Lampiran I Peraturan Rektor UNEJ Nomor : 18251 /UN25/ TU / 2016 Tanggal : 30 Desember 2016
SP 01
01 01 02 03 04 05 06 07 02 03
01 02 03 04
05 04
01 02 05
06 01 02
07 Data mahasiswa yang diterima
08 Laporan akhir penerimaan mahasiswa baru 09
01
KLASIFIKASI ARSIP UNIVERSITAS JEMBER
Pengiriman Informasi penerimaan mahasiswa baru ke SMU Surat-menyurat dalam rangka penerimaan mahasiswa baru
Yang tidak diterima PENDIDIKAN DAN PENGAJARAN
Penerimaan mahasiswa Baru jalur SNMPTN, SBMPTN, SBMPTBR, Alih jenis, Pasca sarjana, dll
Daya tampung mahasiswa
Hasil penilaian tes mahasiswa baru
Naskah soal
Penerimaan Mahasiswa Baru Kepanitiaan PMB
Usulan nama-nama dalam kepanitiaan PMB Pelaksanaan tugas dan kegiatan PMB
Operasional rapat panitia PMB dan notulen rapat Pelaksanaan kegiatan Penerimaan Mahasiswa Baru
Administrasi dan seleksi mahasiswa baru (SNMPTN, SBMPTN, SBMPTBR, Alih jenis, Pasca sarjana, dll)
Daftar calon mahasiswa tes masuk
Naskah soal
Administrasi penyelenggaraan seleksi penerimaan mahasiswa baru, meliputi: daftar calon mahasiswa, pengumuman tempat pelaksanaan ujian, pembagian ruang ujian, pembentukan kepanitiaan, peminjaman sarana prasarana/gedung, dan administrasi umum lainnya
Laporan pendaftaran penerimaan mahasiswa baru
Bank naskah soal
Penetapan mahasiswa yang diterima termasuk pengumuman penerimaan mahasiswa baru dan daftar mahasiswa yang diterima
Orientasi Mahasiswa Baru (PK2):
Pedoman Orientasi Mahasiswa Baru (PK2) Berkas pendaftaran mahasiswa baru dan lampirannya
Yang diterima
07 Laporan Orientasi Mahasiswa Baru (PK2)
2
02 01
01 02 02
01 02 03
04 Registrasi administrasi mahasiswa pindahan/pindah jurusan/keluar 05 Registrasi administrasi mahasiswa PPL/KKN/KKL
06 Surat keterangan kehilangan kartu mahasiswa 07 Laporan pelaksanaan registrasi
03 Administrasi Akademik (Pasca Sarjana) 01
02 Hasil pengolahan data; dan 03 Bahan pertimbangan 03
01 Penyusunan biaya perkuliahan 01
02 Surat penetapan biaya perkuliahan 02 Penyusunan biaya pendidikan
01
02 03 04
01 Administrasi Penyusunan Kalender Akademik 02
01
02 Pengangkatan tim penyusun 03 Usul penetapan kalender akademik 04
05
03 Pedoman Akademik
Administrasi penundaan pembayaran pendidikan
Daftar Registrasi Ulang Mahasiswa Lama, meliputi: KRS, KHS Daftar Registrasi Mahasiswa Baru, meliputi: KRS, KHS, KRP, KHP Bukti pembayaran pendidikan
Registrasi Akademik
Administrasi penyusunan biaya pendidikan meliputi: usulan biaya perkuliahan unit kerja, pembahasan, draf penetapan biaya pendidikan, revisi draf penetapan biaya pendidikan Registrasi Mahasiswa, meliputi:
Registrasi Administrasi
Registrasi mahasiswa, termasuk di dalamnya Kartu Rencana Studi (KRS), Kartu Hasil Studi (KHS), dan Kartu Registrasi Semester
Biaya Perkuliahan
Menghimpun data
Administrasi penyusunan biaya perkuliahan meliputi: usulan biaya perkuliahan unit kerja, pembahasan, draf penetapan biaya perkuliahan, revisi draf penetapan biaya perkuliahan
Penetapan Biaya Penyelenggaraan Pendidikan (BPP), Uang Kuliah Tunggal (UKT) Hasil verifikasi penetapan biaya UKT (Surat pernyataan kesanggupan orangtua / wali) Kalender Akademik, termasuk di dalamnya:
Kalender Akademik:
Tim penyusun
Penetapan kalender akademik dan ralat penetapan kalender akademik Pendistribusian
02
01 Sajian Mata Kuliah Umum (MKU) 01
02 Penetapan Sajian Mata Kuliah Umum 02
01
02 Penetapan Sajian MDK 03
01
02 Penetapan Sajian MKK 03
01 Sajian Mata Kuliah 01
02 Penetapan Sajian Mata Kuliah 02 Sebaran Mata Kuliah
03 Daftar Mata Kuliah 04 Pembina Mata Kuliah
01
02 Penetapan Dosen Utama/Dosen Pembina Mata Kuliah 03 Surat keterangan telah membina mata kuliah
04 05
05 Dosen/Asisten tidak tetap dan guru pamong 06 Daftar Sajian Mata Kuliah
07 Daftar buku rujukan 08
09 Laporan tugas studi mata kuliah mahasiswa 04 Peserta Mata Kuliah (Program Khusus)
01 Pendaftaran mata kuliah (program khusus) 02 Daftar peserta mata kuliah (Program Khusus) 05
01 Proses pengajuan ekuivalensi mata kuliah 02 Surat keterangan ekuivalensi mata kuliah 06
01
01 Administrasi penyusunan jadwal perkuliahan Sajian Mata Kuliah MKU
Perkuliahan
Jadwal Perkuliahan
Administrasi penyelenggaraan sajian MKU: permintaan sajian Mata Kuliah Umum, permintaan membina MKU, usulan sajian MKU, perubahan Mata Kuliah Umum
Sajian MDK
Administrasi penyelenggaraan sajian MDK: permintaan sajian MDK, permintaan membina MDK, usulan sajian MDK, perubahan sajian MDK
Sajian MKK
Administrasi penyelenggaraan sajian MKK: permintaan sajian MKK, permintaan membina MKK, usulan sajian MKK, perubahan sajian Melaksanakan Kuliah Kerja Lapangan (MKK), usul koordinator MKK, usul penggantian koordinator MKK
Sajian Mata Kuliah
Administrasi Sajian Mata Kuliah: permohonan Mata Kuliah, usul perubahan Mata Kuliah, pembatalan Mata Kuliah, usul sajian Mata Kuliah, Pemberitahuan, permintaan dan konsep daftar Mata Kuliah
Administrasi pembina mata kuliah: permintaan untuk membina mata kuliah, perubahan/penggantian dosen pembina mata kuliah
Surat keterangan sebagai dosen pembina mata kuliah (SK mengajar per Semester) Daftar Hadir Mengajar Dosen Pembina Mata Kuliah Program Studi
Daftar SKS
Ekuivalensi Mata Kuliah
4
02 Jadwal Kuliah Semester (Gasal, Genap sesuai kalender akademik 03 Himpunan Jadwal Perkuliahan
04 Semester Antara 02
01 Daftar Hadir Dosen
02 Rekapitulasi Daftar Hadir Dosen 03 Daftar Hadir Kuliah
04 Rekapitulasi Daftar Kuliah 03
04 05
06 Rencana Program Semester (RPS) 07
08 Program Layanan Khusus Mahasiswa (Student Exchange) 09 Perpanjangan Masa Studi
10 Surat ijin belajar mahasiswa
11 Daftar mahasiswa yang memprogram skripsi 12 Kumpulan naskah soal ujian bidang studi
13 Daftar mahasiswa yang memprogram lintas Jurusan /MKU 14
15
16 Daftar Mahasiswa Peserta Matakuliah 17 Rencana studi mahasiswa:
01 02 03 04 05 06 18
01 02 03 19
Beban Studi Mahasiswa
Kartu Rencana Studi (KRS)
Kartu batal tambahan dan atau mundur matakuliah (KBT) Izin tidak kuliah 1 semester atau lebih karena kasus tertentu Daftar Peserta Kuliah
Mahasiswa aktif kembali
Dispensasi tidak mengikuti kuliah Daftar mahasiswa peserta mata kuliah
Surat permohonan cuti kuliah SK cuti kuliah mahasiswa
SK pengaktifan kembali kuliah mahasiswa Mutasi mahasiswa
Daftar Hadir Dosen
Administrasi Perkuliahan: Informasi kegiatan awal semester, libur perkuliahan, laporan permasalahan peserta kuliah, pindah tempat Kuliah, perkembangan proses belajar mahasiswa, daftar calon peserta kuliah, pelaporan perkuliahan
Rekap Perkuliahan
Kuliah umum
Form Layanan Kuliah
Cuti kuliah mahasiswa
03 04 21 07
01
01 Pedoman penyusunan kurikulum pendidikan tinggi 01
02 03 04
02 Pedoman penyusunan mata kuliah 01
02 03 04 05 02
01 02
03 Penetapan kurikulum 04
03 Administrasi Pelaksanaan Kurikulum 01 Administrasi Pelaksanaan Kurikulum 02 Sajian Pelaksanaan Kurikulum
01 02
01 02 03 04 03 04
01 02 03 04
05 Satuan acara praktikum 01
02
Peringatan/sanksi/skorsing bagi mahasiswa bermasalah Pengunduran diri, pemberhentian kuliah atau DO mahasiswa Perpanjangan masa studi mahasiswa
Proses belajar mengajar
Matakuliah keahlian berkarya (MKB) Matakuliah perilaku berkarya (MPB) Matakuliah berkehidupan bersama (MBB)
Penyusunan kurikulum baru/penyempurnaan/pengembangan kurikulum
Laporan pelaksanaan penyusunan/penyempurnaan/pengembangan kurikulum
Sajian Matakuliah (MKU) Katalog dan Silabus Kurikulum
Penyusunan kurikulum fakultas/program studi
Penambahan/pertukaran/pengurangan/perubahan kurikulum besar Penyusunan kurikulum inti pendidikan tinggi
Penyusunan kurikulum institusional dan kurikulum operasional
Matakuliah pengembangan kepribadian (MPK) Matakuliah keilmuan dan keterampilan (MKK)
Pengembangan kurikulum
Katalog Unej, katalog fakultas/program studi
Silabus matakuliah termasuk bobot SKS dan kode matakuliah Persyaratan matakuliah
Bahan bacaan wajib, pendukung dan referensi lainnya GBPP (Garis Besar Program Pembelajaran)
SAP (Satuan Acara Perkuliahan) Satuan acara perkuliahan
Satuan acara perkuliahan berisi Jadwal dan materi tiap matakuliah Modul-modul tiap matakuliah
Sajian matakuliah (MPK, MKK, MKB, MPB, MBB)
Satuan acara praktikum pada tiap matakuliah praktikum Modul-modul tiap matakuliah praktikum
Pembentukan tim
6
06 Pola penilaian dan produktivitas 01
02 03
07 Daftar Buku Rujukan 08
04 Bahan ajar/media pembelajaran, meliputi:
01 Penyusunan bahan ajar/bahan penunjang pendidikan 02 Teknik pembuatan alat peraga dan model pembelajaran 03 Pengembangan proses belajar mengajar
05 Evaluasi dan Pengembangan Kurikulum 01 Evaluasi pelaksanaan Kurikulum Baru 02 Penetapan Kurikulum Baru
06 07 08 08
01 Administrasi Pembukaan Program Studi 01
02 02
03 Evaluasi pelaksanaan program studi baru
04 Penolakan Usulan Pembukaan Program Studi Baru 02 Evaluasi Pelaksanaan Program Studi Baru
03 Administrasi pelaksanaan program studi (Diploma I, II, III, S1, S2, S3) 04
01 Pedoman akreditasi program studi 02 Pengajuan akreditasi
01 Administrasi pengajuan akreditasi program studi 02 Surat penetapan/sertifikat akreditasi program studi 03 Informasi tentang akreditasi
04 Himpunan data tentang akreditasi 05 Bahan pertimbangan akreditasi
06 Pembinaan hasil akreditasi program studi Penyusunan bahan ajar/bahan penunjang pendidikan Teknik pembuatan alat peraga dan model pembelajaran Pengembangan proses belajar mengajar
Penilaian hasil belajar mahasiswa
Kesalahan dan perbaikan nilai mahasiswa
Daftar SKS
Program Studi
Usulan pembukaan program studi
Penolakan usulan pembukaan program studi baru
Persetujuan usulan sampai dengan penetapan pembukaan program studi baru Data terkait predikat kelulusan dan atau produktivitas
Akreditasi Program Studi
09 01
01 Peraturan, tata tertib dan jadwal ujian 02 Biaya pelaksanaan ujian
03 Tim/panitia penyelenggara ujian 04
05
06 Lembar jawab ujian
07 Berita Acara Pelaksanaan Ujian
08 Evaluasi & monitoring penyelenggaraan ujian 09
01 Administrasi pendaftaran peserta ujian 02 Daftar nama peserta ujian
03
10 Daftar hadir ujian (peserta ujian dan dosen) 11 Pengumuman ujian
12 Laporan penyelenggaraan ujian 02 Ujian Akhir Semester
01 Peraturan, tata tertib dan jadwal ujian 02 Biaya pelaksanaan ujian
03 Tim/panitia penguji dan penyelenggara ujian 04 Administrasi Ujian Akhir Semester
05
06 Lembar jawab ujian
07 Berita Acara Pelaksanaan Ujian
08 Evaluasi & monitoring penyelenggaraan ujian 09
01 Administrasi pendaftaran peserta ujian 02 Daftar nama peserta ujian
03 Daftar/Nilai Hasil Ujian Akhir Semester 10 Daftar hadir ujian (peserta ujian dan dosen) 11 Pengumuman ujian
12 Laporan penyelenggaraan ujian
03 Ujian keterampilan/peningkatan mutu dan ujian lainnya 01 Peraturan, tata tertib dan jadwal ujian
02 Biaya pelaksanaan ujian
03 Tim/panitia penguji dan penyelenggara ujian 04 Administrasi ujian
05
06 Lembar jawab ujian
07 Berita Acara Pelaksanaan Ujian Peserta Ujian
Naskah ujian Evaluasi Mahasiswa
Administrasi Ujian Tengah Semester (Pengumuman ujian, daftar peserta ujian, tempat ujian, penyiapan sarana prasarana ujian)
Naskah ujian
Peserta Ujian Ujian Tengah Semester
Daftar/Nilai hasil ujian tengah semester
Naskah ujian
8
08 Evaluasi & monitoring penyelenggaraan ujian 09
01 Administrasi pendaftaran peserta ujian 02 Daftar nama peserta ujian
03
10 Daftar hadir ujian (peserta ujian dan dosen) 11 Pengumuman ujian
12 Laporan penyelenggaraan ujian 04
01 Kuliah Kerja Nyata (KKN)
01 Surat menyurat dalam rangka pelaksanaan KKN 02 Penyelenggaraan KKN
03 Surat ijin penyelenggaraan KKN 04 Surat tugas dosen pembimbing KKN 05 Formulir pelaksanaan KKN
06 Evaluasi pelaksanaan KKN 07 Laporan hasil pelaksanaan KKN 02 Tim/panitia penguji dan penyelenggara ujian
03 Administrasi pembimbingan penyusunan tugas akhir mahasiswa 01 Administrasi pembimbingan penyusunan tugas akhir mahasiswa 02 Ijin Observasi penyusunan tugas akhir mahasiswa
03 Ijin Penelitian penyusunan tugas akhir mahasiswa 04 Berita Acara Pelaksanaan Ujian
05 Evaluasi & monitoring penyelenggaraan ujian 06
01 Administrasi pendaftaran peserta ujian 02 Daftar nama peserta ujian
03 Daftar/Nilai Tugas Akhir 04 Skripsi, Thesis, Disertasi
07 Daftar hadir ujian (peserta ujian dan dosen) 08 Laporan penyelenggaraan ujian
05 Himpunan jadwal ujian 10
01 01
Peserta Ujian Peserta Ujian
Daftar/Nilai hasil ujian keterampilan/peningkatan mutu dan ujian lainnya
Ujian Tugas Akhir (Skripsi, Thesis, Disertasi, Komprehensif, Makalah, KKL, PPL)
Yudisium dan Kelulusan Yudisium
Administrasi Yudisium: Pengumuman Yudisium, Mahasiswa yang merencanakan Yudisium, Daftar Mahasiswa peserta Yudisium, pelaporan
04 Daftar Nama Mahasiswa yang Yudisium 05 Laporan yudisium
06 Daftar Nilai Akhir (DNA) bidang studi 07 Rekap Nilai Mahasiswa
02
01 Penjajakan kelulusan 02 Administrasi kelulusan 03 Penetapan kelulusan
01 Penetapan kelulusan semester pendek/genap/gasal 02 Penetapan prestasi/kelulusan mahasiswa terbaik 11
01
01 Daftar hadir dosen 01 Daftar hadir dosen
02 Rekapitulasi daftar hadir dosen 03 Surat pemberitahuan ketidakhadiran 04 Pembinaan ketidakhadiran
05 Pelayanan data kehadiran 06 Laporan kehadiran
02 Ekivalensi Wajib Mengajar Penuh (EWMP) (BKD) 01 Panduan pengisian EWMP
02
03 Daftar Isian Beban Tugas Dosen/Daftar Beban Tugas Mengajar 04 Pembagian Offering
05 Laporan perhitungan EWMP 06 Laporan EWMP Dosen 03 Rekapitulasi daftar hadir dosen 04 Laporan Realisasi Pengajaran 02 Evaluasi Mahasiswa Terhadap Dosen 03 Pembimbingan dan Pengujian Mahasiswa
01 Dosen Pembimbing Akademik 02 Dosen Pembimbing Skripsi 03 Dosen Pembimbing Tugas Akhir 04 Dosen Penguji Ujian Semester 05 Dosen Penguji Ujian Tugas Akhir 06 Dosen Pendamping Asistensi 07 Komisi Pembimbing
04 Dosen Pembina Mata Kuliah
05 Dosen Pembimbingan Penulisan Karya Ilmiah Mahasiswa 06
Dosen
Kelulusan
Pengajaran
Administrasi EWMP meliputi: tagihan/permintaan isian, perhitungan, pengiriman, pengajuan, form isian, draf Isian dan revisi perhitungan EWMP
Dosen Pembimbingan Seminar, Lokakarya, Pelatihan, Magang Mahasiswa
10
07
08 Konsultasi akademik mahasiswa 09 Bimbingan Konseling Mahasiswa
01 Registrasi administrasi bimbingan konseling mahasiswa 02 Laporan bimbingan konseling mahasiswa
10. Bimbingan penyelenggaraan program tri dharma perguruan tinggi 11. Bimbingan dan karyasiswa mahasiswa
01 Bimbingan mahasiswa
02 Bimbingan penyelenggaraan tri dharma perguruan tinggi 03 Karyasiswa dalam negeri; dan
04 Karyasiswa luar negeri 12 Sertifikasi Dosen
01 Administrasi penyelenggaraan Sertifikasi Dosen 02 Penilaian Sertifikasi Dosen
01 Isian Formulir Hasil Penilaian Sertifikasi Dosen 02 Dokumen Portofolio Sertifikasi Dosen
03 Daftar Nilai Sertifikasi Dosen
03 Laporan Akhir Pelaksanaan Kegiatan Sertifikasi Dosen 12 Sarana penunjang akademik (pendidikan)
01
01 Ketentuan pemakaian laboratorium
02 Administrasi pelaksanaan kegiatan laboratorium 03 Pengelola laboratorium
04 Kegiatan praktikum
05 Inventarisasi peralatan laboratorium 06 Ijin penggunaan/praktek
07 Pelaporan
08 Pemberian bantuan sarana laboratorium 09 Nilai ujian praktikum
Laboratorium Daftar Dosen Wali
10 Sub kontrak pengujian 11 Layanan pada pelanggan
12 Metode pengujian, kalibrasi dan validasi 13
14 Rekaman hasil kalibrasi 15 Ketertelusuran pengukuran 16 Pengambilan sampel
17 Penanganan barang yang diuji 18 Jaminan mutu hasil pengujian 19
Peralatan
Pelaporan hasil
12
02 01 02 03 04 05
01 01 02 03 02 03 04 06
01 02 03 07
01 02 08 09 10.
11. Pelaporan 12 Pedoman mutu
13 PKIK (Prosedur Kerja Instruksi Kerja) Pembinaan Koleksi 14 PKIK (Prosedur Kerja Instruksi Kerja) Layanan Sirkulasi 15 PKIK (Prosedur Kerja Instruksi Kerja) Layanan Referensi
Hibah/hadiah/sumbangan buku untuk perpustakaan Layanan teknis perpustakaan
Layanan referensi/sirkulasi
Surat menyurat, usulan, saran yg berkaitan dgn layanan bagi peminjam Layanan dengan fasilitas komputerisasi (layananan eletronik)
Penyimpanan deposit bahan pustaka Perpustakaan
Kebijakan layanan perpustakaan Panduan katalogisasi/klasifikasi buku Katalog
Bukti penerimaan koleksi bahan pustaka deposit Buku induk koleksi
Pengembangan koleksi/pengadaan buku
Daftar pengembangan koleksi dari internal UNEJ Daftar buku terseleksi
Administrasi pengolahan deposit bahan pustaka Kartu anggota
Peminjaman Penghapusan buku
Daftar buku dalam pemesanan Daftar buku dalam permintaan
Pembelian buku/jurnal/majalah oleh perpustakaan
Program tukar menukar buku berkaitan dgn pengembangan bahan pustaka
16 PKIK (Prosedur Kerja Instruksi Kerja) Pengembangan dan Kerjasama 17 Rekaman Kerja
18 Formulir Kerja
19 Administrasi Kepegawaian dan Tata Usaha 03 Arsip Perguruan Tinggi
01 01 02 03 04
Perumusan kebijakan
Penetapan NSPK (Norma Standar Prosedur dan Kriteria) Kebijakan tentang Pembinaan Kearsipan dan Pengelolaan Arsip
Pengkajian dan pengusulan kebijakan Penyiapan kebijakan
14
02 01
01 01 02 02 03 04
01 02 05 02
01 02
03 Lembaga kearsipan dan unit kearsipan 04
03 01 02 03 04 05
01 06 07
Bina Arsiparis
Pengembangan profesi arsiparis Formasi jabatan arsiparis Pembinaan kearsipan
Penggunaan sarana dan prasarana
Sumberdaya manusia Supervisi dan Evaluasi
Standar kompetensi arsiparis Bimbingan konsultasi arsiparis Penilaian arsiparis
Pemilihan arsiparis teladan
Penyelenggaraan arsiparis teladan Penetapan arsiparis teladan
Perencanaan Pelaksanaan
Laporan hasil supervisi dan evaluasi Database arsiparis
Bimbingan dan Konsultasi
Penerapan sistem kearsipan dinamis dan statis
Database bimbingan dan konsultasi dan supervisi Fasilitasi kearsipan
Sarana dan prasarana
Lembaga kearsipan/unit kearsipan teladan
Jadwal Retensi Arsip (mulai dari perencanaan, penyusunan hingga penetapan Rektor)
03 01
01 01 02 02
01 02 03
01
01 daftar arsip aktif : daftar berkas dan daftar isi berkas 02
01 penataan fisik
02 pengolahan informasi arsip 03 penyusunan daftar arsip in aktif Pengelolaan Arsip
Pengelolaan Arsip Dinamis Penciptaan:
pencatatan: buku agenda, kartu kendali pendistribusian
Penggunaan
Pengklasifikasian, pengamanan dan akses arsip Peminjaman
Pemeliharaan Pemberkasan
Penataan arsip inaktif
16
03
01 skema penyimpanan arsip aktif dan in aktif 02 pengamanan arsip
04
01 kebijakan 02 autentifikasi 03 berita acara
04 daftar arsip yang dialihmediakan 05
01 identifikasi
02 perlindungan dan pengamanan 03 penyelamatan dan pemulihan 04
01 02 03 04 05
01
01 berita acara pemindahan 02 daftar arsip yang dipindahkan 02
01 SK pembentukan panitia pemusnahan arsip 02 notulen rapat panitia pemusnahan arsip 03 surat pertimbangan dari panitia penilai arsip 04 surat persetujuan dari pimpinan UNEJ Penyimpanan arsip
Alih Media
Program arsip vital
Autentifikasi Arsip Dinamis pembuktian autentisitas pendapat tenaga ahli pengujian
penetapan autentisitas arsip statis/ surat pernyataan pencipta arsip Penyusutan
Pemindahan arsip in aktif
Pemusnahan arsip yang tidak bernilai guna
05 SK pimpinan perguruan tinggi tentang penetapan pelaksanaan pemusnahan arsip
06 berita acara pemusnahan arsip 07 daftar arsip yang dimusnahkan 03
01 SK pembentukan panitia penilai arsip 02 notulen rapat panitia penilai arsip 03 surat pertimbangan panitia penilai arsip
04 surat persetujuan dari kepala lembaga kearsipan UNEJ
05 surat pernyataan dari pimpinan unit kearsipan bahwa arsip yang diserahkan autentik, terpercaya, utuh dan dapat digunakan dari pencipta arsip
06 keputusan pimpinan unit kearsipan tentang penetapan pelaksanaan penyerahan statis
07 berita acara penyerahan arsip statis 08 daftar arsip statis yang diserahkan Penyerahan arsip statis
18
06 01 02 4.
01 01 02 03 04 05 06 07 02
01 02
01 02 03 03
01 02 04
Database pengelolaan arsip dinamis Database pengelolaan arsip aktif Database pengelolaan arsip in aktif Pengelolaan Arsip Statis
Akuisisi
Monitoring fisik dan daftar Verifikasi terhadap daftar arsip Penetapan status arsip statis Persetujuan untuk penyerahan
Penetapan arsip yang akan diserahkan Berita Acara Penyerahan Arsip Daftar Arsip yang diserahkan Sejarah Lisan
Administrasi pelaksanaan sejarah lisan Hasil wawancara sejarah lisan
berita acara wawancara sejarah lisan laporan kegiatan
hasil wawancara (kaset atau CD) dan transkrip Daftar Pencarian Arsip Statis
pengumuman
akuisisi daftar pencarian arsip statis Penghargaan dan imbalan
05 01 02 03
01 guide
02 daftar arsip statis 03 inventaris arsip statis 06
01
01 penyimpanan
02 pengendalian hama terpadu
03 reproduksi (alih media) : berita acara alih media dan daftar arsip yang dialihmediakan
04 perencanaan dan penanggulangan bencana 02
01 perawatan arsip 03
07 01 02
Pengolahan
Penataan informasi Penataan fisik
Penyusunan sarana bantu temu balik
Preservasi Preventif
Kuratif
Laporan hasil pengujian mutu preservasi Autentifikasi Arsip Statis
pembuktian autentisitas pendapat tenaga ahli
20
03 04 08
01 02
01 administrasi dan proses penyusunan 02 hasil naskah sumber arsip
09 04 Bahasa
01 Pengembangan Pembelajaran Bahasa 01
02 02
03 Layanan Uji Kemampuan Bahasa / tes 01
02 03 04
pengujian
penetapan autentisitas arsip statis/ surat pernyataan pencipta arsip Akses arsip statis
Layanan Arsip
Penerbitan Naskah Sumber
Pameran arsip
Penawaran pelatihan bahasa (bahasa jepang, inggris, mandarin, dll) Pengisian biodata peserta pelatihan
Syarat mengikuti tes
Pengisian biodata peserta uji kemampuan bahasa / tes Pelaksanaan tes
Penerjemahan
Pembuatan soal tes
05 06 07
04 Administrasi 01
02
05 Kebon Percobaan
01 Ketentuan pemakaian kebon percobaan
02 Administrasi pelaksanaan kegiatan kebon percobaan 03
04 Ijin penggunaan/praktek 05
06 Dokumen SIMANGGA 07 Dokumen SIMAK BMN 08 Dokumen Pelatihan/Workshop
09 Dokumen Kunjungan tamu dan studi banding 10
11 Sertifikat/Piagam pelatihan 12 Administrasi sewa prakerin 06 Studio/Bengkel
01 Ketentuan pemakaian Studio/Bengkel
02 Administrasi pelaksanaan kegiatan Studio/Bengkel 03 Pengelola Studio/Bengkel
Administrasi pelaksanaan tes Koreksi hasil tes
Penerimaan hasil tes / sertifikat
Ketentuan pemakaian SAC (Self Access Centre ) Proses dan cetak sertifikat
Pengelola laboratorium kebon percobaan (perbanyakan anggrek)
Pelaporan
Dokumen Sertifikat PRAKERIN (Praktik Kerja Industri)
22
04 Inventarisasi peralatan Studio/Bengkel 05 Ijin penggunaan/praktek Studio/Bengkel 06 Pemberian bantuan sarana Studio/Bengkel 07
07 Pelayanan Kesehatan 01
01 Daftar kunjungan pasien manual 02 Agenda surat keterangan dokter 03 Buku kunjungan tamu pimpinan 04 Proposal permintaan obat bagi civitas 05 Pengajuan bahan habis pakai 06 Jadwal piket (dokter, perawat, dll) 07 Bukti kapitasi BPJS
Pelaporan
Administrasi
02
01 Laporan pasien KIA 02 Laporan Rujukan UGD 03 Laporan tindakan UGD 04 Laporan tindakan dokter gigi
05 Laporan kuitansi pembayaran pasien 06 Laporan bukti setor rekening Rektor 07 Laporan resep dokter
08 Laporan kunjungan BPJS 09 Laporan Rujukan BPJS 10 Laporan JKN tidak terdaftar 11 Laporan Keuangan (LPJ) 13
01 Administrasi penerbitan ijazah dan transkrip 01 Blanko ijazah dan transkrip:
01
02 Penyerahan blanko ijazah dan transkrip 03 Pendistribusian blanko ijazah dan transkrip 04 Data jumlah blanko ijazah dan transkrip 05 Data pemakaian blanko ijazah dan transkrip 06
02 Pemrosesan ijazah dan transkrip 01
02 03 04
Biaya pencetakan blanko ijazah dan transkrip
Tim/satgas pemrosesan Laporan
Ijazah dan Transkrip
Usulan pencetakan blanko ijazah dan transkrip
Biodata mahasiswa yang dinyatakan lulus Format dan materi
Laporan pemrosesan ijazah dan transkrip
24
03 Penulisan ijazah dan transkrip 01
02 01 02 03 04
02 Salinan/Duplikat Ijazah dan transkrip
03 Surat keterangan pengganti ijazah dan transkrip 04 Buku Induk Nomor Registrasi Lulusan
01 Surat keterangan telah lulus/kelulusan 02
03 Daftar/rekapitulasi lulusan
04 Data lulusan/lulusan dengan prestasi terbaik 05
06 Laporan kelulusan
05 Surat keterangan lulus sementara Rektor 06 Kehilangan ijazah/transkrip
07 Laporan pengelolaan ijazah dan transkrip 08 Legalisasi Ijazah/Transkrip/Akta Mengajar
01 Administrasi penyelenggaraan legalisasi 02 Legalisasi copy ijazah dan transkrip 03 Administrasi pengelolaan dana legalisasi 04 Pertanggungjawaban dana legalisasi 05 Laporan penyelenggaraan legalisasi 14
01 01 02 03
04 Daftar alumni/rekap alumni/alumni 05 Daftar nama alamat alumni 06 Buku kenangan alumni 02
Buku induk alumni Registrasi alumni Biodata lulusan
Album lulusan
Biodata mahasiswa untuk penulisan ijazah dan transkrip; meliputi:
Biodata mahasiswa dan nilai transkrip Daftar hasil studi dan yudisium
Alumni
Data alumni
Biodata alumni
Organisasi alumni
Penerimaan dan penyerahan blanko ijazah
Data nama dan nilai transkrip
Perencanaan dan pelaksanaan pemusnahan blanko ijazah dan transkrip
KM
01
01 Pembentukan lembaga kemahasiswaan 02
02
01 Cuti mahasiswa, meliputi:
01
02 Kuliah kembali setelah habis masa cuti 03 Perpanjangan cuti kuliah
04
05 Meninggal dunia 02
03 Evaluasi 4 semester 04
05 Laporan status mahasiswa 03
04 01
02 Surat pemberitahuan ketidakhadiran mahasiswa 03 Pembinaan ketidakhadiran mahasiswa
04 Pelayanan data kehadiran mahasiswa 05 Laporan kehadiran mahasiswa 05
01 Latihan keterampilan manajemen mahasiswa (LKMM) 02 Bimbingan dan konseling
03 Pengembangan kewirausahaan 06
01
02 03
07 01
01 Asrama mahasiswa
01 Administrasi pengajuan asrama 01
02
02 Surat penetapan penghuni asrama mahasiswa 03 Administrasi pengelolaan asrama
04 Pembina asrama KEMAHASISWAAN
Dispensasi tidak mengikuti kuliah Absensi/presensi kehadiran mahasiswa
Daftar Hadir Kuliah Mahasiswa dan Rekapitulasi Daftar Hadir Kuliah Mahasiswa
Pembinaan/pelatihan mahasiswa
Mahasiswa asing
Berkas mahasiswa asing, meliputi: visa/paspor, bebas Fiskal, Administrasi pengurusan kedatangan/kepulangan, dll.
Data mahasiswa asing Cuti kuliah
Surat keterangan aktif kuliah
Putus kuliah
Drop Out (DO) Lembaga kemahasiswaan
Peraturan Pembentukan dan Penyelenggaraan Lembaga Kemahasiswaan Status mahasiswa
Berkas pertukaran mahasiswa asing, meliputi: visa/paspor, kitas, beasiswa, izin belajar, STM/SKLD, MERP, KTP dan Dispendukcapil
Fasilitas mahasiswa lainnya (asrama, transportasi)
Administrasi Fasilitas Mahasiswa lainnya (Asrama, Kesehatan, Asuransi, Transportasi)
Pengajuan menempati asrama mahasiswa yang ditolak Pengajuan menempati asrama mahasiswa yang disetujui
26
02 Fasilitas kesehatan mahasiswa 01
02 Surat penetapan biaya layanan kesehatan 03 Asuransi mahasiswa
01 Administrasi pengajuan menjadi anggota asuransi 02 Surat penetapan perjanjian asuransi
04 Fasilitas transportasi mahasiswa 01
02 Surat penetapan biaya pemakaian transportasi 08
01 Pembentukan organisasi kemahasiswaan
01 Proses pembentukan organisasi kemahasiswaan (BEM/UKM) 02
02 01 02
03 Administrasi pelaksanaan kegiatan (BEM/UKM) 04 Pengajuan proposal kegiatan (BEM/UKM)
01 Proposal kegiatan (BEM/UKM) yang ditolak 02 Proposal kegiatan (BEM/UKM) yang disetujui 03 Laporan pelaksanaan kegiatan (BEM/UKM) 05 Laporan tahunan (BEM/UKM)
06 09
01 Rencana, Program dan kalender kegiatan mahasiswa 02 Proposal kegiatan mahasiswa
01
02 Proposal usulan kegiatan mahasiswa yang ditolak 03 Pendampingan mahasiswa
10
01 Peserta lomba kegiatan kemahasiswaan
01 Administrasi pengiriman calon peserta lomba 02
Pengangkatan anggota
Administrasi penggunaan/peminjaman fasilitas dan layanan kesehatan mahasiswa
Administrasi penggunaan/peminjaman fasilitas dan layanan transportasi mahasiswa
Organisasi Mahasiswa (BEM/UKM)
Surat penetapan pembentukan organisasi kemahasiswaan (BEM/UKM)
Administrasi pengajuan anggota/pengganti anggota (BEM/UKM)
Surat penetapan pengangkatan anggota/pengganti anggota (BEM/UKM) termasuk naskah pengukuhan/serah terima jabatan/janji-sumpah/susunan pengurus
Alokasi Anggaran dan Penggunaan Dana Ormawa Kegiatan Mahasiswa Kegiatan Mahasiswa
Proposal usulan sampai dengan laporan kegiatan mahasiswa yang diterima (permohonan kegiatan mahasiswa termasuk di dalamnya kegiatan ilmiah, sosial kemasyarakatan, kesenian, napak tilas, pecinta alam, dsb.)
Lomba Kegiatan Kemahasiswaan Lokal/Nasional/Internasional
Surat penetapan pemenang lomba (Surat Keputusan/Piagam/ Sertifikat lomba)
11 01
01 Administrasi pengiriman calon peserta 02 Laporan kegiatan mengikuti kegiatan
02 Penyelenggara kegiatan seminar/lokakarya/pelatihan kemahasiswaan 01 Pembentukan panitia kegiatan
02 Administrasi pendaftaran dan pelaksanaan kegiatan 03
04 Laporan penyelenggaraan kegiatan 12
13
01 Pedoman pemilihan mahasiswa berprestasi 02 Seleksi mahasiswa berprestasi
01 Pembentukan panitia pemilihan mahasiswa berprestasi 02
03
04 Daftar riwayat hidup calon mahasiswa berprestasi yang menang 05 Surat penetapan mahasiswa berprestasi
03 Laporan pelaksanaan kegiatan mawapres 04 Indeks Prestasi yang dicapai Mahasiswa 05 Daftar Mahasiswa Berprestasi
14
01 Kartu Induk Mahasiswa 02
03 Kartu Peserta Kuliah
04 Kartu Tanda Anggota Perpustakaan 05 Kartu Rencana Studi (KRS)
06 Kartu Rencana Prestasi (KRP) 07 Kartu Hasil Prestasi (KHP) 08 Kartu Hasil Studi (KHS) 09
10 Kartu Tanda Registrasi Adm. Mahasiswa (KTRM) 11 Surat Keterangan Ijin/Tugas Belajar
15
01 Karya Siswa Dalam Negeri 02
16 01
01 Pengumuman akan dilaksanakannya wisuda
02 Kelengkapan peserta wisuda baik administrasi, akademik, toga dll.
Wisuda
Administrasi penyelenggaraan wisuda
Kegiatan Seminar/Lokakarya/Pelatihan Kemahasiswaan
Sebagai peserta kegiatan seminar/lokakarya/pelatihan kemahasiswaan
Berkas Perorangan Mahasiswa
Kartu Mahasiswa
Kartu Daftar Ulang
Surat penetapan peserta kegiatan (Surat Keputusan/Piagam/ Sertifikat)
Pengembangan seni, budaya dan olah raga Mahasiswa berprestasi
Administrasi penyelenggaraan seleksi mahasiswa berprestasi meliputi: pengumuman, pendaftaran dan seleksi
Karya Siswa Mahasiswa
Karya Siswa Luar Negeri
Daftar riwayat hidup calon mahasiswa berprestasi yang tidak menang
28
03 Pembentukan panitia wisuda 04 Izin melaksanakan wisuda 05
06 Perlengkapan penyelenggaraan wisuda 07 Paduan suara, MC, dll. berkaitan acara wisuda 08 Sambutan-sambutan untuk buku wisuda 02
03 04 LT
01 02
01 Penawaran Penelitian (hibah penelitian) 02 Pengajuan Proposal Penelitian
01 Proposal penelitian yang disetujui 02 Proposal penelitian yang ditolak 03
01
02 03 04 05 06
07 Laporan dan Evaluasi Hasil Penelitian 04
05 06 07 08 09
01 Penerbitan jurnal penelitian 02 Jurnal penelitian (produk ektern) 10
01 Pengumpulan data penelitian Rapat wisuda
Daftar nama wisudawan Laporan kegiatan wisuda Buku wisuda
Program penelitian (Rencana Induk Penelitian) Perencanaan Penelitian, meliputi
Pelaksanaan Penelitian, meliputi:
Administrasi kegiatan penelitian dan pengembangan, meliputi: perencanaan kerja/TOR, proposal, jadwal, penugasan, surat-surat ijin, dan lain-lain
PENELITIAN
Tim/satgas peneliti Surat ijin penelitian
Jadwal penelitian Survey/studi lapangan
Pembiayaan penelitian
Penyebaran hasil penelitian
Forum komunikasi penelitian dan pengembangan Data Statistik Penelitian
Seminar, lokakarya, temukarya, Workshop Hasil Penelitian
Sosialisasi dan Diseminasi hasil penelitian, pengkajian dan pengembangan Jurnal Penelitian
Data dan informasi penelitian
PM
01 02 03 04
01 02
03 Program kegiatan operasional KKN 04 Pelaksanaan Kuliah Kerja Nyata (KKN)
01 Administrasi penyelenggaraan kegiatan KKN, meliputi:
01
02 Pengumuman pelaksanaan 03 Jadwal pembekalan 04 Persiapan kegiatan 05 Surat ijin KKN
06 Pelaksanaan kegiatan 07 Evaluasi dan monitoring 08 Karya tulis mahasiswa 02 Piagam/Sertifikat KKN 03 Klaim asuransi kecelakaan 04 Daftar nilai KKN
05 Laporan pelaksanaan KKN 05
01 02
03 Program kegiatan operasional KKL 04 Pelaksanaan Kuliah Kerja Lapangan (KKL)
01 01
02 Pengumuman pelaksanaan 03 Jadwal pembekalan 04 Persiapan kegiatan 05 Surat ijin KKL
06 Pelaksanaan kegiatan 07 Evaluasi dan monitoring 08 Karya tulis mahasiswa 02 Piagam/Sertifikat KKL
03 Klaim asuransi kecelakaan; dan 04
05 Laporan pelaksanaan KKL Pedoman/petunjuk KKN
Pedoman/petunjuk KKL Observasi
Kuliah Kerja Lapangan (KKL) Kurikulum KKL
Observasi
Penyuluhan /Ceramah/Konsultasi Pengabdian Bantuan Sosial /Kerjasama
Pengabdian/Hibah internal dan eksternal (Dosen/Mahasiswa) Kuliah Kerja Nyata (KKN)
Kurikulum KKN
PENGABDIAN KEPADA MASYARAKAT
Administrasi penyelenggaraan kegiatan KKL, meliputi:
Daftar nilai KKL
30
06 01 02
03 Lomba tingkat nasional dan internasional
04 Pengembangan ilmu pengetahuan, teknologi dan kesenian SN
01 01
02 Pelaksanaan Sidang Senat 03
01 02
04 Rencana dan program kerja Senat Akademik 05
06 Berita Acara Sidang Senat
07 Administrasi pelaksanaan program kegiatan 08
02 01
01 Proses pengangkatan keanggotaan komisi guru besar 02
02 Rencana dan program kerja komisi guru besar 03 Notula (rapat) forum komisi guru besar
04 Pemberian motivasi dan saran-saran pengembangan
05 Pembinaan, penilaian, pengembangan, dan pengendalian teknis 06
07 Administrasi pelaksanaan program kegiatan 08
09 Profil Guru Besar dan Doktor 03
01
02
03 Pemberian bantuan tenaga teknis akademik 04
Penemuan teknologi baru
Senat Tingkat Universitas dan Tingkat Fakultas
Pembentukan forum senat (Pembentukan Senat) SENAT
Pengembangan Iptek, meliputi:
Karya ilmiah
Pengangkatan keanggotaan Senat Akademik
Proses pengangkatan keanggotaan Senat Akademik
Pengangkatan/pemberhentian keanggotaan Senat Akademik
Notula (rapat) Forum Senat Akademik
Pelaporan Dewan Guru Besar
Pengangkatan Keanggotaan Komisi Guru Besar
Pengayoman
Pelaporan
Guru Besar
Pengangkatan Guru Besar, meliputi: Proses pengajuan calon guru besar, usul pengangkatan dan Surat keputusan pengangkatan guru besar
Pengangkatan/pemberhentian keanggotaan komisi guru besar
Badan Penjamin Mutu Akademik Pengukuhan guru besar
04 Penilaian mutu akademik
01 Proses penilaian mutu akademik 02 Penilaian mutu akademik
05 Administrasi pelaksanaan program kegiatan AK
01
01 Data Lulusan mahasiswa/Data Lulusan Terbaik 02 Data Mahasiswa asing dan Program Darma Siswa 03
04 Profil universitas/fakultas/unit kerja 02
01 Data prestasi mahasiswa 02 Data inventori mahasiswa 03 Data nilai akhir/transkrip 04
05 Data komputerisasi
06 Administrasi/perbaikan data mahasiswa/perbaikan data diri Mahasiswa 07
03 01 02
03 Statistik lulusan mahasiswa
04 Statistik mahasiswa asing dan program darma siswa 05 Statistik prestasi mahasiswa
06 Statistik inventori mahasiswa 07 Statistik komputerisasi; dan 08 Statistik nilai akhir/transkrip 09 Statistik Perkembangan Penelitian 04
01
02 Publikasi dan Informasi Akademik 03 Buku Pedoman Akademik
04 PDPT (Pangkalan Data Perguruan Tinggi) 05
06 07 08 05
DATA DAN INFORMASI AKADEMIK
Data Akademik
Direktori
Data mahasiswa/daftar nama mahasiswa/daftar mahasiswa/rekapitulasi mahasiswa
Statistik Perguruan Tinggi Biodata mahasiswa
Buku Wisuda Buku Dies Natalis Lustrum
Katalog Data Mahasiswa
Bursa kerja dan bursa pendidikan Informasi Akademik
Profil Lembaga Statistik universitas Statistik mahasiswa
32
PR
01 01
02 03 04
01 02 03 05
01
02
03
06 01
01 02 03 02
01 02 03 03
01 02 03 04 05 06 07 04
07 Evaluasi dan monitoring program
Usulan perencanaan program unit kerja tahunan beserta data pendukung Program kerja tahunan unit kerja/satker di lingkungan Universitas Jember Program kerja tahunan Universitas Jember
Penetapan/Kontrak Kinerja
Pimpinan Satuan Kerja (Satker), meliputi: surat permohonan, rekomendasi persetujuan, pembahasan, nota persetujuan, draf perjanjian kontrak, usulan draf surat perjanjian kontrak kinerja sampai dengan naskah perjanjian kontrak kinerja
Laporan Insidental
Laporan program dan pengembangan universitas
Laporan Harian Laporan Mingguan Laporan Bulanan Laporan Triwulan
Laporan Semesteran/setengah tahunan
Laporan program dan pengembangan Satuan Kerja Laporan program dan pengembangan Unit Kerja
Laporan Tahunan Unit Kerja Laporan Tahunan Universitas PERENCANAAN
Pokok-pokok kebijakan dan strategi pembangunan
Rencana Pembangunan Jangka Panjang(RPJP)/master plan/ tapak kampus/ Rencana Induk Pengembangan Kampus bidang pendidikan
Rencana Pembangunan Jangka Menengah /RPJM bidang pendidikan
Penyelenggaraan musyawarah perencanaan pembangunan bidang pendidikan Program kerja tahunan
Pimpinan Unit Kerja, meliputi: surat permohonan, rekomendasi persetujuan, pembahasan, nota persetujuan, draf perjanjian kontrak, usulan draf surat perjanjian kontrak kinerja sampai dengan naskah perjanjian kontrak kinerja
Rektor, meliputi: surat permohonan, rekomendasi persetujuan, pembahasan, nota persetujuan, draf perjanjian kontrak, usulan draf surat perjanjian kontrak kinerja sampai dengan naskah perjanjian kontrak kinerja
Laporan
Laporan Berkala
Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP)
Laporan akuntabilitas kinerja instansi pemerintah (LAKIP) Satuan Kerja Laporan akuntabilitas kinerja instansi pemerintah (LAKIP) Unit Kerja Laporan akuntabilitas kinerja instansi pemerintah (LAKIP) Universitas Laporan Program dan Pengembangan (LPP)
03 Kunjungan lapangan
34
HK 01
02
03
04
05 01 02 03 04 05 06 07 08 06
07
08
09 01 02 10
11 12
01
Berkas tentang kasus/sengketa pidana, baik kejahatan maupun pelanggar : 01
02 HUKUM
Ketua Lembaga Kepala UPT Kepala Unit Kerja
Standar/pedoman/prosedur kerja/petunjuk pelaksanaan/petunjuk teknis yang bersifat nasional/regional/internasional termasuk rancangan awal sampai dengan akhir
Nota Kesepahaman/ Memorandum Of Understanding (MOU)/ Kontrak/ Perjanjian Kerjasama Dalam dan Luar Negeri termasuk Pertukaran Mahasiswa/ Dosen/ Staf Tenaga Kependidikan
Dokumentasi hukum (produk hukum ekstern): berkas yang berhubungan dengan dokumentasi produk dan referensi hukum, meliputi: Undang-undang, Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-undang, Peraturan Pemerintah, Peraturan dan Keputusan Presiden, Peraturan/keputusan Menteri dan Kepala Lembaga Non Departemen dan lain-lain
Pidana
Proses verbal mulai dari penyidikan, penyelidikan sampai dengan Vonis Berkas pembelaan bantuan umum
Surat Perintah:
Rektor
Peraturan Rektor Universitas Jember (mulai dari proposal/ naskah akademik, rancangan/draft/rancangan final, telaah/kajian/evaluasi dan pertimbangan hukum, naskah asli yang ditandatangani, risalah pembuatan)
Keputusan/Ketetapan Rektor Universitas Jember (mulai dari proposal/ naskah akademik, rancangan/draft/rancangan final, telaah/kajian/evaluasi dan pertimbangan hukum, naskah asli yang ditandatangani, risalah pembuatan)
Keputusan/ Ketetapan Dekan/ Direktur/ Ketua Pusat/ Lembaga Universitas Jember (mulai dari proposal/
naskah akademik, rancangan/draft/rancangan final, telaah/kajian/evaluasi dan pertimbangan hukum, naskah asli yang ditandatangani, risalah pembuatan)
Instruksi/ Surat Edaran Rektor Universitas Jember (mulai dari proposal/ naskah akademik, rancangan/draft/rancangan final, telaah/kajian/evaluasi dan pertimbangan hukum, naskah asli yang ditandatangani, risalah pembuatan)
Laporan hasil pelaksanaan sosialisasi atau penyuluhan hukum
Bantuan/konsultasi hukum/advokasi: Berkas tentang pemberian bantuan/konsultasi hukum (pidana, perdata, tata usaha dan agama)
Wakil Dekan Kepala Biro Wakil Rektor Dekan
Kebijakan-kebijakan pendidikan tinggi Kasus/Sengketa Hukum
Sosialisasi/penyuluhan/pembinaan hukum:
Berkas yang berhubungan dengan kegiatan sosialisasi atau penyuluhan hukum
Berkas tentang kasus/sengketa Tata usaha Negara : 01
02 03
01 02 03
01 02 03 13
14 Hak atas Kekayaan Intelektual (HAKI) 01
02 01 02 03 04 05 15
16 Sertifikasi dan Akreditasi Bidang Pendidikan OT
01 01
01 02
03 04 02
01 02 03 03
01 02 04
05
03 Tata Usaha Negara
Proses verbal mulai dari penyelidikan, penyelidikan sampai dengan Vonis
Perijinan: Berkas perijinan sejak permohonan sampai dengan diterbitkannya surat ijin
Hak Cipta Hak Paten
Paten biasa
Hak Desain
Panduan penyusunan statuta
Penyusunan statuta, meliputi: Rancangan/draf sampai dengan rancangan final serta Penetapan statuta
Laporan statuta
Evaluasi dan monitoring pelaksanaan statuta Struktur tugas dan fungsi organisasi PTN
Pembentukan Pengubahan
Berkas pembelaan bantuan umum Telaah hukum dan opini hukum
Paten sederhana
Proses verbal mulai dari penyidikan, penyelidikan sampai dengan Vonis
Perburuhan
Berkas tentang kasus/sengketa perburuhan:
Proses verbal mulai dari penyelidikan, penyelidikan sampai dengan Vonis
Arbitrase
Berkas tentang kasus/ sengketa arbitrase:
Berkas pembelaan bantuan umum Telaah hukum dan opini hukum
Berkas pembelaan bantuan umum Telaah hukum dan opini hukum
Hak Rahasia Hak Merk
Permohonan HAKI yang ditolak (hak cipta, paten, Hak Desain, merk, rahasia dagang, desain tata letak sirkuit terpadu)
ORGANISASI DAN KETATALAKSANAAN
Organisasi Statuta
Penutupan
Tata kerja organisasi: Analisis dan penyusunan bahan pembentukan, penyempurnaan dan penutupan
SOP
Tata Hubungan Kerja
36
04 Kajian, Analisis dan Evaluasi kelembagaan dan ketatalaksanaan 01
02 03 05 02
01 Usulan Pembukaan/Penutupan/Pengembangan Lembaga 01
02
02 03 04 05
06 01
01 02
02 07 08
09 Pokok-pokok pengembangan fakultas dan jurusan 10
11 01 02
12. Tata persuratan khusus subbag, hukum dan tatalaksana 01
02 SP
01 02 03
Beban kerja
Uraian/analisis jabatan/analisis manajemen, serta penyusunan ketatalaksanaan Kelembagaan
Usulan pembukaan / penutupan / pengembangan lembaga yang disetujui, meliputi: proposal pembukaan / penutupan / pengembangan sampai dengan Ijin pembukaan / penutupan / pengembangan lembaga
Himpunan data tentang kelembagaan Informasi tentang kelembagaan Bahan pertimbangan kelembagaan
Administrasi kelembagaan meliputi: informasi, pemberitahuan, penjelasan dan laporan kelembagaan
Pembinaan kearsipan, meliputi :
Usulan pembukaan program studi yang disetujui, meliputi: proposal pembukaan prodi, usulan pembukaan prodi, dukungan pembukaan prodi, pertimbangan untuk pembukaan prodi, ijin penyelenggaraan prodi baru
Laporan pelaksanaan pembukaan program studi Pokok-pokok pikiran tentang perluasan universitas Memo Program Koordinasi Rektor
Usulan pembukaan program studi yang ditolak
Usulan pembukaan/penutupan/pengembangan lembaga yang ditolak
Pengembangan Program Studi
Usulan Pembukaan Program Studi Analisis Organisasi
Uraian Jabatan
Portofolio Fakultas Borang audit kinerja
Surat keluar Surat masuk KEARSIPAN
Isian borang audit kinerja Laporan borang audit kinerja
Administrasi pengendalian surat (kartu, lembaran, buku) Permintaan penggandaan dokumen/arsip
03 04 05
01 01 02 02
01 02 03 04 03
01 02 04 TU
01 01
02 03
04 01 02 05 06
01 02 03 07
01 02 03 04
05 Kebersihan gedung dan taman 08
01 02 09
01 01 02
Pertamanan/ landscaping
Perbaikan rumah dinas/wisma
Pengelolaan jaringan listrik, air, telpon dan komputer Penghijauan
Perbaikan gedung
Daftar arsip yang dipindahkan Pemusnahan arsip :
Administrasi penggunaan/ langganan peralatan telekomunikasi meliputi Telepon, Radio, Teleks/Faks, CCTV, TV Kabel, Internet dll.
Perjalanan Dinas (Dalam dan Luar Negeri), penggurusan paspor, visa
Administrasi penyediaan Konsumsi dan Akomodasi Pengurusan kendaraan dinas
Berita acara pemusnahan arsip Daftar arsip yang dimusnahkan
Rekomendasi/pertimbangan/persetujuan Keputusan pemusnahan arsip
Penyerahan arsip statis
Berita acara serah terima arsip statis Daftar arsip yang diserahkan Berkas proses alih media arsip KETATAUSAHAAN DAN KERUMAHTANGGAAN
Telekomunikasi
Pengelolaan gedung dan taman
Administrasi penggunaan fasilitas kantor, meliputi berkas tentang permintaan dan penggunaan ruang, gedung, kendaraan dan fasilitas kantor lainnya
Risalah/Notulen Rapat Rapat Staf Rapat Pimpinan
Pengurusan surat-surat kendaraan dinas Pemeliharaan dan perbaikan
Pengurusan kehilangan dan masalah kendaraan dinas
Pemasangan
Perbaikan/pemeliharaan Ketertiban dan keamanan
Pengamanan, penjagaan dan pengawalan terhadap pejabat kantor dan rumah dinas
daftar jaga/ daftar piket
daftar nama satuan pengamanan Peminjaman dan penggunaan arsip Persetujuan JRA
Penyusutan arsip :
Pemindahan arsip inaktif
Berita acara pemindahan arsip
38
03 04 02
01 02 03 04 10
11
12
01 Rencana kebutuhan barang satuan kerja 02 Usulan kebutuhan barang/bahan unit kerja 03
13 14
01 01 02 03 04
02 Pengadaan/pembelian barang melalui lelang, meliputi:
01
02
03 Pengadaan barang melalui bantuan/hibah 04 Pengadaan barang melalui tukar-menukar 05 Pengadaan barang melalui pinjaman 06 Pengadaan barang melalui sewa 07
01
02
15 Penyimpanan atau administrasi pergudangan, antara lain:
Pengadaan jasa kerusakan kecelakaan
catatan gangguan/pelanggaran/kejadian surat ijin keluar orang/barang
Laporan ketertiban dan keamanan kehilangan
Pengadaan jasa oleh pihak ketiga, diantaranya terdiri dari berkas penawaran sampai dengan kontrak perjanjian
Rencana kebutuhan universitas Berkas penawaran
Pengadaan barang dan jasa
Pengadaan/pembelian barang tidak melalui lelang (penunjukan langsung), meliputi:
Pengadaan barang bergerak, meliputi: Usulan unit kerja dan data pendukung, proses pengadaan barang, lelang, pengumuman pemenang, daftar rekanan, berita acara pemeriksaan sebelum serah terima, dan sampai dengan berita acara serah terima barang Pengadaan barang investasi, meliputi: Usulan unit kerja dan data pendukung, proses pengadaan barang, lelang, pengumuman pemenang, daftar rekanan, berita acara pemeriksaan sebelum serah terima, dan sampai dengan berita acara serah terima barang gangguan
Administrasi pengelolaan parkir
Administrasi pakaian dinas pegawai, satpam, petugas kebersihan, petugas kesehatan dan pegawai lainnya
Rencana kebutuhan barang/bahan
Proses pengadaan barang; dan
Berita acara pemeriksaan sebelum serah terima barang
Pengadaan barang dan jasa melalui cara konvensional dan e-procurement Usulan unit kerja dan data pendukung
Berita acara serah terima barang/surat jalan
04 01
05 Buku persediaan barang/kartu stok barang 16
18 01 02 03 19
01 02 03 04 05 06 20
01 01 02 03 04 02
01 02 03 04 21
01 02
22 01 02 03 04 05 17
Berita acara penyelesaian pekerjaan
Sertifikat tanah IMB
Surat perintah kerja (SPK)
Surat perintah kerja (SPK)
Laporan Rekonsiliasi Eksternal Barang terlampir Berita Acaranya
Surat permintaan perbaikan/pemeliharaan Penawaran pada/dari rekanan
Daftar Barang Ruangan (DBR)
Laporan Rekonsiliasi Internal Barang terlampir Berita Acaranya Daftar Opname Fisik Barang Inventaris (DOFBI)
Kartu barang/kartu gudang Penyaluran/distribusi
Berkas penyaluran/distribusi barang diantaranya: surat permintaan barang dari unit kerja/formulir permintaan, persetujuan sampai dengan surat perintah mengeluarkan barang (SPMB)
Inventaris barang
Buku penerimaan BMN (Persediaan)
Buku penerimaan BMN (Belanja Modal)
Laporan Tengah Tahunan/Semesteran Laporan Tahunan
Perbaikan/pemeliharaan
Pemeliharaan barang bergerak/inventaris kantor Kartu Identitas Barang (KIB)
Laporan SIMAK BMN:
Laporan Persediaan Barang
Laporan Bulanan (penerimaan dan pengeluaran barang)
Penghapusan barang
Penghapusan barang bergerak/barang inventaris kantor, diantaranya: berkas usulan penghapusan, panitia penghapusan s.d. berita acara penghapusan barang
Penghapusan barang investasi, diantaranya: berkas nota usulan penghapusan, panitia penghapusan s.d. berita acara penghapusan barang
Bukti-bukti kepemilikan aset
Berita acara penyelesaian pekerjaan Perbaikan/pemeliharaan barang inventaris
Surat permintaan perbaikan/pemeliharaan Penawaran pada/dari rekanan
BPKB STNK
Denah/gambar bangunan/ instalasi listrik, air dan gas
40
HM
01 01
01 02 03 04 05
02 02
01 02
01 02 03 03
01 02 03 04 05 04
01 02 05 06 03
01 01 02 03 04 05 06
Reminder Promotion
Laporan Tahunan PPID
Customer Handling (Pelayanan terhadap pelanggan) Buku Tamu (Kunjungan Lembaga Lain)
Berita Video Pengumuman
Sosialisasi Lembaga
Jamuan termasuk jamuan tamu VIP/VVIP (presiden, DPR,menteri, pejabat tinggi dan tamu asing)
Keprotokolan
Seminar, Workshop, dan acara akademik lain
Upacara termasuk peringatan hari-hari besar nasional Pelantikan (Penandatanganan MOU dan MOA) Peresmian
HUBUNGAN MASYARAKAT
Penyelenggaraan acara kedinasan
E-mail di Alamat humas@unej.ac.id Promosi Lembaga
Back Drop, Spanduk, Baliho Poster, Brosur
Pameran Hubungan Masyarakat
Dokumentasi kegiatan Lembaga Audio/Video/ Foto Press Release
Berita Cetak
Rekapitulasi pelayanan
Pengelolaan Informasi Eksternal Guntingan berita/kliping Analisis media
Kerjasama dengan Media Masa
Web chat di website www.unej.ac.id
Facebook di akun University Of Jember dan Universitas Jember Tweeter di Akun
Instagram di Akun Pelayanan Stasioner
05
01 Kunjungan mahasiswa antar kampus 02 Kunjungan siswa (persekolahan) 06
07 08 09
10 01 02 03 04 05 05
01 02 03 04
05 06
01 02 03 07 08 09
01 02 10.
11.
12.
13.
DL
01 01
02 Pedoman-pedoman kediklatan 03
04 05 06
07 Saran/ rekomendasi penyelenggaraan diklat 02
03 04
01 02
Modul/materi/bahan diklat Jadwal/silabus
Panduan fasilitator
Buku register peserta/alumni Buku nomor ijazah/STTPL PENDIDIKAN DAN PELATIHAN
Rencana kebutuhan
Kurikulum diklat
Administrasi pengiriman peserta diklat Diklat dalam negeri
Diklat luar negeri Rencana/program Diklat
Kunjungan siswa (persekolahan)
Magang
Daftar nama dan alamat pejabat
Dokumentasi/liputan kegiatan pimpinan (rektor, warek, dekan atau yang sejajar) dalam acara kedinasan dan peristiwa-peristiwa dalam berbagai media: kertas/foto/video/rekaman
Pengumuman/pemberitaan
Ucapan terima kasih, ucapan selamat, bela sungkawa, permohonan maaf
Administrasi pemberian penghargaan/tanda kenang-kenangan kepada masyarakat yang memiliki jasa prestasi besar
Penghargaan atau tanda kenang-kenangan Studi Banding
Brosur : leaflet/poster/plakat
Hearing (dengar pendapat) DPR Bahan/materi untuk sidang kabinet Penerbitan, Publikasi dan dokumentasi
Analisis media
Rekapitulasi pelayanan
Hubungan dengan media massa
Siaran pers/konferensi pers/Pers release Kunjungan wartawan peliputan/wawancara Kunjungan DPR
Pengumpulan pengolahan dan penyajian informasi kelembagaan yang berupa : Guntingan berita/kliping
Pameran/sayembara, festival, pembuatan, spanduk dan iklan Hubungan antar lembaga pemerintah
Hubungan dengan organisasi sosial/LSM Hubungan dengan perusahaan
Hubungan antar perguruan tinggi/sekolah, termasuk magang, pendidikan sistem ganda (PSG), praktek kerja lapangan (PKL)
Forum kehumasan/bakohumas/perhumas
Dokumentasi Multimedia (termasuk dokumentasi foto, video dan desain grafis) Hubungan antar Lembaga
Penerbitan Internal
42
05 Administrasi pengiriman pendidikan formal 01
02 06
01 01 02 03
02 Pengiriman peserta mengikuti seminar 01
02 07
01 Surat permohonan akreditasi 02 Laporan hasil verifikasi lapangan 03 Berita Acara verifikasi lapangan 04 Berita Acara Rapat Tim Penilai 05 Surat Keputusan Penetapan Akreditasi 06
07 Laporan akreditasi individual
08 Sertifikasi sumber daya manusia kediklatan 01 Surat permohonan sertifikasi
02 Laporan hasil verifikasi lapangan 03 Berita Acara verifikasi lapangan 04 Berita Acara Rapat Tim Penilai 05 Surat Keputusan Penetapan Sertifikasi 06
07 Laporan sertifikasi individual 09
01 02 03 04
05 Data penyelenggaraan diklat 06
07
Pendidikan dalam negeri
Data lembaga diklat Data prasarana diklat Data sarana diklat Data pengelola diklat
Data widyaiswara Pendidikan luar negeri
Laporan penyelenggaraan Seminar/Lokakarya/Temukarya/Workshop
Data dan Informasi Diklat Sertifikat sertifikasi Penyelenggaraan seminar
Administrasi penyelenggaraan Seminar/Lokakarya/Temukarya/Workshop
Sertifikat akreditasi
Seminar/lokakarya/temukarya/workshop
Surat Penetapan Kepanitiaan Seminar/Lokakarya/Temukarya/Workshop
Akreditasi Lembaga Kediklatan
Data program diklat
Administrasi pengiriman calon peserta Seminar/Lokakarya/Temukarya/ Workshop Laporan mengikuti Seminar/Lokakarya/Temukarya/Workshop
13 01 02 03 04
05 Laporan panitia penyelenggara diklat 06 Sambutan pembukaan penyelenggara diklat 07
08 09 10 11
12 Formulir evaluasi widyaiswara 13 Hasil formulasi evaluasi peserta diklat 14 Sambutan penutupan diklat
15 14 15 16 SI
01 02 03
01 02 03 04 05 06 07 08
01 02 03 09
01 02 03 04
Evaluasi penyelenggara diklat
Surat keputusan tim pengajar diklat
Formulir evaluasi diklat Daftar hadir peserta diklat
Formulir Isian
Daftar petugas perekaman Panduan diklat
Daftar peserta diklat Bahan ajar diklat
Sertifikat/ STTPL Daftar hadir widyaiswara
Evaluasi alumni pasca diklat
Data base
Implementasi Sistem Informasi
Laporan hasil perekaman dan pemutakhiran data Penyelenggaraan diklat
Surat pemanggilan peserta
Surat keputusan tim penyelenggara diklat
Rencana Strategis/ Master Plan Pembangunan Sistem Informasi (SIM) Desain sistem Informasi dan komunikasi
Dokumentasi Arsitektur Sistem Informasi Laporan penyelenggara diklat
SISTEM INFORMASI
Dokumentasi Implementasi Sistem Informasi Sistem Aplikasi Sistem Aplikasi Infrastruktur
Pengumpulan dan pengolahan data Analisis data
Infrastruktur
Jadwal pelaksanaan Perekaman dan Pemutakhiran
44
10 01 02 03 04 05 11 12 13
01 02 03 14 15 PW
01 01 02 03 04 05 06 02
01 02 03 04 05 03
01 01 02
03
Rencana Strategis Pengawasan Rencana kerja tahunan
Rakor pengawasan tingkat universitas Rakor pengawasan tingkat nasional Program Kerja Pengawasan
Migrasi Sistem Aplikasi dan Data Perencanaan Migrasi
Rencana kinerja tahunan Penetapan kinerja tahunan
Laporan hasil audit (LHA), laporan hasil pemeriksaan (LHP), laporan hasil pemeriksaan operasional (LHPO), Laporan Hasil Evaluasi (LHE), Laporan Akuntan (LA), Laporan Auditor Independen (LAI), tidak memerlukan tindak lanjut (TL)
Program pembinaan/fasilitasi aparat pengawasan pendidikan Program konsultasi dan koordinasi pengawasan regional Program pemantauan hasil pengawasan dan pemeriksaan Program LAKIP unit kerja di lingkungan UNEJ
Program LAKIP UNEJ Pelaksanaan Pengawasan
Pengawasan Internal
Daftar Sistem Aplikasi dan data yang dimigrasi Laporan hasil migrasi
Layanan Back Up Data Digital
Administrasi keanggotaan/langganan/jaringan Laporan hasil uji kelayakan
Pelaksanaan Migrasi
Berita Acara Kegiatan Migrasi
PENGAWASAN
Rencana Pengawasan
Pemeliharaan sistem informasi Evaluasi sistem dan media
Laporan pelaksanaan hosting Dokumen Hosting
Formulir permintaan hosting
Administrasi pengawasan antara lain meliputi : surat penugasan, surat pemberitahuan dan lain- lain
Laporan hasil audit (LHA), laporan Hasil pemeriksaan (LHP), laporan hasil pemeriksaan operasional (LHPO), laporan hasil evaluasi (LHE), laporan akuntan (LA), laporan auditor independen (LAI), yang memerlukan tindak lanjut (TL)
03
04 05 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 KU
01 01
01
02 02
03 02
01 02 03 04
05 06
Laporan evaluasi Kinerja Universitas Jember
Laporan Evaluasi kinerja pada unit kerja di lingkungan Universitas Jember
Laporan kegiatan pendampingan penyusunan laporan keuangan dan review Universitas Jember Good corporate governance
Laporan pemutakhiran data
Laporan perkembangan barang milik negara
Laporan pembinaan/fasilitasi aparat pengawasan pendidikan Laporan forum konsultasi dan koordinasi pengawasan Laporan pemutakhiran data/rekonsiliasi
Target penerimaan negara bukan pajak
Laporan hasil studi kebijakan pengawasan pendidikan Laporan hasil pendidikan dan latihan bidang pengawasan Laporan hasil seminar/lokakarya
Penyusunan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN) Ketetapan pagu indikatif/pagu sementara Universitas Jember Ekspose hasil pengawasan
Administrasi layanan pengawasan eksternal KEUANGAN
Dokumen Rencana Anggaran Kerja (RAK) Universitas Jember dan Dokumen Rencana Kerja Anggaran
Dokumen Rancangan Anggaran Satuan Kerja Universitas Jember
Ketetapan pagu definitif Universitas Jember Rencana kerja anggaran Universitas Jember
Daftar Isian pelaksanaan anggaran (DIPA) petunjuk operasional kegiatan (POK) dan revisinya Ketentuan/peraturan yang menyangkut pelaksanaan penatausahaan dan pertanggungjawaban
Laporan hasil audit (LHA), laporan hasil pemeriksaan (LHP), laporan hasil pemeriksaan operasional (LHPO), Laporan Hasil Evaluasi (LHE), Laporan Akuntan (LA), Laporan Auditor Independen (LAI), tidak memerlukan tindak lanjut (TL)
Laporan hasil audit investigasi (LHAI) yang mengandung tindak pidana korupsi (TPK) dan memerlukan tindak lanjut
Laporan perkembangan penanganan surat pengaduan masyarakat
Laporan hasil pemeriksaan Irjen
Laporan hasil pengawasan dan pemeriksaan Internal/Akuntan Publik
Penyusunan RAPBN
Kebijakan Umum, Renstra, Strategi dan Prioritas Universitas Jember
Dokumen Rencana Strategis atas Rencana Kerja Jangka Panjang, Rencana Kerja Lima Tahunan
Dokumen Rencana Kerja Tahunan Universitas Jember Laporan tindak lanjut
Analisis hasil pengawasan
Rencana Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (RAPBN) dan RUU APBN-P
46
03 01
01 02 03 04
05 06 07 02
01 01 02
01 02 03 04
01 02
03 04
05 06 07 08 09 10 11 12 13 02
01
Barang inventaris
barang tidak bergerak (tanah dan bangunan) Surat setoran pajak (SSP)
Dokumen Pra Kualifikasi
Penagihan/invoice, kwitansi pembayaran, faktur pajak, bukti penerimaan kas/bank beserta data pendukungnya antara lain; copy faktur pajak, nota kredit, dll
Penerimaan sisa anggaran lebih dan saldo kas atau surat setoran pengembalian belanja (SSPB)
Bunga dan/atau jasa giro pada bank
surat permintaan pembayaran (SPP)/ surat permintaan membayar (SPM)/Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) beserta lampirannya
Pengumuman Lelang Piutang negara
Pengelolaan barang milik negara Belanja
Dokumen uang muka dan data pendukung
Dokumen pelaksanaan pengadaan barang/jasa pemerintah, seperti untuk:
berita acara penyelesaian pekerjaan/serah terima barang Pelaksanaan Anggaran
Pendapatan
Usulan Calon Pemenang Surat setoran bukan pajak (SSBP)
Bukti penerimaan negara bukan pajak (PNBP)
Barang habis pakai
barang bergerak
Jasa
catatan: yang termasuk dokumen pengadaan barang dan jasa antara lain:
Software computer
Dokumen Pembayaran Keuangan:
Pengajuan kebutuhan penarikan kas Penetapan Pemenang
Dokumen Peninjauan Lapangan Berita Acara Penjelasan Pekerjaan Berita Acara Pelelangan
Surat Perintah Kerja (SPK) Kontrak atau adenddum kontrak
03 04 05 06 07
08 01 02 03 04 05 09
01 02 03 04
01 02 03 04
05 06
01 02 03 04 05 06 07 08
01 02 03 04 09
01 02 03 04 05
Neraca
Catatan atas laporan keuangan (CALK) Laporan arus kas :
Berita acara pemeriksaan Kartu gaji
Penggunaan dana pemerintah RI untuk kontribusi/iuran pada badan atau organisasi Internasional
Kas/register penutupan kas
Laporan Realisasi Anggaran (LRA) termasuk arsip data komputer (ADK) Laporan pendapatan negara
Laporan keadaan kredit anggaran (LKKA) bulanan/triwulan/semesteran Laporan keuangan tahunan, terdiri dari :
Laporan realisasi anggaran (LRA) termasuk arsip data komputer (ADK)
notification of contrack withdrawal authorization (WA)
Realisasi pencairan dana bantuan/pinjaman/hibah luar negeri, yaitu: SPM beserta lampirannya seperti:
surat perintah pencairan dana (SP2D)
Dokumen loan agreement pinjaman hibah luar negeri (PHLN), seperti draft agreement, legal opinion , surat menyurat dengan tender
Alokasi dan relokasi penggunaan dana luar negeri, seperti usulan luncuran dana Aplikasi penarikan dana bantuan luar negeri (BLN), berikut lampirannya:
Reinbursement
Notice of disbursement
Otorisasi penarikan dana (payment advice )
surat permintaan pembayaran (SPP) kontrak
BA dan data pendukung lainnya
Replenishment ( permintaan penarikan dana dari negara donor) meliputi antara lain No Objection Letter (NOL)
project implementation
Buku/kartu pengawas kredit anggaran Rekening koran bank
Daftar gaji/tunjangan/lembur/honorarium
Bantuan / Pinjaman Luar Negeri
Permohonan pinjaman luar negeri (blue book)
Direct payment/transfer procedure Special commitment/L/C opening Special account/imprest fund
Dokumen pengesahan atas penerimaan hibah luar negeri Dokumen kesanggupan negara donor untuk membiayai (green book) Dokumen memorandum of understanding (MOU) dan dokumen sejenisnya
statement of expenditure
48
10. Staff Appraisal Report
11.
01 02 03 04 12.
01 02 05
01 01 02 03 04 05 06 07 08 06
01 02 03 04
05
01 02 03 07
01 02 03
01 02 03 04
01 02
Kebijakan Akuntansi
Arsip data komputer dan Berita acara rekonsiliasi Pejabat pembuat komitmen
Pejabat pembuat daftar gaji Monthly report
Quarterly report
Final Report/ Completion Report Laporan hutang negara
Kuasa pengguna anggaran Kuasa pengguna barang/jasa
Pejabat penandatanganan SPM Bendahara penerimaan/pengeluaran Pengelola barang
Berita acara serah terima jabatan Sistem Akuntansi Instansi (SAI)
Manual Implementasi sistem akuntansi Instansi (SAI)
Tuntutan ganti rugi Semesteran SAI
Pertanggungjawaban Keuangan Negara
Laporan hasil pemeriksaan atas laporan keuangan oleh Badan pemeriksa Keuangan RI Hasil pengawasan dan pemeriksaan Internal BPK
Dokumen penyelesaian kerugian negara Tuntutan perbendaharaan
Laporan pembayaran hutang negara Laporan posisi hutang negara
Pengelolaan APBN / Dana Pinjaman /Hibah Luar Negeri (PHLN) Keputusan rektor tentang penetapan :
Report /laporan yang terdiri dari : Progress report
Daftar transaksi (DT), pengeluaran (PK), penerimaan (PN), dokumen sumber (DS), bukti jurnal (BJ), surat tanda setor (STS), surat setor bukan pajak (SSBP), surat perintah pencairan dana (SP2D), SPM dalam daftar ringkasan pengembalian pajak (SSBP), SPM dalam daftar ringkasan pengembalian dan potongan dari pengeluaran (SPDR)
Laporan realisasi sistem akuntansi instansi (SAI) dari unit akuntansi kuasa pengguna anggaran dan unit akuntansi pembantu pengguna anggaran wilayah :
Laporan aparat pemeriksa fungsional LHP (Laporan hasil pemeriksaan) MHP (Memorandum hasil pemeriksaan) Tindak lanjut /tanggapan LHP
Bulanan Triwulan SAI
50
KP
01
01 Usulan dari unit kerja (termasuk analisis jabatan dan beban kerja) 02 Usul permintaan formasi kepada MenPAN dan RB dan BKN 03 Persetujuan MenPAN dan RB
04
05 Penetapan formasi khusus 02
01
02
03 Lamaran yang tidak diterima 04
05 06 03
01
02 Surat Tanda Tamat Pendidikan dan Pelatihan/ sertifikat/ STTPL 03
04 Daftar Usul Penetapan Angka Kredit (DUPAK) 05
06
07 Penghargaan dan tanda jasa/ bintang jasa 04
05 01 02 03
04 Usul Kenaikan Pangkat/Golongan/Jabatan 05
06 07 08
SK Penetapan Formasi KEPEGAWAIAN
Alih Tugas/Diperbantukan/ Dipekerjakan : Usulan; - Nota Persetujuan/ Pertimbangan Kepala BKN
Mutasi Keluarga : Surat Ijin Perkawinan, Nikah,Cerai, penolakan ijin Perkawinan, Nikah, Cerai, Akte Kelahiran Anak, Akte Keterangan Adopsi Anak, Surat Keterangan Meninggal Dunia,
Usul Pengangkatan dan Pemberhentian dalam Jabatan Struktural/Fungsional Penyelesaian Pengelolaan Keberatan Pegawai
Mutasi Pegawai Formasi Pegawai
Pengadaan Penerimaan Pegawai
Proses Penerimaan Pegawai meliputi : Pengumuman ; Seleksi Administrasi; Pemanggilan Peserta tes; Pelaksanaan Ujian Tertulis; Keputusan Hasil Ujian; Wawancara/Litsus)
Penetapan Pengumuman Kelulusan
Nota usul dan penetapan kelengkapan NIP (surat lamaran, ijazah, SKCK, kartu kuning, surat keterangan kesehatan)
Nota usul pengangkatan CPNS menjadi PNS lebih dari 2 (dua) tahun SK CPNS PNS Kolektif
Diklat/kursus/ujian dinas/ijin belajar pegawai (Surat perintah/surat tugas/ SK, surat ijin/ laporan kegiatan pengembangan diri)
Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3)/ Sasaran Kinerja Pegawai (SKP)
Disiplin Pegawai : Daftar Hadir; Rekapitulasi Daftar Hadir; Berkas Pelanggaran Disiplin Pembinaan Karier Pegawai:
Berkas hukuman disiplin
Usul penetapan perubahan data dasar/ status/ kedudukan hukum pegawai Peninjauan Masa Kerja
Berkas BAPERJAKAT
