 Orang
Paramedik Veteriner : 1 orang
Pengujian HI dengan Tes HI : 1 orang
Satgas Bencana dan Kesamaptaan : 1 orang
Penanggulanagn Gangguan Reproduksi pada
Sapi potong : 2 orang
Training Of Animal Produksion : 1 Orang
Sosialisasi Permendagri No. 17 tahun 2007 : 1 orang Bimbingan Teknis Manajemen Arsip Dinamis
Aktif : 1 orang
Bintek keprotokolan : 1 orang
Diklat Teknis Penatausahaan Keuangan Daerah : 2 Orang
Diklat Pustakawan : 1 orang
Diklat Teknis TELAah Staf : 1 orang
Petugas Sensus Barang : 1 orang
Analisis Kebutuhan Diklat : 1 orang
Pelatihan Teknis KuaSa Hukum : 1 orang
Bintek Telekomunikasi : 1 orang
Penciptaan Arsiparis : 1 orang
II. Pegawai Yang Pensiun 1. Amri
2. Ramalis
III. Kenaikan Pangkat
A Periode April 2008
1. Meizwar Gol III/b Ke Gol III/c
2. LIrna Besty, S.Sos Gol III/b Ke Gol III/c
4. Desi Andriani, S.Pt. Gol III/b Ke Gol III/c
5. Nivrizal Gol III/a Ke Gol III/b
6. Desrita Gol III/a Ke Gol III/b
7. Gusni Elly Gol III/a Ke Gol III/b
8. Belnofrizal Gol III/a Ke Gol III/b
9. Arman A Gol II/b Ke Gol II/c
10.Efrizal S.ST Gol II/c Ke Gol III/a
B Periode Oktober 2008
1. Bidmar Gol. III/a Ke Gol III/b
2. Alfetrato Gol II/d Ke Gol III/a
III. Kenaikan Gaji Berkala
Pegawai Negeri Sipil di Lingkup Dinmas Peternakan Propinsi Sumatera Barat yang telah memenuhi syarat untuk Kenaikan Gaji Berkala tahun 2008 sebanyak 48 orang terdiri darai :
1. Adi Usman, S.Pt. Penata Muda III/a TMT
01-02-2008
2. Zulkifli, B.Sc. Penata Muda Tk. I III/b TMT
01-03-2008
3. Yenziria Penata Muda Tk. I III/b TMT
01-03-2008
4. Hartati Penata Muda III/a TMT
01-03-2008
5. Zuzana Septi S.Pt. Penata Muda III/a TMT
01-03-2008
6. Yeni Harnita Penata Muda Tk. I III/b TMT
01-03-2008
7. Istanti Penata Muda Tk. I III/b TMT
01-03-2008
8. Ir. Eliwarti Pembina IV/a TMT
01-04-2008
9. Ir. Junaidi Jasman Penata Tk. I III/d TMT
01-04-2008
15. Elfetrato Pengatur Tk. I II/d TMT
16.Syamsulinda Delis Penata Muda III/a TMT 01-04-2008
17. Drh. Asrul Anwar Lubis Penata Muda III/a TMT
01-04-2008
18. Drh. Hasnawi Penata Muda Tk. I III/b TMT
01-04-2008
19. Drh. Rury Dasril Penata Muda Tk. I III/b TMT
01-04-2008
20. Erna,S.Pt. Penata Muda III/a TMT
01-04-2008
21. Dearman Jamal, S.Pt. Penata Muda III/a TMT
01-04-2008
22.Yendri, A.Md Pengatur Tk. I II/d TMT
01-04-2008
23. Awaluddin S.Pt. Penata Muda III/a TMT
01-04-2008
24. Nilna,S.Pt. Penata Muda III/a TMT
01-04-2008
25. Marsidah Amar Penata Muda Tk. I III/b TMT
01-06-2008
26. Murni Penata Muda Tk. I III/b TMT
01-06-2008
27. Lirna Benty, S.Sos. Penata III/c TMT
01-06-2008
28. Dra. Sandra Yuva Penata III/c TMT
01-06-2008
29. Ir. Amrizal Anwar Pembina IV/a TMT
01-07-2008
30. Ir. Elwida, MM Penata Tk. I III/d TMT
01-07-2008
31. Ir. Zulhasmi Penata Tk. I III/d TMT
01-07-2008
32 Amran Pengatur Muda II/a TMT
40. Akhiruddin Penata Muda Tk. I III/b TMT 01-09-2008
41. Ir. Yuherdi Penata Tk. I III/d TMT
01-10-2008
42. Ir. Yolas Pendra Penata Tk. I III/d TMT
01-10-2008
43. Haifa Rasyid Penata Muda III/a TMT
01-10-2008
44. Kasih Amsah Pengatur Muda II/a TMT
01-10-2008
45. Rizki Painan Putra Pengatur Tk. I II/d TMT
01-10-2008
46. Yoni Ardi Pengatur Muda II/a TMT
01-11-2008
47 Wirman Pengatur Muda II/a TMT
01-11-2008
48. Supardi Pengatur Muda II/a TMT
01-11-2008
V. Mutasi Pegawai
Pegawai Negeri Sipil yang Mutasi dalam Lingkup Dinas Peternakan Propinsi Sumatera barat sesuai dengan atau setelah melalui prosedur yang ada seperti : 1. Ir. Gusriati
2. Drh. Asrul Anwar Lubis 3. Rizki Painan Putra
VI. C U T I
Dalam rangka meningkatkan kesejahteraan PNS dan Kegairahan kerja sesuai dengan aturan yang ada maka PNS diberikan hak untuk Cuti, adapun PNS yang menjalani cuti tahun 2008 adalah sebagai berikut :
a. Cuti Tahunan : 14 orang
b. Cuti Besar : 1 orang
c. Cuti Bersalin :
-d. Cuti Alasan Penting : 2 orang
Cuti Tahunan :
1. Nilna, S.Pt. Penata Muda III/a Staf
Kepegawaian
2. Hj. Evalina R, B.Ac. Penata III/c Staf
Kepegawaian
3. Drh. Batty Indah Purnama Penata III/c Kasi
Kesmavet
4. Ir, Eddy Warlis Penata Tk. I III/d Staf Binus
5. Suryati Penata Muda Tk. I III/b Staf Keswan
6. Ir. Petra Penata Tk. I III/d Kasi
7. Ir. Desrianti Penata Tk. I III/d Kasi Evaluasi
8. Ir. Warnis Penata Tk. I III/d Kasi Analisa
Potensi
9. Diarni, S,Pt. Penata III/c Staf Binus
10. Ir. Syamriati Penata Tk. I III/d Kasi Pakan
Ternak
11. Yulia Susanti Pengatur Muda II/a Staf Keswan
12. Arman. A Pengatur II/c Staf Keswan
13. Ir. Yenriza Penata Tk. I III/d Staf Budidaya
14. Ir. Harmen Penata III/c Kasubag TU UPTD
BLKKH
Cuti Besar;
1. Murni Penata Muda Tk. I Staf Keuangan
Cuti Alasan Penting:
1. Drh. Ruty Dasril Penata Tk. I III/b Staf UPTD
BLKKH
2. Dedi Irawan Pengatur Muda II/a Staf UPTD
BPPMT
B. Sub Bagian Keuangan
Kasubag Keuangan mempunyai tugas menyusun rencana Anggaran Rutin, menyelenggarakan pelayanan keuangan rutin, menata pembukuan keuangan, membuat laporan keuangan serta membuat laporan pertanggung jawaban keuangan sesuai dengan ketentuan dan peraturan yang berlaku.
1. Alokasi Dana APBD dan APBN
Alokasi Anggaran pada Dinas Peternakan Propinsi Sumatera Barat tahun 2008 untuk kegiatan pembangunan peternakan yang bersumber dari APBN dan APBD sebesar Rp.15.623.229.152,- yang terealisasi sebesar Rp.13.724.859.718,- (87.85%) dengan realisasi fisik sebesar (98.59%). Gambaran lebih lanjut dari alokasi dan realisasi anggaran tersebut dapat dilihat pada Tabel dibawah ini :
Tabel .2.1. Alokasi dan Realisasi Anggaran APBN
No Sumber Dana Anggaran (Rp) Realisasi (Rp) %
1.
2
3
Ditjennak - Dekonsentrasi
- Tugas Perbantuan (TP)
(PLA)
Jumlah 5.028.235.000,- 3.870.944.575,- 94.90
Tabel. 2.2. Alokasi dan Realisasi Dana DPA-SKPD
No Jenis Belanja Anggaran
(Rp)
Jumlah 10.594.994.152,- 9.768.402.391,- 91.94 99.73
C. Sub Bagian Umum
Dalam rangka menunjang penyelengaraan pemerintahan dan pembangunan di bidang administrasi Sub Bagian Umum adalah membantu tugas dari Kepala Bagian Tata Usaha. Sesuai dengan fungsi dan tugas Sub Bagian Umum sehari- hari melaksanakan urusan surat masuk, surat keluar, mengelola arsip, urusan rumah tangga dinas, perlengkapan, pengamanan kantor dan sebagainya.Adapun tugas- tugas yang telah dilaksanakan antara lain :
1. Urusan Administrasi surat menyurat :
Seluruh surat yang diterima melalui Subag. Umum sesuai dengan maksud dan tujuannya dan disposisi Kepala Dinas telah diteruskan kepada masing- masing unit kerja sebagai pengolah.
Dalam rangka pengendalian pendistribusian suart masuk, maka dibuatkan kartu kendali rangkap tiga, aslinya untuk Subag. Umum dan lembar kedua dan ketiga disimpan oleh Unit Kerja Pengolah. Khusus untuk surat- surat Dians yang berhubungan dengan kegiatan/ proyek lansung dikelola oleh masing-masing Proyek yang bersangkutan, baik surat keluar maupun untuk surat masuk, dengan berpedoman kepada SK Gubernur Sumatera Barat No 34 Tahun 1980.
Karena keterbatasan tenaga dalam pengelolaan arsip dinas dan kurangnya sarana dan pra sarana penunjang, maka sampai saat ini seluruh arsip aktif maupun arsip in aktif masih tetap disimpan oleh masing- masing unit kerja. Selama tahun 2007 untuk surat masuk melalui Subag. Umum tercatat :
Surat Dinas sejumlah : 3.463 buah
Sedangkan untuk surat keluar tercatat sejumlah 1.119 buah
2. Pengamanan Kantor :
Untuk tenaga pengamanan kantor atau petugas piket ( Satpam ) memang jumlahnya sangat kurang sekali, saat ini Dinas Peternakan Propnsi Sumatera Barat memiliki petugas piket/jaga malam hanya sebanyak 4 ( empat ) orang yang bertugas setiap harinya dari jam 15.00 Wib sampai dengan jam 07.00 Wib.
Petugas Piket/ Jaga Malam ini merupakan Pegawai Tidak Tetap ( PTT ) yang diangkat berdasarkan Surat Keputusan Kepala Dinas Peternakan Propinsi Sumatera Barat dan sudah terdaftar dalam Data Base Kepegawaian pada BKD Propinsi Sumatera Barat.
3. Kebersihan Kantor :
Dalam rangka menjamin kebersihan, keindahan ruangan, kantor, pekarangan/ lingkungan serta untuk terciptanya kenyamanan bekerja bagi pegawai Dinas Peternakan Propinsi Sumatera Barat mempunyai Petugas Kebersihan sebanyak 7 ( tujuh ) orang yang diangkat berdasarkan Surat Keputusan Kepala Dinas Peternakan Propinsi Sumatera Barat dan sudah terdaftar dalam Data Base Kepegawaian pada BKD Propinsi Sumatera Barat.
