KEMENTERIAN KEWANGAN PEKELILING PERBENDAHARAAN BIL. 10 TAHUN 2008

(1)

KEMENTERIAN KEWANGAN

PEKELILING PERBENDAHARAAN BIL. 10 TAHUN 2008

Semua Ketua Setiausaha Kementerian Semua Ketua Jabatan Persekutuan

Semua Ketua Badan Berkanun Persekutuan

PENUBUHAN, PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB JAWATANKUASA PENGURUSAN KEWANGAN DAN AKAUN

DI AGENSI KERAJAAN PERSEKUTUAN

TUJUAN

1. Pekeliling ini bertujuan untuk:

i. Menjelaskan mengenai penubuhan, peranan dan tanggungjawab Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA) di semua agensi kerajaan;

ii. Menetapkan format penyediaan laporan JPKA yang seragam dan menyeluruh; dan iii. Memantapkan keberkesanan dan pemantauan tadbir urus JPKA secara menyeluruh

bagi mengenalpasti, menangani serta mengurangkan isu pengurusan kewangan dan akaun.

LATAR BELAKANG

2. Penubuhan JPKA adalah selaras dengan keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Khas Kabinet Mengenai Keutuhan Pengurusan Kerajaan Bil. 1 Tahun 1995 supaya JPKA ditubuhkan di setiap Pusat Tanggungjawab (PTJ) untuk membantu agensi mengawasi, memantau dan menyelia semua urusan kewangan agar berjalan lancar dan menepati peraturan yang telah ditetapkan.

(2)

4. Laporan Ketua Audit Negara sering membangkitkan kelemahan-kelemahan pengurusan kewangan dan akaun khususnya dalam perkara-perkara berikut :-

i. Pengurusan bajet;

ii. Pengurusan perakaunan;

iii. Pengurusan pungutan dan tunggakan hasil;

iv. Pengurusan perolehan;

v. Kelewatan penyediaan dan pembentangan penyata kewangan dan laporan tahunan Badan-Badan Berkanun; dan

vi. Pengurusan aset dan stor.

5. Bagi menangani kelemahan di atas, penglibatan pihak pengurusan atasan dalam hal-hal berkaitan pengurusan kewangan dan akaun adalah diperlukan. Penubuhan JPKA secara langsung akan membantu Ketua Agensi memantapkan lagi pengurusan kewangan dan akaun di agensi-agensi kerajaan.

TERMA RUJUKAN JAWATANKUASA PENGURUSAN KEWANGAN DAN AKAUN Penubuhan Jawatankuasa

6. Satu Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun hendaklah ditubuhkan di semua agensi kerajaan.

Keahlian Jawatankuasa

7. Di Peringkat Kementerian/Jabatan

Ahli-ahli Jawatankuasa di peringkat Kementerian dan Jabatan hendaklah dilantik oleh Pegawai Pengawal yang terdiri daripada pegawai-pegawai seperti berikut:

Pengerusi : Ketua Setiausaha/Ketua Pengarah

Pengerusi Ganti : Timbalan Ketua Setiausaha Kanan/ Timbalan Ketua Setiausaha /Timbalan Ketua Pengarah

Setiausaha : Setiausaha/Ketua Bahagian Kewangan Ahli : i. Semua Ketua Bahagian

ii. Ketua /Pegawai Audit Dalam iii. Akauntan/Pegawai Perakaunan iv. Pegawai-pegawai lain yang sesuai

(3)

8. Di Peringkat Jabatan Persekutuan Negeri/Badan Berkanun Persekutuan (BBP)/PTJ Pengerusi : Ketua Pengarah/ Ketua Pejabat/

Ketua Eksekutif

Setiausaha : Ketua Bahagian/Unit Kewangan Ahli : i. Semua Ketua Bahagian/Unit

ii. Ketua/Pegawai Audit Dalam/Wakil Jawatankuasa Audit iii. Akauntan/Pegawai Perakaunan

iv. Pegawai-pegawai lain yang sesuai TAKRIFAN

9. PTJ adalah mana-mana pejabat yang merupakan pemegang waran Kerajaan Persekutuan yang mempunyai kuasa berbelanja dan membuat pengagihan waran kepada Pusat Kos di bawah tanggungannya.

10. Pegawai Pengawal adalah merupakan Ketua Setiausaha atau Ketua Pengarah.

11. Bagi Kementerian/Jabatan/BBP yang tidak mempunyai Unit Audit Dalam, pegawai-pegawai berkenaan lain yang dipertanggungjawabkan untuk menjalankan tugas pengauditan hendaklah menjadi wakil dalam JPKA.

Pengecualian Jawatankuasa

12. PTJ-PTJ berikut diberikan pengecualian untuk menubuhkan JPKA iaitu:

i. Bahagian-bahagian di peringkat Ibu Pejabat / Kementerian; dan ii. Bilangan anggota PTJ yang kurang dari 10 orang.

Walau bagaimanapun, PTJ-PTJ tersebut masih dikehendaki untuk mengemukakan Laporan Suku Tahun JPKA ke Peringkat Jabatan / Negeri.

Bidang Tugas Jawatankuasa

13. Jawatankuasa ini membantu Pegawai Pengawal untuk mengawasi, mengesan dan menyelia semua urusan kewangan dan akaun supaya berjalan lancar dan menepati kehendak Akta Prosedur Kewangan 1957, Arahan Perbendaharaan, Pekeliling dan Surat Pekeliling yang berkaitan. Perkara- perkara yang dibincangkan di dalam mesyuarat JPKA adalah seperti Lampiran I.

(4)

v. Pengurusan aset dan stor;

vi. Penyediaan dan pembentangan Laporan Tahunan dan Penyata Kewangan, tindakan susulan terhadap Laporan Audit Dalam dan Laporan Ketua Audit Negara; dan

vii. Latihan untuk pegawai dan kakitangan yang mengurus hal-hal kewangan dan akaun.

MODUS OPERANDI Kekerapan Mesyuarat

14. Jawatankuasa hendaklah bermesyuarat sekurang-kurangnya tiga bulan sekali selepas tamat tempoh sesuatu suku tahun bagi mengelakkan perbincangan mesyuarat tidak menyeluruh dan kemungkinan terlepas pandang isu-isu penting yang perlu dibincangkan.

Penyediaan Laporan Suku Tahun

15. Pegawai Pengawal Kementerian/ Jabatan Persekutuan hendaklah mengemukakan laporan JPKA yang menyeluruh dan disatukan meliputi semua laporan PTJ dan Badan Berkanun Persekutuan di bawah kawalannya kepada Perbendaharaan Malaysia, Bahagian Kawalan dan Pemantauan dengan menggunakan format Lampiran II seperti berikut:

Laporan Tarikh Akhir

Suku Pertama 15 Mei

Suku Kedua 15 Ogos

Suku Ketiga 15 November

Suku Keempat 15 Februari

16. Pegawai Pengawal hendaklah mengemukakan minit mesyuarat peringkat Kementerian/Jabatan Persekutuan berserta laporan suku tahun JPKA tersebut.

17. Semua PTJ dan Badan Berkanun hendaklah mengemukakan Laporan Suku Tahun kepada Jawatankuasa di peringkat Kementerian/Jabatan menggunakan format seperti Lampiran III.

PENGUATKUASAAN PEKELILING Pemantauan

18. Laporan Suku Tahun JPKA seperti di Lampiran II dan III yang lengkap hendaklah disediakan untuk dibincangkan di dalam mesyuarat JPKA.

19. Laporan Suku Tahun yang tidak lengkap akan dipulangkan semula oleh Perbendaharaan.

Tarikh baru penerimaan laporan yang lengkap dikira sebagai tarikh terima.

20. Hanya Pengerusi mesyuarat sahaja dibenarkan untuk menandatangani laporan JPKA sebelum dikemukakan ke Perbendaharaan.

(5)

21. Garis panduan seperti Lampiran IV boleh digunakan oleh Kementerian/Jabatan bagi JPKA membincangkan secara mendalam sesuatu aspek di bawah bidang kuasanya seperti di perenggan 13. Garis panduan ini hanyalah sebagai rujukan Kementerian/Jabatan/BBP dan tidak perlu dikemukakan kepada Perbendaharaan.

22. Kepatuhan kepada keperluan Pekeliling ini diambil kira sebagai salah satu aspek Key Performance Indicators (KPI) bagi kenaikan pangkat Pegawai Pengawal dan di dalam pemberian Star Rating kepada Kementerian/Jabatan/BBP.

23. Laporan Keberkesanan JPKA dalam menangani masalah kewangan akan disediakan dan dibentangkan oleh Perbendaharaan dalam Mesyuarat Jawatankuasa Khas Kabinet Mengenai Keutuhan Pengurusan Kerajaan (JKKMKPK) setiap tahun yang dipengerusikan oleh YAB Perdana Menteri.

Penguatkuasaan

24. Peraturan ini hendaklah dilaksanakan oleh Kementerian/Jabatan dan berkuatkuasa mulai dari tarikh Pekeliling ini. Semua Pegawai Pengawal hendaklah mempastikan supaya setiap PTJ dan Badan-badan Berkanun di bawah kawalannya menerima dan melaksanakan Pekeliling ini.

25. Dengan berkuatkuasanya pekeliling ini, maka Pekeliling Perbendaharaan Bil 8 Tahun 2004 adalah di batalkan.

26. Bahagian Kawalan dan Pemantauan, Perbendaharaan Malaysia boleh dihubungi untuk penjelasan lanjut mengenai Pekeliling ini.

"BERKHIDMAT UNTUK NEGARA"

16 Julai 2008

(6)

Lampiran I (PP Bil. 10 Tahun 2008)

PERKARA-PERKARA DIBINCANGKAN OLEH JAWATANKUASA PENGURUSAN KEWANGAN DAN AKAUN

Senarai ini mengandungi perkara-perkara yang perlu diberi perhatian oleh Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun. Bagi tujuan ini setiap JPKA perlu mempunyai mekanisme untuk mengesan/memastikan semua perkara-perkara tersebut di bawah dilaksanakan mengikut peraturan semasa dan menyelesaikan sebarang masalah berbangkit dalam mesyuarat JPKA. Bagi Badan-badan Berkanun di mana perlu, perkara-perkara berkaitan hendaklah disesuaikan mengikut keadaan di Badan-badan Berkanun.

1. Pengurusan Bajet

i. Meneliti perancangan agihan peruntukan Kementerian/Jabatan;

ii. Mengkaji prestasi perbelanjaan keseluruhan Kementerian/Jabatan dan mengesan kekurangan/kelebihan peruntukan;

iii. Memastikan supaya Laporan Perbelanjaan Suku Tahun (perbelanjaan mengurus dan pembangunan) yang dikehendaki oleh Surat Pekeliling mengenai Garis Panduan Bagi Penyediaan Cadangan Perbelanjaan Tahunan dikemukakan kepada Perbendaharaan Malaysia (Bahagian Belanjawan) dalam tempoh yang ditetapkan;

iv. Meneliti perancangan untuk menggunakan lebihan bagi menampung kekurangan secara agihan semula dan pindah peruntukan;

v. Menentukan semua perbelanjaan yang dilakukan adalah selaras dengan kelulusan yang telah diperolehi;

vi. Menentukan semua perbelanjaan mematuhi tatacara perolehan yang ditetapkan;

vii. Menentukan peruntukan adalah mencukupi untuk menampung perbelanjaan;

viii. Menentukan semua bil dibayar dalam tempoh 14 hari;

ix. Menentukan semua bil disokong dengan butir-butir lengkap;

x. Menentukan pembayaran bil di bawah Arahan Perbendaharaan 58(a) dan Arahan Perbendaharaan 59 diselesaikan; dan

xi. Menentukan Laporan Kelewatan Bayaran Bil dikemukakan ke Perbendaharaan secara bulanan.

(7)

2. Pengurusan Perakaunan

i. Menentukan buku vot diselenggarakan mengikut Tatacara Penyelenggaraan Buku Vot dengan betul dan kemaskini;

ii. Menentukan penyata penyesuaian buku vot dengan penyata perbelanjaan terperinci Jabatan Akauntan Negara/Bank dibuat tiap-tiap bulan;

iii. Menentukan penyata perbelanjaan bulanan/tahunan disahkan;

iv. Menentukan semua teguran/naziran eSPKB diambil tindakan dan kesalahan yang sama tidak berulang;

iv. Menentukan akaun Panjar Wang Tunai diuruskan mengikut Arahan Perbendaharaan dan peraturan-peraturan yang ditetapkan seperti berikut :

(a) Penyata Pengesahan Baki Akaun Panjar disediakan;

(b) Penyata Penyesuaian bagi baki mengikut rekod pemegang panjar (kecuali Panjar Wang Runcit) dan baki mengikut penyata JAN/Bank disediakan tiap-tiap bulan;

dan

(c) Sijil Perakuan Panjar dan Dokumen sokongan dikemukakan untuk diaudit.

v. Menentukan Kumpulan Wang Amanah/Akaun Amanah/Akaun Deposit diuruskan mengikut peraturan-peraturan yang ditetapkan seperti berikut :

(a) Penyata kewangan bagi Kumpulan Wang Amanah, Penyata Terimaan dan Bayaran bagi Akaun Amanah perlu disediakan dan dikemukakan untuk diaudit;

(b) Penyata Penyesuaian Baki mengikut rekod Pegawai Pengawal Pengawal dengan baki mengikut JAN/Bank disediakan tiap-tiap bulan;

(c) Senarai baki individu bagi Akaun Deposit dan Akaun Amanah disediakan/dikemaskini dan dikemukakan untuk diaudit;

(d) Tindakan yang sesuai diambil ke atas akaun-akaun yang tidak bergerak selaras dengan peraturan semasa; dan

(e) Kumpulan Wang Amanah, Akaun Amanah dan Akaun Deposit mestilah tidak berbaki debit pada bila-bila masa.

vi. Pendahuluan Diri/Pelbagai:

(8)

3. Pengurusan Pungutan Dan Tunggakan Hasil

i. Menyemak dan mengesahkan hasil dikutip dalam tempoh ditetapkan;

ii. Menentukan resit dikeluarkan bagi semua kutipan hasil;

iii. Menentukan semua kutipan dibankkan dengan segera;

iv. Menentukan buku-buku resit, lesen dan lain-lain yang belum digunakan disimpan dengan selamat;

v. Menentukan kadar-kadar bayaran telah mendapat kelulusan sewajarnya;

vi. Mengkaji semula kadar-kadar bayaran dari masa ke semasa supaya munasabah dan berpatutan;

vii. Mengambil tindakan dan penguatkuasaan untuk memastikan hasil dapat dikutip dengan segera;

viii. Menentukan Penyata Akaun Belum Terima disediakan dan dikemukakan kepada JANM mengikut peraturan semasa;

ix. Mengambil tindakan untuk mengutip tunggakan hasil supaya tunggakan hasil sentiasa terkawal; dan

ix. Menyemak dan mengesahkan penyata penyesuaian buku tunai dengan penyata hasil terperinci Jabatan Akauntan Negara (JAN).

4. Pengurusan Perolehan

i. Meneliti perancangan tahunan dan perancangan awal perolehan Kementerian/Jabatan serta menyemak prestasi perolehan yang telah dilaksanakan berdasarkan perancangan tersebut;

ii. Memastikan semua urusan berkaitan perolehan Kerajaan adalah berdasarkan amalan tadbir urus baik (good governance practices) dengan mematuhi prinsip-prinsip perolehan Kerajaan dan semua dasar semasa Kerajaan;

iii. Memastikan peraturan perolehan Kerajaan yang berkuat kuasa dipatuhi sepenuhnya, termasuk perolehan bagi item Kontrak Pusat dan Kontrak Pusat Sistem Panel;

iv. Memastikan syarikat/kontraktor yang mengambil bahagian dalam perolehan Kerajaan berdaftar dengan Kementerian Kewangan bagi perolehan bekalan dan perkhidmatan serta berdaftar dengan Pusat Khidmat Kontraktor (PKK) dan Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia (LPIPM/CIDB) bagi perolehan kerja;

(9)

v. Memastikan penilaian teknikal dan kewangan yang dibuat ke atas tender adalah yang terbaik dan paling menguntungkan (best value for money) kepada Kerajaan serta dilaksanakan secara telus;

vi. Memastikan Lembaga Perolehan dan Jawatankuasa Sebut Harga bersidang dengan kerap untuk melancarkan perancangan perolehan dan mempercepatkan sistem penyampaian Kerajaan;

vii. Memastikan perolehan yang dilaksanakan tidak dipecah kecil untuk mengelak daripada membuat pelawaan secara sebut harga atau tender;

viii. Memastikan kontrak ditandatangani oleh pegawai Awam yang diturunkan kuasa oleh Menteri; dan

ix. Memastikan semua kontrak Kerajaan ditadbir dengan cekap dan telus serta memantau kemajuan pelaksanaan projek agar tidak mengalami kelewatan atau menjadi projek sakit.

5. Pengurusan Aset & Stor

i. Mengadakan Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) sekurang- kurangnya sekali dalam tempoh tiga (3) bulan; dan

ii. Mengemukakan laporan Mesyuarat JKPAK kepada Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA) seperti berikut:

(a) Kedudukan Semasa Aset /Stor Kementerian/Jabatan;

(b) Laporan Hasil Pemeriksaan Aset /Stor;

(c) Laporan Tindakan Pelupusan Aset /Stor;

(d) Laporan Tindakan Surcaj/Tatatertib; dan (e) Masalah berkaitan pengurusan aset.

6. Penyediaan dan Pembentangan Penyata Kewangan dan Laporan Tahunan oleh Badan-badan Berkanun

Mengesan kedudukan penyediaan Penyata Kewangan dan Laporan Tahunan oleh Badan- badan Berkanun untuk memastikan Garis Panduan dalam prosedur kewangan semasa dipatuhi.

7. Teguran Jabatan Audit Negara dan Unit Audit Dalam

(10)

iii. Menentukan teguran tidak berulang pada laporan yang akan datang; dan

iv. Mengemaskini/menentukan maklumbalas/ulasan diberi kepada Jabatan Audit Negara/

Perbendaharaan/Pegawai Pengawal.

8. Latihan

i. Meneliti keperluan latihan bagi pegawai dan kakitangan yang terlibat dalam pengurusan kewangan dan akaun;

ii. Membuat perancangan untuk memenuhi keperluan latihan secara berjadual dan berterusan;

iii. Membuat perancangan latihan yang lebih sistematik berbanding norma biasa bagi keperluan latihan akan datang;

iv. Menyimpan rekod-rekod latihan pegawai dan kakitangan;

v. Unjuran latihan bagi Suku Pertama, Suku Kedua, Suku Ketiga dan Suku Keempat; dan vi. Memastikan latihan dilaksanakan sebagaimana dirancang.

9. Aspek Keberkesanan JPKA

i. Memastikan isu-isu tunggakan hasil, pinjaman, bil, dan pendahuluan diri/pelbagai tidak meningkat dari suku tahun ke suku tahun seterusnya;

ii. Memastikan prestasi perbelanjaan mengurus dan pembangunan dilaporkan bersama isu. Penjelasan dan tindakan penyelesaian bagi perbelanjaan melebih peruntukan / perbelanjaan yang rendah berbanding unjuran perlu dibincangkan dalam mesyuarat dan dinyatakan dengan ringkas di dalam Laporan Suku Tahun;

iii. Memastikan tindakan diambil bagi isu-isu yang dibangkitkan oleh Jabatan Audit Negara dan Unit Audit Dalam yang masih belum selesai dan dinyatakan secara ringkas di dalam Laporan Suku Tahun;

iv. Memastikan tindakan diambil bagi isu-isu yang dibangkitkan oleh Naziran eSPKB mengikut prosedur kewangan semasa;

v. Ketepatan data – Laporan kepada Bahagian-bahagian di Perbendaharaan perlu mengandungi maklumat yang sama. Penjelasan akan diminta bagi maklumat yang berbeza;

vi. Memastikan Unit Audit Dalam membuat analisis terhadap laporan daripada PTJ untuk mengenalpasti masalah pengurusan kewangan yang perlu diberi keutamaan untuk diselesaikan; dan

(11)

vii. Memastikan Urus setia JPKA memantau tindakan susulan terhadap keputusan JPKA dan melaporkannya dalam mesyuarat JPKA seterusnya.

(12)

1. Kementerian/Jabatan 2. Kekerapan Mesyuarat

3. Ringkasan Perbincangan dan Keputusan Mesyuarat:

I) PENGURUSAN BAJET

A) Ringkasan Laporan Pengesanan Perbelanjaan Mengurus pada: (31/3), (30/6), (30/9), (31/12) (potong yang tidak berkenaan)

a b c = a+b d e f = c - (d+e) * g = f/c

RM RM RM RM RM RM x %

* Peratusan berbanding dengan peruntukan dipinda.

Nyatakan penjelasan dan tindakan untuk menyelesaikan masalah :- (i) Perbelanjaan melebihi peruntukan : RM…………

Penjelasan : ………

Tindakan penyelesaian : ………..

(ii) Perbelanjaan kurang 95% atau melebihi 105% daripada peruntukan di akhir tahun (Suku Keempat sahaja) : RM………

Keempat (Berakhir pada 31 Disember) Laporan Suku Tahun

Pertama (Berakhir pada 31 Mac ) Kedua (Berakhir pada 30 Jun) Ketiga (Berakhir pada 30 September)

Jumlah Peruntukan

Dipinda

Jumlah Perbelanjaan

Sebenar

Jumlah Besar

Lampiran II

Tarikh Mesyuarat

(PP Bil. 10 Tahun 2008)

Baki selepas perbelanjaan sebenar & tanggungan LAPORAN SUKU TAHUN JAWATANKUASA PENGURUSAN KEWANGAN

DAN AKAUN DI PERINGKAT KEMENTERIAN/JABATAN ---

Peruntukan Diluluskan Program / Aktiviti

KEPADA PERBENDAHARAAN MALAYSIA TAHUN ………

Tambahan/

Kurangan Peruntukan

Jumlah Tanggungan

(13)

B) Ringkasan Laporan Pengesanan Perbelanjaan Pembangunan pada: (31/3), (30/6), (30/9), (31/12) (potong yang tidak berkenaan)

a b c = a+b d e

RM RM RM RM RM

Nyatakan penjelasan dan tindakan untuk menyelesaikan masalah :- (i) Perbelanjaan melebihi peruntukan : RM………..

Tindakan penyelesaian : ………

(ii) Perbelanjaan kurang 60 % daripada peruntukan di akhir tahun (Suku Keempat Sahaja) : RM………..

C) Kedudukan bil-bil tertunggak (tidak termasuk bayaran pukal) sehingga: (31/3), (30/6), (30/9) (31/12) (potong yang tidak berkenaan)

Sila gunakan Format Laporan BV346 dan BV349 dalam Sistem Espkb BV346 KEDUDUKAN BIL TERTUNGGAK

Mengurus

Pembangunan

Jumlah

*Nota: (ii) Laporan ini hanya melaporkan bil tertunggak bagi penerima bayaran pembekal sahaja.

Baki selepas perbelanjaan sebenar & tanggungan

f = c - (d+e) * g = f/c

RM x %

PERBELANJAAN >2MINGGU<1BULAN Jumlah Besar

BIL RM

>3 BULAN (>90 HARI)

JUMLAH Jumlah

Peruntukan Dipinda

Jumlah Perbelanjaan

Sebenar

Jumlah Tanggungan

Kod/Nama Program Peruntukan

Diluluskan

Tambahan/

Kurangan Peruntukan

(15-30 HARI)

>1<2BULAN (31-60 HARI)

BIL RM BIL RM BIL RM BIL RM

(14)

BV 349 LAPORAN BAYARAN BIL DIBAWAH AP 58(a)

Bilangan Didaftarkan

Bilangan Nilai (RM)

Bulan Ini

Terkumpul Belum Selesai

KEDUDUKAN BIL AP58(a) YANG BELUM SELESAI

<2 minggu >2 Minggu<1 >1<2 Bulan >2<3 Bulan >3 Bulan Jumlah (<15 hari) (15-30 Hari) (31-60 Hari) (61-90 Hari) (>90 Hari)

Bil RM Bil RM Bil RM Bil RM Bil RM Bil RM

Nota: Jumlah Bilangan AP58(a) yang belum selesai melebihi tempoh 14 hari adalah sebahagian daripada jumlah bil tertunggak seperti di Laporan BV346

D) Kedudukan Pembayaran Bil AP59 sehingga: (31/3), (30/6), (30/9), (31/12) (potong yang tidak berkenaan)

Bilangan Nilai (RM)

Bulan Ini

Terkumpul Belum Selesai

KEDUDUKAN BIL AP59 YANG BELUM SELESAI

(15)

II) PENGURUSAN PERAKAUNAN

A) Kedudukan Kumpulan Wang Amanah/ Akaun Amanah di bawah Seksyen 9 & Seksyen 10 Akta Acara Kewangan 1957) pada: (31/3), (30/6), (30/9), (31/12) (potong yang tidak berkenaan)

a d=a+b+cRM

* Sila tanda ( ) bagi Seksyen 9 atau Seksyen 10 Akta Acara Kewangan 1957

Nota : Sila sediakan senarai status Kumpulan Wang Amanah/Akaun Amanah (aktif/tidak aktif) bersama baki. Jelaskan tindakan susulan jika akaun tersebut tidak aktif bersama baki.Bagi Kumpulan Wang Amanah/Akaun Amanah yang ditutup, sertakan salinan surat kelulusan dan tarikh akaun tersebut ditutup.

B) Kedudukan Tunggakan Bayaran Balik Pinjaman di bawah Akaun Kumpulan Wang Amanah (selain daripada pinjaman kenderaan, perumahan dan komputer) pada : (31/3), (30/6), (30/9), (31/12) (potong yang tidak berkenaan). Contoh pinjaman: Pinjaman Pelajaran Pra Perkhidmatan dan Tabung Pinjaman Ekonomi Peneroka.

Sedia ada* Kutipan Tambahan /Kurangan (+/-)

Baki akhir Sedia ada* Kutipan Tambahan

/Kurangan (+/-)

Baki akhir Sedia ada* Kutipan Tambahan /Kurangan (+/-)

Baki akhir

Tindakan untuk mengutip tunggakan bayaran balik pinjaman :- (i)

(ii) (iii) (iv)

Baki di bawa kehadapan Aktif/Tidak Aktif

Perbelanjaan Semasa Perbelanjaan Terkumpul

Jumlah Besar Jenis Pinjaman

RM RM

1 - 3 tahun > 3 tahun (Dari tahun ………. hingga tahun semasa)

Bil

RM

Bil Bil

RM

Peruntukan Diluluskan

RM

Terimaan

RM Tambahan/

Kurangan Peruntukan

g RM

h=(d+e)-f Kumpulan

Wang Amanah/Akaun

Amanah (Senaraikan)

Baki Awal

RM RM

* Peruntukan Seksyen 9 / Seksyen 10

Jumlah

RMb c e

< 1 tahun

f

Amaun (RM) Bilangan

(16)

C) Kedudukan Baki Pendahuluan yang belum selesai sehingga: (31/3), (30/6), (30/9), (31/12) (potong yang tidak berkenaan)

Sedia ada

* Baki akhir Sedia ada

* Kutipan (-) Tambahan.

Kurangan (+/-)

Baki akhir Sedia ada

* Kutipan (-)Tambahan Kurangan (+/-)

Baki akhir

a) Pendahuluan Diri

b) Lain-lain Pendahuluan

Tindakan untuk mengutip tunggakan baki pendahuluan yang belum selesai :- (i)

(ii) (iii) (iv)

III) PENGURUSAN PUNGUTAN DAN TUNGGAKAN HASIL

A) Kedudukan Tunggakan Hasil pada: (31/3), (30/6), (30/9), (31/12) (potong yang tidak berkenaan)

Sedia ada

Kurangan

(+/-) Baki akhir Sedia ada

* Kutipan (-)Tambahan Kurangan

(+/-) Baki akhir

Tindakan untuk mengutip tunggakan hasil :- (i)

(ii) (iii) (iv) Jenis Hasil

Kutipan (-)Tambahan/

Kurangan (+/-)

RM Bil

Bilangan Amaun (RM)

> 3 tahun (Dari tahun ……….

hingga tahun semasa)

Bil

RM

< 1 tahun

Bil

RM 1 - 3 tahun

Jumlah Besar Jenis Pendahuluan

Bilangan Amaun (RM)

< 1 tahun 1 - 3 tahun

Tambahan/

Kurangan (+/-)

Bil

RM

Bil

RM

Bil

RM

Kutipan (-)

Jumlah Besar

(17)

(A) Perolehan Secara Tender

Jenis Perancangan Belum Lain-lain

Perolehan Tahunan Ditender Belum Dikeluarkan (Nyatakan:

Keseluruhan Surat Setuju cth-dibatalkan)

Terima

Jum. Nilai Jum. Nilai Jum. Nilai

Perolehan Perolehan Perolehan

Bil. Bil. Bil. Bil. RM Bil. RM Bil. RM Bil.

Bekalan

Perkhidmatan

Kerja

(B) Perolehan Secara Sebut Harga

Perolehan Tahunan Dipelawa Belum Dikeluarkan (Nyatakan:

Terima/Pesanan Tempatan/Inden

Bekalan

Perkhidmatan

Kerja

(C) Perolehan Melalui Kontrak Pusat & Kontrak Pusat Sistem Panel Jum.

Nilai Panel Perolehan

RM 1) Alat ganti jentera berat 2) Poslaju

3) Sampul surat Kontrak Pusat Sistem

(Sila senaraikan)

Surat Setuju Terima

Syarikat Syarikat

Bumiputera Bukan Bumiputera

Item Kontrak Pusat &

Surat Setuju Terima/Pesanan Tempatan/Inden IV) PENGURUSAN PEROLEHAN

Status Pelaksanaan Perancangan Tender

Telah Dikeluarkan

Syarikat Syarikat Jumlah Besar

Telah Dikeluarkan Status Pelaksanaan Perancangan Sebut Harga

Telah Ditender

Telah Dipelawa

Jumlah Besar Bumiputera Bukan Bumiputera

(18)

V) PENGURUSAN ASET DAN STOR A) Pengurusan Aset Alih

PELUPUSAN ASET

Bil. Amaun (RM) Baki Dibawa

Kehadapan Suku Tahun Pertama Suku Tahun Kedua Suku Tahun Ketiga Suku Tahun keempat Baki Akhir Tahun

Tarikh Aset Alih diPeriksa : ________________________

B) Pengurusan Stor

Sedia Ada Pembelian Pengeluaran Stok Semasa

Jumlah Nilai Stok Jumlah Nilai Stok Jumlah Nilai Stok Jumlah Nilai Stok c

(a) (b) (c) d=(a+b) - (c ) (a+d) ÷ 2

Baki Bawa Hadapan Suku Tahun Pertama Suku Tahun Kedua Suku Tahun Ketiga Suku Tahun Keempat

Tarikh Stok diPeriksa/diverifikasi : ___________________________

Kadar Pusingan Stok

Pelupusan Stok

(RM) Kehilangan Dan Hapuskira Stok

(RM) Surcaj

TAHUN SEMASA TAHUN SEMASA

KEDUDUKAN HARTA MODAL KEDUDUKAN INVENTORI

KEDUDUKAN STOK

KEHILANGAN ASET

Bilangan KEW.PA-

2 Nilai Perolehan (RM)

Bilangan KEW.PA- 3

Nilai Perolehan (RM)

Nilai Pelupusan (RM)

Nilai Hapus Kira (RM)

Terma Rujukan:

(i)Baki dibawa Kehadapan: Jumlah Nilai Perolehan Aset Alih yang dibawa dari tahun sebelumnya.

(ii)Baki Akhir Tahun: Jumlah Nilai Perolehan Aset Alih keseluruhan yang dipegang oleh agensi bagi tahun semasa.

(iii)Nilai Perolehan: Jumlah Nilai Perolehan Asal Alih yang telah dibeli.

(iv)Nilai Pelupusan: Jumlah Nilai Semasa Aset Alih yang telah dilupuskan.

(v)Nilai Hapus Kira: Jumlah Nilai Semasa Aset Alih yang dihapus kira (vi)Amaun: Jumlah Surcaj yang dikenakan ke atas pegawai.

Terma Rujukan:

(i) Baki Bawa Hadapan: Bilangan dan Nilai Stok yang tersimpan dari tahun sebelumnya.

(ii) Jumlah Nilai Stok: Jumlah Nilai Perolehan Stok (iii) Kadar Pusingan Stok:Stok diKeluarkan / Stok Semasa

(iv) Pelupusan Stok: Nilai Semasa Stok yang diperolehi daripada kaedah pelupusan yang diluluskan oleh Kuasa Melulus.

(v) Kehilangan dan Hapus Kira: Nilai Semasa Stok yang dihapus kira.

Terma Rujukan:

(19)

C) Pengurusan Aset Hidup – (Haiwan/Ikan/Tumbuhan)

Bilangan

Kew.AH*-2 Jumlah (RM) Bilangan

Kew.AH*-3 Jumlah

(RM) Bilangan Kew.AH*-

4 Jumlah

(RM) Baki Dibawa

Kehadapan Suku Tahun

Pertama Suku Tahun Kedua

Suku Tahun Ketiga Suku Tahun

Keempat Baki Akhir Tahun

Tarikh Aset Hidup – Haiwan* diPeriksa : ______________________________

Kehilangan dan Hapuskira Aset

Hidup – Haiwan* (RM) Pelupusan

Aset Hidup – Haiwan*

(RM) Kedudukan Aset Hidup – HAIWAN*

Tahun Semasa

Stok Inventori

Harta Modal

Terma Rujukan:

(i)Baki dibawa Kehadapan: Jumlah Nilai Perolehan Asal yang dibawa dari tahun sebelumnya.

(ii)Baki Akhir Tahun: Jumlah keseluruhan Nilai Perolehan Asal yang dipegang oleh agensi bagi tahun semasa.

(iii)Jumlah: Jumlah Nilai Perolehan Asal – (Haiwan/Ikan/Tumbuhan) yang telah ditaksirkan.

(iv)Pelupusan: Nilai Semasa Aset Hidup yang telah dilupuskan.

(v)Kehilangan dan Hapus Kira: Nilai Semasa Aset Hidup yang dihapus kira.

Panduan:

Ini merupakan template laporan bagi Aset Hidup.

Sila tukarkan (*) kepada Haiwan (AH), Ikan (AI) atau Tumbuhan (AT) untuk tujuan laporan berkaitan.

Bagi Aset Hidup – Tumbuhan sahaja, perubahan adalah seperti berikut : Harta Modal Tumbuhan Kekal : Inventori Tumbuhan Bukan Kekal : Stok Bahan Tanaman

(20)

VI) PENYEDIAAN DAN PEMBENTANGAN PENYATA KEWANGAN OLEH BADAN-BADAN BERKANUN A) Laporan mengenai Penyediaan dan Pembentangan Penyata Kewangan dan Laporan Tahunan

Badan-badan Berkanun:

Mengikut PP 4/2007 dan Surat Pek. Am 1/95 atau mana-mana pekeliling yang berkuatkuasa

Nama Badan Berkanun

Perkara Tarikh Yang

Ditetapkan Tarikh Sebenar Tindakan/Keputusan mesyuarat

(a) Penyediaan Laporan Ringkas kepada 31 Jan

Jemaah Menteri

(b) Mengemukakan Penyata Kewangan kepada 30 April

Ketua Audit Negara

(c) Menghantar Memorandum Jemaah 31 Okt.

Menteri bersama-sama Penyata Kewangan yang diaudit dan Laporan Tahunan kepada Jemaah Menteri

(d) Pembentangan Laporan Tahunan dan Sebelum

Penyata Kewangan yang diaudit kepada 31 Disember Parlimen*

* Badan Berkanun adalah diwajibkan untuk mendapatkan ulasan Kementerian/Agensi Pusat seperti kehendak Arahan Setiausaha Jemaah Menteri Bilangan 1 Tahun 2000 (Panduan Penyediaan Kertas Jemaah Menteri Dan Pelaksanaan Keputusan Jemaah Menteri)

(21)

VII) TEGURAN AUDIT

A) Laporan mengenai pertanyaan Unit Audit Dalam bagi suku tahun pertama / kedua / ketiga / keempat (potong yang tidak berkenaan)

(Sila gunakan kertas berasingan untuk memberikan penjelasan di bawah tajuk ini)

(a) Isu-isu Semasa

(dalam suku tahun laporan ini)

(b) Isu-isu yang belum selesai (sebelum suku tahun laporan ini)

B) Laporan mengenai pertanyaan Jabatan Audit Negara bagi suku tahun pertama / kedua / ketiga / keempat (potong yang tidak berkenaan)

(a) Isu-isu Semasa

(b) Laporan Ketua Audit Negara bag tahun _______ yang belum selesa

Isu-isu Cadangan Penyelesaian Kedudukan Semasa

(22)

VIII) LATIHAN

Laporan mengenai latihan Kumpulan Pengurusan dan Kumpulan Sokongan yang terlibat dengan kerja-kerja kewangan dan akaun

Kumpulan Pengurusan

Kumpulan Sokongan

Kumpulan Pengurusan

Kumpulan Sokongan

XI) PELAKSANAAN JPKA DI PERINGKAT PTJ/BADAN BERKANUN PERSEKUTUAN (kegunaan pejabat) (meliputi semua PTJ Jabatan Persekutuan dan Cawangan Badan Berkanun Persekutuan di peringkat negeri dan daerah)

PTJ Badan

Berkanun PTJ Badan

Berkanun PTJ Badan Berkanun Bilangan

Bilangan yang telah menubuhkan Jawatankuasa

Bilangan mesyuarat diadakan

Bilangan yang telah serahkan Laporan Suku Tahun kepada Kementerian

ix) ULASAN PENGERUSI MENGENAI PRESTASI PENGURUSAN KEWANGAN DAN AKAUN DI PERINGKAT KEMENTERIAN/JABATAN (WAJIB DIISI)

………

…………..………..………..……… Tarikh: ………

( Tandatangan Pengerusi)

Suku Tahun 4

* Ditentukan oleh Bahagian Sumber Manusia

Suku Tahun 1 Suku Tahun 2 Suku Tahun 3 Bilangan pegawai yang

telah hadir Jenis-jenis Kursus/Latihan

*Bilangan pegawai perlu hadir

(23)

1. PTJ/Badan Berkanun 2. Kekerapan Mesyuarat

3. Ringkasan Perbincangan dan Keputusan Mesyuarat:

I) PENGURUSAN BAJET

A) Ringkasan Laporan Pengesanan Perbelanjaan Mengurus pada: (31/3), (30/6), (30/9), (31/12) (potong yang tidak berkenaan)

a b c = a+b d e f = c - (d+e) * g = f/c

RM RM RM RM RM RM x %

Nyatakan penjelasan dan tindakan untuk menyelesaikan masalah :- (i) Perbelanjaan melebihi peruntukan : RM…………

Tindakan penyelesaian : ………..

(ii) Perbelanjaan kurang 95% atau melebihi 105% daripada peruntukan di akhir tahun (Suku Keempat sahaja) : RM………

Keempat (Berakhir pada 31 Disember) Laporan Suku Tahun

Pertama (Berakhir pada 31 Mac ) Kedua (Berakhir pada 30 Jun) Ketiga (Berakhir pada 30 September)

Jumlah Peruntukan

Dipinda

Jumlah Perbelanjaan

Sebenar

Jumlah Besar

Lampiran III

Tarikh Mesyuarat

(PP Bil. 10 Tahun 2008)

Baki selepas perbelanjaan sebenar & tanggungan LAPORAN SUKU TAHUN JAWATANKUASA PENGURUSAN KEWANGAN

DAN AKAUN DI PERINGKAT PTJ/BADAN BERKANUN ---

Peruntukan Diluluskan Program / Aktiviti

TAHUN ………

Tambahan/

Kurangan Peruntukan

Jumlah Tanggungan

(24)

B) Ringkasan Laporan Pengesanan Perbelanjaan Pembangunan pada: (31/3), (30/6), (30/9), (31/12) (potong yang tidak berkenaan)

a b c = a+b d e

RM RM RM RM RM

Nyatakan penjelasan dan tindakan untuk menyelesaikan masalah :- (i) Perbelanjaan melebihi peruntukan : RM………..

Tindakan penyelesaian : ………

(ii) Perbelanjaan kurang 60 % daripada peruntukan di akhir tahun (Suku Keempat Sahaja) : RM………..

C) Kedudukan bil-bil tertunggak (tidak termasuk bayaran pukal) sehingga: (31/3), (30/6), (30/9) (31/12) (potong yang tidak berkenaan)

Sila gunakan Format Laporan BV346 dan BV349 dalam Sistem Espkb BV346 KEDUDUKAN BIL TERTUNGGAK

Mengurus

Pembangunan

Jumlah

*Nota: (ii) Laporan ini hanya melaporkan bil tertunggak bagi penerima bayaran pembekal sahaja.

Baki selepas perbelanjaan sebenar & tanggungan

f = c - (d+e) * g = f/c

RM x %

PERBELANJAAN >2MINGGU<1BULAN Jumlah Besar

BIL RM

>3 BULAN (>90 HARI)

JUMLAH Jumlah

Peruntukan Dipinda

Jumlah Perbelanjaan

Sebenar

Jumlah Tanggungan

Kod/Nama Program Peruntukan

Diluluskan

Tambahan/

Kurangan Peruntukan

(15-30 HARI)

BIL RM BIL RM BIL RM BIL RM

(25)

BV 349 LAPORAN BAYARAN BIL DIBAWAH AP 58(a)

Bilangan Nilai (RM)

Bulan Ini Terkumpul

Belum Selesai

KEDUDUKAN BIL AP58(a) YANG BELUM SELESAI

Nota: Jumlah Bilangan AP58(a) yang belum selesai melebihi tempoh 14 hari adalah sebahagian daripada jumlah bil tertunggak seperti di Laporan BV346

D) Kedudukan Pembayaran Bil AP59 sehingga: (31/3), (30/6), (30/9), (31/12) (potong yang tidak berkenaan)

Bilangan Nilai (RM)

Bulan Ini Terkumpul

Belum Selesai

KEDUDUKAN BIL AP59 YANG BELUM SELESAI

(26)

II) PENGURUSAN PERAKAUNAN

A) Kedudukan Kumpulan Wang Amanah/ Akaun Amanah di bawah Seksyen 9 & Seksyen 10 Akta Acara Kewangan 1957) pada: (31/3), (30/6), (30/9), (31/12) (potong yang tidak berkenaan)

a d=a+b+cRM

* Sila tanda ( ) bagi Seksyen 9 atau Seksyen 10 Akta Acara Kewangan 1957

Nota : Sila sediakan senarai status Kumpulan Wang Amanah/Akaun Amanah (aktif/tidak aktif) bersama baki. Jelaskan tindakan susulan jika akaun tersebut tidak aktif bersama baki.Bagi Kumpulan Wang Amanah/Akaun Amanah yang ditutup, sertakan salinan surat kelulusan dan tarikh akaun tersebut ditutup.

B) Kedudukan Tunggakan Bayaran Balik Pinjaman di bawah Akaun Kumpulan Wang Amanah (selain daripada pinjaman kenderaan, perumahan dan komputer) pada : (31/3), (30/6), (30/9), (31/12) (potong yang tidak berkenaan). Contoh pinjaman: Pinjaman Pelajaran Pra Perkhidmatan dan Tabung Pinjaman Ekonomi Peneroka.

Sedia ada* Kutipan Tambahan /Kurangan (+/-)

/Kurangan (+/-)

Baki akhir

Tindakan untuk mengutip tunggakan bayaran balik pinjaman :- (i)

(ii) (iii) (iv)

Baki di bawa kehadapan Aktif/Tidak Aktif

Perbelanjaan Semasa Perbelanjaan Terkumpul

Jumlah Besar Jenis Pinjaman

RM RM

1 - 3 tahun > 3 tahun (Dari tahun ………. hingga tahun semasa)

Bil

RM

Bil Bil

RM

Peruntukan Diluluskan

RM

Terimaan

RM Tambahan/

Kurangan Peruntukan

g RM

h=(d+e)-f Kumpulan

Wang Amanah/Akaun

Amanah (Senaraikan)

Baki Awal

RM RM

* Peruntukan Seksyen 9 / Seksyen 10

Jumlah

RMb c e

< 1 tahun

f

Amaun (RM) Bilangan

(27)

C) Kedudukan Baki Pendahuluan yang belum selesai sehingga: (31/3), (30/6), (30/9), (31/12) (potong yang tidak berkenaan)

Sedia ada

Kurangan (+/-)

Baki akhir Sedia ada

* Kutipan (-)Tambahan Kurangan (+/-)

Baki akhir

a) Pendahuluan Diri

b) Lain-lain Pendahuluan

Tindakan untuk mengutip tunggakan baki pendahuluan yang belum selesai :- (i)

(ii) (iii) (iv)

III) PENGURUSAN PUNGUTAN DAN TUNGGAKAN HASIL

A) Kedudukan Tunggakan Hasil pada: (31/3), (30/6), (30/9), (31/12) (potong yang tidak berkenaan)

Sedia ada

Kurangan

(+/-) Baki akhir Sedia ada

* Kutipan (-)Tambahan Kurangan

(+/-) Baki akhir

Tindakan untuk mengutip tunggakan hasil :- (i)

(ii) (iii) (iv) Jenis Hasil

Kutipan (-)Tambahan/

Kurangan (+/-)

RM Bil

Bilangan Amaun (RM)

Bil

RM

< 1 tahun

Bil

RM 1 - 3 tahun

Jumlah Besar Jenis Pendahuluan

Bilangan Amaun (RM)

< 1 tahun 1 - 3 tahun

Tambahan/

Kurangan (+/-)

Bil

RM

Bil

RM

Bil

RM

Kutipan (-)

Jumlah Besar

(28)

(A) Perolehan Secara Tender

Perolehan Tahunan Ditender Belum Dikeluarkan (Nyatakan:

Terima

Bekalan

Perkhidmatan

Kerja

(B) Perolehan Secara Sebut Harga

Perolehan Tahunan Dipelawa Belum Dikeluarkan (Nyatakan:

Terima/Pesanan Tempatan/Inden

Bekalan

Perkhidmatan

Kerja

(C) Perolehan Melalui Kontrak Pusat & Kontrak Pusat Sistem Panel Jum.

Nilai Panel Perolehan

RM 1) Alat ganti jentera berat 2) Poslaju

3) Sampul surat

4) Alat proprietary elektronik 5) Beg

6) Jem 7) Beras 8) …………

9) …………

10) ……….

11) ……….

Kontrak Pusat Sistem (Sila senaraikan)

Surat Setuju Terima

Syarikat Syarikat

Bumiputera Bukan Bumiputera

Item Kontrak Pusat &

Surat Setuju Terima/Pesanan Tempatan/Inden IV) PENGURUSAN PEROLEHAN

Status Pelaksanaan Perancangan Tender

Telah Dikeluarkan

Syarikat Syarikat Jumlah Besar

Telah Dikeluarkan Status Pelaksanaan Perancangan Sebut Harga

Telah Ditender

Telah Dipelawa

Jumlah Besar Bumiputera Bukan Bumiputera

(29)

V) PENGURUSAN ASET DAN STOR A) Pengurusan Aset Alih

PELUPUSAN ASET

Bil. Amaun (RM) Baki Dibawa

Kehadapan Suku Tahun Pertama Suku Tahun Kedua Suku Tahun Ketiga Suku Tahun keempat Baki Akhir Tahun

Tarikh Aset Alih diPeriksa : ________________________

B) Pengurusan Stor

Sedia Ada Pembelian Pengeluaran Stok Semasa

Jumlah Nilai Stok Jumlah Nilai Stok Jumlah Nilai Stok Jumlah Nilai Stok c

(a) (b) (c) d=(a+b) - (c ) (a+d) ÷ 2

Baki Bawa Hadapan Suku Tahun Pertama Suku Tahun Kedua Suku Tahun Ketiga Suku Tahun Keempat

Tarikh Stok diPeriksa/diverifikasi : ___________________________

KEHILANGAN ASET

Bilangan KEW.PA-

2 Nilai Perolehan (RM)

Bilangan KEW.PA- 3

Nilai Perolehan (RM)

TAHUN SEMASA TAHUN SEMASA

KEDUDUKAN HARTA MODAL KEDUDUKAN INVENTORI

Nilai Pelupusan (RM)

Nilai Hapus Kira (RM)

Surcaj

KEDUDUKAN STOK

Kadar Pusingan Stok

Pelupusan Stok

(RM) Kehilangan Dan Hapuskira Stok

(RM)

Terma Rujukan:

(30)

C) Pengurusan Aset Hidup – (Haiwan/Ikan/Tumbuhan)

Bilangan

Kew.AH*-2 Jumlah (RM) Bilangan

Kew.AH*-3 Jumlah

(RM) Bilangan Kew.AH*-

4 Jumlah

(RM) Baki Dibawa

Kehadapan Suku Tahun

Pertama Suku Tahun Kedua

Suku Tahun Ketiga Suku Tahun

Keempat Baki Akhir Tahun

Tarikh Aset Hidup – Haiwan* diPeriksa : ______________________________

Kehilangan dan Hapuskira Aset

Hidup – Haiwan* (RM) Pelupusan

Aset Hidup – Haiwan*

(RM) Kedudukan Aset Hidup – HAIWAN*

Tahun Semasa

Stok Inventori

Harta Modal

Terma Rujukan:

(i)Baki dibawa Kehadapan: Jumlah Nilai Perolehan Asal yang dibawa dari tahun sebelumnya.

(ii)Baki Akhir Tahun: Jumlah keseluruhan Nilai Perolehan Asal yang dipegang oleh agensi bagi tahun semasa.

(iii)Jumlah: Jumlah Nilai Perolehan Asal – (Haiwan/Ikan/Tumbuhan) yang telah ditaksirkan.

(iv)Pelupusan: Nilai Semasa Aset Hidup yang telah dilupuskan.

(v)Kehilangan dan Hapus Kira: Nilai Semasa Aset Hidup yang dihapus kira.

Panduan:

Ini merupakan template laporan bagi Aset Hidup.

Sila tukarkan (*) kepada Haiwan (AH), Ikan (AI) atau Tumbuhan (AT) untuk tujuan laporan berkaitan.

Bagi Aset Hidup – Tumbuhan sahaja, perubahan adalah seperti berikut : Harta Modal Tumbuhan Kekal : Inventori Tumbuhan Bukan Kekal : Stok Bahan Tanaman

(31)

VI) PENYEDIAAN DAN PEMBENTANGAN PENYATA KEWANGAN OLEH BADAN-BADAN BERKANUN A) Laporan mengenai Penyediaan dan Pembentangan Penyata Kewangan dan Laporan Tahunan

Badan-badan Berkanun:

Mengikut PP 4/2007 dan Surat Pek. Am 1/95 atau mana-mana pekeliling yang berkuatkuasa

Nama Badan Berkanun

Perkara Tarikh Yang

Ditetapkan Tarikh Sebenar Tindakan/Keputusan mesyuarat

(a) Penyediaan Laporan Ringkas kepada 31 Jan

Kabinet

(b) Mengemukakan Penyata Kewangan kepada 30 April

Ketua Audit Negara

(c) Menghantar Memorandum Jemaah 31 Okt.

Menteri bersama-sama Penyata Kewangan yang diaudit dan Laporan Tahunan kepada Kabinet

(d) Pembentangan Laporan Tahunan dan Sebelum

Penyata Kewangan yang diaudit kepada 31 Disember Parlimen*

* Badan Berkanun adalah diwajibkan untuk mendapatkan ulasan Kementerian/Agensi Pusat seperti kehendak Arahan Setiausaha Jemaah Menteri Bilangan 1 Tahun 2000 (Panduan Penyediaan Kertas Jemaah Menteri Dan Pelaksanaan Keputusan Jemaah Menteri)

(32)

VII) TEGURAN AUDIT

A) Laporan mengenai pertanyaan Unit Audit Dalam bagi suku tahun pertama / kedua / ketiga / keempat (potong yang tidak berkenaan)

(a) Isu-isu Semasa

(dalam suku tahun laporan ini)

(b) Isu-isu yang belum selesai (sebelum suku tahun laporan ini)

B) Laporan mengenai pertanyaan Jabatan Audit Negara bagi suku tahun pertama / kedua / ketiga / keempat (potong yang tidak berkenaan)

(a) Isu-isu Semasa

(b) Laporan Ketua Audit Negara bag tahun _______ yang belum selesa

Isu-isu Cadangan Penyelesaian Kedudukan Semasa

(33)

VIII) LATIHAN

Laporan mengenai latihan Kumpulan Pengurusan dan Kumpulan Sokongan yang terlibat dengan kerja-kerja kewangan dan akaun

Kumpulan Pengurusan

Kumpulan Sokongan

Kumpulan Pengurusan

Kumpulan Sokongan

XI) PELAKSANAAN JPKA DI PERINGKAT PTJ/BADAN BERKANUN PERSEKUTUAN (kegunaan pejabat) (meliputi semua PTJ Jabatan Persekutuan dan Cawangan Badan Berkanun Persekutuan di peringkat negeri dan daerah)

PTJ Badan

Berkanun PTJ Badan

Berkanun PTJ Badan Berkanun Bilangan

Bilangan yang telah menubuhkan Jawatankuasa

Bilangan mesyuarat diadakan

Bilangan yang telah serahkan Laporan Suku Tahun kepada Kementerian

ix) ULASAN PENGERUSI MENGENAI PRESTASI PENGURUSAN KEWANGAN DAN AKAUN DI PERINGKAT KEMENTERIAN/JABATAN (WAJIB DIISI)

………

…………..………..………..……… Tarikh: ………

( Tandatangan Pengerusi)

Bilangan pegawai yang telah hadir Jenis-jenis Kursus/Latihan

*Bilangan pegawai perlu hadir

Suku Tahun 4

* Ditentukan oleh Bahagian Sumber Manusia

Suku Tahun 1 Suku Tahun 2 Suku Tahun 3

(34)

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN LAPORAN SUKU TAHUN JAWATANKUASA PENGURUSAN KEWANGAN DAN AKAUN (JPKA) AGENSI KERAJAAN PERSEKUTUAN

Lampiran IV PP 10/2008

(35)

I) PENGURUSAN PERBELANJAAN

Senarai semakan pengurusan perbelanjaan (untuk diisi oleh Setiausaha Bahagian Kewangan/jawatan bersamaannya)

Perkara Tindakan telah diambil Catatan

Ya Tidak

(i) Merancang dan membuat persediaan bagi pengagihan peruntukan tahun baru khususnya waran kecil (bagi laporan 30/9 dan 31/12 sahaja)

Jika Ya, nyatakan bilangan dan amaun (RM) subwaran yang dikeluarkan dan yang ditarik balik. Jelaskan juga sebab subwaran tersebut ditarik balik.

(Diruang catatan)

(ii) Memastikan semua Laporan Perbelanjaan Suku Tahun (perbelanjaan mengurus) dikemukakan kepada Perbendaharaan Malaysia (Bahagian Belanjawan) dalam tempoh yang ditetapkan

(iii) Membuat pemeriksaan mengejut/random bagi memastikan perbelanjaan diuruskan mengikut peraturan yang ditetapkan seperti:

(a) Perbelanjaan yang dilakukan adalah selaras dengan kelulusan yang telah diperolehi

(b) Perbelanjaan yang dibuat mematuhi tatacara perolehan yang ditetapkan

(c) Perbelanjaan disokong dengan dokumen-dokumen yang lengkap

(d) Bil dibayar dalam tempoh 14 hari

(e) Laporan kelewatan bayaran bil dikemukakan ke Perbendaharaan setiap bulan selaras dengan Pekeliling Perbendaharaan Bil 1 Tahun 2007