Penataan Arsip aktif belum tertata sesuai dengan kaidah kearsipan

(1)

(2)

Penataan Arsip aktif belum tertata sesuai dengan kaidah kearsipan

Kurangnya peran Arsiparis di lingkungan Unit Organisasi/Unit Kementerian Kementerian PUPR

Kurangnya pemahaman tentang penggunaan Jadwal

Retensi Arsip (JRA) dalam proses penyusutan arsip

(3)

Kondisi tempat dan ruang penyimpanan arsip tidak layak.

“kurang paham - kurang peduli – enggan”

terhadap hal terkait pengolahan arsip.

(4)

PENGERTIAN ARSIP

(Berdasarkan Undang-Undang nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan)

Arsip:

Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

Kearsipan:

Hal-hal yang berkenaan dengan

arsip

(5)

1. PEDOMAN TATA NASKAH

DINAS

2. PEDOMAN KLASIFIKASI ARSIP

3. PEDOMAN JADWAL RETENSI ARSIP

4.PEDOMAN KLASIFIKASI KEAMANAN & AKSES ARSIP INSTRUMEN SISTEM PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS

JARINGAN INFORMASI KEARSIPAN NASIONAL (ANRI)

SIMPUL JARINGAN INFORMASI KEARSIPAN (TNDE & SKE KEMENTERIAN PUPR)

SISTEM INFORMASI KEARSIPAN NASIONAL (ANRI) SISTEM KEARSIPAN NASIONAL (ANRI)

PENYELENGGARAAN SISTEM PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS KEMENTERIAN PUPR

(Permen PUPR No.23/PRT/M/2016 tentang Penyelenggaran Arsip Dinamis Kementerian PUPR

(6)

PENGELOLAAN ARSIP

( UU 43/2009 Tentang Kearsipan)

Pengelolaan arsip dinamis Tanggung jawab pencipta arsip Kementerian PUPR

Pengelolaan arsip statis Tanggung jawab lembaga

kearsipan/ANRI

Arsip Aktif

Arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus

Arsip Inaktif

Arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun

Arsip Vital

Arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat

diperbaharui, dan tidak tergantikan

(7)

UNIT ORGANISASI ES.I A N R I

PEMBINAAN PENYELENGGARAAN KEARSIPAN

BIRO UMUM / UNIT KEARSIPAN KEMENTERIAN

NASIONAL

KEMENTERIAN PUPR

UNIT KERJA / SATUAN KERJA (Es.II)

UNIT KERJA ES. III & IV

(8)

1 • Penyelenggaraan Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis Kementerian

2 • Pengelolaan Arsip Dinamis

3 • Penyusutan Arsip

4 • Prasarana dan Sarana Pengelolaan Arsip

5 • Sumber Daya Manusia Kearsipan

6 • Pendanaan Penyelenggaraan dan Pengelolaan Arsip; dan

LINGKUP PENGATURAN PERMEN 23/PRT/M/2016 TENTANG

PENYELENGGARAAN ARSIP DINAMIS KEMENTERIAN PUPR (pasal 3)

(9)

Pasal 4

Penyelenggaraan Sistem Pengelolaan Arsip Dinamis Kementerian sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3 dilakukan untuk menyelenggarakan kearsipan secara komprehensif dan terpadu melalui pembangunan SKK.

Pasal 5

Pembangunan SKK sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 dilaksanakan oleh Unit Kearsipan Kementerian (UKK).

Pasal 6

Pembangunan SKK oleh UKK sebagaimana dimaksud dalam Pasal 5 meliputi:

a. Penyusunan Bahan Norma Standar Pedoman Kriteria (NSPK) Kearsipan.

b. Diseminasi, Sosialisasi, Pembinaan, Pemantauan dan Pengendalian kepada Unit Kearsipan Organisasi Eselon I (UKO), Unit Kerja Pengolah (UKP), dan Unit Satuan Kerja Pengolah (USKP).

c. Pembangunan Sistem Informasi Kearsipan Kementerian (SIKK) dan Pembentukan Jaringan Informasi Keasipan Kementerian (JIKK); dan

d. Koordinasi, Pembinaan, Pemantauan, dan Pengendalian Pelaksanaan

(10)

USKP

UNIT KERJA ESL. II PIMPINAN UKP

MENTERI PUPR PENGARAH UKK

-IRJEN -DIRJEN -KABA PEMBINA UKO - SESITJEN

- SESDITJEN - SESBA

PELAKSANA PEMBINA UKO & UKP

PEMBINA UKK & UKO SEKRETARIS

JENDERAL

- KARO UMUM

PELAKSANA PEMBINA UKK &

UKP

PENGORGANISASIAN UKK / UKO / UKP / USKP KEMENTERIAN PUPR

(Peraturan Menteri PUPR Nomor 23/PRT/M/2016 tentang Penyelenggaraan Arsip Dinamis Kementerian PUPR)

KABAG ADMINISTRASI PERKANTORAN PELAKSANA UKK

KASUBBAG KEARSIPAN KABAG TU / UMUM

PELAKSANA UKO&UKP

KASUBBAG TU / UMUM TU UKO & UKP

UNIT KEARSIPAN KEMENTERIAN PUPR

(11)

STRUKTUR ORGANISASI PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS KEMENTERIAN PUPR

(Peraturan Menteri PUPR Nomor 23/PRT/M/2016 tentang Penyelenggaraan Arsip Dinamis Kementerian PUPR)

DIRJEN SUMBER DAYA

MENTERI PUPR

DIRJEN BINA MARGA

USKP

PEMBINA UKO PEMBINA UKO

DIRJEN CIPTA KARYA

PEMBINA UKO PEMBINA UKK&UKO PEMBINA UKO PENGARAH UKK

UNIT KERJA ESL. II PIMPINAN UKP

USKP

UNIT KERJA ESL. II PIMPINAN UKP

USKP

DIRJEN BINA KONSTRUKSI PEMBINA UKO SEKRETARIS

JENDERAL

DIRJEN PENYEDIAAN PERUMAHAN

USKP

UNIT KERJA ESL. II PIMPINAN UKP

USKP

UNIT KERJA ESL. II PIMPINAN UKP

USKP PIMPINAN UKP

DIRJEN PEMBIAYAAN PERUMAHAN

PEMBINA UKO

UNIT KERJA ESL. II PIMPINAN UKP

INSPEKTUR JENDERAL PEMBINA UKO

UNIT KERJA ESL. II PIMPINAN UKP

KABA. PENGEMBANGAN INFRASTRUKTUR WILAYAH

PEMBINA UKO

UNIT KERJA ESL. II PIMPINAN UKP

KA.BALITBANG PEMBINA UKO

UNIT KERJA ESL. II PIMPINAN UKP

KABA.

PENGEMBANGAN SDM

PEMBINA UKO

UNIT KERJA ESL. II PIMPINAN UKP

UNIT KERJA ESL. II

(12)

Pasal 16

(1) UKK sebagaimana dimaksud dalam pasal 15 berada pada Sekretariat Jenderal.

(2) UKK dipimpin oleh Sekretaris Jenderal

(3) Pelaksana UKK dipimpin oleh Kepala Biro Umum

(4) Pelaksana UKK dilaksanakan oleh Kepala Bagian Administrasi Perkantoran

(5) Tata Usaha Unit Kearsipan dilaksanakan oleh Kepala Sub

Bagian Kearsipan

(13)

Pasal 17

(1) UKO sebagaimana dimaksud dalam pasal 15 berada pada Sekretariat Unit Organisasi.

(2) UKO dipimpin oleh Pimpinan UKO.

(3) Pelaksana Pembina UKO dipimpin oleh Sekretaris UKO.

(4) Pelaksana UKO dilaksanakan oleh Kepala Bagian yang salah satu tugas dan fungsinya menangani kearsipan.

(5) Tata Usaha UKO dilaksanakan oleh Kepala Sub Bagian yang

salah satu tugas dan fungsinya menangani kearsipan.

(14)

Pasal 18

(1) UKP sebagaimana dimaksud dalam pasal 15 berada pada Unit Kerja Eselon II.

(2) UKP dipimpin oleh Pimpinan Unit Kerja.

(3) Pelaksana UKP dilaksanakan oleh Kepala Bagian Umum/TU.

(4) Tata Usaha UKP dilaksanakan oleh Kepala Sub

Bagian/TU/Umum.

(15)

Pasal 19

(1) USKP sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 berada pada Unit Satuan Kerja yang memiliki tugas dan fungsi dalam melaksanakan kegiatan yang bersumber dari Anggaran Pendapatan Belanja Negara (APBN).

(2) USKP dipimpin oleh Kepala Satuan Kerja.

(3) Pelaksana USKP dilaksanakan oleh PPK.

(4) Tata Usaha USKP dilaksanakan oleh Asisten Satuan Kerja

yang memiliki urusan TU/Umum/RTA.

(16)

(17)

• Meliputi kegiatan: penciptaan arsip, penggunaan arsip, pemeliharaan arsip, penyusutan arsip (Pasal 24).

• Pengelolaan arsip dilaksanakan berdasarkan

pada pedoman Tata Naskah Dinas, Pedoman

Klasifikasi Arsip, Pedoman Sistem Klasifikasi

Keamanan dan Akses Arsip (Pasal 25).

(18)

PENGELOLAAN ARSIP DINAMIS

Permen 23/PRT/M/2016, pasal 24

Survei / Inventarisasi arsip

 Penilaian arsip

Jadwal retensi

 Pemindahan arsip inaktif

Pemusnahan

Penyerahan arsip Statis ke ANRI

TATA NASKAH DINAS

TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK

Meliputi kegiatan: penciptaan arsip, penggunaan arsip, pemeliharaan arsip, penyusutan

arsip.

(19)

Pengelolaan Arsip (Permen PUPR No. 23/PRT/M/2016, Pasal 25), meliputi:

Pedoman Tata Naskah Dinas

Digunakan sebagai dasar penciptaan arsip agar memenuhi syarat Autentisitas & Realibilitas.

Pedoman Klasifikasi Arsip

Utk mengelompokkan arsip sebagai satu keutuhan informasi yang dibuat.

Pedoman Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Utk menentukan keterbukaan /kerahasiaan arsip dalam rangka

penggunaan fisik arsip & informasi nya (SR/R/T/B).

(20)

(21)

Pasal 43

(1) Pemeliharaan arsip vital menjadi satu kesatuan dengan sistem pengelolaan arsip aktif.

(2) Pemeliharaan arsip vital dilaksanakan berdasarkan program dan pengelolaan arsip vital.

(3) Program arsip vital sebagaimana dimaksud pada ayat (2) meliputi:

a. Identifikasi;

b. Pelindungan dan pengamanan; dan c. Penyelamatan dan pemulihan.

(4) Pelaksanaan program arsip vital dilaksanakan dalam satu kesatuan sistem pencegahan dan penanggulangan bencana.

(5) Pemeliharaan arsip vital sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menjadi

tanggung jawab pimpinan UKP dan/atau USKP

(22)

Pasal 47

Arsip terjaga meliputi arsip yang dihasilkan dari kegiatan yang berkaitan dengan:

a. Kependudukan;

b. Kewilayahan Negara Kesatuan Republik Indonesia;

c. Kepulauan Negara Kesatuan Republik Indonesia;

d. Perbatasan Negara Kesatuan Republik Indonesia;

e. Perjanjian Internasional f. Kontrak Karya; dan

g. Masalah Pemerintah Strategis Lainnya.

(23)

Tangungjawab:

Memelihara, melindungi dan menyelamatkan arsip dinamis yang

termasuk dalam kategori arsip terjaga

Pimpinan USKP

Pimpinan UKP

Pimpinan

UKO

Pimpinan UKK

(24)

Pasal 49

(1) Pelindungan dan penyelamatan Arsip Vital dan Arsip Terjaga sebagaimana dimaksud dalam pasal 45 ayat (2) dan ayat (4) serta pasal 47 dimaksudkan untuk mencegah tindak kriminal, kejahatan yang mengandung unsur sabotase, spionase, dan terorisme, serta kejahatan penghilangan arsip vital dan arsip terjaga lainnya.

(2) Pelindungan dan penyelamatan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan oleh UKP dan/atau USKP, UKO, dan UKK, serta berkoordinasi dengan ANRI.

(3) Pelindungan dan penyelamatan arsip akibat bencana dilaksanakan oleh UKP dan/atau USKP, UKO, dan UKK, serta berkoordinasi dengan ANRI dan BNPB.

(4) Pelindungan dan penyelamatan arsip yang tidak dinyatakan sebagai bencana

nasional dilaksanakan oleh UKP dan/atau USKP, UKO dan masing-masing

berkoordinasi dengan ANRI.

(25)

(26)

(27)

(28)

(29)

(30)

(31)

Pasal 50

Penyusutan arsip merupakan kegiatan pengurangan jumlah arsip yang meliputi:

a. Pemindahan arsip inaktif dari USKP ke UKP, UKP ke UKO, dan UKO ke UKK;

b. Pemusnahan arsip yang telah habis masa retensinya dan tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai ketentuan perundang-undangan.

c. Penyerahan arsip statis dari UKK ke ANRI.

(32)

USKP UNIT KERJA ESL. II PIMPINAN UKP

-IRJEN, -DIRJEN -KABA PEMBINA UKO

- SESITJEN - SESDITJEN - SESBA

PEMBINA UKK & UKO SEKRETARIS

JENDERAL ANRI

ARSIP STATIS - KARO UMUM

PELAKSANA PEMBINA UKK &

UKP

UKK (Unit Kearsipan Kementerian) UKO (Unit Kearsipan Organisasi Eselon I) UKP (Unit Kerja Pengolah)

USKP (Unit Satuan Kerja Pengolah)

(33)

Lampiran Peraturan Menteri Pekerjaan Umum Nomor : 39 /KPTS/M/2007

Tanggal : 4 Desember 2007 Tentang : Jadwal Retensi Arsip (JRA) Departemen Pekerjaan Umum

Hal: 1

DI SATMINAR DI PUSIMPAR

1 3 4 5 6

I H U K U M

1 1 tahun 3 tahun 2 tahun Permanen

setelah diperbaharui

5 1 tahun 3 tahun 2 tahun Dinilai Kembali

setelah diperbaharui AKTIF

NO KETERANGAN

Rancangan Undang-undang atau Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-undang di bidang Pekerjaan Umum, termasuk naskah akademik, rancangan awal sampai dengan rancangan akhir dan telaah hukum.

Rancangan Peraturan Pemerintah di bidang Pekerjaan Umum, termasuk naskah akademik, rancangan awal sampai dengan rancangan akhir dan telaah hukum.

Rancangan Peraturan/Keputusan/Instruksi Presiden di bidang Pekerjaan Umum, termasuk naskah akademik, rancangan awal sampai dengan rancangan akhir dan telaah hukum.

Peraturan / Keputusan / Instruksi / Surat Edaran / Surat Perintah Menteri, termasuk rancangan awal sampai dengan rancangan akhir dan telaah hukum

Keputusan / Surat Edaran / Instruksi / Surat Perintah / Sekretaris Jenderal, Direktur Jenderal dan Kepala Badan, termasuk rancangan awal sampai dengan rancangan akhir dan telaah hukum.

Standar / Pedoman / Prosedur Kerja / Petunjuk Pelaksanaan / Petunjuk Teknis di bidang Pekerjaan Umum termasuk rancangan awal sampai dengan

JANGKA WAKTU PENYIMPANAN ( R E T E N S I )

IN AKTIF J E N I S A R S I P

2

DEPARTEMEN PEKERJAAN UMUM JADWAL RETENSI ARSIP FASILITATIF

Contoh JRA Fasilitatif Hukum (HK):

(34)

1 3 4 5 6

V K E P E G A W A I A N

1 Formasi Pegawai

a. Usulan dari unit kerja 2 tahun, setelah tahun anggaran 2 tahun - Musnah

b. Usulan permintaan formasi pegawai 2 tahun, setelah tahun anggaran 3 tahun - Musnah

c. Persetujuan Menpan 2 tahun, setelah tahun anggaran 3 tahun - Musnah

d. SK Penetapan Formasi 2 tahun, setelah tahun anggaran 3 tahun - Musnah

2 Penerimaan Pegawai:

a. Proses Penerimaan Pegawai meliputi: 2 tahun, setelah semua diangkat 2 tahun - Musnah

1) Pengumuman 2) Seleksi administrasi 3) Pemanggilan peserta test 4) Pelaksanaan ujian tertulis 5) Keputusan hasil ujian tertulis 6) Wawancara

b. Penetapan Pengumuman Kelulusan 2 tahun - Musnah

c. Berkas Lamaran yang tidak diterima 1 tahun, setelah tahun anggaran - - Musnah

d. Nota Usul dan Kelengkapan Penetapan NIP - - -

J E N I S A R S I P

2

JANGKA WAKTU PENYIMPANAN

KETERANGAN ( R E T E N S I )

AKTIF IN AKTIF

NO

Masuk berkas perseorangan 2 tahun, setelah semua

diangkat Pegawai Negeri Sipil (PNS)

Contoh JRA Fasilitatif Kepegawaian (KP):

(35)

1 3 4 5 6

B PENYUSUNAN ANGGARAN

1 Ketetapan pagu indikatif/Pagu Sementara -

2 Ketetapan pagu definitif 1 tahun

3 Rencana Kerja Anggaran (RKA) Lembaga Negara Badan Pemerintah 2 tahun

(LNBP)

4 1 tahun

5 1 tahun

6 Target Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP) 2 tahun

C PELAKSANAAN ANGGARAN

1 Pendapatan

a. Surat Setoran Pajak (SSP) 7 tahun 2 tahun Dinilai kembali

b. Surat Setoran Bukan Pajak (SSBP) 7 tahun 2 tahun Dinilai kembali

c. Bukti Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP) 7 tahun 2 tahun Dinilai kembali

1 tahun setelah tahun anggaran berakhir

3 tahun 1 tahun setelah tahun anggaran

berakhir

3 tahun

1 tahun setelah UU LKPP diundangkan

NO J E N I S A R S I P

2

Permanen Dinilai Kembali

Musnah

Permanen

7 tahun Dinilai Kembali

4 tahun

Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA), Petunjuk Operasional Kegiatan (POK) dan revisinya

1 tahun setelah UU LKPP diundangkan Ketentuan/peraturan yang menyangkut Pelaksanaan, Penatausahaan, dan

Pertanggungjawaban Anggaran

7 tahun Dinilai Kembali

3 tahun 1 tahun setelah diperbaharui

Contoh JRA Fasilitatif Keuangan (KU):

(36)

1 3 4 5 6

X PENDIDIDIKAN DAN PELATIHAN

1 Standar kegiatan pendidikan dan pelatihan (diklat)

a. Standar kompetensi pengajar dan peserta Sampai dengan diperbaharui 3 tahun 1 tahun Permanen

b. Kurikulum Sampai dengan diperbaharui 3 tahun 1 tahun Permanen

c. Silabus Sampai dengan diperbaharui 2 tahun - Musnah

d. Pedoman penyelenggaraan diklat Sampai dengan diperbaharui 4 tahun - Dinilai Kembali

2 Perencanaan/program diklat

a. Inventarisasi dan analisa kebutuhan diklat 1 tahun - - Musnah

b. Program diklat 1 tahun 4 tahun - Musnah

3 Penyelenggaraan diklat

2 tahun 3 tahun - Musnah

a. Diklat Penjenjangan 1) Prajabatan 2) Diklat Pimpinan b. Diklat fungsional

c. Diklat teknis/peningkatan kompetensi

4 Administrasi kediklatan - - -

a. Buku induk peserta diklat

2

Disimpan selamanya di Unit Diklat

Berkas penyelenggaraan diklat mulai dari penentuan peserta pendidikan dan latihan, daftar peserta, daftar hadir, daftar pengajar, dan penilaian diklat yang meliputi :

Contoh JRA Fasilitatif Pendidikan dan Pelatihan (PD):

(37)

1 3 4 5 6

I SUMBER DAYA AIR

1 Kebijakan dan Strategi

a. Pola dan Rencana Induk Pengelolaan Sumber Daya Air setelah diperbaharui 3 tahun 2 tahun Permanen

b. Sistem Hidrologi setelah diperbaharui 3 tahun 2 tahun Permanen

2 Data dan Informasi Sumber Daya Air Sampai dengan diperbaharui 3 tahun 1 tahun Dinilai kembali

3 Pembinaan Pengelolaan Sumber Daya Air

a Operasi dan Pemeliharaan Sungai, Danau, dan Waduk

1) 2 tahun 3 tahun - Musnah

3) 2 tahun setelah ijin diterbitkan 3 tahun - Dinilai kembali

b Operasi dan Pemeliharaan Irigasi

3) 2 tahun setelah ijin diterbitkan 3 tahun - Dinilai kembali

2

Pembinaan dan bantuan teknik kepada provinsi dan kabupaten/kota

Pemantauan dan evaluasi kelayakan operasi sarana dan prasarana sungai, danau, waduk, bendungan dan sistem hidrologi

Rekomendasi teknis perijinan dalam penyediaan, peruntukan, penggunaan dan pengusahaan sumber daya air

Pembinaan dan bantuan teknik irigasi kepada provinsi dan kabupaten/

kota

Pemantauan dan evaluasi kelayakan operasi sarana dan prasarana irigasi

Rekomendasi teknis perijinan dalam penyediaan, peruntukan, penggunaan dan pengusahaan sistem irigasi

Contoh JRA Substantif Sumber Daya Air :

(38)

1 3 4 5 6

II BINA MARGA

1

a

1) Rencana jangka panjang dan menengah Sampai dengan diperbaharui 3 tahun 2 tahun Permanen

2) 2 tahun - - Musnah

3) 2 tahun 3 tahun - Dinilai kembali

4) Penyiapan pelaksanaan studi kelayakan 2 tahun 3 tahun - Dinilai kembali

b Sampai dengan diperbaharui 3 tahun 2 tahun Permanen

c Model kerusakan jalan dan jembatan Sampai dengan diperbaharui 5 tahun - Dinilai kembali

d Kriteria jalan dan jembatan Sampai dengan diperbaharui 3 tahun 2 tahun

e Standar pelayanan minimal jalan dan jembatan Sampai dengan diperbaharui 3 tahun 2 tahun Permanen

2 Data dan Informasi Jalan dan Jembatan

a Sistem Informasi

1) Kriteria sistem informasi Sampai dengan diperbaharui 5 tahun - Dinilai kembali

2) Pembangunan dan pengembangan 1 tahun setelah dilaksanakan 5 tahun - Dinilai kembali

3) Operasi dan pemeliharaan 2 tahun - - Musnah

4) Data base jalan dan jembatan Sampai dengan diperbaharui 2 tahun - Dinilai kembali

5) Diseminasi informasi 2 tahun - - Musnah

2

Strategi, Kebijakan dan Program Penyelenggaraan Jalan

Rencana umum pembangunan jaringan jalan dan jembatan termasuk jalan tol

Bahan penyusunan kebijakan penyelenggaraan jalan dan jembatan Evaluasi keterpaduan pengembangan jaringan jalan dengan sistem moda transportasi lainnya

Sistem manajeman jalan dan jembatan (road management system /RMS dan bridge management system /BMS)

Contoh JRA Substantif Bina Marga :

(39)

1 3 4 5 6

IV CIPTA KARYA

1Permukiman

a

1) rencana induk sistem pengembangan kawasan 2)

3) rancana pengembangan lingkungan siap bangun 4)

b Data dan informasi tentang permukiman -

c Permukiman baru

2) 2 tahun 4 tahun - Dinilai kembali

3) pembinaan dan pengembangan kapasitas SDM 2 tahun - - Musnah

4) peningkatan peran masyarakat 2 tahun 3 tahun - Musnah

d Peningkatan kualitas permukiman

1) Pembinaan teknik pelaksanaan peningkatan permukiman 2 tahun 3 tahun - Musnah

2) Fasilitasi dan penyediaan infrastruktur permukiman pada: 2 tahun 4 tahun - Dinilai kembali

a) perkotaan b) perdesaan c) daerah perbatasan d) kawasan terpencil e) daerah tertinggal f) pulau-pulau kecil

2

Kebijakan dan strategi pengembangan permukiman, di antaranya: Sampai dengan diperbaharui 3 tahun 2 tahun Permanen

rencana pengembangan kawasan permukiman di kawasan perkotaan dan perdesaan

rencana peningkatan kualitas permukiman termasuk peremajaan kawasan dan pengembangan rumah susun

Sampai dengan diperbaharui 4 tahun Dinilai kembali

pembinaan teknik pembangunan kawasan, lingkungan siap bangun serta kawasan permukiman baru.

fasilitasi pengembangan kawasan, lingkungan siap bangun serta kawasan permukiman baru.

Contoh JRA Substantif Cipta Karya :

(40)

(41)

(42)

(43)

(44)

(45)

Pasal 63

(1) Pengelolaan arsip dinamis kementerian dilakukan menggunakan prasarana dan sarana berdasarkan standar yang ditetapkan oleh ANRI.

(2) UKK, UKO, UKP, dan USKP wajib memiliki sarana dan prasarana pengelolaan arsip dinamis.

(3) Sarana dan prasarana pengelolaan arsip dinamis yang wajib dimiliki UKK meliputi:

a. Gedung penyimpanan arsip inaktif (Record Center) kementerian;

b. Ruang Kerja dan ruang penyimpanan arsip inaktif; dan c. Peralatan kearsipan.

(4) Sarana dan prasarana pengelolaan arsip dinamis yang wajib dimiliki UKO meliputi:

a. Gedung penyimpanan arsip inaktif (Record Center) Eselon I;

b. Ruang Kerja dan ruang penyimpanan arsip inaktif; dan c. Peralatan kearsipan

(5) Sarana dan prasarana pengelolaan arsip dinamis yang wajib dimiliki UKP dan USKP meliputi:

a. Central file/ruang penyimpanan arsip aktif; dan

b. Peralatan kearsipan.

(46)

PRASARANA DAN SARANA PENGELOLAAN ARSIP

Gedung Pusat Penyimpanan Arsip Kementerian PUPR, Citeureup-Bogor

Gedung Arsip Direktorat Bina OP, SDA Kalimalang-Jakarta Timur

Gedung Arsip Direktorat Bina Program,

SDA Sawangan-Depok

(47)

SARANA DAN PRASARANA UNIT KEARSIPAN KEMENTERIAN PUPR

Pos Keamanan Pintu Masuk Gedung Pusimpar

Ruang Penataan Arsip Gedung Pusimpar a

Ruang Kerja Gedung Pusimpar

Ruang Pertemuan Gedung Pusimpar

(48)

Fasilitas Penyimpanan Arsip Vital (Roll O Pack) Mess Gedung Pusimpar

(49)

(50)

(51)

(52)

(53)

(54)

(55)

(56)

(57)

Pasal 75

Sumber daya manusia kearsipan merupakan Pegawai Negeri Sipil dan Non PNS yang terdiri atas pejabat pimpinan tinggi, administrator, dan pengawas di bidang kearsipan, pejabat fungsional arsiparis, pejabat pelaksana dan PPPK/Non PNS di bidang kearsipan.

Pasal 76

(1) Pejabat pimpinan tinggi, administrator, dan pengawas di bidang kearsipan mempunyai tanggung jawab melakukan perencanaan, penyusunan program, pengaturan, monitoring dan evaluasi, pengendalian pelaksanaan kegiatan kearsipan, serta pengelolaan sumber daya kearsipan sesuai lingkup kewenangan masing-masing.

(2) Ketentuan Pejabat pimpinan tinggi, administrator, dan pengawas di bidang

kearsipan sebagaimana disebutkan pada ayat (1) sesuai dengan peraturan

perundang-undangan yang berlaku.

(58)

PENYEBARAN ARSIPARIS DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN PUPR

29 orang 61 orang

AHLI TERAMPIL

9 Ahli 14 Terampil 14 Ahli

20 Terampil 2 Ahli

6 Terampil 1 Ahli

4 Terampil

1 Ahli 4 Terampil

2 Ahli 3 Terampil

5 Terampil

SDA

34 orang

Setjen

23 orang 8 orang Taru

5 orang Itjen

5 orang

Balitbang

5 orang

Ditjen. CK

5 orang

Ditjen. BM

5 orang

BP.Kons

5 Terampil

Arsiparis Kementerian PU : 90 orang

Arsiparis Ditjen. Taru (Pindah Kemen Agraria dan Taru) : 8 orang

(59)

Pasal 79

(1) Pembinaan Pimpinan Tinggi dan Pejabat Administrasi Kearsipan Kementerian menjadi tanggung jawab lembaga dan/atau Unit Organisasi yang memiliki tugas, fungsi, serta wewenang dalam melakukan pembinaan SDM Kementerian.

(2) Peningkatan kompetensi arsiparis menjadi tanggung jawab Lembaga, Unit Organisasi dan/atau Unit Kerja yang memiliki tugas, fungsi, serta wewenang dalam melakukan peningkatan kompetensi pejabat fungsional.

(3) Peningkatan kemampuan teknis kearsipan fungsional umum dan fungsional

kearsipan lainnya menjadi tanggung jawab Unit Organisasi dan/atau Unit Kerja

yang memiliki tugas, fungsi, serta wewenang dalam melakukan pembinaan

penyelenggaraan dan pengelolaan kearsipan kementerian.

(60)

Pasal 80

(1) UKK, UKO, UKP, dan USKP dapat mengalokasikan pendanaan dalam Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara Kementerian.

(2) Pengalokasian pendanaan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disusun dalam rangka pelaksanaan tugas dan fungsi menjadi tanggung jawab masing-masing unit.

Pasal 81

(1) Pendanaan dalam rangka pelindungan, pencegahan, dan penyelamatan arsip vital bidang pekerjaan umum dan perumahan rakyat akibat bencana menjadi tanggung jawab UKP dan/atau USKP.

(2) Ketentuan mengenai pelindungan, pencegahan, dan penyelamatan arsip

sebagaimana dimaksud pada ayat (1) diatur sesuai dengan peraturan perundang-

undangan tentang pelindungan pencegahan dan penyelamatan arsip.

(61)

Pasal 82

(1) Pendanaan dalam rangka pelindungan dan penyelamatan arsip kementerian, unit kerja, satuan kerja yang digabung dan atau dibubarkan menjadi tanggung jawab UKK, dan dilaksanakan bersama dengan ANRI sejak penggabungan dan/atau pembubaran ditetapkan.

(2) Arsip yang dihasilkan selama kementerian, unit kerja, satuan kerja tersebut berdiri sampai dengan dibubarkan diserahkan ke ANRI untuk selanjutnya dikelola sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

(3) Pendanaan dalam rangka pelindungan dan penyelamatan arsip Unit Kearsipan Organisasi yang digabung dan atau dibubarkan menjadi tanggung jawab UKO, dan dilaksanakan bersama dengan UKK sejak penggabungan dan/atau pembubaran ditetapkan.

(4) Arsip yang dihasilkan selama Unit Kearsipan Organisasi tersebut berdiri sampai dengan dibubarkan diserahkan ke UKK untuk selanjutkan dikelola sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

(5) Ketentuan pelindungan pencegahan dan penyelamatan arsip sebagaimana

dimaksud pada ayat (1) sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang

berlaku.

(62)

Pasal 83

Pembinaan pengelolaan arsip dinamis kementerian diarahkan pada kondisi:

a. Menciptakan kesadaran dan keyakinan di kalangan pejabat struktural, pejabat fungsional arsiparis, pejabat fungsional umum, dan petugas pengolah lainnya bahwa penyelenggaraan pengelolaan arsip dinamis sebagai bagian dari pelaksanaan tugas dan fungsi kementerian, serta kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

b. Hasil kinerja pengelolaan arsip dinamis kementerian dapat dirasakan

manfaatnya oleh segenap pemangku kepentingan baik internal maupun

eksternal.

(63)

Pasal 84

Pembinaan pengelolaan arsip dinamis kementerian bertujuan untuk:

a. Meningkatkan pemahaman dan kesadaran pejabat struktural, pejabat fungsional arsiparis, pejabat fungsional umum, dan petugas pengolah lainnya mengenai pentingnya arsip bagi pelaksanaan tugas dan fungsi kementerian, serta kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

b. Meningkatkan kemampuan dalam mengelola arsip dinamis di kementerian.

c. Meningkatkan dan mengembangkan NSPK yang mendukung pengelolaan arsip dinamis di UKK, UKO, UKP, dan USKP sesuai tugas, tanggung jawab, dan kewenangan masing-masing.

d. Menguatkan peranan UKK, UKO, UKP, dan USKP, meningkatkan

kemampuan SDM Kearsipan, meningkatkan ketersediaan prasarana dan

sarana kearsipan, meningkatkan efisiensi pendanaan, meningkatkan

efektifitas proses pengelolaan yang memenuhi standar untuk

mendukung penyelenggaraan kearsipan dinamis kementerian.

(64)

Pasal 85

Sasaran pembinaan pengelolaan arsip dinamis kementerian meliputi:

a. UKK dalam hal penyelenggaraan pengelolaan arsip dinamis di kementerian.

b. UKO dalam hal pengelolaan arsip dinamis di Unit Organisasi.

c. UKP dalam hal teknis pengolahan arsip dinamis di Unit Kerja Eselon II.

d. USKP dalam hal teknis penanganan (penataan dan

pendataan) arsip dinamis di Satuan Kerja.

(65)

PELAKSANAAN PEMBINAAN KEARSIPAN OLEH BIRO UMUM KEMENTERIAN PUPR BEKERJASAMA DENGAN ANRI

Peningkatan Kompetensi Jafung Arsiparis - Kintaka Bintek Pengolaha Arsip - Solo

Bimbingan Mekanisme Pengelolaan - Bandung

(66)

PENDAMPINGAN PENATAAN ARSIP KEPADA PARA PETUGAS PENGOLAH

OLEH ARSIPARIS KEMENTERIAN PUPR DI PUSIMPAR

(67)

PELAKSANAAN PENDAMPINGAN PENATAAN ARSIP OLEH ARSIPARIS KEMENTERIAN PUPR DI KANTOR PUSAT

Bagian Administrasi Perkantoran Bagian Prasarana Fisik

(68)

(69)

 International Council on Archives: informasi yang terekam (records) yang secara tetap digunakan untuk mendukung pelaksanaan kegiatan badan, lembaga, organisasi. Untuk itu, arsip disimpan dan dikelola di tempat asalnya (unit kerja pencipta arsip).

 Association of Records Managers and Administrator: arsip yang secara tetap (reguler) masih dirujuk dan diperlukan untuk kegunaan organisasi sehari-hari.

PENGERTIAN ARSIP AKTIF

(70)

Arsip aktif mengandung unsur:

 Informasi yang terekam berkaitan dengan kegiatan

organisasi/instansi.

 Frekuensi penggunaannya masih tinggi.

 Disimpan dan dikelola oleh unit kerja pencipta arsip.

PENGERTIAN ARSIP AKTIF …. (2)

(71)

TUJUAN:

Memudahkan penggunaan dan pemeliharaan agar efektif ketika digunakan, efisien dalam pemeliharaan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

MAKSUD:

Melaksanakan aktivitas pengolahan melalui pemberkasan arsip dengan cara pemilahan, pemilihan, pengelompokkan, pendataan, pemindaian, dan penyimpanan arsip aktif sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

MAKSUD DAN TUJUAN PEMBERKASAN ARSIP

(72)

PENGELOMPOKKAN BERKAS ARSIP

(73)

(74)

(75)

(76)

PEMBERKASAN ARSIP KEPEGAWAIAN

• Arsip Kepegawaian terbagi menjadi:

 Arsip yang berupa Personal File,

 Arsip yang berkaitan dengan masalah Kepegawaian, misalnya: Data Jabatan, Statistik Pegawai, Pengangkatan Pegawai, Pengendalian Karier, dan lain sebagainya.

• Arsip Personal File diberkaskan berdasarkan sistem Series yaitu arsip diatur berdasarkan kesamaan jenis arsip dan indeksnya menggunakan abjad awal nama pegawai.

• Arsip Kepegawaian disusun sesuai kronologis penciptaan arsip, misalnya:

 SK CPNS,

 SK PNS,

(77)

PEMBERKASAN ARSIP KEPEGAWAIAN

• Arsip Kepegawaian Non Personal File, disusun berdasarkan sub masalah

dan sub sub masalahnya. Contohnya, arsip dengan kode klasifikasi KP0602, yaitu arsip mengenai Hubungan Kerja Kepegawaian (sub masalah) dan lebih spesifik lagi membahas tentang Cuti (sub sub masalah).

• Pada setiap folder yang menyimpan Arsip Kepegawaian, baik Personal File maupun Non Personal File dituliskan Daftar Isi Berkas.

• Daftar Isi Berkas sekurang-kurangnya memuat: nomor berkas, nomor

item arsip, kode klasifikasi, uraian informasi arsip, tanggal, jumlah, dan

keterangan.

(78)

(79)

RUANGAN PENYIMPANAN

ARSIP

ALMARI ARSIP

MEJA & KURSI PEMILAHAN

Untuk tempat

menyimpan arsip yang telah di tata.

PERANGKAT KOMPUTER,

PRINTER,

Sebagai ruangan tempat menyimpan lemari arsip

aktif .

Untuk proses pendataan, menyimpan, menampilkan,

Untuk melaksanakan pekerjaan Penataan

arsip aktif.

PRASARANA PENATAAN ARSIP AKTIF

(80)

BOKS FILE

FOLDER

SEKAT (GUIDE)

MASKER & ALAT ^{15,5 cm}

11 cm 0,75 cm

5,5 cm

SARANA PENATAAN ARSIP AKTIF

(81)

(82)

(83)

CONTOH ARSIP KACAU

(BELUM TERDATA MAUPUN TERTATA)

(84)

1. Agar arsip dapat dengan cepat, tepat dan benar ditemukan kembali.

2. Agar arsip dapat tertata sesuai dengan sistem pemberkasan.

3. Menunjang terlaksananya penyusutan arsip sesuai dengan masa penyimpanan (JRA).

TUJUAN PENATAAN ARSIP INAKTIF

(85)

1 1 PW 0106

PW 0305 AM 0107

ALUR PENATAAN ARSIP INAKTIF

PW 0106

PW 0301 PW 0305

PW 0106 PW 0305 PW

2 4 5 6

7

9

11

3 Pemilahan Arsip

Pemberian/

Deskripsi Arsip

Pengelompoka Pemberian

Pembuatan DPA

Meletakkan Dalam

1 Rak

Memasukkan Arsip Ke Dlm Boks

Pemberkasan Kembali

Pembungkusan Arsip

8 Pemberian Label

10

(86)

Penataan Dalam Rak

(87)

(88)

TUNTUTAN PENGELOLAAN ARSIP YANG DIHARAPKAN

ARSIP AKTIF TIDAK TERTATA MENJADI TERTATA DAN TERDATA

RUANG ARSIP YANG TIDAK BERFUNGSI MENJADI BERFUNGSI

ARSIP VITAL YANG BELUM TERTATA

MENJADI TERTATA & TERDATA

(89)

PENTINGNYA ARSIP

“Pemerintah tanpa arsip ibarat tentara tanpa senjata, dokter tanpa obat, petani tanpa benih, tukang tanpa alat … Arsip merupakan saksi

bisu, tak terpisahkan, handal dan abadi, yang memberikan kesaksian

terhadap keberhasilan, kegagalan, pertumbuhan dan kejayaan bangsa”

(R.J. Alfaro, 1937)

(90)

PENTINGNYA ARSIP

"Dari semua aset negara yang ada, arsip adalah aset yang paling berharga. Ia merupakan warisan nasional dari generasi ke generasi yang perlu dipelihara dan dilestarikan.

Tingkat keberadaban suatu bangsa dapat dilihat dari

pemeliharaan dan pelestarian terhadap arsipnya."

(Sir Arthur Doughty, 1924)

(91)