commit to user
i
PELAKSANAAN ADMINISTRASI PENGADAAN BAHAN
BAKU PRODUKSI (BENANG) PADA PT. KUSUMAHADI
SANTOSA KARANGANYAR
TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan
Vokasi Ahli Madya ( A.Md.) Dalam Bidang
Manajemen Administrasi
Oleh :
DANIA DINI NUR FAUZI
D1513013
PROGRAM STUDI DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
commit to user
ii
PENGESAHAN
PELAKSANAAN ADMINISTRASI PENGADAAN BAHAN BAKU PRODUKSI (BENANG) PADA PT. KUSUMAHADI SANTOSA
KARANGANYAR
Disusun Oleh :
DANIA DINI NUR FAUZI
D1513013
Telah diuji dan disahkan oleh Tim Penguji
Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi
Fakultas Ilmu Sosial dan Politik
Universitas Sebelas Maret Surakarta
Pada Hari :
NIP. 19490205 198012 1 001
Mengetahui,
Dekan, Kepala Program Studi,
Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni , M.Si Drs. Ali, M.Si
commit to user
iii
PERNYATAAN
Nama : DANIA DINI NUR FAUZI
NIM : D1513013
Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa Tugas Akhir berjudul
“PELAKSANAAN ADMINISTRASI PENGADAAN BAHAN BAKU (BENANG) PADA PT. KUSUMAHADI SANTOSA” adalah betul-betul karya
sendiri hal-hal yang bukan karya saya, dalam Tugas Akhir tersebut diberi tanda
citasi dan ditunjukkan dalam daftar pustaka.
Apabila di kemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya
bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan Tugas Akhir dan gelar
yang saya peroleh dari Tugas Akhir tersebut.
Surakarta, Juni 2016
yang membuat pernyataan,
commit to user
iv
HALAMAN PERSEMBAHAN
Kupersembahkan karya Ini untuk :
Ayah, Mama, Kakak dan Adik – Adikku
Seluruh Keluarga besarku
Sahabat dan Orang-orang yang selalu memberi dukungan dan motivasi
Teman – teman D3 Manajemen Administrasi 2016
commit to user
v
HALAMAN MOTTO
“
Awali segala sesuatu dengan Bismillah, niat bersih dan kesugguhan tanpa
menyepelekan setiap hal kecil serta berpegang teguh pada pepatah jawa : Sopo
nandur bakale ngunduh”
(Penulis)
“Jatuh dan bangun dalam kehidupan adalah fitrah dari perjuangan. Di saat
hati kita terlena, ingatlah Allah setiap saat”
(The Fikr)
“Sesungguhnya sesudah kesulitan itu kemudahan. Maka apabila kamu telah
selesai (dari suatu urusan), kerjakanlah dengan sungguh
–
sungguh (urusan)
yang lain dan hanya kepada Tuhanmu hendaknya kamu berharap”
(Qs. Al
–
Insyiroh)
“Musuh yang paling bebahaya di atas duni
a ini adalah penakut dan bimbang.
Teman yang paling setia, hanyalah keberanian dan keyakinan yang teguh”
(Andrew Jackson)
“Ku olah kata, ku baca makna, ku ikat dalam alinea, kubingkai dalam bab
sejumlah lima, jadilah mahakarya, gelar Ahlimadya kuterima, orang tua,
saudara, pacar, dan orang
–
orang yang menyayangiku pun ikut bahagia”
commit to user
4. Pengertian Administrasi Pengadaan ... 17
B. METODE PENGAMATAN ... 23
commit to user
D. Struktur Organisasi PT. Kusumahadi Santosa ... 35
E. Diskripsi Jabatan PT. Kusumahadi Santosa ... 38
F. Ketenagakerjaan PT. Kusumahadi Santosa ... 41
G. Sarana dan Prasarana PT. Kusumahadi Santosa ... 46
A. Produksi PT. Kusumahadi Santosa ... 47
B. Pemasaran PT. Kusumahadi Santosa ... 49
BAB IV HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN ... 51
A. Perencanaan Pembelian Bahan Baku ... 52
B. Pelaksanaan Perencanaan Permintaan Pembelian Bahan Baku Produksi ... 56
C. Pelaksanaan Pencarian Informasi Harga Bahan Baku dan Supplier ... 58
D. Pelaksanaan Pembelian Bahan Baku (Benang) ... 61
E. Administrasi Penerimaan Bahan Baku ... 65
F. Masalah-masalah yang dihadapi Administrasi Pengadaan Bahan Baku Produksi ... 72
BAB V PENUTUP ... 74
A. Kesimpulan ... 74
B. Saran ... 75
commit to user
viii
DAFTAR TABEL
Halaman
Tabel 3.3 Daftar Karyawan PT. Kusumahadi Santosa Per Januari
2012 ... 42
Tabel 3.4 Jam Kerja Kantor PT. Kusumahadi Santosa ... 44
Tabel 3.5 Jam Kerja Bagian Produksi PT. Kusumahadi Santosa ... 45
Tabel 3.6 Jam Kerja Bagian Gudang PT. Kusumahadi Santosa ... 45
Tabel 3.7 Kapasitas Produksi Perbulan Tahun 2014 ... 48
commit to user
ix
DAFTAR GAMBAR
Halaman
Gambar 3.1 Denah Lokasi PT. Kusumahadi Santosa ... 36
commit to user
x
DAFTAR BAGAN
Halaman
Bagan 2.1 Unsur-Unsur Administrasi ... 8
Bagan 2.2 Metode Analisis Interaktif ... 29
Bagan 4.1 Alur Perencanaan Pembelian Bahan Baku ... 55
Bagan 4.2 Alur Perencanaan Permintaan Pembelian Bahan Baku
Produksi ... 57
Bahan 4.3 Alur Pelaksanaan Pencarian Informasi Harga dari
Supplier ... 60
Bagan 4.4 Alur Pelaksanaan Pembelian Bahan Baku (Benang) ... 64
commit to user
xi
DAFTAR LAMPIRAN
1. Pedoman Wawancara
2. Surat Balasan Proposal Magang PT. Kusumahadi Santosa
3. Surat Keterangan PT. Kusumahadi Santosa
4. Form Monitoring Magang
5. Form Penilaian Magang
6. Surat Tugas
7. Pesanan Pembelian
8. Rekap Mutasi Harian Barang
9. Mutasi Harian Barang
10.Tanda Terima Barang
11.Laporan Penerimaan Barang
12.Kontrak Penjualan
13.Delivery Order/DO
commit to user
xii
KATA PENGANTAR
Assalammua’alaikum Wr. Wb.
Alhamdulilah, segala puji syukur atas kehadirat Tuhan YME, karena atas
ridho dan hidayah-Nya. Sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan Tugas
Akhir dengan judul “Pelaksanaan Administrasi Pengadaan Bahan Baku Produksi
pada PT. Kusumahadi Santosa”.
Penulisan Tugas Akhir ini dimaksudkan untuk memenuhi syarat dalam
memperoleh sebutan profesional Ahli Madya pada Program Studi Diploma III
Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas
Maret Surakarta.
Selama penulisan ini, penulis telah menerima bantuan, bimbingan dan
petunjuk yang sangat besar manfaatnya yang berasal dari berbagai pihak. Oleh
karena itu, pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terimakasih kepada :
1. Ibu Prof. Dr. Ismi Dwi Astuti Nurhaeni, M.Si. selaku Dekan Fakultas Ilmu
Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret yang telah memberikan izin
untuk magang sebagai syarat dalam pembuatan Tugas Akhir ini.
2. Bapak Drs. Ali, M.Si selaku Kepala Program Studi Diploma III
Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Politik.
3. Bapak Drs. H. Sakur, MS. Selaku Pembimbing Akademik atas bimbingan
dan pengarahan dalam menyelesaikan studi selama ini
4. Ibu Endang Martini S.Pd., M.Si. selaku penguji Tugas Akhir atas
bimbingan dan pengarahan dalam penulisan Tugas Akhir ini.
5. Seluruh dosen pengajar Program Studi Diploma III Manajamen
Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Politik dan para staff yang telah
memberikan waktu, tenaga dan ilmunya kepada penulis.
6. Bapak Widyo Sugiyanto selaku Manajer Logistik serta Bapak Arif Sudarta
selaku Kasie Gudang Logistik yang telah mengizinkan penulis untuk
commit to user
xiii
7. Bapak Sutomo, Bapak Heri, Mas Waris, Mas Febri, Mas Warno dan
segenap staff Bagian Logistik PT. Kusumahadi Santosa atas bantuan
dalam pengumpulan data dan pemberian informasi kepada penulis.
8. Ayahku terhebat M. Fauzi Rossy dan Mamahku tercinta Nurul Hasanah
yang selalu menyayangiku, mendo’akanku, memberikan dukungan baik
moral dan materil yang sangat membantu dalam memberikan semangat
dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini.
9. Semua pihak yang telah membantu kelancaran penulisan Tugas Akhir
yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu.
Penulis berharap semoga laporan Tugas Akhir ini dapat memberi manfaat
bagi semua pihak. Meskipun penulis menyadari bahwa dalam penulisan Tugas
Akhir ini masih jauh dari sempurna dikarenakan keterbatasan ilmu dan
pengalaman yang penulis miliki. Untuk itu dengan segala kerendahan hati penulis
mengharapkan kritik dan saran yang membangun dari pembaca yang budiman.
Semoga Allah SWT membalas segala kebaikan bapak, ibu dan rekan-rekan yang
dengan ikhlas telah membantu penulis.
Terima kasih
Wassalamu’alaikum Wr. Wb.
Surakarta, Juni 2016
commit to user
xiv ABSTRAK
DANIA DINI NUR FAUZI. D1513013. “PELAKSANAAN ADMINISTRASI PENGADAAN BAHAN BAKU PRODUKSI (BENANG) PADA PT. KUSUMAHADI SANTOSA KARANGANYAR”. Laporan Tugas Akhir. Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi. Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. Tahun 2016. 92 Halaman.
PT. Kusumahadi Santosa adalah perusahaan industri tekstil yang kegiatan utamanya adalah mengolah bahan baku mentah menjadi barang setengah jadi
yaitu kain (kain grey). Persediaan bahan baku dalam suatu perusahaan harus
dapat dikendalikan dengan sebaik-baiknya, baik itu persiapan penyelenggaraan bahan baku maupun pelaksanaannya. Agar pengadaan bahan baku dapat berjalan dengan efektif dan efisien maka diperlukan adanya administrasi yang baik dan benar. Untuk melakukan pengadaan bahan baku benang memerlukan pelaksanaan administrasi pembelian yang tepat bagi perusahaan untuk mendapatkan kuantitas dan kualitas bahan pada harga yang pantas. Karena sistem pengadaan bahan baku dengan administrasi yang tepat dapat menjamin kelancaran kegiatan dan perkembangan perusahaan dimasa yang akan datang.
Jenis pengamatan yang digunakan dalam pengamatan ini adalah Pengamatan deskriptif kualitatif yaitu yang bertujuan untuk mengetahui secara nyata pelaksanaan administrasi pengadaan bahan baku benang di PT. Kusumahadi Santosa. Metodologi analisis kualitatif digunakan sebagai metode pengamatan dalam penyusunan Tugas Akhir ini. Gambaran berkaitan segala sesuatu yang terkait dalam administrasi pengadaan bahan baku benang pada PT. Kusumahadi Santosa. Sumber data yang digunakan yaitu narasumber (informan) dari staff pengadaan, tempat (lokasi) pengamatan yaitu PT. Kusumahadi Santosa dan dokumen/arsipyang digunakan. Teknik pengumpulan data dilaksanakan melalui wawancara, observasi, dan mengkaji dokumen/arsip tentang pengadaan bahan baku. Teknik analisis data menggunakan model analisis kualitatif yang memiliki komponen yaitu reduksi data, sajian data dan penarikan kesimpulan atau verifikasi.
Hasil yang diperoleh dari pengamatan yang penulis lakukan adalah Pelaksanaan administrasi pengadaan bahan baku produksi (benang) dimulai dari permintaan/perencanaan yang dilakukan oleh bagian produksi/kadiv produksi. Kemudian Manager Logistik menerima permintaan harga dan kualitas benang dari Kepala Divisi Rendal, kemudian diteruskan kebagian Pengadaan 1 untuk melakuakan Pembelian dan Penyimpanan dan Pendistribusian barang yang dilakukan di Gudang Logistik. Penerapan Alur pelaksanaan yang dilakukan PT. Kusumahadi Santosa dalam menerapkan Administrasi Pembelian bahan baku berupa benang sudah cukup baik. Hal tersebut dapat dilihat dengan adanya pembagian tugas dan tanggung jawab masing-masing divisi serta telah dilengkapi dengan dokumen yang dapat dipertanggungjawabkan.
